Avaliku teabe seaduse üldjuh endi täiendused Austatud koordinaatorid, seoses uuel aastal jõustuva avaliku teabe seaduse sätetega, mis kohustavad andmekogudes olevat teavet avalikustama masinloetaval kujul ning tervikliku andmekoguna allalaetavana , on Andmekaitse Inspektsioon täiendanud avaliku teabe seaduse üldjuhendit alltoodud paragrahvide osas. Samuti on tunnistatud kehtetuks paragrahv, mis lubab kasutada sarjapiiranguid ning lisatud soovitus, kuidas avalikustada võrgulehel teave selle kohta, kui mingeid asutuse funktsioone täidavad teised asutused (näiteks osutavad raamatupidamisteenust) või kui mõned asutuse dokumendid registreeritakse muus andmekogus. Tulenevalt eeltoodust on §-s 3 reeglite osas, mida iga asutus peab ise paika panema välja jäetud lause osa: „ … kas inimese nime näidata dokumendiregistris täielikult või millal seda teha initsiaalidena; millal rakendada sarjapiiranguid…“. Kuna hetkel kehtiva avaliku teabe seaduse kohaselt peaksid alates 01.01.2015 ka dokumendiregistri metaandmed olema masinloetaval kujul allalaetavad , siis ei tohi dokumendiregistri avalikus vaates kajastada isikuandmeid selliselt, mis võimaldaksid isikut tuvastada. Seega tuleks dokumendiregistri avalikus vaates näidata füüsilisest isikust dokumendi saajat/saatjat initsiaalidaga või vajadusel „Eraisik“, kuna isikuandmete sh ka nime allaladimise korral saab allalaadija eri allikatest isikuandmeid kokku miksida ja inimesi profileerida ning kasutada neid andmeid ükskõik millal ja ükskõik milleks. Eeltoodust tulenevalt on tunnistatud kehtetuks ka § 19 lõiked 2-6 ja on lisatud lõiked 61-63 ning §- s 92 lg 1 punktis c on jäetud välja kaks viimast lauset ja lisatud lõige 11. AvTS § 41 lõige 11 sätestab, et asutuse juht kehtestab dokumentide loetelus sarjad, milles sisalduvatele dokumentidele võib juurdepääsupiirangud kehtestada, märkides ära AvTS -s või muus seaduses sisalduva aluse. Seega tuleb piirang kehtestada igale konkreetsele dokumendile eraldi, lähtuvalt dokumendi sisust. Juhul kui dokumentide loetelus on sarjad, mis sisaldavad täies ulatuses ainult piiranguga dokumente (näiteks sotsiaaltoetuste avaldused), siis on kogu sarjale piirangu kehtestamine põhjendatud. Kui aga samasse sarja registreeritakse ka dokumente, millele piirangut kehtestada ei saa, siis kogu sarjale piirangu kehtestamine ei ole lubatud. Kuna praktikas sisaldavad dokumentide sarjad nii piiranguga kui ka piiranguta dokumente ning dokumendiregistrid võimalda seada piiranguid igale dokumendile eraldi, siis sarjapiirangute lubamine ei ole asjakohane. Enamik teabevaldajad sarjapiiranguid ka ei kasuta. Eeltoodut arvestades tunnistatakse avaliku teabe seaduse üldjuhendi § 28 kehtetuks. Kui asutus on andnud mõned enda funktsioonide üle teisele asutusele (näiteks osadele valitsusasutustele osutab raamatupidamise ja personaliarvestuse teenust Riigi Tugiteenuste Keskus), siis soovitame vastava teabe avalikustada ka asutuse võrgulehel. Selleks on lisatud üldjuhendisse §-le 45 lõige 2. Dokumentide muus andmekogus registreerimise selgitamise osas on §-le 15 lisatud lõige 4. Samuti on üldjuhendisse lisatud §-le 45 lõige 3, milles soovitatakse võrgulehel avalikustada ka teave selle kohata, millised ametikohad on täidetud ametnikega ja millised töölepingu alusel töötavate isikutega. Palume täiendatud juhendiga tutvuda ning teavitada uuendustest ka hallatavaid asutusi. Austusega Elve Adamson Andmekaitse Inspektsiooni Peainspektor Peadirektori volitusel
Tere!
Teile on saadetud Andmekaitse Inspektsiooni dokumendihaldussüsteemi Delta kaudu dokument.
Pealkiri: Avaliku teabe seaduse üldjuhendi täiendamine
Registreerimise kuupäev: 24.10.2014
Registreerimise number: 1.2.-2/14/1742
Tundliku sisuga elektroonilised pöördumised on võimalik inspektsioonile edastada krüpteeritult
kasutades ID- kaarti ja DigiDoc3 krüpto tarkvara. Kuidas dokumente krüpteerida, vaata siit.
Väike-Ameerika 19, 10129 Tallinn
Telefon: 627 4135
E-mail:
[email protected]
www.aki.ee
Leia meid Facebookist