Arvamuse avaldamine eelnõule (notari tasu seadus)

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Lp Madis Timpson Teie 22.07.2024 nr 8-1/5631-1 [email protected] Meie 19.08.2024 nr 2.3-4/24/1892-2 Arvamuse avaldamine eelnõule (notari tasu seadus) Täname, et saatsite Andmekaitse Inspektsioonile (AKI) arvamuse avaldamiseks notari tasu seaduse ja teiste seaduste muutmise seaduse eelnõu. Edastatud eelnõu osas on AKI-l järgmisel tähelepanekud. 1. Notariaadiseadus 1.1. Eelnõu § 2 punktiga 4 sätestatakse kaugtõestamise teel tehtud tõestamistoimingu salvestiste säilitamise tähtaeg. Muude notari dokumentide säilitamise tähtaegu ei ole seaduses reguleeritud. Notariaadiseaduse § 16 lg 5 viitab dokumentide säilitamise tähtaegade ja korra osas notariaadimäärustikule, mis omakorda viitab notariaadimäärustiku lisale 2, mille kohaselt on suur hulk dokumenditüüpe (mis ilmtingimata sisaldavad isikuandmeid) alatise säilitustähtajaga. Märgime, et isikuandmete säilitustähtaeg peab olema sätestatud seaduses (mitte rakendusaktis) üheselt arusaadavalt ning seletuskirja tuleb lisada põhjendused selle pikkuse kohta (arvestades minimaalsuse põhimõtet ehk tagada tuleb andmete säilitamise aja piirdumine rangelt minimaalselt vajalikuga). 1.2. Isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikli 5 lõike 1 punkti e järgi ei tohi ükski isikuandmete hulk olla igavene. Isikuandmete säilitamiseks peab olema konkreetne põhjus ning kui andmete töötlemise eesmärk on saavutatud ja kui ei ole muid seadusest tulenevaid õigustusi, miks andmeid säilitada, siis tuleb andmed hävitada. See tähendab, et andmekogus sisalduvad isikuandmed on alati kindla säilitustähtajaga. Seega isikuandmeid sisalduvate notariaalsete dokumentide säilitamise tähtaega peaks üle vaatama ning määrama vastavalt isikuandmete kasutamise eesmärgile seaduse tasandil (notariaadiseaduses). 2. Notariaadimäärustik 2.1. Rakendusakti kavandiga täiendatakse notariaadimäärustiku paragrahvi 67 lõiget 1 pärast esimest lauset lausega „RIK tagab säilitamistähtaja möödumisel andmete kustutamise.“ Juhime tähelepanu, et selguse huvides peaks kasutama määrustiku tekstis asutuse täisnimetuse, kuna tavalisele lugejale ei pruugi olla arusaadav, et RIK on Registrite ja Infosüsteemide Keskus. 3. Pärimisseadus ja pärimisregistri põhimäärus 3.1. Kehtiva pärimisseaduse (PärS) § 179 lõike 2² järgi vastab välisriigi päringutele ja saab Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235  vastavalt sama paragrahvi lõikele 5 päringutele vastamise eest tasu registripidaja. PärS § 176 lõike 2 järgi on pärimisregistri registripidajaks Notarite Koda. Samas tunnistatakse eelnõu § 3 punktiga 1 PärS § 176 lõige 2 kehtetuks, mistõttu ei ole pärast seadusemuudatuste jõustumist enam selge, kes vastab välisriigi päringutele ning kellele tuleb päringute vastamise eest tasuda. Samuti on pärimisregistri kehtiva põhimääruse § 3¹ lõikes 2 ja §-s 3³ nimetatud pärimisregistri pidajat, seega selgusetuks jääb ka see, kellele vastutav töötleja edaspidi juhiseid ja korraldusi annab ning kelle ülesanded on loetletud §- s 3³. 3.2. Kehtiva pärimisregistri põhimääruse § 1 lõike 1 järgi peetakse pärimisregistrit notari tegevust puudutavate teatud toimingute üle arvestuse pidamiseks, andmete säilitamiseks ning avalikustamiseks. Märgime, et arvestuse pidamine, andmete säilitamine ja avalikustamine ei ole eesmärgid iseenesest, vaid avaliku teabe seadusest (AvTS) tulenevalt asutatakse ja kasutatakse andmekogu õigusaktidest tulenevate ülesannete täitmiseks, mistõttu vajab andmekogu eesmärk täiendamist. Sealjuures tuleb silmas pidada seda, et põhimääruses toodud eesmärk ei oleks laiem kui on seaduses toodud volitusnormis. Lisaks juhime tähelepanu sellele, et põhimääruse §-st 20 nähtub, et pärimisregistri andmeid kasutatakse ka statistika tegemiseks, kuid pärimisseaduse § 176 lõikes 2¹ toodud andmekogu pidamise eesmärgist ei nähtu, et andmekogu andmeid kasutatakse ka statistika tegemiseks, mis tähendab, et määrusega laiendatakse seaduses toodud eesmärki. 3.3. Kehtiva põhimääruse § 1 lõike 2 järgi peetakse pärimisregistrit elektroonilise andmekoguna. Tegemist on sisutu sättega. AvTS § 43¹ sätestab, et andmekogu on infosüsteem, infosüsteem on aga defineeritud küberturvalisuse seaduses ning selle järgi kujutabki infosüsteem endast elektroonilist (digitaalset) andmetöötlust. 3.4. Põhimääruse § 3 lõike 3 järgi arendab, hooldab ja majutab registrit Registrite ja Infosüsteemide Keskus (RIK). AvTS § 43⁴ lõike 2 järgi võib andmekogu vastutav töötleja andmete töötlemist ja andmekogu majutamist edasi volitada. Sellisel juhul on tegemist andmekogu volitatud töötlejaga, kes on sama paragrahvi lõike 3 järgi kohustatud täitma vastutava töötleja juhiseid ning tagama andmekogu turvalisuse. Seega on RIK puhul tegemist pärimisregistri volitatud töötlejaga, kes vastutab andmekogu majutamise eest. Põhimäärusest ei tule aga välja, milline on RIK roll andmekogu pidamisel. Lisaks, kuna plaanitavate muudatustega tunnistatakse kehtetuks säte, mis määrab andmekogu volitatud töötleja (notarid ja kohtud), siis jääb selgusetuks, kes üldse on andmekogu volitatud töötlejaks ning kes täidab põhimääruses loetletud volitatud töötleja ülesandeid. Seega põhimääruse sätted, mis puudutavad vastutavat ja volitatud töötlejat (eriti §-d 3–4), vajavad üle vaatamist ning nende sätete selget ja konkreetset sõnastamist, et oleks aru saada, kes millises rollis ja milliseid ülesandeid seoses andmekoguga on kohustatud täitma ning mille eest vastutab. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Pille Lehis peadirektor Irina Meldjuk [email protected] +372 6274108 2 (2)