Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kontrolli töökorra perioodiks 2021-2027 kinnitamine

KÄSKKIRI 28.05.2026 nr 1-1/26/28-1 Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kontrolli töökorra perioodiks 2021-2027 kinnitamine Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“ § 20 lg 1 p 7 alusel: 1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kontrolli töökorra perioodiks 2021-2027; 2. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 22.11.2023. a. käskkirja nr 1- 2/23/74 "Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kulude kontrolli töökorra kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Urmo Merila peadirektori asetäitja peadirektori ülesannetes Teatavaks teha: toetuste rakendamise osakonna töötajad Koostaja: Maarja Käis  Kinnitatud peadirektori käskkirjaga 28.05.2026 nr 1-1/26/28-1 Riigi Tugiteenuste Keskuse Interreg projektide partneraruannete kontrolli töökord perioodiks 2021-2027 (K29) Protsess: Interreg projektide partneraruannete kulude kontroll Protsessi omanik: Interreg kontrolli ja regionaalarengu talituse juhataja Versioon: 2 Interreg projektide partneraruannete kulude kontrolli töökord sisaldab: 1. ÜLDPÕHIMÕTTED 2. LÜHENDID 3. ARUANNETE KONTROLLIGA SEOTUD PROTSESSID 3.1 Aruannete menetlemise protsess 3.2 Tegevuste kohapealne kontroll 3.3 Riigihangete kontrolli protsess 3.4 Rikkumise kahtluse menetlus 3.5 Vaiete menetlemine 3.6 Projektiauditi aruanded 4. KAASNEVAD DOKUMENDID 1. ÜLDPÕHIMÕTTED 1.1. Töökorra eesmärk on kirjeldada perioodi 2021-2027 Interreg programmides ellu viidavate projektide Eesti partnerite aruannetes esitatud kulude abikõlblikkuse, rahastatud objektide tähistamise ja Euroopa Liidu osalusele viitamise tingimuste täitmise vastavust Euroopa Liidu ja riigisiseste õigusaktidele vastavust programmi juhenditele ja toetuslepingus kehtestatule. 1.2. Toetuste rakendamise osakonna hariduse, teaduse ja Interreg talituse kontrollispetsialistide peamiseks ülesandeks on Interreg programmide projektide aruannetes esitatud kulude kontrollimine. Vastutaja on protsessi omanik hariduse, teaduse ja Interregi talitus (edaspidi ka talitus). Töökorra järgimise ja rakendamise eest vastutab talituse juhataja. 1  1.3. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.3.1. Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (ÜSS2021_2027). Interregi programmide elluviimisel kohaldatakse toodud seaduse 1. ja 3. peatükis sätestatut. 1.3.2. Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2021/1059, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondist ja välistegevuse rahastutest toetatava Euroopa territoriaalse koostöö eesmärgi (Interreg) erisätteid. 1.3.3. Riigihangete seadus 1.3.4. Haldusmenetluse seadus 1.3.5. RTK teabehalduse kord 1.4. Interreg programmide juhendid: 1.4.1. Eesti-Läti programm 2021-2027 (EstLat) http://www.estlat.eu/ 1.4.2. Interreg Euroopa 2021-2027 (IE) http://www.interregeurope.eu/ 1.4.3. Kesk-Läänemere programm 2021-2027 (CB) http://centralbaltic.eu/ 1.4.4. Läänemere piirkonna programm 2021-2027 (BSR) interreg-baltic.eu/ 1.4.5. Urbact IV 2021-2027 (U) http://urbact.eu/ 1.4.6. Interreg EURO-Med programm 2021-2027 (EURO-Med) https://interreg-euro- med.eu/en/ 1.4.7. Interact https://interact.eu 2. LÜHENDID DHS – RTK-s kasutatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem (alates aastast 2023 Delta) FKO – finantskorrektsiooni otsus HL - hankeleping KL – kontroll-leht OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office) PPA – Politsei- ja Piirivalveamet Projekti kaust – projekti aruannete dokumente sisaldav kaust SharePointis RH - riigihange RM – Rahandusministeerium RM RORO – Rahandusministeeriumi riigi osaluspoliitika ja riigihangete osakond RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus SFOS – toetuste haldamise register SharePoint – dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog TAO – Toetuste arendamise osakond HITT – Hariduse, teaduse ja interregi talitus TJ – talituse juhataja tp - tööpäev TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodideks 2014- 2020 / 2021-2027 TRO – Toetuste rakendamise osakond Töötabel – programmi aruannete menetlemist kajastav Exceli töötabel SharePointis (programmide kaupa) 2 ÜSS2021_2027 – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus 3. ARUANNETE KONTROLLIGA SEOTUD PROTSESSID Interregi programmide elluviimisel kohaldatakse ÜSS2021–2027 1. ja 3. peatükis sätestatut. Tööprotsesside kirjeldustes toodud menetlustähtajad võivad olla programmi juhendites täpsustatud. Kui aruandes esineb puudusi või on vaja täiendavaid dokumente või selgitusi, pikeneb tööprotsessis märgitud tähtaeg ajaga, mis kulub puuduste kõrvaldamiseks või lisateabe esitamiseks. Aruande menetleja ja otsuse tegija ei tohi olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse järgi süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 217² või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistrist kustutatud. Kontrolltoiminguid tegev isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust ning seda, et tema suhtes ei esine haldusmenetlusest taandamise aluseid (HMS § 10). Kinnitamine toimub tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh menetlusdokumendi (nt kontroll‑leht) kinnitamise või üleslaadimisega. Infosüsteem salvestab toimingu tegija ja aja. Kui esineb huvide konflikt või selle oht ning isik ei saa oma erapooletust kinnitada, teavitab ta viivitamata oma juhti ja taandab end menetlusest. TRO sisekorra kohaselt võib projektikoordinaator täita kontrollispetsialisti ülesandeid. Talituse juhataja määrab tööülesande suulise või kirjaliku teavitusega. Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on toodud vastava protsessi kirjelduses. Kõik aruannete menetlemisega seotud dokumendid asuvad SharePointis ja/või programmi seiresüsteemis. 3.1. Aruannete menetlemise protsess Protsessi omanik on talituse teenusekoordinaator. Toetuse kasutamise kontrollimisel hinnatakse, kas projekti tegevused ja kulud vastavad toetuse andmise ja kasutamise tingimustele, Euroopa Liidu ja riigisisestele õigusaktidele, programmi juhendile, toetuslepingule ja toetuse rahuldamise otsusele. Aruandes esitatud kulude abikõlblikkust kontrollitakse programmi juhendi ja valimimetoodika järgi. Aruanded vaadatakse läbi ühetasandiliselt ning tagatakse, et programmi valimimetoodikas nõutud valimi maht on kumulatiivselt kaetud. Finantskorrektsiooni otsuse tegemisel võetakse aluseks Interregi programmis kehtestatud finantskorrektsiooni otsuse tegemise kord. 3  Vastutaja Nr Tegevuse kirjeldus Tähtaeg (ametikoht) Sisestab esitatud aruande andmed kronoloogilises järjekorras vastava Kontrollispetsialist, programmi töötabelisse SharePointis, 2 tp jooksul 3.1.1 teenusekoordinaator tagades aruannete menetlemise aruande esitamisest järjepideva ja dokumenteeritud arvestuse. Avab aruande menetlusse võtmisel SharePointi projekti töökausta, kuhu koondatakse kulude loetelu, valimitabel, päringud ning vastused. 2 tp jooksul Kui programmi menetluskeskkond 3.1.2 Kontrollispetsialist aruande esitamisest toetab dokumentide säilitamist ja lisamist, ei ole kuludokumentide eraldi üleslaadimine töökausta vajalik. Kuludeta aruannete (0-aruanded) puhul töökausta ei avata. Kui programmi keskkond (nt BSR, URBACT) ei võimalda kuludokumentide üleslaadimist, saadab 2 tp jooksul 3.1.3 Kontrollispetsialist partner dokumendid e-kirjaga. aruande esitamisest Kontrollispetsialist salvestab saadud dokumendid vastava programmi SharePointi töökausta. Puuduste tuvastamisel koostab partnerile päringu, milles selgitab avastatud puudused ja nende kõrvaldamise vajaduse. Üldjuhul 40 kalendripäeva Mitteabikõlblike kulude korral lisab ta jooksul aruande 3.1.4 Kontrollispetsialist põhjendused, miks kulu ei ole esitamisest lisandub abikõlblik. puuduste kõrvaldamises kuluv Menetlustoimingud (sh küsimuste aeg, üldjuhul 5 tp saatmine ja vastuste laekumine) kantakse viivitamata programmi töötabelisse. 4  Kui aruanne sisaldab riigihangete kulusid, mis eeldavad hankeekspertiisi, saadab hanke kontrollimiseks vastava taotluse TAO riigihangete kontrollüksuse juhile vastavalt töökorra peatükile 3.3. Kontrolli saatmise vajaduse tuvastab Sharepointis TAO/Hanketiimi kaustas Esimesel võimalusel 3.1.5 Kontrollispetsialist asuva Hangete tabel 01.04.2020 aruande esitamisest VIIMANE.xlsx alusel. Sama tabeli abil tuvastab, kas menetluse osas on tähelepanekuid. Hanke viitenumbrid kantakse koheselt vastava programmi töötabelisse SharePointis. Kui aruande kontrollimisel ilmneb rikkumise kahtlus, suunab 2 tp kahtluse 3.1.6 Kontrollispetsialist kontrollispetsialist menetluse tuvastamisest rikkumise kahtluse menetluse etapile vastavalt töökorra peatükile 3.4. Kui rikkumise kahtluse kontrollimiseks on vajalik kohapealne kontroll, jätkub menetlus kohapealse Enne aruande 3.1.7 Kontrollispetsialist kontrolli protsessiga enne aruande kinnitamist kinnitamist vastavalt töökorra peatükile 3.2. Kui projektis on varasem finantskorrektsioon, mis näeb ette abikõlblike kulude vähendamist, Punktis 3.1.3 toodud rakendab kontrollispetsialist vähenduse tähtajas, lisandub ulatuses korrigeerimise ja teavitab 3.1.8 Kontrollispetsialist puuduste partnerit abikõlbliku summa kõrvaldamiseks vähendamisest. kuluv aeg Vastav märge tehakse aruande kontroll-lehel. 5  Kui aruandes esitatud kulu suhtes on algatatud rikkumise kahtlus, analüüsib kontrollispetsialist võimalust jätkata menetlemist ainult abikõlblike kulude osas. Kui partner nõustub osalise 3.1.9 Kontrollispetsialist menetlemisega, jäetakse kahtluse all olev kulu aruandest välja ning partner lisab selle järgmisesse aruandesse juhul, kui rikkumise kahtlus hiljem ei kinnitu. Kõik vajalikud märked tehakse kontroll-lehel ja programmi töötabelis. Kui rikkumise kahtluse menetluse tulemusel tunnistatakse kulu abikõlblikuks (osaliselt või täielikult), Enne aruande 3.1.10 Kontrollispetsialist teeb kontrollispetsialist vastava kinnitamist märkuse aruande kontroll-lehel ja programmi töötabelis ning kinnitab vastavad kulud. Kui aruande kinnitamiseks on nõutav kohapealne kontroll, veendub kontrollispetsialist kontrolli Enne aruande 3.1.11 Kontrollispetsialist läbiviimises ning valmistab ette kinnitamist teavituse partnerile ja täidab kohapealse kontrolli kontroll-lehe. Täiendab aruande andmeid programmi 3.1.12 Kontrolli-spetsialist töötabelis ning märgib aruande Koheselt kinnitatuks. 3.2. Tegevuste kohapealne kontroll Kohapealse kontrolli viib üldjuhul läbi kontrollispetsialist. Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, järelevalve ekspert, hankeekspert) ja/või programmi sekretariaat. Kui kontrollitava objekti asukohast tulenevalt on mõistlik ja efektiivne ning vastava programmiasutuse poolt lubatud, võib kohapealse kontrolli teostada muu RTK selleks kompetentne töötaja. Tegevuste kohapealset kontrolli teostatakse vastava programmi valimimetoodikale ja projektide kohapealsete kontrollide plaanile. Erakorralised kohapealsed kontrollid on võimalikud tulenevalt aruannete kontrollimisel ilmnenud asjaoludest. 6 Kohapealse kontrolli läbiviimisest koostatakse kontroll-leht. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg (ametikoht) Koostab projekti kohapealsete kontrollide plaani vastavalt programmi juhistele. Plaan koostatakse SharePointi kausta 3.2.1 Kontrollispetsialist „Kohapealsed kontrollid“ aastate kaupa 1 kord aastas ning programmide lõikes eraldi lehtedel. Kui plaan vajab programmiasutuse kinnitamist, laadib kontrollispetsialist kinnituskirja SharePointi. Täiendab või muudab kohapealse kontrolli plaani, kui tegevused muutuvad, jäävad ära, lükkuvad edasi või tekib vajadus erakorralise kontrolli 3.2.2 Kontrollispetsialist Jooksvalt läbiviimiseks. Muudatused tehakse nii, et säilib ülevaade ka algsest plaanist. Teavitab partnerit kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja teel ning lepib kokku kontrolli toimumise aja ja koha. Kontroll võib toimuda ka virtuaalselt. Vähemalt 5 tp enne Erakorralise kontrolli korral võib kontrolli teostamist 3.2.3 Kontrollispetsialist teavitamine toimuda lühikese (va ette teatamata etteteatamisega või jääda täiesti ära, kui kontroll) on põhjendatud kahtlus, et projekti tegelik olukord ei vasta esitatud teabele. Vajadusel kaasab kontrolli teostamisse eksperdi (nt ehitusekspert). 7  Avab SharePointi „Kohapealsed kontrollid“ kaustas vastava projekti alamkausta. Valmistab kontrolli ette, koostades vajadusel eeltäidetud kohapealse Enne kontrolli kontrolli kontroll-lehe ning vajaduse läbiviimist, hiljemalt korral koosoleku memo. 3.2.4 Kontrollispetsialist kohapealsele kontrollile eelneval Kaasab ettevalmistusse vajadusel teised tp-l kontrollis osalevad töötajad, edastades neile küsimused ja materjalid või korraldades ettevalmistava koosoleku. Kõik kirjavahetus ja dokumendid salvestatakse projekti kausta. Viib läbi kohapealse kontrolli ja dokumenteerib tuvastatud asjaolud kontroll-lehel. Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult KL-l (lisa 2 „On-the- spot check list“). Kui kontrolli kaasati ekspert, edastab kontrollispetsialist kontroll-lehe Kontrolli teostamise 3.2.5 Kontrollispetsialist eksperdile täiendamiseks. järgselt 3 tp jooksul Kui kontroll kohapeal ei ole võimalik või otstarbekas, viiakse see läbi virtuaalselt või iseseisvalt (partneri kohalolu ei ole vajalik või otstarbekas). Kontroll-leht salvestatakse SharePointi iga programmi projekti alamkausta. Kui tuvastatakse nõuetele mittevastavus, mida on võimalik kõrvaldada, määrab kontrollispetsialist partnerile tähtaja Üldjuhul 5tp, mida puuduste kõrvaldamiseks ning edastab põhjendatud juhul 3.2.6 Kontrollispetsialist selle kohta e-kirja. on võimalik pikendada Tähtaega võib põhjendatud juhul pikendada. 8  Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik kõrvaldada, märgib kontrollispetsialist vastava asjaolu 3.2.7 Kontrollispetsialist Koheselt kontroll-lehele ning suunab menetluse rikkumise kahtluse menetluse etapile (peatükk 3.4). Allkirjastab kontroll-lehe ning vajadusel kogub allkirjad teistelt kontrolli läbiviimisse kaasatud töötajatelt. 3.2.8 Kontrollispetsialist 5 tp jooksul Allkirjastamine toimub viie tööpäeva jooksul pärast kontrolli läbiviimist või pärast partneri selgituste laekumist Kohapealses Allkirjastab kontroll-lehe kolme 3.2.9 kontrollis osaleja 3 tp jooksul tööpäeva jooksul pärast selle saamist. (ekspert) Edastab allkirjastatud kontroll-lehe 3.2.10 Kontrollispetsialist partnerile kahe tööpäeva jooksul pärast 2 tp jooksul lehe kinnitamist. Sisestab kontrolli tulemused (sh kontroll- lehe ja lisadokumendid) vastava programmi seiresüsteemi (kui see on olemas) ja SharePointi projekti 3.2.11 Kontrollispetsialist 3 tp jooksul alamkausta. Toiming tehakse kolme tööpäeva jooksul pärast kontroll-lehe kinnitamist.. Teeb kohapealse kontrolli plaani vastavasse kohta märke kontrolli toimumise kohta, sealhulgas kontrolli 3.2.12 Kontrollispetsialist kuupäev ja teostaja nimi. 3 tp jooksul Märge tehakse kolme tööpäeva jooksul pärast kontroll-lehe kinnitamist. 3.3. Riigihangete kontrolli protsess Riigihangete kontrolli teostamisel võetakse aluseks riigihangete seadus. Kontrollimiseks kasutatakse struktuurivahendite korraldusasutuse miinimumnõuete taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele lisana kinnitatud riigihangete kontroll-lehti. TAO hankeeksperdid kontrollivad kõik riigihanked, mis on korraldatud riigihangete seaduse 2. peatükis nimetatud hankemenetlusena või 3. peatükis nimetatud erihankena (lihthankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenused, ideekonkurss), v.a kui hankelepingu abikõlblik summa on alla 10 000 euro 9 km-ta. Lisaks kontrollivad TAO hankeeksperdid raamlepingu alusel tehtud esimese minikonkursi abikõlbliku summaga alates 10 000 eurot km-ta. Kui hankija on valinud rangema hankemenetluse, kui riigihangete seadus nõuab, kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale hankemenetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll-lehe alusel hankeeksperdi poolt. Hankelepingu maksumus võib olla suurem, kuid sellest abikõlblik on vaid mingi osa. Siis tuleb vaadata, mis menetlusliigiga tegu. Kui on näiteks avatud hankemenetlust ja sõlmitud on raamleping maksumusega 100 000 eurot ja abikõlblik kulusid on esitatud 11 000 euro eest, siis kontrollib hankeekspert. Täiendavalt teevad TAO hankeeksperdid II tasandi kontrolli vastavalt Toetuste valdkonna töökorra TPK lisas 11 kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja lisas 1 kinnitatud kontroll-lehe alusel. II tasandi kontrolli tegev hankeekspert hindab hankega seotud dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast sõltumatult. RTK-l on õigus tugineda hankemenetluse õiguspärasuses veendumisel mõne teise rakendusüksuse kontrollile, kui sellest on olemas nõuetekohane kontrolljälg. Kui selgub, et teine rakendusüksus on tuvastanud tema poolt kontrollitud hankes rikkumise, analüüsib järelevalve ekspert rikkumise asjaolusid, konsulteerides vajadusel teise rakendusüksusega – samal rikkumisel peab olema sama korrektsioonimäär. Erineva korrektsioonimäära rakendamiseks peab olema muutunud varasem õiguslik tõlgendus või jõustunud kohtuotsus. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg (ametikoht) Veendub, et partner on esitanud kõik riigihanke kontrollimiseks vajalikud dokumendid, sealhulgas hanke viitenumbri, Koheselt vastava 3.3.1 Kontrollispetsialist hankelepingu ja kõik hankelepingu hanke tuvastamisel muudatused (sh tellija reservi kasutamisega aruandes seotud dokumendid). Kontroll algab kohe pärast hanke tuvastamist aruandes. Saadab riigihanke kontrollimiseks e-kirja TAO riigihangete kontrollüksuse juhile, lisades vajalikud dokumendid ja partneri kontaktandmed. Hankelepingu muudatused saadab kontrollimiseks jooksvalt vastavalt nende Koheselt vastava 3.3.2 Kontrollispetsialist laekumisele. hanke tuvastamisel aruandes Kui tegemist on ehituslepinguga ja kulude abikõlblikkuse osas esineb kahtlusi, konsulteerib kontrollispetsialist ehituseksperdiga ja lisab info selle kohta, kas ehituseksperdi kooskõlastus on saadud või millal seda tehakse. 10  Suunab hanke kontrollimise ülesande hankeeksperdile ning märgib kontrollispetsialisti koopia saajaks. Otsustab, kas hankele tuleb teha ka II Tööülesande TAO riigihangete 3.3.3 tasandi kontroll ning määrab selle teostaja. saabumisel 5 tp kontrollüksuse juht jooksul Lisaks kontrollib, kas sama hange on varem nõuetekohaselt kontrollitud, ja sisestab uue hanke andmed SharePointi hangete tabelisse. Taotleb vajaduse korral endale ja II tasandi kontrollijale vaatlejaõigused riigihangete registris. Kontrollib hanke dokumentatsiooni, sealhulgas hankelepingu muudatusi ja tellija 3.3.4 Hankeekspert reservi kasutamist, lähtudes riigihangete kontroll-lehest. Suhtleb vajadusel RM RORO, TAO juristi või teiste asjakohaste osapooltega ning lisab kogu partneriga peetud kirjavahetuse 10 tp jooksul koopiad kontrollispetsialistile. vaatlejaõiguste Tuvastatud puuduste korral koostab teate saamisest, 3.3.5 Hankeekspert täiendavate selgituste ja dokumentide lisandub saamiseks ning edastab selle partnerile. vastamiseks kulunud aeg Kui hanke läbiviimine vastab nõuetele, sisestab kontrollija tulemused SharePointi hangete tabelisse ning saadab hanke kontroll-lehe ja eduka pakkumuse:  kontrollispetsialistile (kui II tasandi 3.3.6 Hankeekspert kontrolli ei toimu),  või II tasandi kontrollijale (kui see on vajalik), lisades koopiasse kontrollispetsialisti. Ka partneriga peetud täiendav kirjavahetus lisatakse kaasa. 11  Rikkumise kahtluse korral märgib hankeekspert vastava info kontroll-lehele ja hangete tabelisse ning edastab rikkumise 3.3.7 Hankeekspert kahtluse kontrollimiseks rikkumise menetluse etapile (peatükk 3.4). Sellisel juhul II tasandi kontrolli ei teostata. Teostab hankega seotud dokumentide iseseisva kontrolli, lähtudes TPK lisas Hankeekspert toodud II tasandi kontroll-lehest. 3.3.8 (hangete II tasandi kontrollija) Kontrolli tähtaeg pikeneb partnerilt küsimustele vastamise ajaga. Kui tuvastatakse puudusi, suhtleb II tasandi Hankeekspert kontrollija I tasandi kontrollijaga ning 3.3.9 (hangete II tasandi vajadusel palub esimesel tasandil edastada 10 tp jooksul kontrollija) partnerile teate täiendavate selgituste tööülesande saamiseks. saamisest, lisandub Kui riigihanke läbiviimine vastab nõuetele, päringuteks Hankeekspert edastab II tasandi kontrollija vastuste aeg 3.3.10 (hangete II tasandi kontrollitoimingu lõppedes kontrollija) kontrollispetsialistile hanke kontroll-lehe ning kogu asjakohase kirjavahetuse. Rikkumise tuvastamisel teeb kontrollija Hankeekspert vastava märke kontroll-lehele ja hangete 3.3.11 (hangete II tasandi tabelisse ning edastab rikkumise kahtluse kontrollija) menetlemiseks peatükis 3.4 sätestatud protsessile. Pärast hanke kontrolli tulemuste saamist jätkab kontrollispetsialist aruande menetlemist. Hanke kontroll-lehed, eduka pakkumuse ning asjakohase kirjavahetuse salvestab ta 3.3.12 Kontrollispetsialist Koheselt projekti Sharepointi kausta ning vajadusel programmi seiresüsteemi. Kui kontrolli käigus tuvastati rikkumine, jätkab menetlus rikkumise kahtluse menetlemise etapi järgi (peatükk 3.4). Eesti-Läti programmis on TAO riigihangete kontrollüksuse juhil vastavalt TPK-s olevale riigihangete riskipõhise kvaliteedikontrolli metoodikale õigus riigihankeid mitte riigihangete kontrolli võtta, kui need riigihanked on RTK riigihangete osakonna poolt läbi viidud. Sellisel juhul 12 teeb TAO riigihangete kontrollüksuse juht hanke suunamise kohta kande SharePointis olevasse hangete tabelisse ja saadab hanke kontrollispetsialistile tagasi koos infoga, et hanget ei ole vaja kontrollida. 3.4. Rikkumise kahtluse menetlus Rikkumise kahtlus võib tekkida hankekontrollis, aruande kontrollis, auditi aruande projekti põhjal, kohapealse kontrolli raames või muu teavituse või kontrollitegevuse käigus. Rikkumise kahtluse tekkimisel või erimeelsuse korral konsulteerib kontrollispetsialist vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdiga, kaasab vajadusel lisaks teisi osapooli. RTK töökorra järgi tekib rikkumise kahtlus siis, kui kontrollija tuvastab esialgsed asjaolud, mis viitavad võimalikule reeglite rikkumisele. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg (ametikoht) 13  Kui tekib rikkumise või pettuse kahtlus, teavitab tuvastaja sellest TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ning lisab koopiasse HITT talituse juhataja. Kui kahtluse avastab hankeekspert, lisatakse teavitusele ka kontrollispetsialist. Vajaduse korral viib tuvastaja läbi kohapealse kontrolli ja/või esitab partnerile järelepäringu asjaolude täpsustamiseks. Ta konsulteerib Koheselt Kontrollispetsialist, järelevalve eksperdiga, et hinnata rikkumise rikkumise 3.4.1 hankeekspert olemasolu, finantskorrektsiooni vajadust ja kahtluse selle võimalikku suurust. tuvastamisel Vajaduse korral teavitab tuvastaja partnerit e‑kirja teel, et asjaolude selgitamiseks on küsimus edastatud järelevalve eksperdile (kui seda ei ole tehtud varasema päringu käigus). Kõik e‑kirjad ja sellega seotud dokumendid salvestatakse SharePointi vastava aruande kausta või luuakse selleks eraldi kaust. Kui tuvastatud rikkumisel esineb pettuse Koheselt kahtlus või kuriteo tunnused, teavitab pettuse 3.4.2 Kontrollispetsialist kontrollija sellest HITT talituse juhatajat ning kahtluse saadab e‑kirja ka vastava programmi asutusele. tuvastamisest Saades vastava korralduse Koheselt programmiasutuselt, teavitab pettuse vastava 3.4.3 Teenuse koordinaator kahtlusest või kuriteo tunnustega rikkumise korralduse kahtlusest asjaomaseid uurimisorganeid saamisel (PPA). Annab tööülesande konkreetsele järelevalve TAO riskijuhtimise eksperdile, edastades e-kirja ja märkides kirja ja järelevalve talituse kaassaajaks kontrollispetsialisti. Tööülesande 3.4.4 juhataja saabumisel 3 tp Lisab rikkumise Jirasse. jooksul 14  Analüüsib rikkumise kahtlust ja hindab saadud teavet. Vajadusel konsulteerib teiste osapooltega, et täpsustada rikkumise asjaolusid ning hinnata finantskorrektsiooni vajadust ja võimalikku ulatust. Vajaduse korral koostab arutelust memo. Kui selgus puudub, küsib partnerilt täiendavat 30 p jooksul teavet, et hinnata rikkumise asjaolusid ning 3.4.5 Järelevalve ekspert tööülesande tegevuste ja kulude abikõlblikkust. saamisest Saabunud selgitused analüüsitakse ning juhul, kui need on piisavad, koostatakse kokkuvõte või memo, mis kirjeldab rikkumise kahtluse asjaolusid, kaalutlusi ja muud olulist teavet. Dokument edastatakse esmalt e‑kirja teel või Jira kaudu TAO juristile ja kontrollispetsialistile, seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks. Rikkumise kahtluse kokkuvõtte või memo saamisel teavitab kontrollija partnerit tuvastatud mitteabikõlblikest kuludest ja nende põhjendustest ning annab võimaluse esitada vastuargumendid, üldjuhul 10 tööpäeva 3.4.6 Kontrollispetsialist Koheselt jooksul. Teavituskiri salvestatakse projekti kausta ning vajaduse korral ka vastava programmi seiresüsteemi. Edastab rikkumiskahtluse korral partnerilt saadud täiendavad selgitused kahtlust 3.4.7 Kontrollispetsialist Koheselt menetlenud järelevalve eksperdile rikkumise kahtluse täiendavaks analüüsimiseks. 15  Analüüsib edastatud täiendavaid selgitusi ja annab hinnangu rikkumise asjaolude kohta (sh kui rikkumine langes täiendavate selgituste esitamise järel ära). 10 p jooksul täiendavate 3.4.8 Järelevalve ekspert Koostab lõpliku kokkuvõtte või memo või selgituste rikkumise kahtluse äralangemise kohta memo saamisest ja edastab selle e-kirjaga või Jira kaudu kontrollispetsialistile, juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks. Lõpliku rikkumise kahtluse kokkuvõtte või memo saamisel edastab selle partnerile ning jätkab aruande kontrolli ja märgib projekti aruandes vastavalt kulude abikõlblikkuse, arvates mitteabikõlblikud kulud aruandest 3.4.9 Kontrollispetsialist Koheselt välja. Salvestab kokkuvõtte või memo ja e-kirja projekti kausta (lisaks vajadusel vastava programmi seiresüsteemi). Vaatab üle, kas vastava rikkumisega seotud kulusid esineb ka partneri eelnevalt kinnitatud Koheselt info 3.4.10 Kontrollispetsialist aruandes (aruannetes), vajadusel täpsustab teada saamisel partneriga üle, e-kiri, vajadusel kiri vastava programmi seiresüsteemis. Vastavalt programmile, vähendab kontrollitavas aruandes ka varasemates aruannetes sisaldunud mitteabikõlblikud kulud Koheselt info 3.4.11 Kontrollispetsialist või teavitab vastavat programmiasutust teada saamisel vajadusest korrigeerida varasemates aruannetes kinnitatud rikkumisega seotud kulud. Toimib vastavalt programmi asutuselt saadud juhistele, vajadusel kinnitab uuesti varasemalt Aruande uuesti 3.4.12 Kontrollispetsialist esitatud ja kinnitatud aruande (aruanded) kinnitamisel vähendades rikkumisega seotud kulusid vajalikus ulatuses. 16  Täidab aruande kontroll-lehe ja kinnitab aruande. Edastab partnerile e-kirja teel kinnituse (programm URBACT). Aruande 3.4.13 Kontrollispetsialist Lisab kontroll-lehe projekti kausta (kui seda ei kinnitamisel edastatud partnerile läbi programmi seiresüsteemi). Täiendab aruande infot vastava programmi töötabelis. 3.5. Vaiete menetlemine Vaidemenetlusele kohaldatakse ÜSS2021_2028 §-s 44-45 sätestatut. Partneril, kes ei nõustu aruandes kontrollispetsialisti poolt kinnitatud kontrolli tulemustega (vähendatud kuludega ning esitatud põhjendustega), on õigus esitada vaie vastava programmi vaiete esitamise korra alusel. Kesk-Läänemere programmis (CB) ja Eesti-Läti programmis (EstLat) esitatakse vaie vastava programmi korraldusasutusele. Läänemere piirkonna programmis (BSR), Interreg Europe programmis (IE) ja Urbacti programmis (U) esitatakse vaie RTK-le. Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg (ametikoht) Edastab DHS-is registreeritud vaide TAO Dokumendihalduse õigusüksuse juhile ja hariduse, teaduse ja Interreg 3.5.1 3 tp peaspetsialist talituse juhatajale. TAO õigusüksuse juht määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. Kui juhtpartner saadab vaide otse kontrollispetsialistile, saadab kontrollispetsialist 3.5.2 Kontrollispetsialist 2 tp vaide edasi dokumendihalduse peaspetsialistile registreerimiseks. 17  Kontrollib, kas vaie vastab haldusmenetluse seaduses sätestatud nõuetele, ning kaasab vajaduse korral algse kaaskirja koostaja. Puuduste korral palub ta vaide esitajal need e‑kirja teel kõrvaldada. Registreerib vaide Jira keskkonnas ja märgib teavitatavateks TAO riskijuhtimise ja järelevalve 3.5.3 TAO jurist talituse juhataja, hariduse, teaduse ja Interreg 2 tp talituse juhataja ning vaidlusaluse rikkumise kaaskirja koostanud järelevalve eksperdi. Järelevalve eksperdil on kohustus vaidega tutvuda ning esitada juristile seisukoht, kui vaides toodud vastuväited või esitatud asjaolud viitavad võimalikule veale faktide tuvastamisel või esitamisel. Koostab vaideotsuse eelnõu, vajaduse korral küsides enne seda vaidlustatud kaaskirja koostaja ning teiste asjaomaste osapoolte arvamust või kaasates välise eksperdi. 30 päeva või 3.5.4 TAO jurist pikendatud Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 tähtaeg päeva jooksul välja selgitada, võib menetlustähtaega pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e‑kirja teel. Esitab DHS‑is vaideotsuse kavandi peadirektori asetäitjale allkirjastamiseks ning märgib kooskõlastajateks TAO õigusüksuse juhi ja TAO juhi. 3.5.5 TAO jurist 2 tp Pärast otsuse allkirjastamist märgib jurist DHS‑i töövoos teavitatavateks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning hariduse, teaduse ja Interreg talituse juhataja. Peadirektori 3.5.6 Allkirjastab vaideotsuse 3 tp asetäitja Edastab vaideotsuse vaide esitajale elektrooniliselt Dokumendihalduse läbi DHS-i. 3.5.7 2 tp peaspetsialist Kui vaideotsus vaidlustatakse kohtus, siis edastab Dokumendihalduse kaebuse TAO õigusüksuse juhile, kes määrab 3.5.8 2 tp peaspetsialist kohtumenetluses osaleva TAO juristi ja vajadusel teised eksperdid. 18  Registreerib kohtuasja ja materjalid JIRA keskkonnas ning markeerib teavitatavateks TAO 3.5.9 TAO jurist riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning 2 tp hariduse, teaduse ja Interreg talituse juhataja, samuti järelevalve spetsialisti Kohtuotsuse saabumisel korraldab kirja registreerimise DHS-is (juhul kui see ei ole eelnevalt registreeritud) ja selle edastamise TAO 3.5.10 TAO jurist 2 tp riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ja hariduse, teaduse ja Interreg talituse juhatajale ning lisab kohtuotsuse Jira keskkonda. Teeb vajadusel muudatused projekti abikõlblikes kuludes ning vastava programmi töötabelis. 3.5.11 Kontrollispetsialist Salvestab esitatud vaide, vaide lahendamisega 2 tp seotud dokumendid, vaideotsuse, kohtuotsuse jm vaidega kaasnevad dokumendid projekti kausta ja vastava programmi seiresüsteemi. 3.6. Projektiauditi aruanded Talituse juht edastab info projektiauditi alustamisest kontrollispetsialistile ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile, et teha vastav kanne Jirasse. Kontrollispetsialist vastab vajadusel projektiauditi aruandes esitatud tähelepanekutele, küsib täiendavat infot ja konsulteerib vajaduse korral teiste töötajate või ekspertidega. Rikkumise kahtluse korral toimib ta vastavalt peatükile „Rikkumise kahtluse menetlus”. Talituse juht saadab projektiauditi lõpparuande teadmiseks kontrollispetsialistile ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve spetsialistile. Interregi auditite edenemist kajastav tabel SharePointis sisaldab alustatud auditeid, laekunud aruandeid, tähelepanekute kokkuvõtet ja finantsmõju. Kontrollispetsialist salvestab projektiauditi lõpparuande programmi projektiauditite projekti alamkaustas. 4. KAASNEVAD DOKUMENDID 4.1. Seonduvad dokumendid (kirjavahetus, protokollid, memod, kontroll-lehed jms), mis ei ole programmi seiresüsteemis, säilitatakse elektroonselt SharePointis toetuste rakendamise osakonna, Hariduse, teaduse ja Interreg talituse kausta alamkausta „Interreg 2021-2027“ vastava projekti ja/või teema alamkaustas. 4.2. Dokumentide säilitamisele kohaldatakse ÜSS2021_2028 §-s 18 sätestatut. Toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente ning muid tõendeid säilitatakse vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2021/1060 artikli 82 lõikele 1 viis aastat toetuse saajale tehtud lõppmakse tegemise aasta 31. detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti. Dokumentide säilitamisel lähtutakse RTK dokumendihalduse korrast ja vastava programmi juhendist. 4.3. Töös kasutatavad vormid: 19 4.3.1 Kohapealse kontrolli kontroll-leht 4.3.2 Hankelepingu täitmise kontroll-leht 20  ON-THE-SPOT CHECK CHECK-LIST Project no. and name: Project partner: Project eligibility period: Date of the on-the-spot check: Place of the on-the-spot check: Person(s) carrying out the on-the-spot check: (Name, position) Representative(s) of the partner who participated the on-the-spot check: (Name, position) Yes/No/ Control criteria Description of results, remarks NA The facility is being completed or Make sure from the visual inspection, that there are no exists, is in accordance with the significant deficiencies or deviations compared to contract, project and submitted application, contract and construction reports. reports. Construction related Pay attention to the shortcomings identified by supervision. documents are available. In case of a completed building, inspect the existence of the use permit. Construction diaries are available and completed, protocols compiled. The equipment acquired within The items correspond to the cost documents and the the project is physically present procurements carried out (serial no. or other marking, and used for their intended photos etc). The item belongs to the partner. purpose. The inspected objects are The correct designation has been used (sticker, properly marked. information label, plaques, billboards), correct reference to the programme. The project posters are placed in a visible place in the premises of the partner. 1 Other control activities (describe if performed) The project´s accounting is The project code in accounting program. separated from the general Do the recorded amount of real costs reflect the accounting and the project submitted real costs. documentation is stored properly. Where and for how long are the project documents stored. General observations on project implementation (control results, recommendations): A copy of the final check-list will be sent to the project partner for information 2