Informal Meeting

©Chris Chevalier M O N S MON Note d’informations pratiques | 5 & 6 février 2024 Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion [email protected] 2. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Sommaire 03 Informations générales 04 Échéances 05 Ville hôte 06 Programme 08 Lieu - Espace de réunion 09 Lieu - Installation 10 Taille de la délégation 12 Accréditation 14 Agents de liaison 15 Transport 16 Hébergement 18 Restauration 24 Interprétation 24 Services médicaux 25 Sécurité 26 Informations pratiques Informations générales La Présidence belge du Conseil de l’Union européenne est heureuse de vous accueillir à Mons les 5 et 6 février 2024 pour la réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohésion. Afin de préparer la participation de votre délégation, la Présidence belge du Conseil de l’Union européenne a le plaisir de partager avec vous, cette note d’informations pratiques qui contient toutes les informations protoco- laires et logistiques nécessaires pour votre visite. Veuillez noter que ces informations sont susceptibles d’être modifiées. La Présidence belge utilisera la plateforme d’accrédi- tation pour partager toutes les informations actualisées relatives à la réunion. Si vous avez des questions logistiques, vous pouvez contacter [email protected]. 4. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Échéances M Date Que faire ? Où / à qui ? Nom, prénom, numéro de téléphone Désignation du responsable de mobile et adresse e-mail à envoyer l’accréditation de votre délé- à [email protected] 11 décembre gation Le lien sera envoyé au membre de la Ouverture de la plateforme délégation responsable de l’accrédita- d’accréditation tion Deadline pour la désignation Nom, prénom, numéro de téléphone 15 décembre du responsable de l’accrédita- mobile et adresse e-mail à envoyer tion de votre délégation à [email protected] Du 11 décembre Enregistrement Par le biais de la plateforme au 24 janvier 2024 des délégations d’accréditation Réservation et règlement Du 11 décembre des chambres non prises "reservations.cubilis.eu" au 15 janvier 2024 en charge par la présidence Fermeture de la plateforme 24 janvier 2024 d’accréditation en ligne Prise de contact par l’officier Dans l’intervalle, pour toutes questions : 2 février 2024 de liaison [email protected] Réunion informelle des 5-6 février 2024 ministres en charge de la politique de cohésion  5. Mons ©VisitMons ©VisitMons Ville hôte : Mons Mons, ville de près de cent mille habitants située au sud-ouest de la Belgique, est depuis 2002 la capitale culturelle de la Wallonie. Elle fut en 2015 Capitale européenne de la Culture. Riche d’un remarquable patrimoine architectural, culturel et artistique, Mons est, comme le Borinage qui l’entoure, très marquée par son passé industriel florissant du XIXe siècle. L’industrie minière, le textile et la sidérurgie ont laissé leur empreinte et attiré une main-d'œuvre diversifiée dont de nombreux Italiens qui ont contribué à la prospérité de la région. Aujourd'hui, l'histoire industrielle et l'héritage de cette immigration font partie intégrante de l'identité de la ville. Mons connaît un renouveau grâce aux fonds européens et à une stratégie de développement multipolaire qui lui ont permis de réussir une mutation totale sur le plan urbanistique, culturel et économique. Cité d’art et d’histoire, la ville rayonne grâce à ses chefs-d’œuvre reconnus au patrimoine mondial de l’UNESCO : son beffroi baroque, haut de 87 mètres, unique en son genre, ses Minières néolithiques de Spiennes, et bien sûr sa légendaire Ducasse. La Ducasse de Mons, plus connue sous le nom de « Doudou », est l’un des événements folkloriques les plus importants du pays, qui met la région en transe durant toute une semaine, vers la fin du printemps. Le dimanche de la Trinité, après la procession du Car d’Or, une foule incandescente encourage Saint- Georges dans son éternel combat contre le Dragon. 6. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Programme Lundi 5 février Arrivée des délégations aux aéroports de Bruxelles-National, Charleroi (Bruxelles-Sud) et à la gare de Bruxelles-Midi. / Transfert des délégations voyageant avec leur Chef de délégation depuis ces lieux d’arrivée vers Mons assuré par la présidence, avec sa flotte de véhicules. Départ des délégués des hôtels Van der Valk et Martin’s 18:30 Dream Hotel pour la visite culturelle et cocktail dinatoire offert aux délégués à la Maison de la Réunion Départ des Chefs de délégation de l’hôtel Van der Valk vers 18:40 le Mundaneum pour le dîner officiel Fin du dîner officiel. Transfert des Chefs de délégation vers 21:00 l’hôtel Van der Valk Transfert des délégués vers les hôtels Van der Valk et Martin’s 21:30 Dream Hotel  7. Mardi 6 février Transfert des délégués logeant au Martin’s Dream 8:00 Hôtel vers l’hôtel Van der Valk avec les bagages 8:30 Arrivée des Chefs de Délégation au Wallonia Conference Center 8:50 Mons, doorstep et handshake 9:00 Première partie de la séance de travail 10:30 10:30 Photo de famille et pause-café 11:00 11:00 Deuxième partie de la séance de travail 13:00 13:10 Conférence de presse officielle Lunch informel pour les délégations Dès Transfert des délégations voyageant avec leur Chef de délégation 13:00 vers les aéroports de Bruxelles-National, Charleroi (Bruxelles- Sud) et la gare de Bruxelles-Midi assuré par la présidence, avec sa flotte de véhicules. 8. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Lieu - Espace Mardi 6 de réunion Mons février La réunion informelle des Ministres en charge de la politique de cohésion se tiendra au Wallonia Conference Center Mons (WCCM). Situé derrière la gare, le Wallonia Conference Center Mons a été érigé dans le cadre de « Mons 2015, Capitale européenne de la Culture ». Ce bâtiment, dont la forme rappelle le dragon emblématique de la ville, a été conçu par un architecte américain de renommée mondiale, Daniel Libeskind. wccm © F.Mainil WALLONIA CONFERENCE CENTER MONS www.wccm.eu Avenue Mélina Mercouri, 9 - 7000 Mons  9. Lieu - Installation Réunion des ministres La réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohésion se tiendra dans la salle FLEX, située au rez-de-chaussée du Wallonia Conference Center Mons. Un seul conseiller pourra prendre place en second rang derrière le ministre ou chef de délégation. Le deuxième conseiller sera invité à assister à la réunion depuis la salle d’écoute située dans l’auditorium 100, au premier étage du Wallonia Conference Center Mons. La réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohésion sera présidée par le Ministre-Président de la Wallonie, Monsieur Elio Di Rupo. Les Commissaires Elisa Ferreira, Commissaire à la Cohésion et aux Réformes et Nicolas Schmit, Commissaire à l’Emploi, aux Affaires sociales et à l’insertion, sont conviés à cette réunion, ainsi que le président de la Commission REGI du Parlement européen, le président du Comité économique et social européen et le président du Comité européen des régions. Monsieur Erico Letta, qui a reçu du Conseil de l’Union européenne le mandat de préparer un rapport de haut niveau sur l’avenir du marché intérieur de l’Union européenne, a également été convié à participer à cette réunion. Les Chefs de délégation des Etats membres sont invités à strictement limiter leur intervention à 4 minutes. Salle de réunions Conférence bilatérales de presse Des salles de réunions bilatérales sont disponibles La conférence de presse officielle donnée par le au premier étage du Wallonia Conference Cen- Ministre-Président de la Wallonie au nom de la ter Mons. Nous vous invitons à réserver celle(s)-ci Présidence belge et les Commissaires Ferreira et à l’avance sur la plateforme d’accréditation de la Schmit se tiendra dans l’auditorium 200, situé au présidence. premier étage du Wallonia Conference Center Mons. Celle-ci sera uniquement ouverte aux jour- Veuillez noter que le nombre de salles disponibles nalistes. est limité. La présidence belge ne peut assurer l’in- terprétation pour les réunions bilatérales. 10. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Taille de la délégation Les délégations des Etats membres seront limitées au format 1+2 (Chef de délégation et deux participants accompagnateurs, ainsi qu’un officier de sécurité sur de- mande). Ces formats sont fixes et aucune exception n’est autorisée. Si des photographes officiels ou des porte-paroles de la délégation souhaitent avoir accès au lieu de la réunion, ils doivent être accrédités en tant que membres de la déléga- tion. Il en va de même pour tout interprète supplémentaire. Si l’Ambassadeur en Belgique d’un Etat membre souhaite assister à la réunion, il doit également être accrédité en tant que membre de la délégation. © F.Mainil 11. 12. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Accréditation Pour des raisons de sécurité, chaque délégué doit avoir suivi les procédures d'inscription et d'accrédita- tion pour pouvoir accéder au lieu de la réunion et aux autres séquences officielles du programme. Ouverture et fermeture de la plateforme d’accréditation La plateforme d’accréditation sera ouverte du 11 décembre au 24 janvier 2024. Toutes les informations relatives à la délégation (y compris les données personnelles, les intolérances alimentaires, les accréditations, les hôtels, le transport et les agents de sécurité) doivent être transmises par le biais de la plateforme. Processus d’accréditation Chaque délégation doit désigner un responsable ministres en charge de la politique de cohésion. de l’accréditation de sa délégation (DAO) et doit Veuillez à remplir correctement toutes les données informer la présidence belge de l’identité de de la délégation avant de soumettre l'inscription, son responsable d’accréditation avec ses coor- car certaines informations (par exemple, le nom du données (nom, prénom, numéro de téléphone délégué) apparaîtront sur le badge. portable et courriel) avant le 15 décembre : [email protected]. Toutes les informations personnelles fournies durant le processus d’accréditation seront traitées Le responsable de l’accréditation devra indiquer conformément au Règlement européen général comme objet du courriel « RIM COHESION-Accre- sur la protection des données (RGPD). ditation ». En cas de problème avec l’accréditation d’un Une fois les informations susmentionnées dispo- membre de votre délégation, nous vous invitons nibles, le responsable de l’accréditation de chaque à contacter [email protected]. délégation recevra un courriel avec l’adresse web et les détails de connexion pour enregistrer sa Nous vous recommandons de demander l’accré- délégation. ditation de votre délégation dans les meilleurs délais et de préférence avant le 24 janvier 2024. Les DAO sont priés d'enregistrer leur délégation et de fournir toutes les informations nécessaires à leur voyage, en ce y compris les heures d’arrivée et de départ sur et depuis le sol belge, la présidence belge assurant le transport des délégations voyageant avec leur Chef de délégation vers et depuis Mons pour cette réunion informelle des  13. Types d’accréditation Les Chefs de délégation recevront une épinglette et les autres délégués recevront un badge. Chaque participant devra toujours porter de manière visible son épinglette ou son badge sur le lieu de la réunion, ainsi que durant toutes les autres séquences officielles du programme. Les épinglettes et badges seront remis aux délégations par leur officier de liaison, à leur arrivée à l’aéroport de Bruxelles-National, de Charleroi (Bruxelles-Sud) ou à la gare de Bruxelles-Midi. Tous les badges sont strictement personnels et non transférables. Un pass (floater) transférable (non nominatif) sera également remis à la délégation. Ce pass autorisera l’accès à un conseiller à la salle de réunion avec le Chef de délégation. Ce pass transférable est à utiliser en combinaison avec le badge standard. Si vous perdez votre badge, veuillez en informer sans délai votre officier de liaison, ainsi que l’organisation en envoyant un mail à [email protected]. Badges d’accès Pin/épinglette Badges Le niveau d’accréditation le plus élevé, Cartes d’identification pour tous les autres pour les Chefs de délégation avec accès membres de la délégation, en fonction à tous les espaces. de leur position et de leur fonction. Floaters Pass transférable (non nominatif), limité à 1 par délégation, lequel autorise l’accès à la salle de réunion avec le Chef de délégation, utilisé en combinaison avec le badge standard. La composition dans la salle de réunion est donc 1 Chef de délégation + 1 membre de la délégation tout au plus (1+1). Le deuxième accompagnant pourra suivre la réunion depuis la salle d’écoute. 14. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Agents de liaison La Présidence belge prévoit des agents de liaison afin d’assister et d’accompagner les délégations des Etats membres pendant toute la durée de la réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohésion. Un agent de liaison sera également affecté aux Chefs des délégations de la Commission et du Parlement européen. Supervisés par des agents coordinateurs, les officiers de liaison seront notamment chargés : de servir de point de contact entre les délégations et l’organisation ; d’accueillir les délégations à leur arrivée sur le sol belge et de leur remettre les badges d’accréditation ; d’accompagner et d’être disponible pour les délégations tout au long de la réunion ministérielle infor- melle, en veillant au respect des horaires et à la participation des délégations aux différentes séquences prévues dans le cadre du programme officiel ; de réserver des créneaux horaires pour des réunions bilatérales, si souhaité ; de raccompagner les délégations aux aéroports et gare au terme du programme officiel. Les coordonnées de l’agent de liaison affecté à votre délégation vous seront communiquées le vendredi 2 février 2024. Veuillez noter que l’officier de liaison fournit des services à l’ensemble de la délégation par l’intermédiaire de la personne désignée à cet effet au sein de la délégation. En cas de questions avant l’entrée en fonction des agents de liaison, nous vous invitons à contacter [email protected].  15. Transport Arrivée et départ Il est demandé aux délégations, qu’elles voyagent en avion, en train ou voiture, de bien vouloir indiquer les lieux et heures d’arrivée comme de départ de Mons sur la plateforme d’accréditation. Transport des délégations Dans le cadre de cette réunion ministérielle informelle, la Présidence belge assurera, avec des vé- hicules et chauffeurs de la présidence, le transport des délégations voyageant avec leur Chef de délégation vers Mons et leur retour depuis Mons vers leur aéroport ou gare de départ. La Présidence assurera également les transferts entre les différents hôtels, lieux de réunion et autres espaces investis pendant l’évènement. Ces transports seront uniquement assurés pendant la durée du programme officiel et pour les seules ac- tivités comprises dans ce programme officiel. Les délégations arrivant avant le 5 février ou repartant après le 6 février doivent par conséquent assurer leur propre transport entre l’aéroport ou la gare d’arrivée et la ville de Mons ou depuis la ville de Mons vers l’aéroport et la gare de départ. Veuillez noter que les délégués qui ne voyagent La ville de Mons étant située à une heure de pas avec leur Chef de délégation ne seront pas Bruxelles et à moins de 45 minutes de Charleroi, pris en charge par les agents de liaison et ne béné- l’accueil des délégations, par les agents de liaison, ficieront pas du transport fourni par la présidence. et la prise en charge par les véhicules de la pré- sidence, se fera depuis Bruxelles (aéroport de Les membres des délégations ne voyageant Bruxelles-National ou gare de Bruxelles-Midi) ou pas avec leur Chef de délégation sont invités à depuis l’aéroport de Charleroi (Bruxelles-Sud). privilégier le transport par train. La gare de Mons se trouve à proximité immédiate du Wallonia Les délégations arrivant par la route sont invitées Conference Center Mons et de l’hôtel Van der Valk. à se rendre à l’hôtel où leur agent de liaison les attendra. Il est conseillé aux délégations de prendre leurs dispositions à l'avance pour leurs vols vers la Les bagages des délégations resteront à l’hô- Belgique. Une fois les plans de voyage établis, les tel Van der Valk le matin du 6 février et seront lieux et heures d'arrivée et de départ doivent être mis dans les véhicules de la présidence sous le indiqués par le biais de la plateforme d'accrédita- contrôle des officiers de liaison avant le départ de tion. la délégation. Les bagages ne seront pas autorisés dans le centre de conférence. 16. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Hébergement La Présidence prendra en charge les frais d’hébergement des Chefs de délégation et son accompagnant (1+1) au Van der Valk Congres & Spa Hotel Mons la nuit du 5 février 2024, y compris le petit-déjeuner et les taxes de séjour. Tout autre frais additionnel (boissons, mini-bar, …) seront à la charge de la délégation. Il en va de même pour les nuitées supplémentaires réservées en dehors des dates de la réunion ministérielle informelle. Une empreinte de carte bancaire sera demandée dans le cas de consommation personnelle. Le Van der Valk Congres & Spa Hotel Mons se situe à proximité immédiate du Wallonia Conference Center Mons (3 minutes à pied). Un hôtel a été préréservé pour les autres membres de la délégation : le Martin’s Dream Hotel. Les chambres additionnelles sont à réserver en suivant ce lien "reservations.cubilis.eu" et en introduisant le code COHESIONMonsUE afin de bénéficier du tarif préférentiel. Van Nous attirons votre attention sur le fait que cette option hôtelière complémentaire restera accessible jusqu'au 15 janvier 2024 et sera soumise à disponibilité au moment de la réservation. der valk ©VanDerValk VAN DER VALK CONGRES & SPA HOTEL MONS +32 (0)65 39 02 07 Avenue Mélina Mercouri, 7 - 7000 Mons  17. Le Martin’s Dream Hotel se situe à 10 minutes en voiture du Wallo- nia Conference Center. La Présidence belge assure le transport des membres des délé- gations vers le Wallonia Conference Center. ©MartinsDream MARTIN’S DREAM HOTEL +32 (0)65 32 97 20 Rue de la Grande Triperie, 17 - 7000 Mons 18. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Programme pour les Chefs de délégation Restauration Mardi 5 Mons février MUNDANEUM « Google de papier » Les Chefs de délégation seront conviés à un dîner de gala au Mundaneum, le « Google de papier ». Le transfert des Chefs de délégation de l’hôtel Van der Valk vers le Mundaneum sera assuré par la présidence belge en van, ainsi que le transfert retour. Au tournant du 20e siècle, des visionnaires belges, ©VisitMons tels que Paul Otlet, pionnier d'Internet, Henri La Fontaine, lauréat du prix Nobel de la paix, et Léonie La Fontaine, précurseure du féminisme en Belgique, ont fondé le Mundaneum. Ce centre d'archives et espace muséal de renom- mée internationale, reconnu par l'UNESCO et le Patrimoine européen, incarne l'idéal de paix de ses fondateurs. Avec une collection impressionnante de plus de 6 kilomètres de documents, le Mundaneum abrite une expertise unique, notamment dans les domaines du pacifisme, de l'anarchisme et du féminisme. Aujourd'hui, le Mundaneum joue un rôle cen- tral en soutenant la recherche mondiale à travers divers projets scientifiques et touristiques. Son espace muséal, situé dans un magnifique bâtiment Art Déco, offre des expositions captivantes sur des thèmes sociaux cruciaux, permettant une valorisation et une diffusion auprès du grand public. Le Mundaneum, en tant que gardien de la connaissance, se positionne comme une source d'inspiration pour une compréhension universelle, où passé et présent s'entrelacent harmonieusement. 19. 20. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Programme pour les autres membres des délégations Collégiale Sainte-Waudru & la Grand Place Visite culturelle Les autres membres des délégations se verront En son centre figure un anneau en pierre bleue des proposer une visite guidée de la Ville de Mons, Carrières du Hainaut évoquant l’arène du Combat avec un premier arrêt à la Grand Place, véritable dit Lumeçon, ainsi qu’une gravure symbolisant cœur de la Ville. Ce lieu historique et emblé- l’unité des 19 entités composant le Grand Mons. matique propose un panorama exceptionnel Même si ses origines restent à ce jour un mystère, d’architecture du XVe siècle à nos jours. Dans le une statue de fer représentant un petit singe, ap- cadre de la Ducasse de Mons, la Grand Place ac- pelée « Singe du Grand Garde », repose depuis cueille chaque année plus de 100.000 personnes des générations sur la façade de l’hôtel de Ville. pour vivre la reproduction théâtrale du combat de Selon la légende montoise, caresser sa tête de la saint Georges contre le dragon. main gauche porterait bonheur. Singe du Grand Garde ©Ville de Mons / Oswald Tlr.  21. Mardi Mons 5 La Collégiale Sainte-Waudru février ©VisitMons (Montée du Car d’Or en 2023) La visite se poursuivra par un second arrêt à la Collégiale Sainte Waudru pour admirer une fête des lumières. Reconnue comme Patrimoine exceptionnel de Wallonie, la Collégiale Sainte-Waudru est un édifice de style gothique brabançon dédié à Sainte-Waudru, la patronne de la ville. Sa construction débuta en 1450 et dura près de deux siècles. Des œuvres en albâtre du Montois Jacques du Broeucq (1505-1584) ornent la collégiale. L’artiste est considéré comme le plus grand architecte-sculpteur de la Renaissance au Nord de la Loire. La Col- légiale Sainte-Waudru abrite aussi la châsse de Sainte-Waudru, datant de 1887. Le dimanche de la Trinité, lors du « Doudou » et de la procession qui précède le Combat dit Lumeçon, la châsse de Sainte-Waudru est placée sur le « Car d’Or », un char de style Louis XVI richement décoré et doré. Selon la légende, le Car d’Or doit gravir d’une seule traite la rampe qui longe la collégiale, sans quoi une catastrophe s’abattra sur la ville et ses habitants dans l’année ! De fait, le Car ne monta ni en 1914, ni en 1939, pour cause d’intempéries…  22. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Cocktail dînatoire La Maison de la Réunion A l’issue de la visite culturelle, un walking dinner sera offert, à la Maison de la Réunion, par la présidence belge aux autres membres des délégations. La Maison de la Réunion se situe à 2 minutes à pied de la Collégiale Sainte-Waudru. A l’issue du dîner, le transfert vers les hôtels sera assuré par la présidence belge en van. ©Maisondelareunion  23. Wallonia Mardi 6 conference Mons février Center Mons Déjeuner Un déjeuner informel sera proposé aux participants au Wallonia Conference Center Mons le 6 février dès la fin de la réunion. Ce déjeuner se tiendra dans la salle ATRIUM située au rez-de-chaussée du bâtiment et à proximité de la salle de réunion. wccm © F.Mainil WALLONIA CONFERENCE CENTER MONS www.wccm.eu Avenue Mélina Mercouri, 9 - 7000 Mons 24. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Interprétation L’interprétation simultanée en cabine sera assurée Pour faciliter la bonne interprétation des in- par la Direction générale de l’interprétation de la terventions, veuillez envoyer tout document Commission européenne, SCIC. pertinent pour la réunion, tel que les discours ou les points d'intervention, à cette adresse électro- La réunion informelle des ministres sera inter- nique [email protected] au moins une prétée en 6 langues actives et passives (français, semaine avant la date de la réunion. néerlandais, allemand, anglais, espagnol et italien). Veuillez noter que tout interprète accompagnateur Aucune interprétation ne sera assurée lors des supplémentaire doit être enregistré comme faisant conférences de presse des ministres participants, partie de la délégation officielle afin d'avoir accès à l'exception de la conférence de presse officielle au lieu de la réunion. Les délégations des Etats de la Présidence. Pour la conférence de presse membres seront limitées au format 1+2 (Chef de officielle de la présidence, l’interprétation sera délégation plus deux participants accompagna- disponible de/vers le français, le néerlandais, teurs, ainsi qu’un officier de sécurité si demandé). l’allemand et l’anglais. Ce format est fixe et aucune exception ne sera autorisée. Veuillez noter qu’ aucune interprétation ne sera assurée pendant les pauses entre les sessions, pendant les réunions bilatérales, pendant le déjeuner et pendant le dîner officiel. Services médicaux L’antenne médicale se trouvera au rez-de-chaussée du Wallonia Conference Center Mons (fléchage First Aid). Nous vous remercions de nous signaler, lors de l’accréditation, toute situation médicale nécessitant une vigilance particulière. En cas d'aggravation de la situation épidémiologique, les modifications des mesures préventives vous seront notifiées à l'avance. Les informations actuelles sur les mesures prises au sein du Royaume de Belgique sont disponibles sur le site web suivant : www.info-coronavirus.be/fr/news/. Il est interdit de fumer dans tous les espaces publics intérieurs.  25. Sécurité La police belge est chargée de la sécurité de la réunion ministérielle informelle. En outre, des agents de sécurité privée seront mobilisés pour le contrôle des accès et des badges, ainsi que pour l’inspection et le filtrage des personnes et des bagages. A cet effet, l’ensemble des participants (à l’exception du Chef de délégation) devront se soumettre à un contrôle de sécurité à l’entrée du lieu de réunion. Le port de l’épinglette ou du badge de manière visible est obligatoire sur tous les sites investis et pendant toute la durée de l’évènement. L’accès au lieu de réunion sera refusé en l’absence d’une épinglette ou d’un badge. Si vous perdez votre badge, veuillez contacter sans délai votre officier de liaison et envoyer un mail à [email protected]. Si le Chef de délégation est accompagné d’un officier de sécurité personnel, celui-ci doit être dûment enregistré via le système d’accréditation en ligne, et donc dûment accrédité. Un seul officier de sécurité personnel sera autorisé à accéder au lieu de la réunion. Important : le permis de port d’armes et/ou la fréquence radio (le cas échéant) doivent être demandés par note verbale envoyée à [email protected] 26. Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion Informations pratiques Organisation logistique de l’événement N° de téléphone d’urgence ou pompiers [email protected] +32 (0) 471.20.87.99 112 Police Carte d'identité ou passeport perdu ou volé 101 0800 2123 2123 Internet – Wi-FI La Présidence belge fournira tous les services nécessaires, tels qu’une connexion internet et des espaces de travail pour les délégations sur les lieux de la conférence. Le mot de passe Wi-Fi sera fourni sur place. Si vous souhaitez effectuer des photocopies, des impressions ou des scans de documents pendant la réunion ministérielle informelle, veuillez en informer votre officier de liaison. Il y aura un point central d'impression et de photocopie au secrétariat du lieu de réunion.  27. Site web de la Présidence Le site web de la Présidence belge de l’Union européenne contient des informations sur tous les sujets relatifs à la Présidence belge du Conseil de l'Union européenne. www.belgium24.eu Localisation des différents lieux s ain inic 7 om riu Mons SNCB sD rco 1 Congrès Mons Rue 1. WCCM Me de Rue de Nimy des na e Co Ru éli mp agn 2 eM ons Ru 2. Hôtel Van der Valk Ru e Mons Palais 3 N eu ve de Justice Rue 3. Gare de Mons SNCB d es S ars 6 4. Collégiale Sainte-Waudru Mons Houssière Rue d'Havré Mons Clercs Mons Petite 5. Maison de la Réunion Guirlande ot Rach Mons Tour Mons Rogier Rue 6. Centre de Mons rie des Écoliers d Tripe me 7. Mundaneum Da la Gran Rue Notre 8. Martin's Dream Hôtel Rue de  2 0 2 4 Réunion informelle des ministres en charge de la politique de cohesion ©Chris Chevalier M O N S MON Practical information note | 5 & 6 February 2024 Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy [email protected] 2. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Contents 03 General information 04 Deadlines 05 Host city 06 Programme 08 Location – Meeting venue 09 Location – Installation 10 Delegation size 12 Accreditation 14 Liaison officers 15 Transport 16 Accommodation 18 Catering 24 Interpretation 24 Medical services 25 Security 26 Practical information General information The Belgian Presidency of the Council of the European Union is delighted to welcome you to Mons on 5 and 6 February for the informal meeting of ministers responsible for cohesion policy. This note from the Belgian Presidency of the Council of the European Union includes information to assist dele- gates attending the meeting with their preparations and to facilitate their participation. The document contains all the protocol and logistical information needed for the visit. Please note that the information in this document may be subject to change. The Belgian Presidency will use the accreditation plat- form to share all the latest information on the meeting. If you have any logistical questions, please contact [email protected] 4. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Deadlines M What do you need Date Where / to whom? to do? Surname, first name, mobile phone Appointment of the Delegate number and e-mail address to be sent Accreditation Officer (DAO). to [email protected] 11 December Opening of the accreditation platform The link will be sent to the Delegate Accreditation Officer. Surname, first name, mobile phone Deadline for appointing the De- 15 December number and e-mail address to be sent legate Accreditation Officer to [email protected] From 11 December Registration of delegations Via the accreditation platform to 24 January 2024 Reservation and payment of From 11 December hotel rooms not covered by "reservations.cubilis.eu" to 15 January 2024 the Presidency Closing of the online accredita- 24 January 2024 tion platform Initial contact by the liaison In the meantime, if you have any ques- 2 February 2024 officer tions: [email protected] Informal meeting of ministers 5-6 February 2024 responsible for cohesion policy  5. Mons ©VisitMons ©VisitMons Host city : Mons Mons, a city of almost one hundred thousand inhabitants in south-west Belgium, has been the cultural capital of Wallonia since 2002. In 2015, it was European Capital of Culture. Boasting a remarkable architectural, cultural and artistic heritage, Mons, like the surrounding Borinage area, bears the hallmarks of its flourishing 19th-century industrial past. Shaped by its mining, textile and steel industries, the city attracted a diverse workforce, including many Italians, who contributed to the region's prosperity. Today, the industrial history and legacy of this immigration are an essential part of the city's identity. Mons is witnessing a resurgence thanks to European funding and a multi-polar development strategy that allowed a successful transformation of its urban, cultural and economic destiny. A city of art and history, the town attracts international renown for its masterpieces and is recognised as a UNESCO World Heritage Sites for its unique 87-metre-high baroque belfry, its neolithic flint mines in Spiennes, and of course its legendary Ducasse. The Ducasse de Mons, better known as 'Doudou', is one of the country's most important folklore events, when the region is taken over by the festive spirit for a whole week towards the end of spring. On Trinity Sunday, after the procession of the “Car d'Or”, the Golden Chariot, an enthusiastic crowd cheers on Saint George in his eternal battle against the Dragon. 6. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Programme Monday 5 February Arrival of the delegations at Brussels-National and Charleroi (Brussels-South) airports and at Brussels-Midi station. / Transfer of the delegations travelling with their Head of De- legation from these arrival points to Mons organised by the Presidency, using its fleet of vehicles. Departure of the delegates from the Van der Valk and Martin’s 6.30 p.m. Dream Hotels for the cultural visit and cocktail reception orga- nised for the delegates at the Maison de la Réunion Departure of the Heads of Delegation from the Van der Valk 6.40 p.m. Hotel for the official dinner at the Mundaneum End of the official dinner. Transfer of the Heads of Delegation to 9 p.m. the hotel Van der Valk Transfer of the delegates to the Van der Valk and Martin’s 9.30 p.m. Dream Hotels  7. Tuesday 6 February Transfer of the delegates staying at the Martin's Dream Hotel 8 a.m. to the Van der Valk Hotel with luggage 8.30 – 8.50 Arrival of the Heads of Delegation at the Wallonia Conference a.m. Center Mons, doorstep and handshake 9.00-10.30 First part of the working session a.m. 10.30-11 Family photo and coffee break a.m. 11 a.m. Second part of the working session 1 p.m. 1.10 a.m. Official press conference Informal lunch for the delegations From 1 Transfer of the delegations travelling with their Head of Delega- p.m. tion to Brussels-National and Charleroi (Brussels-South) airports and Brussels-Midi station organised by the Presidency, with its fleet of vehicles. 8. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Location Tuesday 6 Meeting venue Mons February The informal meeting of Ministers responsible for cohesion policy will be held at the Wallonia Conference Center Mons (WCCM). Located behind the railway station, the Wallonia Conference Center Mons was built as part of "Mons 2015, European Capital of Culture". The building, whose shape is reminiscent of the city's emblematic dragon, was designed by world-renowned American architect Daniel Libeskind. wccm © F.Mainil WALLONIA CONFERENCE CENTER MONS www.wccm.eu Avenue Mélina Mercouri, 9 - 7000 Mons  9. Location Installation Ministerial meeting The informal meeting of ministers responsible for cohesion policy will be held in the FLEX room, located on the ground floor of the Wallonia Conference Center Mons. Only one adviser may sit in the second row behind the Minister or Head of Delegation. The second adviser will be invited to attend the meeting from the listening room located in auditorium 100, on the first floor of the Wallonia Conference Center Mons. The informal meeting of ministers responsible for cohesion policy will be chaired by the Minister-President of Wallonia, Mr Elio Di Rupo. Commissioners Elisa Ferreira, Commissioner for Cohesion and Reforms, and Nicolas Schmit, Commissio- ner for Employment, Social Affairs and Inclusion, have been invited to the meeting, along with the Chair of the European Parliament's REGI Committee, the President of the European Economic and Social Com- mittee and the President of the European Committee of the Regions. Mr Enrico Letta, who has been mandated by the Council of the European Union to draw-up a high level report on the future of the EU’s internal market, is also invited to take part in the meeting. The Heads of Delegation of the Member States are invited to keep their speeches within a strict 4-minute time limit. Bilateral meeting Press rooms conference Bilateral meeting rooms are available on the first The official press conference given by the Minis- floor of the Wallonia Conference Center Mons. ter-President of Wallonia on behalf of the Belgian We invite you to book these in advance via the Presidency and Commissioners Ferreira and Presidency's accreditation platform. Schmit will be held in Auditorium 200, on the first floor of the Wallonia Conference Center Mons. Please note that the number of rooms available It will be open to journalists only. is limited. The Belgian Presidency cannot provide interpretation for bilateral meetings. 10. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Delegation size Member State delegations will be limited to a 1+2 format (Head of Delegation and two accompanying participants, plus a security officer on request). These formats are fixed and no exceptions are permitted. If official photographers or delegation spokespersons wish to have access to the meeting venue, they must be accre- dited as members of the delegation. The same applies to any additional interpreters. If the Ambassador of a Member State to Belgium wishes to attend the meeting, he/she must also be accredited as a member of the delegation. © F.Mainil 11. 12. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Accreditation For security reasons, each delegate must have completed the registration and accreditation procedures to gain access to the meeting venue and the other official sessions of the programme. Opening and closing of the accreditation platform The accreditation platform will be open from 11 December to 24 January 2024. All information relating to the delegation (including personal details, food intolerances, accreditations, hotels, transport and security guards) must be sent via the platform. Accreditation process Each delegation must appoint a Delegate Accre- nise transport for delegations travelling with ditation Officer (DAO) and must inform the Belgian their Head of Delegation to and from Mons for Presidency of the identity of its accreditation officer this informal meeting of ministers responsible with contact details (surname, first name, mobile for cohesion policy. Make sure you fill in all the telephone number and e-mail address) before 15 delegation details correctly before submitting the December: [email protected]. registration, as some information (e.g. the dele- gate's name) will appear on the badge. The Delegate Accreditation Officer is invited to mention "RIM COHESION-Accreditation" in the All personal information provided during the subject line of the e-mail. accreditation process will be processed in accor- dance with the European General Data Protection Once the above information is available, the Regulation (GDPR). accreditation officer for each delegation will receive an e-mail with the web address and login If you have any problems with the accreditation details required to register their delegation. of a member of your delegation, please contact [email protected] DAOs are requested to register their delegations and provide all necessary travel information, in- We recommend that you apply for accreditation cluding arrival and departure times to and from for your delegation as soon as possible, preferably Belgium, as the Belgian Presidency will orga- before 24 January 2024.  13. Types of accreditation Heads of delegation will receive a pin and other delegates will receive a badge. All participants must wear their pins or badges visibly at all times during the meeting and all other official parts of the programme. The pins and badges will be handed to the delegations by their liaison officer on arrival at Brussels-National or Charleroi (Brussels-South) airport or at Brussels-Midi station. All badges are strictly personal and non-transferable. A (non nominative) transferable pass (floater) will also be handed to the delegation. This pass will give one adviser access to the meeting room with the Head of Delegation. This transferable pass is to be used in conjunction with the standard badge. If you lose your badge, please inform your liaison officer and the organisers immediately by sending an e-mail to [email protected] Access badges Pin Badges The highest level of accreditation, Identification cards for all other members for Heads of Delegation with access of the delegation, according to their to all areas. position and function. Floaters Transferable pass (non-nominative), limited to 1 per delegation, authorising access to the meeting room with the Head of Delegation, used in combination with the standard badge. Access to the meeting room is therefore restricted to 1 Head of Delegation + 1 member of the delegation at most (1+1). The second delegate will be able to follow the meeting from the listening room. 14. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Liaison officers The Belgian Presidency is providing liaison officers to assist and escort the Member State delegations throughout the informal meeting of ministers responsible for cohesion policy. A liaison officer will also be assigned to the Heads of Delegation of the Commission and the European Parliament. Supervised by coordinating officers, liaison officers will be responsible for: acting as a contact point between the delegations and the organisation; welcoming delegations when they arrive on Belgian soil and handing out accreditation badges; escorting and being available for delegations throughout the informal ministerial meeting, ensuring that timetables are respected and that delegations take part in the various sessions scheduled as part of the official programme; reserving time slots for bilateral meetings, if desired; escorting delegations to airports and stations at the end of the official programme. The contact details of the liaison officer assigned to your delegation will be sent to you on Friday 2 February 2024. Please note that the liaison officer provides services to the whole delegation via the person designated for this purpose within the delegation. If you have any questions before the liaison officers take up their duties, please contact [email protected]  15. Transport Arrival and departure Delegations, whether travelling by plane, train or car, are kindly requested to indicate their place and time of arrival at and of departure from Mons via the accreditation platform. Delegation transport For this informal ministerial meeting, the Belgian Presidency will use Presidency vehicles and drivers to transport delegations travelling with their Head of Delegation to Mons and back from Mons to their airport or station of departure. The Presidency will also organise transfers between the various hotels, meeting venues and other areas used during the event. This transport will only be organised for the duration of the official programme and for the activities in- cluded in the official programme. Delegations arriving before 5 February or leaving after 6 February must therefore organise their own transport between the airport or station of arrival and the city of Mons or from the city of Mons to the airport or station of departure. Please note that delegates who do not travel with As Mons is located one hour from Brussels and less their Head of Delegation will not be picked up by than 45 minutes from Charleroi, delegations will be the liaison officers and will not be able to use the welcomed by liaison officers and picked up by Pre- transport provided by the Presidency. sidency vehicles from Brussels (Brussels-National airport or Brussels-Midi station) or Charleroi airport Members of delegations not travelling with their (Brussels-South). Head of Delegation are invited to travel by train. Mons train station is in the immediate vicinity of the Delegations arriving by road are invited to go to the Wallonia Conference Center Mons and Hotel Van hotel where their liaison officer will be waiting for der Valk. them. Delegations are advised to make arrangements Delegations' luggage will remain at the Hotel Van in advance for their flights to Belgium. Once the der Valk on the morning of 6 February and will be travel plans have been made, the places and times placed in Presidency vehicles under the control of of arrival and departure must be notified via the liaison officers before the delegation's departure. accreditation platform. Luggage will not be allowed in the conference centre. 16. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Accommodation The Presidency will cover the cost of accommodation for the Heads of Delegation and their accompanying participant (1+1) at the Van der Valk Congres & Spa Hotel Mons on the night of 5 February 2024, including breakfast and tourist taxes. Any additional costs (drinks, mini-bar, etc.) will be charged to the delega- tion. The same applies to additional nights booked outside the dates of the informal ministerial meeting. An imprint of a bank card will be requested in the case of personal consumption. The Van der Valk Congres & Spa Hotel Mons is just a 3-minute walk from the Wallonia Conference Center Mons. A hotel has been pre-booked for the other members of the delegation: the Martin's Dream Hotel. Ad- ditional rooms can be booked by following this "reservations.cubilis.eu" and entering the code COHESIONMonsUE to be eligible for the preferential rate. Please note that this additional hotel option will remain available until 15 January 2024 and will be Van subject to availability at the time of booking. der valk ©VanDerValk VAN DER VALK CONGRES & SPA HOTEL MONS +32 (0)65 39 02 07 Avenue Mélina Mercouri, 7 - 7000 Mons  17. Martin’s Dream Hotel is a 10-minute drive from the Wallonia Conference Center. The Belgian Presidency will organise transport for members of the delegations to the Wallonia Conference Center. ©MartinsDream MARTIN’S DREAM HOTEL +32 (0)65 32 97 20 Rue de la Grande Triperie, 17 - 7000 Mons 18. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Programme for Heads of Delegation Catering Tuesday 5 Mons February MUNDANEUM « The Paper Google » The Heads of Delegation will be invited to a gala dinner at the Mundaneum, “The Paper Google”. The transfer of the Heads of Delegation from the Hotel Van der Valk to the Mundaneum and back will be organised by the Belgian Presidency by minibus. At the turn of the 20th century, Belgian visionaries ©VisitMons such as Internet pioneer Paul Otlet, Nobel Peace Prize winner Henri La Fontaine and Léonie La Fon- taine, a pioneer of feminism in Belgium, founded the Mundaneum. This internationally renowned archive centre and museum, recognised by UNESCO and the European Heritage Label, embodies the foun- ders' ideal of peace. With an impressive collection of over 6 kilometres of documents, the Mundaneum houses unique expertise, particularly in the fields of pacifism, anarchism and feminism. Today, the Mundaneum plays a central role in supporting global research through various scien- tific and tourism projects. Its museum, housed in a magnificent Art Deco building, offers captivating ex- hibitions on crucial social themes, bringing them to the attention of the general public. As the guardian of knowledge, the Mundaneum is a source of ins- piration for universal understanding, harmoniously interweaving past and present. 19. 20. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Programme for other delegation members Collégiale Sainte-Waudru & the Grand Place Cultural visit The other members of the delegations will be dragon. At its centre is a ring of blue stone from the offered a guided tour of the city of Mons, with a Carrières du Hainaut evoking the arena of the Lu- first stop at the Grand Place, the historic heart of meçon battle, as well as an engraving symbolising the city. the unity of the 19 entities that make up Greater Mons. Although its origins remain a mystery to this This historic and emblematic site offers an ex- day, an iron statue of a small monkey, known as the ceptional panorama of architecture from the 15th "Singe du Grand Garde", has stood on the façade century to the present day. During the Ducasse of the Town Hall for generations. According to lo- de Mons, the Grand Place welcomes over 100,000 cal legend, stroking the monkey's head with your people every year to experience the theatrical left hand is said to bring good luck. reproduction of Saint George's fight against the Grand-Place of Mons Singe du Grand Garde ©Ville de Mons / Oswald Tlr.  21. Tuesday 5 Collégiale Sainte-Waudru Mons February ©VisitMons (The Car d'Or climbing the ramp in 2023) The tour continues with a second stop at the Collégiale Sainte Waudru to admire a festival of lights. Recognised as an Outstanding Heritage Site of Wallonia, Saint Waudru Collegiate Church is a Brabantine Gothic building dedicated to Saint Waudru, the town's patron saint. Construction began in 1450 and lasted almost two centuries. Works in alabaster by local artist Jacques du Broeucq (1505-1584) adorn the collegiate church. The artist is considered to be the greatest Renaissance architect-sculptor north of the Loire. Saint Waudru Collegiate Church also houses the shrine of Saint Waudru, dating from 1887. On Trinity Sunday, during the "Doudou" and the procession that precedes the Combat known as the “Lumeçon”, the shrine of Saint Waudru is placed on the "Car d'Or", a Louis XVI-style chariot that is richly decorated and gilded. According to legend, the “Car d'Or” has to climb the ramp alongside the collegiate church in one go, otherwise disaster will strike the town and its inhabitants within the year! History has it that the chariot failed to go up the ramp in 1914 and in 1939, due to bad weather...  22. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Cocktail reception The Maison de la Réunion At the end of the cultural visit, the other members of the delegations will be invited to a cocktail reception laid on by the Belgian Presidency at the Maison de la Réunion. La Maison de la Réunion is 2 minutes' walk from Saint Waudru Collegiate Church. After the reception, transfers to the hotels will be organised by the Belgian Presidency in a minibus. ©Maisondelareunion  23. Wallonia Mardi 6 conference Mons February Center Mons Lunch An informal lunch will be laid on for participants at the Wallonia Conference Center Mons on 6 February at the end of the meeting. This lunch will be held in the ATRIUM room on the ground floor of the building, next to the meeting room. wccm © F.Mainil WALLONIA CONFERENCE CENTER MONS www.wccm.eu Avenue Mélina Mercouri, 9 - 7000 Mons 24. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Interpretation Simultaneous interpretation in booths will be To facilitate the correct interpretation of the provided by the European Commission's Directo- speeches, please send any documents relevant to rate-General for Interpretation, SCIC. the meeting, such as speeches or talking points, to [email protected] at least one week The informal meeting of ministers will be interpre- before the date of the meeting. ted into 6 active and passive languages (French, Dutch, German, English, Spanish and Italian). Please note that any additional accompanying interpreters must be registered as part of the No interpretation will be provided at participating official delegation in order to gain access to the ministers' press conferences, with the excep- meeting venue. Member State delegations will be tion of the official Presidency press conference. limited to a 1+2 format (Head of Delegation plus two For the Presidency's official press conference, accompanying participants, plus a security officer interpretation will be available from/into French, if requested). This format is fixed and no excep- Dutch, German and English. tions will be allowed. Please note that no interpretation will be provi- ded during the breaks between sessions, during bilateral meetings, during lunch and during the official dinner. Medical services The medical centre will be on the ground floor of the Wallonia Conference Center Mons (signposted First Aid). We would be grateful if you could inform us of any medical condition requiring special vigilance at the time of accreditation. If the epidemiological situation worsens, you will be notified in advance of any changes to preventive mea- sures. Current information on the measures taken in the Kingdom of Belgium is available on the following website: www.info-coronavirus.be Smoking is prohibited in all indoor public areas.  25. Security The Belgian police is responsible for the security at the informal ministerial meeting. In addition, private security guards will be deployed to control access and badges, and to inspect and screen people and baggage. All participants (with the exception of the Head of Delegation) must undergo a security check at the entrance to the meeting venue. It is compulsory to wear the pin or badge visibly at all the sites involved throughout the event. Access to the meeting venue will be refused in the absence of a pin or badge. If you lose your badge, please contact your liaison officer immediately and send an e-mail to [email protected]. If the Head of Delegation is accompanied by a personal security officer, the latter must be duly registered via the online accreditation system, and therefore duly accredited. Only one personal security officer will be authorised to access the meeting venue. Important : the firearms licence and/or radio frequency (if applicable) must be requested by note verbale sent to [email protected] 26. Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy Practical information Logistical organisation of the event Emergency medical or fire services telephone number [email protected] +32 (0) 471.20.87.99 112 Police Lost or stolen identity card or passport 101 0800 2123 2123 Internet – Wi-FI The Belgian Presidency will provide all the necessary services, such as an internet connection and workspaces for delegations at the conference venue. The Wi-Fi password will be provided on site. If you wish to make photocopies, prints or scans of documents during the informal ministerial meeting, please inform your liaison officer. There will be a central printing and photocopying point at the secretariat of the meeting venue.  27. Presidency website The website of the Belgian Presidency of the European Union contains information on all matters relating to the Belgian Presidency of the Council of the European Union. www.belgium24.eu Location of the various sites s ain inic 7 om riu Mons SNCB sD rco 1 Congrès Mons Rue 1. WCCM Me de Rue de Nimy des na e Co Ru éli mp agn 2 eM ons Ru 2. Hôtel Van der Valk Ru e Mons Palais 3 N eu ve de Justice Rue 3. Gare de Mons SNCB d es S ars 6 4. Collégiale Sainte-Waudru Mons Houssière Rue d'Havré Mons Clercs Mons Petite 5. Maison de la Réunion Guirlande ot Rach Mons Tour Mons Rogier Rue 6. Centre de Mons rie des Écoliers d Tripe me 7. Mundaneum Da la Gran Rue Notre 8. Martin's Dream Hôtel Rue de  2 0 2 4 Informal meeting of ministers responsible for cohesion policy