Töövõtuleping

Töövõtuleping Kaitseministeerium, registrikood 70004502, asukoht Sakala 1, 15094 Tallinn, küberpoliitika osakonna juhataja Andri Rebase isikus, kes tegutseb volituse alusel, edaspidi nimetatud tellija, ja Civitta Eesti AS, registrikood 11092241 asukoht Riia 24A, 41010 Tartu, tegevjuht Triin Andressoni isikus, kes tegutseb volituse alusel, edaspidi nimetatud töövõtja, edaspidi nimetatud ka eraldi pool ja koos pooled, sõlmisid heas usus käesoleva töövõtulepingu, edaspidi nimetatud leping, järgnevas: 1. Lepingu objekt 1.1. Lepingu objektiks on analüüsi teostamine Kaitseministeeriumi valitsemisalas ühtse dokumendihaldussüsteemi kasutusele võtmiseks vajalike nõuete väljaselgitamiseks (edaspidi töö). 1.2. Töö eesmärk ja kirjeldus ning sellele esitatud nõuded on toodud lepingu lisas 1 (lähteülesanne). 1.3. Lepingu allkirjastamisega kinnitab töövõtja, et ta omab vastavaid erialaseid teadmisi ja kogemusi lepingu punktis 1.1. nimetatud töö tegemiseks. 2. Töö teostamine ning poolte õigused ja kohustused 2.1. Töö teostamine toimub kooskõlas lepingu ja selle lisadega ning samalaadsele tööle tavapäraselt esitatavate nõuetega. 2.2. Töö hõlmab kõiki töid ja toiminguid, mida ei ole nimetatud lepingus ega selle lisades, kuid mis on olemuslikult vajalikud antud töö eesmärgipäraseks ja nõuetekohaseks teostamiseks. 2.3. Töövõtja õigused ja kohustused: 2.3.1. Töövõtja kohustub teostama töö kvaliteetselt ning tagama, et töö teostamisel osaleb vahetult töövõtja pakkumuses nimetatud projektijuht. Juhul, kui tekib vajadus projektijuhi vahetamiseks, peab töövõtja selle tellijaga eelnevalt kooskõlastama ning uus projektijuht peab vastama lepingu lisas 1 toodud nõuetele. 2.3.2. Töövõtja tagab, et analüüsi teostamisel osalevad isikud on erapooletud ja ei ole seotud dokumendihaldussüsteemide pakkujate ja arendajatega. 2.3.3. Töövõtja kohustub, tuginedes oma erialastele teadmistele ja kogemustele, taotlema tellijalt töö tegemiseks vajalikku teavet, andmeid ja dokumente, mille esitamise vajadust tellija ei ole osanud ette näha. 2.3.4. Töövõtja kohustub töö teostama ja tellijale üle andma hiljemalt lepingu punktis 3 sätestatud tähtpäeval ja viisil. 2.3.5. Töövõtja kohustub kinni pidama töö teostamise käigus tellijaga kokku lepitud vahetähtaegadest. 2.3.6. Töövõtja kohustub tellijale tutvustama analüüsi tulemit enne selle lõplikku üleandmist ning täpsustama/täiendama seda vastavalt tellijalt saadud tagasisidele või esitama tellijale põhjendatud argumendid, miks tellijalt saadud tagasiside arvestamine mõjutab analüüsi tulemit negatiivselt. Lõpliku otsuse tagasiside arvestamise osas teeb tellija. 2.3.7. Töövõtjal on õigus lepingus ettenähtud tähtaegade pikendamiseks, kui tellija ei ole talle kokkulepitud ajaks üle andnud tööde teostamiseks vajalikke andmeid ja/või materjale või kui vääramatu jõu asjaolude tõttu ei ole lepingu tähtajaline täitmine võimalik. Nimetatud asjaolude esinemisel lepivad pooled kõikides ajaliselt hilisemates tähtaegades kokku vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 2.3.8. Töövõtjal on õigus saada tellijalt töödeks vajalikke juhiseid ning täiendavat 1|5  informatsiooni ja materjale. 2.3.9. Töövõtjal on õigus saada töö teostamise eest tellijalt tasu vastavalt lepingus sätestatud tingimustele. 2.4. Tellija õigused ja kohustused: 2.4.1. Tellija saadab 3 päeva jooksul lepingu sõlmimisest töövõtjale töö tegemiseks vajaliku teabe, andmed ja dokumendid. 2.4.2. Tellija tasub töövõtjale lepingu kohaselt tehtud ja tellijale üle antud töö eest lepingus sätestatud tasu lepingus sätestatud tingimustel. 2.4.3. Tellijal on õigus igal ajal kontrollida töö teostamise käiku ja vastavust lähteülesandele ning nõuda töövõtjalt selle kohta ülevaadet ja selgitusi. 3. Lepingu tähtaeg ning töö üleandmine ja vastuvõtmine 3.1. Töö tellijale üleandmise lõpptähtaeg on 18.12.2020 3.1.1 Muud tähtajad lepitakse töö tegemise käigus poolte vahel kokku vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavad vormis. 3.2. Töövõtja esitab tellijale töö digitaalselt allkirjastatuna PDF formaadis, lisades funktsionaalsusnõuded eraldi töödeldaval kujul, lepingu punktis 10.1. nimetatud tellija esindaja e-posti aadressil. 3.3. Töövõtja annab tehtud töö tellijale üle üleandmise-vastuvõtmise aktiga, mis allkirjastatakse lepingu punktis 10 nimetatud poolte esindajate poolt. Tellija kohustub töö üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastama 3 tööpäeva jooksul. Tellijal on õigus keelduda akti allkirjastamisest, kui ta avastab tehtud töös puudused. Avastatud puudustest teavitab tellija töövõtjat 3 päeva jooksul puuduste avastamisest ning annab töövõtjale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks. Kuni lepingutingimustele vastava töö üleandmiseni tellijale, loetakse täitja töö üleandmisega viivitanuks. 4. Lepingu maksumus ja arveldamise kord 4.1. Lepingu maksumus on 19 950 eurot, millele lisandub käibemaks. Lepingu maksumus sisaldab: 4.1.1 kõiki kulusid, mis on vajalikud töö teostamiseks; 4.1.2 tasu varaliste õiguste loovutamise ja loa andmise eest isiklike õiguste kasutamiseks kogu autoriõiguste kehtivuse perioodil. 4.2. Töövõtja esitab tellijale arve pärast tellija poolt akti alusel töö vastu võtmist. Arve esitatakse e-arvena (XML-vormingus masintöödeldav arve). Arvel peab olema märgitud tellija esindaja nimi ja lepingu number. Arvel märgitud maksetähtaeg peab olema vähemalt 28 kalendripäeva arve esitamisest. 4.3. Tellija kontrollib enne arve tasumist töövõtjal maksuvõla puudumist Maksu- ja Tolliameti kodulehekülje kaudu. Vähemalt 10 000-eurose maksuvõla olemasolu korral informeerib tellija tasutavast arvest Maksu- ja Tolliametit. 5. Intellektuaalse omandi õigused 5.1. Töövõtja kinnitab ja tagab, et talle kuuluvad töö tulemi (edaspidi teos) ja selle koostisosade autoriõigused ja/või muu intellektuaalse omandi õigused või tal on muu õiguslik alus tööde koostisosadele. 5.2. Töövõtja kinnitab, et autor või autorid (edaspidi nimetatud autor) on loovutanud või loovutavad oma varalised õigused töövõtjale ning on piiranud või piiravad oma autoriõiguse seaduses nimetatud isiklike õiguste teostamise viisi ja ulatust nii, et töövõtjal on õigus kasutada ja muuta teost oma äranägemisel ja piiramatul viisil. 5.3. Töövõtja loovutab tellijale kõik varalised õigused teosele. Kõik teose varalised õigused lähevad tellijale üle teose vastuvõtmise hetkest. Kui teos antakse üle osadena ning osa 2|5  moodustab autoriõigusega kaitstud teose, siis lähevad osaga seotud varalised õigused tellijale üle vastava osa vastuvõtmisest arvates. 5.4. Tasu varaliste õiguste tellijale ülemineku eest sisaldub lepingu maksumuses ning töövõtjal ei ole õigust nõuda täiendavat tasu nende õiguste üleandmise eest. 6. Konfidentsiaalsus- ja turvanõuded 6.1. Lepingu täitmisel teatavaks saanud isiku- ja turvaandmed ning muu teave ja asjaolud, mille avalikuks tulek võiks kahjustada tellija huve, on konfidentsiaalsed. Vastavasisulise informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist töövõtja või töövõtjaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist. Lepingu alusel konfidentsiaalseteks andmeteks loetakse ka vahetult töö teostamisel tellija kohta töövõtjale teatavaks saanud teave. Töövõtjal ei ole õigust nimetatud teavet avaldada ega muul viisil töödelda. 6.2. Töövõtja võib avaldada konfidentsiaalset informatsiooni, sealhulgas isikuandmeid üksnes nendele isikutele, kes seda teavet vajavad lepinguliste kohustuste täitmiseks ja keda on teavitatud, et selline informatsioon on konfidentsiaalne ja nad on seotud konfidentsiaalsuskohustusega. Kui isikule avaldatakse lepinguliste kohustuste täitmiseks isikuandmeid, on töövõtja kohustatud tagama, et isik, kellele isikuandmeid avaldatakse, järgib käesolevas lepingus ja õigusaktides sätestatud isikuandmete töötlemise nõudeid ning omab baasteadmisi isikuandmete töötlemise nõuetest. 6.3. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mis on avalikult teadaolev või mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. Töövõtja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides. 6.4. Töövõtja kohustub tagama, et tema esindajad, töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. 6.5. Töövõtja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. 6.6. Tööde tegemise korral tellija asutustes, saadab töövõtja vähemalt 2 tööpäeva enne kokkulepitud töö tegemise päeva tellijale töid teostavate isikute nimed koos isikukoodidega. 7. Poolte vastutus 7.1. Lepinguliste kohustuste täitmata jätmise või mittenõuetekohase täitmise korral kannavad pooled vastutust kooskõlas lepingus ning õigusaktides sätestatuga. 7.2. Kui tellija hilineb arve tasumisega, on töövõtjal õigus nõuda tellijalt viivist 0,25% tasumata summast iga hilinenud päeva eest. 7.3. Kui töövõtja ei anna tellijale tööd üle lepingu punktis 3.1. sätestatud tähtajaks, on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi 0,5% töö maksumusest iga tähtaega ületanud päeva eest. Muude poolte vahel kokkulepitud tähtaegade ületamise korral töövõtja poolt, on tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi 0,25% töö maksumusest iga tähtaega ületanud päeva eest. 7.4. Kui töövõtja rikub mistahes lepingulist kohustust, v.a viivitamine töö üleandmisega, on 3|5  tellijal õigus nõuda töövõtjalt leppetrahvi 5% lepingu maksumusest ning lisaks kõikide kahjude hüvitamist. 7.5. Konfidentsiaalsusnõuete rikkumise korral töövõtja või tema poolt määratud töid tegevate isikute poolt, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi kuni 50 % lepingu maksumusest ja/või leping üles öelda. 7.6. Tellijal on õigus töö eest tasumisel vähendada töövõtjale lepingu alusel makstavat tasu leppetrahvi summa võrra. 7.7. Olulise lepingutingimuse rikkumisel töövõtja poolt, on tellijal õigus lepingust taganeda, esitades töövõtjale e-posti teel kirjalikus vormis lepingust taganemise avalduse, ning nõuda lisaks leppetrahvile kahjude hüvitamist, sh töö kolmandalt isikult tellimisel hinnavahe hüvitamist. Oluliseks lepingu rikkumiseks loetakse eelkõige võlaõigusseaduse § 116 lõikes 2 ja § 647 sätestatut. 7.8. Pooled on vabastatud vastutusest lepingu mittetäitmise või mittekohase eest, kui lepingu mittetäitmine või mittekohane täitmine on tingitud vääramatust jõust. Vääramatu jõud on asjaolu, mida pooled ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud poolelt oodata, et ta lepingu sõlmimise või lepinguvälise kohustuse tekkimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. 7.9. Kui vääramatu jõu asjaolud takistavad lepingujärgsete kohustuste täitmist, siis vastava kohustuse täitmise aeg pikeneb ajavahemiku võrra, mil kohustuse täitmine oli takistatud vääramatu jõu tõttu. 7.10. Pool, kelle tegevus lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu tõttu, on kohustatud sellest kohe teatama teisele poolele. 7.11. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud lepingu mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju vältimiseks või vähendamiseks. 7.12. Kui vääramatu jõu mõju kestab üle 30 (kolmekümne) päeva, on ühel poolel õigus sellest eelnevalt teisele poolele kirjalikult teatades lepingu osaliseks või täielikuks ülesütlemiseks, ilma selleta, et ühel pooltest oleks õigus nõuda sellest tulenevalt kahjude hüvitamist. 7.13. Kui vääramatu jõu mõju on ajutine, on kohustuse rikkumine vabandatav üksnes aja vältel, mil vääramatu jõud kohustuse täitmist takistas. 7.14. Pooled on kokku leppinud võtta tarvitusele kõik abinõud omavaheliste erimeelsuste lahendamiseks omavahelisel kokkuleppel. Kokkuleppele mittejõudmisel lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus. 8. Lepingu kehtivus 8.1. Leping jõustub selle allakirjutamise hetkest mõlema poole allkirjastamise õigust omava esindaja poolt ja kehtib kuni võlasuhte lõppemiseni. 8.2. Leping lõpeb poolte kirjalikul kokkuleppel, lepingus toodud või asjakohastes õigusaktides ettenähtud alustel. 9. Muud tingimused 9.1. Lepingu sõlmimisel ja täitmisel juhinduvad pooled Eesti Vabariigi õigusaktidest ja sõlmitavast lepingust ja selle lisadest. 9.2. Kumbki pool ei oma õigust oma lepingulisi õigusi ja kohustusi üle anda kolmandatele isikutele ilma teise poole kirjaliku nõusolekuta. 9.3. Kõik lepingu muudatused ja täiendused lepingule kehtivad vaid sel juhul, kui nad on vormistatud kirjalikult ja allkirjastatud mõlema poole selleks õigust omavate isikute poolt. Kirjaliku vorminõude mittejärgimisel on lepingu muudatused ja täiendused tühised. Kontaktisiku muutumist ei loeta lepingu muutmiseks. 4|5 9.4. Poolte vahelised lepinguga seotud õiguslikku tähendust omavad avaldused, teated jms peavad olema edastatud vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavad vormis. 10. Poolte esindajad lepingu täitmisel 10.1. Tellija esindaja lepingu täitmisel on Aita Areng, tel 717 0189, e-post [email protected] 10.2. Täitja esindaja lepingu täitmisel on Maari Helilaid, tel 523 4496, e-post [email protected]. 10.3. Pooltel on õigus oma esindajaid muuta teavitades sellest teist poolt vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 11. Poolte rekvisiidid Tellija: Töövõtja: Kaitseministeerium Civitta Eesti AS Registrikood 70004502 Registrikood 11092241 Sakala 1, 15094 Tallinn Riia 24A, 51010 Tartu Tel 717 0022 Tel 646 4488 E-post: [email protected] E-post: [email protected] (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Andri Rebane Triin Andresson (kuupäev digiallkirjas) (kuupäev digiallkirjas) 5|5  LÄHTEÜLESANNE Analüüs Kaitseministeeriumi valitsemisalas ühtse dokumendihaldussüsteemi kasutusele võtmiseks vajalike nõuete väljaselgitamiseks. 1. Analüüs on vajalik Kaitseministeeriumi valitsemisalas ühtse dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) hanke ettevalmistamiseks. Analüüsi eesmärk on saada erapooletu eksperdi hinnang DHSide hetkeolukorra ja asutuste tegelike vajaduste kohta ning selgitada välja: 1) milliseid DHSides hallatavaid dokumendiliike (sarju) ja töövoogusid võiks/saaks konsolideerida teistesse süsteemidesse, nt juhtimissüsteem (edaspidi JIRA), riigiametnike iseteenindusportaal (edaspidi RTIP), eelnõude infosüsteem (edaspidi EIS), riigihangete register jm, milliste süsteemide ja keskkondadega saaks/võiks DHSi veel liidestada, et vältida teabe dubleerimist. 2) Kaitseministeeriumi valitsemisalas ühtse DHSi funktsionaalsusnõuded ja mittefunktsionaalsusnõuded ning sobivaim platvorm (Delta, Webdesktop, SharePoint, GoPro vm), mis toetab infohaldust valitsemisala juhtimisinfo- ja koostöökeskkondades. 2. Analüüsi objektiks on 5 asutust: Kaitseministeerium, Kaitsevägi, Kaitseliit, Kaitseressursside Amet ja Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus, kus praegu on kasutusel 2 erinevat DHSi: GoPro Case Professional (2) ja Postipoiss (3). 3. Analüüs sisaldab järgmisi töid: 1) DHSides hallatavate dokumendiliikide (sarjade) ja töövoogude kaardistamine ning ettepanekute esitamine tellijale nende võimaliku konsolideerimise ja liidestamise kohta teiste süsteemide ja keskkondadega; 2) olemasolevate DHSide funktsionaalsuste sisuline analüüs (funktsionaalsuste ühisosa, erisused, vältimatud nõuded, vajadused, kasutajamugavus jm); 3) käesoleva punkti alapunktis 2 nimetatud DHSide funktsionaalsuse sisulise analüüsi teostamiseks intervjuude/küsitluste läbiviimine punktis 2 nimetatud asutuste võtmeisikutega ja/või kasutajagruppidega (intervjuude vorm ja aeg tuleb intervjueeritavatega eelnevalt kokku leppida); 4) analüüsi tulemi tutvustamine tellijale enne selle lõplikku üleandmist ning tulemi täpsustamine/täiendamine vastavalt tellijalt saadud tagasisidele. 4. Pakkujal tuleb intervjuud (hinnanguliselt 15) läbi viia iga asutuse võtmeisikutega ja/või kasutajagruppidega, kes oskavad hinnata olemasolevate DHSide toimimist, tuua välja kitsaskohad ja teha ettepanekuid valitsemisala ühtse DHSi funktsionaalsuste osas, mis vastaks kasutajate vajadustele ja asutuste eesmärkidele, lähtudes punktis 5 toodud DHSi olulistest funktsionaalsusnõuetest. 5. DHSi olulised funktsionaalsusnõuded: 1) sisse logimine (parool, ID-kaart, mobiil-ID); 2) dokumendiliikide kaardistamine; 3) erinevat liiki dokumentide (kiri, käskkiri, leping jne) ja asjade loomine; 4) kontakti(de) loomine ja haldamine; 1|2 5) töövoogude loomine ja haldamine (vastuvõtmine ja hõlmamine, registreerimine, dokumendi edastamine kooskõlastamiseks, täitmiseks, teadmiseks, ettepanekute esitamiseks, allkirjastamiseks, dokumentide välja saatmine, sh e-post ja dokumendivahetuskiht DHX); 6) allkirjastamine ID-kaardiga, mobiil-IDga, paberil; 7) saabunud tööülesannete haldamine ja tähtajaline täitmine; 8) juurdepääsupiirangute määramine ja haldamine; 9) kasutajaõiguste määramine ja haldamine; 10) dokumentide otsing; 11) asendaja(te) määramine; 12) dokumendile teise dokumendi (või asja) viite lisamine; 13) dokumendi printimine; 14) dokumentide kustutamine; 15) erinevad vaated (koostaja, kuupäev, sarja indeks jne); 16) sarjade loomine ja haldamine; 17) säilitustähtaegade haldamine, dokumentide arhiveerimine ja hävitamine; 18) asjaajamisaasta alustamine ja lõpetamine; 19) mallide loomine ja haldamine; 20) kaugtöö telefonis, tahvelarvutis; 21) juurdepääs teise asutuse töötajatele, sh grupeerimine; 22) liidestamine teiste süsteemidega sh avalik dokumendiregister (ADR), JIRA jne; 23) jõudlus; 24) kasutatavuse mõõtmine; 25) aruanded ja statistika; 26) skaneerimine; 27) failide migreerimise toetus; 28) andmeturve ja varundamine. 6. Analüüsi tulemusena esitatakse tellijale: 1) DHSide põhjal koostatud sisuline ja võrdlev analüüs, milles on antud hinnang kasutusel olevate DHSide vastavusele õigusaktidele, toodud välja asutuste DHSide funktsionaalsuste ühisosa, vajadused, erisused, konsolideerimise ja liidestuse võimalused teiste süsteemidega ja keskkondadega (JIRA, RTIP, EIS, riigihangete register jm) ning intervjuude käigus kogutud probleemide kirjeldused ja ettepanekud (asutuste lõikes ja üldistatud kujul). 2) Kaitseministeeriumi valitsemisalas ühtse DHSi funktsionaalsusnõuded ja mittefunktsionaalsusnõuded tulenevalt valitsemisala vajadustest ning soovitused sobivaima platvormi valikul (Delta, Webdesktop, SharePoint,vm). 7. Muud tingimused 1) Analüüsi teostamisel osalevad isikud peavad olema erapooletud ja mitte olema seotud DHSide pakkujate ja arendajatega; 2) Pakkuja peab määrama tööde teostamiseks projektijuhi, kellel on vähemalt ühe samalaadse (DHS) analüüsi tegemise kogemus ning kes osaleb vahetult tellijaga sõlmitava lepingu täitmises. Pakkuja peab esitama projektijuhi CV, millest nähtub vastavus eeltoodud tingimusele. 2|2