Tartu Vangla riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord

VANGLATEENISTUSE HALDUSOSAKONNA OSAKONNAJUHATAJA KÄSKKIRI 31.03.2025 nr 1-1/2-25/13 Tartu Vangla riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord Justiitsministri 06.12.2001. a määrusega nr 87 kinnitatud „Tartu Vangla põhimäärus“ § 3¹ ning Justiitsministri 13. juuni 2006. a määrusega nr 20 kinnitatud „Viru Vangla moodustamine ja põhimäärus“ § 111 lg 1 ja § 171 alusel: 1. Tunnistan kehtetuks Viru Vangla haldusosakonna juhataja 04.03.2024. a käskkirja nr 1-1/24/17 „Tartu Vangla riigihangete korraldamine ja lepingute sõlmimine“. 2. Kinnitan Tartu Vangla riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korra (lisatud). 3. Teabehaldusteenistuse spetsialistil edastada käskkiri elektrooniliselt Tartu Vangla teenistujatele. 4. Käskkiri jõustub allkirjastamisega samal kuupäeval. Kui isik leiab, et käskkirjaga rikutakse tema õigusi võib ta Tartu Vangla kaudu esitada 30 päeva jooksul Justiitsministeeriumile vaide haldusmenetluse seaduses sätestatud tingimustel ja korras. Kui vaie jääb rahuldamata, tähtaegselt lahendamata või see tagastatakse, on võimalik esitada kaebus halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud tähtaegadel ja korras. (allkirjastatud digitaalselt) Risto Lindeberg  KINNITATUD Vanglateenistuse haldusosakonna osakonnajuhataja 31.03.2025 käskkirjaga nr 1-1/2-25/13 TARTU VANGLA RIIGIHANGETE KORRALDAMISE JA LEPINGUTE SÕLMIMISE KORD 1. Üldsätted 1.1. Tartu Vangla (edaspidi vangla; asutus) lähtub asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel riigihangete seadusest (edaspidi RHS), seaduse alusel kehtestatud õigusaktidest, justiitsministri 02.02.2024 käskkirjast nr 11 „Riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise kord“, Riigi Tugiteenuste Keskuse „Riigihangete korraldamise ja hankelepingute sõlmimise kord“ korrast ja käesolevast vangla riigihangete korraldamise ja lepingute sõlmimise korrast (edaspidi kord). 1.2. Vangla võimaldab lepingute sõlmimisel pakkumuste või taotluste elektroonilist esitamist võimalikult paljudel juhtudel, tagades vähemalt RHS-s sätestatud miinimumnõude täitmise sõltumata lepingu maksumusest. 1.3. Vangla arvestab riigihangete planeerimisel ning asjade ostmisel ja teenuste ning ehitustööde tellimisel võimaluse korral sotsiaalsete kaalutlustuste, innovatsiooni rakendamise ja keskkonnasäästlike lahendustega. 1.4. Vangla vajadustele vastavaid riigihankeid, mis nõuavad RHS kohaselt toiminguid riigihangete registris, korraldab sõlmitud kokkuleppe alusel Riigi Tugiteenuste Keskuse riigihangete osakond (edaspidi RTK; hankeüksus). 1.5. Riigihangete seaduse kohaselt nõuavad toiminguid riigihangete registris järgmised riigihanked: 1.5.1. asjade ostmise ja teenuste tellimise korral eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 30 000 eurost; 1.5.2. eriteenuste tellimise, kontsessioonilepingu sõlmimise, sh eriteenuste kontsessioonilepingu sõlmimise ja ideekonkursi korral eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 60 000 eurost; 1.5.3. ehitustööde tellimise, teenuste kontsessioonilepingu, kaitse- ja julgeolekuvaldkonna asjade ostmise või teenuste tellimise, v.a lihtsustatud korras tellitavad teenused, korral eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 60 000 eurost; 1.5.4. kaitse- ja julgeolekuvaldkonna ehitustööde tellimise, sotsiaalteenuste tellimise, sh sotsiaalteenuste kontsessioonilepingute sõlmimise ning kaitse- ja julgeolekuvaldkonna lihtsustatud korras tellitavate teenuste korral eeldatava käibemaksuta maksumusega alates 300 000 eurost. 1.6. Kord ei reguleeri Registrite ja Infosüsteemide Keskuse poolt info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonnas korraldatavaid riigihankeid. Registrite ja Infosüsteemide Keskus kehtestab info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonna riigihangete korraldamiseks eraldi hankekorra. 1.7. Ministeeriumi kantsleri otsusel võib vangla jaoks punktis 4 nimetatud riigihankeid erandkorras korraldada ka muu asutus või isik. 1.8. Riigihanke ja väikehanke lähteülesande koostab vangla struktuuriüksus (edaspidi sisendi esitaja), kelle vastutusalasse hankeobjekt kuulub ning esitab selle hanketeenistusele. 1.9. Enne lähteülesande koostamist peab sisendi esitaja veenduma eelarvevahendite ja vastava eelarverea eest vastutava teenistuja nõusoleku olemasolu. 2. Mõisted 2.1. Huvide konflikt - hõlmab vähemalt olukorda, kus vangla või vangla nimel tegutseva isiku teenistujal või muul pädeval esindajal, mh hindamiskomisjoni liikmel, kes on kaasatud riigihanke menetluse ettevalmistamisesse või läbi viimisesse või kes võib muul moel mõjutada selle riigihanke tulemust (edaspidi riigihanke menetlemisel osalev isik), on otseselt või kaudselt finantsalaseid, majanduslikke või muid isiklikke huvisid, mis on vastuolus ministeeriumi ja asutuse huvidega. 2.2. Lähteülesanne – sisendi esitaja poolt hanketeenistusele või hankeüksusele esitatav sisend riigihanke või väikehanke korraldamiseks. 2.3. Otsustusõiguslik isik – teenistuja, kellel on ministeeriumis ja asutuses õigus otsustada rahaliste vahendite kasutamise üle või kes on ministeeriumis määratud eelarverea eest vastutajaks. 2.4. Sisendi esitaja – vangla kui asutus või vangla struktuuriüksus. 2.5. Teenistuja – vanglaga töö- või teenistussuhetes olevad ametnikud ja töötajad või hankeüksuse töötajad. 2.6. Väikehange – asjade ostmine, teenuste (mh eriteenuste- ja sotsiaalteenuste) tellimine või muu riigihange, millega ei kaasne riigihangete seaduse kohaselt nõutavaid toiminguid riigihangete registris. 2.7. Ühiselt korraldatav hange – hankeüksuse läbiviidav riigihange, mille ministeeriumi kantsler on otsustanud korraldada ministeeriumi ja asutuste või ainult asutuste sarnaseid hankevajadusi arvestades kohustusliku ühise riigihankena. 3. Väikehanke korraldamine ja lepingute sõlmimine 3.1. Vangla teenistujad korraldavad oma vastutusvaldkonna piires lepingute, mille sõlmimisega ei kaasne RHS kohaselt riigihangete registris toiminguid, nõuetekohase sõlmimise. 3.2. Lepingute, mille eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 10 000 eurost, sõlmimise korraldamisel peavad teenistujad lähtuma järgmistest nõuetest: 3.2.1. struktuuriüksuse poolt esitatud sisendi alusel koostada ostetava asja või tellitava teenuse kirjeldus, et tagada ühesugustel alustel pakkumuste küsimine; 3.2.2. tuleb küsida võrreldavad pakkumusi võimalusel vähemalt kolmelt pakkujalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis; 3.2.3. vastutav isik kontrollib pakkuja ja pakkumuste vastavust väikehanke tingimustele ning tagab pakkumuste võrdlemise ja hindamise; 3.2.4. pakkumuste võtmisega seotud dokumendid (sh asja või tellitava teenuse kirjeldus, hindamiskriteeriumid, pakkumused, eduka pakkuja tunnistamise otsus) säilitatakse dokumendihaldussüsteemis; 3.2.5. väikehanke hindamistulemused edastatakse kõikidele väikehankel osalenud pakkujatele. Hindamistulemustest lähtuvalt tehakse edukale pakkujale ettepanek lepingu sõlmimiseks pärast RHS sätestatud vaidlustustähtaja möödumist; 3.2.6. lepingu juurde tuleb dokumendihaldussüsteemis lisada laekunud pakkumused ja eduka pakkumuse valimise kriteeriumid või põhjendus pakkumuste mittevõtmise kohta. Lepingute juurde dokumentide lisamise asemel on lubatud dokumendihaldussüsteemis luua seoseid lepingute, pakkumuste ja eduka pakkuja tunnistamise otsuse vahel. 3.3. Kui väikehankele ei esitata ühtegi pakkumust või kõik esitatud pakkumused on mittevastavad, on väikehanke eest vastutaval isikul õigus teha ettepanek läbirääkimiste pidamiseks ja lepingu sõlmimiseks ühele või mitmele ettevõtjale, kellel on eeldatavalt piisav pädevus, et lepingut nõuetekohaselt täita. Ettepanekus ei ole lubatud väikehanke esialgseid tingimusi oluliselt muuta. 3.4. Vanglas sõlmitakse lepingud ja lähetuskulude hüvitamise kokkulepped, millede eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 5000 eurost, kirjalikus või digitaalselt allkirjastatud vormis. 3.5. Olenemata lepingu maksumusest peavad kirjalikus vormis olema: 3.5.1. füüsiliste isikutega sõlmitavad lepingud; 3.5.2. autoriõigusi kajastavad lepingud; 3.5.3. rahalist kohustust mittesisaldavad koostöölepingud ja sõlmitavad kokkulepped; 3.5.4. lepingud, mille puhul on oluline saladuse hoidmise kohustuse või õiguskaitsevahendite kokkuleppimine. 3.6. Lepingu täitmise eest vastutavaks isikuks vanglas on lepingus määratud teenistuja, kes on mh kohustatud kontrollima lepingu täitmist ning väljastama lepingu täitmise kohta tõendeid või muid hinnanguid. 3.7. Lepingu võib sõlmida erandkorras muus vormis juhul, kui ei ole võimalik või otstarbekas lepingu sõlmimine kirjalikus vormis, lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta on alla 20 000 euro ja seadustest ei tulene lepingu kirjalikus vormis sõlmimise nõuet. Muus vormis lepingu sõlmimiseks peab nõusoleku saama vangla või haldusosakonna juhilt. 3.8. Kui väikehanke menetlust ei viida läbi vastavalt korra punktile 3.2., esitab vastutav isik dokumendihaldussüsteemis lepingu sõlmimisel memos või kommentaaris põhjendused võrdlevate pakkumuste puudumise kohta. Võrdlevad pakkumused on lubatud jätta võtmata eelkõige ettenägematute sündmuste tagajärjel tekkinud lepingu kiire sõlmimise vajaduse tõttu, konkurentsi puudumisel ja juhul, kui ettevõtjalt ostetakse täiendavalt asju või teenuseid, mille puhul pakkuja vahetumine põhjustaks olulist ebamugavust, tehnilisi probleeme või lisakulusid ega oleks majanduslikel või tehnilistel põhjustel asjade või teenuste asendatavuse või koostoimimise vajaduse tõttu võimalik. Keelatud on piirata hankele juurdepääsu kunstlikult kitsendavate tingimuste seadmise kaudu. 3.9. Kinnisasja või kinnisasjaga seotud õiguste üürimise või rentimise lepingud, sealhulgas muutmise ja lõpetamise kokkulepped, tuleb eelnevalt kooskõlastada ministeeriumi üldosakonna eelarve ja strateegia talitusega. Leping tuleb edastada ministeeriumi üldosakonna eelarve ja strateegia talitusele 5 tööpäeva jooksul lepingu allkirjastamisest arvates. Edastamise kohustus ei kehti Riigi Kinnisvara ASiga allkirjastatud lepingutele. 3.10. Kui leping soovitakse sõlmida riigihangete seaduse kohaselt erandina riigihangete seaduses sätestatud korda rakendamata ja lepingu eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 30 000 eurost, peab lepingu sõlmimist korraldav teenistuja enne tehingu ettevalmistamist kooskõlastama lepingu sõlmimise kavatsuse hankeüksusega. Hankeüksusega ei pea kooskõlastama töölepingu ja kinnisasja omandamiseks, üürimiseks või rentimiseks sõlmitava lepingu sõlmimise kavatsust. 2 (4) 4. Hankeplaan 4.1. Vangla ühe kalendriaasta riigihanke vajadused fikseeritakse hankeüksuse poolt koostatavas ühtses ministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisalas olevate asutuste hankeplaanis. 4.2. Hankeüksus esitab hiljemalt septembriks asutusele järelepärimise järgmise aasta hankeplaani sisendi saamiseks. Vormikohaselt esitatav hankeplaani sisend peab kajastama kõiki vangla planeeritavast eelarvest või muudest alustest tulenevaid vajadusi riigihangeteks, mille eeldatav maksumus käibemaksuta on alates 30 000 eurost. 4.3. Hankeplaani kantakse vanglale hankeüksuse poolt korraldatavad riigihanked, mis riigihangete seaduse kohaselt nõuavad toiminguid riigihangete registris. 4.4. Hankeplaanis kajastatakse iga planeeritava riigihanke kohta vähemalt: 4.4.1. sisendi andja lähteülesande esitamise eest vastutav isik; 4.4.2. riigihanke nimetus ja objekti lühikirjeldus; 4.4.3. lähteülesande RTK-le esitamise tähtpäev; 4.4.4. hanke- või raamlepingu kestvus ja eeldatav sõlmimise tähtpäev; 4.4.5. hanke- või raamlepingu eeldatav maksumus. 4.5. Ühiselt korraldatava hanke korraldamise otsustab õiguslikel ja otstarbekuse kaalutlustel hankeüksus. Asutused ei teosta hankelepingu väliseid tehinguid, mille objekt on hankeplaanis ühiselt korraldatava riigihanke objektiga kaetud. 4.6. Enne hankeplaani kinnitamist kooskõlastab hankeüksus hankeplaani asutusega sisendi esitaja poolt antud sisendi ulatuses ning ministeeriumi kantsleriga kogu ministeeriumit ja asutusi puudutavas ulatuses. 4.7. Jooksva aasta hankeplaani kinnitab RTK juhataja RTK hankekorras sätestatud tähtpäevaks. Kinnitatud hankeplaan edastatakse asutustele ning avaldatakse RTK veebilehel. 4.8. Hankeplaanis kinnitatud riigihanke korraldamiseks hankeplaanis sätestatust erineval ajal või hankeplaanis mittekajastatud riigihanke korraldamiseks esitab ministeeriumi struktuuriüksus või asutus põhjendatud taotluse ministeeriumi kantslerile, kes otsustab selle rahuldamise. 5. Riigihangete korraldamine hankeüksuse poolt ja hankeleping 5.1. Hankeüksus korraldab vanglale kõik hankeplaani kohased riigihanked ja ministeeriumi kantsleri poolt põhjendatud taotluse alusel hankeüksusele täiendavalt korraldamiseks määratud riigihanked. 5.2. Lähteülesande esitamise eest vastutav teenistuja edastab korraldatava riigihanke vormikohase lähteülesande hankeüksusele hankeplaanis sätestatud tähtpäevaks. Lähteülesande esitamise eest vastutav teenistuja vastutab lähteülesandes sisalduva informatsiooni õigsuse eest, sh teostatud turuülevaate õigsuse eest ning rahaliste vahendite olemasolu eest lähteülesandekohase teenuse tellimise või asja ostmise jaoks. 5.3. Lähteülesande esitamise eest vastutav teenistuja teeb hankeüksusega igakülgset koostööd hanke korraldamise nimel, lähtudes muuhulgas ministeeriumi ja RTK vahelisest riigihangete toimemudelist. 5.4. Hankeüksuses määratakse riigihanke eest vastutav isik vastavalt RTK hankekorrale. 5.5. Riigihanke menetluse alustamise aluseks on hanke alusdokumentide ja vajadusel lepinguprojekti sobivuse kinnitamine sisendi esitaja otsustusõigusliku isiku poolt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Ühiselt korraldatava hanke puhul kinnitab sisendi esitaja otsustusõiguslik isik oma struktuuriüksust või asutust puudutavate andmete korrektsust. 5.6. Riigihanke tulemusena edukaks tunnistatud pakkumuse esitajaga sõlmib hankelepingu vangla. Riigihanke tingimuste kohase hankelepingu sõlmimise korraldab lähteülesande esitamise eest vastutav teenistuja või sisendi esitaja poolt määratud muu teenistuja. 5.7. Riigihanke tulemusena sõlmitava rahalist kohustust mittesisaldava raamlepingu sõlmimise õigus vangla nimel on RTK juhatajal ning raamlepingu täitmise eest vastutavaks isikuks on hankeüksuses määratud hankeüksuse teenistuja. 5.8. Hankelepingu sõlmimise kohta esitab hankelepingu sõlmimist korraldav teenistuja vormikohase teate riigihanke eest vastutavale isikule 10 tööpäeva jooksul hankelepingu sõlmimisest arvates. 5.9. Hankelepingu muutmise vajaduse tekkimisel kooskõlastab lepingu täitmise eest vastutav isik hankelepingu muutmise hankeüksusega enne muudatuse tegemist. 5.10. Raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu täitmise teate esitab hankelepingu sõlmimist korraldav teenistuja vormikohase teate hankeüksusele 5 tööpäeva jooksul pärast iga 12 kuu möödumist raamlepingu sõlmimisest arvates. 5.11. Hankelepingu lõppemise kohta esitab hankelepingu sõlmimist korraldav teenistuja vormikohase teate hankeüksusele 5 tööpäeva jooksul hankelepingu lõppemisest arvates. 3 (4) 6. Huvide konflikt, korruptsioonivastased meetmed ja teenistuja teavitamiskohustus 6.1. Korruptsioonivastasest seadusest tulenevad toimingupiirangud kohalduvad vähemalt (kuid mitte ainult) hanget, lepingu sõlmimist ja täitmist korraldavale teenistujale, sealhulgas tehnilise kirjelduse ja lähteülesande koostajale, pakkumuste hindajale, menetlusega seotud dokumentide kooskõlastajale ja lepingu allkirjastajale. Korruptsioonivastaste meetmete kord ja tingimused sätestatakse täpsemalt vangla sisekorras. 6.2. Hanke menetlemisest ei või osa võtta teenistuja, kelle tegevuses esineb huvide konflikt või kelle puhul tekib kahtlus tema erapooletuses või kelle suhtes esineb toimingupiirang. Vastav teenistuja peab sellise asjaolu ilmnemisel end viivitamata konkreetse hankega seoses edaspidisest tegevusest taandama ning teavitama tekkinud olukorrast enda vahetut juhti, kes määrab ülesannete täitmiseks teise teenistuja. 6.3. Vangla nõudmisel esitab hanke menetlemisel osalev teenistuja allkirjastatud kinnituse huvide konflikti ja toimingupiirangute puudumise kohta. Riigihangete toimemudelist tulenevalt esitavad pakkumuste hindajad kinnituse RHR-i kaudu või hankeüksuse nõudmisel hankeüksusele eraldi vormikohase allkirjastatud dokumendina. 4 (4)