Kiri

Dokumendihaldusnõukogu töö Liivi Karpištšenko 03.12.2019 Dokumendihaldusnõukogu e DHN • 2012. a dokumendihalduse koordineerimise ülesanne Riigikantseleilt MKMile (AÜA määrus, MKMi põhimäärus), kuna on seotud avalike teenuste osutamisega. Täitja MKM ITAO. • Samast ajast MKMi juurde DHN (AÜA määrus), et ülesande täitmist toetada. Nõukogu liige juhendab ja kaasab allasutusi. • 03.06.2017 AÜA kehtetu. TKTA määrus: MKM koordineerib otseste avalike teenuste korraldamist, sh nende osutamiseks vajaliku teabe kindlaksmääramist, jagamist ja vahetamist. DHN jätkab tegevust MKMi juures kuni vajaduse möödumiseni Koosolekud ja seminarid 2012–2019 • Kokku 38 koosolekut ja 8 seminari • Kokku 120 otsust, neist 18 „Võtta teadmiseks“ ja 19 DHNi töö kavandamiseks • Sisulised otsused, kokkulepped – MKMi toetamine: • Ülevaate loomine: DHSid, dokumentide arv, paberi osakaal, DVK kokkuhoid, DVK, ADIT ja DHX, mis jääb DHSidesse, arhiivide seis, riigihanke dokumendid • Valdkonnapoliitilised otsused: avalike teenuste korraldamise roheline raamat, infohalduse lähtekontseptsioon, TKTA määrus, DH võimalik konsolideerimine • Ettepanekud õigusaktidesse: AvTS (arvestatud, vt § 12 lg 21 + ADRide masinloetavus), HMS (arvestatud osaliselt, vt § 14, 25 ja 55 muudatused), VVS (ei ole lahenenud), MSVS ja AvTS (ei ole lahenenud) Koosolekud ja seminarid 2012–2019 • Sisulised otsused, kokkulepped – MKMi toetamine: • Juhised: DH juhised (0-ptk, DHS miinimumnõuded, metaandmeloend, JPP klassifikaator, DVK kapsel), Rahvusarhiivi juhised, TKTA lühijuhised, „Selge sõnum“ (DHN ei toetanud) • Ettepanekud infosüsteemide/protsessi parendamiseks (RTIP ja SAP, RHR) • Kompetentsid, tööpered (teenistusgrupid) • Sisulised arutelud, kokkulepped – ühtlustamine, jooksvad küsimused: • DHSide registreerimine RIHAs • Dokumendiliigi „kiri“ teemad (standard, andmekirjeldus, dokumendimallid) • Avatud vormingute kasutamine, arhiivivormingud • ADRid (kasutatavus, tekstidokumentide vorming) • TKTA rakendamine (liigitusskeemide uuendamise tähtaeg) • Kirjadele vastamise tähtajad • Bürokraatia vähendamine Koosolekud ja seminarid 2012–2019 • Teadmiseks võetud teemasid: • kutsestandardid, õppekavad, tööjõuvajaduste prognoos • liigitusskeemid ja ASTRA • protsesside modelleerimine • dokumentide asendamine andmetega • erivajadustega inimesed ja ligipääsetavus • aadressid DHSides ja ADSi kasutamine • isiku e-postkast • eIDAS, digiallkirjad ja -templid • EIS arendused • Politsei- ja Piirivalveameti konsolideerimiskogemus • TKTA rakendamine Sotsiaalkindlustusametis • Muu (probleemid): • paberdokumendid, DVK, DHX, EIS, JPP kasutamine Koosolekud ja seminarid 2012–2019 • Mõned lahtised otsad (otsustest): • DHS miinimumnõuded kehtetuks tunnistada? • Asjaajamiskordades sätestatud, millal ei ole vaja registreerida e-posti? • Riigihankega seotud sarjade säilitustähtajad ja juurdepääsutingimused üle vaadatud? • Kas on soove 2020. aasta teemadeks? Dokumendihalduse hetkeolukorra lisa-analüüs • Analüüs ja ettepanekud dokumendihaldus konsolideerimiseks – Riigireformi tegevuskava, kategooria „Tegus riik“ • Esialgne analüüs koos ettepanekute/soovitustega olemas • Esialgset analüüsi täpsustatakse lisa-uuringuga (tellija MKM, rahastus RM RIHATO), hanke ettevalmistus alanud • Hetkeolukord: valitsusasutused + nende hallatavad (v.a muuseumid, koolid) • Asutustele küsimustik, näiteks: • DH tegevuste jaotus ja maht • 2019. a registreeritud dokumentide arvud, paberdokumentide arv • DHSidega liidestatud infosüsteemid • Arhiiviruumide ja arhiivikorrastuse kulud • Vajadusel lisaintervjuud  Dokumendihaldusnõukogu koosoleku protokoll (03.12.2019) 10.12.2019 nr 26-3/19-0106/9206 Tallinn Algus: 13.30 Lõpp: 15.27 Juhatas: Liivi Karpištšenko – MKM ITAO Protokollis: Alar Teras – MKM ITAO Võtsid osa: Mari Roots – Eesti Linnade ja Valdade Liit Kaire Karp – Riigikantselei Aita Areng – Kaitseministeerium Liis Laaneloog – Justiitsministeerium Kärt Allert – Rahandusministeerium, Sotsiaalministeerium Sille Uusleer – Siseministeerium Kristiina Laius – Keskkonnaministeerium Mait Kask – Haridus- ja Teadusministeerium Külli Vanaselja – Maaeluministeerium Hille Oidema – Välisministeerium Puudusid: Pille Noodapera – Rahvusarhiiv Aila Schmidt – Kultuuriministeerium Sander Randorg – Riigi Infosüsteemi Amet Kutsutud: Kutt Kommel – MKM ITAO Merilin-Siret Sahku – Rahandusministeerium Päevakord: 1. DHNi tegemised sel ja möödunud aastatel 2. Dokumendihalduse hetkeolukorra lisa-uuringu ettevalmistamine 3. Mida on tehnoloogiamaailmas ja teabehalduses uut meil ja mujal Liivi Karpištšenko avas koosoleku. End tutvustasid nõukogu uued liikmed Aita Areng Kaitseministeeriumist ja Sille Uusleer Siseministeerium. Liivi Karpištšenko andis teada, et valmistatakse ette MKM-i põhimääruse muudatust, mille tulemusel infoühiskonna teenuste arendamise osakond ja riigi infosüsteemide osakond ühendatakse.  2 1. DHNi tegemised sel ja möödunud aastatel Liivi Karpištšenko tegi ettekande. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Arutelu DHN-i 2020.a teemade üle. Arutelu käigus toodi välja järgmised arutamist vajavad teemad:  Väljaspool DHS-e hoitavad dokumendid (RHR, RTIP, EHR jt) ja nende kajastamine asutuste liigitusskeemis;  Eri asutustes ja süsteemides hoitavate seotud dokumentide säilitustähtajad (nt riigihangete dokumendid asutuse DHSis, RTKs ja RHRis või personalidokumendid asutuse arhiivis ja DHSis ning RTIPis);  Olemasolevate isikukaartide üleviimine DHS-i ja digiteerimine ning ametnike teenistuslehtede haldamine RTK-s (2020.a tegeleb HTM isikukaartidega, probleem isikukaartide täitmise kvaliteediga, kas on mõtet tühjasid kaarte digiteerida, teenistuslehtede andmete digiteerimine);  DHN liikmete vahetumisel info andmine uuele liikmele. Nõukogu otsustas võtta eelmärgitud teemad 2020.a arutamiseks. 2. Dokumendihalduse hetkeolukorra lisa-uuringu ettevalmistamine Liivi Karpištšenko tegi ettekande. Ettekande slaid on lisatud protokollile. Selgitas, et lisauuring on kavandatud 2020.a I kv. Uuring täpsustab esialgset analüüsi, mille tulemusi tutvustati DHNi ja ATNi seminaril, kokku hõlmatakse umbes 65 asutust. Dokumendihaldurid on osa andmete andjad, kavas ka intervjuusid. Toimus arutelu, mille algatas Merilin-Siret Sahku. Arutelu käigus tõid nõukogu liikmed välja, et dokumendihalduritel on hirmud, ei saada aru konsolideerimise põhjustest, soovitakse veel arutada, tuua välja plussid ja miinused. Dokumendihaldust ei tehta dokumendihalduse enda pärast. See on tugitegevus, mis toetab põhitegevusi. Tuleb aru saada piirist, mida konsolideeritakse ja mida mitte. Tuleb korraldada veel töötube/arutelusid DHNiga. Keda kaasatakse lisauuringu hankeprotsessi? Liivi Karpištšenko selgitas lisa-uuringu hanget. Dokumendihaldurite esindajad on juhtrühma kaasatud. Uuring vaatab dokumendihalduse korraldust põhjalikumalt kui esialgses analüüsis. Esialgsete andmete põhjal tundub konsolideerimine mõistlik. Täpsemad ettepanekud aga uuringu tulemuste põhjal. DHN võib tutvuda esialgse analüüsi ja lisadega, parandused ja täiendused sellesse tulevad uuringuga. Arutelu saab korraldada, kuid mitte enne veebruari. Oluline on asja vaadata riigi tasandil. Mait Kask avaldas arvamust, et arutelud on mõistlik korraldada siis, kui uuringuga on juba kuhugi jõutud. Otsustati, et nõukogu liikmetele saadetakse dokumendihalduse hetkeolukorra analüüsidokument ja lisauuringu lähteülesande dokument. 3. Mida on tehnoloogiamaailmas ja teabehalduses uut meil ja mujal Päevakorrapunkti ei avatud, kuna koosolekuks ettenähtud aeg sai läbi.  3 Koosoleku lõpus avaldas Mait Kask, et HTM-l on kavas 2020.a kasutusele võtta TEXTA tööriist, mis on robotist kratt DHS-is ja mis tuvastab automaatselt kas on juurdepääsupiirang või mitte. Olemas on ka TEXTA tööriist avalike dokumendiregistrite peal kasutamiseks. (allkirjastatud digitaalselt) Liivi Karpištšenko Alar Teras Koosoleku juhataja Protokollija Lisa: Liivi Karpištšenko ettekande slaidid.