Justiitsministeerium Teie 05.05.2020
[email protected]
Meie 04.06.2020 nr 1.1-18/20/1504
Päring Kaitseministeeriumile
Austatud Marleen Kippar
Pöördusite Kaitseministeeriumi poole seoses Alalise Vahekohtu menetlusega nr 2018-42 ning
soovisite informatsiooni dokumentide kohta mis on seotud Tallinnas Küti 17 ja Küti 17a
kinnistute riigiomandisse jätmisega. Samuti soovisite Kaitseministeeriumi korda/juhendit
dokumentide säilitamise ja säilitustähtaegade kohta.
Käesolevaga edastab Kaitseministeerium dokumendid, mis on seotud kinnistutega Küti 17 ja/või
Küti 17a, Tallinn ning Kaitseministeeriumi kantsleri poolt 23.12.2019 allkirjastatud käskkirja
alusel kehtestatud Kaitseministeeriumi dokumendihalduse korra.
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Andres Sang
Kaitseinvesteeringute osakonna juhataja
Lisa: 4051_001
8310
12027
Kaitseministeeriumi dokumendihalduse kord
Sten-Patrick Kreek 7170028
[email protected]
Sakala 1 / 15094 Tallinn / 717 0022 /
[email protected] / www.kaitseministeerium.ee
Registrikood 70004502
KEHTESTATUD
Kaitseministeeriumi kantsleri käskkirjaga
„Kaitseministeeriumi dokumendihalduse korra ja
salastatud teabe ja teabekandjate töötlemise
juhendi kehtestamine“
LISA 1
KAITSEMINISTEERIUMI
DOKUMENDIHALDUSE KORD
1|12
KEHTESTATUD
Kaitseministeeriumi kantsleri
käskkirjaga „ Kaitseministeeriumi
dokumendihalduse korra ja salastatud teabe
ja teabekandjate töötlemise juhendi
kehtestamine“
LISA 1
Sisukord
1. Üldsätted 3
2. Ülevaatus 3
3. Vastutus 3
4. Mõisted 4
5. Teabe avalikustamine 4
6. Juurdepääsupiiranguga teave 4
7. Teabe vastuvõtmine ja registreerimine 5
8. Saabunud dokumendi edastamine 6
9. Dokumendi loomine 6
10. Ministeeriumi töökorraldust reguleeriva käskkirja muutmine 7
11. Dokumendi kooskõlastamine 7
12. Dokumendi allkirjastamine 10
13. Dokumendi väljasaatmine 10
14. Dokumendi täitmise tähtajad 10
15. Dokumendi tähtaegse täitmise kontroll 10
16. Dokumendi väljavõte, ärakiri ja digitaalne tempel 10
17. Pitsati kasutamine ja hoidmine 10
18. Dokumentide loetelu 11
19. Teabe hoidmine ja säilitamine 11
20. Dokumendi hävitamine 11
21. Asjaajamise ja vara üleandmine 11
22. Seotud dokumendid 12
11
2|12
KEHTESTATUD
Kaitseministeeriumi kantsleri
käskkirjaga „ Kaitseministeeriumi
dokumendihalduse korra ja salastatud teabe
ja teabekandjate töötlemise juhendi
kehtestamine“
LISA 1
Kaitseministeeriumi dokumendihalduse kord
1. Üldsätted
1.1. Kaitseministeeriumi (edaspidi ministeerium) dokumendihalduse korra (edaspidi kord)
eesmärk on tagada ministeeriumi tegevuse usaldusväärne dokumenteerimine ning loodud ja
saadud teabe autentsus, usaldusväärsus, terviklus ja kasutatavus alates selle loomisest või
saamisest kuni üleandmiseni Rahvusarhiivi või hävitamiseni.
1.2. Kord täpsustab Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusega nr 88 „Teenuste korraldamise ja
teabehalduse alused“ sätestatud asutuse dokumendihalduse korraldamise nõudeid.
1.3. Korraga kehtestatakse ministeeriumi dokumendihalduse ja asjaajamise korraldamise
põhinõuded tõendusväärtusega teabele, millele on kehtestatud dokumentide loetelus
säilitustähtaeg.
1.4. Punktis 1.3 nimetatud teavet menetletakse ja hallatakse: dokumendihaldussüsteemis
(edaspidi DHS) ning teiste asutuste hallatavates infosüsteemides (riigi personali- ja
palgaarvestuse andmekogu, riigitöötaja iseteenindusportaal, eelnõude infosüsteem, E-arvete
infosüsteem ja riigihangete register).
1.5. Ministeeriumi asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuar - 31. detsember). Töörühma,
komisjoni ja muu ühekordse kindla ülesandega üksuse asjaajamisperiood on selle
tegevusperiood.
1.6. Kord on kättesaadav ministeeriumi siseveebi kataloogis „Dokumendi- ja arhiivihaldus“.
2. Ülevaatus
2.1. Kord vaadatakse üle vastavalt vajadusele, kuid mitte harvem kui kord kolme aasta jooksul.
2.2. Korra ülevaatuse eest vastutab dokumendihalduse osakonna asjaajamise nõunik (edaspidi
DHO asjaajamise nõunik).
3. Vastutus
3.1. Kord on täitmiseks kõigile ministeeriumi ametnikele ja töötajatele (edaspidi ühiselt
teenistuja).
3.2. Ministeeriumi teenistuja vastutab teabe nõuetekohase loomise ja haldamise eest
teenistusülesannetest tuleneva pädevuse piires.
3.3. Ministeeriumi osakonnajuhataja korraldab osakonna asjaajamist ja vastutab osakonnale
pandud ülesannete täpse, õigeaegse ja õiguspärase täitmise eest.
3.4. Dokumendihalduse osakond korraldab ministeeriumi dokumendihaldust ja asjaajamist ning
vastutab selle toimimise eest.
3.5. Dokumendihalduse osakonna juhataja võib anda korra paremaks rakendamiseks juhiseid,
mis avaldatakse siseveebi kataloogis „Dokumendi- ja arhiivihaldus“.
3|12
4. Mõisted
4.1. Autentsus dokumendi algsete omaduste (sisu, struktuur ja kontekst) säilimine
läbi aja.
4.2. Arhivaal dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud
arhiiviväärtuse.
4.3. Dokument mis tahes teabekandjale jäädvustatud dokumenteeritud teave, mis
on loodud või saadud asutuse tegevuse käigus ning mille sisu,
vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks
(dokument võib olla ka e-kiri).
4.4. Dokumendihaldus teabehalduse alategevus, mis hõlmab nii dokumentide loomist,
saamist, kasutamist ja säilitamist kui ka dokumentide eraldamise
korraldamist, et need hävitada või üle anda arhiivi.
4.5. Dokumendihaldussüsteem dokumentide ja teabe loomise, haldamise ja menetlemise
infosüsteem, mis hõlmab kogu protsessi dokumendi loomisest kuni
hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.
4.6. Dokumendiregister digitaalne andmekogu, mida peetakse asutusse saabunud ja
asutuses koostatud dokumentide registreerimiseks ja neile
juurdepääsu tagamiseks.
4.7. Liigituskeem asutuse funktsioonide ja sarjade struktureeritud loetelu ning
raamistik dokumentide hõlmamisel ja haldamisel.
4.8. Metaandmed elementide kooslus, mis on vajalik dokumendi põhiomaduste
(autentsus, usaldusväärsus, terviklus, kasutatavus) tagamiseks.
4.9. Teave mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja
dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud seaduses või
selle alusel antud õigusaktides sätestatud avalikke ülesandeid
täites, sh dokument või arhivaal.
4.10. Viit dokumendile registreerimisel antud unikaalne tähistus
(ainuidentifikaator).
5. Teabe avalikustamine
5.1. Ministeerium avalikustab ja menetleb teavet avaliku teabe seaduses ja muudes õigusaktides
sätestatud nõuete kohaselt.
5.2. Ministeeriumi veebilehel korraldab teabe avaldamist strateegilise kommunikatsiooni
osakond.
5.3. Ministeeriumi veebilehel ei avalikustata teavet, mis on vananenud, ei vasta tegelikkusele
või on eksitav.
5.4. Dokumendiregistri kaudu tagatakse juurdepääs registreeritud juurdepääsupiiranguta
digitaaldokumendile. Ministeeriumi dokumendiregister asub aadressil
http://www.kaitseministeerium.ee/dok-register/.
6. Juurdepääsupiiranguga teave
6.1. Juurdepääsupiiranguga teave on teave, millele juurdepääs on avaliku teabe seadusega
kehtestatud korras piiratud.
6.2. Juurdepääsupiiranguga teave määratakse kindlaks ministeeriumi dokumentide loetelu
liigitusskeemis. Minister kehtestab liigitusskeemis sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele
võib juurdepääsupiirangut kehtestada, märkides ära seadusest tuleneva aluse.
6.3. Juurdepääsupiirang kehtestatakse alates teabe loomisest või saamisest ning kuni vajaduse
möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks. Kui
juurdepääsupiirangu vajadus püsib, võib juurdepääsupiirangu tähtaega pikendada viie aasta
4|12
võrra.
6.4. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang alates teabe saamisest või
dokumenteerimisest 75 aastat või alates isiku surmast 30 aastat, või kui surma ei ole võimalik
tuvastada, siis alates isiku sünnist 110 aastat.
6.5. Teabele juurdepääsupiirangu kehtestamiseks valitakse DHSi juurdepääsupiirangu aluste
klassifikaatorist vastav seadusesäte koos juurdepääsupiirangu kehtivusajaga. Selleks, et pealkiri
ei avaks teabe sisu, muudetakse vajadusel veebis kuvatavat pealkirja.
6.6. Kui dokumendi lisa(d) on juurdepääsupiiranguga, siis kehtestatakse juurdepääsupiirang
kogu dokumendile. Juurdepääsupiiranguga vastuskirjale kehtestatakse algatuskirjas märgitud
juurdepääsupiirangu alus.
6.7. Ministeeriumisse saabunud teabele teeb juurdepääsupiirangu märke teabe registreerinud
teenistuja esmase hinnangu põhjal, lähtudes teabe sisust. Teenistuja, kelle pädevusse teave
kuulub, hindab juurdepääsupiirangu kehtestamise vajalikkust ja õiguslikku alust ning muudatuste
korral (piirang puudub või teave ei vaja piirangut, vale õiguslik alus) teavitab kohe puuduste
kõrvaldamiseks teabe registreerinud teenistujat.
6.8. Ministeeriumis loodud teabele juurdepääsupiirangu kehtestamise, juurdepääsupiirangu
kehtivusaja pikendamise või juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise otsustab teabe loonud
teenistuja või tema vahetu juht, lähtudes teabe sisust ja juurdepääsupiirangu eesmärgist.
6.9. DHO asjaajamise nõunik teavitab teabe loonud teenistujat või tema vahetut juhti
juurdepääsupiirangu kehtivusaja lõppemise lähenemisest või kehtivusaja möödumisest. Teabe
loonud teenistuja või vahetu juht hindab juurdepääsupiirangu kehtivuse pikendamise vajadust
ning selle pikendamise korral teavitab DHO asjaajamise nõunikku, sisestades DHSi
kommentaari juurdepääsupiirangu kehtivuse lõppkuupäeva, vajadusel juurdepääsupiirangu aluse
muutmise ja juurdepääsupiirangu kehtivusaja pikendamise põhjuse kohta. DHO asjaajamise
nõunik teeb vastavad muudatused DHSis ning arhivaar vajadusel paberdokumendil.
6.10. Juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks, kui selle kehtimise põhjus on ära langenud.
Kehtetuks tunnistamise otsustab teabe loonud teenistuja või tema vahetu juht. DHO asjaajamise
nõunik teeb vastava muudatuse DHSis ja arhivaar märke paberdokumendil.
6.11. Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda teenistujad, kes vajavad seda
teenistusülesannete täitmiseks ja isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
7. Teabe vastuvõtmine ja registreerimine
7.1. Ministeeriumi ametlikud e-posti aadressid, millel võetakse vastu elektroonilisi dokumente ja
teavet, on
[email protected] ja
[email protected].
7.2. Ministeeriumisse saabunud teabe, olenemata teabekandjast ja saabumise viisist, registreerib
dokumendihalduse osakonna asjaajamise peaspetsialist saabumise päeval või sellele järgneval
tööpäeval.
7.3. Dokumendiregistri avalikus vaates ei kajastata teavet, mis võimaldaks füüsilist isikut
tuvastada.
7.4. DHSi lisatavad e-kirjad salvestatakse PDF-vormingus.
7.5. Saadetis märkega „isiklik“, „avada ainult adressaadil“, „avalike konkursside pakkumused“
vms edastatakse adressaadile avamata.
7.6. Paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse registreerimisel saabumismärge,
mis sisaldab ministeeriumi nime, saabumise kuupäeva ja viita.
7.7. Paberdokument digiteeritakse, välja arvatud juhul, kui:
1) dokument ei ole digiteeritult kasutatav;
2) dokumenti ei ole otstarbekas digiteerida mahu tõttu või muul erandlikul põhjusel.
7.8. Digiteeritud paberdokumendi võib tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui
teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus vastavalt arhiivieeskirjas sätestatule ja
originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.
5|12
7.9. Dokument on registreeritud, kui talle on antud viit ja DHSis on täidetud kohustuslikud
metaandmed.
7.10. Algatuskiri ja vastuskiri ning sama teemat korduvalt käsitlev kiri registreeritakse ühe
asjaajamisperioodi piires samasse asja.
7.11. Registreerimisel antakse dokumendile vajadusel vastamise tähtaeg. Tähtaeg tuleneb
õigusaktist või dokumendis märgitud tähtajast.
7.12. Teenistuja e-posti aadressile saabunud või teenistujale vahetult üle antud dokumendi
registreerimise eest vastutab teenistuja, kelle postkasti dokument saabus või kellele see vahetult
üle anti.
7.13. Koosolekule esitatava taustamaterjali (märgukiri, memo, analüüs, aruanne, kokkuvõte,
ülevaade, kiri, raport vms dokument) registreerib dokumendi looja või referent ning koosolekule
esitatud taustamaterjali seob protokolliga dokumendihalduse osakonna konsultant.
7.14. Ministeeriumis ei registreerita järgmisi dokumente:
1) dokument märkega “ISIKLIK,“ jms;
2) anonüümne dokument;
3) raamatupidamisdokument;
4) seoses tähtpäevadega saadetud kutse, õnnitlus;
5) reklaamtrükis või muu informatiivse sisuga trükis;
6) dokument, mille adressaadiks on märgitud teine asutus või isik;
7) dokument, millel puudub õigusaktis ettenähtud allkiri või digitaalallkirja kinnitus;
8) eelnõude infosüsteemi kaudu saabunud teade, millega seotud dokumenti ei edastata
lahendamiseks ühelegi osakonnale või teenistujale;
9) suuliselt esitatud teabenõue, mis täidetakse viivitamata.
8. Saabunud dokumendi edastamine
8.1. Dokumendi edastamisel lähtutakse ministeeriumi ja osakonna põhimääruses ning
osakondade töökorralduses määratud või ministri või kantsleri volituse alusel antud ülesannetest
ja pädevusest. Dokument edastatakse pädevale isikule DHSi kaudu.
8.2. Ministrile edastatud dokumendi kohta saadetakse teade kantslerile.
8.3. Kantslerile edastatud dokumendi kohta saadetakse vajadusel teade asjaomasele
asekantslerile või kantsleri alluvuses olevale asjaomasele osakonna juhatajale.
8.4. Asekantslerile saadetud dokumendi kohta saadetakse teade asekantsleri alluvuses olevale
asjaomasele osakonnale.
8.5. Osakonnale või teenistujale nimeliselt adresseeritud dokument edastatakse pärast
registreerimist otse adressaadile.
8.6. Vastuskiri edastatakse üldjuhul algatuskirja allkirjastanud osakonna juhatajale ja kirja
loojale.
8.7. Minister, kantsler, asekantsler või osakonnajuhataja määrab DHSis dokumendi täitmise eest
vastutava(d) täitja(d).
9. Dokumendi loomine
9.1. Dokument luuakse ja menetletakse elektrooniliselt.
9.2. Dokumendi loob teenistuja, kelle pädevusse see kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud.
9.3. Dokumendi loonud teenistuja peab tagama, et:
1) dokumendi sisu vastab valdkonna õigusaktidele ja poliitikale;
2) kaasnevad riskid on leevendatud või aktsepteeritavad;
3) dokumendi aluseks olevatele või sellega seotud dokumentidele on viidatud või need on
dokumendi eelnõule lisatud;
4) dokumendi aluseks olevad dokumendid kehtivad ja on volitatud isiku(te) poolt allkirjastatud;
5) asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentidele on kehtestatud juurdepääsupiirang;
6|12
6) isikuandmed on kaitstud;
7) dokument on loodud vastavalt õigusaktide, standardite ja juhistega ettenähtud nõuetele.
9.4. Dokumendil on kohustuslikud elemendid ja nendele lisaks ka dokumendiliigile omased
elemendid. Dokumendi kohustuslikud elemendid on:
1) dokumendi andja;
2) kuupäev;
3) sisu;
4) allkirjastaja(d) või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.
9.5. Dokumendi tekst peab olema üheselt arusaadav, võimalikult lühike ning vastama kirjakeele
normile.
9.6. Dokumendi lisa kuulub põhidokumendi juurde ja märgistatakse vastavalt. Kui lisasid on
rohkem kui üks, siis lisad nummerdatakse.
9.7. Dokumendi failinimes ei kasutata täpitähti ega sümboleid (välja arvatud alakriips). Failinimi
peab olema korrektne ja arusaadav ning võimaluse korral avama dokumendi sisu.
10. Ministeeriumi töökorraldust reguleeriva käskkirja muutmine
10.1 Käskkirja muutmisel koostab muudatuse teinud teenistuja käskkirja tervikteksti.
10.2. Tervikteksti päise paremasse nurka tehakse muudatuse sisule viitav märge „MUUDETUD“
(näide 1) ning muudatuse aluseks oleva käskkirja kuupäev ja number ning iga muudetud sätte
juurde nurksulgudes muudatuse sisule viitav sõna „Muudetud“ või „Kehtetu“ (näide 2) ning
muudatuse aluseks oleva käskkirja kuupäev ja number.
Näide 1
MUUDETUD
kaitseministri 07.10.2019 kk nr 450
Näide 2
3.5. [Muudetud 07.10.2019 kk nr 450]
3.6. [Kehtetu 07.10.2019 kk nr 450]
10.3. Käskkirja lisana kehtestatud dokumendi juurde kuuluva lisa muutmisel tervikteksti ei
koostata vaid see esitatakse uues sõnastuses (näide 3).
Näide 3
Lisa 1
Töökorralduse reeglite juurde
kantsleri 08.10 2019 kk nr 250 sõnastuses
10.4. Kehtetuks tunnistatud sätet sama numbriga uuesti ei kehtestata ja kehtetule sättele
järgnevat üldist numeratsiooni ei muudeta.
10.5. Terviktekst koostatakse kümne tööpäeva jooksul alates muudatuse kehtestamisest.
10.6. Tervikteksti Wordi fail lisatakse muudetava käskkirja juurde DHSis ja avaldatakse
ministeeriumi siseveebi kataloogis “Dokumendi- ja arhiivihaldus”.
11. Dokumendi kooskõlastamine
11.1. Dokumendi edastab kooskõlastamiseks selle loonud teenistuja või referent.
11.2. Dokument saadetakse kooskõlastamiseks vastavalt alljärgnevale tabelile:
Kooskõlastaja Kooskõlastatav dokument Kooskõlastamise eesmärk
Dokumendihalduse osakonna Kõik osakonna teenistujate Veendub ja kinnitab oma
referent või konsultant loodud dokumendid kooskõlastusega, et dokument
7|12
on koostatud ja vormistatud
nõuetekohaselt.
Vahetu juht Osakonna teenistuja loodud Kinnitab, et:
dokument 1) dokumendi sisu vastab vald-
konna õigusaktidele ja
poliitikale;
2) kaasnevad riskid on leeven-
datud või aktsepteeritavad;
3) dokumendi aluseks olevatele
vajalikele dokumentidele on
viidatud või need on dokumendi
eelnõule lisatud;
4) dokumendi aluseks olevad
dokumendid kehtivad ja on
volitatud isiku(te) poolt
allkirjastatud.
Osakonnajuhataja Kooskõlastamiseks esitatud Kinnitab, et:
dokument, mis puudutab 1) dokumendi sisu vastab
osakonna valdkonda, tema valdkonna õigusaktidele ja
tööülesandeid või poliitikale ning tema
teenistujaid valdkonnale kaasnevad riskid on
leevendatud või
aktsepteeritavad.
2) on ministeeriumi
töökorraldust reguleeriva
dokumendiga nõus ning tema
osakonna teenistujad kohustuvad
seda kehtestamise korral
järgima.
Riigikaitse planeerimise Dokument, millega kaasneb Kinnitab, et dokumendiga
osakonna finantsnõunik ministeeriumile rahaline võetavad rahalised kohustused
kohustus või nõue on kooskõlas kehtivate
planeerimisdokumentide ja
otsustega (sh KMAK ja aasta
eelarve). Vajadusel juhitakse
kooskõlastuses tähelepanu
planeeritud maksete korrektsele
eelarvekontole ja lepingute
puhul maksetingimuste
sobivusele.
Kulujuht Dokument, millega kaasneb Kinnitab, et tema juhitaval
ministeeriumile rahaline kulureal on antud dokumendiga
kohustus või nõue. võetavate kohustuste täitmiseks
rahalised vahendid planeeritud
ning kooskõlastust andes ta
broneerib need.
Õigusosakonna teenistuja Kokkulepe, leping, Kinnitab oma kooskõlastusega
hankedokumentatsioon, dokumendi sisu õiguspärasust
volikiri ja muu õiguslikku sh, et:
tähendust omav dokument. 1) dokumendi aluseks olevatele
8|12
vajalikele dokumentidele on
viidatud või need on dokumendi
eelnõule lisatud;
2) dokumendi aluseks olevad
dokumendid kehtivad ja on
volitatud isiku(te) poolt
allkirjastatud;
3) dokumendi allkirjastajal on
vajalikud volitused.
Õigusosakonna teenistuja Õigustloova akti eelnõu, Kinnitab oma kooskõlastusega
seaduseelnõu dokumendi sisu õiguspärasust
väljatöötamiskavatsus, sh, et:
memorandum 1) dokument on õiguslikult
valitsuskabineti kooskõlas selle aluseks olevate
nõupidamisele, õigustloova ja muude õigusaktidega;
akti eelnõu 2) dokument vastab
kooskõlastuskiri. normitehnika nõuetele.
Arendus- ja auditiosakonna Ministeeriumi ja Kinnitab dokumendi vastavuse
arendusnõunik valitsemisala protsesse ja juhtimissüsteemile.
tegevust suunistav
dokument
Strateegilise kommunikatsiooni Ajakirjaniku teabenõude Kinnitab, et tema hinnangul
osakonna teenistuja vastus avaldus või vastus:
1) ei kahjusta ministeeriumi ja
valitsemisala mainet;
2) on faktiliselt ja keeleliselt
korrektne;
3) planeeritakse anda sobiva
kõneisiku poolt.
Asekantsler Ministri allkirjastatav Kinnitab, et dokument:
dokument 1) vastab teadaolevatele
Vabariigi Valitsuse ja
kaitseministri poliitilistele
suunistele;
2) on asjaomaste spetsialistide
poolt läbi töötatud ja heaks
kiidetud;
3) on koostatud kaasates
asjaomaseid osapooli.
Kantsler Ministri allkirjastatav Kinnitab, et dokument:
dokument 1) esindab kantsleri seisukohti,
mis on vajadusel asekantslerite
vahel koordineeritud;
2) esindab valitsemisala üleselt
koordineeritud seisukohti ning
juhul kui on eriarvamusi, on
need koordineerimise käigus
teadvustatud;
3) on vajadusel koordineeritud
kaitseministri ja teiste
9|12
ministeeriumidega.
11.3. Vastusdokument esitatakse DHSi kaudu kooskõlastamiseks vähemalt kolm tööpäeva enne
vastamise lõpptähtaja saabumist.
11.4. Dokument kooskõlastatakse üldjuhul kuni kolme tööpäeva jooksul või määratud tähtajaks.
11.5. Dokumenti võib kooskõlastada märkusteta, märkustega või jätta kooskõlastamata (tagasi
lükata). Dokumendi kooskõlastamata jätmine peab olema põhjendatud.
11.6. Kui dokumendi kooskõlastamisel tehtud ettepanekute või märkustega ei arvestata, lisatakse
vastav põhjendus DHSi.
11.7. Kui kooskõlastamisel tehti sisulisi parandusi ja ettepanekuid, siis tuleb kooskõlastusring
katkestada, teha vastavad täiendused või parandused ning dokument saata uuesti asjaosalistele
kooskõlastamiseks.
12. Dokumendi allkirjastamine
12.1. Dokument allkirjastatakse üldjuhul digitaalselt.
12.2. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi
autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.
12.3. Kui dokumenti on vaja väljastada paberil ja kui õigusaktiga ei ole sätestatud teisiti, võib
dokumendi luua ja allkirjastada:
1) digitaalselt ja väljastada elektroonilise dokumendi paberil koopia või
2) paberil ühes eksemplaris, digiteerida ja lisada enne väljasaatmist DHSi.
12.4. Dokumendi loonud teenistuja esitab dokumendi allkirjastamiseks koos kõigi lisadega.
12.5. Dokument allkirjastatakse üldjuhul ühe, mahukamad hiljemalt kolme tööpäeva jooksul.
12.6. Dokumendi allkirjastamisel lähtutakse ministeeriumi ja osakonna põhimääruses ja
töökorralduses antud ülesannetest ja pädevusest või ministri või kantsleri volituse alusel.
13. Dokumendi väljasaatmine
13.1. Dokumendi loomisel määratakse DHSis väljasaatmise viis.
13.2. Elektrooniline dokument edastatakse adressaadile üldjuhul DHSist (dokumendivahetuskihi
DHX kaudu või e-postiga).
13.3. Isikule, kes on aktiveerinud oma ametliku e-posti aadressi Eesti teabeväravas eesti.ee,
saadetakse ametlik teave ja ametlikud dokumendid selle aadressi kaudu.
13.4. Postiga saadetava dokumendi saadab välja dokumendihalduse osakonna asjaajamise
peaspetsialist. Post saadetakse välja üks kord tööpäeva jooksul.
14. Dokumendi täitmise tähtajad
14.1. Dokumendile vastamise tähtaega arvestatakse dokumendi registreerimisele järgnevast
päevast, kui õigusaktist ei tulene teisiti.
14.2. Dokument vaadatakse läbi ja vastus luuakse 30 tööpäeva jooksul, kui õigusaktidest ei
tulene teisiti.
14.3. Valitsemisala asutuse pöördumisele vastatakse üldjuhul kümne tööpäeva jooksul, kuid
mitte hiljem kui ühe kuu jooksul, või õigusaktides kehtestatud tähtajaks või dokumendis
määratud tähtajaks või resolutsioonis märgitud tähtajaks.
14.4. Dokumendi tähtajalise täitmise eest vastutab(vad) määratud täitja(d).
15. Dokumendi tähtaegse täitmise kontroll
DHSis registreeritud dokumendi tähtajalist täitmist kontrollib dokumendihalduse osakonna
dokumendihalduse nõunik, esitades kord nädalas kokkuvõtte tähtajaks vastamata dokumentide
kohta (nende olemasolul) osakonnajuhatajatele.
10 | 1 2
16. Dokumendi väljavõte, ärakiri ja digitaalne tempel
16.1. Dokumendist tehakse vajadusel väljavõte kui seda on vaja osaliselt taasesitada.
16.2. Ärakiri vormistatakse dokumendi sisu täielikuks taasesitamiseks.
16.3. Digitaalset templit kasutatakse:
1) dokumendi ärakirja ja väljavõtte õigsuse kinnitamiseks;
2) vajadusel ministeeriumist väljasaadetava digitaaldokumendi kinnitamiseks.
16.4. Väljavõtte või ärakirja õigsust kinnitab tõestusmärkega DHO asjaajamise nõunik või
dokumendihalduse nõunik või asjaajamise peaspetsialist.
17. Pitsati kasutamine ja hoidmine
17.1. Ministeeriumis on kasutusel üks väikese riigivapi kujutisega vapipitsat.
17.2. Vapipitsatit kasutatakse õigusaktides sätestatud korras.
17.3. Vapipitsatit hoiab ja haldab DHO asjaajamise nõunik.
17.4. Osakonna pitsati kasutamise eest vastutab vastava osakonna juhataja.
18. Dokumentide loetelu
18.1. Dokumentide liigitamiseks, neile säilitustähtaja ja juurdepääsutingimuste määramiseks
koostatakse dokumentide loetelu.
18.2. Dokumendid rühmitatakse dokumentide loetelu liigitusskeemis funktsioonide järgi
sarjadesse.
18.3. Sari on sarnase praktilise väärtusega dokumentide kogum, mida ühendavateks tunnusteks
võivad olla:
1) dokumendiliik;
2) sisu;
3) säilitustähtaeg.
19. Teabe hoidmine ja säilitamine
19.1. Teavet tuleb hoida autentse, usaldusväärse ja terviklikuna vähemalt säilitustähtaja lõpuni
või üleandmiseni Rahvusarhiivi. Teavet peab olema võimalik üles leida ja kätte saada.
19.2. Teavet hoitakse DHSi töökeskkonnas kahe aasta jooksul pärast selle loomist või saamist
ning edastatakse seejärel DHSi vahearhiivi.
19.3. Arhiiviväärtuseta teavet hoitakse DHSi vahearhiivis kuni säilitustähtaja lõpuni.
19.4. Alalise ja pikaajalise säilitustähtajaga digitaaldokumenti hoitakse kuni kolm aastat DHSi
vahearhiivis arhiivipüsivas vormingus ning edastatakse seejärel arhiivi digitaalsesse andmebaasi,
kus teda säilitatakse kuni säilitustähtaja lõpuni.
19.5. Digitaalarhivaal tuleb luua Rahvusarhiivi ettenähtud arhiivivormingus ja säilitada kuni
Rahvusarhiivi üleandmiseni.
19.6. Dokumenti hoitakse koos dokumenti ja selle seoseid ja haldamise ajalugu kirjeldavate
metaandmetega.
19.7. Paberarhivaali parema säilitamise tagamiseks kasutatakse arhiivipüsivaid materjale, mis
tagavad arhivaalide võimalikult pikaajalise säilivuse ja kasutusea.
20. Dokumendi hävitamine
20.1. Arhiiviväärtuseta dokumendid hävitatakse akti alusel säilitamistähtaja möödumisel või
edasise säilitamisvajaduse puudumisel.
20.2. Dokumendi hävitamist korraldab arhivaar vastavalt arhiivieeskirjas sätestatud korrale.
20.3. Arhivaale ei hävitata.
21. Asjaajamise ja vara üleandmine
21.1. Teenistuja on kohustatud asjaajamise, sh teenistusülesannete täitmisega seotud pooleli
11 | 1 2
olevad tööülesanded üle andma teda asendama määratud teenistujale või vahetule juhile ja
tagastama tema käes olevad originaaldokumendid, toimikud ning vara hiljemalt teenistusest
vabastamise või teenistus- või töösuhte peatamise päeval.
21.2. Teenistuja annab asjaajamise üle üleandmise-vastuvõtmise aktiga, kui seda nõuab
teenistusest lahkuva isiku vahetu juht, dokumendihalduse osakonna juhataja, üleandja või
vastuvõtja.
21.3. Asjaajamise järjepidevuse tagamiseks vormistatakse ringkäiguleht.
21.4. Personaliosakond edastab ringkäigulehe DHSi kaudu teenistusest lahkuvale isikule
täitmiseks üldjuhul nädala jooksul pärast lahkumisavalduse saamist.
21.5. Teenistusest lahkuv isik edastab täidetud ringkäigulehe asjaomastele teenistujatele
kooskõlastamiseks üldjuhul vähemalt kaks nädalat enne teenistussuhte lõppemise kuupäeva.
21.6. Ringkäigulehele asjaomastelt teenistujatelt kooskõlastuse saamise, vara ning
originaaldokumentide tagastamise ja pooleli olevate tööülesannete üleandmise eest vastutab
teenistusest lahkuv isik.
22. Seotud dokumendid
22.1. Avaliku teabe seadus;
22.2. Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määrus nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse
alused“;
22.3. Vabariigi Valitsuse 27.04.2004 määrus nr 151 „Kaitseministeeriumi põhimäärus“;
22.4. Vabariigi Valitsuse 22.12.2011 määrus nr 181 „Arhiivieeskiri“;
22.5. Kaitseministeeriumi dokumentide loetelu;
22.6. Isikuandmete töötlemise ja kaitse eeskiri;
22.7. Kaitseministeeriumi salastatud teabe ja teabekandjate töötlemise juhend.
12 | 1 2