Auditi lõpparuande edastamine

Euroopa Regionaalarengu Fondi projekti 2014-2020.1.04.19-0222 “Narva riigigümnaasiumi ehitamine” PROJEKTIAUDIT toetuse saaja: Haridus- ja Teadusministeerium rakendusüksus: Riigi Tugiteenuste Keskus Lõpparuanne ERF-380/2023 03.01.2024 KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemus: Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Märge struktuuritoetuse registris2:  märkustega, väheolulised tähelepanekud. Projektiaudit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Projektiauditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest. 1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 2  A - OSA 1. Auditi objekt ja auditeeritud kulud 1.1 PROJEKTI ÜLDANDMED Rakenduskava Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2014-2020 Prioriteetne suund 2014-2020.1 Ühiskonna vajadustele vastav haridus ja hea ettevalmistus osalemaks tööturul Meede 2014-2020.1.4 Koolivõrgu korrastamine Projekti number 2014-2020.1.04.19-0222 struktuuritoetuse registris (edaspidi SFOS) Projekti nimetus Narva riigigümnaasiumi ehitamine Toetuse saaja ja partner(id): Haridus- ja Teadusministeerium Taotluse rahuldamise otsuse 2.01.2020 taotluse rahuldamise otsus nr, 3-3.1/334 (otsuse muutmise) number ja 05.09.2022 muudatus NR 11.4 5 / 0860; kuupäev 14.09.2023 muudatus nr 11.4-5/23/971; 26.09.2023 muudatus nr 11.4-5/23/1171 Rakendusüksus Riigi Tugiteenuste Keskus Projekti kulude abikõlblikkuse 01.01.2019 - 30.11.2023 periood 1.2 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO Alus Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 11 lg 3 ning Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna struktuuritoetuse auditeerimise 2023. a tööplaan3. Eesmärk Hinnang struktuuritoetuse eesmärgipärasele ja õiguspärasele kasutamisele vastavalt Vabariigi Valitsuse 07.08.2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014- 2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine ” § 4 lõikele 1. Auditi läbiviija(d) Liina Võrklaev, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, juhtivaudiitor (auditi juht); Andreas Kalm, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, audiitor (auditi töögrupi liige) Mart Pechter, Rahandusministeerium, Finantskontrolli osakond, II auditi talitus, nõunik talituse juhataja ülesannetes (auditi eest vastutav isik) Auditi läbiviimise aeg 12.10.2023-03.01.2024 Metoodika Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna “Projektiauditi käsiraamat”. 3 Tööplaan koostatakse lähtuvalt statistilise valimi moodustamise metoodikast, mille kohaselt on kõikidel projektidel võrdne võimalus valimisse sattuda. 3  Auditi toimingud Auditi toimingute käigus projekti rakendamisega seotud isikute intervjueerimine ning järgneva analüüs ja hindamine:  projekti tegelik teostamine,  projekti rakendamist kajastav dokumentatsioon,  kulude abikõlblikkus,  projektiga seotud raamatupidamise korraldus,  omafinantseeringu olemasolu,  struktuurifondide sümboolika kasutamine. 1.3 AUDITEERITUD KULUD (auditi ulatus) Deklareeritud kulude aluseks SFOS nr PO14636, 03.02.2023, 2 654 850,85 eurot olevad väljamaksed (väljamaksetaotluse SFOS nr, kuupäev, abikõlblik summa eurodes) Toetuse ja omafinantseeringu Toetus: 100% osakaal abikõlblikest Omafinantseering: 0% summadest (%) Valimi suurus (eurodes; % 100% deklareeritud abikõlblikust summast)4 Leitud vea määr (%) 5 0% 2. Piirangud Käesolev aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 punkti 10 alusel on toetuse saaja kohustatud andma audiitori kasutusse tema nõutavad andmed ja dokumendid ning võimaldama audiitoril viibida projektiga seotud ruumides ja territooriumil. Eelnevast tulenevalt järeldavad audiitorid, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad projekti raames teostatud tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad projektidele hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused. 4 Kui ei auditeeritud valimi alusel, märgitakse valimi suuruseks väljamaksetaotluse summa eurodes ja auditeeritud kulude osakaaluks 100%. 5 Mitteabikõlblike kulude osakaal tegelikult auditeeritud kuludest (%). Kui auditeeriti valimi alusel, siis mitteabikõlblike kulude osakaal valimi mahust. 4 B-OSA AUDITI TULEMUSED 1. Struktuuritoetuse eesmärgipärane kasutamine Struktuuritoetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja rakendamise tingimustele. 2. Raamatupidamises kajastamine Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas struktuuritoetuse saaja raamatupidamise andmetele. 3. Struktuuritoetuse maht ning ajastus Struktuuritoetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt. 4. Hangete läbiviimine Struktuuritoetuse saaja on hanked läbi viinud olulises osas vastavalt kehtivatele õigusaktidele. Tuvastamist leidsid siiski mõned riigihangete reeglite rikkumised. Auditeeritava projekti eesmärkide saavutamiseks korraldas Riigi Kinnisvara Aktsiaselts volitatud hankijana toetuse saaja eest erinevaid riigihankeid, teiste hulgas ka riigihanke nr 238617 „Narva riigigümnaasiumi õppehoone ja Narva kesklinna põhikooli õppehoone ehitamine“ ja riigihanke nr 239833 „Narva riigigümnaasiumi õppehoone ja Narva kesklinna põhikooli õppehoone ehitamise omanikujärelevalveteenus“. Nimetatud kaks hanget olid ka käesoleva projektiauditi ulatuses. Audiitorid ei tuvastatud eksimusi riigihanke nr 238617 läbiviimisel, kuid hanke nr 239833 leidsid audiitorid mitmeid riigihangete seaduse (edaspidi RHS ) sätete rikkumisi. Rakendusüksus on teinud 24.08.2023.a finantskorrektsiooni otsuse, mille põhjal ei ole toetuse saaja volitatud hankija järginud RHS-is sätestatud nõudeid, mistõttu on rakendusüksus kohaldanud rikkumisega seotud hankega nr 239833 seotud kuludele 25% ulatuses finantskorrektsiooni ning lugenud mitteabikõlblikeks kuludeks 39 441 eurot. Audiitorid on tutvunud 24.08.2023.a rakendusüksuse poolt teostatud finantskorrektsiooni otsuses toodud asjaoludega ning asuvad seisukohale, et rakendusüksus on finantskorrektsiooni otsuse teinud asjakohastel alustel. Lisaks rakendusüksuse tuvastatud rikkumisele tuvastasid audiitorid samas hankes veel väheolulisi finantsmõjuta RHS sätete rikkumisi: Väheoluline tähelepanek 4.1 – Riigihanke nr 239833 läbiviimisel kalduti osaliselt kõrvale riigihangete seaduses sätestatust. 1. Hankija nõudis pakkujate tehnilise ja kutsealase pädevuse kvalifitseerimise tingimustele vastavuse kontrollimiseks tõendeid, mida RHS ette ei näinud. Riigihanke nr 239833 läbiviimise ajal kehtinud RHS § 101 lg 1 p 2 võimaldas pakkuja tehnilise ja kutsealase pädevuse kvalifitseerimise tingimustele vastavuse kontrollimiseks hankijal nõuda vastavalt hankelepingu alusel tellitavate teenuste olemusele, kogusele ja kasutusviisile nimekirja hankija kindlaksmääratud tunnustele vastavate teenuste osutamise lepingutest, mis on täidetud riigihanke algamisele eelneva 36 kuu jooksul, koos teabega nende maksumuse, kuupäevade ja teiste lepingupoolte kohta. 5 Auditi käigus selgus, et hankija laiendas eelviidatud sätet ning nõudis pakkujatelt tõendeid ka selle kohta, et varasemad referentstööd oleksid teostatud nõuetekohaselt. Tõendite all pidas hankija silmas referentsobjekti tööde tellijate kinnituskirju selle kohta, et tööd tehti nõuetekohaselt. Hankija põhjendas kinnituskirjade küsimist järgnevalt: „Riigihangete seaduse kommenteeritud väljaande § 101, kommentaar 27 toob esile, et hankijal võib olla õigus seada konkreetseid nõudeid, mis puudutavad asjade tarnimist või teenuste osutamise nõuetekohasust ning sellised nõuded peavad olema mõistlikud. See seisukoht viitab sellele, et hankijal võib olla õigus kehtestada nõudeid, mis on vajalikud selleks, et tagada hankeobjekti vastavus kehtestatud standarditele ja kvaliteedikriteeriumidele. Mõistlikkuse nõue eeldab, et hankija seatud tingimused on proportsionaalsed ja põhjendatud ning nende eesmärk on tagada hankelepingu kvaliteetne täitmine. Hankija õigus on seega kehtestada mõistlikke nõudeid nõuetekohasuse tõendamiseks mis annavad vajaliku paindlikkuse tagamaks, et teenused oleksid vastavuses kehtestatud nõuetega. Hankija esitatud tingimus järgis proportsionaalsuse põhimõtet ja ei piiranud pakkujate õigusi ebamõistlikult.“ Audiitorid märgivad, et RHS § 101 lg 1 p 2 hankijal selliste kinnituskirjade küsimist ei võimalda. Avalikus õiguses kehtib põhimõte, et keelatud on kõik, mis ei ole lubatud. Kuivõrd seadusandja ei ole konkreetselt teenuste hankelepingute puhul kirjeldatud võimalust ette soovinud näha, polnud sellisel viisil õige kinnituskirju nõuda. Sellegipoolest ei ole audiitorite hinnangul tegemist finantsmõju omava rikkumisega. Audiitorid soovitavad hankijal edaspidi sõnastada kvalifitseerimise tingimused täpselt kooskõlas RHS sätetega. RHS-is mittekajastuvate tingimuste lisamine võib potentsiaalselt viia olukordadeni, kus toetuse saajal tuleb saadud toetus osaliselt või täielikult tagasi maksta. 2. Hankija viitas tehnilises kirjelduses standardile ja kaubamärkidele ilma märketa „või sellega samaväärne“. Riigihanke nr 239833 läbiviimise ajal kehtinud RHS § 88 lg 6 sätestas, et tehnilistes kirjeldustes ei nimetata kindlat ostuallikat, protsessi, kaubamärki, patenti, tüüpi, päritolu ega tootmisviisi, mis võiks anda mõnele ettevõtjale või tootele eeliseid teiste ees või nende osaluse välistada. Juhul kui tehnilises kirjelduses on kaubamärgi nimetamine vältimatult vajalik, tuleb sellisele viitele lisada märge „või sellega samaväärne”. Hankija on oma tehnilise kirjelduse punktis 5.2 sätestanud „Kvaliteedi tagamise plaan koostatakse töövõtja enda kvaliteedijuhtimissüsteemi (nt ISO 9001) vormil“ ja punktis 5.3.7 märkinud, et "Sobilikeks taolisteks rakendusteks on näiteks Plangrid, Fieldwire või Procore" ning "Tellija poolt eelistatud rakendus on Plangrid". Audiitorite hinnangul ei olnud tehnilisest kirjeldusest väljaloetav, kas nimetatud standardi ja nende kaubamärkide nimetamine oli vältimatult vajalik või mitte. Arvestades RHS § 88 lg 6 sätet oleks tulnud tehnilises kirjelduses näidetena välja toodud standardile ja kaubamärkide nimetustele kohustuslik märge „või sellega samaväärne” siiski lisada. Hankija selgitas teemat järgnevalt: „Narva Riigigümnaasiumi õppehoone OJV tehnilise kirjeldusega on oluline märkida, et hankija ei otsustanud mitte suunata ega sundida konkreetsete operatsiooni- süsteemide või rakenduste kasutamist. Tehnilise kirjelduse punktides 5.3.7 ja 5.2 esitatud näidete eesmärk on anda üldine ülevaade võimalikest operatsioonisüsteemidest, rakendustest ja kvaliteedijuhtimissüsteemidest, mis võiksid sobida. Oluline on märkida, et hankija ei seadnud piiranguid konkreetsete operatsioonisüsteemide või rakenduste kasutamiseks, vaid pigem andis võimaluse valida sobiv lahendus vastavalt ehitustööde iseloomule ja vajadustele. Narva Riigigümnaasiumi õppehoone ehitusel kasutati ehitustööde ülevaatamiseks ning projektijärgse ehitamise kontrollimiseks samaväärset rakendust Dalux“ Audiitorid märgivad, et samaväärsuse võimaldamise näol on tegemist imperatiivse nõudega - juhul kui hankedokumentides kohustuslikku samaväärsuse märget sätestatud ei ole, rikkumine on läbiva iseloomuga ning puudutab olulist osa lepingust, esineb põhjendatud alus finantskorrektsiooniks. 6 Audiitorite hinnangul ei ole antud juhul tegemist finantsmõju omava rikkumisega. Kuigi hankedokumentides kohustuslikku samaväärsuse märget sätestatud ei ole, pole rikkumine läbiva iseloomuga ning puudutab väheolulist osa lepingust. Audiitorite hinnangul puudutasid kaubamärgid üksnes ehitustööde ülevaatamise ning projektijärgse ehitamise kontrollimisega seotud tehnilisi nüansse. Nimetatud standard oli aga märgitud üksnes kirjeldamaks, millises vormis tuleb kvaliteediplaan esitada. Tegemist polnud otseselt hangitavate kaubamärkidega ega pakkujale läbivalt sätestatud kohustustega. Standard ja kaubamärgid on esitatud pigem näidetena ja võimalike eelistustena. Hankija tahe polnud aktsepteerida ilmselt üksnes tema poolt nimetatud kaubamärke ja ainult konkreetse ISO 9001 standardi alusel koostatud kvaliteediplaani. Kuigi tegemist on õigusnormi rikkumisega, ei saanud see audiitorite hinnangul avaldada EL eelarvele finantsmõju. Eeltoodust tulenevalt puudub audiitorite hinnangul põhjendatud alus finantskorrektsiooniks. Sellegipoolest soovitavad audiitorid lisada edaspidi standardite ja kaubamärkide nimetamise juurde märke „või sellega samaväärne“. Risk toetuse saajale: RHS-ist tulenevate nõuete mittetäitmine võib kaasa tuua toetuse osalise või täieliku tagasinõudmise. Risk rakendusüksusele: Juhul, kui rakendusüksus ei ole vajalikul määral toetuse saaja kohustuste täitmist kontrollinud, esineb risk, et toetust ei ole kasutatud õiguspäraselt ning toetus tuleb osaliselt või täielikult tagasi nõuda. Soovitus toetuse saajale:: Soovitame toetuse saajal tagada edaspidi RHS-ist tulenevatest kohustustest kinnipidamine. Soovitus rakendusüksusele: Soovitame rakendusüksusel juhtida toetuse saajate tähelepanu sellele, et hanke alusdokumente ette valmistades oleksid koostatud kvalifitseerimistingimused RHS sätetega kooskõlas, hangete läbiviimisel ei viidataks kaubamärkidele ja standarditele ilma kohustuslikku „või samaväärne“ klauslit lisamata ja võimalikud hankelepingu muudatused kooskõlastaks eelnevalt rakendusüksusega. 5. Riigiabi andmine Projekt ei sisalda riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi. 6. Teavitamine ja avalikustamine Struktuuritoetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid õigusakte. Kinnitame lõpparuande 7 leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: Mart Pechter Liina Võrklaev Nõunik II auditi talituse juhataja ülesannetes II auditi talituse juhtivaudiitor Finantskontrolli osakond Finantskontrolli osakond Tallinn, 03.01.2024 7  Pr Kristina Kallas Haridus- ja Teadusministeerium Meie 04.01.2024 nr 10-5/44-1 [email protected] Auditi lõpparuande edastamine Austatud proua minister Edastame Teile projekti nr 2014-2020.1.04.19-0222 „Narva riigigümnaasiumi ehitamine” auditi lõpparuande nr ERF-380/2023. Auditi eesmärk oli anda hinnang struktuuritoetuse kasutamisele Vabariigi Valitsuse 7. augusti 2014. a määruse nr 127 „Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine” § 4 lõike 1 järgi. Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Finantskontrolli osakonna juhataja Auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne Sama: Pr Tiina Sams, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Teadmiseks: Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]); Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]). Liina Võrklaev 5885 1409 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272