Leping

Euroopa Sotsiaalfondist rahastatavate kohanemis- ja lõimumisteenuste pakkujate koostööseminari läbi viimine PAKKUMUS Tellijad: Kultuuriministeerium ja Siseministeerium Pakkujad: Designminds OÜ ja Miltton Sisu OÜ Tallinn, 31. jaanuar 2020 KOHANEMIS- JA LÕIMUMISTEENUSTE PAKKUJATE KOOSTÖÖSEMINAR Lähteülesanne Eesti rändeprotsesse ilmestab nii tagasiränne kui ka suurenenud sisseränne, samuti on Eestile iseloomulik muukeelsete, kuid vähelõimunud püsielanike suur hulk. Suurenenud sisserände valguses on eriti oluline lisaks pikaajalistele lõimumistegevustele aina enam pöörata tähelepanu inimeste esmase kohanemise toetamisele. Eriti oluline on tööturule sisenemise kiire toetamine. 2014. aastal ellukutsutud Kultuuriministeeriumi ja Siseministeeriumi ellu viidud ning Euroopa Sotsiaalfondist rahastatava kohanemis- ja lõimumismeetme eesmärk on kujundada Eestis elavatele vähelõimunud püsielanikele ja uussisserändajatele eeldusi, mis toetavad nende aktiivset osalemist tööhõives, elukestvas õppes ja kodanikuühiskonnas. Kohanemisalased meetmetegevused on: • „Infoplatvormi ja tugiteenuste väljatöötamine ja rakendamine“ • „Kohanemiskoolituste väljatöötamine, piloteerimine ja rakendamine“ • „Tugivõrgustike kontseptsiooni väljatöötamine ja rakendamine“ Lõimumisalased meetmetegevused on: • „Nõustamis- ja infosüsteemi väljatöötamine ja rakendamine“ • „Lõimumisprogrammi väljatöötamine ja pakkumine” • „Koostöö- ja kommunikatsioonitegevused“ Meetme vahehindamise tulemusena selgus, et 2014.-2018. aastatel jõuti ootuspäraste või oodatust kõrgemate tulemusteni kõigis hindamiskriteeriumites (asjakohasus, tulemuslikkus, tõhusus ning jätkusuutlikkus). Küll aga toodi välja, et kuivõrd viimaste aastate jooksul on nii kohanemis- kui lõimumisvaldkonnas pakutavate teenuste ning tegevuste arv kiiresti kasvanud, siis tuleb pöörata aina enam tähelepanu sellele, kuidas muuta olemasolevad teenused kliendile selgemaks, mõistetavamaks ja sidusamaks ning vältida dubleerimist. Vahehindamise tulemused näitasid ka seda, et teenuste sihtgruppi kuuluvate inimeste peamine mitteosalemise põhjus oli see, et võimalikest tegevustest ei oldud teadlik. Teadlikkuse kasvatamisel aga on eriti oluline roll just neil organisatsioonidel, kes pakuvad esmaseid teenuseid. Kesksete ja süsteemsete kommunikatsioonitegevuste puudus on üks organisatsioonidevahelist koostööd raskendav asjaolu. Praegu toetub kasutaja väga 2 mitmete teenusepakkujate levitatavale informatsioonile, mis mõjuatb info kvaliteeti ning piirab teenusepakkujate omavahelist koostööd. Kui uussisserändaja või vähelõimunud püsielanik juba kasutab mõnd teenust, on oluline suunata teda ka teiste olemasolevate teenuste kasutamisele, et kohanemine või lõimumine saaks jätkuda. Teine oluline koostööväljakutse on leida võimalus suunata iga inimene tema vajadustele vastavasse parimasse teenuse osutamise alguspunkti. Seejuures tuleb arvesse võtta ka abikõlbulikkuse kriteeriumeid, mis määravad, milliste teenuste ja tegevuste kasutamiseks inimene kvalifitseerub. Kui inimene ei kvalifitseeru osalejaks endale huvipakkuvas tegevuses, tuleb hoolitseda selle eest, et talle selgitatakse muid võrdväärseid võimalusi ning sellega hoida ära pettumust valdkonna tegevuste süsteemis. Praegu sõltub kogu kohanemis- ja lõimumisteenuste süsteem suuresti tegevuste läbiviijatest, kellel on parim vahetu info ja arusaam sihtrühma vajadustest ning ka suur roll sihtgrupiga suhtlemisel ning neile info edastamisel. Oluline on, et just need inimesed tajuksid paremini ühiseid tegevuste eesmärke ja seoseid ning oma võtmerolli süsteemi toimimises. Rääkides osalistega, selgub et koostöö erinevate organisatsioonide vahel toimub kolmes väiksemas klastris: pagulastega tegelevad organisatsioonid, uussisserändajatega tegelevad organisatsioonid ja ajaloolise integratsiooniga ehk vähelõimunud vene keelt kõneleva elanikkonnaga tegelevad organisatsioonid. Koostöö nende klastrite sees mingil määral toimib: jagatakse ühiseid probleeme ja kohtutakse ümarlaudades. Samas tekitab lõhesid see, et organisatsioonides toimub tegevuste rahastamine suuresti projektipõhiselt ja erinevatest rahastusallikatest, millele sageli konkureeritakse. Nagu ühe organisatsiooni juht selgitab: “Kohtumisi on palju, aga need jäävad juhtimata. Algatused surevad varem või hiljem välja”. Koostöövõrgustike juhtimine ja pikaajaliselt käigus hoidmine on suur väljakutse. Selleks, et need elus püsiksid, on vaja osalevatele organisatsioonidele “midagi vastu anda” nagu selgitas sama juht. Infot edastavate ja koguvate digiplatvormide elujõulisusse on osaliste usk madal. Selleks, et teenused oleksid kliendikesksed ja individuaalsed ning toetaksid lõppeesmärgi saavutamist, on koostöö hädavajalik. See koostöö võiks olla teemapõhine, mitte ainult klastritepõhine (mis on tekitanud nii-öelda silotorni efekti). Näiteks võiksid omavahel tihedat koostööd teha keeleõpet pakkuvad organisatsioonid, kuivõrd hetkel on keeleõpe pagulastele ja vähelõimunud venekeelsele elanikkonnale üksteisest eraldatud. Samuti saaks suuremat koostööd teha kultuuriteenuste pakkujate vahel. Niinimetatud teemapõhiste 3 teenusepakkujate vahel on vaja saavutada tugev partnerlus, et tekiks ühine arusaam tegevuste omavahelistest seostest ning eesmärkidest. Seminari põhieesmärk on arendada teenusepakkujatele ja kasutajatele suunatud lahendust, mis aitaks juhtida ja korraldada valdkonna koostööd. Seminari läbiviimise kuupäevad: 10.-11. märts 2020 Seminarikoht: Laulasmaa Spa & Conference Hotel Sihtgrupp: kuni 60 inimest, kelle hulgas on kohanemis- ja lõimumisteenuseid pakkuvate organisatsioonide esindajad, Kultuuriministeeriumi ja Siseministeeriumi esindajad ning Integratsiooni Sihtasutuse töötajad. Ettevalmistused Tellija poolt kaardistatud osalejatele saadetakse interaktiivne registreerimisankeet veebikeskkonna Typeform kaudu, milles küsitakse registreerimiseks vajalikud andmed. Edasine infovahetus osalejatega toimub e-kirja teel. Iga osaleja saab vähemalt kaks e-kirja enne seminari: kinnituse registreerimise kohta koos täpsema infoga ajakava, transpordi ning ööbimise jm korraldusliku kohta ning olulisi punkte meeldetuletava kirja koos eelmaterjalidega ca nädal aega enne seminari toimumist. Seminari läbiviimise metoodika Seminari läbi viimisel seatud eesmärkide saavutamiseks kasutatakse disainmõtlemise protsessi ja tööriistu. Disainmõtlemine on loov ja inimkeskne probleemi lahendamise viis. Loovuse näol ei ole tegemist oskusega, mis on omane ainult „loovinimestele“. Loovusega seostuvad pigem sellised märksõnad nagu „uued lahendused“, „muutuste juhtimine“, „kastist välja mõtlemine“, „paindlikkus“ ja „elastsus“ ehk kõik need omadused, mida vajame suurte muutuste keskel selguse säilitamiseks. Disainmõtlemine on inimkeskne. See tähendab probleemi või muutuse keskmes oleva inimese mõistmist - kõigepealt tuvastamist, siis tema uurimist ja temaga empaatilise kontakti loomist, siis täpse probleemi defineerimist ja lahenduste ideestamist, prototüüpimist, testimist ja pidevast tagasisidest õppimist ning alles seejärel lõplike otsuste tegemist ja ideede ellu viimist. Inimese vaade aitab näha probleeme terviku ja organisatsioonideülestena. Nähes ja mõistes probleemide tegelikku olemust, saab luua uusi süsteeme ja lahendusi, mis pakuvad lisandväärtust hoopis uuel kujul. See metoodika otsib tasakaalupunkti riigi ja inimeste vajaduste vahel ning seeläbi on disainmõtlemise abil välja töötatud lahendused pikaajalise positiivse mõjuga. 4 Tuues kasutaja arendusprotsessi keskmesse, loob disainmõtlemine väärtust nii teenuse pakkujale kui teenuse tarbijale. Disainmõtlemine lahendab probleeme, aga mitte kõiki probleeme. Oma põhjaliku uurimis- ja prototüüpimisfaasiga sobib disainmõtlemine keeruliste, mitmeid osapooli või kompetentse hõlmavate probleemide, st valdkonnaüleste keerukate probleemide lahendamiseks. Disainmõtlemine on samal ajal metoodika ja tööriistakast. Disainmõtlemise peamised tööriistad on loovust ja süsteemsust suurendavad “lõuendid*, mis võimaldavad meeskondadel kiiremini jõuda “ühele lehele”, kaardistades huvigruppide vajadusi, teenuse osutamise protsessi ja luues uusi innovatiivseid lahendusi, mis arvestavad siht- ja sidusgruppide vajadustega. Disainmõtlemise keskmes on meeskondade ühine õppimine ja koosloome. Disainmõtlemise protsess. Disainmõtlemise olemust iseloomustab põhjalik ja empaatial põhinev probleemi uurimisfaas enne lahendusteni jõudmist. Omane on ideede pidev testimine. Seminari tegevuste eeltöö Seminari ettevalmistuseks luuakse koostöös tellijaga osalejate kontake sisaldav infomaterjal ning valdkonna huvirühmade kaardistus, mis on lähtematerjaliks kogu seminari tegevustele. Kaardistuse algmaterjaliks on tellija vallatav teave valdkonna organisatsioonidest. Algmaterjalile lisaks viivad seminari läbiviijad vajadusel läbi täiendavad telefoniintervjuud huvirühmade esindajatega, et saada võimalikult vahetut infot koostöövõrgustike hetkeseisu kohta. 5 Lõppkaardistus visualiseeritakse ning sellel tuuakse võimalusel välja kõik valdkonnaga seotud organisatsioonid ning nende vahel praegu toimivad koostööviisid. Visualiseering aitab juba enne seminari näha, millised koostöövõrgustiku lülid on nõrgemad ning mis osadele võiks seminaril eelkõige rõhku pöörata. Kui koostöövõrgustikku kaardistava eeltöö käigus tuleb ilmsiks olulisi segavaid või raskendavaid asjaolusid, tehakse plaanis disainiprotsessile omaselt vajalikke muudatusi, mis teenivad seminari ettevalmistuse eesmärki paremini, kuid jäävad hinnanguliselt sama töömahu piiridesse. Samuti hinnatakse pärast eelkaardistuse valmimist, kas on vaja teha kogutud sisendi põhjal kohandusi seminari päevakavas. Seminaril osaleja eeltöö Seminaril osaleja peaks enne üritust tutvuma eelkaardistusega, mille teeme kättesaadavaks ca nädal aega enne konverentsi toimumist. Seminari järeltegevused Lähtudes seminari aruteludest ja loodud ideedest ning sündinud prototüüpidest visualiseeritakse pakkuja poolt konsulteerides tellijaga seminaril sündinud parim(ad) lahendus(ed). 6 Ajakava 10. märts 9.30 - 10.00 Osalejate saabumine, registreerimine, hommikukohv ja lauda juhatamine Osalejad paigutatakse kohapeal istuma üheksasse laudkonda 6 -7 inimesega. 10.00 - 11.30 Sissejuhatus ja häälestus • 20 min Kultuuriministeeriumi esindaja: Miks me siin täna oleme? Kohanemis- ja lõimumisvaldkonna kaardistuse ülevaade ja meetmete rakendamise vahehindamisel välja toodud probleemid. Võimalusel inspiratsioon teiste riikide või valdkondade kogemustest sarnaste probleemide lahendamisel. Lähteülesande sõnastamine seminariks: töötada koosloomes välja erinevaid lahendusi, kuidas tõhustada valdkonna organisatsioonide omavahelist koostööd • 10 min Seminari päevakava sissejuhatus ja moderaatorite tutvustus • 20 min Laudkonnas tutvumine mängulise ülesande kaudu • 20 min Paindlikku ja loovat probleemilahendamist soodustav mõtteviis, loov eestvedamine, disainmõtlemine • 20 min Inspiratsioonilugu/intervjuu inimesega, kellel on vahetu kogemus erinevate organisatsioonide poolt pakutavate kohanemis- ja lõimumisvaldkonna tegevustega (esineja selgumisel). 12.30-13.00 Energiapaus 12.00-13.00 Mõistmine, empaatia loomine • 60 min Ekspertintervjuu: Meeskonnad valivad endi seast ühe intervjueeritava, valmistavad ette intervjuuküsimused, viivad intervjuu läbi ning talletavad taipamised märkmepaberitele. Ekspertintervjuu on hea viis saada vahetut ja isiklikku infot probleemiga otseselt kokku puutuvalt inimeselt. See on võimalus uurida ja süveneda probleemi olemusse isiklikul tasemel ning luua empaatiat loodava teenuse/lahenduse kasutajaga, kelleks seminaril osalejad on. Empaatia loomine kasutajaga on üks disainmõtlemise olulisimaid põhimõtteid. 13.00-13.45 Lõuna 7 13.45-15.15 Probleemi defineerimine • 20 min Intervjuude kokkuvõte (tööriist: Kasutajaintervjuu lõuend) - kasutajalugu, vajadused, väljakutsed, võimalused • 30 min Võimaluste klasterdamine ja kaalumine • 20 min Disaini lähteülesande kirjutamine (tööriist: Disaini lähteülesande lõuend) • 20 min Disaini lähteülesannete jagamine suures ringis Kasutajaintervjuu lõuend. Lõuendi abil talletavad osalejad ekspertintervjuu tulemused neljas etteantud kategoorias: kasutajalugu, vajadused, väljakutsed ja võimalused. 8 Disaini lähteülesande lõuend. Lõuendi abil defineeritakse põhjalikult ära probleemülesanne, mida edasise töö käigus lahendama asutakse. Lõuendil tuleb sõnastada kasutaja olemus, kasutaja vajadus ning mõõdetav eesmärk, mida lahendamisega soovitakse saavutada. 15.15-15.45 Energiapaus 15.45-17.00 Ideestamine ja parima idee valik • 20 min Ideestamine ja loovust avavad virgutajad • 20 min Kiire ideestamine (Crazy 8, erinevate stiimulite kaudu ideestamine). Ideestamine on erinevate loovusülesannete kaudu lahendusideede leidmine meeskonna valitud probleemküsimusele. Selles faasis on oluline ideede rohkus ja erinev lähenemisnurk, mitte kvaliteet. • 20 min Ideede klasterdamine • 10 min Parima idee valimine • 5 min Päeva kokkuvõte 17.00-18.00 Paus programmis 18.00-20.00 Õhtusöök 20.00 Vaba õhtune aeg spaakülastuseks või talisupluseks rannas 9 11. märts 09:00-9:30 Päeva sissejuhatus ja hommikukohv 09:30-10.00 Kogemuslugu • 30 min Heiko Leesment: Inspireeriv vestlus teemal, kuidas valdkonnasiseselt ja organisatsioonideüleselt koostööd teha Häirekeskuse näitel. Kogemuslugu puudutab ka seda, mis võib teekonnal viltu minna. 10:00 - 11.00 Parima idee visualiseerimine ja testimine • 30 min Meeskonnatöö: piltlugu (storyboard) Ideede väljendamine mitteverbaalsel viisil muudab ideed kaalukamaks, aitab meil näha probleeme ja võimalusi, mis aruteludes ei pruugi ilmneda. Visualiseerimine toob esile arusaamatud kohad ja aitab jõuda meeskonnal kiiremini kokkulepeteni lahenduste osas. Rakendamine tähendab omakorda olukorra mõistmist ja omaks võtmist, tihti käitumise muutmist erinevate seotud osapoolte poolt. Ideede visuaalne esitlemine maksimeerib nende selgust ja arusaadavust. • 15 min Tagasisidestamine: Igast meeskonnast üks esindaja võtab oma piltloo ja liigub sellega naaberlauda ühe meeskonna juurde. Esitab oma storyboardi ja küsib/saab tagasisidet meeskonnalt. • 15 min Sama tegevus kordub. Meeskonna esindaja liigub edasi järgmisse lauda ja tutvustab oma lugu. Iga meeskond saab seega kahelt meeskonnalt tagasisidet oma ideele. Tagasisdestamise kaudu on hea õppida, kui oluline on ideid pidevalt testida ja täiendada. Kiire ja vahetu testimine on osa disainmõtlemise olemusest. 11.00-11.30 Energiapaus 11.30 - 12.30 Prototüüpimine • 20 min Meeskonnatöö: lahenduse/kokkupuutepunkti prototüübi loomine Prototüüp on odav, kiire ja lihtne lahenduse käegakatsutavaks tegemine. Prototüüp võib olla teenuse situatsiooni läbimäng, veebikeskkonna vaade, mobiilirakenduse vaade, protsessijoonis vms. Moderaatorid aitavad leida sobivaima prototüüpimise meetodi. • 15 min Prototüüpide esitlemine laudkondade vahel, arutelu ja tagasisidestamine 10  • 25 min Prototüübi viimistlemine ja esitluse ettevalmistamine (3-minutiline liftikõne) 12.30 - 13.15 Lõuna 13.15 - 15.00 Esitlused • 90 min Prototüüpide esitlemine (iga prototüübi esitlus 3 min, koos tagasisidestamisega aega 10 min) • 15 min (a 5 min) Parima prototüübi hääletamine kasutades interaktiivset veebirakendust Mentimeter 15.00-15.30 Energiapaus 15:30-16:30 Seminari lõpetamine • 15 min Võitjameeskonna premeerimine • 45 min Modereeritud vaba mikrofon: arutelu, kuidas viia parimad ideed ellu. 11 Meeskond Jane Oblikas /programmijuht ja moderaator, disainmõtlemise treener ja ekspert/ Jane on innovatsioonibüroo Design Minds asutaja ja disainmõtlemise treener. Janel on 20 aastane kommunikatsiooni- ja disainivaldkonnas töötamise taust. Usu ja kogemuse disainmõtlemise protsessist andis Janele 6 aastat (2011-2017) Eesti Disainikeskuse juhi kogemust teenusedisaini ja disainmõtlemise koolituste, meistriklasside ja äri- ja avaliku sektori innovatsiooni programmide arendamise vallas. Tema tugevused on juhtimiskogemus, disainmõtlemine, teenusedisain, strateegiline planeerimine ja loovus ning tal on magistrikraad fookusega juhtimisele ja turundusele Concordia Rahvusvahelisest Ülikoolist Eestis. Jane on kaasatud programmijuhi, teenusedisaineri, koolitajana, disainijuhi või moderaatorina mitmes arenguprogrammis: Avalike teenuste arendamise programm, Disaini meistriklass, Poliitikakujundajate oskuste arendamise programm, Kultuuriasutuste teenusedisaini koolitus- ja mentorprogramm (AMIF2018-13). Jane on Disainmõtlemise konverents 2018, 2019 ja 2020 (http://dmkonverents.ee/) ellukutsuja, programmijuht ja moderaator. Kristi Liiva /moderaator, muutuste- ja arengunõustaja/ Kristi Liiva on nõustamisettevõtte Miltton New Nordics kaasasutaja ja partner. Nõustajana paeluvad enim inimeste ja meeskondade arendamine, ettevõtete ja organisatsioonide muutuste juhtimine ning uute ühiskondlikult mõjusate ettevõtmiste käivitamine. Milttoni kliente nõustab Kristi tuginedes pikaajalisele pangandussektori kogemusele Hoiupangas, Hansapangas ja Swedbanki Stockholmi peakontoris ning Eesti Energia kommunikatsiooni ning valitsuse kommunikatsioonibüroo juhtimisele. Kristi on korporatiivkommunikatsiooni, eriti muutuste juhtimise ja väärtusarenduse meister. Kristi on Arvamusfestivali ellukutsuja ja valiti seetõttu aastal 2016. aasta kodanikuks ning aastal 2013 pressisõbraks. Lisaks sellele panustab ta oma aega ja teadmisi ühiskonnas oluliste organisatsioonide nagu SA Praxis, Eesti Rahvusringhääling ja SA Kiusamisvaba kool nõukogudes. Greetel Joanna Võrk /abimoderaator, projektijuht/ Greetel on Tartu Ülikooli ajakirjanduse ja kommunikatsiooni 2019. a vilistlane cum laude ning Milttoni programmikoordinaator. Tema roll on seminari ettevalmistuse ning kogu ürituse igakülgne toetamine. Abimoderaatorina on ta teinud kaasa erinevate avaliku sektori organisatsioonide töötubades, sh Häirekeskuses, sisejulgeoleku valdkonna keskastmejuhtide arenguprogrammis ning riigi tippjuhtide konverentsil 2019. aastal. Projektijuhina on ta lisaks eelnevatele olnud abiks ka keskkonnavaldkonna ühendameti avaseminaril ning Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna arengukava koostamise protsessis. 12 Hinnakalkulatsioon Koostööseminari maksumus on välja toodud olulisemate kulude lõikes. Hind on tellijale lõplik ning sisaldab kõiki seminari ettevalmistuse ja läbiviimisega seotud kulusid koos käibemaksuga. Kulu liik Hind Hind koos km Seminari sisuline ettevalmistus (sh vajalikud 5385€ 6462€ kohtumised tellijaga, algmaterjali ettevalmistus, intervjuud ja visualiseerimine) Programmijuhi/ moderaatori tasu kahe päeva eest 2500€ 3000€ Moderaatori tasu kahe päeva eest 2000€ 2400€ Abimoderaatori tasu kahe päeva eest 1500€ 1800€ Seminaris kasutatavate lõuendite ettevalmistus ja 500€ 600€ tootmine (sisu, kujundus ja trükk) Tulemuste analüüs ja sisuline kokkuvõte 2000€ 2400€ Graafilise disaini töö seminari tulemuste 2000€ 2400€ visualiseerimiseks Projektijuhtimise tasu 10% mahust e 1908€ 1590€ Ettenägematud kulud 500€ 500€ Laulasmaa Spa & Conference Hotel Edasi-tagasi bussitransport Tallinnast 310€ 372€ Seminarikoha rent 2 päevaks 1000€ 1000€ Osalejate majutus kaheses standardtoas) 30€ / in 1800€ (60 in) Osalejate toitlustus (kuus kohvipausi, kaks Rootsi 89€ / in 5340€ (60 laua lõunat ja kolmekäiguline õhtusöök restoranis in) Wicca) KOKKU: 29 982€ 13 Pakkumus on jõus 20 päeva alates pakkumuse esitamise tähtpäevast, st alates 31.01.2020. Pakkumuse koostasid: • Jane Oblikas (programmijuht, moderaator) • Kristi Liiva (moderaator) • Greetel Joanna Võrk (abimoderaator, projektijuht) Kogu käesolevas pakkumuses ja selle lisades esitatud teave on pakkuja ärisaladus, v.a pakkumise maksumus. Designminds OÜ Registrikood 14452415 KM nr EE102096860 Suitsu 3H, Tallinn 11313 tel: +372 562 94344 e-post: [email protected] Jane Oblikas /allkirjastatud digitaalselt/ 14  Ühise pakkumuse volikiri Tellija nimi: Kultuuriministeerium ja Siseministeerium Projekti nimetus: Euroopa Sotsiaalfondist rahastatavate kohanemis - ja lõimumisteenuste pakkujate koostööseminari läbi viimine Pakkuja nimi: Ühispakkujad DesignMinds OÜ (volitatud pakkuja), Miltton Sisu OÜ ( ü hispakkuja ) Käesolevaga kinnitame, et alljärgneva d ettevõtted on ühispakkujad ühise pakkumuse esitamiseks: Ühispakkuja nimi Ühispakkuja registrikood Allkirjaõigusliku isiku nimi DesignMinds OÜ 14452415 Jane Oblikas Miltton Sisu OÜ 14714938 Kristi Liiva Ühispakkujad volitavad DesignMinds OÜ tegutsema ühispakkujate volitatud esindajana käesolevas pakkumises , lepingu sõlmimisega ning lepingu täitmisega seotud toimingute tegemiseks, esindades ühispakkujaid suhetes tellija ga: Ühispakkujate volitatud esindaja DesignMinds OÜ Ühispakkuja registrikood 14452415 Allkirjaõigusliku isiku nimi Jane Oblikas Ühispakkuja nimi Miltton Sisu OÜ Ühispakkuja registrikood 14714938 Allkirjaõigusliku isiku nimi Kristi Liiva EUROOPA SOTSIAALFONDIST RAHASTATAVATE KOHANEMIS- JA LÕIMUMISTEENUSTE PAKKUJATE KOOSTÖÖSEMINARI KORRALDAMISE HINNAPÄRING Kultuuriministeerium ja Siseministeerium (edaspidi KUM, SIM, ka tellija) soovivad korraldada kohanemis- ja lõimumisteenuste1 pakkujatele koostööseminari. Selle hinnapäringu raames palume esitada idee- ja hinnapakkumine seminari ettevalmistamiseks ja läbiviimiseks. Allkirjastatud pakkumuse palume saata hiljemalt 31. jaanuariks 2020 (kell 10.00) e-posti aadressile [email protected]. Lisaküsimuste puhul palume võtta ühendust Aleksandr Aidaroviga, tel 58114648, e-post [email protected]. Tulemustest teavitatakse kirjalikult 15 päeva jooksul alates pakkumuse laekumisest. Pakkumuse pikkus on 4-5 lk ilma lisadeta. Kultuuriministeerium ja Siseministeerium viisid läbi Euroopa Sotsiaalfondist (ESF) rahastatava kohanemis- ja lõimumismeetme vahehindamise, et analüüsida meetme asjakohasust, tulemuslikkust, tõhusust ja jätkusuutlikkust perioodil 2014–20182. Ühe väljakutsena on hindajad välja toonud selle, et teenuste pakkujad ei tee omavahel piisavalt koostööd ning ei ole kursis kohanemis- ja lõimumistegevustega. Näiteks keelefirma, kes pakub tasuta eesti keele kursust muust rahvusest täiskasvanutele, ei informeeri neid muudest kättesaadavatest teenustest (ettevalmistus kodakondsuseksamiks, keelekohvik, keele- ja kultuurikümblus või kohanemisprogramm), mida osutavad teised teenuste pakkujad. Koostöö on oluline kliendikeskse, individuaalse lähenemise ja teenuste sünergia seisukohalt ning mõjutab meetme lõppeesmärgi saavutamist. Kohanemis- ja lõimumisteenuseid on pakkunud/pakub 37 organisatsiooni: 7 organisatsiooni kohanemise ja 30 lõimumise valdkonnas (vt LISA 1). Koostööseminari põhieesmärk on arendada lahendust, mida nii tellija kui teenuste pakkujad ise saavad edaspidi kasutada, et juhtida ning korraldada teenuste pakkujate koostööd kohanemise- ja lõimumise valdkonnas. Pakkumuses ootame koostööseminari sisulist kirjeldust koos teostuse kirjeldusega ja sellele vastavat hinnapakkumist. Hinnapakkumine esitada vähemalt olulisemate kululiikide lõikes ning see peab sisaldama kõiki seminari ettevalmistuse ja läbiviimisega seotud kulusid (koos käibemaksuga) ning olema tellijale lõplik. 1 Teenused kuuluvad kohanemis- ja lõimumismeetmesse, mida rahastatakse Euroopa Sotsiaalfondist. Meetme põhieesmärk on kujundada Eestis elavatele vähelõimunud püsielanikele ja uussisserändajatele eeldusi, mis toetavad nende aktiivset osalemist tööhõives, elukestvas õppes ja kodanikuühiskonnas. Meede koosneb kolmest kohanemistegevusest uussisserändajatele (Siseministeeriumi valdkond) ja kolmest lõimumistegevusest vähelõimunud püsielanikele (Kultuuriministeeriumi valdkond). Tegevused viiakse ellu erinevate teenuste kujul (keeleõpe, kohanemisprogramm jne). 2 Civitta AS. 2018. “ Siseministeeriumi ja Kultuuriministeeriumi ESFi kohanemis- ja lõimumismeetme rakendamise vahehindamine perioodil 2014–2018. Lõpparuanne. https://www.kul.ee/sites/kulminn/files/esf_kohanemis- _ja_loimumismeetme_vahehindamine_-_lopparuanne.pdf 1 KOOSTÖÖSEMINARILE ESITATAVAD NÕUDED Seminari osalejad  Seminari osalejate üldarv on 50-60 inimest, kelle hulgas on: a. 37 kohanemis- ja lõimumisteenuste pakkuvate organisatsioonide esindajat; b. 10 Kultuuriministeeriumi ja Siseministeeriumi teenistujat, kes vastutavad kohanemis- ja lõimumismeetme rakendamise eest; c. 10 Integratsiooni Sihtasutuse töötajat, kes vastatavad lõimumismeetme elluviimise eest. Tellija edastab pakkujale seminaril osalejate kontaktid. Osalejate lõplik nimekiri ja arv kooskõlastatakse tellijaga. Aeg, koht, majutus ja toitlustus  Seminar toimub märtsikuu esimesel poolel;  Seminar kestab kaks tööpäeva ja toimub veebruari alguses kuni 100 km kaugusel väljaspool Tallinna;  seminaril osalejad majutatakse;  seminari toimumiskohas peab olema seminari eesmärki toetav ruumilahendus, sh rühmatöödeks vajalikud ruumid ning kaasaegne esitlustehnika;  seminarile jõudmiseks võimaldatakse osalejatele edasi-tagasi transport;  osalejatele pakutakse toitlustamist koos kohvipausidega ning menüüd peab enne seminari kooskõlastama tellijaga;  pakkumuses tuleb välja tuua ka toitlustuse ja majutuse maksumus ühe inimese kohta, lõplik kogumaksumus kujuneb registreerunute arvu põhjal. Orienteeruv päevakava ja registreerimine  Pakkuja esitab orienteeruva ajakava koos seminari eesmärgi saavutamiseks vajalike põhitegevuste lühikirjelduse ja -põhjendusega;  Pakkuja edastab kutsed osalejatele, registreerib nad seminarile ning vahendab teavet osalejatele. Seminari läbiviimise metoodika  Lahenduse loomiseks peab kasutama kaasaegse teenusdisaini põhimõtteid ja tehnikaid;  Seminar peab olema professionaalselt ette valmistatud ja läbi viidud vastavalt tellijaga eelnevalt kokkulepitule;  Vajadusel kaasatakse seminari moderaator(id). Lõplik valik tehakse koostöös tellijaga; 2  Seminariks tuleb välja töötada elektrooniline infomaterjal, mida vajadusel saab välja printida, et osalejad saaksid leida üksteise kontakte ja profiile. SEMINARILE JÄRGNEVAD TEGEVUSED  Seminarile järgneb kogutud informatsiooni süstematiseerimine ning vajadusel täiendav analüüs ning selle põhjal visualiseering;  Visualiseering peab olema tehtud kaasaegse ja kaasa haarava graafilise disaini ja kujunduse abil ning vajadusel varustatud tekstiga;  Visualiseeringu lõpplahendus valmib koostöös tellijaga; PAKKUMUSE EDUKAKS TUNNISTAMINE Edukaks pakkumuseks tunnistatakse pakkumus, mis on hindamiskriteeriumide alusel saanud kõige suurema punktisumma. Punktisumma saadakse pakkumuses kirjeldatud seminari sisutegevuste (45%), seminari teostuse (15%) ja seminari maksumuse (40%) punktide liitmisel. Hindamiskriteerium Summa 1. Seminari sisutegevused: seminari visioon ja läbiviimise 45% metoodika, sisutegevuste ja põhieesmärgi omavaheline seos, visualiseering 2. Seminari teostus: koht, ajakava, menüü, ruumid ja 15% esitlustehnika, eelarve 3. Seminari maksumus 40% KOKKU 100% 4. Lisandväärtus 5% Odavaima pakkumise hinne on 40%, iga järgmine 5 % vähem. Parima pakkumuse sisu ja teostuse summa on kokku 60% ja iga järgmine 10 % vähem. Parima pakkumuse esitanud ettevõttega sõlmib Kultuuriministeerium leping. Summa makstakse kahes osas: 40% üldsummast lepingu sõlmimisel ja 60% seminari teostamise pärast. Võrdsete pakkumuste korral valitakse suurema lisandväärtusega pakkumus ning vastavat sellele sõlmitakse leping. 3  LISA 1 Kohanemis- ja lõimumistegevuste ja nende oodatud tulemuste kokkuvõte ning elluviijate peamised lepingulised ja muud koostööpartnerid Need on partnerid: SMIT, PPA, Expat Relocation OÜ, MTÜ Külaliikumine Kodukant, Taru LV ja Terviseamet Kohanemistegevused ja nende alategevused 1) Meetmetegevus 2.6.1 „Infoplatvormi ja tugiteenuste väljatöötamine ja rakendamine“ sisaldab hetkel käimasolevaid alategevusi a) infoplatvormi hindamine ja edasiarendus; b) infoplatvormi rakendamine. Tegevuste tulemusena on välja arendatud ning rakendatud mitmekeelne (eesti-, inglis- ning venekeelne) rändeinfot pakkuv infoplatvorm ja selle tugiteenused. Peamine partner tegevuse elluviimisel on Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus (SMIT) 2) Meetmetegevus 2.6.2 „Kohanemiskoolituste väljatöötamine, piloteerimine ja rakendamine“ sisaldab hetkel käimasolevaid ja tulevasi alategevusi a) koolituste ja materjalide vahehindamine ja uuendamine ning uute materjalide koostamine; b) koolituste ja materjalide lõpphindamine ning materjalide muutmine; c) koolituste pakkumine. Tegevuste tulemusena on välja töötatud, piloteeritud, arendatud ning rakendatud kohanemisprogrammi vastavalt kohanemisprogrammi määrusele ja selle lisadele. Peamised partnerid tegevuse elluviimisel on hetkel Expat Relocation Estonia OÜ ja PPA. 3) Meetmetegevus 2.6.3 „Tugivõrgustike kontseptsiooni väljatöötamine ja rakendamine“ sisaldab hetkel käimasolevaid ja tulevasi alategevusi a) arendamist vajavate teenuste ja nende pakkumise võimekuse väljaselgitamine; b) teenuste arendamine; c) parimate praktikate seminarid, juhendmaterjalide koostamine; d) lõpp- ja järelhindamiste läbiviimine tugivõrgustike mõju kohta uussisserändajatele suunatud teenuste kvaliteedi ning sellega rahulolu kohta sihtrühma hulgas, selle jätkusuutlikkuse ja arendusvajaduste kohta. 4 Tegevuste tulemusena on välja töötatud ning rakendatud era-, avaliku ja kolmanda sektori osalusel toimiv tugivõrgustike kontseptsioon. Peamised partnerid tegevuse elluviimisel on Politsei- ja Piirivalveamet, Tartu linnavalitsus, Terviseamet, MTÜ Külaliikumine Kodukant. Lisaks on avalike taotlusvoorude korras leitud teenusepakkujad nagu MTÜ Tartu Rahvusvaheline Maja ja MTÜ Estonishing Evenings. Lõimumistegevused ja nende alategevused 1) Meetmetegevus 2.6.4 „Nõustamis- ja infosüsteemi väljatöötamine ja rakendamine“ sisaldab alategevusi a) nõustamis- ja infosüsteemi arendamine ja elluviimine, millega tagatakse lõimumisalane nõustamisteenus ja infosüsteem Tallinnas ja Narvas koos vastava infrastruktuuriga; b) teavitustegevused nõustamis- ja infosüsteemi nähtavuse tõstmiseks; c) koolitusvalmiduse tagamine ja koolitamine, mille raames pakutakse täiendusõpet riigiasutuste, kohalike omavalitsuste ja kolmanda sektori nõustajatele, et suurendada nende erialaseid oskusi ja teadmisi. Peamised partnerid tegevuse elluviimisel on OÜ Gravitas Consult, Keelepisik OsulSugesto OÜ, Algus OÜ, OÜ Kersti Võlu Koolituskeskus, Valgamaa Kutseõppekeskus, MTÜ Kogukond, Haapsalu Täiskasvanute Gümnaasium, MTÜ Virumaa Tugiteenused. 2) Meetmetegevus 2.6.5 „Lõimumisprogrammi väljatöötamine ja pakkumine“ sisaldab alategevusi a) lõimumiskoolitused – kodakondsuseksamiks ettevalmistuse moodul, kultuurimoodul ja üldkeeleõppemoodulid A2, B1 ja B2 taseme saavutamiseks; b) keeleline ja kultuuriline kümblus - aitab sihtrühmal osaleda Eesti kultuurielus, praktiseerida eesti keelt ning toetab kultuuridevahelisi erinevusi väärtustavaid hoiakuid ja avatust dialoogile; c) muukeelse info esitamisvõimekuse suurendamine on suunatud Eesti etendusasutustele ja muuseumidele, et tehniliste vahendite abil pakkuda oma etendusi, näitusi või muid kultuuriteenuseid inglise ja vene keeles. Peamised partnerid tegevuse elluviimisel on OÜ Kersti Võlu Koolituskeskus, MTÜ Folkuniversitetet Estonia, OÜ Multilingua Keeltekeskus ja MTÜ Atlasnet (keeleõpe); 3 kodakondsuseksami kursused ; Atlasnet MTÜ, OÜ Mitteldorf, OÜ Keelepisik, OÜ Change Partners ja OÜ ImmiSchool – Uusimmigrantide Koolituskeskus (keeleline ja kultuuriline 3 Antud tegevuse raames on eelmine leping lõppenud ja uut partnerit ei ole veel hanke raames leitud. 5 kümblus); SA Eesti Vabaõhumuuseum, SA Pärnu Muuseum, Tartu Ülikool, SA Rakvere Teatrimaja, SA Teater Vanemuine, SA Vene Teater, Palamuse O. Lutsu Kihelkonnamuuseum, Valga Muuseum, Eesti Teatri- ja Muusikamuuseum, SA Vaba Lava, Tartu Linnamuuseum ja SA Endla Teater (muukeelse info esitamisvõimekuse suurendamine). 3) Meetmetegevus 2.6.6 „Koostöö- ja kommunikatsioonitegevused“ a) aitab suurendada teadlikkust kultuurilisest mitmekesisusest Eestis, toetades lõimumisega seotud organisatsioonide koostööd ning rahvustevahelisi kontakte; b) toetab lõimumisvaldkonna kommunikatsioonitegevusi trüki-, tele-, raadio- ja interaktiivses meedias. Peamisteks partneriteks on kolmanda sektori organisatsioonid. 6  Allkirjastatud digitaalselt KÄSUNDUSLEPING nr 6-9.1/426-1 Kultuuriministeerium (edaspidi käsundiandja) ja DesignMinds OÜ (edaspidi käsundisaaja), edaspidi eraldi pool või koos pooled on sõlminud järgmise käsunduslepingu (edaspidi leping). 1. Lepingu ese 1.1. Käsundisaaja kohustub osutama käsundiandjale alates 01.04.2020 kuni 07.12.2020 järgmist teenust (edaspidi teenus): koostööseminari väljatöötamine, selle läbiviimine Euroopa Sotsiaalfondist rahastatavate kohanemis- ja lõimumisteenuste pakkujatele ning koostööseminari tulemusena lahenduse väljatöötamine, et korraldada edaspidi teenuste pakkujate koostööd vastavalt käsundiandja lähteülesandele (LISA 1) ja käsundisaaja pakkumusele (LISA 2). 2. Poolte kohustused 2.1. Käsundisaaja kohustub teenust osutama isiklikult, vajaliku hoolsusega, käsundiandjale lojaalselt ning parima kasuga, hoides ära kahju tekkimise käsundiandja varale ning järgides käsundiandja juhiseid. Käsundiandja juhistest võib kõrvale kalduda, kui see on vastavalt asjaoludele põhjendatud, vajalik ja mõistlik. 2.2. Käsundisaaja kohustub teatama käsundiandjale kõigist teenuse osutamisega seotud olulistest asjaoludest ning andma käsundiandjale tema nõudmisel teavet teenuse osutamise kohta. 2.3. Käsundiandja kohustub andma käsundisaajale teenuse osutamiseks vajalikke vahendeid, samuti teavet ja juhiseid, kui käsundisaaja neid küsib. 3. Tasu 3.1. Käsundiandja maksab käsundisaajale teenuse osutamise eest tasu summas 29 982 eurot (edaspidi tasu). Tasu sisaldab käibemaksu 20%. 3.2. Käsundiandja maksab tasu kahes osas: 3.2.1. 12 000 eurot pärast lepingu allkirjastamist; 3.2.2. 17 982 eurot pärast teenuse osutamist. 3.3. Käsundiandja kannab tasu käsundisaaja näidatud arvelduskontole vastavalt käsundiandja poolt esitatud arvele hiljemalt 10 tööpäeva jooksul arve esitamisest alates. Käsundisaaja esitab arve käsundiandjale e-arvena. 4. Lepingu jõustumine, muutmine ja lõppemine 4.1. Leping jõustub, kui pooled on lepingu allkirjastanud. 4.2. Lepingu muudatused vormistatakse kirjalikult lepingu lisana ja jõustuvad pärast seda, kui pooled on need allkirjastanud. 4.3. Leping lõpeb lepinguliste kohustuste täitmisel, lepingu ülesütlemisel või muul seadusest tuleneval alusel. 4.4. Kumbki pool võib lepingu igal ajal kirjalikult üles öelda, teatades sellest teisele poolele vähemalt ühe kuu ette. 5. Lõppsätted 5.1. Pooled vastutavad lepingu rikkumise eest seaduses sätestatud korras. 5.2. Käsundiandja kontaktisik on Aleksandr Aidarov, [email protected], 6282226. 5.3. Käsundisaaja kontaktisik on Jane Oblikas, [email protected], +37256294344. 5.4. Lepingust tulenevad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendab vaidluse kohus. Käsundiandja: Käsundisaaja: Kultuuriministeerium DesignMinds OÜ Registrikood: 70000941 Registrikood: 14452415 E-posti aadress: [email protected] E-posti aadress: [email protected] Arvelduskonto: EE767700771003012586 (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits Jane Oblikas kantsler juhatuse liige