ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Lp Kadri Kruusaauk Teie 29.05.2024 nr
[email protected]
Meie 28.06.2024 nr 2.2-9/24/1490-2
Vastus selgitustaotlusele
Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise, milles kirjutate:
Uurin, kas tööandjana on meil võimalus kandidaadilt paluda esitada lõppvoorus (enne
tööpakkumise tegemist) koopiat elamisloast, et tuvastada, kas on alust Eestis viibimiseks ja
töötamiseks või et prognoosida kui kaua võib võtta aega tööloa menetlemine (millest sõltub tihti
ka reaalne tööle asumise aeg).
Isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Isikuandmete
kaitse üldmääruse (IKÜM) art 5 lg 1 p a sätestab, et isikuandmete töötlemine peab olema seaduslik
ja andmesubjektile läbipaistev; samuti tohib isikuandmeid koguda üksnes kindlaksmääratud
õiguspärastel eesmärkidel (art 5 lg 1 p b) ning koguda tuleb eesmärgi seisukohalt võimalikult vähe
andmeid (art 5 lg 1 p c).
Seega esmalt peaksite välja selgitama, millisel õiguslikul alusel Te selliseid andmeid töötlete. Siin
võib abiks olla ka konsulteerimine Tööinspektsiooniga, kes saab selgitusi anda välismaalaste
värbamisel kehtivate regulatsioonide osas, kust võib ka selguda, et Teil on kohustus kontrollida, et
isik, kellega plaanite töölepingut sõlmida, viibib Eestis seaduslikul alusel (viisa, tähtajaline või
tähtajatu elamisluba). Täiendava info saamiseks välismaalase Eestis töötamise õiguse ja selle
kontrollimise kohta võib abiks olla ka Politsei- ja Piirivalveameti koduleht. Muuhulgas saab teatud
juhtudel elamisloa kehtivust sealselt kodulehel ka kontrollida:
https://www.politsei.ee/et/paringud/elamisloa-kehtivus
Veebilehelt www.eesti.ee leitava info kohaselt on seadusliku aluseta Eestis viibival isikul keelatud
töötada (https://www.eesti.ee/et/toeoe-ja-toeoesuhted/toeoetamise-alused/vaelismaalase-
toeoetamine-eestis ). Seega võiks sellest järeldada, et tööandjal on muuhulgas kohustus
kontrollida, kas isik viibib Eestis seaduslikul alusel või mitte. Siinjuures võib abiks olla ka
välismaalaste seadusest1. Ent nagu eelpool mainitud, soovitaksime Teil konsulteerida selles
küsimuses ka Tööinspektsiooniga just küsimuses, kas ja kui kaugele läheb tööandja kohustus isiku
legaalse Eestis viibimise kontrollimisel, sest see annab ka vastuse küsimusele kas, millisel
õiguslikul alusel ja milliste dokumentide alusel Te seda kohustust täitma peate.
Lisaks selgitame, et tööandjal on lepingu sõlmimisel igati õigus küsida klientidelt esmatähtsaid
isikuandmeid (nimi, isikukood, kontaktandmed) ning kontrollida isikusamasust. Isikusamasuse
tuvastamiseks on võimalik küsida isikut tõendavat dokumenti ja kontrolli läbiviimiseks seda
vaadata. Küll aga piirdubki üldistel juhtudel lepingu alusel andmetöötlus eeltooduga ehk
isikusamasus tuvastatakse dokumendi vaatamise ja dokumendil oleva pildi ja kliendi
võrdlemisega. Ka isikut tõendavast dokumendist koopia tegemine ja säilitamine ei saa olla aga
1
https://www.riigiteataja.ee/akt/107062024015?leiaKehtiv
Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 /
[email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235
enam vajalik lepingu täitmiseks ning õiguslik alus selliseks tegevuseks saab tuleneda eriseadusest
(nt rahapesu tõkestamise ja terrorismi rahastamise seaduse § 21), mis enamus juhtudel eelduslikult
ei kohaldu.
Eelnevast tulenevalt ja eeldusel, et olete veendunud, et mõnest eriseadustest ei tule kohustust
elamisloa või viisa olemasolu kohta töölepingu sõlmimisel andmeid säilitada, saate kaaluda ka,
kas otstarbekam, minimaalsuse printsiibi järgiv ning samas isikule vähem koormav on vastavast
dokumendist koopia küsimine või sellise dokumendi ette näitamine. Samuti tuleks kaaluda, kas
Teil on võimalik sellist teavet ise koguda (nt eespool viidatud lingi abil). Viimaks, kui olete
otsustanud siiski koopiate küsimise kasuks, tuleks kaaluda kaua just selliseid andmeid säilitatakse.
Nimelt teatud juhtudel on küll töösuhetega seotud dokumentatsiooni säilitamisele kehtestatud üsna
pikad säilitustähtajad, kuid need ei laiene automaatselt absoluutselt kõigile andmetele, mida
töösuhte käigus töötaja käest või kohta kogunud olete. Kui andmete edasiseks säilitamiseks
vajadus puudub, tuleb need ka kustutada.
Lõpetuseks aga peaks selline andmetöötlus kajastuma ka Teie andmekaitsetingimustes, mida
töötajatele tutvustada, millest nähtub mida ja miks nende kohta kogutakse ning kaua ja mis
põhjusel säilitatakse.
Rohkem informatsiooni andmekaitsealaste teemade kohta leiate Andmekaitse Inspektsiooni
kodulehelt www.aki.ee. Aga kui Teil on vaja konkreetsemat õiguslikku seisukohta lähtuvalt
konkreetsetest asjaoludest siis soovitame pöörduda õigusnõustajate (advokaadid, juristid jne)
poole. Samuti leiab informatsiooni andmetöötleja vastutusest ning kohustustest siit.
Loodan, et minu selgitustest on abi.
Lugupidamisega
Liina Kroonberg
jurist-konsultant
peadirektori volitusel
2 (2)