Vastus nõudekirjale

Lp Ülle Riiner Teie: 04.07.2024 Spetsialist Meie: 05.08.2024 nr 2.3-8/24/1769-2 Viljandi Vallavalitsus Kauba tn 9 71020 VILJANDI E-post: [email protected] Vastus nõudekirjale Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles palute Andmekaitse Inspektsiooni seisukohta AvTS § 12 lõike 21 sõnastuse osas „………..mis on juba kantud teise andmekogusse ja millele on isiku juurdepääs tagatud“ – mida on mõeldud sõnastuse „millele on isiku juurdepääs tagatud“ all. Kui tegu on andmekogusse/infosüsteemi kantavate avalike dokumentidega (nt puhkuse ja lähetuse käskkirjad riigitöötaja iseteenindusportaalis), on võimalik lisada link vastavale andmekogule ja isikutel on võimalik seal avalikke dokumente näha, aga kui tegemist on andmekogusse/infosüsteemi kantavate juurdepääsupiiranguga dokumentidega, mida on sellisel juhul mõeldud AvTS § 12 lg 21 sätte sõnastuse all. Selgitan, et AvTS § 12 lg 21 all on peetud silmas eelkõige selliseid andmekogusid ja infosüsteeme, kus menetletakse ja hoitakse taotlusi (nt pensionitaotlused) ja aruandeid (nt maksudeklaratsioonid) ja muid isikuga seotud dokumente. Sageli erinevad sellised dokumendid traditsioonilistest ehk siis need ei ole paberi või faili kujul, vaid koosnevad andmetest ja nendevahelistest seostest. Väga sageli sisaldavad nimetatud dokumendid ka andmeid, mida on oluline kaitsta isikute eraelu puutumatuse riive vältimiseks. Nende dokumentide kandmine dokumendiregistrisse on dubleeriv ja sageli käsitsi tehtav tegevus ning sageli tehakse seda ainult seetõttu, et seadus nii nõuab. Tihti on sellistel infosüsteemidel ka iseteeninduskeskkond, kus isik saab ise infosüsteemi sisse logides taotlusi esitada. Osades valdades on näiteks selliste iseteeninduskeskkondade kaudu võimalik edastada omavalitsusele taotlusi toetuste saamiseks või laste huviringides osalemiseks. Kuna ka sellised taotlused on avaliku teabe seaduse mõistes omavalitsusele laekunud pöördumised, siis kui need esitakse infosüsteemi kaudu ja registreeritakse seal, siis neid topelt dokumendiregistrisse kandma ei pea. Niisuguste dokumentide dubleerimisel dokumendiregistrisse tekib tuhandeid kirjeid, mille avalikus vaates kuvatavad andmed võivad kas sisaldada tundlikku teavet või siis – saatja/saaja anonüümseks ja pealkirja üldsõnaliseks muutmisel – ei anna kasutatavat infot ühelegi haldusmenetluse osapoolele ega ka avalikkusele. Seaduse kohaselt peab sellistele andmekogudele/infosüsteemidele olema isikule juurdepääs tagatud. Loodan, et sain oma selgitustega Teile abiks olla. Lugupidamisega Elve Adamson jurist peadirektori volitusel Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee Registrikood 70004235