E-tervise strateegianõukogu moodustamine

Saatja: "Taavi Annus" <[email protected]> Saaja: [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], "nooruse nooruse ee" <[email protected]>, "TEHIK info" <[email protected]>, "MKM info" <[email protected]>, [email protected], [email protected], [email protected], "info sotsiaalkindlustusamet ee" <[email protected]>, [email protected], [email protected], "info ravimiamet ee" <[email protected]>, [email protected] Teema: E-tervise strateegianõukogu moodustamine Kuupäev: 2022-09-09 09:05 Tere 2021. aastal alustasime e-tervise valitsemise raamistiku projektiga, mille eesmärk oli analüüsida tänast e-tervise valdkonna valitsemise mudelit, selle toimimist ning kavandada tulevane valitsemismudel, mis vastab paremini tänastele ja tulevastele eesmärkidele. Projekti keskmes on terviseteenuseid toetavad digilahendused ja digivõimekused, aga ka organisatsioonilised ja protseduurilised komponendid. Sellel kevadel valmis projekti lõpparuanne, milles toodud tegevusi oleme suve jooksul samm-sammult ellu viinud. Võtmetähtsusega roll tuleviku valitsemisraamistiku edukal elluviimisel on strateegianõukojal, mille töös teie organisatsiooni esindajat osalema kutsume. Strateegianõukoja eesmärk on leida tasakaal erinevate osapoolte ootuste vahel e-tervise suuna seadmisel ning määrata prioriteedid arendusportfellis eesmärkide poole liikumisel. Täpsemalt ootame strateegianõukogult järgnevat: 1. e-tervise strateegia ning arendusportfelli hindamise tulemuste valideerimine ja seire 2. e-tervise valdkonna innovatsiooniprioriteetide ja -eesmärkide valideerimine 3. osapoolte seisukohtade kaasamine ning ühtlustamine e-tervise strateegia koostamise protsessis; 4. e-tervise portfellihalduse raames ühtse arusaama kujundamine enne portfelli kinnitamist juhtkomisjoni poolt Selleks, et strateegianõukoda moodustada palume teiepoolse organisatsiooni esindaja esitamist e-mailile: [email protected] hiljemalt 19.09.2022. Esindaja määramisel ja tema töö planeerimisel tuleb arvestada kord kvartalis toimuva kahe tunni pikkuse koosolekuga, millele eelneb vajalik aeg ettevalmistustöödeks, mis sisaldab vajadust konsultatsiooniks oma organisatsiooni sees. Strateegianõukoja liige on ka saadik, kes esindab oma organisatsiooni ja kannab arutatut edasi oma organisatsioonis. Strateegianõukoja esimene koosolek on planeeritud toimuma novembri keskpaigas. Koosoleku fookuses on 2023. aasta portfell (loe täpsemalt portfellihaldusest manuses olevast dokumendist). Oleme septembris koondamas tervisevaldkonna 2023. aasta IKT portfelli jaoks valitsemisalalt arendusideid ja -tegevusi, mis plaanide kohaselt peaks jõudma strateegianõukoja lauale planeerimisüksuse poolt ettevalmistatud ja hinnatud kujul novembri alguseks. Lugupidamisega E-tervise planeerimisüksuse nimel Taavi Annus upTIS tervishoiuvaldkonna juht 626 9244 | [email protected] Sotsiaalministeerium Suur-Ameerika 1 | 10122 Tallinn https://www.sm.ee Tervise valdkonna e-teenuste ja tehn oloogia portfellihaldus : arendusportfell September 2022 Sissejuhatus Käesoleva dokumendi eesmärgiks on kirjeldada uut toimem udel it tervise valdkonna riiklike e-teenuste ja tehnoloogia arenduste planeerimiseks ja t egemiseks keskendudes t ervise valdkonna arendusportfelli halduse kirjeldamisele ning tuues välja kõige olulisemad aspektid haldusprotsessist. Tervise valdkon nas viiakse igal aastal ellu palju muudatusi ja arendusprojekte, mis toovad endaga kaasa uuendusi infosüsteemides ja e-teenustes . Kuivõrd tervise valdkonna arendustegevused on tihti oma olemuselt keerukad koos mitmete seoste ja märkimisväärse investeeringuvajadusega, siis on oluline, et tegevused oleksid planeeritud võimalikult efektiivselt ja valdkonna piiratud ressursse säästes ning läbipaistvalt, et tervise valdkonna asutustel (Sotsiaalministeerium, Tervise Arengu Instituut, Terviseamet, Tervise ja Heaolu Infosüsteemide keskus ja Eesti Haigekassa) ning teistel tervisesüsteemi osapooltel (nt tervishoiuteenuste osutajatel) oleks võimalik aegsasti planeerida enda seostuvaid tegevusi ja tööplaane. Arendusportfelli haldus seab esimeses järjekorras eesmärgiks ühtlustada e-teenuste ja tehnoloogia arendusvajaduste planeerimist tervise valdkonna asutuste vahel . Selle õnnestumise järel võib kaaluda portfellihaldusesse kaasata ka teisi tervisevaldkonna osapooli või kaaluda protsessi laiendamist tervele Sotsiaalministeeriumi valitsemisalale. Kuivõrd on enamik ka sisulistest valdkon dlikest arendustegevustest seotud tehnoloogia ja e-teenustega, siis on oluline, et vähemasti protsessi rakendamise algusjärgus kaasataks kõik arendusvajadused portfellihalduse protsessi – võimalusega need seose puudumisel protsessist välja arvata . Tervise valdkonna e-teenuste ja tehnoloogia portfell on ühtselt ja süsteemselt juhitud kogum tervise valdkonna äriteenustest, arendusprojektidest , tehnoloogilistest varadest ja nendega seotud tegevustest . Selge ja läbipaistev portfellihaldus nii strateegilisel kui ka taktikalisel tasandil aitab kogu e-tervise ökosüsteemis paremini mõista, kuidas valdkondlike strateegilisi projekte prioriseeritakse, arendatakse ja ellu viiakse. Portfellihaldus suurendab e-tervise ökosüsteemi sidusrühmade teadmisi, võimaldades neil teadlikumalt viia ellu enda strateegilist planeerimist ja toetades koostööd osapoolte vahel. Portfelli halduse protsessi veab sisuliselt e-tervise planeerimisüksus (koostöös valdkonna teenuste äriomanike, e-tervise juhtkomisjoni ja e-tervise strateegianõukojaga ) . Portfellis olevaid äri teenuseid , tehnoloogiavarasid ja arendusprojekte omavad ja tulemuslikkust tagavad (rahastamine, regulatsioonid, muudatuste juhtimine) äriomanikud, kes teavad oma teenuse või tehnoloogia sisu ja eesmärki, samuti vastavaid lõppkasutaja nõudeid ja vajadusi, ja kes omavad mandaati teenust sisuliselt hallata ja muuta. Tervise valdkonna e-teenuste ja tehnoloogia portfell keskendub peamiselt riiklikult arendatud või tervisesüsteemis laialdaselt kasutatavatele e-teenustele ja nende komponentidele ning integratsioonile nendega. Tervise valdkonna arendusportfell i haldus Arendusportfelli haldus on p rotsess, milles toimub tervise valdkonna strateegiliste otsuste tõlkimine arendusprojektideks; arendusprojektide küpsuse hindamine; arendusteekaardi kokkupanek , avaldamine ning arendusprojektide seire . Protsessi kirjeldus on visuaalselt esitatud allolevatel jooni s tel : Joonis SEQ Joonis \* ARABIC 1 . Arendusportfelli halduse lihtsustatud mudel Joonis SEQ Joonis \* ARABIC 2 Arendusportfelli halduse protsessi kirjeldus ( ava suuremalt ) Arendusportfelli halduse aluseks on arendusprojektidele esitatavate kesksete nõuete , põhimõtete ja arendusportfelli saamise kriteeriumite avaldamine. Neid valmistab ette ja avaldab kokkulepitud keskkonnas (täpsem k eskkond hetkel alles ettevalmistamisel) e-tervise planeerimisüksus . Arendusportfelli haldus toimub kolmes suuremas etapis vähemasti korra kvartalis (konsulteerimine ja hindamine toimub jooksvalt) : 1. Arendusportfelli kandideerivate arendusvajaduste ideede kirjeldamine ja hindamine äriarendusportfelli koostamiseks Tervise valdkonna e-teenuse või tehnoloogia arendusvajadust võib väljendada iga tervisesüsteemi osapool, kuid kui eesmärk on arendusvajadust ellu viia riikliku arendusprojektina, on vaja tagada, et arendusvajadusel oleks tagatud kindel isikuline vastutaja – äriomanik (idee omaniku rollis) , kes tagab terve arendusvajaduse elukäigu toimimise . Äriomanik võib olla tervisevaldkonna asutuse töötaja või ka kokkulepete alusel näiteks erialaselts , konsortsiumi alusel rühm haiglaid või mõni muu lahendus. Arendusvajaduste tekkimise l on äriomaniku esimeseks sammuks tutvuda planeerimisüksuse poolt koondatud ja avalikult kättesaadava informatsiooniga käimasolevate arendusprojektide kohta ja juba planeeritavate tegevustega. Kui ükski käimasolev või planeeritav projekt ei lahenda sama probleemi, siis alustab äriomanik idee kirjeldamist. Juhul kui tekib kahtlus, et mõne juba käimasoleva projekti skoobis võib siiski olla ka konkreetse arendusvajadusega adresseeritava probleemi lahendamine, selgitab idee omanik välja projektide ühisosa, skoobid ja piirid. Arendusprojekti idee kirjelda mist etteantud vormi alusel (vt Lisa 1) juhib idee omanik . Idee kirjeldamise l saab äriomanik vajadusel lisatuge e-tervise planeerimisüksuse lt . Samuti tutvustab äriomanik oma arendusvajaduse ideed kõigile arendusprojektist mõjutatud osapooltele (nt lõppkasutajate esindajad, TTO-d, teised tervisevaldkonna asutused , TEHIK jt). Ettevalmistatud idee tutvustuse edastab äriomanik portfellikriteeriumitele vastavuse hindamiseks e-tervise planeerimisüksuse le. Planeerimisüksus hindab ideed portfellikriteeriumite alusel ( v t Lisa 2) ning annab vajadusel edasisidet idee täiendamiseks. Kui hindamise käigus leiab planeerimisüksus , et idee tutvustus adresseerib probleemi , mida juba valitsemisalas lahendatakse, siis viib planeerimisüksus äriomaniku kokku vastava osapoolega. Kõikidest küpsetest arendusprojekti ideedest koondatakse kokku äriarendusportfell – portfell arendusvajadustest mis liiguvad ideefaasist edasi äriarendusse. Enne selle kinnitamist vajadusel täiendab ja kooskõlastab äriarendusportfelli E-tervise s trateegianõukoda , tagamaks portfelli vastavuse Tervisesüsteemi osapoolte strateegiliste eelistuste ja kokkulepetega . Kui osapooled on äriarendusportfelli kooskõlastanud, kinnitab selle e-tervise juhtkomisjon . Seejärel planeerimisüksus avaldab kinnitatud portfelli. Kõik Äriarendusportfelli saanud arendusvajadused saavad seejärel liikuda edasi äriarenduse ehk arendusvajaduse lähteülesande kirjeldamise faasi , millele vajadusel eelneb äriarenduse rahastamise leidmine. Äriarenduse faasi rahastus e taotlemist ja planeerimist juhib äriomanik ise, kuivõrd rahastusallikaid ja äriarenduse elluviimise viise võib olla mitmeid erinevaid. Oluline on, et äriarendusportfellis on kirjeldatud läbipaistvalt projekti hetkeolukord. Äriarendusportfelli uuendatakse korra kvartalis. 2. Arendusportfelli kandideerivate arendusvajaduste äriarendus, ehk lähteülesannete kirjeldamine ja hindamine Enne arendusportfelli lisamist toimub arendusprojekti lähteülesande ettevalmistus , ehk projekt on äriarendu se faas . Arendus vajaduse lähteülesan des kirjeldab äriomanik täpsemalt arendusvajadust ja selle sisulisi ärilisi põhimõtteid, kokkuleppeid ja mõju , järgides , et lähteülesanne vastab minimaalselt planeerimisüksuse poolt ette antud aspektidele . Lähteülesande nõuete eesmärgiks on tagada, et arendusfaasi liiguksid edasi vaid küpsed projektid (st projektid kus on ärilised kokkulepped sõlmitud, tehtud teostatavus - ja mõjuanalüüs ning olemas on elluviimiseks vajalik meeskond) , mis omakord a võimaldab vähendada kulutusi arendusfaasis, vähendada vigade ja ümberarendamise riske ning kiirendada arendamis e ja rakendamise protsessi . Lähteülesande kirjeldamise l kaasab äriomanik vastavalt vajadusele arendusprojektist mõjutatud osapooli. Kui äriomanik on ellu viinud vajalikud ettevalmistused, pöördub ta e-tervise planeerimisüksuse poole, kes vajadusel eksperte kaasates viib läbi arendusprojektile vastavushindamise arendus portfelli kriteeriumitele. Kui arendusprojekt ei vasta portfellikriteeriumitele, on planeerimisüksuse l õigus teha projekti täiendusettepanekuid ja projekti arendusportfelli mitte kaasata , suunates seejärel arendusprojekt tagasi äriarenduse faasi. 3. Arendusportfelli kokkupanek ja projektide elluviimine Portfellikriteeriumitele vastavatest arendusprojektidest paneb planeerimisüksus kokku esialgse arendusportfelli. Arendusportfelli täielik ülevaatamine toimub korra aastas, kuid vastavalt vajadusele on võimalik arendusportfelli muuta või täiendada ka tihedamalt. Esialgses arendusportfellis pakub planeerimisüksus vastavalt arendusvõimekuse prognoosile ja arendusprojektide järjekorra kokkulepetele välja esialgse arendusportfelli ettepaneku. Ettepaneku väljatöötamisel toimub pidev koostöö äriomanike ja teiste oluliste seotud osapooltega. Arendusportfelli uuendatakse korra kvartalis. Arendusportfelli ettepaneku kokkupanekul võetakse arvesse ka juba töös olevaid projekte ning nende hetkeseisu . 2022-2023. aasta arendusportfelli puhul võetakse aluseks senine TEHIK arendusteekaart. Kuna arendusportfelli üheks eesmärgiks on anda läbipaistev ülevaade kõikidest riiklikest tervise valdkonna e-teenuste arendustegevustest, kaasatakse arendusportfellihaldusesse kõikide tervise valdkonna riigiasutuste arendusprojektid (k.a need, mille arendusprotsess on terviklikult kaetud asutuse enda poolt, nt Tervise Arengu Instituudi registripõhised arendused, mida planeerib ja juhib TAI ise) . Hiljem võib kaaluda arendusportfellis kajastada ka teiste tervise valdkonna osapoolte arendustegevusi , kuid need ei pruugi teha läbi samasugust portfelli lisamise protsessi nagu riiklikud arendused . A rendusportfelli koostamisel hinnatakse sobivust valitsemisala IKT strateegia ja valitsemisala tööplaaniga ning vajadusel tehakse portfelli täiendusettepanekuid, näiteks olukordades, kus oleks mõistlik arendusjärjekorda muuta, et arendusprojektid sobiksid paremini kokku valdkonnaüleste projektidega, või arendusprojekt id liita teiste valitsemisala projektidega. Arendusportfelli ettepanek esitatakse seejärel täiendamiseks ja omapoolse kooskõlastamise andmiseks e-tervise strateegianõukotta , kus nõukojal on võimalus strateegiliselt eelistatud arendusprojektidele anda lisatoetust, tõstes sellega valitud arendusprojektide prioriteetsust arendusportfellis. Arendusportfelli kinnitab e-tervise juhtkomisjon, andes sellega mandaadi äriomanikele ja TEHIK- u le ressursside olemasolu korral arendustegevustega (sh nt rahastuse taotlemisega) edasi liikuda . Arendusportfell avaldatakse kokkulepitud keskkonnas . Arendusportfelli avalik vaade hoitakse pidevalt ajakohasena. Kuivõrd arendusportfellis võivad projektide arendus te prioriteetsus ning arendusprojekti koht/staatus portfellis muutuda ( muutused kinnitab e-tervise juhtkomisjon) , siis on planeerimisüksuse ülesandeks muudatused avaldada ning äriomanike ja teiste huvipooltega muudatuste kommunikatsiooni korraldada. Avaldatud arendusportfell Avaldatud arendusportfellis on toodud kõik tervisevaldkonna arendusprojektid, millel on seos e-teenustega. Sinna kuuluvad: Ettevalmistamisel olevad arendusprojektid Arendusportfelli kuuluvad aktiivses arenduses olevad arendusprojektid Arendusportfelli kuuluvad ootel olevad arendusprojektid Arendusportfellist välja arvatud lõpetatud või tühistatud arendusprojektid Kõikide projektide juures on toodud projekti vastavushinnang, prioriteetsuse hinnang (koht arendusjärjekorras , mis tuleneb portfelli kriteeriumihinnangule ) ning aktiivses arenduses olevate projektide edukuse seire tulemused. Avaldatud arendusportfell kajastab läbipaistvalt ka riiklikku arendusvõimekust ning sell e kasutamist (st arendusprojektide toetamiseks olemasolevate inimeste ja rahalise ressursi hulk). Arendusportfelli protsessi erandid Kuivõrd arendusportfelli protsess on administratiivselt küllaltki koormav, siis pole mõistlik, et arendusportfelli protsessi peaksid läbima arendusprojektid : mis adresseerivad olemasolevate e-teenuste toimepidevust ja/või mis ei mõjuta peale äriomaniku asutuse teisi osapooli ning omab juba rahastust ja/või on skoobilt ja kulukuselt väikesemahulised ja omavad juba rahastust Kõik need projektid kirjeldatakse äriomaniku poolt kasutades arendusvajaduse ideevormi (lisa 1) kuid n e ed projektid ei läbi kriteeriumite hindamist ning ei kuulu arendusportfellis kinnitamisele, kuid need avaldatakse ühiselt arendusportfelli osana. LISA 1. Arendusvajaduse idee kirjelduse vormi esmane ettepanek LISA 2. Arendusvajaduse idee hindamiskriteeriumite esmane ettepanek Kvalifitseerumise eeltingimus Lahenduse äriomanik isikuliselt olemas JAH EI Kaal Hinne 1 kuni 5 1 kuni 4 Lahenduse idee küpsus Lahenduse idee on selge ja mõistetav 5 3 Lahenduse idee eelised alternatiivide ees 2 2 Lahenduse idee on esmasel hinnangul (tehniliselt) teostatav 4 3 Lahenduse tuumikmeeskond 2 2 Probleemi olulisus Õigusruumist tulenev kohustus 5 1 Poliitiline prioriteet 5 4 Põhjendatud seotus strateegilise suunaga 4 4 Riskid, mis kaasnevad lahendamata jätmisega 4 2 Lahenduse mõju Mõjutatud kasutajate hulk 3 3 Kasutussagedus 3 3 Eeldatav SROI (social return on investment) / väärtus 4 2 Eeldustegevus teistele 4 1 Lahendus on elujõuline (jätkusuutlikkus on tagatud) 4 2 Total Strateegia nõukogu hinnang olulisusele 49 2,489795918 Näide võimalikust hindamisest ↑ Hindamiskriteeriumite punktide selgitus 1 2 3 4 Lahenduse idee on selge ja mõistetav Pole selge Vähesel määral selge Tekivad mõningad küsimused Väga selge Lahenduse idee eelised alternatiivide ees Alternatiivid on paremad Võrdeline alternatiividega Mõningad eelised Selged eelised Lahenduse idee on esmasel hinnangul (tehniliselt) teostatav Pole teostatav Väga keeruliselt teostatav Keeruliselt teostatav Teostatav Lahenduse tuumikmeeskond Meeskond puudub Üldised kompetentsid teada Läbimõeldud ressursivajadus Kokkulepped saavutatud Õigusruumist tulenev kohustus Puudub VV, ministri määrusest tulenev kohustus EL Direktiivi suunis, konventsioonid ja kokkulepped EL määrusest, Seadusest tulenev kohustus Poliitiline prioriteet Puudub Poliitiline prioriteet Põhjendatud seotus strateegilise suunaga Puudub Vähene Kaudne Selge Riskid, mis kaasnevad lahendamata jätmisega Pole oluline Vähe oluline Keskmiselt oluline Väga oluline Mõjutatud kasutajate hulk Ühe osapoole mõju Ühe osapoole märkimisväärne mõju Mitme osapoole mõningane mõju Mitme osapoole oluline mõju Kasutussagedus Väga harva kasutatav Harva kasutatav Sagedasti kasutatav Peamine töövahend Eeldatav SROI (social return on investment) / väärtus Olematu Väike Keskmine Suur Eeldustegevus teistele Puudub Väheoluline eeldustegevus Oluline eeldustegevus Kriitiline eeldustegevus Lahendus on elujõuline (jätkusuutlikkus on tagatud) Puudub Vähesel määral selge Tekivad mõningad küsimused Väga selge