ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Teabevaldaja: Riigikontroll
Kristjan Prikk Juurdepääsupiirang 11.03.2020 - 31.08.2020
Kaitseministeerium Alus: AvTS § 35 lg 2 p 2
Meie 11.03.2020 nr 2-1/80039/14
Märgukiri auditi „Riigi 2019. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsus ja tehingute
seaduslikkus“ vahetulemuste kohta Kaitseministeeriumi valitsemisalas
Austatud kantsler
Riigikontrollil on käimas audit riigi 2019. aasta raamatupidamise aastaaruande õigsuse ja tehingute
seaduslikkuse kohta. Selle käigus tegid audiitorid Kaitseministeeriumi valitsemisalas 2019. aasta
septembrist kuni 2020. aasta jaanuarini järgmisi aastasiseseid audititoiminguid:
osalesid Kaitseväe erinevate üksuste varade inventuurides;
kontrollisid riigi seisukohast oluliste tehingute vastavust riigieelarve seadustele ja
raamatupidamises kajastamise õigsust ning sisekontrollisüsteemi toimimist valdkondades
nagu
– tööjõukulude arvestus (9 kuu andmete põhjal),
– majandamiskulude tegemine (9 kuu andmete põhjal),
– tehingud põhivaraga (8 kuu andmete põhjal).
Tehtud audititoimingute tulemusena tegi Riigikontroll järgmised tähelepanekud:
1. Kaitseväe põhivara soetus on kajastatud majandamiskuluna
Kaitseväe tehingute auditeerimisel selgus, et majandamiskuluna on kajastatud järgmised põhivara
kriteeriumitele vastavad varad: 12 soomuki XA-188 killukaitse komplektid maksumusega 505 424
eurot käibemaksuta ning CV90 lahingumasinate varuosad summas 764 492 eurot käibemaksuta.
Riigikontrolli hinnangul on soomukite killukaitse komplektide puhul tegemist põhivaraga, kuna
nende kasulik eluiga on pikem kui 1 aasta ning soetusmaksumus ületab põhivara kapitaliseerimise
piiri ehk 5000 eurot. Lahingumasinatele ostetud varuosad on samuti pikema kasutuseaga kui 1
aasta ja maksumusega üle 5000 euro ning nende puhul ei ole tegemist selliste kaitseotstarbeliste
varudega, mis liiguks korduvalt laost välja (õppuste ja missioonide korral) ja lattu tagasi. Seetõttu
tuleks need varuosad kajastada põhivarade hulgas.
Kuigi avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend lubab kaitseotstarbelist põhivara, mida
kasutatakse ainult militaareesmärkidel, hakata erandina amortiseerima alates selle soetamise
kuust, tuleks Riigikontrolli hinnangul nimetatud varuosade puhul amortisatsiooni arvestust alustada
alles nende kasutusele võtmisel. Seda põhjusel, et soetamise ja kasutusele võtmise vahele jääv
Kiriku 2/4, 15013 Tallinn. Tel +372 640 0700, www.riigikontroll.ee, e-post
[email protected], reg-nr 74000056.
aeg võib olla väga pikk. Varuosade kasutuselevõtul tuleb asendatava põhivara osa
soetusmaksumus ja sellele vastav kogunenud kulum põhivara arvelt maha kanda.
Riigikontroll tuvastas samad eksimused ka eelmise aasta auditis ning sarnaselt eelmise aastaga
selgus, et probleem on alguse saanud juba eelarve planeerimisel.
Varade vale kajastamise tõttu raamatupidamises on kasutatud majandamiskulude eelarvet
investeeringute tegemiseks kokku vähemalt 1 269 916 euro (km-ta) ulatuses.
Riigikontrolli hinnangul on oluline planeerida eelarve ja kajastada tehingud raamatupidamises,
lähtudes nende majanduslikust sisust, et anda õige ülevaade asutuse majandustehingutest. Kui
eelarveaasta jooksul selgub, et eelarve on planeeritud valest majanduslikust sisust lähtudes
(majandamiskuluna investeeringute asemel ja vastupidi), siis tuleks taotleda eelarve muutmist.
Kaitsevägi parandas soomukite killukaitse komplektide kajastamist nii raamatupidamises kui
eelarves: 31.12.2019. a seisuga kajastatakse killukaitse komplektid lõpetamata ehitiste kontol.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: planeerida eelarve ja kajastada
tehingud, lähtudes nende majanduslikust sisust.
2. Puudused Kaitseväe inventuuride korralduses
2.1. Riigikontroll osales Kaitseväe 1. jalaväebrigaadi varude inventuuris vaatlejana. Inventeeritud
laos oli suur osa varadest pakendatud suletud ja märgistatud kastidesse, mida inventuuri käigus ei
avatud. Inventuur korraldati varade eest vastutava isiku selgituste alusel. Kaitseväe juhataja
20.09.2010. a käskkirjaga nr 304 kinnitatud „Kaitseväe kaitse- ja mittekaitsematerjali inventuuri
läbiviimise juhendi“ kohaselt tuleb avamata pitseeritud pakenditele, mida inventuuri käigus ei avata,
lisada märge „vara loetud olemasolevaks pakendit avamata, kuupäev, töökomisjon nr, töökomisjoni
esimehe nimi ja allkiri“. Sellist märget inventuuri käigus avamata jäetud pakenditele ei lisatud.
Sama inventuuri käigus ei kajastatud inventuuri tulemuste ja raamatupidamise andmete
võrdluslehtedel tuvastatud erinevusi. Erinevuste põhjuste tuvastamiseks tehti korduslugemine,
mille tulemused lisati esialgsetele lugemislehtedele. Kaitseväe kaitse- ja mittekaitsematerjali
inventuuri läbiviimise juhendi kohaselt tulnuks erinevused kajastada võrdluslehel, korduslugemise
tulemused fikseerida kordus-lugemislehel ning seejärel koostada uus inventuuri tulemuste ja
raamatupidamise andmete võrdlusleht.
2.2. Mereväe meditsiinikeskuse ja toetuste väejuhatuse põhivarade inventuuri vaatlemisel selgus,
et inventeeritavate varade nimekirjas olid erinevad meditsiinitarvikud (plaastrist lahasteni), mis
kuuluvad nimekirja alusel komplekteeritud ja välitingimustes kasutatavatesse seljakottidesse,
paunadesse ning sõidukite esmaabikarpidesse.
Riigikontrolli hinnangul, ei peaks varaarvestuses iga komplekti kuuluvat tarvikut eraldi kajastama.
Tegemist on komplektidena kasutatavate meditsiinitarvikutega, mille sisu vaadatakse üle selle
kasutusse andmisel ja tagastamisel ning mis peaks tagama, et komplektis on olemas kõik vajalik.
Seega piisaks varaarvestuses komplektide kaupa arvestuse pidamisest ning inventuuri käigus
nende komplektide olemasolu kontrollist.
Auditi käigus saadud info kohaselt on võimalik varade arvestust pidada komplektide kaupa. Kavas
on kasutuses olevad, sh ka muudes valdkondades kasutatavad komplektid (nt sidekomplektid) üle
vaadata ning kehtestada komplektiarvestuse kohta ühtsed põhimõtted.
Riigikontrolli soovitused Kaitseministeeriumi kantslerile:
järgida Kaitseväe inventuuride läbiviimisel Kaitseväe kaitse- ja mittekaitsematerjali
inventuuri juhendit;
vaadata üle Kaitseväe kasutuses olevad varakomplektid ning töötada välja, kinnitada ja
rakendada komplektiarvestuse põhimõtted.
-2-
3. Kaitseväe vara mahakandmisega on endiselt probleeme
2019. aasta jaanuaris ja veebruaris on bilansist välja kantud Kaitseväe põhivarad (9 varaobjekti
soetusmaksumusega 381 629 eurot), mis olid 2018. aasta novembris toimunud varade inventuuris
märgitud kui kasutuskõlbmatud. Taotlused vara maha kanda on tehtud jaanuaris 2019 ja nende
põhjal on 22.01.2019 ja 08.02.2019 kinnitatud mahakandmise aktid. Kuna varad ei olnud 2018.
aasta novembris kasutatavad, oleks need pidanud ka selle seisuga raamatupidamise arvestusest
välja kandma. Kuigi vea mõju põhivara bilansi saldole 31.12.2018. a seisuga ning 2018. aasta
amortisatsioonikulule oli väike, on õige pildi saamiseks varade seisust tehingute õiges perioodis
kajastamine oluline.
Selliste juhtumite vältimiseks tuleks mahakandmise taotlusel selgelt välja tuua aeg, mill est alates ei
olnud vara enam kasutuskõlblik.
Lisaks selgus, et ühel mahakandmise aktil oli esitatud varade kohta vale info. Akti järgi tuli maha
kanda kaks ühesugust põhivarana arvel olnud tarkvara. Tegelikult oli olemas vaid üks tarkvara.
Riigikontrolli hinnangul tuleb mahakandmisega tegeleval komisjonil kontrollida vara mahakandmise
taotlustes esitatud info õigsust ja enne mahakandmise aktide kinnitamisele suunamist teha
vajaduse korral parandused.
Riigikontrolli soovitused Kaitseministeeriumi kantsleril e:
märkida varade mahakandmise taotlusel ja aktil mahakandmise aeg, et tehingud varadega
kajastataks õiges arvestusperioodis;
kontrollida varade mahakandmise taotlusi ja parandada leitud vead enne mahakandmise
aktide kinnitamist.
4. Kaitsevägi ei ole pärast vara renoveerimist hinnanud selle kasutusea pikendamise
vajadust
Kaitsevägi renoveeris ja hooldas sillatankide sillamooduleid, kuid ei hinnanud 1,7 miljoni euro
suuruse väärtusega parenduse arvelevõtul vara eluea võimalikku pikenemist.
Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhendi § 43 alusel hinnatakse põhivara
soetusmaksumusele parenduste lisamisel vara järelejäänud kasutusea võimalikku pikenemist ning
olulise muutuse korral korrigeeritakse amortisatsiooninormi.
Riigikontrolli hinnangul on käsitletaval juhul tegu olulise muutusega, millega tõenäoliselt kaasnes
ka vara kasutusea pikenemine. Kaitsevägi on lubanud määrata moodulitele uue kasutusea.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: hinnata varade oluliste parenduste
korral vara järelejäänud kasutusea võimalikku pikenemist, et tagada varade õige väärtus bilansis.
5. Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus ei ole vara komponentide arvelevõtul
ühtlustanud varade kasutusiga
Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus ei ole hoone parenduse arvelevõtul jälginud, et
komponentidena arvele võetud parenduste kasutusead ei oleks pikemad kui põhiobjektil. Seetõttu
on hoone järelejäänud kasutusiga alla 10 aasta, samas kui hoone komponentidena arvele võetud
uue vee- ja kanalisatsioonisüsteemi kasutuseaks määrati 35 aastat, ventilatsiooni- ja küttesüsteemi
elueaks 28 aastat ning tugevvoolupaigaldise elueaks 20 aastat.
Parenduste arvele võtmisel oleks pidanud hindama, kas pärast renoveerimistöid pikenes ka hoone
kasutusiga ning sellest sõltuvalt määrama komponentidele kasutusead, mis ei oleks ületanud
põhiobjekti kasutusiga. Varade vale kasutusiga põhjustab vea põhivarade jääkväärtuses ja
amortisatsioonikulus. Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus on lubanud varade kasutusea üle
vaadata.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: määrata põhivaradele õige kasutusiga,
et tagada põhivara õige kajastamine bilansis.
-3-
6. Riigi Kaitseinvesteeringute Keskuse varade arvelevõtu dokumenteerimises on
puudusi
Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus on sidemasti ehitustööde lõpetamisel arvele võtnud masti
soetusmaksumusega 110 713 eurot ja konteineri 20 826 eurot (kõik summad käibemaksuta).
Ostuarvel ega tööde vastuvõtu aktil konteinerit märgitud ei ole. Arve järgi on saadud mast ja masti
pikendus soetusmaksumusega 131 539 eurot (sh pikendus maksumusega 20 700 eurot). Auditi
käigus ei selgunud, kuidas on vara arvele võtmise akti koostanud töötaja ehitustööde lõpetamisel
sidemasti ja konteineri maksumused leidnud. Saadud selgituste kohaselt on konteiner füüsiliselt
olemas.
Varade õige arvestuse tagamiseks on oluline, et kõigil algdokumentidel on õige info, mille järgi on
võimalik igal ajahetkel saadud varad ja nende maksumused tuvastada. Varade vastuvõtja ülesanne
on kontrollida, kas vara vastab lepingus, arvel ning vastuvõtu aktis toodule, ning nõuda vigade
puhul parandatud dokumentide esitamist. Samuti tuleb varade arvele võtmisel dokumenteerida,
kuidas on varade maksumused saadud. Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus on lubanud välja
selgitada, millised varad ja millises soetusmaksumuses tegelikult saadi.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: dokumenteerida varade
soetusmaksumuse arvestus.
7. Kaitseotstarbeliste kinnistuste ostulepingud ei sisalda piisavat infot varade
arvestuseks
Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus soetab kaitseotstarbelisi kinnistuid, järgides kinnisasja avalikes
huvides omandamise seadust, mille alusel makstakse müüjale erinevaid hüvitisi. Auditeerimisel
selgus, et tehingu kajastamise aluseks olevates notariaalsetes lepingutes ei ole kinnistute
koondmaksumusi, sh hüvitisi, esitatud kinnistute kaupa.
Auditi käigus kogu tehingu dokumentatsiooni ülevaatamisel selgus, et raamatupidamises
kajastatud kinnistute soetusmaksumused olid valed.
Riigikontrolli hinnangul tuleb kinnistuste maksumused notariaalsetes lepingutes määrata kinnistute
kaupa, et tagada varade raamatupidamise arvele võtmine õigetes summades.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: esitada kaitseotstarbeliste kinnistuste
ostulepingutes nende maksumused.
8. Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus ei ole koostanud kauba vastuvõtu kohta
dokumenti
Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus on soetanud 2019. aasta juulis piiripostid, kuid kauba vastuvõtu
kohta ei ole dokumenti koostatud. Raamlepingu alusel koostatud tellimiskirjas on toodud, et tööde
eest tasutakse pärast üleandmise-vastuvõtmise akti / saatelehe allkirjastamist. Saadud selgituste
järgi on vastutavad isikud kauba saabumist ja õigsust kinnitanud kooskõlastuse andmisega arvete
menetluskeskkonnas Fitek.
Riigikontrolli hinnangul ei ole üksnes arvete kooskõlastamine Fitekis piisav, vaid kooskõlasta misel
tuleks märkida ka kauba kättesaamise kuupäev, et tagada, et kulu on kajastatud õiges perioodis.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile : fikseerida kaupade ja teenuste
vastuvõtmise kuupäev, lisades selle kas vastuvõtudokumendile või tehes märke Fitekis.
9. Tööjõu planeerimine Kaitseväes vajab tõhustamist
Riigikontroll kontrollis tööjõukulude tegemisel muu hulgas nende aluseks olnud lepingute sõlmimist
ning kulude vastavust lepingutele. Selle käigus tuvastasid audiitorid puudusi.
Kaitseväes oli ühel juhul vormistatud töötaja vajaliku vaba ametikoha puudumisel tööle teisele
ametikohale, mille ülesandeid ta tegelikult ei täitnud. Vajaliku ametikoha loomisel vormistati
-4-
inimese tööleping ümber. Teisel juhul vormistati inimene enne tegevteenistusse võtmist tööle
võlaõiguslepinguga, seejuures võlaõiguslepingu järgsed tööülesanded ja hilisemad ametijuhendi
järgsed tööülesanded osaliselt kattusid. Mõlemal juhul toodi põhjenduseks, et töötajat oli tema
oskuste tõttu vaja juba enne, kui tööle vormistamise protsess lõppes. Sarnaseid probleeme
inimeste tööle võtmisel on Riigikontroll tuvastanud Kaitseväes ka varasematel aastatel.
Riigikontrolli hinnangul vajab Kaitseväe tööjõu planeerimise protsess tõhustamist nii, et tööle
võetud isikud saaksid kohe asuda tööle õigetele ametikohtadele. Samuti juhib Riigikontroll
tähelepanu, et inimeste tööle võtmisel tuleb jälgida, et ei mindaks vastuollu töölepingu seaduse ega
avaliku teenistuse seadusega.
Riigikontrolli soovitus Kaitseministeeriumi kantslerile: tõhustada Kaitseväe tööjõu
planeerimise protsessi nii, et tööle võetud isikud saaksid kohe asuda tööle õigetele ametikohtadele.
Riigikontroll juhib tähelepanu, et kirjeldatud tähelepanekud on tehtud aastasiseste audititoimingute
põhjal, auditi järeldused võivad enne auditi lõplikku valmimist tehtavate toimingute tulemusel
muutuda. Auditi lõputoimingud tehakse 2020. aasta veebruarist kuni juunini. Auditi lõplikud
hinnangud koostatakse ja saadetakse Teile pärast auditi lõppu märgukirjaga 2020. aasta juunis.
Ootame Teie kirjalikku vastust märgukirjas tehtud soovituste kohta hiljemalt 25.märtsiks 2020.
Riigikontroll tänab Kaitseministeeriumi valitsemisala teenistujaid meeldiva koostöö eest ning
loodab, et esitatud tähelepanekutest ja soovitustest on abi sisekont rollisüsteemi tõhustamisel ning
raamatupidamisarvestuse parandamisel ministeeriumi valitsemisalas.
Lugupidamisega
/allkirjastatud digitaalselt/
Ines Metsalu-Nurminen
peakontrolör
Merje Kurm
[email protected]
-5-