Koostööleping

TÖÖVÕTULEPING nr 1.9-21/ 16-036 Tallinn 07.03.16 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158 , asukoht Harju 11, Tallinn 15072, mida esindab põhimääruse alusel kantsler Merike Saks (edaspidi Tellija ), ja AS PricewaterhouseCoopers Advisors , registrikood 10325507, asukoht Pärnu mnt 15, Tallinn, 10141 , mida esindab juhataja/juhatuse liige Teet Tender (edaspidi Töövõtja ), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka Pooled ja eraldi Pool , sõlmivad käesoleva te enuse lepingu (edaspidi Leping ) alljärgnevas: Lepingu ese ja Töö teostamise tähtaeg Lepingu esemeks on „Asutuste ülese teavitamiskeskkonna ärianalüüs“ (edaspidi Töö ), mida Töövõtja kohustub tegema vastavalt Lepingus ja Lepingu lisades toodud tingimustele. Tööülesande täpsem kirjeldus on toodud Lepingu Lisas 1. Töövõtja teostab punktis 1.1 nimetatud Töö ja annab teostatud Töö (edaspidi Tulem ) Tellijale üle hiljemalt kolm kuud peale lepingu allkirjastamist . Tellija võib nõuda Töövõtjalt Tööde teostamise käigu kohta täiendavaid selgitusi vastavalt punktis 3.1.2 sätestatule kahe nädala jooksul peale Töövõtja poolt Tellijale Tulemi üle andmist . Üldsätted Lepingu eesmärgiks on reguleerida Poolte suhteid, õigusi, kohustusi ning vastutust Töö teostamisel Töövõtja poolt. Pooled juhinduvad Lepingu täitmisel ja omavaheliste suhete reguleerimisel Lepingust ja selle lisadest, kuid Lepinguga reguleerimata küsimustes ka Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest, eeskirjadest, standarditest ning hea usu põhimõttest. Leping sõlmitakse Tellija läbiviidud liht hanke „Asutuste ülese teavitamiskeskkonna ärianalüüs“ , (r iigihanke viite number 170367 ) - tulemusena ning vastavalt hankedokumentidele ning Töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. Leping rahastatakse Euroopa Regionaalarengu Fondist majandus- ja taristuministri 16. oktoobri 20 15 käskkirja nr 15-0329 „ Toetuse andmine rakendusasutuse tegevusteks avalike teenuste koosvõime loomiseks “ alusel. Töö Tulemi märgistamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse 12.09.2014 määrusest nr 146 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning Euroopa Liidu osalusele viitamise nõuded ja kord“. Poolte esindajad kinnitavad, et neil on kõik õigused ja piisavad volitused sõlmida Leping esindatava nimel kooskõlas õigusaktidega ja nad ei tea ühtegi takistust Lepinguga võetud ja selles sätestatud kohustuste täitmiseks. Mõisted Tellija ja Töövõtja hõlmavad kõiki vastavalt Tellijaga või Töövõtjaga töösuhetes olevaid isikuid, aga samuti kõiki teisi isikuid, keda Tellija või Töövõtja on teise Poole nõusolekul kaasanud Lepingu täitmisse. Töövõtja esindaja kinnitab, et tal on tehniline kompetentsus ja võimalused täita Leping professionaalselt ja nõuetekohaselt. Lepingu dokumendid koosnevad käesolevast Lepingust, Lepingu lisadest ning Lepingu võimalikest muudatustest, milles lepitakse kokku pärast Lepingule allakirjutamist. Lepingu allakirjutamisel on Lepingule lisatud: Lisa 1 – „Tehniline kirjeldus“ ; Lisa 1.1 – „Taustainfo“ ; Lisa 2 – „Töövõtja esitatud pakkumus“ ; Lisa 3 – „Detailne eelarve pakkumuse juurde“ (lisatud fail) ; Lisa 4 – „ Tööde üleandmise-vastuvõtu akt“ (akti vorm) . Tellija õigused ja kohustused Tellijal on õigus: nõuda Töövõtjalt vastavalt Lepingu tingimustele nõuetekohast, kvaliteetset ja tähtaegset Töö teostamist ja selle üleandmist; kontrollida Töö teostamise käiku ja nõuda Töövõtjalt Töö teostamise kohta informatsiooni; pöörduda vajadusel kolmandate isikute poole sõltumatu eksperthinnangu saamiseks Töö kvaliteedi kohta; kasutada õiguskaitsevahendeid (sh öelda Leping üles), samuti nõuda Lepingus sätestatud juhtudel leppetrahvi, kui Töövõtja ei pea kinni Lepingus, selle lisades või muudes Lepingu juurde kuuluvates dokumentides sätestatud tähtaegadest, kvaliteedinõuetest, maksumusest, samuti kui Töövõtja ei täida või täidab mittevastavalt muid endale Lepinguga võetud kohustusi. Tellija on kohustatud: looma Töövõtjale Töö teostamiseks vajalikud tingimused, esitama Töö teostamiseks vajalikud andmed ja informatsiooni või korraldama neile juurdepääsu; Töövõtja esitatud Töö üle vaatama ja vastu võtma, kui Töö on teostatud nõuetekohaselt ja vastab Lisa s 1 esitatud kirjeldusele ; Töö Lepingu tingimustele mittevastavuse korral teatama sellest Töövõtjale kirjalikult punktis 6.2 nimetatud tähtaja jooksul koos puuduste kõrvaldamiseks ettenähtud tähtaja äranäitamisega; maksma Töövõtjale Töö eest tasu punktis 7 sätestatud tingimustel. Töövõtja õigused ja kohustused Töövõtjal on õigus: nõuda Tellijalt Töö teostamiseks vajalike tingimuste loomist ning andmete ja informatsiooni esitamist või neile juurdepääsu võimaldamist; kasutada Töö teostamisel oma töömeetodeid ja - vahendeid; nõuda Tellijast sõltuvate mitteõiguspäraste takistuste kõrvaldamist Töö teostamisel; saada nõuetekoh aselt teostatud ja Tellija vastuvõetud Töö eest punktis 7 ettenähtud tasu. Töövõtja on kohustatud: teostama Töö professionaalselt ja nõuetekohaselt vastavalt Lepingu tingimustele ning Tellija esitatud lähteandmetele ja tööülesandele ning an dma Töö Tellijale või tema näidatud isikule üle Lepingus sätestatud tähtajaks ja korras; järgima Töö teostamisel Lepingus ja õigusaktides sätestatud nõudeid ning tagama Lepingust tulenevate kohustuste täitmise kooskõla heade kommetega; teostama Töö isiklikult või kaasama Töö teostamiseks kolmandaid isikuid Tellija nõusolekul; lubama Tellijal kontrollida Töö teostamise käiku ja esitama Tellija nõudmisel Töö teostamise kohta informatsiooni; teatama Tellijale viivitamatult võimalikest viivitustest Töö teostamisel, samuti teavitama muudest asjaoludest, mis võivad mõjutada või takistada Lepingus sätestatud kohustuste täitmist või õiguste realiseerimist; Töö Lepingu tingimustele mittevastavuse korral kõrvaldama Tellija nõudmisel puudused Töös või esitama uue, Lepingu tingimu stele vastava Töö Tellija näidatud tähtaja jooksul; säilitama kolmandate isikute ees täieliku konfidentsiaalsuse Töö teostamise käigus teatavaks saanud andmete ja informatsiooni osas. Intellektuaalne omand Töövõtja loovutab Tellijale kõik Tööga seonduvad autoriõiguse varalised õigused alates Töö vastuvõtmisest Tellija poolt. Töövõtjal ei ole õigust anda Tellijale loovutatud õigustega samasuguseid õigusi kolmandatele isikutele. Tasu autoriõiguste eest sisaldub punktis 7.1 nimetatud Lepingu tasus . Töövõtja kinnitab, et tal on õigus Tellijale neid üle anda ning juhul, kui kolmandad isikud esitavad Tellijale seoses nende õigustega mingeid nõudmisi, hüvitab Töövõtja Tellijale kõik sellistest nõudmistest tulenevad kahjud ja kulud . Tellijal on õigus kasutada Tulemit igal viisil, sh avaldada, levitada, reprodutseerida, esitada, muuta või täiendada ilma territoriaalsete piiranguteta, sh üldkasutatavas arvutivõrgus. Samuti võib Tellija kasutada Tulemit viisil, mis toob kaasa või võib kaasa tuua Tulemi või selle osade olulises mahus töötlemise. Tulemi või selle osade avalikustamisel, refereerimisel ja/või viitamisel kohustub Tellija viitama Töövõtjale. Töö käigus saadud, koostatud või kogutud anonüümseks muudetud andmed ja muud materjalid (näiteks küsimustikud, joonised, juhendid, lisaandmed) annab Töövõtja Tellijale üle peale Töö valmimist koos punktis 6.1 nimetatud aktiga ning need kuuluvad Töö Tellijale. Töövõtja võib endale jätta materjalide ja andmete koopiad, kuid ilma Tellija eelneva kirjaliku nõusolekuta ei tohi ta neid kasutada Lepinguga mitteseotud eesmärkidel, v.a teadus- ja õppetöös. Töö üleandmine ja vastuvõtmine Punktis 1.2 sätestatud tähtajaks esitab Töövõtja Tellijale Tulemi koos käesoleva lepingu lisale 4 vastava digitaalselt allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise aktiga (edaspidi Akt ). Aktis on märgitud asjakohane info: 6.1.1 ülevaade teostatud töödest; 6.1.2 allhankijad ja nende osutatud teenuste täpsed kirjeldused ning maksumused; 6.1.3 akti täitnud isiku nimi, allkiri, kuupäev. Tellija vaatab Tulemi üle viie tööpäeva jooksul arvates selle üleandmisest ja kui Tulem vastab Lepingu nõuetele , tagastab kahepoolselt digitaalselt allkirjastatud Akti Töövõtjale, millega loetakse Töö vastuvõetuks. Kui Tellija tuvastab Töövõtja esitatud Töös puudusi, võib ta akti allakirjutamisest ja Töö vastuvõtmisest keelduda. Vastuvõtmisest keeldumisel esitab Tellija kirjaliku põhjenduse akti mitteallkirjastamise kohta, näidates ära Töös esinevad puudused, puuduste olemuse ning puuduste kõrvaldamise ( või uue, Lepingu tingimustele vastava Töö esitamise ) tähtaja, mis määratakse kokkuleppel Töövõtjaga. Töövõtja kõrvaldab aktis kirjeldatud puudused ja annab Töö Tellijale üle kokkulepitud ajal või hiljemalt 5 (viie) tööpäeva jooksul Tellija kirjaliku põhjenduse koostamisest. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord Lepingu kogumaksumus on koos käibemaksuga 37 080 eurot, sealhulgas hind 30 900 eurot ning käibemaks 20% 6 180 eurot. Tellija tasub Tulemi eest pärast Töö vastuvõtmist hiljemalt 30 päeva jooksul alates Töövõtja esitatud arve kättesaamisest. Töövõtja esitab arve masintöödeldaval kujul vastavalt kehtivale e-arve standardile ( http://www.pangaliit.ee/et/arveldused/e-arve ). Arvele märgitakse Tellija dokumendiregistris registreeritud lepingu number ja lepingus nimetatud Tellija kontaktisik. Vastutus Lepingut rikkunud Pool on kohustatud tekkinud kahjud teisele Poolele hüvitama. Töövõtja vastutab Lepingu rikkumise eest, kui Töö ei vasta Lepingus kokkulepitud nõuetele. Juhul kui Töövõtja ei esita Tellijast mitteolenevatel põhjustel tähtajaks tellitud Tööd, on Tellijal õigus nõuda Töövõtjalt leppetrahvi 0,5% üleandmata või teostamata T öö maksumusest päevas iga viivitatud päeva eest. Juhul kui Töövõtja rikub muid Lepingust tulenevaid kohustusi, on Tellijal õigus esitada nõue rikkumise kõrvaldamiseks, andes Töövõtjale rikkumise kõrvaldamiseks mõistlik u tähta ja . Kui Töövõtja ei täida nõuet mõistliku tähtaja jooksul, on Tellijal õigus nõuda Töövõtjalt leppetrahvi 0,5% eurot päevas tasumata summalt, kuid mitte rohkem kui 10% vastuvõtmisest keeldutud töö kogumaksumusest. Leppetrahvi nõudmine ei välista Tellija õigust kasutada Töövõtja suhtes teisi seadusega ettenähtud õiguskaitsevahendeid. Lisaks leppetrahvi tasumisele on Tellijal õigus nõuda Töövõtjalt Lepingu täitmist ja/või kahjude hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud. Tellijal on õigus leppetrahvi summa tasaarvestada Töövõtjale maksmisele kuuluva tasuga . Juhul kui Töö mittevastavuse korral ei kõrvalda Töövõtja puudusi või ei esita uu t, nõuetekohaselt Tulemit Tellija poolt punkti 6.3 kohaselt nimetatud tähtajaks, on Tellijal õigus nõuda punktis 8.3 nimetatud leppetrahvi ning lisaks leppetrahvi nõudele Lepingust taganeda või Leping üles öelda ja nõuda tekitatud kahju hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud. Tellija kohustub nõue tekohaselt teostatud ja tema poolt vastuvõetud Töö eest arve mitteõigeaegse tasumise korral maksma Töövõtjale viivist 0,5% õigeaegselt tasumata summalt iga tasumisega viivitatud päeva eest. Lepingus sätestatud viiviste ja leppetrahvide tasumine ei vabasta Pooli muude st õigusaktidest ja Lepingust tulenevate kohustuste täitmisest. Vääramatu jõud (Force Majeure) Pooled vastutavad kohustuste rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumine on vabandatav. Kohustuse rikkumine on vabandatav, kui selle on põhjustanud prognoosimatud või Poole tegevusest olenematud asjaolud (vääramatu jõud). Vääramatu jõud on asjaolu, mida Pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta Lepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks, seda väldiks, takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. Vääramatu jõu esinemise korral muutuvad Lepingus nimetatud tähtajad perioodi võrra, mille jooksul vääramatu jõu tegurid takistavad Lepingu täitmist. Pool, kes rikub kohustust vääramatu jõu asjaolude tõttu, peab vääramatu jõu asjaoludest ja nende mõjust teisele Poolele teatama viivitamata pärast seda, kui Pool sai teada või pidi teada saama vääramatu jõu asjaoludest. Poolel on kohustus võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud vääramatu jõu asjaolude ning nende tagajärjel tekitatava kahju vältimiseks või mõju vähendamiseks. Pool on kohustatud jätkama oma Lepinguliste kohustuste täitmist niipea, kui vääramatu jõu asjaolud on kõrvaldatud. Teabe vahetamine Pooled kohustuvad teist Poolt teavitama kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada või takistada Lepingus sätestatud kohustuste täitmist või õiguste realiseerimist. Teade loetakse teisele Poolele kättetoimetatuks, kui: teade on edastatud teisele Poolele elektronposti teel digitaalselt allkirjastatuna (teate edastamise päeval); teade on edastatud e-kirjaga ja selle kättesaamise kohta on esitatud kinnituskiri; teade on üle antud allkirja vastu (teate allkirjastamise kuupäeval); teade on saadetud postiasutuse poolt t ähitud kirjaga teise Poole näidatud aadressil (kui postitamisest on möödunud 3 päeva). Punktis 10.2 nimetatud viisil peavad olema edastatud eelkõige Poolte Lepingu lõpetamise avaldused, samuti Poole nõue teisele Poolele, mis esitatakse tulenevalt Lepingu rikkumisest. Informatiivset teadet võib anda ka telefoni ja e-kirja teel. Kõigist muudatustest Lepingus nimetatud andmetes teatatakse teisele Poolele 2 tööpäeva jooksul muudatuste tegemisest arvates. Lepingu jõustumine, muutmine ja lõpetamine Leping jõustub pärast Lepingu ja selle Lisade allakirjutamist mõlema Poole p oolt ja kehtib kuni Poolte võetud kohustuste nõuetekohase täitmiseni või ennetähtaegse lõpetamiseni. Pooltel on õigus Lepingu muutmises kokku leppida üksnes juhul, kui muutmise tingivad objektiivsed asjaolud, mida ei olnud Tellijal võimalik Lepingu sõlmimise ajal ette näha ja Lepingu muutmata jätmise korral satuks täielikult või olulises osas ohtu Lepinguga taotletud eesmärgi saavutamine või kui muutmisega taotletavat eesmärki ei ole võimalik saavutada uue hankelepingu sõlmimisega. Lepingu muutmisel ei või Tellija võtta täiendavaid kohustusi, mis summeerituna esialgse Lepingu kogumaksumusega oleks võrdne või ületaks riigihanke piirmäära (40 000 eurot ilma käibemaksuta). Pooltel on õigus ennetähtaegselt Lepingust taganeda või Leping üles öelda juhul, kui teine Pool rikub oluliselt Lepingust tulenevaid kohustusi. Lepingu võib etteteatamistähtajata üles öelda olulise lepingurikkumise puhul, mh juhul, kui Lepingu tingimustele mittevastava Töö esitamise korral ei ole Töö puudusi kõrvaldatud punkti 6.3 kohaselt nimetatud tähtaja jooksul. Vaidluste lahendamine Kõik Lepingu täitmisest, muutmisest, lõpetamisest või vastutuse kohaldamisest tulenevad vaidlusküsimused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kui läbirääkimistega kokkulepet ei saavutata, lahendatakse vaidlus Eesti Vabariigi õigusaktidega sätestatud korras Tellija asukohajärgses kohtus. Lepingu sisu puhul kohaldatakse Eesti Vabariigis kehtivaid õigusakte. Lepingu tõlgendamisel lähtutakse Poolte ühisest tegelikust tahtest, isegi kui see erineb sõnade tavapärasest tähendusest. Kui Poolte ühist tegelikku tahet ei õnnestu kindlaks teha, tuleb Lepingut tõlgendada nii, nagu teise Poolega samasugune mõistlik isik pidi Lepingut samade asjaolude esinemise korral mõistma. Lepingu tingimust tuleb tõlgendada koos Lepingu teiste tingimustega, andes igaühele neist tähenduse, mis lähtub Lepingu kui terviku tähendusest. Konfidentsiaalsus Pooled peavad Lepingu täitmise käigus saadud informatsiooni, välja arvatud Töö Tulem, mis on mõeldud avalikkusele esitamiseks, konfidentsiaalseks ega anna seda edasi kolmandatele isikutele ilma teise Poole kirjaliku nõusolekuta, välja arvatud seadustes ettenähtud juhtudel. Töövõtja ja Tellija edastavad konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele töötajatele, kes on lepingu täitmisega otseselt seotud, ja kindlustavad, et need töötajad on teadlikud ja täidavad konfidentsiaalsuse nõuet. Töövõtja paneb käesolevas punktis sätestatu kohustuseks kõikidele kolmandatele isikutele, keda ta kasutab oma lepingujärgsete kohustuste täitmisel. Konfidentsiaalsusnõue kehtib nii Lepingu täitmise ajal kui ka pärast seda. Iga punktides 13.1; 13.2 ja 13.3 sätestatud konfidentsiaalsustingimuste rikkumise korral on Tellijal õigus nõuda lepingu rikkumisega tekitatud kahju hüvitamist täies ulatuses või kahju hüvitamise nõude alusel nõuda leppetrahvi tasumist 3 000 eurot iga rikkumise toimumise eest. Avalikud suhted Töövõtja võib Lepingu raames tegeleda avalike suhetega ning anda teateid pressile, elektroonilisele meediale, üldsusele või teistele auditooriumidele üksnes Tellija eelneval kirjalikul nõusolekul ning selles esitatud tingimustel. Töövõtja paneb käesolevas punktis sätestatu kohustuseks kõikidele kolmandatele isikutele, keda ta kasutab oma lepingujärgsete kohustuste täitmisel. Muud sätted Kumbki Pool ei tohi käesolevast Lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi kolmandale isikule üle anda ilma teise Poole nõusolekuta. Töövõtja o n teadlik, et Leping on avalik. Leping on allkirjastatud digitaalselt. Poolte volitatud esindajad Tellija volitatud esindaja Lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja Töö vastuvõtmisel on Mari Mägi, telefon +372 6256412, e-post [email protected] Töövõtja volitatud esindaja Lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Mihkel Lauk, telefon +372 5161234, e-post [email protected] Tellija volitatud esindajal on õigus esindada Tellijat kõikides Lepinguga seotud küsimustes, välja arvatud Lepingu muutmine, tähtajalise Lepingu ühepoolne lõpetamine ning leppetrahvi, viivise ja/või kahjude hüvitamise nõude esitamine. Juhul kui Tellija või Töövõtja asendab oma esindaja teisega, teatab ta sellest teisele Poolele vastavalt punktis 10 sätestatule. / digitaalselt allkirjastatud / / digitaalselt allkirjastatud / Tellija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Merike Saks kantsler Töövõtja: AS PricewaterhouseCoopers Advisors Teet Tender juhatuse liige Lisa 1 TEHNILINE KIRJELDUS Hanke objekt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi tellib Euroopa Liidu struktuurifondide toetusskeemist „ Avalike teenuste koosvõime loomine “ ärianalüüsi, milleni jõutakse läbi hetkeolukorra ja tulevikuvisiooni kaardistamise, analüüsi, kirjeldamise, tehniliste lahenduste analüüsi, mõju hindamise, projektiplaani ja projektorganisatsiooni kirjeldamise ning projekti teavitustegevuste (edaspidi projekt ). Han k e esemeks on järgmised töö d: hetkeolukorra ( As-Is ) ning hetke- ja lähituleviku vajaduse kirjeldamine ja analüüs; asutuste ülese teavitamiskeskkonna (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus) oodatava esialgse mõõdetava lõpptulemuse kirjeldamine ( To-Be ); tehnilise lahenduse analüüs; mõjude analüüsimine; ülevaade teavitamiskeskkonda otseselt mõjutavast kehtivast olulisema st õiguslikust regulatsioonist ning selle muutmisvajadusest; IT-arenduse projektiplaani ja projektimeeskonna kirjeldamine, taustainfoga tutvumine ning intervjuud lisainfo kogumiseks; projekti riskide analüüs ja nende maandamise meetmete koostamine; kui ärianalüüsi tulemusena selgub, et asutuste ülese teavitamiskeskkonna arenduse etapp on otstarbekas, siis jätkatakse sisendi koostamisega lähteülesandesse IT arenduse hankimiseks (eelanalüüsi dokumendi koostamine) ja prototüübi välja töötamisega, milliseks tuleks teavitamiskeskkond disainida. Seejärel viiakse läbi ka teavitustegevused. Juhtrühm langetab otsuse selle etapi läbiviimise põhjendatuse kohta. Valmib sisend lähteülesandesse IT arenduse hankimiseks. Prototüüp on välja töötatud nelja asutuse − Põllumajandusametist (edaspidi PMA), Tehnilise Järelevalve Ametist (edaspidi TJA), Keskkonnaametist (edaspidi KeA) ja Keskkonnainspektsioonist (edaspidi KKI) − teenuse näitel, mis on oma olemuselt võimalikult erinevad (igast asutusest üks teenus); projekti käigu ja töö tulemite dokumenteerimine ; tulemu ste tutvustamine ja esitlemine H ankijale. Tööd e detailsem kirjeldus on toodud Lisa 1 punktides 3 ja 4. Tehnilise kirjelduse lisad Lisa 1.1. Taustainfo Eesmärk, tulemused ja sihtrühm Üldine eesmärk Projekti eesmärk on viia läbi ärianalüüs asutuste ülese teavitamiskeskkonna IT arenduse hankimiseks, milleni jõutakse läbi hetkeolukorra ( As-Is ), tulevikuvisiooni ( To-Be ), vajaduse, tehniliste lahenduste, mõjude, sh umbkaud s e projekti realiseerimise kulude kaardistamise, analüüsi ja kirjeldamise ning IT-arenduse projektiplaani ja –meeskonna kirjeldamise, sealhulgas vähemalt nelja asutuse ( PMA, TJA, KeA ja KKI ) teenuse analüüsi ja kirjeldamise. Kui ärianalüüsi tulemusena selgub, et asutuste ülese teavitamiskeskkonna arenduse etapp on otstarbekas, siis jätkatakse prototüübi välja töötamisega, milliseks tuleks teavitamiskeskkond disainida. Seejärel viiakse läbi ka teavitustegevused. Juhtrühm langetab otsuse selle etapi läbiviimise põhjendatuse kohta. Valmib sisend lähteülesandesse IT arenduse hankimiseks. Prototüüp on välja töötatud nelja asutuse −PMA, TJA, KeA ja KKI − teenuse näitel, mis on oma olemuselt võimalikult erinevad (igast asutusest üks teenus). Projekti oodatavad tulemused Hetkeolukord (As-Is) ning hetke- ja lähituleviku vajadus (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus) on kirjeldatud ja analüüsitud, kaardistatud on protsessid. Kirjeldatud on hindamismeetrika, mida kasutades hetkeolukorda hinnati. Iga protsessi juures on välja toodud tänase protsessi ( As-Is ) probleemid, nende võimalikud põhjused. Oodatav lõpptulemus ( To-Be ) on kirjeldatud ja mõõdetav (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus), sealjuures on kirjeldatud meetrika, millega tulemuse saavutamist hakatakse tulevikus hindama. Analüüsitud äriprotsesside põhjal on koostatud selged muudatusettepanekud, mille alusel on kirjeldatud uuendatud äriprotsessid koos äriprotsesside tasuvusanalüüsi ja kasutajate rahulolu indikaatoritega. Kirjeldused on võrreldavad tänaste äriprotsesside ( As-Is ) kirjeldustega. Koostatud on uuendatud äriprotsesside ( To-Be ) riskide loend ja nende maandamise meetmed. Tehnilise lahenduse erinevad võimalused on läbi analüüsitud (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus). Analüüsitud on asutuste ülese teavitamiskeskkonna liitmise võimalust juba olemasoleva sarnase nutitelefoni rakendusega „Anna teada“. Kui ärianalüüsi tulemusena selgub, et asutuste ülese teavitamiskeskkonna arenduse etapp on otstarbekas, siis jätkatakse teavitamiskeskkonna tulevikuvaate ( To-be ) kirjelduse (prototüübi) välja töötamisega. Prototüüp töötatakse välja PMA, TJA, KeA ja KKI teenuse näitel, mis on oma olemuselt võimalikult erinevad (igast asutusest üks teenus). Sealhulgas on koostatud eelanalüüsi dokument, mida on võimalik kasutada IT-arenduse alusdokumendina. Projekti mõjud on analüüsitud, see tähendab, et kirjeldatud on olemasoleva olukorra ( As-Is ) ja projekti lõpptulemuse ( To-Be ) erinevus. Sealhulgas on analüüsitud umbkaudselt projekti realiseerimise (muudatuste sisseviimise) kulusid ja kasusid ning seeläbi kirjeldatud projekti finantsiline mõju nii teavitamiskeskkonna arendamise kui asutuste teavitamiskeskkonnaga liitumise osas (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus). Esitatud on finantsilise mõju hindamise kalkulatsioonide alused ja äriprotsesside muudatused, samuti projekti mõju ulatus protsessi kaasatud osapooltele. Lisaks mõõdetavatele tulemustele on kirjeldatud ka projekti elluviimisega muud sotsiaalsed või majanduslikud kasud, mida otseselt ei mõõdeta. Kehtiva olulisema teavituskeskkonnaga seotud õigusliku regulatsiooni muutmisvajadus on analüüsitud ja regulatiivsete kitsaskohtade leidmisel on lühidalt kirjeldatud regulatsioonide muutmisvajadused. Projekti IT-arenduse projektiplaan ja projektimeeskond on kirjeldatud. Projektiplaanis on kirjeldatud planeeritud tegevuste loetelu ja ajaline kestus üldisel tasemel, samuti üldine tegevuste kirjeldus lõpplahenduse juurutamiseks. Projektimeeskond on kirjeldatud läbi rollide ja vastutuste isikulise jaotuse. Välja on pakutud ja kirjeldatud asutuste ülese teavitamiskeskkonna juhtimismudel koos rollide ja vastutuse jaotusega. Taustainfoga tutvumine ning intervjuud lisainfo kogumiseks . Projekti peamised riskid ja nende ulatus on analüüsitud ja kirjeldatud ning on koostatud nende maandamise meetmed, sh olemasolevate protsesside ( As-Is ) ja uuendatud protsesside ( To-Be ) kohta. Asutuste ülese teavitamiskeskkonna teavitustegevused: 1) on loodud koostöös H ankijaga 3-minuti pikkune käsitsi joonistatud asutuste ülese teavitamiskeskkonda tutvustav animeeritud video; 2) on korraldatud asutuste ülest teavitamiskeskkonda tutvustav 3-tunnine 2 kohvipausi sisaldav üritus 40le inimesele. Teavitamistegevused teostatakse ainult juhul, kui analüüsi tulemina selgub, et teavitamiskeskkonna arendamine on otstarbekas. Projekti käik ja töö tulemid on dokumenteeritud (sh protsessikirjeldus, nende probleemide, muudatusvajaduste ja uute protsesside, samuti tasuvusanalüüsi, mõjude ja riskianalüüs). Projektis osalevad asutused Projektis osalevad järgmised asutused: TJA, PMA, KKI ja KeA. Lisaks on projekti edukaks elluviimiseks vajalik koostöö vähemalt järgmiste asutuste ja sidusrühmadega: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Häirekeskus, Siseministeerium, Veeteede Amet, Maa-amet, Riigikantselei, Riigimetsa Majandamise Keskus, Keskkonnaagentuur, Keskkonnaministeeriumi infotehnoloogiakeskus, Kaitseministeerium, Tarbijakaitseamet. Vajaduse ilmnemisel võidakse analüüsi käigus kaasata ka teisi valdkonnaga seotud asutusi ja osapooli. Projekti juhtimine Hankija projektijuhtimine Hankijal on töötav projektorganisatsioon, mida kasutatakse projekti läbiviimisel. Hankija määratud juhtrühm juhib projekti läbiviimist, kinnitab tegevuskava ja tulemused. Iga asutuse kohta, mida juhtrühma liige esindab, on otsuste vastuvõtmisel juhtrühmas üks hääl. Hankija projektijuht tagab projekti läbiviimise ning juhtrühma antud ülesannete täitmise koos projektirühmadega ning koordineerib projektirühmi juhtrühma antud ülesannete täitmisel. Hankija projektijuhi tööülesanded on: projekti tegevuste plaanikohasuse jälgimine ; projekti töö korraldamine ja juhtimine; projektiplaani kooskõlastamine ja korrigeerimine; projekti riskide haldamine ja maandamine; koostöö ja infovahetuse korraldamine juhtrühma ja projektrühmade vahel; koostöö korraldamine Pakkujaga; juhtrühmale aruannete (vahearuanded, lõpparuanded) ja protokollide koostamine. Projektirühm on pidevalt töötav üksus, kes täidab juhtrühma antud ülesandeid. Projektrühma tööd koordineerib Hankija projektijuht. Projektirühma koosolekuid korraldab Hankija projektijuht. Pakkuja projektijuhtimine Projekti läbiviimisel Pakkuja ( projektijuht ) tagab Pakkuja ülesannete tähtaegse ja kvaliteetse täitmise vastavalt hankelepingule. Pakkuja ülesanne on projekti läbiviimise ja selle tulemite kvaliteedi tagamine ning võimalike riskide maandamismeetmete planeerimine ja rakendamine. Pakkuja projektijuht korraldab projektirühmade üld-, teemapõhiseid ja erakorralisi koosolekuid: valmistab ette päevakava ja vajalikud töömaterjalid koostöös ja kooskõlastatuna Hankija projektijuhiga, juhib koosolekuid, korraldab protokollimise ja vastuvõetud otsuste täitmise. Pakkuja kirjeldab pakutava projektijuhtimise, kvaliteedijuhtimise ja riskide haldamise meetmed ning põhjendab nende mõju eesmärkide saavutamisele. Hankija nägemus hankelepingu poolte rollidest: Pakkuja tagab ühtse metoodika kasutamise, juhendab ja teostab punktis 4 kirjeldatud projekti tegevused ning punktis 3.2. nimetatud tulemused; Pakkuja tagab töö dokumenteerimise tehnilise toe: kogub ja dokumenteerib projektirühmade sisendil töö tulemid, sh kaardistatud protsessikirjeldused; Pakkuja tagab projekti läbiviimiseks ja selle tulemite saavutamiseks Pakkuja vajaliku projektimeeskonna koosseisu; Pakkuja on teavitamiskeskkonna äriprotsesside probleemide kaardistamisel ja muudatuste ning mõju kirjeldamisel aktiivne partner ning pakub omapoolseid ettepanekuid ja lahendusi; Projektirühm on Pakkuja partner ja sisendi andja äriprotsesside kaardistamisel, probleemide ja muudatusettepanekute väljatöötamisel, uuendatud teenuste ja äriprotsesside kirjeldamisel ning mõju hindamisel; Hankija annab hetkeolukorra ja tulevikuvajaduse kirjeldamiseks vajaliku ning olemasoleva informatsiooni ja materjalid, samuti kaardistatavate protsesside olemasolevad kirjeldused ja korrad; Hankija on tööde teostamisel aktiivne koostööpartner; Projektirühm jälgib hankelepingu tähtajalist täitmist, vaatab üle hankelepingu etappide tulemid ning esitab need heakskiitmiseks juhtrühmale; juhtrühm kinnitab tulemused enne nende vastuvõtmist Hankija poolt; Hankija tagab projektis osalevate asutuste töötajate ja teenistujate kaasamise Hankija ülesannete täitmisse . Hankija nägemus töökorraldusest: regulaarsed projekti töökoosolekud projektirühmaga toimuvad Pakkuja poolt välja töötatud ja Hankija projektijuhiga kooskõlastatud tegevusplaani kohaselt, kuhu pakkuja esitab eduaruanded (töökoosolekute tulemused, tekkinud probleemid koos lahendustega, plaanid järgmisteks töökoosolekuteks); dokumentide ja koosolekumaterjalide haldamiseks kasutatakse Pakkuja poolt välja pakutud projektikeskkonda (Moodle, Sharepoint vms); kõik koosolekud protokollitakse, protokoll allkirjastatakse mõlema poole poolt ning tehakse kättesaadavaks projektikeskkonnas; mõlema poole projektijuhid vastutavad koosolekute planeerimise, kokkukutsumise ning ettevalmistamise eest ; teadete edastamine ning tööde üleandmine toimub vastavalt lepingule hankedokumentide lisale 6. Projekti tegevused Hetkeolukorra (As-Is) ning hetke- ja lähituleviku vajaduse kirjeldamine ja analüüs Hetkeolukord asutuste ülese teavitamiskeskkonna (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus) osas kirjeldatakse ja analüüsitakse läbi protsessid, kaardistades protsessid koos neid iseloomustavate näitajatega (eesmärk, sisend, väljund, osalejad, rollid, andmeallikad, seotud regulatsioonid ja korrad ning andmete ristkasutus teiste infosüsteemide või registritega, kasutajate rahulolu jms). Iga protsessi juures tuuakse võimalusel välja protsessides osalevate isikute arv ja ajakulu nii asutuste siseselt kui väliselt, seonduvad probleemid, nende põhjused ja muudatusvajadused. Samamoodi analüüsitakse ja kirjeldatakse hetkeolukord projekti valitud võimalike teavitamiskeskkonna teenuste osas. Asutuste ülese teavitamiskeskkonna (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus) vajadus ja tulevikunägemus on kirjeldatud kaardistades kasusaaja i d ja protsessi erineva i d osapool i (sh rollid ja vastutus) ning nende vajadus i ja huv e hetkel ja lähitulevikus. Hetkeolukorra ja lähituleviku kirjeldamisel peab muuhulgas selguma: Metoodika, mis luuakse v ajaduste kaardistamiseks . Kaardistatud on asutused, kes tulenevalt oma funktsioonist oleksid potentsiaalsed teavitamiskeskkonnaga liitumise huvilised. Lisaks on kaardistatud nende asutuste valdkonnad, ulatus ja asutuste asukohad ; teised võimalikud projektist kasusaajad ; kõikide Eesti ametite ja inspektsioonide asutuste ülesesse teavitamiskeskkonda lisamise vajadus; teavitamiskeskkonna kasutajate grupid ja võimalusel orienteeruv potentsiaalsete kasutajate arv ja kasutatavuse ulatus. Kliendi profiili arvestades on kirjeldatud demograafiline ülevaade, kes on kasutajad praegu ja kes on kasutajad tulevikus (5-10 aasta pärast), millised on nende harjumused, tunnused jne; asutuste vahelise koostöö parendamise võimalused. Näiteks kui klient edastab pildi, mis olemuselt võiks kuuluda kolmele asutusele (nt surnud metssiga), siis kuidas p eaks toimuma koostöö (kes peab lahendama ülesande); kuidas on võimalik parandada asutuste ennetustöö võimekust läbi loodava teavitamiskeskkonna (saates infot otse kõigile kasutajatele); kaardistatud on kõik riigi- ja KOV asutuste asukohad ja kontaktid. Isegi kui kõik asutused rakendusega ei liitu, peaks kodanikel olema võimalik rakenduses siiski hõlpsasti leida ametite asukoht ja kontaktandmed; juba kasutuses olevate sarnaste süsteemide lühiülevaade; rahvusvahelise praktika analüüs ning parima lahenduse pakkumine Eestile . Pr otsesside kirjeldamisel soovib H ankija ka vastust küsimustele, mis on seotud iga protsessi sisendiga, väljundiga, tegevusega ja otsustamise kohaga: k as on olemas toetav infosüsteem põhiinformatsiooni talletamiseks? Kui jah, siis kui palju esitatud andmetest sinna sisestatakse? Missugune info jääb si sestamata ja kui oluline see on; m illiseid indikaatoreid on hetk eolukorra hindamiseks kasutatud; k as on toetav infosüsteem tugiinformatsiooni talletamiseks? Kui jah, siis mis andmete osas (see võib näiteks olla dokumendihaldussüsteem või isegi lihtsalt Exceli tabel?) ; k as toetavad süsteemid on omavahel seotud? Kui jah, mis mahus? Kas toimub andmete automaatne vahetus? Kuidas on tagatud juurdepääs toetavatele süsteemidele protsessi toimingute tegemisel? Asutuste ülese teavitamiskeskkonna oodatava esialgse mõõdetava lõpptulemuse kirjeldamine (To-Be) Etapi eesmärk on hetkeolukorra tulemusena luua tulevikus mõõdetav lõpptulemus. Hetkeolukorra kaardistuses kirjeldatud protsesside, nende kohta kogutud probleemide ja kirjeldatud riskide alusel on koostatud muudatusettepanekud, tehtud tasuvusanalüüs ning kirjeldatud nn uuendatud protsessid (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus) . Luuakse ja dokumenteeritakse H ankija ja P akkuja ühine arusaam edasistest arenguvõimalustest- ja suundadest ning kirjeldatakse teavitamiskeskkonna esialgne tulevikukontseptsioon. Samaaegselt uute protsessikirjeldustega kirjeldatakse nende võimalikud riskid ning nende maandamise meetmed. Infosüsteemide äriloogika muudatuste kirjeldus on detailsemalt välja töötatud nelja asutuse − PMA, TJA , KeA ja KKI − teenuse näitel, mis on oma olemuselt võimalikult erinevad (igast asutusest üks teenus); Uute äriprotsesside kirjeldamise käigus peab muuhulgas selguma lühiülevaade: ettepanekud ja lahenduste kirjeldused teavitamiskeskkonna atraktiivseks muutmise ja populariseerimise võimalustest kliendile ja avalikkusele (näiteks millist atraktiivset infot saab kodanikule kui teavitamiskeskkonda info sisestajale vastutasuks pakkuda) ; täpne rollide ja vastutuse jaotus; meetodid, kuidas tuvastada, millise asutuse vastutusvaldkonda kodaniku poolt edastatud probleem kuulub; võimalikud teised rakendusse lisatavad teenused ja neid pakkuvad asutused; teavitamiskeskkonna statistika kogumise võimalused (millist statistikat on võimalik ja otstarbekas koguda ning kuidas); kuidas uued protsessid toimuvad (tegevused, sündmused jms) ning kuidas neid efektiivselt kasutada; alternatiivsed lahendused olulist kasu toovatele protsessidele või teenustele ning alternatiivlahenduste hinnangud; indikaatorid, mida kasutada (ka tulevikus) protsesside kvaliteedi hindamisel (sh kasutajate rahulolu hindamisel) ning tasuvushinnang. Indikaatoritega peab saama hinnata, millal uuendatud protsessile kulutatud ressurss tasuks ennast ära või mis juhtuks, kui jätkata protsessi muutmata, milline on uuendatud protsessi või teenuse kvaliteet ning kuidas teenus asutuse eesmärki toetab; äriprotsesside muutmisega kaasnev(ad) mõjud ja muudatused (nt seadusandlik, töökorralduslik jne); ettepanekud kasutajate arvukuse suurendamiseks; edasised arendusvõimalused. Tehnilise lahenduse analüüsimine ja kirjeldamine Tehnilise lahenduse kirjeldamisel pakutakse kooskõlas mõõdetava lõpptulemusega (punkt 3.2.2) välja võimalikud teavitamiskeskkonna lahendused (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus), eelisjärjestades parimad tehnilised lahendused. Samuti lisatakse selgitus valitud tehniliste lahenduste osas. Tehnilise lahenduse pakkumine peab vastama punktis 3.2.1 väljatoodud kaardistatud vajadustele ning olema majanduslikult otstarbekas ja kasulik. Väljapakutud tehniline lahendus peab olema paindlik nii tehnilisest kui finantsilisest aspektist lähtudes. Sealhulgas tuleb analüüsida ja kirjeldada järgmisi aspekte: kas otstarbekas on arendada mobiilirakendus, veebilahendus või mõl emad lahendused paralleelselt (P akkuja esitab lisaks omapoolsed ettepanekud); asutuste ülese teavitamiskeskkonna liitmise võimalust juba olemasoleva sarnase nutitelefoni rakendusega „Anna teada“ ( http://www.anna-teada.ee/ ); kõikide Eesti ametite, inspektsioonide ja KOVide asutuste ülesesse teavitamiskeskkonda lisamise võimaluse analüüs; mõne olemasoleva kaardirakenduse (näiteks Regio ja Esri Arcgis) teavitamiskeskkonnaga liitmise võimaluse ning liitmise otstarbekuse analüüs; analüüsida, ku idas selekteerida kodaniku edastatud probleem asutuste vastutusvaldkondade vahel (et info liiguks õigesse asutusse) ja kuidas tagada, et ei jääks üles lahendamata probleeme/ülesandeid (näiteks juhul kui ükski asutus ei pea probleemi enda vastutusvaldkonda kuuluvaks); lahendus/lahendus ed, kuidas hakkaks kliendi edastatud pilt liikuma õigesse asutusse (tuua välja mõned alternatiivid, mille vahel valida, näiteks maksumus või suurim kasu jne); asutuste võimalus teavitamiskeskkonna rakendust oma töös kasutada (tekib piltlikult „ameti vaade“ ja „kodaniku vaade“); analüüsitud on kliendipoolse tagasiside andmise funktsiooni lisamise võimalust teavituskeskkonnale (kodaniku poolne tagasiside teavitamiskeskkonnale ja kodanikule probleemi kohta lisaküsimuste esitamise võimalus) ning muid võimalikke lisafunktsionaalsusi; liides Häirekeskusega ja seal oleva telefoni nr 1313 liitmise võimalustest läbi selle loodava rakenduse; tehnilise täpsuse tagamise võimalus (pildi asukoha määramine on riskiga, kuna pole täpne); näiteid rakendustest, millega võiks teavitamiskeskkond olla ühendatud; lahendus, kuidas rakendus ühtib või hakkab suhtlema riigiga (näiteks läbi Dokumendivahetuskeskuse, millega enamus riigiasutusi on liitunud ja võib-olla läbi selle saaks pildi muuta ametlikuks märgukirjaks või muuks õigusliku sisuga dokumendiks). Kuidas uued protsessid toimuvad (tegevused, sündmused jms) ning kuidas neid efektiivselt kasutada. Näiteks tuleb analüüsida: kas kodanik peaks uude infosüsteemi sisse logima, kasutajad peaksid olema anonüümsed või muu lahendus; kas kodaniku sisestatud infot peaks modereerima moderaator, otstarbekas on automaatne infoedastus õigesse asutusse või muu lahendus; kas tekib teabenõue; kas eelnevad kodanike postitused peaksid olema avalikud või anonüümsed; kuidas suunatakse kodaniku edastatud info õigesse asutusse ning kuidas tehniliselt info liigub (X-tee või muu lahendus), kuidas liidestatakse teavituskeskkond ja asutused kuhu info liigub; kas loodav teavituskeskkond peaks olema omaette infosüsteem, nn kodulehe osa või mõni muu lahendus; mis saab kodaniku edastatud infoga, mida ei suudeta õigesse asutusse suunata (näiteks automaatse edastuse puhul); kas peaks tekkima tagasisidestamise võimalus (nii asutustele kliendilt lisaküsimuste esitamiseks kui ka kodanikule küsimuste edastamiseks, menetluskäigu jälgimiseks või muuks tagasisidestamiseks); kas kodanikule peaks tekkima töölaud ehk kodaniku vaade . Kui ärianalüüsi tulemusena selgub, et asutuste ülese teavitamiskeskkonna arenduse etapp on otstarbekas, siis jätkatakse teavitamiskeskkonna prototüübi välja töötamisega. Prototüüp töötatakse välja PMA, TJA, KeA ja KKI teenus te näitel, mis on oma olemuselt võimalikult erinevad (igast asutusest üks teenus). Sealhulgas on koostatud eelanalüüsi dokument, mida on võimalik kasutada IT-arenduse alusdokumendina. Asutuste ülese teavitamiskeskkonna lõpptulemi mõju analüüsimine Antud etapi eesmärk on punktis 3.2.1 kirjeldatud hetkeolukorra ( As-Is ) ja punktis 3.2.2 kirjeldatud oodatava mõõdetava lõpptulemuse ( To-Be ) erinevus ehk saavutatav mõju projekti realiseerimisel. Sealhulgas tuleb mõju analüüsis mõõta ja kirjeldada järgmisi aspekte: u mbkaudne ülevaade projekti realiseerimise (muudatuste sisseviimise) kuludest ja kasudest; kirjeldatud projekti finantsiline mõju nii teavitamiskeskkonna arendamise kui ka asutuste teavitamiskeskonnaga liitumise osas, sealjuures tuleb esitada kalkulatsioonide alused; kirjeldatud on ka mõjud protsesside muudatustest tulenevalt ning projekti kaasatud osapooltele ja kasusaajatele. Kehtiva õigusliku regulatsiooni analüüsimine Tegevuse käigus tuleb anda ülevaade projekti objekti reguleerivatest olulisematest õigusaktidest (lühiülevaade) ning võimalusel tuua välja regulatsiooni kitsaskohad, mis võivad takistada punktis 3.2 kirjeldatud oodatava mõõdetava lõpptulemi saavutamist. Sealjuures tuleb üldiselt välja tuua ka regulatsioonide muutmisvajadused, mille tulemusena oleks võimalik saavutada punktis 3.2 kirjeldatud oodatav mõõdetav lõpptulem. Projektiplaani ja projektimeeskonna kirjeldamine Projektiplaani koostamisel tuleb üldiselt tasemel kirjeldada planeeritud tegevuste loetelu, millega saavutada punktis 3.2.2 kirjeldatud lõpptulemus ning punktis 3.2.4 oodatav mõju. Samuti tuleb tegevuste loetelu juures välja tuua nii iga tegevuse ajaline kestus kui ka terve projekti realiseerimise eeldatav kestvus. Taustainfoga tutvumine ning intervjuud lisainfo kogumiseks. Intervjuu viiakse lisainfo kogumiseks muuhulgas läbi Soome rakenduse arendamisega (http://forumvirium.fi/) kursis oleva isikuga (Joonas Pekkanen). Projektimeeskond punktis 3.2.2 kirjeldatud lõpptulemuse saavutamiseks ning projektiplaani elluviimiseks on kirjeldatud läbi rollide ja vastutuse isikulise jaotuse määrates kindlaks projekti realiseerimise peavastutaja ja kaasvastutajad. Projekti riskide analüüs ja riskide maandamise meetmete kirjeldamine Etapi käigus tuvastatakse projekti suurimad riskid ja nende ulatus, kirjeldades nende saabumise tõenäosus t ja mõju. Samuti tuleb koostada riskide loendi kohta nende maandamise meetmed. Riskianalüüsis tuleb kirjeldada vähemalt järgmised aspektid: riski olemuse kirjeldus; riski saabumise tõenäosus; riski realiseerumise mõju; riski maandamise tegevused ja tähtaeg; riskijuht või vastutaja. Dokumenteerimise tehniline töö teostamine ja eelanalüüsi dokumendi koostamine Pakkuja üheks oluliseks tööks on projekti käigu ja töö tulemite dokumenteerimine, sh protsessikirjelduste, nende probleemide, muudatusvajaduste ja uute protsesside, samuti tasuvusanalüüsi, mõjude ja riskianalüüsi dokumenteerimine. Dokumentatsioon peab sisaldama punktis 3.2. toodud oodatavate tulemuste kirjeldusi : Pakkuja peab kaasama projekti piisava tehnilise tööjõu dokumentatsiooni koostamiseks; Pakkuja tagab kõigile projektis osalevatele asutustele dokumentide ja koosolekumaterjalide haldamiseks ning tööde teostamiseks ühise infotehnoloogilise projektikeskkonna (Moodle, Sharepoint vms); Pakkuja protokollib hankelepingu täitmisel läbiviidavad koosolekud ja kohtumised (va juhtrühm koosole k). Protokolli allkirjastavad H ankija ja P akkuja esindajad ; Pakkuja esitab Hankijale projekti keskel ühe vahearuande ning ühe koondaruande projekti üldise lõpptulemusega, mis on ühtlasi ka tööde vastuvõtmise ja üleandmise aluseks ; Projekti lõppedes esitab Pakkuja kogu projekti dokumentatsiooni mälupulgal või CD plaadil Hankijale. Pakkumuses tuleb kirjeldada dokumenteerimise põhimõtteid, sh: kirjeldada dokumentatsiooni, selgitada dokumendiliikide sisu ning kuid as dokumentides on arvestatud H ankija soove detailsuse ja indikaatorite osas; selgitada, kuidas dokumentatsiooni tulevikus kasutada ning hallata ning millist kasu on võimalik saavutada. Pakkuja on kohustatud dokumentatsiooni koostamisel järgima EL struktuuritoetusele viitamise nõudeid (kättesaadavad aadressil http://www.struktuurifondid.ee/nouded-avalikustamisele/). Asutuste ülese teavitamiskeskkonna teavitustegevused Teavitamistegevused teostatakse ainult juhul, kui analüüsi tulemina selgub, et teavitamiskeskkonna arendamine on otstarbekas. Hankija juhtrühm võtab vastu sellekohase otsuse. Asutuste ülese teavitamiskeskkonna teavitustegevused: luuakse 3-minuti pikkune käsitsi joonistatud asutuste ülese teavitamiskeskkonda tutvustav animeeritud video. Sisendi video joonistamiseks valmib analüüsi käigus kogutud info baasil. Video sisuline osa kooskõlastatakse H ankijaga; korraldatakse asutuste ülest teavitamiskeskkonda tutvustav 3-tunnine 2 kohvipausi sisaldav teavitusüritus ametitele, inspektsioonidele ja juhtidele (kokku 40-le inimesele). Asutuste ülese teavitamiskeskkonna teavitusüritus : teavitamiskeskkonda tutvustav üritus toimub Tallinnas; üritus korraldatakse 40-le inimesele; P akkuja korraldab ürituse ruumid ja tehnika, internetiühenduse (vajadusel), kohvipausi korraldamise (esimene kohvipaus enne ürituse algust ja teine kohvipaus ürituse keskel). Pakkumuses tuleb nimetada ürituse läbiviimise planeeritud koht ja kirjeldada toitlustusteenust; P akkuja sisustab koostöös H ankija juhtrühmaga kolm tundi teavitamisüritusest (teavitamiskeskkonna tutvustus); Pakkuja korraldab koostöös H ankijaga üritusele registreerimise, üritusest teavitamise, osalejate tagasiside andmise (vormid, korraldus, kokkuvõtete tegemine) ja ürituse jäädvustamise fotode abil. Pakkuja on kohustatud asutuste ülese teavitamiskeskkonda tutvustava animeeritud video materjali koostamisel ja teavitusürituse korraldamisel (päevakava, slaidipõhjade jm teavitusürituse materjalide kujundamisel) järgima EL struktuuritoetusele viitamise nõudeid. Pakkumuse sisu Tehnilisele kirjeldusele vastav pakkumus peab sisaldama selgelt eristatavaid osi, mis on pakkumuste hindamise ja võrdlemisel aluseks. Osad on: tegevusplaan: metoodika; tegevused ja etapid; P akkuja ja H ankija rollid ning nende eeldatav töömaht; sisendinfo ja tulemid; ajakava; riskid; pakkumuse maksumus (kogumaksumus). 5.1 Tegevusplaan Pakkuja esitab projekti tegevuste läbiviimise detailse ja loogilise ülesehitusega tegevusplaani. Pakkuja kirjeldab hetkeolukor d a ja oodatava mõõdetava lõpptulemi, sh protsesside kaardistamise, analüüsi, uuendamise ja protsesside kirjeldamise läbiviimise metoodikat ning meetodeid ning tegevuste läbiviimise plaani, ajakava, riskide haldamist ja maksumust. Pakkuja kirjeldab protsesside kaardistamise, analüüsi, uuendatud protsesside kirjeldamise metoodikat ning meetodeid, selgitab nende sobivust ja eeliseid antud hankelepingu täitmisel ning eesmärkide saavutamisel (eesmärkide ja tööde detailsem kirje ldus HD Lisa 1 punktides 3 ja 4 ), sh toob välja, mill iseid sisendinfo kogumise vorme (küsit lus, intervjuu, jälgimine vms) P akkuja kavatseb hankelepingu käigus kasutada ning põhjendab nende valikuid; kirjeldab dokumenteerimise põhimõtteid, mis vastab käesoleva dokumendi punktile 4.8., selgitab valmivate dokumendiliikide sisustruktuuri ja toob välja dokumentide planeeritava detailsustaseme ning põhjendab, kuidas dokumentatsiooni tulevikus kasutada ja hallata ning millist kasu on võimalik saavutada; kirjeldab pakutava projektijuhtimise, kvalitee dijuhtimise meetmed, kirjeldab Hankija ja P akkuja rollide jaotuse, kus on arvestatud punktis 3.4. toodud H ankija projektorganisatsiooni nägemust ning ülesannete jaotust . Tegevusplaan on jaotatud etappideks, etapid peavad kindlasti jagunema tegevusteks, mis toetavad etapi edukat teostamist. Tegevuskavas peab olema välja toodud vähemalt järgmised etapid: hetkeolukorra ( As-Is ) ning hetke- ja lähituleviku vajaduse kirjeldamine ja analüüs; asutuste ülese teavitamiskeskkonna (nii mobiilirakendus kui ka veebilahendus) oodatava esialgse mõõdetava lõpptulemuse kirjeldamine ( To-Be ); tehnilise lahenduse analüüs; mõjude analüüsimine; ülevaade teavitamiskeskkonda otseselt mõjutavast kehtivast õiguslikust regulatsioonist ning selle muutmisvajadusest; IT-arenduse projektiplaani ja projektimeeskonna kirjeldamine; projekti riskide analüüs ja nende maandamise meetmete koostamine; kui ärianalüüsi tulemusena selgub, et asutuste ülese teavitamiskeskkonna arenduse etapp on otstarbekas, siis jätkatakse sisendi koostamisega lähteülesandesse IT arenduse hankimiseks (eelanalüüsi dokumendi koostamine) ja prototüübi välja töötamisega, milliseks tuleks teavitamiskeskkond disainida. Misjärel viiakse läbi ka teavitustegevused. Juhtrühm langetab otsuse selle etapi läbiviimise põhjendatuse kohta. Valmib sisend lähteülesandesse IT arenduse hankimiseks. Prototüüp on välja töötatud nelja asutuse − PMA , TJA , KeA ja KKI − teenuse näitel, mis on oma olemuselt võimalikult erinevad (igast asutusest üks teenus); projekti käigu ja töö tulemite dokumenteerimine; tulemu ste tutvustamine ja esitlemine H ankijale. Tegevusplaani iga etapi juure s peab kirjeldama Pakkuja ja H ankija rolli ning eeldatava t töömah t u, sh: P akkuja selgitab hankelepingu täitmisel kasutatavate spetsialistide tööjaotust ja koormust; Pakkuja kirjeldab H ankija töökoormus t erinevates tegevusplaani osades. Tegevusplaanis peab välja tooma, millist sisendinfot on etapis/tegevuses vaja ning millised on vastava tegevusplaani osa teostamise järel valminud dokumendid või tulemid. Projekti tegevusplaan ja läbiviimise ajakava peab olema realistlik ning sisaldama tegevuste jaotust nädalate kaupa, sealhulgas: projekti ajakavas on arvestatud tööde vastuvõtmise tegevustega; han kelepingu täitmise tähtaeg on kolm kuud peale lepingu allkirjastamist ; projekti tegevusplaanis peab tegevuste lõikes olema välja toodud kavandatava tegevuse eeldatav maksumus. Riskide haldamine Projekti läbiviimisel tagab P akkuja ülesannete tähtaegse ja kvaliteetse täitmise vastavalt hankelepingule, projekti tegevusplaanile ning juhtrühma antud ülesannetele. Pakkuja ülesanne on projekti läbiviimise ja selle tulemite kvaliteedi tagamine ning võimalike riskide maandamismeetmete planeerimine ja rakendamine. Pakkuja kirjeldab pakutava hankelepingu täitmise ning hanke eesmärkide saavutamise tagamise riskide ning nende maandamise meetmed ning põhjendab nende mõju eesmärkide saavutamisele. Nõuded tulemuste vormistamisele ja esitlusele tulemused esitatakse analüüsina, mis vastab HD ülesande püstitusele; p rototüüp esitatakse osana analüüsist ning selles kajastuvad kõik analüüsi tulemusel arendatavad ekraanivaated ; H ankijale antakse üle analüüs pdf ja rtf formaadis ; töö tulemused kooskõlastatakse ja kinnitatakse tellijaga ning töö antakse tellijale üle ; töö teostamisel koostatakse kõik kirjalikud materjalid eesti keeles. ; kõik kirjalikud materjalid tuleb vastavalt EL struktuuritoetuse viitamise juhendile korrektselt tähistada. Täpsed nõuded ning stiilijuhised on kättesaadavad aadressil http://www.struktuurifondid.ee/public/teavitamine/Juhend_logo_kasutamine.pdf. Sümboolika paigu tus ja formaat tuleb eelnevalt H ankijaga kooskõlastada ; P akkuja ülesande ks jääb tulemuste tutvustamine H ankijale (lisaks teavitamisüritusele). Projekti maksumus Projekti eeldatav maksumus on kuni 3 0 900 eurot (käibemaksuta). Pakkumuse maksumus esitatakse eurodes ilma käibemaksuta ja ka koos käibemaksuga. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Lisa 1.1 Taustainfo Kodaniku suhtlemine riigiasutustega ja KOVidega leidude ja kaebuste edastamiseks, probleemide lahendamiseks ja ettepanekute tegemiseks on Eestis bürokraatlik, aeganõudev ning ebatäpne. Suur osa edastatud leidudest ja probleemidest on suunatud valele ametiasutusele. Olenevalt asutustes on umbes 5-15% kaebustest emotsioonipõhiselt edastatud ja sisutühjad, mistõttu tegelikult reageerimiseks vajadus puudub. A valikke teenuseid pakkuvatel asutustel puudub veebivaates kokkulepitud koht, mille kaudu ko danikud saaksid asutusi leida ning leidudest ja probleemidest teateid edastada. Asutuste ülese teavituskeskkonna arendamise eesmärk on: välja töötada dünaamiline asutuste ülene teavitamiskeskkond, mille kaudu kliendid saavad saata asutustele (riigiasutused, KOVid) teavet võimalike rikkumiste, kaebuste, leidude või ettepanekute kohta; optimeerida osalevate asutuste tööd, kuivõrd info rikkumise, kaebuse, leiu või ettepaneku kohta jõuab kiiremini adressaadini, mis annab võimaluse operatiivsemalt hinnata selle sisu, liiki ja tähtsust. See tõstab asutuste töö efektiivsust ja hoiab kokku kulusid; lihtsustada kodaniku probleemide kohta info edastamist ja vähendada riigiasutuste ja KOVide ning kodanike vahelist bürokraatiat; suurendada kodanike panust ühiskonnas turvatunde suurendamiseks, probleemide kiireks lahendamiseks ning avalike teenuste kvaliteedi tõusuks. Hetkeolukorra detailsem kirjeldus Puudub täpne ülevaade nii ametiasutuste kui klientide jaoks, kes milliste vähem tähtsate teadetega (mis ei lähe 112 alla ) tegeleb ning kelle valdkonda probleem kuulub. Reeglina on informatsioon kajastatud killustatult asutuste välisveebides erinevates rubriikides. Lisaks on kasutusel ka infotelefonid ja veebikeskkonnad ning publitseeritakse reklaammaterjale. Erinevate lähenemiste tõttu erinevates asutustes on hetkel võimatu anda täpset finantsilist ülevaadet, kui palju kulub igal asutusel info publitseerimiseks, haldamiseks, muudatuste tegemiseks ja tühjadele teadetele reageerimiseks. Samuti puudub riigiülene analüüs, kui palju ohukoldeid jääb likvideerimata, kuna info ei jõua kodanikelt piisavalt kiiresti vastutava asutuseni või vahel jäetakse reageerimata. Seega pole teada, milline on ametite ja riigi kulu tagajärgede likvideerimiseks. Võimalikku kulu võib arvutada näiteks PMA näitel, kus avaliku veebi, info ja kommunikatsiooni tegevused ning dokumendiregistri kaebuste osa haldamine annab ühe täiskohaga töötaja töökoormuse, kelle keskmine aasta palk koos maksudega on umbkaudu 20 868 eurot. Trükistele kuluv keskmine summa aastas on umbkaudu 5000 eurot aastas. Kui eeldada, et igas haldusalas on analoogsed ametikohad ja kulud, siis korrutades eelnevalt välja toodud summa asutuste arvuga (piloodis osalevate ametite arv) saame kuluks 83 472 eurot. Kui liita juurde infotelefoni kulu (PMAl seda pole) ja trükistele kuluvad vahendid, saame 88 472 eurot. Lisanduvad ka väljasõidukulud (hinnanguliselt PMAs jääb alla 5% aastas) . Riigis puudub täpne ja igal ajahetkel kergesti leitav ülevaade sellest, milline asutus milliste probleemidega tegeleb, kus need asutused asuvad ning milliseid info- ja teeninduskanaleid kasutades on võimalik nendega ühendust saada. Seetõttu jäävad paljud olulised teated, mis vajaksid riigi poolset sekkumist saatmata. Samuti puudub tagasisidestamise süsteem, mis samuti vähendab edastatud teadete arvu, et inimesed saaksid teada, mis nende teate tulemusel toimus. Samas on teateid saavad asutused koormatud ka asjaoluga, et osad teated on sisutühjad, emotsioonidel saadetud, kuid reageerima peab teadetele ühtemoodi . Loodava rakenduse kaudu saavad inimesed teha foto leiust koos koordinaatidega, saata see ametisse, kus saab anda kiiresti esmase hinnangu, kas on vajadus minna kontrollima või mitte (kas tegu rikkumisega või olulise infoga või mitte). Samuti hõlbustab rakendus kiiresti tuvastada, kellele on vastav teade vaja saata (tihtilugu ei teata, kelle poole pöörduda, kui oled midagi avastanud). Rakendus aitab kaardirakenduse põhiselt leida üles kõik riigi ja KOV asutused. Projekti järgmises etapis soovitakse liita rakendusse kõik ametid ja inspektsioonid. Teises etapis soovitakse koostada tagasiside andmise keskkond, kus klient saab anda hinnangu tarbitud teenusele. Arendus on seotud järgmiste infosüsteemidega: kaardirakendus, asjaajamine (WDT), M aaeluministeerium kliendiportaal, registrite süsteem PMAIS, välisveeb, siseveeb, kontaktandmete baas, andmevahetuse süsteemid. Teavituskeskkond on kavandatud täiendava infoedastuskanalina olemasolevatele dokumendi- ja andmehaldussüsteemidele. Teavitamiskeskkond eeldab muuhulgas haldus- ja väärteomenetlusele sätestatud regulatsiooniga ja valdkondliku eriõigusega sobitumist, samuti kehtivate menetlusreeglitega kooskõlla viimist. Erinevates riikides ja Eestis on loodavale teavitamiskeskkonnale sarnaseid rakendusi (mõned näited): Soome rakendus: http://forumvirium.fi/ ; SAP: http://www.sap.com/latvia/pc/tech/mobile/software/industry-apps/citizen-reporting-app/index.html ; Boston: http://www.cityofboston.gov/doit/apps/citizensconnect.asp ; Philadelphia: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.publicstuff.philadelphia ; Meporter http://www.meporter.com/ ; www.Ushahidi.com ; Citizen OS: https://citizenos.com/ ( https://www.arenguidee.ee/ideas/291-kogukondlik-eotsustamise-platvorm-citizen-os ) ; Lätlaste mobiilirakendus "Vides SOS" (Keskkonna SOS): http://www.videssos.lv/ ja https://www.youtube.com/watch?v=Oo34hLfKeZg ; Soome 112: http://www.digia.com/fi/112suomi/ ; RIA ja TTÜ ühisprojekt virtuaalne situatsiooniruum KSR, mis asub RIA kodulehel: Community Tools: http://communitytools.info/et ; Anna teada: http://kov.riik.ee/annateada/ ; www.riigipilt.ee ; www.opensource.ee ; www.positium.ee . Järgnevalt on välja toodud üks näidisjuhtum probleemi ilmestamiseks (kaanteta kaevud, PMA), mille tuvastamisel oleks kodanikul võimalik vastutavat asutust koheselt teavitada (asutuste ülese teavitamiskeskkonna kaudu). Paljude maaomanike maadel (maatulundusmaal) on teostatud maaparandustöid ja ehitatud maaparandussüsteeme. Maaparandussüsteemi korrasoleku eest vastutab maaomanik või –valdaja, kes ei tohi tekitada kahju (kas siis süsteeme korrastades või ka korrastamata jättes) teistele isikutele. Ohtlikuks rajatiseks on põllumaadel ja teede ääres kujunenud drenaažikaevud, mille koguarv nt Valgamaal on 4653 (kokku u. 100 000). Pealmised kaevurakked on sageli kadunud, kaaned katki või kaevudelt eemaldatud. Lahtisesse kaevu on kukkunud loomi ja inimesi, sinna satub prahti ja pinnast, maaharimisel ka tehnikat. 2012.a korrastati ja kaanetati Valgamaal riigimaanteede ääres 60 maaparanduskaevu. PMA teostab riiklikku järelevalvet maaparandushoiu nõuete täitmise üle ja igal aastal kontrollitakse kaevude korrasolekut. Maaomaniku kohustus on katta kaevud kaantega ja paigaldada tähis, millega on loodud eeldused maaparandussüsteemi toimimiseks. Järgneval joonisel on ülevaade Valga keskuse kaevude kihist (asukohaga Piiri küla, Hummuli vald, Valgamaa). Joonisel on rohelised kaevud kaanetatud (korrastatud) ja punased on üle vaatamata. Juurde on lisatud transpordimaa katastrikiht (teede äärsete ohtlike kaevude määramiseks) ja riigi maanteed. Lisa 4 Teostatud tööde üleandmise ja vastuvõtmise akt hanke n 170367 raames Teostatavate tööde nimetus: „ Asutuste ülese teavitamiskeskkonna ärianalüüs “ Tööde teostaja üldandmed : Tööde teostaja ärinimi: Tööde teostaja registrikood: Tööde teostaja juriidiline aadress: Tööde teostaja poolse kontaktisiku nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, telefoninumber): Tööde kogumaksumus (moodustub allpool väljatoodud tööde maksumustest): Tööde maht tundides Tunnihind eurodes M aksumus eurodes (KMiga ja KMita) 1. (näit) Hetkeolukorra (As-Is) ning hetke- ja lähituleviku vajaduse kirjeldamin e ja analüüs 2. (näit ) Asutuste ülese teavitamiskeskkonna oodatava mõõdetava lõpptulemuse kirjeldamine (To-Be) 3. (näit ) Tehnilise lahenduse analüüsimine, kirjeldamine. 4. (näit) Asutuste ülese teavitamiskeskkonna lõpptulemi mõju analüüsimine 5. (näit) Kehtiva õigusliku regulatsiooni analüüsimine 6. (näit ) Projektiplaani ja projektimeeskonna kirjeldamine, tulemuste tutvustamine, intervjuude läbiviimine 7. (näit ) Projekti riskide analüüs ja riskide maandamise meetmete kirjeldamine Pakkumuse maksumus (punktid 1-7) 8. (näit) Sisend IT arenduse hankimiseks ja prototüübi välja töötamine. Teostatakse ainult juhul, kui eelneva ärianalüüsi tulemina selgub, et teavitamiskeskkonna arendusetapp on otstarbekas. Juhtrühm teeb sellekohase otsuse. 9. (näit) Teavitamiskeskkonna teavitustegevus – 3 minuti pikkune käsitsi joonistatud asutuste ülese teavitamiskeskkonda tutvustav animeeritud video . Teostatakse ainult juhul, kui eelneva ärianalüüsi tulemina selgub, et teavitamiskeskkonna arendusetapp on otstarbekas. Juhtrühm teeb sellekohase otsuse. 10. (näit) Teavitamiskeskkonna teavitustegevus – tea vitusüritus 40-le inimesele Tallinnas. Teostatakse ainult juhul, kui eelneva ärianalüüsi tulemina selgub, et teavitamiskeskkonna arendusetapp on otstarbekas. Juhtrühm teeb sellekohase otsuse. Pakkumuse kogumaksumus (punktid 1-10) Teostatud tööde kirjeldus: Tööd on teostatud täies mahus hanke nr ………… raames ning vastavad Lisa 1 punktile 4.8. „Dokumenteerimise tehnilise töö teostamine ja analüüsi dokumendi koostamine“. Tööde vastuvõtjale anti teise etapi lõpul üle järgmised andmefailid : Kõik kirjalikud materjalid on koostatud eesti keeles. Töö on tähistatud vastavalt EL struktuuritoetuse viitamise juhendile ( kättesaadavad aadressil: http://www.struktuurifondid.ee/nouded-avalikustamisele/ ) Poolte allkirjad: Tööde vastuvõtja Tööde üleandja Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Allkirjastatud digitaalselt Allkirjastatud digitaalselt Mari Mägi Mihkel Lauk Vastutav isik Vastutav isik