Hanketegevuse korralduse auditi tähelepanekud

Eesti Rahva Muuseum [email protected] 12.02.2020 nr 3-10/407-1 Hanketegevuse korralduse auditi tähelepanekud Riigikontroll korraldas 2019. aasta jaanuarist oktoobrini hanketegevuse korralduse auditi, et selgitada välja, kas riigiasutuste loodud hankekorrad vastavad uuele riigihangete seadusele, kas asutuste loodud sisekontrollisüsteem hankemenetluste korraldamiseks toimib ning kas riigiasutused jälgivad asjade ostmisel ning teenuste ja ehitustööde tellimisel riigihangete seadust. Auditi objektiks olid 2018. aastal tehtud tehingud (majandustehingud ja investeeringud) ning auditeeritud asutuste hankekorrad ja plaanid. Audit hõlmas ka Kultuuriministeeriumi valitsemisala. Auditi tulemuste kohta Kultuuriministeeriumile edastatud märgukirjas tõi Riigikontroll välja järgmised tähelepanekud Eesti Rahva Muuseumi hankekorralduse kohta: 1. Kuigi hankekorrad näevad ette, et hankeplaan vaadatakse üle ja seal tehakse vajaduse korral muudatusi, siis tegelikkuses seda alati ei tehta. Enim leiti selliseid hankeid, mis hankeplaanis olid, aga mille sisuline pool oli aja jooksul muutunud või mida planeeritud ei olnud, aga läbi viidi, Eesti Rahva Muuseumis. 2. Eesti Rahva Muuseumi hankekorra kohaselt tuleb huvide konflikti vältimise meetmena esitada hankega seotud töötajatel sõltumatuse deklaratsioon, kuid seda ei ole alati tehtud. 3. Eesti Rahva Muuseum on ostnud ilma riigihankemenetlust korraldamata toiduaineid vähemalt 51 663 euro eest (uus hange korraldati 2019. aastal). 4. Tähelepanekud riigihanke viitenumbriga 196250 (ajutise näituse „Isetehtud Eesti” konstruktiivsete lahenduste teostuse) kohta: 4.1. Hanke menetlemisel kalduti kõrvale kehtestatud hankekorrast. Asutuse juht on jätnud kinnitamata hanke eest vastutava isiku ega ole nõudnud sõltumatuse deklaratsiooni esitamist riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isikutelt. 4.2. Hankedokumentide hulgast puudusid tulevase hankelepingu tingimused, mis hõlmaksid kõiki neid tingimusi, mida pakkumise sisu ei katnud. 4.3. Hankija kvalifitseeris pakkuja, kelle esitatud hankepass ei võimaldanud kvalifitseerimist. Kehtiva riigihangete seaduse järgi ei saa küsida uut täiendavat infot juurde sellele, mida ei ole hankedokumentides algselt esitatud. 4.4. Hankemenetluse käigus jäeti vormistamata protokoll, mis tuli koostada dialoogi käigus välja töötatud lahenduse või lahenduste kohta, mille allkirjastavad hankija ja taotleja. 4.5. Sõlmitud leping on tunnistatud konfidentsiaalseks, kuid selleks puudub seadusest tulenev alus. Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941 5. Tähelepanekud riigihange viitenumbriga 202401 (projekti „„Muuseum koju kaasa“ teise etapi olemasolevate digitaalsete lahenduste kohandamine, uute lahenduste loomine ja veebikeskkonna kujunduse teostus“) kohta: 5.1. Hanke menetlemisel ei peetud kinni asutuse enda kehtestatud hankekorrast. Nii on asutuse juht jätnud kinnitamata hanke eest vastutava isiku ja kõik hankemenetluses tehtud otsused ning ei ole nõutud sõltumatuse deklaratsiooni esitamist riigihanke ettevalmistamisse ja korraldamisse kaasatud isikutelt. 5.2. Sõlmitud leping on täies ulatuses tunnistatud konfidentsiaalseks, kuid selleks puudub seadusest tulenev alus. Lisaks juhtis Riigikontroll tähelepanu järgmistele üldistele eksimustele riigihangete korraldamisel Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigiasutustes:  Hankelepingute rahalise täitmise paremaks jälgimiseks ja kontrolli lihtsustamiseks täiendati riigi majandusarvestuse tarkvara SAP, mille tulemusel on asutustel alates jaanuarist 2018 kohustus lisada ostudokumentidele riigihanke viitenumber. Auditi käigus tuvastati, et riigihanke viitenumbri sisestamine ei ole järjepidev, mistõttu raamatupidamise tarkvaras kajastuv hankelepingute täitmise arvestus ei ole usaldusväärne.  Asutuste veebilehtedel puudub juurdepääs asutuse dokumendihaldussüsteemi ja seetõttu pole kättesaadavad ka hankelepingud. Auditi lõpuks tagati juurdepääs dokumendihaldussüsteemi vaid üksikute asutuste kodulehtedel. Palume hiljemalt 28. veebruariks tagasisidet, mida olete teinud või plaanite teha auditi käigus Eesti Rahva Muuseumi puudutavates tähelepanekutes väljatoodud puuduste kõrvaldamiseks ning milliseid kontrollimeetmeid on kavas rakendada, et hanketegevuse korraldamisega seotud puudusi edaspidi ei tekiks. Juhul, kui vajate puuduste kõrvaldamisega või muudes riigihangetega seotud küsimustes abi ja nõustamist, palume pöörduda Kultuuriministeeriumi varahalduse peaspetsialisti Erle Toigeri poole ([email protected], tel 628 2229). Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits kantsler Erle Toiger 628 2229 [email protected]