KÄSKKIRI
03.02.2026 nr 5
Teabehalduse korra kinnitamine
Sotsiaalministri 01.03.2024 käskkirja nr 24 „Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse põhimääruse
kinnitamine“ punkt 25 alapunktide 4- 5 alusel:
1. Kinnitan Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse teabehalduse korra koos lisadega
(lisatud);
2. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 05.09.2024
käskkirja nr 52 "Asjaajamiskord“;
3. Tunnistan kehtetuks Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse direktori 24.10.2024 nr 63
„Asjaajamiskorra muutmine“.
(allkirjastatud digitaalselt)
Tanel Tera
Äriteenuste osakonna juht direktori ülesannetes
Teabehalduse kord
Lisa 1
Muudatuste haldus
Muudatus Muudatuse sisu
Pealkiri „Asjaajamiskord“ nimetatakse ümber Muutmisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse
„Teabehalduse kord. 25.05.2017. a määrusest nr 88 „Teenuste
Tekstis muudetakse läbivalt sõna asjaajamiskord korraldamine ja teabehalduse alused“.
sõnaga teabehalduse kord. Teabehaldus on laiem, tegevus kui asjaajamine.
Asjaajamine tegeleb vastavalt
dokumendihaldusega ning teabehaldus
reguleerib asutuse teabe haldamise, jagamise ja
vahetamisega kõigis infosüsteemides ja
andmekogudes. Teabehalduse alategevused on
andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus
sise- ja välisveebis ning teabele juurdepääsu ja
teabe kaitse korraldamine.
Peatükki 1. Reguleerimis- ja kohaldamisala Punktidega täpsustatakse teabehalduse
täiendatakse punktidega 1.2. – 1.4 järgmises valdkonna mõisteid ja eesmärgid..
sõnastuses:
„1.2. Teabehaldus – tegevus, mis toetab TEHIK
eesmärkide saavutamist teabe haldamise, jagamise
ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja
andmekogudes. Teabehalduse alategevused on
andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja
välisveebis ning teabele juurdepääsu ja kaitse
korraldamine.
1.3. Dokumendihaldus –tegeleb dokumentide
loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning
eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjamisega, sh
organisatsiooni tegevust ja toiminguid kajastava
tõestusmaterjali ja info dokumendisüsteemi
hõlmamise ning dokumentidena alalhoidmisega
1.4. Asjaajamine - dokumentidega tehtavad
toimingud, millega tagatakse dokumentide
autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja
kasutatavus.“.
Peatükis 2 Asjaajamise üldpõhimõtted tehakse Punktis 2.11 täpsustatakse sekretär-
järgmised muudatused ja täiendused: personalispetsialisti valdkondi. Teabehalduse
Punkti 2.11 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt: valdkonnas vastutab sekretär asjaajamise ja
„Dokumendihalduse ja arhiivitöö korraldamise eest arhiivitöö korraldamise eest.
vastutab sekretär-personalispetsialist. Jira TEHIK Lisaks asendatakse korras läbivalt sõna sekretär
Kasutajatugi (TKT) projekti pöördumiste haldamise sõnaga sekretär-personalispetsialist.
eest vastutab kasutajatoe tiimi juht“. Punktid 2.16. ja 2.17 reguleerivad välisveebi
koordineerimist.
Peatükki täiendatakse punktidega 2.16.-2.4. millega Punkt 2.18. reguleerib siseveebi haldust
lisatakse erinevate keskkondade haldamise Punktid 2.19 – 2.22. reguleerivad Confluence
regulatsioon. keskkonna haldust.
2
Punk 2.23 reguleerib TEHIK hallatavate
infosüsteemide teabehaldust ja punkt 2.24
täpsustab isikuandmetega seotud teabehalduse
alused.
Korra peatükiga 4 muudetakse termin Liigitusskeemi termini kasutuselevõtmisel on
dokumentide loetelu sõnaga liigitusskeem. Läbivalt lähtutud SOM haldusala teabehalduse nõukogu
asendatakse termin „dokumentide loetelu“ sõnaga ettepanekust, et ühtlustada haldusalas
„dokumentide liigitusskeem“. Täpsustatakse kasutatavaid termineid ning arhiiviseaduse § 6
liigitusskeemi eesmärk. sätestatud mõistest.
Punkti 7.5.2. täiendatakse lausega „Seifis Täpsustatakse, mis tüüpi dokumente hoitakse
säilitatakse asutuse siseseks kasutamiseks seifis.
määratud paberdokumente“
Punkti 7.5.4 muudetakse ja sõnastatakse järgmiselt Täpsustatakse seifis hoitavate dokumentide
„Seifis säilitatavate dokumentide juurde haldamist
koostatakse register milles märgitakse dokumendi
nimetus, pöörduja andmed, Delta sarja kuuluvus,
vastutav töötaja ja määratud juurdepääsupiirang
koos alusega.“
Punkti 8.4 täiendatakse lausega „Tööülesande täitja Täpsustatakse täitja vastutust
koordineerib asja lahendamist ja vastutab
lahendamise eest.
Punkti 18. 6 muudetakse ning ametikoht
sisekommunikatsiooni juht asendatakse sõnaga
sisekommunikatsiooni eest vastutavale isikule.
Punkti 9.2. täiendatakse lausega „Registreeritud Täpsustatakse vastamise tähtaja
teabenõuete, märgukirjade ja selgitustaotluste pikendamisega seotud tegevusi
juurde tuleb teha eraldi täitmismärge või teavitus dokumendihaldussüsteemis.
lisada registreeritud dokumendi juurde, kui
pöördujat on vastamise tähtaja pikendamisest
teavitatud. „
3
Peatükis 11. Teabele juurdepääsupiirangu Täpsustatakse mõistet „asutusesiseseks
kehtestamine tehakse järgmised täiendused. kasutamiseks“ .
Punkti 11.1. täiendatakse mõistega
„Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave on Lisatakse säte, mille kohaselt
11.1.1. teave, mille asutus on kohustatud avaliku juurdepääsupiirangu osas otsused teeb töötaja,
teabe seaduse kohaselt tunnistama kes vastutab dokumendi sisu eest.
asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud Lisatakse kohustus, et töötaja, kes töötleb
teabeks; juurdepääsupiiranguga dokumenti, kohustub
11.1.2. teave, mida sisaldavad dokumendid, mis tagama dokumendi kaitse kolmandate isikute
dokumendihaldussüsteemis on tähistusega eest.
„AK“ (asutusesiseseks kasutamiseks);
Punktidega 11.6. ja 11.7. täpsustatakse
juurdepääsupiiranguga dokumentide
töötlemise tingimusi järgmiselt:
11.6. Dokumendile juurdepääsupiirangu
seadmise, pikendamise või kehtetuks
tunnistamise otsustab dokumendi sisu eest
vastutav töötaja sisust lähtudes.
11.7. Juurdepääsupiiranguga dokumenti töötlev
töötaja on kohustatud rakendama
abinõusid, et dokument ei satuks kõrvaliste
isikute kätte või selles olev teave ei saaks
neile teatavaks.
Punkti 13.1 täiendatakse lausega „Riigihankelepingu Täpsustus, et riigihankelepingute sõlmimisel
ettevalmistamine toimub vastavalt hankekorrale.“ tuleb lähtuda hankekorrast
Punkti 13.2. täiendatakse teise lausega „Lepingu Kohustus määrata Deltas lepingu kehtivuse
registreerimisel tuleb lisada lepingu kehtivuse aeg, et tagada parem ülevaade lepingute
tähtaeg, kui leping on tähtajatu siis tuleb valida kehtivustest.
kehtivuseks tähtajatu.“
Punkti 13.3. täpsustatakse ja lisatakse lepingu eest Täpsustatakse, kes vastutab Deltas lepingute
vastutava isiku kohustus. Lepingu Deltas vormistamise eest.
registreerimise eest vastutab lepingu eest vastutav
isik.
Punktis asendatakse termin „andmete omanik“
terminiga „vastutav töötleja“
Punkti 13.6 täiendatakse lepingu allkirjastamise Leping allkirjastatakse koos lisadega. Lisana ei
tingimusega „Leping allkirjastatakse koos lisadega. pea üle allkirjastama pakkumust, mille pakkuja
Hankelepingu puhul ei lisata allkirjastatava lisana esitas allkirjastatuna hankemenetluses.
pakkumust.
4
Punkti 13.8. täiendatakse sõnaga Selguse mõttes on lisatud, et liidestuslepingud,
„Tervishoiuteenuse osutajatega sõlmitavad“ mis sõlmitakse tervishoiuteenuse osutajatega
allkirjastab kasutajatoe spetsialist.
Lisatakse p 13.9 Töölepingute ettevalmistamine Sätestatakse töölepingu ja selle lisade
toimub RTIPis. Töölepingud ja sellega seotud menetlemise tingimused
dokumendid registreeritakse RTIPis. Töölepingu ja
sellega seotud dokumentide registreerimise eest
vastutab sekretär- personalispetsialist. Töölepingud
allkirjastatakse RTIPis. Töölepingu allkirjastab
direktor enne teisele poolele allkirjastamiseks
edastamist.
Täpsustatakse peatükki 14 Arvete menetlemine. Täpsustatakse, et hankelepingu või tellimuse
Punkti 14.2. täiendades lausega „Arved tuleb ees vastutav isik kontrollib akti vastuvõtmisel
menetleda igapäevaselt, kuid mitte hiljem kui 3 selle vastavust arvele ja kas viide riigihankele on
tööpäeva jooksul.“ korrektne.
P 14.3 kohaselt hankelepingu või tellimuse eest Üksuse eelarve eest vastutav isik on vastavalt
vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele ning kas tiimi valdkonna juht, kes vastutab eelarve ja
viidet riigihankele Akti lisab e-arvete keskkonda tööplaani täitmise eest.
RTK raamatupidaja. Toitlustusega seotud arve
juurde lisab tellimuse või hankelepingu eest
vastutav isik osalejate nimekirja.
Punkt 14.4. sätestab, et eelarve rea eest vastutav
isik kontrollib ja vajadusel lisab kulukohad.
Punkti 14.5. kohaselt veendub üksuse eelarve eest
vastutav isik, et tehtud kulutus on kooskõlas üksuse
eelarves ja tööplaanis planeeritud tegevustega.
Punktis 15.1.2. täpsustatakse, et tasustamisega Personalikäskkirjade vormistamine toimub
seotud personalikäskkiri vormistatakse RTIPis. riigitöötaja portaalis, kus hoitakse isikuga
seotud käskkirju
Punkti 15.8. täiendatakse lausega „Käskkirja Muudatusega tagatakse Deltas selgus, millised
muutmisel või selle kehtetuks tunnistamisel tuleb käskkirjad on kehtivad ja millised on kehtivuse
Deltas märkida käskkirja kehtetuse kanne lahtrisse kaotanud.
„Viide muutmise või kehtetuks tunnistamise
käskkirjale“.
Punkti 15.9. täiendatakse lausega „Üldkäskkirjaga Eesmärk tagada selgus, kelle kohustus on
kinnitatud kordade ja juhendite puhul tuleb lisada tagada regulatsiooni kaasaegsus ja asjakohasus
deltasse korra ja juhendi eest vastutav töötaja.“
5
Punkti 16.6. täpsustatakse „Protokoll koostatakse Täpsustatakse protokolli menetlemist Deltas
deltas. TEHIK töötajad kooskõlastavad protokolli
deltas. Teistele koosolekul osalejatele saadetakse
protokoll kooskõlastamiseks delta vahendusel.“
Punktis 18.5. täpsustatakse vahetu juhi Vahetu juht kohustub ringkäigulehel kinnitama,
kohustustega. et töötaja on üle andnud pooleliolevate tööde
nimekirja (seal hulgas pooleliolevad Jira piletid);
määranud e-posti automaatvastuses asendaja,
kelle poole pöörduda.
6
Teabehalduse kord
Sisukord
I ÜLDNÕUDED ..................................................................................................................................6
1. Reguleerimis- ja kohaldamisala .............................................................................................. 7
2. Teabehalduse üldpõhimõtted ................................................................................................ 7
II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE..........................................................................9
3. Dokumendi vormistamine ......................................................................................................9
4. Liigitusskeem .............................................................................................................................9
5. Dokumendi kuupäev ............................................................................................................ 10
6. Dokumendi adresseerimine .................................................................................................. 10
III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE ............................................................................................ 10
7. Dokumendi registreerimine .................................................................................................. 10
IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE ................................................................................................. 11
8. Dokumendi menetlemine ..................................................................................................... 11
9. Dokumendi täitmise tähtaeg ................................................................................................ 12
10. Dokumendi koostamine ....................................................................................................... 13
11. Dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamine ................................................................ 13
12. Teabenõude menetlemine ................................................................................................... 14
13. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine ........................................ 15
14. Arve menetlemine ................................................................................................................ 16
15. Käskkirja menetlemine ......................................................................................................... 16
16. Protokollide menetlemine .................................................................................................... 17
17. Projekti dokumentatsiooni menetlemine ............................................................................. 18
V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE....................................................................................................... 18
18. Asjaajamise üleandmise vormistamine ................................................................................... 18
VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE ......................................................................... 19
19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine .......................................................... 19
20. Lisad ....................................................................................................................................... 19
7
I ÜLDNÕUDED
1. Reguleerimis- ja kohaldamisala
1.1. Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (edaspidi: TEHIK) teabehalduse kord (edaspidi
kord) kehtestab teabehalduse ja dokumendihalduse korraldamise menetlemise,
juurdepääsude põhimõtted ja nõuded TEHIKus.
1.2. Teabehaldus – tegevus, mis toetab TEHIK eesmärkide saavutamist teabe haldamise,
jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes. Teabehalduse
alategevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning
teabele juurdepääsu ja kaitse korraldamine.
1.3. Dokumendihaldus –tegeleb dokumentide loomise, saamise, alalhoidmise, kasutamise ning
eraldamise tõhusa ja süstemaatilise ohjamisega, sh organisatsiooni tegevust ja toiminguid
kajastava tõestusmaterjali ja info dokumendisüsteemi hõlmamise ning dokumentidena
alalhoidmisega
1.4. Asjaajamine - dokumentidega tehtavad toimingud, millega tagatakse dokumentide
autentsus, usaldusväärsus, terviklikkus ja kasutatavus.
1.5. Kord ei reguleeri salastatud teabekandjate registreerimist, edastamist ega muul viisil
töötlemist.
1.6. Hankedokumentide ettevalmistamisel lähtutakse TEHIKu hankekorrast. Hankekorras
reguleerimata küsimustes lähtutakse teabehalduse kord
1.7. TEHIKu dokumendihaldust korraldab tugiteenuste osakond.
2. Teabehalduse üldpõhimõtted
2.1. TEHIK loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Vajadusel võib
elektroonilise dokumendi koopia väljastada paberil.
2.2. Elektrooniline dokument edastatakse adressaadile asutuste vahelise dokumendivahetuskihi
(edaspidi: DHX) või e-posti teel. Paberkandjal dokument edastatakse adressaadile
postiteenuse osutaja või kulleri vahendusel, lähtudes dokumendis sisalduvast
informatsioonist.
2.3. Dokumendid vormistatakse:
2.3.1.„raleway“ kirjastiilis,
2.3.2. püstkirjas,
2.3.3. rööpjoondusega,
2.3.4. tähesuurusega 11,
2.3.5. reavahega 1,15.
2.4. Dokumendid menetletakse dokumendihaldussüsteemis Delta (edaspidi: Delta), mis asub
veebilehel: https://delta.tehik.ee.
2.5. Deltale on juurdepääs kõikidel töötajatel. Juurdepääsud dokumendisarjadele antakse igale
töötajale tema töökoha põhiselt. Põhjendatud vajadusel võib anda Delta juurdepääse TEHIKu
välistele isikutele vastavalt juurdepääsu vajadusele. Juurdepääsu ajakohasuse tagab
juurdepääsu taotlenud TEHIKu töötaja või tema vahetu juht. Töötaja vahetu juht tagab, et
sekretär-personalispetsialisti teavitatakse töötaja juurdepääsu vajaduse muutumisest.
2.6. Delta pidamisega tagatakse:
2.6.1. dokumentide koostamine, registreerimine, arvestus ja väljasaatmine;
8
2.6.2. dokumentide leidmine liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise või väljasaatmise aja,
väljaandja, pöörduja, sarja või muude tunnuste kaudu;
2.6.3. dokumentide säilitamine ja arhiveerimine ning hävitamine.
2.7. IT teenuse osutamiseks registreeritakse ja menetletakse isikute pöördumised sõltumata
nende sisust ja liigist IT teenuste haldamise infosüsteemis Jira (edaspidi: Jira), mis asub
veebilehel: https://smjira.sm.ee. Jiras hallatakse pöördumisi, mis on laekunud TEHIKu
kasutajatoele või neile menetlemiseks edastatud. Jira pöördumiste menetlemine ja
säilitamine toimub kooskõlas infosüsteemi „Jira“ pidamise korraga..
2.8. Delta andmed ja dokumendid on avalikud õigusaktis sätestatud ulatuses. Juurdepääs neile on
tagatud TEHIKu veebilehel leitava lingi kaudu.
2.9. Deltas säilitatakse dokumente vastavalt lisas 1.1 „Dokumentide liigitusskeem“ kehtestatud
säilitamise tähtajani. Tähtaja möödudes dokumendid kustutatakse.
2.10. Teavet menetletakse ja säilitatakse ka riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP), Jiras, e-
arvete keskkonnas, tööandja poolt aktsepteeritud sporditoetuste või tervisekindlustuse
haldamise süsteemis.
2.11. Dokumendihalduse ja arhiivitöö korraldamise eest vastutab
sekretär-personalispetsialist. Jira TEHIK Kasutajatugi (TKT) projekti pöördumiste haldamise
eest vastutab kasutajatoe tiimi juht.
2.12. Sekretär-personalispetsialist ei vastuta dokumendi sisulise ega tähtaegse täitmise eest, välja
arvatud dokumendid, mille täitjaks ta on määratud.
2.13. TEHIKu asjaajamisperiood on kalendriaasta.
2.14. TEHIKu ametlik e-posti aadress on
[email protected]. TEHIK võtab seoses IT teenuse
osutamisega vastu pöördumisi ka kasutajatoe e-posti aadressil
[email protected].
2.15. TEHIKu välisveeb asub aadressil www.tehik.ee.
2.16. Välisveebi peakasutaja ning sisuhalduse korraldaja on kommunikatsioonijuht.
Kommunikatsioonijuht tagab välisveebi keskkonna toimimise, arendamise ning õiguste
haldamise koostöös veebide tiimiga. Kommunikatsioonijuhi pädevuses ja vastutuses on
välisveebi struktuuri ja sisu vastavuse kontroll ning ilmnenud puuduste kõrvaldamine
koostöös valdkonnajuhtidega, samuti töötajate juhendamine välisveebi kasutamisel.
2.17. Välisveebi sisu haldamisel tagatakse avaldatud teabe ajakohasus ning aegunud teave
eemaldatakse. Eemaldatud teave arhiveeritakse mitteavalikus vormis, tagades vajadusel
hilisema juurdepääsu. Arhiveeritud sisu säilitatakse kuni kolm aastat, mille järel see
kustutatakse, välja arvatud juhul, kui selle säilitamiseks on õiguslik või muu õigustatav
vajadus.
2.18. TEHIKu siseveeb asub aadressil https://siseveeb.tehik.ee/. Siseveebis avaldatakse
töökorralduslike juhendeid ja kordasid ning töötajatega seotud teavet. Siseveebis
kajastatava info õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab vastava valdkonna tiimijuht.
2.19. TEHIKu pakutavate teenuste ja projektidega seotud tööalane teave kajastatakse Confluence
keskkonnas, mis asub aadressil wiki.sm.ee.
2.20. Confluence keskkonnale võimaldatakse ligipääs kõikidele TEHIKu töötajatele
vajaduspõhiselt.
2.21. Confluence keskkonnale juurdepääsude haldamist koordineerib kasutajatoe tiim.
2.22. Confluence keskkonda sisestatud info õigsuse ja ajakohasuse eest vastutab andmed
sisestanud töötaja, kui alalehele ei ole määratud konkreetset vastutajat.
2.23. TEHIKu hallatavate infosüsteemidega seonduv teabehaldus on reguleeritud vastava
infosüsteemi põhimääruses.
9
2.24. Isikuandmetega seotud teabehaldus on toodud isikuandmete töötlemistoimingute registris,
mis asub Jiras. Isikuandmete töötlemise registrisse info edastamine toimub vastavalt
Isikuandmete töötlemise korrale.
II ÜLDNÕUDED DOKUMENTIDE MENETLEMISELE
3. Dokumendi vormistamine
3.1. Dokument on mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mille on loonud või saanud TEHIK
või TEHIKu töötaja töö käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või
tegevuse tõestamiseks ning mis võib kaasa tuua kohustusi TEHIKule.
3.2. Dokument koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides, standardites ja käesolevas
korras ettenähtud nõuetele. Dokumendi tekst peab olema keele ja stiili poolest korrektne,
üheselt arusaadav, viisakas, võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normidele.
3.3. Dokument vormistatakse Deltas vastavalt dokumendi liigile kehtestatud dokumendimallil.
Dokumendimallil on toodud dokumendi kohustuslikud elemendid.
3.4. Dokumendi tähtaegse menetlemise eest vastutab täitjaks määratud töötaja. Kaastäitjaks
määratud töötaja vastutab temalt oodatava sisendi õigeaegse andmise eest.
3.5. Dokumendi pealkiri Deltas peab olema dokumendi sisu edasiandev ja informatiivne ning
tagama Delta otsingus kerge leidmine (nt Töökorralduse reeglite kinnitamine; „Hankeleping
„Hanke nimetus“, „Vastus selgitustaotlusele X.X“; „Andmevahetuse kokkulepe asutus-
TEHIK“). Pealkirjas vältida esimesena sõnade Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse või
TEHIK kasutamist.
3.6. Deltasse lisatud faili nimi peab olema arusaadav, pealkirjaga seostatav ja võimalikult lühike.
3.7. Asutuste ja isikutega peetavas kirjavahetuses, sh selgitustaotlusele või märgukirjale
vastamisel on TEHIKu esindamise õigus valdkonna eest vastutaval töötajal, kui direktor või
töötaja vahetu juht ei ole määranud teisiti.
3.8. Andmekaitsealase kirjavahetuse pidamisel on TEHIKu esindamise õigus
andmekaitseametnikul.
3.9. Tervishoiuteenuse osutajate ja muude tervishoiuasutustega sõlmitavate liidestuslepingute
koostamise ja allkirjastamise õigus on kasutajatoe spetsialistil.
3.10. Kasutajatoele saabunud või menetlemiseks edastatud pöördumistele vastab kasutajatoe
spetsialist, olles saanud selleks vajaliku sisendi valdkonna eest vastutavalt töötajalt.
Kasutajatoe poolt töötajale suunatud pöördumisele tähtaegse ja korrektse sisendi andmise
eest vastutab töötaja, kellele see on suunatud. Kui tegemist ei ole õige adressaadiga, peab
töötaja sellest esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui kahe tööpäeva jooksul kasutajatuge
informeerima.
3.11. Direktor allkirjastab dokumendi, kui sellega antakse õigusi, võetakse kohustusi, kui
kirjavahetus omab õiguslikke tagajärgi või kui allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist.
4. Dokumentide liigitusskeem
4.1. Liigitusskeem on asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning raamistik
tema dokumentide hõlmamisel ja haldamisel ning arhiivi moodustamisel. Dokumentide
liigitusskeem on kehtestatud käesoleva korra lisas 1.1.
4.2. Dokumentide liigitusskeemi muudetakse, kui on vaja luua või kustutada dokumendi sari.
10
5. Dokumendi kuupäev
5.1. Dokumendi kuupäev on:
5.1.1. õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;
5.1.2. protokolli puhul koosoleku toimumise kuupäev;
5.1.3. lepingu allkirjastamise kuupäev (viimasena allkirjastava poole digiallkirjastamisest);
5.1.4. saabunud kirja, taotluse, teabenõude Deltas või Jiras registreerimise kuupäev;
5.1.5. kirja väljasaatmise või allkirjastamise kuupäev.
5.2. Digitaalselt allkirjastatud dokumendi puhul on dokumendi kuupäev ja kellaaeg dokumendile
antud digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. Kui dokumendi allkirjastab mitu isikut,
on dokumendi allkirjastamise kuupäev ja kellaaeg viimase allkirja andmise kuupäev ja
kellaaeg.
6. Dokumendi adresseerimine
6.1. Dokumendi adressaat on isik, kellele dokument edastatakse. Posti teel saadetavale
dokumendile märgitakse adressaadi postiaadress.
6.2. E-posti teel väljasaadetavale dokumendile ja Delta metaandmetesse märgitakse adressaadi
nimi või nimetus ja e-posti aadress.
6.3. Kui sama dokument on suunatud üheliigilistele asutustele, võib adressaadid üldistada.
III DOKUMENTIDE REGISTREERIMINE
7. Dokumendi registreerimine
7.1. TEHIKu e-posti aadressile (
[email protected]), DHXi, tähitud posti või kulleriga saabunud
dokumendi registreerib sekretär-personalispetsialist Deltas hiljemalt selle saabumisele
järgneval tööpäeval ja suunab täitmiseks.
7.1.1. Kui dokument saabub töötaja e-posti aadressile, registreerib töötaja dokumendi
Deltas ise või edastab selle registreerimiseks sekretär-personalispetsialistile.
7.1.2. Deltas registreerimise järgselt e-postile saadetud dokument kustutatakse.
7.2. Kasutajatoe e-posti aadressile saabunud pöördumise registreerib Jira automaatselt.
7.3. Saabunud dokumendil kontrollitakse vorminõuete täitmist, sealhulgas adressaadi
olemasolu ning vajadusel isikusamasuse tuvastamise võimalikkust ning selgitatakse, kas
dokument on terviklik.
7.4. Kui saabunud dokumendis esineb täitmist takistavaid puudusi, määratakse pöördujale
tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks, selgitades, et puuduste kõrvaldamata jätmisel ei ole
võimalik dokumenti täita. Tähtajaks puuduste kõrvaldamata jätmisel on õigus jätta
dokumendile vastamata, kui puuduste tõttu ei ole vastamine võimalik.
7.5. Saabunud dokumendi digitaliseerib ja registreerib Deltas sekretär-personalispetsialist.
7.5.1 Dokument säilitatakse Delta vastavas sarjas lähtudes selle sisust.
7.5.2 Paberdokument hävitatakse pärast digitaliseerimist või säilitatakse selle originaal
vastavalt lisale 1.1. Seifis säilitatakse asutuse siseseks kasutamiseks määratud
paberdokumente, millele on ligipääs üksnes tööülesannete täitmiseks selleks volitatud
töötajatel.
7.5.3. Põhjendatud juhul on võimalik jätta dokument digitaliseerimata selle sisu äärmise
tundlikkuse tõttu AvTS § 35 lg 1 punkti 9, dokumendi kvaliteedi või muu taolise objektiivse
põhjuse alusel. Sellise dokumendi kaaskiri või selle puudumisel dokumendi esileht
11
registreeritakse Delta vastavas sarjas koos märkega dokumendi seifis säilitamise kohta.
Põhjendatud juhu hindamise eest vastutab töötaja, kelle vastutusel on dokument Deltas
registreeritud.
7.5.4. Seifis säilitatavate dokumentide juurde koostatakse register milles märgitakse
dokumendi nimetus, pöörduja andmed, Delta sarja kuuluvus, vastutav töötaja ja määratud
juurdepääsupiirang koos alusega. Dokumendid peavad olema järjestatud vastavalt registrile
ning sekretär-personalispetsialist tagab dokumentide säilitamise vastavalt
asjaajamiskorrale.
7.5.5. Säilitustähtaja möödumisel dokumendid hävitatakse.
7.5.6. Muus osas lähtutakse dokumentide säilitamisel korra üldsätetest. Säilitustähtaja
ületanud dokument kustutatakse/hävitatakse koheselt kuid mitte hiljem kui säilitustähtajast
on möödunud kaks kuud.
7.6. Kui paberkandjal allkirjastatud dokument lisatakse Deltasse või loodud dokument
allkirjastatakse paberkandjal, vastutab dokumendi looja elektroonilise dokumendi ja
paberkandjal allkirjastatud dokumendi samasuse eest.
7.7. Dokumendi kohta registreeritakse Delta metaandmetes dokumenti kirjeldavad andmed.
7.8. Vastavalt dokumentide liigitusskeemile moodustub registreerimisel dokumendi viit sarja (ja
allsarja) tähisest, asja numbrist dokumendihaldussüsteemis või funktsiooni (ja
allfunktsiooni) tähisest ning dokumendi järjekorranumbrist.
7.9. Dokumendi registreerimisel luuakse dokumendi viit automaatselt. Vastusdokumendid
lisatakse Deltas algdokumendi vastusena.
7.10. Eriliigiliste isikuandmetega dokumentide edastamisel need krüpteeritakse adressaadi
isikukoodile ja TEHIKuU registrikoodile.
7.11. Kui andmemahu tõttu ei ole Delta kaudu võimalik andmeid edastada, kasutatakse andmete
edastamiseks TEHIK Nextcloud keskkonda.
IV DOKUMENTIDE MENETLEMINE
8. Dokumendi menetlemine
8.1. Dokumendi menetlemine toimub üldjuhul Deltas. Deltas on kohustuslik menetleda
dokumente, mis võivad TEHIKule kaasa tuua õiguslikke või majanduslikke tagajärgi.
Dokumendi menetlemisena käsitletakse TEHIKusse saabunud või TEHIKus koostatud
dokumendi Deltas registreerimist ning selle suunamist lahendamiseks, lahendamist ja
dokumendi täitmiseks (kooskõlastamiseks, allkirjastamiseks) edastamist.
8.2. Kasutajatoe e-postile saabunud kirjad registreeritakse ja menetletakse Jiras. Jirasse
saabunud dokument edastatakse Delta kaudu vastamiseks, kui dokument võib TEHIKule
kaasa tuua õiguslikke või majanduslikke tagajärgi.
8.3. Dokumendi ja selle menetlemise kohane info peab olema registreeritud nii, et oleks tagatud
dokumendihaldusega terviklikkus. Dokumendiga seotud dokumendid registreeritakse
Deltas selle järjena. Seotud dokumentide osas luuakse Deltas registreerimisel omavaheline
seos.
8.4. Sekretär-personalispetsialist määrab dokumendi registreerimisel dokumendi täitja ja
vajadusel kaastäitja(d). Tööülesande täitja koordineerib asja lahendamist ja vastutab
lahendamise eest.
12
8.5. Kui dokumendi sisu viitab otseselt mingile tegevusalale, mis ei nõua direktori või
struktuuriüksuse juhi poolt eraldi täitja määramist, edastatakse dokument lahendamiseks
otse vastava valdkonna töötajale.
8.6. Dokumendi tähtaegse täitmise (vastuse koostamise ja edastamise) eest vastutab isik,
kellele on see Deltas või Jiras täitmiseks suunatud (edaspidi: täitja). Täitjaks määratud isik
võib dokumendi täitmiseks kaasata teisi töötajaid, tööülesande delegeerida ja lisada
dokumendile kaastäitjaid.
8.7. Kui dokument puudutab mitme struktuuriüksuse tegevust või dokumendi sisu eeldab
spetsialisti hinnangut, kooskõlastatakse vastus TEHIKu siseselt vastavate struktuuriüksuste
või spetsialistiga.
8.8. Kui dokumendi täitjaks määratud töötaja selle valdkonna või teemaga ei tegele, delegeerib
ta tööülesande õigele täitjale või annab sellest viivitamatult teada sekretär-
personalispetsialistile, kes määrab dokumendi täitmiseks õigele töötajale.
9. Dokumendi täitmise tähtaeg
9.1. Dokumendile vastatakse hiljemalt õigusaktis sätestatud tähtajal, kui direktori või vahetu
juhi korraldusest ei tulene lühemat tähtaega.
9.2. Õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel võib dokumendi täitmise tähtaega
pikendada, kui see on vajalik asja õigeks lahendamiseks täiendavate asjaolude
väljaselgitamiseks. Tähtaja pikendamisest teavitatakse dokumendi pöördujat viivitamatult,
kuid enne algse tähtaja saabumist. Registreeritud teabenõuete, märgukirjade ja
selgitustaotluste juurde tuleb teha eraldi täitmismärge või teavitus lisada registreeritud
dokumendi juurde, kui pöördujat on vastamise tähtaja pikendamisest teavitatud.
9.3. Dokumendi menetlemise tähtaja algust arvestatakse dokumendi registreerimisele
järgnevast päevast, kui õigusaktidest ei tulene teisiti.
9.4. Dokument on täidetud tähtaegselt, kui tähtpäevaks on dokumendi sisust tulenevad
toimingud tehtud ja vastus on edastatud elektrooniliselt või paberkandjal kullerile
ärasaatmiseks üle antud.
9.5. Kui asja lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse dokument 5 tööpäeva
jooksul õigele adressaadile, teavitades sellest pöördujat eraldi kirjaga või edastades talle
vastava kirja koopia.
9.6. Kui kirjaliku vastuse koostamine ei ole vajalik või kui saatja pöörduja on avaldanud soovi
vastust kirjalikult mitte saada, võib täitja dokumendi sisus olevad küsimused lahendada
suuliselt. Sel juhul tuleb teha Deltas või Jiras vastav täitmismärge, mis täpsustab kuidas,
millal ja kelle poolt asi lahendati.
9.7. Täitjal on kohustus informeerida dokumendi menetlemisest neid töötajaid, keda polnud
menetlemisse kaasatud, kuid kes peaksid asja lahendamise käigust teadlikud olema.
10. Dokumendi koostamine
10.1. Dokumendi koostab töötaja, kelle pädevusse see kuulub või kes on määratud Deltas
täitjaks. Jiras registreeritud pöördumisele koostab ja väljastab vastuse kasutajatoe
spetsialist.
10.2. Jira pöördumised suunatakse vastamiseks valdkonna spetsialistile Jira vahendusel.
Tööülesande saanud töötaja vastutab omapoolse seisukoha edastamise eest. Kui vastamine
13
ei kuulu pöördumise saanud töötaja pädevusse, tagastab töötaja pöördumise viivitamatult,
kuid mitte hiljem kui kahe tööpäeva jooksul, kasutajatoele või suunab õigele adressaadile
vastamiseks.
10.3. Dokumendi koostamist alustatakse Deltas sarja valikuga ja metaandmete täitmisega ning
dokumendi vormi valimisega. Metaandmetes on toodud dokumendi kohustuslikud
elemendid. Kõik dokumendiga seotud lisad lisatakse dokumendi juurde, kui dokumendis ei
ole märgitud teisiti.
10.4. Väljasaadetavale dokumendile märgitakse allkirjastaja ja koostaja ees- ja perekonnanimi
ning e-posti aadress.
10.5. Dokument edastatakse Deltas menetlemiseks vastavalt lisale 1.2 „Kooskõlastusringid“, kus
on toodud minimaalne kohustuslike kaasatud töötajate koosseis.
10.5.1. Kooskõlastamiseks ei tule dokumenti määrata isikule, kes on dokumendi koostanud
ja selle kooskõlastamiseks esitanud.
10.5.2. Kooskõlastajad kinnitavad vastavalt oma pädevusele kooskõlastuse andmisega, et
dokument on õiguspärane, aja- ja asjakohane, vajalik ning dokumendi täitmisega seotud
ressursside, sh rahaliste vahenditega on arvestatud.
10.5.3. Dokument kooskõlastatakse, kooskõlastatakse märkustega või jäetakse
kooskõlastamata. Kooskõlastamata jätmine tuleb sisuliselt põhjendada.
10.6. Allkirjastamist vajav dokument suunatakse allkirjastamiseks pärast kooskõlastusringi
edukat läbimist.
11. Teabele juurdepääsupiirangu kehtestamine
11.1. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave on
11.1.1. teave, mille asutus on kohustatud avaliku teabe seaduse kohaselt tunnistama
asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks;
11.1.2. teave, mida sisaldavad dokumendid, mis dokumendihaldussüsteemis on tähistusega
„AK“ (asutusesiseseks kasutamiseks);
11.2. Dokumendi loomisel Deltas tuleb dokumendi metaandmetes määrata juurdepääsupiirang
lähtudes avaliku teabe seadusest.
11.3. Dokumendi koostaja vastutab selle eest, et teabele oleks kehtestatud asjakohased
juurdepääsupiirangud. Juurdepääsupiiranguga teabele kehtestatakse juurdepääsupiirang
alates dokumendi koostamisest või saamisest ning kuni vajaduse möödumiseni või
sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Juurdepääsupiirangu
tähtaega võib pikendada, kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib.
11.4. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang vastavalt õigusaktis
kehtestatud nõuetele ja deltas toodud piirangutele.
11.5. Juurdepääsupiiranguga dokumendi saatmisel asutusest välja peab dokument sisaldama
märget „Asutusesiseseks kasutamiseks“ koos teabevaldaja nimetuse, juurdepääsupiirangu
aluse, piirangu kehtimise lõpptähtpäeva ja märke vormistamise kuupäevaga.
11.6. Dokumendile juurdepääsupiirangu seadmise, pikendamise või kehtetuks tunnistamise
otsustab dokumendi sisu eest vastutav töötaja sisust lähtudes.
11.7. Juurdepääsupiiranguga dokumenti töötlev töötaja on kohustatud rakendama abinõusid, et
dokument ei satuks kõrvaliste isikute kätte või selles olev teave ei saaks neile teatavaks.
11.8. Saabunud dokumendile, millel on „Asutusesiseseks kasutamiseks“ märge, tuleb vastusena
väljaminevale kirjale lisada sama juurdepääsu piirangu alus, kui vastus sisaldab
14
juurdepääsupiiranguga andmeid või juurdepääsu piirangu ära jätmine võib kahjustada
esialgse juurdepääsupiirangu eesmärki.
12. Teabenõude menetlemine
12.1. Teabenõue registreeritakse Deltas või Jiras selle saamise päeval või hiljemalt saamisele
järgneval tööpäeval. Teabenõuet ei registreerita, kui see on anonüümne või täidetakse
viivitamata.
12.1.1. Kui teabenõue esitatakse töötaja e-posti aadressile ja töötaja täidab selle
viivitamata, säilitab töötaja info täidetud teabenõude täitmise kohta oma e-posti kaustas
järgides Lisas 1.1 „Dokumentide liigitusskeem“ toodud säilitustähtaegu.
12.1.2. Riigihankega seotud teabenõue (sh viivitamata täidetud teabenõue) säilitatakse
Deltas hanke või projektiga seotud asjatoimikus. Riigihankes esitatud teabenõuete
vastamise korraldab hankemenetluse eest vastutav isik.
12.2. Teabenõue suunatakse vastamiseks teavet valdavale töötajale.
12.3. Teabenõue täidetakse võimalusel teabenõudja soovitud viisil, v.a kui selleks puuduvad
tehnilised võimalused, seda ei võimalda teabekandja tüüp või teabe suuliselt edastamine
takistab ajalise kestuse tõttu ülemääraselt teabevaldaja põhiülesannete täitmist.
12.4. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul.
12.5. Kui teabenõudes esinevad puudused, mis ei võimalda seda täita, teavitatakse teabenõudjat
5 tööpäeva jooksul puuduste kõrvaldamise kohustusest, informeerides muuhulgas, et
puuduste kõrvaldamata jätmisel ei ole teabenõude lahendamine võimalik.
12.6. Kui teabenõuet on vaja täpsustada või kui teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib
teabenõude täitmise tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani, millest teavitatakse
teabenõudjat koos põhjendustega 5 tööpäeva jooksul.
12.7. Kui teabenõudja taotleb teavet dokumendist, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang,
väljastatakse talle teave sellises ulatuses, mille suhtes juurdepääsupiirang ei kehti.
12.8. Kui isik taotleb teavet enda või oma seadusliku esindaja kohta, milles sisaldub
juurdepääsupiiranguga andmeid, tuleb tuvastada teabenõudja isikusamasus. Isikusamasuse
tuvastamine toimub autentimisel autentimisvahendi (ID-kaart, mobiil-ID, Smart-ID või muu
taoline tehniline lahendus) abil või isikusamasuse tuvastab selleks õigusaktis õigust omav
ametiisik (nt notar). Isikusamasuse võib tuvastada ka füüsilise isiku vastuvõtmisel ja tema
dokumendi kontrollimisel.
12.9. Kui isik taotleb juurdepääsu juurdepääsupiiranguga andmetele, peab ta teabenõudes
esitama teabele juurdepääsu saamise õigusliku aluse ja eesmärgi.
12.10. Kui dokumendi sisust selgub, et tegemist ei ole teabenõudega, vaid see on märgukiri,
selgitustaotlus või muu pöördumine, informeeritakse pöördujat esimesel võimalusel, kuid
mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul tema dokumendi menetlemise tähtajast.
12.11. Teabenõude täitmisest on võimalik keelduda avaliku teabe seaduses sätestatud tingimustel
ja korras.
13. Lepingute ja nende juurde kuuluvate dokumentide menetlemine
13.1. Lepingu valmistab ette jurist koos lepingu eest vastutava isikuga. Riigihankelepingu
ettevalmistamine toimub vastavalt hankekorrale.
15
13.2. Leping ja sellega seotud dokumendid registreeritakse Deltas. Riigihanke lepingud
registreeritakse sarjas 3-9. Lepingu registreerimisel tuleb lisada lepingu kehtivuse tähtaeg,
kui leping on tähtajatu siis tuleb valida kehtivuseks tähtajatu.
13.3. Lepinguga seotud dokumendid lisab Deltas lepingu järjena lepingu eest vastutav isik.
Lepingu Deltas.
13.4. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemisega, edastatakse leping teadmiseks asutuse,
kes on andmete vastutava registreerimise eest vastutab lepingu eest vastutav isik töötleja,
andmekaitse eest vastutavale isikule või muule kokkulepitud asutuse kontaktisikule.
13.5. Kui leping on seotud isikuandmete töötlemise, ärisaladuse sh tehnilise spetsifikatsiooniga
tuleb lepingus sätestada poolte konfidentsiaalsuskohustus.
13.6. Lepingu eest vastutav isik registreerib ja muudab lepingu pdf formaadiks enne teisele
osapoolele allkirjastamiseks saatmist, välistamaks muudatuste tegemine lepingu
dokumentides või muudab lepingu formaadi muudatusi välistavaks. Leping allkirjastatakse
koos lisadega. Hankelepingu puhul ei lisata allkirjastatava lisana pakkumust. Pärast teise
osapoole allkirjastamist allkirjastab lepingu TEHIKu direktor.
13.7. Allkirjastatud leping edastatakse teisele lepingupoolele Delta kaudu sekretär-
personalispetsialisti või lepingu eest vastutava isiku poolt.
13.8. Tervishoiuteenuse osutajatega sõlmitavad liidestuslepingud allkirjastab kasutajatoe
spetsialist. Liidestusleping allkirjastatakse enne teisele poolele allkirjastamiseks edastamist.
Allkirjastatud liidestuslepingu edastab teisele lepingupoolele kasutajatoe spetsialist.
13.9. Töölepingute ettevalmistamine toimub RTIPis. Töölepingud ja sellega seotud dokumendid
registreeritakse RTIPis. Töölepingu ja sellega seotud dokumentide registreerimise eest
vastutab sekretär- personalispetsialist. Töölepingud allkirjastatakse RTIPis. Töölepingu
allkirjastab direktor enne teisele poolele allkirjastamiseks edastamist.
13.10. Lepingu täitmisega seotud dokumendid (nt üleandmise-vastuvõtmise akti - edaspidi: akt,
tõend lepingu täitmise kohta vmt) allkirjastab lepingu eest vastutav isik, kui lepingus ei ole
märgitud teisiti.
1311. Akti edastab teine lepingupool koos üleantava töö või teenusega. Pärast tööde
vastuvõtukontrolli allkirjastab akti lepingu eest vastutav isik ja lisab selle Deltas lepingu
järjena.
13.12. Kui töö võetakse vastu osaliselt (töö on puudustega, teostatud osaliselt vmt), märgitakse
akti enne allkirjastamist puuduste kohta selgitused ja määratakse tähtaeg puuduste
kõrvaldamiseks. Akti vastus edastatakse teisele lepingupoolele. Puuduste kõrvaldamise
järgselt tuleb töö/teenus anda üle uue aktiga.
14. Arve menetlemine
14.1. Arve edastatakse e-arvete keskkonda. Välisriigis registreeritud ettevõtja võib arve edastada
[email protected], misjärel edastab finantsspetsialist arve e-arvete keskkonda.
14.2. Arve menetletakse e-arvete keskkonnas. Arve suunab menetlusse Riigi Tugiteenuste
Keskuse (edaspidi: RTK) raamatupidaja. Arve tuleb menetleda igapäevaselt, kuid mitte
hiljem kui 3 tööpäeva jooksul.
14.3. Hankelepingu või tellimuse eest vastutav isik kontrollib akti vastavust arvele ning viidet
riigihankele. Akti lisab e-arvete keskkonda RTK raamatupidaja. Toitlustusega seotud arve
juurde lisab tellimuse või hankelepingu eest vastutav isik osalejate nimekirja.
14.4. Eelarve rea eest vastutav isik kontrollib ja vajadusel lisab kulukohad.
16
14.5. Üksuse eelarve eest vastutav isik veendub, et tehtud kulutus on kooskõlas üksuse eelarves ja
tööplaanis planeeritud tegevustega.
15. Käskkirja menetlemine
15.1. Käskkirjad jagunevad:
15.1.1. üldkäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töökorralduslikke küsimusi. Üldkäskkiri luuakse
TEHIKu põhimääruse või vastavat õigust andva õigusakti alusel;
15.1.2. personalikäskkiri – reguleeritakse TEHIKu töötajat puudutavat üksikküsimust või
mis on seotud töötaja tööülesannete täitmisega. Tasustamisega seotud personalikäskkiri
vormistatakse RTIP-is.
15.2. Üldkäskkiri koostatakse Deltas toodud blanketil. Käskkirja elemendid on: käskkirja andja,
kuupäev, registrinumber, pealkiri, muudatuste haldus, sisu ja allkirjastaja. Muudatuse
halduses tuuakse välja muudatused võrreldes viimati kehtinud käskkirjaga.
15.3. Üldkäskkirjaga millega kehtestatakse töökorralduslik dokument, kannab pealkirja „kord“,
v.a arvatud juhul, kui õigusaktid nimetavad vastavat sisemist korda teisiti. Kui tegemist on
töökorralduslikku küsimust reguleeriva dokumendiga, mida ei kinnita asutuse direktor
käskkirjaga, siis kannab see pealkirja „juhend“.
15.4. Üldkäskkirjaga kehtestatav dokument (Kord) lisatakse käskkirja lisana (N: Lisa 1).
Muudatuste haldus esitatakse Lisa 1 esilehel. Muudatuse halduses tuuakse välja
muudatused võrreldes viimati kehtinud käskkirjaga. Kehtestatava dokumendi enda lisad
nummerdatakse eraldi (N: Lisa 1.1). Lisad võib lisada eraldi failina või siseveebi lingina.
Siseveebi lingis peab olema märgitud lisa number vastavalt käesolevas punktis toodud
tingimustele ja see peab olema selgelt käskkirjaga seostatav.
15.5. Käskkirja sisu koosneb:
15.5.1. preambulist, milles tuuakse käskkirja aluseks olev volitusnorm;
15.5.2. käskkirja tekstist milles tuuakse kehtestatava dokumendi nimi ja käskkirja eest
vastutav isik;
15.5.3. lisast. Lisa pealkirjastatakse. Lisa paremas ülanurgas on märge, mis sisaldab
kehtestava dokumendi pealkirja, selle all märget „Lisa” ja lisa numbrit.
15.6. Käskkirja allkirjastab direktor või tema kohusetäitja.
15.7. Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui käskkirjas ei ole määratud teisiti.
15.8. Käskkirja saab muuta või kehtetuks tunnistada uue käskkirjaga. Sellekohane märge tehakse
uues käskkirjas, viidates, millisest kuupäevast ja millise registreerimisnumbri ning
pealkirjaga käskkiri on kehtetuks tunnistatud või muudetud. Käskkirja muutmisel või selle
kehtetuks tunnistamisel tuleb Deltas märkida käskkirja kehtetuse kanne lahtrisse „Viide
muutmise või kehtetuks tunnistamise käskkirjale“.
15.9. Üldkäskkirja eest vastutav isik vaatab tema vastutusel oleva käskkirja üle kord aastas ning
viib vajadusel sisse muudatused. Vastutajad on toodud lisas 1.3 „Sisekordade eest
vaastustajad“. Üldkäskkirjaga kinnitatud kordade ja juhendite puhul tuleb lisada deltasse
korra ja juhendi eest vastutav töötaja.
15.10. Käskkirja muutmisel koostatakse ja lisatakse Delta taustainfo failide hulka kehtiva käskkirja
terviktekst wordi failina.
15.11. Üldkäskkiri, mis puudutab TEHIKu töökorraldust, suunatakse Deltas kõikidele töötajatele
teadmiseks tähtajaga 15 kalendripäeva.
15.12. Töötaja kohustub üldkäskkirjaga tähtaegselt tutvuma ja selle teadmiseks võtma.
17
15.13. Teadmiseks võtmisega kinnitab töötaja, et on üldkäskkirja sisuga tutvunud. Teadmiseks
võtmine võrdsustatakse allkirja vastu tutvustamisega.
15.14. Üldkäskkiri, mis puudutab Sotsiaalministeeriumi valitsemisala asutustele IKT teenuste
pakkumist, saadetakse tutvumiseks valitsemisala asutustele, kellele TEHIK IKT teenust
pakub.
16. Protokollide menetlemine
16.1. Protokoll koostatakse koosolekul või kohtumisel arutatud küsimuste ja vastuvõetud otsuste
fikseerimiseks TEHIKu dokumendihalduses kättesaadaval vormil. Protokolli koostab
koosoleku kokku kutsunud töötaja, kui koosolekul ei otsustata teisiti.
16.2. Hankemenetlusega seotud protokoll koostatakse vastavalt hankekorrale.
16.3. Kohustuslik on protokollida kolmandate osapooltega peetav koosolek, mille raames
võetakse vastu otsuseid, mis puudutavad TEHIKu tegevust.
16.4. Protokollis märgitakse:
16.4.1. koosoleku kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg;
16.4.2. osalejate nimekiri, sh märgitakse eraldi alaliste kutsutute nimed, tuues välja ka
puudujad;
16.4.3. päevakord, sh ettekanded ja sõnavõtud;
16.4.4. koosolekul tehtud otsused.
16.5. Kirjaliku ettekande puhul ettekande sisu ei protokollita, kui see lisatakse protokollile.
16.6. Protokollija korraldab protokolli kooskõlastamise ja allkirjastamise. Protokoll koostatakse
deltas. TEHIK töötajad kooskõlastavad protokolli deltas. Teistele koosolekul osalejatele
saadetakse protokoll kooskõlastamiseks delta vahendusel. Protokoll tuleb allkirjastada
protokollija ja koosoleku juhataja poolt, kui protokoll on seotud TEHIKu väliste partneritega.
16.7. Teistest asutustest saabuvad protokollid registreeritakse Deltas ning edastatakse
teadmiseks isikutele keda protokolli sisu puudutab.
17. Projekti dokumentatsiooni menetlemine
17.1. Välistoetusest (edaspidi: toetus) finantseeritava projekti (sh läbi viidava hanke või
väikeostu) dokumentide menetlemisel tuleb lähtuda toetuse andmist reguleerivatest
õigusaktidest ja toetuse andja juhenditest.
17.2. Toetusest finantseeritava projekti eeltaotlus, taotlus, aruanne ja muu seotud dokument
registreeritakse Deltas iga projekti lõikes eraldi asjatoimikuna sarjas 6-2, mille alla
registreeritakse kogu projektiga seotud dokumentatsioon, v.a riigihankeleping, mis
registreeritakse sarjas 3-9 ning seotakse projekti asjatoimikuga.
17.3. Toetusest finantseeritava projekti dokumentatsioon, mida hallatakse projektide
menetluskeskkonnas, kus tagatakse projekti dokumentatsiooni säilimine vastavalt toetuse
nõuetele, kooskõlastatakse enne menetluskeskkonda lisamist Deltas. Projekti info sisestab
projektide menetluskeskkonda projekti eest vastutav töötaja.
17.4. Toetusega mitte seotud projekti kohta luuakse iga projekti lõikes eraldi asjatoimik vastava
osakonna põhisesse sarja ja registreeritakse kogu projektiga seotud dokumentatsioon, v.a
riigihankeleping, mis registreeritakse sarjas 3-9 ja seotakse projekti asjatoimikuga.
17.4.1. Äriteenuste osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 6-3;
17.4.2. Baasteenuste osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 5-10;
18
17.4.3. Infoturbe osakonna projekti asjatoimik luuakse sarjas 4-14;
17.4.4. Tugiteenuste osutamisega ja juhtimisega seotud projekti asjatoimik luuakse sarjas
1-15.
V ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
18. Asjaajamise üleandmise vormistamine
18.1. Asjaajamise, sh Jiras ja siseveebis pooleli olevate tööde üleandmine menetletakse Deltas.
18.2. Asjaajamine antakse üle töötaja töölt lahkumisel, töötamise peatumisel või töökorralduse
muutmisel.
18.3. Asjaajamine antakse üle töötaja vahetule juhile või tema poolt määratud töötajale.
18.4. Töötaja töölt lahkumise korral vormistatakse Deltas teabe üleandmiseks ringkäiguleht.
Ringkäigulehe algatab sekretär-personalispetsialist.
18.5. Vahetu juht kohustub ringkäigulehel kinnitama, et töötaja on üle andnud pooleliolevate
tööde nimekirja (seal hulgas pooleliolevad Jira piletid); määranud e-posti automaatvastuses
asendaja, kelle poole pöörduda.
18.6. Ringkäigulehe kooskõlastab lahkuv töötaja, töötaja vahetu juht, kasutajatoe juht,
varahaldur, infoturbeosakonna töötaja. Ringkäiguleht saadetakse teadmiseks
personalijuhile ja sisekommunikatsiooni eest vastutavale isikule.
18.7. Töösuhte lõppedes lõpetatakse töötaja juurdepääs Deltale ja teistele tööks vajalikele
infosüsteemidele ja keskkondadele töölt lahkumisele järgnevast päevast.
18.8. Ringkäiguleht vormistatakse hiljemalt töötaja viimaseks tööpäevaks.
18.9. Kui asjaajamise üleandmine ei ole võimalik, toimub asjaajamise vastuvõtmine ühepoolselt ja
asjaajamise võtab üle töötaja vahetu juht või tema määratud töötaja. Sel juhul tehakse
ringkäigulehe menetlemisel vastav märge.
18.10. Kui üks osapool ringkäigulehe sisuga ei nõustu, lisab ta ringkäigulehe juurde selgituse või
keeldumise põhjenduse.
VI DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA HÄVITAMINE
19. Dokumentide säilitamine, arhiveerimine ja hävitamine
19.1. Dokument säilitatakse dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajani. Dokument
arhiveeritakse lähtudes arhiiviseadusest.
19.2. Säilitustähtaega arvestatakse dokumendi loomisest või registreerimisest.
19.3. Dokument hävitatakse, kui selle säilitustähtaeg on möödunud ja arhiiviväärtus puudub.
Dokument, millel on arhiiviväärtus, arhiveeritakse (luuakse arhivaal).
19.4. Arhivaali hoitakse TEHIKu arhiivis või antakse üle alaliseks säilitamiseks Riigiarhiivi vastavalt
Vabariigi Valitsuse 22.12.2011. a. määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“ sätestatud korrale.
19.5. Arhivaale hoitakse vastavalt arhivaali tähtajale. Arhivaalid, mille säilitustähtaeg on möödas
ja puudub vajadus nende edasiseks säilitamiseks, hävitatakse. Dokumendi säilitamistähtaja
pikendamise otsustab sekretär-personalispetsialist. Arhivaali hävitamine akteeritakse.
19.6. Arhivaalid hävitatakse:
19.6.1. arhivaali füüsilise hävitamise teel (purustamine) või
19.6.2. teabe kustutamisega selle kandjalt.
19
20. Lisad
20.1. Lisa 1.1 – Dokumentide liigitusskeem.
20.2. Lisa 1.2 – Kooskõlastusringid.
20.3. Lisa 1.3 – Sisekordade vastutajad