KPMG Baltics OÜ
Civitta Eesti AS
Leego Hansson OÜ 08.09.2020 nr 1.2-1/20/2894
AS PricewaterhouseCoopers
Pakkumuse esitamise ettepanek
Kaitseministeerium teeb ettepaneku esitada pakkumus analüüsi teostamiseks
Kaitseministeeriumi valitsemisalas ühtse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) kasutusele
võtmiseks vajalike nõuete väljaselgitamiseks.
Analüüsi eesmärk, kirjeldus ja nõuded analüüsi teostamiseks on toodud pakkumuse esitamise
ettepanekule lisatud lähteülesandes ja töövõtulepingu eelnõus.
Pakkumuse esitamise ettepaneku sisu kohta saab selgitusi saates päringu e-posti aadressil Reeli.
[email protected].
Pakkumuste hindamise kriteeriumiks on pakkumuse maksumus.
Pakkumused peavad jõus olema vähemalt 30 kalendripäeva pakkumuste esitamise tähtajast
arvates.
Nõuded pakkujale:
1. pakkuja peab tagama, et analüüsi teostamisel osalevad isikud on erapooletud ja ei ole
seotud DHSide pakkujate või arendajatega;
1.1. pakkuja esitab vastava kinnituse pakkumuse vormil;
2. pakkuja peab määrama tööde teostamiseks projektijuhi, kellel on vähemalt ühe
samalaadse (DHS) analüüsi tegemise kogemus ning kes osaleb vahetult hankijaga sõlmitava
lepingu täitmises;
2.1. pakkuja esitab projektijuhi CV, millest nähtub vastavus eeltoodud tingimusele.
Pakkumused peavad vastama kõigile lähteülesandes ja käesolevas ettepanekus ettenähtud
nõuetele.
Pakkumuse esitamise ettepanekule lisatud vormil pakkumus ja projektijuhi CV palume
digitaalselt allkirjastatuna saata hiljemalt 18.09.2020 e-posti aadressil Reeli.
[email protected].
Lugupidamisega
Sakala 1 / 15094 Tallinn / 717 0022 /
[email protected] / www.kaitseministeerium.ee
Registrikood 70004502
(allkirjastatud digitaalselt)
Andri Rebane
Küberpoliitika osakonna juhataja
Lisa: 1. Pakkumuse vorm
2. Lähteülesanne
3. Lepingu projekt
Elle Vahur 717 0052
[email protected]
2 (2)
Kaitseministeerium Pakkumus Pakkuja nimi ja registrikood hinnapakkumus a nalüüs i teostamiseks Kaitseministeeriumi valitsemisala s ühtse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) kasutusele võtmiseks vajalike nõuete väljaselgitamiseks kooskõlas esitatud pakkumuse esitamise ettepaneku ja selle lisadega on …………… eurot käibemaksuta. Kinnitame, et oleme hinnapakkumuse koostamisel arvesse võtnud kõik tööd, toimingud ja kulud, mis on vajalikud analüüsi kvaliteetseks, eesmärgipäraseks ja nõuetekohaseks teostamiseks ning hinnapakkumus sisaldab tasu varaliste õiguste loovutamise ja loa andmise eest isiklike õiguste kasutamiseks kogu autoriõiguste kehtivuse perioodil . Kinnitame, et meie esitatud pakkumus on lõplik ja meie jaoks siduv. Kinnitame, et analüüsi teostamisel osalevad isikud on erapooletud ja ei ole seotud DHSide pakkujatega ja arendajatega. Kinnitame, et oleme tutvunud pakkumuse esitamise ettepanekule lisatud töövõtu lepingu eelnõuga ning nõus tume selles toodud tingimustega. Kinnitame, et anname tellijale töö üle hiljemalt 18.12.2020. (allkirjastatud digitaalselt) Ees- ja perekonnanimi, amet (kuupäev digiallkirjas ) Lisa: projektijuhi CV
LÄHTEÜLESANNE Analüüs Kaitseministeeriumi valitsemisala s ü htse dokumendihaldussüsteemi kasutusele võtmiseks vajalike nõuete väljaselgitamiseks. Analüüs on vajalik Kaitseministeeriumi valitsemisala s ühtse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS ) hanke ettevalmistamiseks. Analüüsi eesmärk on saada erapooletu eksperdi hinnang DHSide hetkeolukorra ja asutuste tegelike vajaduste kohta ning selgitada välja: millise i d DHSides hallatavaid dokumendiliike (sarju) ja töövoogusid võiks/ saaks konsolideerida teistesse süsteemidesse , nt juhtimissüsteem (edaspidi JIRA ), riigiametnike iseteenindusportaal (edaspidi RTIP ), eelnõude infosüsteem (edaspidi EIS ), riigihangete register jm , millis te süsteem ide ja keskkondadega saaks/võiks DHSi veel liidestada , et vältida teabe dubleerimist . Kaitseministeeriumi valitsemisala s ü htse DHSi funktsionaalsusnõuded ja mittefunktsionaalsusnõuded ning sobivaim platvorm (Delta, We bdesktop , SharePoint, GoPro vm), mis toetab infohaldust valitsemisala juhtimisinfo- ja koostöökeskkondades . Analüüsi objektiks on 5 asutust: Kaitseministeerium, Kaitsevägi, Kaitselii t , Kaitseressursside Amet ja Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus , kus praegu on kasutusel 2 erinevat DHSi : GoPro Case Professional (2) ja Postipoiss (3). Analüüs sisaldab järg misi töid: DHSides hallatav ate dokumendiliikide (sarjade) ja töövoogude kaardistamine ning ettepanekute esitamine tellijale nende võimaliku konsolideerimise ja liidestamise kohta teiste süsteemide ja keskkondadega; olemasolevate DHSide funktsionaalsus t e sisuline analüüs (funktsionaalsus te ühisosa, erisused, vältimatud nõuded, vajadused, kasutajamugavus jm); käesoleva punkti ala punktis 2 nimetatud DHSide funktsionaalsuse sisulise analüüsi teostamiseks intervjuud e /küsitlus te läbiviimine punktis 2 nimetatud asutuste võtmeisikutega ja/või kasutajagruppidega (intervjuude vorm ja aeg tuleb intervjueeritavatega eelnevalt kokku leppida); a nalüüsi tulemi tutvustamine tellijale enne selle lõplikku üleandmist ning tulemi täpsustamine/täiendamine vastavalt tellijalt saadud tagasisidele. 4 . Pakkujal tuleb intervjuud ( hinnanguliselt 1 5 ) läbi viia iga asutus e võtmeisikutega ja/või kasutajagruppidega , kes oskavad hinnata olemasolevate DHSide toimimist, tuua välja kitsaskohad ja teha ettepanekuid valitsemisala ühtse DHSi funktsionaalsuste osas, mis vastaks kasutajate vajadustele ja asutuste eesmärkidele , lähtudes punktis 5 toodud DHSi olulis test funktsionaalsus nõuetest. 5 . DHSi oluli sed funktsionaalsu snõuded: sisse logimine (parool, ID-kaart , mobiil-ID); dokumendiliikide kaardistamine; erinevat liiki dokumentide (kiri, käskkiri, leping jne) ja asja de loomine; kontakti(de) loomine ja haldamine; töövoogude loomine ja haldamine (vastuvõtmine ja hõlmamine, registreerimine, dokumendi edastamine kooskõlastamiseks, täitmiseks, teadmiseks, ettepanekute esitamiseks, allkirjastamiseks, dokumentide välja saatmine, sh e-post ja dokumendivahetuskiht DHX); allkirjastamine ID-kaardiga, mobiil-IDga, paberil; saabunud tööülesannete haldamine ja tähtajaline täitmine; juurdepääsupiirangute määramine ja haldamine; kasutajaõiguste määramine ja haldamine; dokumentide otsing; asendaja(te) määramine; dokumen dile teise dokumendi (või asja) viite lisamine ; dokumendi printimine; dokumentide kustutamine; erinevad vaated (koostaja, kuupäev, sarja indeks jne) ; sarjade loomine ja haldamine; säilitustähtaegade haldamine, dokumentide arhiveerimine ja hävitamine; asjaajamisaasta alustamine ja lõpetamine; mallide loomine ja haldamine; kaugtöö telefonis, tahvelarvutis; juurdepääs teise asutuse töötajatele, sh grupeerimine; liidestamine teiste süsteemidega sh avalik dokumendiregister ( ADR ) , JIRA jne; jõudlus; kasutatavuse mõõtmine; aruanded ja statistika; skaneerimine; failide migreerimise toetus; andmeturve ja varundamine. 6. Analüüsi tulemusena esitatakse t ellijale : 1 ) DHSide põhjal koostatud sisuline ja võrdlev analüüs, milles on antud hinnang kasutusel olevate DHSi de vastavuse le õigusaktidele, toodud välja asutuste DHSi de funktsionaalsuste ühisosa, vajadused, erisused, konsolideerimise ja liidestuse võimalused teiste süsteemidega ja keskkondadega ( JIRA, RTIP, EIS, riigihangete register jm ) ning intervjuude käigus kogutud probleemide kirjeldused ja ettepanekud (asutuste lõikes ja üldistatud kujul). 2 ) Kaitseministeeriumi valitsemisala s ühtse DHSi funktsionaalsusnõuded ja mittefunktsionaalsusnõuded tulenevalt valitsemisala vajaduste st ning soovitused sobivaima platvormi valikul (Delta, Webdesktop , SharePoint, vm ). 7. Muud tingimused 1) Analüüsi teostamisel osalevad isikud peavad olema erapooletud ja mitte olema seotud DHSide pakkujate ja arendajatega; 2) Pakkuja peab määrama tööde teostamiseks projektijuhi, kellel on vähemalt ühe samalaadse (DHS) analüüsi tegemise kogemus ning kes osaleb vahetult tellijaga sõlmitava lepingu täitmises. Pakkuja peab esitama projektijuhi CV, millest nähtub vastavus eeltoodud tingimusele.