Reisikorraldusteenuse tellimine - väikeost

HINDAMISKRITEERIUMID JA HINNATAVAD NÄITAJAD Pakkumuse maksumust hinnatakse - Ilma maksudeta Kriteeriumi kaalumise meetod - Osakaaludega Jrk Nimetus Kirjeldus Tüüp / Osakaal Kogus Ühik Pakkuja nr hindamismeetod täidetav 1 Maksimaalne teenustasu protsent ostetava Pakkuja esitab reisikorraldusteenuse Kulu - vähim on 100 % jah reisiteenuse maksumusest maksimaalse teenustasu protsendi parim ostetava reisiteenuse maksumusest. Teenustasu lisatakse teenuse osutaja poolt vahendatava teenuse sisseostuhinnale protsentuaalse väärtusena ning see sisaldab endas kõiki teenuse osutamisega seotud reisibüroo kulusid, sealhulgas teenustasu, käsitlustasu, broneerimistasu, väljastamistasu vms. Teenustasu lisamine ei ole lubatud teistelt isikutelt vahetult tellija teenindamiseks soetatud kaupade ja teenuste sisseostuarvel välja toodud lõivudele ja maksudele. Maksimaalne teenustasu protsent tuleb esitada kuni kahe komakoha täpsusega. 0,00%-list või negatiivset vahendustasu protsenti ei ole lubatud esitada ja sellised pakkumused loetakse mittevastavaks ning lükatakse tagasi. Kokku: 100 Hindamismetoodika kirjeldus 1. Maksimaalne teenustasu protsent ostetava reisiteenuse maksumusest Madalaima väärtusega pakkumus saab maksimaalse arvu punkte. Teised pakkumused saavad punkte arvutades valemiga: "osakaal" - ("pakkumuse väärtus" - madalaim väärtus") / "suurim väärtus" * "osakaal". ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS 1. ÜLDANDMED 1.1 HANKIJA Andmekaitseinspektsioon 1.2 Hanke nimetus ja maksumus Reisikorraldusteenuse tellimine Väikeost Hanke eeldatav maksumus ilm KM-ta: 29 999 eurot 1.3 E-posti aadress teabe [email protected] ja saamiseks [email protected] 1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg Hiljemalt 12.08 2024 kell 09.00. Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta. 1.5 E-posti aadress pakkumuste [email protected] ja esitamiseks [email protected] 1.6 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg 30 päeva (pakkumuse esitamisega loetakse, et (pakkumuse esitamise pakkumus on jõus vähemalt nimetatud ajavahemikul) tähtajast arvates) 1.7 Hanke eeldatav ajakava ja 1. Pakkumuste esitamine – punktis 1.4. sätestatud hankelepingu täitmise tähtaeg tähtajaks; 2. Hankelepingu täitmine alates lepingu sõlmimisest kuni 01.09 2025 või eeldatava lepingu maksimaalse maksumuse täitmiseni (29 999 eurot käibemaksuta) 1.8 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 – Tehniline kirjeldus Lisa 2 – Hindamiskriteeriumid 2. JUHISED PAKKUMUSE KOOSTAMISEKS JA ESITAMISEKS 2.1. Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima käesolevas pakkumuse esitamise ettepanekus (edaspidi pakkumuskutse) sätestatud teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid ning koostama pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid, mis on vajalikud hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks. 2.2. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine. Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtaja vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva. 2.4. Pakkumuse esitamine. Pakkumus tuleb esitada punktis 1.4. märgitud tähtajaks punktis 1.5. märgitud e-posti aadressile. 2.5. Pakkumuse esitamise vorm. Pakkuja esitab pakkumuse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, st pakkumus ei pea olema omakäeliselt allkirjastatud. 2.6. Pakkumuse jõusoleku tähtaeg. Pakkumus peab olema jõus vähemalt punktis 1.6. märgitud tähtaja jooksul. 2.7. Pakkumuste vastavuse kontroll. Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses sätestatud tingimustest. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui a) pakkumus sisuliselt ei vasta pakkumuskutses sätestatud tingimustele või b) pakkumuse maksumus ületab hankija eelarvelised võimalused. 2.12. Pakkumuste hindamine. Pakkumuse edukaks tunnistamine. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe pakkumuse, mille hindamise tulemuste punktisummad on kõrgeimad. 2.13. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates. 2.14. Hankija tunnistab edukaks ja sõlmib lepingu ühe pakkujaga. „Reisikorraldusteenuse tellimine“ väikeost Tehniline kirjeldus 1. Reisikorraldusteenust osutatakse Andmekaitse Inspektsioonile. Reisikorraldusteenus sisaldab tehnilises kirjelduses kirjeldatud teenuseid. Eesmärk on eelkõige Eesti Vabariigist välja suunduva reiskorraldusteenuse pakkumine ja vajadusel ka siseriiklike reisiteenuste osutamine. 2. Reisikorraldusteenuse pakkuja: 2.1. arvestab tellija reisijate (töötajad, külalised ja muud seotud isikud) konkreetsete vajaduste, eelistuste, mugavuse, turvalisuse, ajaressursi ning rahaliste võimalustega, pakkudes alati optimaalseimat reisikorraldusteenust; 2.2. tagab parima hinna ja kvaliteedi; 2.3. on paindlik ja tellija huvides reisiteenuste turu konkurentsiolukorda ja valikuvõimalusi maksimaalselt ära kasutav ning tellijaga koostööle orienteeritud. 3. Reisikorraldusteenus sisaldab järgmisi teenuseid: 3.1. majutuse (sh kodumajutuse) vahendamine ja broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis; 3.2. lennupiletite (sh tellimuslendude ja odavlennufirmade piletite) vahendamine ja broneerimine väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis; 3.3. laeva-, bussi- ja rongipiletite broneerimine ja vahendamine reisimiseks väljaspool Eesti Vabariiki ja vajadusel Eesti Vabariigis; 3.4. transfeeriteenuse ning auto- ja bussirenditeenuse vahendamine nii Eesti Vabariigis kui väljaspool Eesti Vabariiki (vajadusel); 3.5. giiditeenuse vahendamine; 3.6. vastavalt tellija soovile kindlustusturul saadaoleva reisikindlustuse vahendamine, vormistamine ja müük, sh reisimisega seotud ohtudest (sh terrorism, looduskatastroof, nakkushaiguste levik vmt) tingitud ära jäämist ja seesuguste ohtude realiseerumisest tulenevate terviskahjustuste hüvitamist (sh tellija igakülgne nõustamine reisikindlustuse kattest); 3.7. viisade vahendamine ja vormistamine, sh ka reisija teavitamine viisa vajalikkusest; 3.8. reisidokumentide (sh reisipiletite, viisade, majutusasutuste broneerimiskinnituste, kindlustuspoliiside) kättetoimetamist kas elektroonselt või vajadusel ka posti teel või kulleriga; 3.9. ööpäevaringne reisitõrgete (nt lennule mittejõudmine, ootamatu jätkulennu ja majutuse broneerimise vajadus vmt) lahendamine ja tasuta kasutajatugi, mis võimaldab võtta telefoni teel ühendust ning broneeringu muutmise või tühistamise vajaduse korral saab klienditeenindaja ühendust vajaliku broneerimissüsteemiga; 3.10. erandjuhtudel kiireloomuliste tellimuste kiirkäsitlus, kui väljasõiduni on vähem kui 24 h; 3.11. teenuste õigeaegne tagamine vastavalt tellija kinnitatud tellimustele, vajadusel tehes selleks ettemakse enne tellija poolset arve tasumist; 3.12. pakkujale laieneb ka nende toimingute teostamise ja teenuste osutamise kohustus, mis ei ole tehnilises kirjelduses välja toodud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad hanke objektiga seotud teenuse hulka.  „Reisikorraldusteenuse tellimine“ väikeost 4. Nõuded reisikorraldusteenuse osutamisele: 4.1. teenuse tellimiseks esitab tellija pakkujatele hinnapäringu, mille võib tellija nimel teha tellija iga töötaja kooskõlas tellija sisemise töökorralduse reeglitega; 4.2. päring teenuse osutamiseks edastatakse Riigitöötaja iseteenindusportaali (RTIP) kaudu, või saates kokkulepitud e-posti aadressile. RTIP-ist edastatud elektrooniliselt täidetud päring laekub reisibürooga kokkulepitud e-posti aadressile; 4.3. kiireloomulise tellimuse võib esitada ka muul viisil, nt telefonisõnumina, suuliselt või telefoni teel ning tellijal on õigus pöörduda vabalt valitud teenuse osutaja poole. Teenuse osutaja teavitab tellijat tellimuse kättesaamisest viivitamatult. Eraldi kättesaamiskinnitust ei ole vaja saata, kui teenuse osutaja esitab reisipakkumuse tellimuse esitamise päeval; 4.4. pakkuja tagab teeninduse eesti (C1 tasemel või emakeelena) ja inglise keeles (B1 tasemel või emakeelena); 4.5. reisikorraldusteenus peab sisaldama tasuta konsultatsiooni reisiplaani koostamisel; 4.6. iga pakkuja võib esitada iga tellitud teenuse kohta ühe või mitu pakkumust, järgides tellija eelistusi sh majutusasutuse asukoha, lennu ajakava ja/või marsruudi osas; 4.7. kui tellija on liitunud ärikliendile mõeldud boonusprogrammidega, siis peab pakkuja kasutama teenuse osutamisel tellija kliendinumbrit ning tagama tellija tasemele pakutavat hinda ja allahindlust ning kaasnevaid ärikliendi soodustusi; 4.8. pakkuja vahendatavate teenuste hind ei tohi ületada pakkuja või teenuse vahetu osutaja (s.o transpordifirma, majutusasutuse, kindlustusandja, rendifirma jm) avalikult ligipääsetavas elektroonilises online-müügi- või broneerimissüsteemis (nt kodulehel) soovitud sihtkohta soovitud kuupäevadeks nähtava ja kättesaadava teenuse hinda; 4.9. pakkuja määrab tellijale tellimuste täitmiseks ühe peamise reisikonsultandi, keda on pakkujal õigus põhjendatud vajadusel (haigus, puhkus, töölt lahkumine vms) asendada teiste samadele nõuetele vastavate reisikonsultantidega, tagades seejuures, et asendajad on tellija töös olevate tellimustega jms asjakohaste detailidega eelnevalt kurssi viidud ja tellijat on asendusest teavitatud esimesel võimalusel; 4.10. pakkuja peab tagama tellijale pakkumuse esitamise konkreetse reisi marsruudi, aja ja hinna kohta 3 h jooksul tavapärase tööaja (tööpäeviti kella 8:00 kuni 17:00 Eesti kohaliku aja järgi) piires. Tellijal on õigus pakkumuste küsimisel näidata ära aeg, millest hilisemaid pakkumusi arvesse ei võeta; 4.11. pakkuja peab teenuse broneerimisel pidama läbirääkimisi vahendatava teenuse osutajaga ja tegema endast kõik oleneva, et tellija ei peaks kasutama teenuse tarbimisel lisatagatisena töötaja või tööandja krediitkaarti, kuivõrd hanke eesmärgiks on saada pakkujalt täisteenust. Kui vahendatava teenuse osutaja sellega ei nõustu, peab pakkuja võimaldama enda vastava kaardi kasutamist või teavitama tellijat aegsasti ette, et vahendatava teenuse osutaja krediitkaardi esitamist nõuab ning sellisel juhul saab tellija võtta vastavad meetmed rakendusele; 4.12. majutusteenuse tellimisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, asukohti, tühistamistingimuste pandlikkust ja valikukriteeriume, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online-müügi- ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha pakkujale ettepanekuid sobiva majutusvõimaluse otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei nõustu pakkuja poolt pakutava majutusasutusega selle hinna-, asukoha-, mugavus- jm vajalikest kriteeriumitest lähtuvalt, on tellijal õigus ise välja pakkuda majutusasutus,  „Reisikorraldusteenuse tellimine“ väikeost mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida pakkujalt vastava majutusasutuse pakkumuse esitamist; 4.13. lennu-, laeva-, rongi- ja bussipiletite tellimisel võib tellija kasutada orientiirina hindasid, mis on kõigile vabalt kättesaadavad näiteks veebipõhistes avalikes online- müügi ja broneerimiskeskkondades. Eelnevast lähtuvalt võib tellija teha pakkujale ettepanekuid sobivate sõiduvõimaluste otsimiseks ja hinnaorientiiride seadmiseks. Kui tellija ei nõustu pakkuja poolt pakutava sõiduvõimalusega hinna, ajakulu või mugavuse põhjustel, siis on tellijal õigus ise välja pakkuda sõiduvõimalus, mis neid kriteeriume tellija hinnangul täidab ning küsida pakkujalt vastava sõiduvõimaluse pakkumuse esitamist; 4.14. punktides 4.12 ja 4.13 nimetatud juhtudel alustab tellija oma ettepanekute esitamist parima pakkumuse esitanud pakkujast ja kui temalt vastavat pakkumust ei saa, siis liigub paremuselt järgmise pakkuja juurde. Igal juhul on tellijal õigus broneerida ja tasuda sõidu ja/või majutuse eest ise järgides tehnilise kirjelduse punktis 5 toodud tingimusi. 4.15. Lepingu täitmisel tellija poolt küsitav pakkumus peab sisaldama vähemalt järgmist infot: 4.15.1. pakkuja nimi ja kontaktandmed, sh konkreetse pakkumuse koostanud isiku nimi, telefoninumber ja e-posti aadress; pakkumuse koostamise kuupäev ja kellaaeg; 4.15.2. iga pakutava lennuvõimaluse (sh jätkulend ja tagasilend) kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 4.15.2.1. lennupileti maksumus ja lennuklass (sh eraldi välja tuua pileti hind, maksud, lõivud, lisatasud, teenustasud) ja vajadusel lennuklassi ning pagasi- ja muud tingimused; 4.15.2.2. väljalennu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 4.15.2.3. väljalennu lähtekoht (lennujaam) – sihtkoht (lennujaam), lennufirma, lennunumber; 4.15.2.4. vahemaandumis(t)e info ja transiitaeg vahemaandumis(t)el. Kui vahemaandumine on pikem kui 4 tundi, tuleb lisada pakkumisse ka juurdepääs puhkealale/lounge’i vmt; 4.15.2.5. kas tegemist on tehtud broneeringuga või pakkumisega; 4.15.2.6. lennupileti broneeringu kehtivusaeg; 4.15.2.7. lennupileti tühistamise ja muutmise tingimused koos tekkivate kuludega; 4.15.3. iga pakutava laeva-, rongi- ja bussisõiduvõimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 4.15.3.1. pileti maksumus; 4.15.3.2. väljasõidu kuupäev ja kellaaeg – saabumise kuupäev ja kellaaeg; 4.15.3.3. väljasõidu lähtekoht (aadress) – sihtkoht (aadress); 4.15.3.4. reisijaklass; 4.15.3.5. pileti muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 4.15.3.6. reisijalt nõutavate reisidokumentide loetelu ja sõidupileti esitusviis; 4.15.4. iga pakutava majutusteenuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt: 4.15.4.1. majutusteenuse maksumus; 4.15.4.2. majutusasutuse nimi, aadress ja veebiaadress aktiivse lingina; 4.15.4.3. majutusasutuse tärnide arv;  „Reisikorraldusteenuse tellimine“ väikeost 4.15.4.4. toitlustustingimused; 4.15.4.5. toa- ja vooditüüp; 4.15.4.6. majutusasutuse kaugus ürituse toimumiskohast, kui see on tellimuses nimetatud; 4.15.4.7. pakkujale teadaolev lisa- ja taustainfo majutusasutuse kvaliteedi kohta; 4.15.4.8. täiendavate kohalike maksude tasumise kohustus tellija poolt kohapeal koos summaga, kui need ei ole arvestatud broneeringu sisse; 4.15.4.9. majutusteenuse muutmise ja tühistamise tingimused koos tekkivate kuludega; 4.15.5. iga pakutava reisikindlustuse võimaluse kohta tuleb teatada kõik olulised andmed, kuid vähemalt maksumus ja kindlustustingimused. Pakkuja kindlustuspartneril peab olemas olema reisi tühistamise hüvitamine ürituse ärajäämise puhuks; 4.16. juhul, kui pileti maksumus ei ole märgitud piletil, tuleb lisaks esitada pileti maksumust tõendav dokument (müügiarve); 4.17. tellija võib teha pakkujale ettepaneku tellija täpsustunud vajaduste järgselt uue reisipakkumuse esitamiseks või esitatud reisipakkumuse kohandamiseks tellija esitatud tingimustele; 4.18. tellimusega seotud kirjavahetus peab olema ühes e-kirjas. Telefoni teel tehtud muudatused kinnitab pakkuja üle e-kirjaga ja lisab muudatused tellimuse ülevaatesse, mille tellija kinnitab enne koondarve esitamist omapoolse e-kirjaga; 4.19. pakkuja peab omama online-aruandlussüsteemi (aruandlus tellimuste kohta) ning süsteemifunktsioonide kirjeldust. Aruandlussüsteem peab andma tellijale ülevaate minimaalselt tellija poolt tellitud teenuste kohta ühe kalendriaasta ulatuses (andmeid peab säilitama vähemalt 13 kuud) või kui pakkujal sellist online-süsteemi ei ole, peab pakkuja tellija nõudmisel tagama osturaportite koostamise ja väljavõtete edastamise tellijale elektrooniliselt (nt e-posti teel); 4.20. pakkujal on kohustus esitada tellija nõutud aruandlus hiljemalt 3 (kolme) tööpäeva jooksul nimetatud nõude saamisest, kui pooled ei ole kokku leppinud teisiti; 4.21. pakkuja esitab ühe reisiga seotud teenuste tellimuse arved ühe arvena; 4.22. arve maksetähtaeg peab olema vähemalt 21 kalendripäeva arve esitamisest. 5. Väliste pakkujate teenuste kasutamise õigus 5.1. Tellijal on õigus teha alternatiivseid tehinguid teiste reisibüroode, transporditeenuse osutajate, majutusasutuste jt teenusepakkujatega (välised teenusepakkujad, kes ei ole raamlepingu partneriks) raamlepingus sätestatud tingimustel: 5.1.1 kui raamlepingu järgne pakkumus on kõrgema hinnaga vastava reisiteenuse turult tellijale avalikult kättesaadavast hinnast, tingimusel, et tellija on selle info partnerile teatavaks teinud, kuid partner ei ole mõistliku tähtaja jooksul esitanud turutingimustele vastavat soodsamat pakkumust; 5.1.2 kui raamlepingu partner ei esita reisipakkumust, esitatud reisipakkumused ei vasta tellimuses esitatud tingimustele ega ole esitanud uut reisipakkumust või kohandanud esitatud reisipakkumust tellija esitatud tingimustele tellija antud mõistliku tähtaja jooksul;  „Reisikorraldusteenuse tellimine“ väikeost 5.1.3 kui piletid, majutuse vms on tellijale broneerinud vastuvõtja või ürituse korraldaja (nt koolituse korraldaja kõigile koolitusest osavõtjatele, välisriigi vastuvõtva asutuse või Eesti Vabariigi välisesinduste korraldatud majutus); 5.1.4 Lisaks punktides 5.1.1-5.1.3 nimetatud juhtudele jätab tellija endale õiguse teha tehinguid ja arveldada otse reisiteenuse osutajatega, kes ei ole raamlepingu osaliseks (nt laeva- ja lennufirmad, majutusteenus, reisikindlustus jt teenused), juhul kui reisikorraldaja vahendusteenus ei ole tellija hinnangul vajalik (nt riigisiseste lähetuste puhul).