Hanketegevuse korraldus

Valitsemisala sihtasutused 19.02.2020 nr 3-10/459-1 Hanketegevuse korraldus Riigikontroll viis 2019. aastal läbi auditi „Hanketegevuse korraldus riigiasutuses“, mis hõlmas ka Kultuuriministeeriumi valitsemisala. Auditi aruandega on võimalik tutvuda Riigikontrolli veebilehel: https://www.riigikontroll.ee/tabid/206/Audit/2496/language/et-EE/Default.aspx. Kuigi audit keskendus hanketegevuse korraldusele riigiasutustes, on aruandes välja toodud tähelepanekud asjakohased ka teiste riigihangete seaduse mõistes hankijateks olevate asutuste, sh riigi asutatud sihtasutuste hanketegevuse kohta. Sellest lähtuvalt palume tutvuda auditi aruandega ning asutuse hanketegevus seda arvestades üle vaadata. Alljärgnevalt toome välja sagedasemad eksimused hankeprotsessis, millele auditis on viidatud ning millele võiks tähelepanu suunata. 1. Asutusel puudub hankekord või ei ole see kooskõlas riigihangete seadusega (ei ole pärast uue riigihangete seaduse jõustumist ajakohastatud). Hankekorra kehtestamine on kohustuslik, kui ühes eelarveaastas planeeritavate asjade ja teenuste riigihangete eeldatav kogumaksumus ületab 80 000 eurot või ehitustööde riigihangete eeldatav kogumaksumus ületab 500 000 eurot (käibemaksuta). Üldnõuded hankekorra sisule on toodud riigihangete seaduse § 9 lõikes 4. Asutused, kelle aastased hankemahud nii suured ei ole ja kes seetõttu hankekorda kehtestanud ei ole, peavad siiski mõnes muus organisatsioonisiseses töökorraldust käsitlevas dokumendis kindlaks määrama meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks riigihankel. Hankekorras peaks põhjalikumalt kirjeldama neid protsesse, mida ei ole riigihangete seaduses täpsemalt reguleeritud ning mida tuleks asutusel endal reguleerida (näiteks hangete kavandamine, sh hankeplaani muutmine, hanke menetlusprotsessis osalejad ja nende ülesanded, hankekomisjoni ülesanded ja töökorraldus, alla piirmäära hangete läbiviimise nõuded ning hankelepingute täitmise jälgimine). Protsesside põhjalik kirjeldamine tagab sujuva hankimise ka siis, kui asutuse isikkoosseis muutub. Kehtestatud hankekorrast kinni pidamine tagab, et menetlusprotsessis ei tehtaks vigu. 2. Asutusel on kinnitamata iga-aastane hankeplaan. Hankeplaani koostamine võimaldab asutusel planeerida raha kasutust, õige hankemenetluse liigi valikut ja hankele kuluvat ressurssi. Korralikult läbimõeldud ja vajaduse järgi korrigeeritav hankeplaan on oluline vahend, et vältida korraldamata riigihangete menetlusi või vale menetlusliigi valikut. Puudulik planeerimine võib viia hanke osadeks jaotamiseni viisil, mis ei ole riigihangete seadusega kooskõlas. Suur-Karja 23 / 15076 Tallinn / 628 2222 / [email protected] / www.kul.ee / Registrikood 70000941 Kinnitatud hankeplaani peaks kas kindla regulaarsusega või vajaduse järgi aasta jooksul üle vaatama ja tegema vajalikud muudatused, et hankeplaanis sisalduv aegunud info ei eksitaks võimalikke hankest huvitatud isikuid. See aitab vältida ka olukordi, kus planeeritud hanked jäetakse tegelikult korraldamata või korraldatakse hankeid, mida hankeplaan ei sisalda. 3. Hankekord ja hankeplaan on asutuse veebilehel avaldamata. Riigihangete seaduse kohaselt tuleb hankekord avaldada asutuse veebilehel viivitamata pärast selle kehtestamist või muutmist ning iga-aastane hankeplaan viivitamata pärast selle kinnitamist. Avalikustamine on oluline läbipaistvuse tagamiseks ning efektiivse konkurentsi ärakasutamiseks. Hankekorrad selgitavad, kuidas riigihanke menetlus asutuses toimub, aga ka seda, kas ja kui sageli hankeplaane uuendatakse. Hankeplaanid annavad infot, milliseid hankeid planeeritakse ja võimaldavad huvitatud isikutel aegsasti väljakuulutatavaks riigihankeks valmistuda. Juhul kui asutusel ei ole konkreetseks aastaks hankeplaani kinnitatud (näiteks hankekorra kohaselt lisatakse plaani riigihanked alates lihthanke piirmäärast ja asutus ei kavanda antud aastal ühtegi sellist hanget), soovitame asutuse veebilehel avaldada sellekohase info. 4. Menetlusprotsessis tehakse mitmeid vigu. Kehtestatud hankekordadest ei peeta alati kinni, näiteks ei kinnitata alusdokumente ega hankega seotud otsuseid. Hankekomisjoni otsused jäetakse sisuliselt põhjendamata, kuigi see on riigihangete seaduses nõutud ja läbipaistvuse tagamise mõttes oluline (näiteks juhul, kui hindamiskriteeriumiks ei ole ainult madalaim hind). Riigihanke alusdokumendid ei sisalda vajalikku infot, näiteks puuduvad hankelepingu tingimused. Riigihangete registris esitatakse hanke korraldamise järel hankelepingu sõlmimise teateid ja lepingu täitmise (lõppemise) andmeid hilinemisega. 5. Hankelepingute täitmise jälgimine vajab paremat korraldust. Hankekordades peaks olema reguleeritud, kuidas jälgitakse, et lepingute muutmisel ei rikutaks riigihangete seaduses sätestatud korda ja ei võetaks täiendavaid kohustusi, mis kokkuvõttes nõuaks teistsuguse hankemenetluse korraldamist. Lepingute mahu jälgimine aitab ära hoida korraldamata hangete esinemise või olemasoleva lepingu mahtude täitumisel uue hanke korraldamise vajaduse ootamatu selgumise. Lepingu mahtude jälgimisel on oluline ka kuluarvestuse süsteemi ülesehitus asutustes. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits kantsler Erle Toiger 628 2229 [email protected]