Saatja: "OTIF Secretary General" <
[email protected]>
Saaja: "OTIF Secretary General" <
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Teema: TO THE MEMBER STATES AND ASSOCIATE MEMBERS OF OTIF AND TO REGIONAL ORGANISATIONS WHICH HAVE ACCEDED TO COTIF - SAF-22117 - Information on and call for applications for the temporary post of a general administrative assistant
Kuupäev: 2022-09-05 14:29
Mesdames, Messieurs,
Veuillez trouver en annexe la lettre circulaire :
Sehr geehrte Damen und Herren,
Beiliegend erhalten Sie das Rundschreiben:
Dear Madam, dear Sir,
Please find enclosed the circular:
SAF-22117
05.09.2022 AUX ÉTATS MEMBRES ET MEMBRES ASSOCIÉS DE L’OTIF
COPIE AUX ORGANISATIONS RÉGIONALES AYANT ADHÉRÉ À LA COTIF
Information et appel à candidatures pour un poste temporaire d’assistant
administratif polyvalent / assistante administrative polyvalente dans le
département de l’administration et des finances (temps partiel de 60 %, à
partir du 1er janvier 2023)
La lettre circulaire est en ligne sur le site web de l’OTIF, sous :
L’OTIF > Travailler à l’OTIF AN DIE MITGLIEDSTAATEN UND
ASSOZIIERTEN MITGLIEDER DER OTIF
KOPIE AN REGIONALE ORGANSATIONEN, DIE DEM COTIF BEIGETRETEN SIND
Information über und Ausschreibung eines Dienstpostens (vielseitig
verwendbarer Verwaltungsassistent/ vielseitig verwendbare
Verwaltungsassistentin) in der Verwaltungs- und Finanzabteilung
(Beschäftigungsgrad: 60 %, ab 1. Januar 2023)
Das Rundschreiben ist auf der OTIF-Webseite eingestellt unter:
Die OTIF > Arbeiten bei der OTIF TO THE MEMBER STATES AND
ASSOCIATE MEMBERS OF OTIF
COPY TO REGIONAL ORGANISATIONS WHICH HAVE ACCEDED TO COTIF
Information on and call for applications for the temporary post of a
general administrative assistant in the Administration and Finance
Department (60% of full time from 1 January 2023)
The circular is available on the OTIF Website, under:
About OTIF > Job Opportunities
Avec nos salutations distinguées
Mit freundlichen Grüßen
Yours faithfully
Organisation intergouvernementale pour les transports internationaux
ferroviaires
Zwischenstaatliche Organisation für den internationalen Eisenbahnverkehr
Intergovernmental Organisation for International Carriage by Rail
Secrétaire général
Generalsekretär
Secretary General
[email protected]
Gryphenhübeliweg 30
CH-3006 Bern/Berne
Tel : + 41 31 359 10 10
Fax : + 41 31 359 10 11
www.otif.org
This e-mail and any attachments may contain privileged or confidential
information and is intended exclusively for the use of the addressee. If
you receive this e-mail in error, please contact the sender and promptly
delete the material from your computer.
Secrétaire général
Generalsekretär
Secretary General
SAF-22117
05.09.2022
Original: EN
AN DIE MITGLIEDSTAATEN DER OTIF
KOPIE AN REGIONALE ORGANISATIONEN, DIE DEM COTIF BEIGETRETEN SIND
Information über und Ausschreibung eines Dienstpostens (vielseitig verwendbarer
Verwaltungsassistent/ vielseitig verwendbare Verwaltungsassistentin)
in der Verwaltungs- und Finanzabteilung (ab 1. Januar 2023)
2
1. Gemäß Artikel 24 § 3 Personalstatut (PS) müssen die Mitgliedstaaten rechtzeitig in Kenntnis
gesetzt werden, wenn ein Dienstposten der Überklasse oder der Klassen 1 bis 4 frei wird.
Prinzipiell beträgt die Mindestfrist für die Einreichung von Bewerbungen drei Monate. Der
Generalsekretär beabsichtigt daher, so bald wie möglich mit dem Einstellungsverfahren zu
beginnen. Der Verwaltungsausschuss wurde auf seiner 136. Tagung informiert und hat der
Ausschreibung des Dienstpostens zugestimmt. Zweck dieses Dokuments ist es, die Mitglieder
der OTIF und geeignete Bewerberinnen und Bewerber über diesen freien Dienstposten zu in-
formieren. Das Dokument wird auch auf der Website der OTIF veröffentlicht.
2. In Übereinstimmung mit Artikel 24 § 2 Personalstatut werden die Beamten der Klassen 1 bis
10 vom Generalsekretär ernannt, der für die Ernennung der Klassen 1 bis 4 der Zustimmung
des Verwaltungsausschusses bedarf.
3. Der Generalsekretär beabsichtigt, den frei werdenden Posten im Dienstgrad „Referent“
(Klasse 4) einzustufen, abhängig von Erfahrung und Qualifikation des/der erfolgreichen
Bewerbers/Bewerberin.
4. Das Sekretariat wird die Ausschreibung spätestens am 5. September 2022 veröffentlichen und
Bewerbungen bis zum 15. Dezember 2022 akzeptieren; dies entspricht den in Artikel 24 Per-
sonalstatut vorgesehenen drei Monaten.
5. Zur Vorbereitung des Vorschlags für den Verwaltungsausschuss werden der Generalsekretär
und die Leiterin der Verwaltungs- und Finanzabteilung die Bewerbungen prüfen und Aus-
wahlgespräche mit den in die engere Wahl gezogenen Bewerberinnen und Bewerbern führen.
Zu diesem Zweck wird dem Verwaltungsausschuss ein Dokument zur Genehmigung im
schriftlichen Verfahren vorgelegt.
6. Eingestellt wird ein vielseitig verwendbarer Verwaltungsassistent/ vielseitig verwendbare
Verwaltungsassistentin. Der Dienstposteninhaber/die Dienstposteninhaberin erhält einen
Zweijahresvertrag. Das Jahresgehalt entspricht der Klasse 4, Stufe 1, d. h. 47.640 CHF (bei
100 %; in der Schweiz steuerfrei) auf Teilzeitbasis (60 %). Der Dienstposteninhaber/die
Dienstposteninhaberin unterliegt dem geltenden Personalstatut.
Aufgaben/Zuständigkeiten:
Fähigkeiten:
Professionalität: professionelles Engagement und Effizienz bei der Ausführung von
Aufgaben; Fähigkeit, kurze Fristen einzuhalten und Ergebnisse zu erzielen;
Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen und Herausforderungen; Gelassenheit in
stressigen Situationen.
Kommunikation: klare und präzise mündliche und schriftliche Ausdrucksweise;
Fähigkeit, Sprache, Tonfall, Stil und Form an das jeweilige Publikum anzupassen;
Offenheit bei der Bereitstellung von Informationen für andere Kolleginnen und
Kollegen in der Verwaltungs- und Finanzabteilung.
Kenntnis der Organisation: Fähigkeit, Kenntnisse über die Organisation nachzuweisen
und sich deren Ziele zu eigen zu machen.
Teamarbeit: Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung der Ziele
der Abteilung; Fähigkeit, anderen zuzuhören: Wunsch, Ideen und Fachwissen von
anderen zu lernen.
Bereitschaft zur Weiterbildung: aktives Bemühen, sich über die neuesten
Entwicklungen in dem betreffenden Bereich zu informieren und die eigenen
Fähigkeiten auszubauen.
3
Gefordertes Profil und Anforderungen:
Nationalität eines Mitgliedstaats der OTIF;
Sekundarschulabschluss und Sekretariatsausbildung oder eine andere gleichwertige
Ausbildung;
Erfahrung in einer Position, die administrative Unterstützung leistet; wenn möglich,
Erfahrung in einer Behörde oder einer internationalen Organisation;
nachgewiesene Erfahrung bei der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen;
nachgewiesene praktische Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook) und in der Nutzung des Internets zur Zusammenstellung und Verbreitung von
Informationen;
ausgezeichnete Beherrschung einer der drei Sprachen der Organisation (Deutsch, Englisch,
Französisch) und Fähigkeit, in einer weiteren dieser drei Sprachen zu arbeiten, sowie ausge-
zeichnete Schreibkenntnisse.
7. In Übereinstimmung mit den obenstehenden Erläuterungen läuft die Bewerbungsfrist bis zum
15. Dezember 2022.
Bis zu diesem Datum können Bewerberinnen und Bewerber ihre Bewerbungen per Post oder
E-Mail (
[email protected]) an das Sekretariat der Organisation, Gryphenhübeliweg 30,
CH – 3006 Bern, zu Händen des Generalsekretärs senden.
8. Die Mitgliedstaaten werden dringend gebeten, diese Ausschreibung an alle zuständigen Be-
hörden, Ministerien sowie Einrichtungen des Privatsektors, wo geeignete und möglicherweise
an einer Stelle bei der OTIF interessierte Personen arbeiten, weiterzuleiten.
9. Für weitere Fragen und zusätzliche Informationen steht Ihnen der Generalsekretär gerne zur
Verfügung.
(Wolfgang Küpper)
Generalsekretär
4
ANLAGE:
AUSSCHREIBUNG DES DIENSTPOSTENS
VIELSEITIG VERWENDBARER VERWALUNGSASSISTENT /
VIELSEITIG VERWENDBARE VERWALTUNGSASSISTENTIN
IN DER VERWALTUNGS- UND FINANZABTEILUNG
In der Verwaltungs- und Finanzabteilung des Sekretariats der OTIF wird zum 1. Januar 2023
eine Teilzeitstelle für einen vielseitig verwendbaren Verwaltungsassistenten/eine vielseitig ver-
wendbare Verwaltungsassistentin geschaffen.
Beschäftigungsgrad: 60 %
Hintergrund
Die OTIF ist eine auf die Harmonisierung des Eisenbahnrechts spezialisierte internationale Organisation
mit Sitz in Bern. Sie hat derzeit 51 Mitglieder. Ihr Tätigkeitsfeld umfasst Rechtsvorschriften für die
Beförderung von Personen und Gütern, technische Vorschriften und Vorschriften für die Beförderung
gefährlicher Güter (siehe http://www.otif.org/).
Die Organisation hat 20 Bedienstete und gliedert sich in drei operative Abteilungen (Recht, technische
Interoperabilität und Beförderung gefährlicher Güter), eine Verwaltungs- und Finanzabteilung, in der
die Support-Dienste zusammengefasst sind, eine Übersetzungsabteilung und eine Kommunikationsab-
teilung.
In den nächsten zwei Jahren wird die Situation in der Verwaltungs- und Finanzabteilung sehr angespannt
bleiben. Neben dem Renovierungsprojekt werden der Umzug des Sekretariats in vorübergehende Räum-
lichkeiten, die Umsetzung der Empfehlungen der Studie über die Personalressourcen, einschließlich der
Überarbeitung einiger Bestimmungen des Personalstatuts, und die Vorbereitung des Inkrafttretens des
Protokolls von Luxemburg einen enormen organisatorischen Aufwand erfordern und eine erhebliche
Arbeitsbelastung für die Verwaltungs- und Finanzabteilung darstellen.
Gemäß Artikel 7 Personalstatut schlug der Generalsekretär daher dem Verwaltungsausschuss vor, für
einen begrenzten Zeitraum von zwei Jahren eine neue Teilzeitstelle in Klasse 4 einzurichten.
Organisatorischer Kontext und Berichterstattungskette:
Unter der Aufsicht der Leiterin der Verwaltungs- und Finanzabteilung wird der vielseitig verwendbare
Verwaltungsassistent/die vielseitig verwendbare Verwaltungsassistentin die verschiedenen Abteilungen
in administrativer und logistischer Hinsicht unterstützen.
Der Dienstposteninhaber/die Dienstposteninhaberin ist für die folgenden Aufgaben zuständig:
5
Administrative und logistische Unterstützung:
Administrative und logistische Unterstützung bei der Organisation von internationalen
Tagungen am Sitz der OTIF und extern;
Verfassen von Sitzungsnotizen, Niederschriften und Berichten, Unterstützung der
Abteilung bei der Vorbereitung von Präsentationen und anderen Dokumenten;
Vorschlag von Instrumenten, die sicherstellen, dass Entscheidungen weiterverfolgt
werden;
allgemeine administrative Unterstützung: Beantwortung von Informationsanfragen und
Verwaltungsfragen, Organisation und Verwaltung von Akten und Archiven;
Unterstützung bei der Überwachung des Haushalts;
administrative Unterstützung bei der Vorbereitung des Inkrafttretens des Protokolls von
Luxemburg (Eisenbahnprotokoll);
vielseitige Einsetzbarkeit und Fähigkeit, andere Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen der
Verwaltungs- und Finanzabteilung bei Bedarf zu vertreten.
Unterstützung bei der Recherche (Personalwesen):
Unterstützung bei der Recherche und Zusammenstellung von Hintergrundinformatio-
nen zu das Personalwesen betreffenden Fragen;
Führen eines aktuellen elektronischen Verzeichnisses der Studien und Antworten auf
Fragen, die im Zusammenhang mit dem Personalstatut der OTIF (Vorschriften für das
Personal der OTIF) gestellt werden;
Ausführung anderer zugewiesener Aufgaben.
Fähigkeiten:
Professionalität: professionelles Engagement und Effizienz bei der Ausführung von
Aufgaben; Fähigkeit, kurze Fristen einzuhalten und Ergebnisse zu erzielen;
Beharrlichkeit bei schwierigen Problemen und Herausforderungen; Gelassenheit in
stressigen Situationen.
Kommunikation: klare und präzise mündliche und schriftliche Ausdrucksweise;
Fähigkeit, Sprache, Tonfall, Stil und Form an das jeweilige Publikum anzupassen;
Offenheit bei der Bereitstellung von Informationen für andere Kolleginnen und
Kollegen in der Verwaltungs- und Finanzabteilung.
Kenntnis der Organisation: Fähigkeit, Kenntnisse über die Organisation nachzuweisen
und sich deren Ziele zu eigen zu machen.
Teamarbeit: Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen zur Erreichung der Ziele
der Abteilung; Fähigkeit, anderen zuzuhören: Wunsch, Ideen und Fachwissen von
anderen zu lernen.
Bereitschaft zur Weiterbildung: aktives Bemühen, sich über die neuesten
Entwicklungen in dem betreffenden Bereich zu informieren und die eigenen
Fähigkeiten auszubauen.
6
Gefordertes Profil und Anforderungen:
Nationalität eines Mitgliedstaats der OTIF;
Sekundarschulabschluss und Sekretariatsausbildung oder eine andere gleichwertige
Ausbildung;
Erfahrung in einer Position, die administrative Unterstützung leistet; wenn möglich,
Erfahrung in einer Behörde oder einer internationalen Organisation;
nachgewiesene Erfahrung bei der Organisation von Sitzungen und Veranstaltungen;
nachgewiesene praktische Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook) und in der Nutzung des Internets zur Zusammenstellung und Verbreitung von
Informationen;
ausgezeichnete Beherrschung einer der drei Sprachen der Organisation (Deutsch,
Englisch, Französisch) und Fähigkeit, in einer weiteren dieser drei Sprachen zu arbeiten,
sowie ausgezeichnete Schreibkenntnisse.
Beschäftigungsbedingungen:
Die Beschäftigungsbedingungen sind im Personalstatut festgelegt. Der Dienstposteninhaber/die Dienst-
posteninhaberin erhält einen Zweijahresvertrag mit einer einmalig um drei Monate verlängerbaren drei-
monatigen Probezeit. Das Jahresgehalt entspricht der Klasse 4, Stufe 1, d. h. 47.640 CHF (bei 100 %;
in der Schweiz steuerfrei) auf Teilzeitbasis (60 %). Der Dienstposteninhaber/die Dienstposteninhaberin
unterliegt dem geltenden Personalstatut. Weitere Gehaltsbestandteile gemäß dem Personalstatut sind:
Ehegattenzulage 3.552 CHF
Kinderzulage 4.080 CHF
Beitrag zur Krankenversicherung 2.429 CHF
Pensionskasse Die Höhe der Beiträge hängt von Alter und Gehalt ab.
Einreichung von Bewerbungen
Bewerberinnen und Bewerber für diesen Dienstposten werden gebeten, ihre Bewerbungen bis zum
15. Dezember 2022 ausschließlich per E-Mail an
[email protected] zu Händen des Generalsekretärs zu
senden.
Zwecks einer schnellen und effizienten Bearbeitung der Bewerbungen werden die Bewerberinnen und
Bewerber gebeten, einen Lebenslauf und ein ausführliches Bewerbungsschreiben beizufügen, in dem
sie erläutern, inwiefern sie die für den Dienstposten geforderten Voraussetzungen erfüllen, sowie kon-
krete Beispiele anführen.
Nur ausgewählte Bewerberinnen und Bewerber werden kontaktiert.
Secrétaire général
Generalsekretär
Secretary General
SAF-22117
05.09.2022
Original : EN
TO THE MEMBER STATES OF OTIF
COPY TO REGIONAL ORGANISATIONS THAT HAVE ACCEDED TO COTIF
Information on and call for applications for the temporary post of a general
administrative assistant in the Administration and Finance Department (60% of full
time from 1 January 2023)
2
1. Article 24 § 3 of the Staff Regulations (SR) stipulates that the Member States must be informed
in good time of any vacant posts at senior grade and in grades 1 to 4. In principle, the minimum
period for the submission of applications is three months. The Secretary General therefore
wishes to start the recruitment procedure as soon as possible. The Administrative Committee
was informed at its 136th session and approved the call for applications. The purpose of this
document is to inform OTIF’s members and suitable candidates of this vacancy. The document
will also be published on OTIF´s website.
2. In accordance with Article 24 § 2 SR, staff members in grades 1 to 10 shall be appointed by
the Secretary General, subject to approval of the Administrative Committee with regard to the
appointment of staff members in grades 1 to 4.
3. The Secretary General intends to classify the vacant post as “First officer” (grade 4),
depending on the post holder’s experience and qualifications.
4. This vacancy will be notified by no later than 5 September 2022 and the Secretariat should
receive candidates’ applications by no later than 15 December 2022, which is the three month
period required in accordance with Article 24 SR.
5. The Secretary General and the head of the Administration and Finance Department will check
the applications and hold selection interviews with the shortlisted candidates to prepare a
proposal for the Administrative Committee. To this end, a document will be submitted to the
Administrative Committee for approval by written procedure.
6. The new post holder will be a general administrative assistant (60%). The post holder will
receive a fixed-term two-year contract The annual salary is set at grade 4, step 1, i.e.
CHF 47,640 (tax-free in Switzerland) on a part time basis (60%). The post holder will be
subject to the Staff Regulations in force.
Skills:
Professionalism: demonstrate professional commitment and efficiency in performing
tasks, ability to work to tight deadlines and obtain results; demonstrate tenacity when
faced with difficult problems and challenges; remain calm in stressful situations.
Communication: clear and effective oral and written expression; ability to adjust
language, tone, style and form to suit the audience; demonstrate openness when
providing information to other colleagues in the Administration and Finance
Department.
Knowledge of the Organisation: ability to demonstrate knowledge of the Organisation
and assimilate its objectives.
Team work: work together with colleagues to achieve the department’s objectives;
ability to listen to others: desire to learn ideas and expertise from others.
Willingness to continue learning: actively seek to learn about latest developments in the
relevant area and develop own skills.
3
Required profile and requirements:
Nationality of one of the Member States of OTIF;
Completion of secondary education and secretarial training or other equivalent training;
Experience in a post providing administrative assistance; if possible, experience of
working in a public administration or international organisation;
Proven track record of organising meetings and events;
Proven practical knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and of
using the Internet to collate and disseminate information;
Perfect command of, and excellent writing skills in one of the Organisation’s three languages
(French, German or English) and ability to work in another of these three languages.
7. In accordance with the explanations above, the deadline for the submission of personal
applications by candidates is:
15 December 2022.
Up to this date, candidates may send their applications by post or email (
[email protected]) to
the Secretariat of the Organisation, Gryphenhübeliweg 30, CH – 3006 Berne for the attention
of the Secretary General.
8. The Member States are strongly urged to bring this call for applications to the attention of the
relevant authorities, ministries and other institutions in the private sector employing suitably
qualified staff who might be interested in a post at OTIF.
9. If you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact the
Secretary General.
(Wolfgang Küpper)
Secretary General
4
ANNEX:
CALL FOR APPLICATIONS
GENERAL ADMINISTRATIVE ASSISTANT
IN THE ADMINISTRATION AND FINANCE DEPARTMENT
A part-time post for a general administrative assistant in the Administration and Finance
Department of the OTIF Secretariat will be created from 1 January 2023.
Level of employment: 60%
Background
OTIF is an international organisation in Berne that works to achieve uniform law in the rail sector. It
currently has 51 Member States. Its areas of work include legal rules for the transport of passengers and
freight, technical regulations and the carriage of dangerous goods (see http://www.otif.org/).
The Organisation has 20 members of staff and is arranged around three operational departments (law,
technical interoperability and carriage of dangerous goods), an administration and finance department
which brings together the support services, a translation department and a communication department.
Over the next two years, the situation will remain very stretched in the Administration and Finance
Department. In addition to the renovation project, the project to relocate the Secretariat to temporary
premises, implementation of the recommendations of the human resources study, including the revision
of certain provisions of the Staff Regulations, and preparing the entry into force of the Luxembourg
Protocol will require a huge amount of organisation and will create a significant workload for the
Administration and Finance Department.
In accordance with Article 7 of the Staff Regulations, the Secretary General therefore proposed that the
Administrative Committee establish a new part-time post at grade 4 for a limited period of two years.
Organisational context and chain of reporting:
Under the supervision of the head of the Administration and Finance Department, the general
administrative assistant will provide administrative and logistical support to the various departments.
The post holder will have responsibility for the following tasks:
5
Administrative and logistical support:
Provide administrative and logistical support for the organisation of international
meetings held at OTIF’s headquarters and externally;
Draft meeting notes, minutes and reports, assist the department with the preparation of
presentations and other documents;
Suggest tools to ensure that decisions are followed up;
Provide general administrative support: respond to requests for information and
administrative questions, organise and manage files and archives;
Help monitor the budget;
Provide administrative support for the preparation of the entry into force of the
Luxembourg Protocol (Rail Protocol);
The person should be versatile and should be able to replace other staff members in the Administration
and Finance Department if necessary.
Assist with research (human resources):
Assist with research and compile background information on matters concerning human
resources;
Keep an up-to-date electronic record of studies and responses to questions raised in
connection with the Staff Regulations (the rules governing the staff of OTIF);
Carry out other assigned tasks.
Skills:
Professionalism: demonstrate professional commitment and efficiency in performing
tasks, ability to work to tight deadlines and obtain results; demonstrate tenacity when
faced with difficult problems and challenges; remain calm in stressful situations.
Communication: clear and effective oral and written expression; ability to adjust
language, tone, style and form to suit the audience; demonstrate openness when
providing information to other colleagues in the Administration and Finance
Department.
Knowledge of the Organisation: ability to demonstrate knowledge of the Organisation
and assimilate its objectives.
Team work: work together with colleagues to achieve the department’s objectives;
ability to listen to others: desire to learn ideas and expertise from others.
Willingness to continue learning: actively seek to learn about latest developments in the
relevant area and develop own skills.
6
Required profile and requirements:
Nationality of one of the Member States of OTIF;
Completion of secondary education and secretarial training or other equivalent training;
Experience in a post providing administrative assistance; if possible, experience of
working in a public administration or international organisation;
Proven track record of organising meetings and events;
Proven practical knowledge of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and of
using the Internet to collate and disseminate information;
Perfect command of, and excellent writing skills in one of the Organisation’s three
languages (French, German or English) and ability to work in another of these three
languages.
Terms and conditions of employment:
Conditions of employment are those laid down in the Staff Regulations. The post holder will receive a
fixed-term two-year contract with a probation period of three months, renewable once for three months.
The annual salary is set at grade 4, step 1, i.e. CHF 47,640 (tax-free in Switzerland) on a part time basis
(60%). The post holder will be subject to the Staff Regulations in force. Other components of the
remuneration according to the Staff Regulations are:
Allowance for spouse CHF 3,552
Child allowance CHF 4,080
Contribution to health insurance CHF 2,429
Pension fund The amount of contributions depends on age and
salary.
Submission of applications
Candidates for this post are invited to send their applications by email only to
[email protected], by
15 December 2022 for the attention of the Secretary General.
In order that applications can be dealt with quickly and efficiently, candidates are asked to attach a
curriculum vitae and a detailed application letter explaining how they meet each of the conditions
required for the post, together with specific examples.
Only those candidates whose applications are selected will be contacted.
Secrétaire général
Generalsekretär
Secretary General
SAF-22117
05.09.2022
Original : EN
AUX ÉTATS MEMBRES DE L’OTIF
COPIE AUX ORGANISATIONS RÉGIONALES AYANT ADHÉRÉ À LA COTIF
Information et appel à candidatures pour un poste temporaire d’assistant administratif
polyvalent / assistante administrative polyvalente dans le département de
l’administration et des finances (temps partiel de 60 %, à partir du 1er janvier 2023)
2
1. L’article 24, § 3, du Statut du personnel (SP) dispose que le Secrétariat informe en temps utile
les États membres de toute vacance de poste hors classe ou des classes 1 à 4. En principe, le
délai minimal de présentation des candidatures est de trois mois. Le Secrétaire général souhaite
par conséquent entamer la procédure de recrutement dès que possible. Le Comité administratif
a été informé à sa 136e session et a approuvé l’appel à candidatures. Le présent document a
pour objet d’informer les membres de l’OTIF et les candidates et candidats qualifiés de cette
vacance. Il sera également publié sur le site Internet de l’OTIF.
2. Conformément à l’article 24, § 2, du SP, les fonctionnaires des classes 1 à 10 sont nommés
par le Secrétaire général, sous réserve de l’approbation du Comité administratif en ce qui
concerne la nomination des fonctionnaires des classes 1 à 4.
3. Le Secrétaire général prévoit de classer le poste au grade de deuxième secrétaire (classe 4), en
fonction de l’expérience et des qualifications du ou de la titulaire.
4. La vacance du poste sera notifiée au plus tard le 5 septembre 2022 et le Secrétariat recevra les
candidatures jusqu’au 15 décembre 2022, soit un délai de trois mois conformément à
l’article 24 du SP.
5. Le Secrétaire général et la chef du département administratif et financier examineront les
candidatures et conduiront des entretiens de sélection avec les candidates et candidats
présélectionnés en vue de préparer une proposition pour le Comité administratif. Un document
sera soumis à cet effet au Comité administratif pour approbation par voie de procédure écrite.
6. La ou le titulaire sera assistant administratif polyvalent / assistante administrative
polyvalente. Le traitement annuel est fixé à la classe 4, échelon 1, c’est-à-dire 47 640 CHF
(exonéré d’impôts en Suisse) pour un temps partiel (60 %). La ou le titulaire sera soumis au
Statut du personnel en vigueur.
Compétences :
Professionnalisme : faire preuve d’engagement professionnel et d’efficacité dans
l’accomplissement des tâches ; pouvoir travailler efficacement dans des délais très
courts ; faire preuve de ténacité face aux problèmes et situations difficiles ; savoir garder
son calme en situation de stress.
Communication : pouvoir s’exprimer clairement et efficacement à l’oral et à l’écrit ;
capacité à adapter son langage, ton, style et forme en fonction de son public ; faire
preuve d’ouverture lors de la présentation d’informations aux autres membres du
département de l’administration et des finances.
Connaissance de l’Organisation : pouvoir faire preuve d’une connaissance de
l’Organisation et assimiler les objectifs de celle-ci.
Travail d’équipe : collaborer avec les autres membres du personnel pour atteindre les
objectifs du département ; capacité d’écoute ; désir d’apprendre des idées et de
l’expertise des autres.
Volonté de continuer à apprendre : chercher activement à connaître les dernières
évolutions dans les domaines pertinents et développer ses propres compétences.
3
Profil recherché et critères :
Nationalité d’un État membre de l’OTIF
Diplôme d’enseignement secondaire et formation en secrétariat ou autre formation
équivalente
Expérience à un poste d’assistance administrative ; si possible expérience au sein d’une
administration publique ou d’une organisation internationale
Expérience avérée de l’organisation de réunions et d’événements
Connaissance pratique éprouvée de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et
de l’utilisation d’Internet pour collecter et disséminer des informations
Parfaite maîtrise de l’une des trois langues de l’Organisation (allemand, anglais,
français), et excellentes compétences rédactionnelles dans celle-ci, ainsi que capacité à
travailler dans au moins une autre de ces trois langues
7. Conformément aux explications ci-dessus, les candidatures peuvent être déposées jusqu’au :
15 décembre 2022.
Les candidatures peuvent être envoyées jusqu’à cette date par courrier ou courriel
(
[email protected]) au Secrétariat de l’OTIF, Gryphenhübeliweg 30, CH-3006 Berne, à
l’attention du Secrétaire général.
8. Les États membres sont instamment priés de faire part du présent appel à candidatures aux
autorités, ministères et autres institutions du secteur privé concernés, qui emploient des
personnes possédant les compétences requises et pouvant être intéressées par un poste à
l’OTIF.
9. Le Secrétaire général se tient à votre disposition pour toute question ou information
complémentaire.
(Wolfgang Küpper)
Secrétaire général
4
ANNEXE
APPEL À CANDIDATURES
ASSISTANT ADMINISTRATIF POLYVALENT /
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE
DANS LE DÉPARTEMENT DE L’ADMINISTRATION ET DES FINANCES
Un poste à temps partiel d’assistant administratif polyvalent / assistante administrative
polyvalente sera créé au 1er janvier 2023 dans le département de l’administration et des finances
du Secrétariat de l’OTIF.
Temps de travail : 60 %
Cadre général
L’OTIF est une organisation internationale sise à Berne qui œuvre à l’uniformisation du droit ferroviaire.
Elle compte à ce jour 51 États membres et 1 membre associé. Ses domaines d’activité incluent les
réglementations pour le transport de marchandises et de voyageurs, la technique et le transport de
marchandises dangereuses (voir http://www.otif.org/).
L’Organisation emploie vingt personnes et s’organise autour de trois départements opérationnels (Droit,
Interopérabilité technique et Marchandises dangereuses), d’un département administratif et financier
réunissant les services support, d’un département de la traduction et d’un département de la
communication.
La situation en matière de personnel restera très tendue ces deux prochaines années dans le département
de l’administration et des finances. Outre le projet de rénovation, le projet de déménagement du
Secrétariat dans des locaux temporaires, la mise en œuvre des recommandations de l’étude sur les
ressources humaines, dont la révision de certaines dispositions du Statut du personnel, ainsi que la
préparation de l’entrée en vigueur du Protocole de Luxembourg nécessiteront une énorme organisation
et engendreront une charge de travail importante pour le département de l’administration et des finances.
En vertu de l’article 7 du Statut du personnel, le Secrétaire général propose donc au Comité administratif
la création d’un nouveau poste à temps partiel pour une durée limitée de deux ans, en classe 4.
Cadre organisationnel et rapports hiérarchiques :
Sous la supervision de la chef du département de l’administration et des finances, l’assistant
administratif polyvalent ou assistante administrative polyvalente fournira un appui administratif et
logistique pour les différents départements.
Les tâches suivantes incomberont à la ou au titulaire :
5
Appui administratif et logistique :
Fournir un appui administratif et logistique pour l’organisation de réunions
internationales au siège de l’OTIF et à l’extérieur
Rédiger des notes de réunion, des procès-verbaux et des rapports ; aider le département
dans la préparation de présentations et autres documents
Proposer des outils pour garantir le suivi des décisions
Fournir une assistance administrative générale : répondre aux demandes d’informations
et questions administratives, organiser et gérer les fichiers et archives
Aider au contrôle du budget
Fournir une assistance administrative pour la préparation de l’entrée en vigueur du
Protocole ferroviaire de Luxembourg
La ou le titulaire devra faire preuve de polyvalence et pouvoir remplacer d’autres membres du
département de l’administration et des finances si nécessaire.
Aide aux recherches (ressources humaines) :
Aider à effectuer des recherches et compiler des informations contextuelles sur les
questions de ressources humaines
Tenir à jour une archive électronique des études et réponses aux questions soulevées
concernant le Statut du personnel (règles applicables pour le personnel de l’OTIF)
S’acquitter des autres tâches pouvant lui être confiées
Compétences :
Professionnalisme : faire preuve d’engagement professionnel et d’efficacité dans
l’accomplissement des tâches ; pouvoir travailler efficacement dans des délais très
courts ; faire preuve de ténacité face aux problèmes et situations difficiles ; savoir garder
son calme en situation de stress.
Communication : pouvoir s’exprimer clairement et efficacement à l’oral et à l’écrit ;
capacité à adapter son langage, ton, style et forme en fonction de son public ; faire
preuve d’ouverture lors de la présentation d’informations aux autres membres du
département de l’administration et des finances.
Connaissance de l’Organisation : pouvoir faire preuve d’une connaissance de
l’Organisation et assimiler les objectifs de celle-ci.
Travail d’équipe : collaborer avec les autres membres du personnel pour atteindre les
objectifs du département ; capacité d’écoute ; désir d’apprendre des idées et de
l’expertise des autres.
Volonté de continuer à apprendre : chercher activement à connaître les dernières
évolutions dans les domaines pertinents et développer ses propres compétences.
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Profil recherché et critères :
Nationalité d’un État membre de l’OTIF
Diplôme d’enseignement secondaire et formation en secrétariat ou autre formation
équivalente
Expérience à un poste d’assistance administrative ; si possible expérience au sein d’une
administration publique ou d’une organisation internationale
Expérience avérée de l’organisation de réunions et d’événements
Connaissance pratique éprouvée de MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et
de l’utilisation d’Internet pour collecter et disséminer des informations
Parfaite maîtrise de l’une des trois langues de l’Organisation (allemand, anglais,
français), et excellentes compétences rédactionnelles dans celle-ci, ainsi que capacité à
travailler dans au moins une autre de ces trois langues
Conditions d’emploi :
Les conditions d’emploi sont celles définies dans le Statut du personnel. La ou le titulaire du poste aura
un contrat à durée déterminée de deux ans, avec une période d’essai de trois mois renouvelable une fois.
Le traitement annuel est fixé à la classe 4, échelon 1, c’est-à-dire 47 640 CHF (exonéré d’impôts en
Suisse) pour un temps partiel (60 %). La ou le titulaire sera soumis au Statut du personnel en vigueur.
Les autres éléments de rémunération prévus dans le Statut du personnel sont :
Allocation pour conjoint 3 552 CHF
Allocation pour enfant 4 080 CHF
Contribution à l’assurance maladie 2 429 CHF
Caisse de pension Le montant des contributions dépend de l’âge et du traitement.
Présentation des candidatures
Les candidatures doivent être envoyées par courriel à
[email protected] d’ici le 15 décembre 2022, à
l’attention du Secrétaire général.
Pour que les candidatures puissent être traitées rapidement et efficacement, il est demandé aux candidats
et candidates d’envoyer un curriculum vitæ ainsi qu’une lettre de motivation détaillée expliquant
comment ils remplissent les conditions requises pour le poste, en donnant des exemples spécifiques.
Seules les personnes dont les candidatures seront retenues seront contactées.