Käskkiri

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 16.06.2020 Kehtib kuni 16.06.2025 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3 (1) Teabevaldaja: KAITSEMINISTEERIUM KÄSKKIRI 10. juuli 2020 nr 120 Ametijuhendi kehtestamine Avaliku teenistuse seaduse § 52 lõike 2 ning kaitseministri 14.02.2013 käskkirja nr 43 "Volituse andmine" p 9 alusel: 1. Kehtestan auditi ja arendusosakonna juhataja ametijuhendi (lisatud). 2. Käskkiri teha teatavaks personaliosakonnale ja auditi ja arendusosakonnale. (allkirjastatud digitaalselt) Kristjan Prikk Kantsler Helen Paliale Personaliosakond  KEHTESTATUD kantsleri käskkirjaga KAITSEMINISTEERIUM AUDITI JA ARENDUSOSAKONNA JUHATAJA AMETIJUHEND 1. ÜLDOSA 1.1 STRUKTUURIÜKSUS Auditi ja arendusosakond 1.2 AMETINIMETUS Osakonnajuhataja 1.3 VAHETU JUHT Minister (siseauditi alane tegevus), kantsler (arendusalane tegevus) 1.4 ASENDAJA Vastavalt ministri kinnitatud ministeeriumi kantsleri, asekantslerite ja osakonnajuhatajate asendamise korrale. 1.5 KEDA ASENDAB Vastavalt ministri kinnitatud ministeeriumi kantsleri, asekantslerite ja osakonnajuhatajate asendamise korrale. 2. AMETIKOHA EESMÄRK Tagada ministeeriumi valitsemisalas auditi ning organisatsiooni juhtimissüsteemi arenduse alase tegevuse korraldamine. 3. AMETIKOHA TEENISTUSÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS ÜLESANNE TULEMUS 3.1 Osakonna töö korraldamine: 3.1.1 osakonna teenistujate töö juhtimine ja - Osakonnale antud ülesanded on täidetud korraldamine (sh töö kvaliteedi ja tähtajaliselt ja kvaliteetselt; tähtajalisuse tagamine; tööjaotuse - osakonna töökorraldus on efektiivne ning määramine); töö tulemuslik, st osakonnale pandud ülesanded täidetud õiguspäraselt ja õigeaegselt; - töötajate tööülesanded on selgelt määratletud ja neile teada; - ametijuhendid on vastavuses ministeeriumile seatud eesmärkide ja töötaja tööülesannetega; 3.1.2 osakonna tööplaani koostamine ja - osakonna tööplaan on koostatud selleks selle täitmise kontrollimine; määratud tähtajaks; - sisend ministeeriumi arendusplaani koostamiseks on koostatud selleks määratud tähtajaks; 1 3.1.3 osakonna koostatud kirjade, - dokumendid on kooskõlastatud, märgukirjade, lepingute jms dokumentide allkirjastatud või esitatud allkirjastamiseks (sh dokumentide, millega võetakse rahalised selleks volitatud isikutele vastavalt esitatud või varalised kohustused ning mis annavad tähtajale; õigusi või panevad kohustusi - koostatud dokumendid on kooskõlas ministeeriumivälistele isikutele) osakonna põhimääruse, asjaajamiskorra ja kooskõlastamine ja allkirjastamine; teiste ministeeriumi töökorraldust reguleerivate õigusaktidega; - allkirjastatud või kooskõlastatud dokumendid on korrektselt vormistatud ning kooskõlas kehtiva õigusega; 3.1.4 osakonda suunatud dokumentide - edastatav teave osakonna ülesannete edastamine täitmiseks; täitmisel on adekvaatne ja õiguspärane; 3.1.6 osakonna esindamine selle pädevusse - arvamused ja kooskõlastused on esitatud kuuluvate ülesannete täitmisel ning selleks määratud tähtajaks; osakonna nimel ministeeriumi juhtkonnale - vahendatav teave osakonna ülesannete ja teistele osakondadele arvamuste ja täitmisel on adekvaatne ja õiguspärane; kooskõlastuste esitamine; 3.1.7 osakonna koostöö juhtimine - töötajad saavad asjakohast toetust ja nõu ja ministeeriumi teiste osakondade, juhiseid koostööd puudutavates ministeeriumi valitsemisala asutuste ja küsimustes; nende vastavate struktuuriüksustega; 3.1.8 osakonna organisatsioonilise - ettepanekud on tehtud vastavalt vajadusele struktuuri, koosseisu ja töökorralduse kohta või selleks ülesande andja poolt määratud ministeeriumi juhtkonnale ettepanekute tähtajaks; tegemine; - osakonna koosseis on optimaalne; 3.1.9 vajadusel ministeeriumi juhtkonnale - ettepanekud on asjakohased, põhjendatud ettepaneku tegemine töötajale muutuvpalga ja esitatud õigeaegselt. ja teiste lisatasude kohaldamiseks või distsiplinaarkaristuse määramiseks. 3.2 Personali valik, värbamine ja arendamine: 3.2.1 osaleb osakonna ametikohtade - Protsessis osalemine toimub vastavalt täitmiseks personali valiku- ja vajadusele ning kokkuleppel värbamisprotsessis; personaliosakonnaga; - osakonnas on tööl kvalifitseeritud teenistujad; 3.2.2 viib läbi arenguvestlused osakonna - arenguvestlused töötajatega on läbi viidud teenistujatega; vastavalt ministeeriumis kehtestatud regulatsioonidele ja määratud tähtajaks; 3.2.3 osaleb osakonna teenistujate koolituse - koolitusvajadus on koostatud vastavalt ja täiendõppe planeerimisel. ministeeriumis kehtestatud regulatsioonidele ja määratud tähtajaks. 2 3.3 Kohtumiste ja koosolekute korraldamine: 3.3.1 osakonna töövaldkonna ning oma - Kohtumised ja koosolekud on korraldatud, teenistusülesannete piires kohtumiste, töörühmad on kokku kutsutud vastavalt töörühmade ja koosolekute vajadusele või juhtkonnalt saadud ülesande kokkukutsumiste korraldamine; täitmiseks ja nende poolt määratud tähtajaks; 3.3.2 ministeeriumi juhtkonnale osakonna - ettepanekud on esitatud ja tuginevad tööülesandeid puudutavate küsimuste erinevate lahendusvariantide põhjalikule lahendamiseks komisjonide ja töörühmade analüüsile. moodustamise ettepanekute tegemine. 3.4 Osakonna eelarve koostamine, riigivara sihipärane kasutamine: 3.4.1 osakonna ülesannete täitmiseks - Eelarveprojekt on koostatud vastavalt vajalike vahendite taotlemine; määratud vormile ning etteantud tähtaegadele; - ettepanekud eelarvevahendite planeerimiseks on põhjendatud; 3.4.2 kulujuhi ülesannete täitmine sh - kulujuhi ülesanded on täidetud volituste volituste piires eelarvevahendite kasutamise piires ja õiguspäraselt; otsustamine. - kontrollitud on arvetel õige eelarve konto liigenduse kasutamine; - on olemas ülevaade eelarveliste vahendite kasutamisest; - eelarvevahendite kasutus on korraldatud kooskõlas kinnitatud kavade, õigusaktide ja hea tavaga. 3.5 Osakonna töö ettevalmistamine - Osakonna teenistujad on teadlikud kriisiolukorraks. ministeeriumi kriisilahendusplaanidest; - osakond suudab ka kriisiajal jätkata efektiivselt oma ülesannete täitmist. 3.6 Valitsemisala põhiprotsesside ja - Kaitseministeeriumi valitsemisalas on toetavate teenuste olulisemate riskide riskiregistri ajakohasus ja regulaarsed määramise ja riskitaseme hindamise riskihindamised koordineeritud. koordineerimine. 3.7 Ministeeriumi ja valitsemisala - Ministeeriumi ja valitsemisala asutuste korruptsiooniriskide hindamise korruptsiooniennetuse alased korraldamine: regulatsioonid on olemas; 3.7.1 ennetustegevuste teostamiseks - korruptsiooniennetuse kava koostamine on ettepankute tegemine. koordineeritud. 3 3.8 Auditite läbiviimise koordineerimine - Ministeeriumis ja valitsemisalas on auditid ministeeriumi põhimääruses sätestatud läbiviidud kooskõlas kehtivate ulatuses. regulatsioonide ning IIA siseauditi standarditega. 3.9 Ministeeriumi ja valitsemisala juhtimis- - Juhtimis- ja valitsemisprotsesside ja valitsemisprotsesside täiustamise kirjeldamine ja analüüsimine on koordineerimine. koordineeritud; - juhtimisotsuseid tehakse tuginedes pädevatele faktidele, analüüsidele ja uuringutele. 3.10 Juhtimisinfo keskkonna Jira - Jira on kasutaja-sõbralik. arendamine ja administreerimine. - Jira arendamise protsessi on kaasatud ministeeriumi osakonnad. 3.11 Teenistusülesannete valdkonda - Vajalik teave on koondatud valitsemisala puudutavates küsimustes teabe kogumise, üleselt; vajadusel ülevaadete koostamise - koostatud on terviklikud ettepanekud; korraldamine, ning ettepanekute tegemine - ettepanekud esitatud vajalikele õigusaktide muutmiseks või täiendamiseks. osapooltele. 3.12 Riigisaladuse kaitse: - Osakonnas järgitakse „Riigisaladuse ja korraldab oma pädevuse piires salastatud välisteabe seaduse“ ja selle „Riigisaladuse ja salastatud välisteabe alusel riigisaladuse kaitse kohta seaduse“ ja selle alusel riigisaladuse kaitse kehtestatud nõudeid. kohta kehtestatud nõuete täitmist osakonnas. 3.13 Muude osakonna põhimäärusega talle - Ülesanded on täidetud korrektselt ülesande pandud ministri, kantsleri poolt antud andja poolt määratud tähtajaks. töövaldkonnaga seotud ühekordsete ülesannete täitmine. 4. VASTUTUS Osakonnajuhataja vastutab: 4.1 teenistuskohustuste õigeaegse, täpse, õiguspärase, kohuse- ja vastutustundliku täitmise eest; 4.2 teenistuskohustuste täitmiseks tema kasutusse usaldatud vara säästliku, otstarbeka ja heaperemeheliku kasutamise eest ning teenistussuhte lõppemisel tagastab selle rikkumata kujul; 4.3 enda koostatud, esitatud ja väljastatud dokumentide, eelnõude, projektide ja teabe õigsuse ja seaduslikkuse eest; 4.4 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi- ja ametisaladuse, isikuandmete ja eriliigilis te isikuandmete ning muu juurdepääsupiiranguga teabe konfidentsiaalsuse ja kaitstuse eest; 4.5 ministeeriumi maine hea hoidmise eest enda vahendatavas teabes. 4 5. ÕIGUSED Osakonnajuhatajal on õigust: 5.1 saada oma tööks vajalikku teavet juhtkonnalt ja teistelt osakondadelt; 5.2 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest; 5.3 jätta kooskõlastamata õiguslikult ja keeleliselt ebakorrektsed dokumendid ja taotleda nendesse muudatuste tegemist dokumendi koostaja poolt; 5.4 juurdepääsule tööks vajalikele elektroonilistele teabekanalitele ja andmebaasidele vastavalt valitsemisala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eeskirjale; 5.5 saada teavet ministeeriumi ja enda arenguperspektiivide kohta vahetult juhilt, personaliosakonnalt ja juhtkonnalt; 5.6 teha ettepanekuid vahetule juhile töökorralduse osas; 5.7 osaleda kohtumistel ja nõupidamistel, mis on seotud teenistusülesannete täitmisega; 5.8 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikku täienduskoolitust. 6. HARIDUSELE, TÖÖKOGEMUSELE, TEADMISTELE JA OSKUSTELE KEHTESTATUD NÕUDED 6.1 HARIDUS 6.1.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud kvalifikatsioon. 6.2 TÖÖKOGEMUS 6.2.1 Vähemalt 4-aastane töökogemus ametikoha tegevusvaldkonnas. 6.2.2 Vähemalt 2-aastane juhtimiskogemus (sh üksus, projektimeeskond või töögrupp). 6.3 VALDKONNAPÕHISED TEADMISED JA OSKUSED 6.3.1 Riigi põhikorra, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku haldust reguleeriva te õigusaktide tundmine. 6.3.2 Väga hea Kaitseministeeriumi tegevusvaldkonna, ministeeriumi valitsemisala ja neid reguleerivate õigusaktide ning dokumendihalduse korra tundmine. 6.3.3 Teadmised ametikoha valdkonnas NATO ja teiste rahvusvaheliste julgeoleku- ja kaitseorganisatsioonide tööpõhimõtetest ja eesmärkidest. 6.3.4 Head teadmised juurdepääsupiiranguga teabe kaitsest. 6.3.5 Väga head juhtimisalased teadmised, sh juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise rakendamise oskus, oskus planeerida tööprotsessi ning juhtida inimesi. 6.3.6 Teadmised kahe- ja mitmepoolsest rahvusvahelisest kaitsealasest suhtlusest ja koostööst. 6.3.7 Eesti Vabariigi julgeoleku- ja kaitsepoliitiliste põhisuundade hea tundmine ametikoha töövaldkonna piires. 6.4 KEELTEOSKUS 6.4.1 Eesti keele oskus kõrgtasemel, so C1 või sellele vastaval tasemel.* 6.4.2 Inglise keele oskus kõrgtasemel. 6.5 ARVUTIOSKUS 6.5.1 Ministeeriumi valitsemisalas kasutatavate büroorakenduste (tekstitöötlus, tabelarvutus jmt), e-posti tarkvara, veebisirvimisprogrammide ning juhtimisinfo keskkonna ja dokumendihaldusprogrammi kasutamisoskus. 6.6 OOTUSED TÖÖALASELE KÄITUMISELE 6.6.1 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas analüüsi- ja sünteesivõime ning oskus argumenteerida kaalutletult ja süsteemselt. 5  6.6.2 Otsustusvõime ja vastutustunne, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires ning võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest. 6.6.3 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning kasutada aega efektiivselt. 6.6.4 Avatus ja uuendusmeelsus, sealhulgas valmisolek ja paindlikkus reageerida muutuste le ning leida uusi võimalusi eesmärgi poole liikumiseks. 6.6.5 Koostöö- ja meeskonnatöö oskus, sealhulgas oma teadmiste jagamine kolleegide ga ning lugupidav ja professionaalne suhtlemine, igakülgne ministeeriumi teenistujate kaasamine arendusprotsessidesse. 6.6.6 Väärikus ja lojaalsus, sealhulgas ministeeriumi positiivse maine kujundamine. 6.6.7 Laitmatu reputatsioon, ausus ja kõrged kõlbelised omadused. * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele C1 - mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust. Oskab end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata. Oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööoludes. Oskab luua selget, loogilist, üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid. KOOSKÕLASTUS: KANTSLER (allkirjastatud digitaalselt) NIMI ALLKIRI Olen teadlik, et auditi ja arendusosakonna juhataja ametikoht on riigikaitselise töökohustusega. Kinnitan, et olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. OSAKONNAJUHATAJA (allkirjastatud digitaalselt) NIMI ALLKIRI 6