ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Lp Priit Toobal Teie 06.05.2024
Volikogu liige
Meie 04.06.2024 nr 2.2-10/24/1286-2
MTÜ Meie Põhja-Sakala
E-post.
[email protected]
Vastus märgukirjale
Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles juhite tähelepanu sellele, et Põhja-Sakala
Raamatukogu on kehtestanud enda poolt koostatud dokumendile piirangu poolteist kuud varem
kui dokument on loodud. Palute selgitada, kas on olemas mõni õiguslik alus või võimalus, et
dokument määratakse asutusesiseseks kasutamiseks enne kui seda luuakse.
Avaliku teabe seaduse § 40 lg 1 kohaselt kehtestatakse asutusesiseks kasutamiseks mõeldud
dokumendile juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse
möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastas. Kas lugeda
dokumendi koostamiseks seda kui dokument on valimis kirjutaud või seda kui ta on saanud
registreerimisnumbri ja asutusest välja saadetud, seda seadus ei täpsusta.
Tavapäraselt saadetakse dokument ka kohe peale koostamist asutusest välja, millisel juhul nii
koostamise kui välja saatmise/registreerimise kuupäevad ühtivad. Antud juhul oli dokument
asutuses koostatud poolteist kuud varem, kuid seda koheselt välja ei saadetud, mistõttu jäi ka
piirangu märkesse oluliselt varasem kuupäev. Seega ei saa ka asuda seisukohale, et piirang oleks
kehtestatud varem kui dokument koostati. Kuigi inspektsioon on andnud siin soovitusi, et piirangu
alguseks tuleks märkida dokumendi registreerimise aeg, ei ole see alati võimalik. Kui näiteks
kooskõlastamise või allkirjastamise ring on pikk ja pole teada, millal dokument allkirjastatakse,
siis võib dokumendi piirangu ja registreerimise aeg olla erinev, seda põhjusel, et peale
allkirjastamist pole võimalik enam dokumendis muudatusi teha.
Antud juhul ei olnud siiski tegemist teadliku ja tahtliku poolteist kuud varasema kuupäevaga
piirangu märkes. Samas ei rikkunud see antud juhul ka kellegi õigusi. Seda enam, et käesolevaks
ajaks on piirang lõppenud ja dokument avalik. Kuna vastuse koostaja on piirangute kehtestamise
teemal ka raamatukogu juhatajaga telefoni teel vestelnud, siis ei pea inspektsioon vajalikuks teha
raamatukogule täiendavat tähelepanu juhtimist.
Andmekaitse Inspektsioon tänab Teid tähelepanelikkuse ja edastatud märgukirja eest.
Lugupidamisega
Elve Adamson
jurist
peadirektori volitusel
Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon 627 4135
Registrikood 70004235 E-post
[email protected] www.aki.ee