Hanketegevuse korralduse auditi tähelepanekud

Tartu Kunstimuuseum [email protected] 12.02.2020 nr 3-10/399-1 Hanketegevuse korralduse auditi tähelepanekud Riigikontroll korraldas 2019. aasta jaanuarist oktoobrini hanketegevuse korralduse auditi, et selgitada välja, kas riigiasutuste loodud hankekorrad vastavad uuele riigihangete seadusele, kas asutuste loodud sisekontrollisüsteem hankemenetluste korraldamiseks toimib ning kas riigiasutused jälgivad asjade ostmisel ning teenuste ja ehitustööde tellimisel riigihangete seadust. Auditi objektiks olid 2018. aastal tehtud tehingud (majandustehingud ja investeeringud) ning auditeeritud asutuste hankekorrad ja plaanid. Audit hõlmas ka Kultuuriministeeriumi valitsemisala. Auditi tulemuste kohta Kultuuriministeeriumile edastatud märgukirjas tõi Riigikontroll välja järgmised tähelepanekud Tartu Kunstimuuseumi hankekorralduse kohta: 1. Asutuse veebilehel on avaldamata hankekord ja iga-aastane hankeplaan. 2. Tartu Kunstimuuseumi hankekord ei sisaldanud huvide konflikti vältimise meetmed. Lisaks juhtis Riigikontroll tähelepanu järgmistele üldistele eksimustele riigihangete korraldamisel Kultuuriministeeriumi valitsemisala riigiasutustes:  Kuigi hankekorrad näevad ette, et hankeplaan vaadatakse üle ja seal tehakse vajaduse korral muudatusi, siis tegelikkuses seda alati ei tehta.  Hankelepingute rahalise täitmise paremaks jälgimiseks ja kontrolli lihtsustamiseks täiendati riigi majandusarvestuse tarkvara SAP, mille tulemusel on asutustel alates jaanuarist 2018 kohustus lisada ostudokumentidele riigihanke viitenumber. Auditi käigus tuvastati, et riigihanke viitenumbri sisestamine ei ole järjepidev, mistõttu raamatupidamise tarkvaras kajastuv hankelepingute täitmise arvestus ei ole usaldusväärne.  Asutuste veebilehtedel puudub juurdepääs asutuse dokumendihaldussüsteemi ja seetõttu pole kättesaadavad ka hankelepingud. Auditi lõpuks tagati juurdepääs dokumendihaldussüsteemi vaid üksikute asutuste kodulehtedel. Palume hiljemalt 28. veebruariks tagasisidet, mida olete teinud või plaanite teha auditi käigus Tartu Kunstimuuseumi puudutavates tähelepanekutes väljatoodud puuduste kõrvaldamiseks ning milliseid kontrollimeetmeid on kavas rakendada, et hanketegevuse korraldamisega seotud puudusi edaspidi ei tekiks. Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941 Juhul, kui vajate puuduste kõrvaldamisega või muudes riigihangetega seotud küsimustes abi ja nõustamist, palume pöörduda Kultuuriministeeriumi varahalduse peaspetsialisti Erle Toigeri poole ([email protected], tel 628 2229). Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits kantsler Erle Toiger 628 2229 [email protected]