Käskkiri

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 20.02.2020 Kehtib kuni 20.02.2025 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 3 (1) Teabevaldaja: KAITSEMINISTEERIUM KÄSKKIRI 26. märts 2020 nr 47 Ametijuhendite kehtestamine (auditi- ja arendusosakond) Avaliku teenistuse seaduse § 52 lg 2 ning Vabariigi Valitsuse 27.04.2004 määruse nr 151 “Kaitseministeeriumi põhimäärus” § 18 p 8 alusel: 1. Kehtestan järgmised auditi- ja arendusosakonna ametikohtade ametijuhendid (lisatud): 1.1 infohaldusjuht; 1.2 arendusnõunik; 1.3 juhtiv siseaudiitor; 1.4 juhtimissüsteemi analüütik. 2. Tunnistan kehtetuks Kaitseministeeriumi kantsleri 21. juuli 2014. a käskkirja nr 38 „Ametijuhendite kehtestamine“. 3. Käskkiri teha teatavaks personaliosakonnale ja auditi- ja arendusosakonnale. (allkirjastatud digitaalselt) Kristjan Prikk Kantsler Helen Paliale Personaliosakond  KEHTESTATUD k antsleri käskkirjaga KAITSEMINISTEERIUM AUDITI- JA ARENDUSOSAKONNA INFOHALDUSJUH T AMETIJUHEND 1. ÜLDOSA 1.1 S truktuuriüksus Auditi- ja arendusosakond 1.2 A metinimetus Infohaldusjuht 1.3 Vahetu juht Auditi- ja arendusosakonna juhataja 1.4 Asendaja Auditi- ja arendusosakonna juhataja , arendusnõunik 1.5 Keda asendab Auditi- ja arendusosakonna juhataja, arendusnõunik 2. AMETIKOHA EESMÄRK Tagada ministeeriumi ja valitsemisala infohalduse vastavus osapoolte vajadustele. 3. AMETIKOHA TEENISTUSÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS Ülesanne Tulemus 3. 1 V alitsemisala infohalduse strateegia ja poliitika kujundamine, planeerimine, regulatsioonide väljatöötamine, elluviimise korraldamine, riskijuhtimine, järelevalve, tulemuste mõõtmine ja hindamine . valitsemisala infohaldus on suunistatud asjakohasel määral strateegiadokumentide, kehtestatud poliitika, suunistavate dokumentide jms abil ; valitsemisala asutustes on infohaldus korraldatud vastavalt suunistele; infohalduse strateegilised riskid on kaardistatud, hinnatud ja hallatud ; valitsemisala asutuste infohalduse üle toimub järelevalve ning on asjakohaselt reageeritud regulatsioonide rikkumistele, tegevuse ebaotstarbekusele ja ebapiisavale dokumenteerimisele; valitsemisala infohalduse kvaliteedile on kehtestatud mõõdikud ja sihttasemed, toimub regulaarne mõõtmine ja tulemuste hindamine. 3.2. IKT teenuste osutajate ja klientide vahendamine ja nõustamine teenustasemete lepete sõlmimise ja teenuste arendamise osas . valitsemisala IKT teenustel on kliendid, kes mõistavad ja täidavad oma rolli vajaduste sõnastamisel, arenduste prioriseerimisel, ressursside tagamisel ja muudes teenuse osutamist mõjutavates küsimustes ; infohalduse valdkonnas IKT teenuste arendusprojektide algatamine ja elluviimise koordineerimine 3. 3 . Ministeeriumi infohalduse korraldamine . ministeeriumi infohaldus (sh dokumendihaldus, andmehaldus, infoturve, sisuhaldus sise -ja välisveebides ) on vastutavate osapoolte vahel koordineeritud ja ellu viidud vastavalt valitsemisala infohalduse strateegiale ja poliitikatele ; ministeeriumi universaalsete infohalduskeskkondade (MS Sharepoint ja Atlassian Jira ja Confluence ) kliendi ja peakasutaja roll on täidetud, keskkonnad seadistatud vastavalt osapoolte vajadustele. 3.4 . Valitsemisala asutuste infohaldusjuhtide vahelise koostöö eestvedamine . t oimib valitsemisala asutuste infohaldusjuhtide vaheline koostöö ja kogemuste vahetamine. 3.5 Osalemine v aldkonnapõhi ses riigisise ses ja rahvusvaheli ses koostöö s . a sjakohasel määral toimub riigisisene ja rahvusvaheline koostöö infohalduse ja selle alamtegevuste osas . 3. 6 Ühekordsete, valdkonnaga seotud ülesannete täitmine. ü lesanded on täidetud õigeaegse lt nõutud mahus ja kvaliteediga . 4. VASTUTUS Infohaldusjuht vastutab: 4.1 käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete õigeaegse, täpse, õiguspärase, kohuse- ja vastutustundliku täitmise eest; 4.2 teenistusülesannete täitmiseks tema kasutusse usaldatud vara säästliku, otstarbeka ja heaperemeheliku kasutamise eest ning töösuhte lõppemisel tagastab selle rikkumata kujul; 4.3 enda koostatud, esitatud ja väljastatud dokumentide, eelnõude, projektide ja teabe õigsuse ja seaduslikkuse eest; 4.4 talle töö tõttu teatavaks saanud klassifitseeritud teabe , isikuandmete ja eriliigiliste isikuandmete ning muu juurdepääsupiirangutega teabe hoidmise eest; 4.5 ministeeriumi maine hoidmise eest enda vahendatavas teabes. 5. ÕIGUSED Infohaldusjuhil on õigus : 5.1 saada Kaitseministeeriumi osakondadelt ja valitsemisala asutustelt talle pandud ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente; 5.2 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest; 5.3 jätta kooskõlastamata õiguslikult- ja keeleliselt ebakorrektsed dokumendid ja taotleda nendesse muudatuste sisseviimist; 5.4 juurdepääsule tööks vajalikele elektroonilistele teabekanalitele ja andmebaasidele vastavalt valitsemisala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eeskirjale; 5.5 saada teavet asutuse ja enda arenguperspektiivide kohta; 5.6 teha ettepanekuid vahetule juhile töökorralduse osas; 5.7 osaleda kohtumistel ja nõupidamistel, mis on seotud teenistusülesannete täitmisega; 5.8 saada koolitust vastavalt Kaitseministeeriumi koolitus e korrale . 5.9 . esindada Kaitseministeeriumi talle pandud ülesannete ja pädevuse piirides kooskõlastatult osakonna juhatajaga; 5.10 . olla varustatud talle pandud ülesannete täitmiseks vajalike töövahendite ning tingimustega 6. HARIDUSELE, TÖÖKOGEMUSELE, TEADMISTELE JA OSKUSTELE KEHTESTATUD NÕUDED 6.1 H aridus 6.1.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud kvalifikatsioon, soovitavalt infoteaduste , IKT või muude reaalainete e rialal. 6.2 T öökogemus 6.2.1 Vähemalt 2 - aastane töökogemus IKT või info halduse valdkonnas . 6.2.2 Vähemalt 5 - aastane juhtimiskogemus (sh üksus, projektimeeskond või töögrupp). 6.3 valdkonnapõhised teadmised ja oskused 6.3.1 Riigi põhikorra, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku haldust reguleerivate õigusaktide tundmine. 6.3.2 Väga hea Kaitseministeeriumi tegevusvaldkonna, ministeeriumi valitsemisala ja neid reguleerivate õigusaktide ning kordade tundmine. 6.3.3 Väga head teadmised ametikoha valdkonnas NATO ja teiste rahvusvaheliste julgeoleku- ja kaitseorganisatsioonide tööpõhimõtetest ja eesmärkidest. 6.3. 4 Väga h ead infohalduse alased teadmised, sh andmehaldus, dokumendihaldus, infoturve, sisuhaldus sise - ja välisveebides . 6.3. 5 Väga head teadmised i nfosüsteemide ja andmebaaside arendusprotsessist ja meetoditest , kliendi rollist IKT teenuste arendusprojektides ja igapäevases teenuste tagamises . 6.4 K eelteoskus 6.4.1 Eesti keele oskus kõrgtasemel, (vähemalt C1 või sellele vastaval tasemel) * 6.4.2 Inglise keele mõistmise, rääkimise ja kirjutamise oskus vähemalt kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega (vähemalt B2 või sellele vastaval tasemel) ** 6.5 A rvutioskus 6.5.1 Ministeeriumi valitsemisalas kasutatavate büroorakenduste (tekstitöötlus, tabelarvutus jmt), e-posti tarkvara ja veebisirvimisprogrammide vilu nud kasutamis e oskus. 6.5.2 Infohaldusplatvormide MS Sharepoin t ja Atlassian tundmine peakasutaja tasemel. 6.5.3 Süsteemide v isualiseerimise oskus. 6.6 Ootused tööalasele käitumisele 6.6.1 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas analüüsi- ja sünteesivõime ning oskus argumenteerida kaalutletult ja süsteemselt. 6.6.2 Otsustusvõime ja vastutustunne, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma töökoha pädevuse piires ning võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest. 6.6.3 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning kasutada aega efektiivselt. 6.6.4 Avatus ja uuendusmeelsus, sealhulgas valmisolek ja paindlikkus reageerida muutustele ning leida uusi võimalusi eesmärgi poole liikumiseks , võime uuendusi esile kutsuda ja juhtida . 6.6.5 Koostöö- ja meeskonnatöö oskus, sealhulgas oma teadmiste jagamine kolleegidega ning lugupidav ja professionaalne suhtlemine. 6.6.6 Väärikus ja lojaalsus, sealhulgas riigi huvide eelistamine isiklikele huvidele ja ministeeriumi positiivse maine kujundamine. * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele C1 - mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust. Oskab end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata. Oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööoludes. Oskab luua selget, loogilist, üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid. * * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele B2 - m õistab keerukate abstraktsel või konkreetsel teemal tekstide ning erialase mõttevahetuse tuuma. Suudab spontaanselt ja ladusalt vestelda sama keele emakeelse kõnelejaga. Oskab paljudel teemadel luua selget, üksikasjalikku teksti ning selgitada oma vaatenurka, kaaluda kõnealuste seisukohtade tugevaid ja nõrku kül gi. Auditi- ja arendusosakonna juhataja kooskõlastus enely prei nimi Olen teadlik, et infohaldusjuhi ametikoht on riigikaitselise töökohustusega. Kinnitan, et olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. INFOHALDUSJUHT nimi (allkirjastatud digitaalselt) allkiri KEHTESTATUD k antsleri käskkirjaga KAITSEMINISTEERIUM AUDITI- JA ARENDUSOSAKONNA ARENDUSNÕUNIK AMETIJUHEND 1. ÜLDOSA 1.1 S truktuuriüksus Auditi- ja arendusosakond 1.2 A metinimetus Arendus nõunik 1.3 Vahetu juht Auditi- ja arendusosakonna juhataja 1.4 Asendaja Auditi- ja arendusosakonna juhataja , infohaldusjuht 1.5 Keda asendab Auditi- ja arendusosakonna juhataja, infohaldusjuht 2. AMETIKOHA EESMÄRK Tagada ministeeriumi ja valitsemisala juhtimis süsteemi haldamine ja areng ning juhtimissüsteemi alase konsultatsioon i kättesaadavus . 3. AMETIKOHA TEENISTUSÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS Ülesanne Tulemus 3. 1 Ministeeriumi juhtimissüsteemi (sh teenused, protsessid , struktuurid ja suunistavad dokumendid ) kirjeldamine ja haldamine, sh teenuse- ja protsessipõhise juhtimise korraldamine . m inisteeriumi juhtimissüsteem on kirjeldatud ; m inisteeriumi teenuse d ja protsessid on kaardistatud, neid juhitakse ja parendatakse eesmärgistatult ja süsteemselt ; ministeeriumi juhtimissüsteem (sh suunistavad dokumendid ) on teenistujatele kasutajasõbralikul viisil kättesaadavaks tehtud. 3.2. Valitsemisala juhtimissüsteemi kirjeldamise ja haldamise ning teenuse- ja protsessipõhise juhtimise koordineerimine. valitsemisala juhtimissüsteem on kirjeldatud; valitsemisala teenuse d ja protsessid on kaardistatud, neid juhitakse ja parendatakse eesmärgistatult ja süsteemselt ; valitsemisala asutuste juhtimissüsteemid (sh suunistavad dokumendid ) on teenistujatele kasutajasõbralikul viisil kättesaadavaks tehtud. 3. 3 . Ministeeriumi ja valitsemisala juhtimissüsteemi (p)arendusprojektide elluviimise korraldamine. Arvestades ministeeriumi ja valitsemisala juhtimissüsteemi analüüsi ning muude analüütiliste tööde tähelepanek uid, on (p)arendusvajadused prioriseeritud ning korraldatud olulisemate (p)arenduste elluviimine; juhtimissüsteemi arenduste info on teenistujatele kasutajasõbralikul viisil kättesaadavaks tehtud ning loodud on eeldused muudatuste rakendamiseks . 3.4 . Ministeeriumi ja valitsemisala asutuste juhtimisinfo haldamise korraldamine . juhtimisotsuseid tehakse tuginedes pädevatele faktidele, analüüsidele ja uuringutele; ministeeriumis ja valitsemisalas on k eskne teadmusbaas, kuhu otsustusprotsessi teenindamiseks kogutakse tehtud uuringute, auditite ja analüüside tulemused ning muu oluline juhtimisinfo . 3.5 Valitsemisalasisese arendusalase koostöö juhtimine. v alitsemisalas on toimiv arendusjuhtide ja kvaliteedijuhtide koostöövõrgustik, mille kaudu jagatakse parimaid praktikaid ning toimub eesmärgistatud arendusalane koostöö . 3. 6 . Riigiüleses ja rahvusvahelises arendusalase s koostöö s osalemine. valitsemisala vajadused on esindatud riigiüleses koostöös; riigiüleste ja rahvusvaheliste juhtimissüsteemi arendusprojektide info on valitsemisala asutustele edastatud ning valitsemisala seisukohad välistes asjakohastes arengukavades esindatud. 3. 7 Ministeeriumi ja valitsemisala juhtide nõustamine. ministeeriumi ja valitsemisala juhid saavad arendusnõunikult abi juhtimi se ja juhtimissüsteemi alaste küsimuste lahendamisel, nt juhtimisseminaride, sisekoolituste või üksikute konsultatsiooniprojektide vormis . 3. 8 Ühekordsete, osakonna tegevusega seotud ülesannete täitmine. ü lesanded on täidetud õigeaegse lt nõutud mahus ja kvaliteediga . 4. VASTUTUS Arendusnõunik vastutab: 4.1 käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete õigeaegse, täpse, õiguspärase, kohuse- ja vastutustundliku täitmise eest; 4.2 teenistusülesannete täitmiseks tema kasutusse usaldatud vara säästliku, otstarbeka ja heaperemeheliku kasutamise eest ning töösuhte lõppemisel tagastab selle rikkumata kujul; 4.3 enda koostatud, esitatud ja väljastatud dokumentide, eelnõude, projektide ja teabe õigsuse ja seaduslikkuse eest; 4.4 talle töö tõttu teatavaks saanud klassifitseeritud teabe , isikuandmete ja eriliigiliste isikuandmete ni ng muu juurdepääsupiirangutega teabe hoidmise eest; 4.5 ministeeriumi maine hoidmise eest enda vahendatavas teabes. 5. ÕIGUSED Arendusnõunikul on õigus : 5.1 saada Kaitseministeeriumi osakondadelt ja valitsemisala asutustelt talle pandud ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente; 5.2 keelduda ebaseaduslike korralduste täitmisest; 5.3 jätta kooskõlastamata õiguslikult- ja keeleliselt ebakorrektsed dokumendid ja taotleda nendesse muudatuste sisseviimist; 5.4 juurdepääsule tööks vajalikele elektroonilistele teabekanalitele ja andmebaasidele vastavalt valitsemisala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eeskirjale; 5.5 saada teavet asutuse ja enda arenguperspektiivide kohta; 5.6 teha ettepanekuid vahetule juhile töökorralduse osas; 5.7 osaleda kohtumistel ja nõupidamistel, mis on seotud teenistusülesannete täitmisega; 5.8 saada koolitust vastavalt Kaitseministeeriumi koolitus e korrale . 5.9 . esindada Kaitseministeeriumi talle pandud ülesannete ja pädevuse piirides kooskõlastatult osakonna juhatajaga; 5.10 . olla varustatud talle pandud ülesannete täitmiseks vajalike töövahendite ning tingimustega 6. HARIDUSELE, TÖÖKOGEMUSELE, TEADMISTELE JA OSKUSTELE KEHTESTATUD NÕUDED 6.1 Haridus 6.1.1 Magistrikraad või sellega võrdsustatud kvalifikatsioon, soovitavalt avaliku halduse, infohalduse , kvaliteedijuhtimise või organisatsiooni juhtimise erialal. 6.2 Töökogemus 6.2.1 Vähemalt 2 - aastane töökogemus juhtimisnõustamise , kvaliteedijuhtimise või infojuhtimise valdkonnas 6.2.2 Vähemalt 5 - aastane juhtimiskogemus (sh üksus, projektimeeskond või töögrupp). 6.3 valdkonnapõhised teadmised ja oskused 6.3.1 Riigi põhikorra, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku haldust reguleerivate õigusaktide tundmine. 6.3.2 Väga hea Kaitseministeeriumi tegevusvaldkonna, ministeeriumi valitsemisala ja neid reguleerivate õigusaktide ning kordade tundmine. 6.3.3 Väga head teadmised ametikoha valdkonnas NATO ja teiste rahvusvaheliste julgeoleku- ja kaitseorganisatsioonide tööpõhimõtetest ja eesmärkidest. 6.3.4 Väga head juhtimisalased teadmised, sh juhtimisprintsiipide, kvaliteedijuhtimise põhimõtete tundmine ja praktilise rakendamise oskus, oskus planeerida tööprotsessi ning juhtida inimesi. 6.3.5. Väga head teadmised teenuste ja protsesside kaardistamisest, analüüsist ja juhtimisest. 6.3.6 Üldised teadmised i nfosüsteemide ja andmebaaside arendusprotsessist ja meetoditest , kliendi rollist IKT teenuste arendusprojektides. 6.3.7 Laialdased teadmised erinevatest juhtimismeetoditest ja organisatsiooniteooriatest ning oskus hinnata nende sobivust ministeeriumi ja valitsemisala jaoks . 6.4 Keelteoskus 6.4.1 Eesti keele oskus kõrgtasemel, (vähemalt C1 või sellele vastaval tasemel) * 6.4.2 Inglise keele mõistmise, rääkimise ja kirjutamise oskus vähemalt kesktasemel ametialase sõnavara valdamisega (vähemalt B2 või sellele vastaval tasemel) ** 6.5 Arvutioskus 6.5.1 Ministeeriumi valitsemisalas kasutatavate büroorakenduste (tekstitöötlus, tabelarvutus jmt), e-posti tarkvara ja veebisirvimisprogrammide vilinud kasutamis e oskus. 6.5.2 Levinumate infohaldusplatvormide (nt MS Sharepoint , Atlassian ) tundmine vilunud kasutaja tasemel. 6.5.3 Visualiseerimise ja protsesside kaardistamise tarkvara kasutamise oskus. 6.6 Ootused tööalasele käitumisele 6.6.1 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas analüüsi- ja sünteesivõime ning oskus argumenteerida kaalutletult ja süsteemselt. 6.6.2 Otsustusvõime ja vastutustunne, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma töökoha pädevuse piires ning võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest. 6.6.3 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning kasutada aega efektiivselt. 6.6.4 Avatus ja uuendusmeelsus, sealhulgas valmisolek ja paindlikkus reageerida muutustele ning leida uusi võimalusi eesmärgi poole liikumiseks , võime uuendusi esile kutsuda ja juhtida . 6.6.5 Koostöö- ja meeskonnatöö oskus, sealhulgas oma teadmiste jagamine kolleegidega ning lugupidav ja professionaalne suhtlemine. 6.6.6 Väärikus ja lojaalsus, sealhulgas riigi huvide eelistamine isiklikele huvidele ja ministeeriumi positiivse maine kujundamine. * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele C1 - mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust. Oskab end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata. Oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööoludes. Oskab luua selget, loogilist, üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid. * * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele B2 - m õistab keerukate abstraktsel või konkreetsel teemal tekstide ning erialase mõttevahetuse tuuma. Suudab spontaanselt ja ladusalt vestelda sama keele emakeelse kõnelejaga. Oskab paljudel teemadel luua selget, üksikasjalikku teksti ning selgitada oma vaatenurka, kaaluda kõnealuste seisukohtade tugevaid ja nõrku kül gi. Auditi- ja arendusosakonna juhataja kooskõlastus enely prei nimi Olen teadlik, et arendusnõuniku ametikoht on riigikaitselise töökohustusega. Kinnitan, et olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. Arendusnõunik nimi (allkirjastatud digitaalselt) allkiri KEHTESTATUD kantsleri käskkirjaga KAITSEMINISTEERIUM AUDITI- JA ARENDUSOSAKONNA JUHTIV SISEAUDIITOR AMETIJUHEND ÜLDOSA 1.1 Struktuuriüksus Auditi- ja arendus osakond 1.2 Ametinimetus Juhtiv sise audiitor 1.3 Vahetu juht Auditi- ja arendus osakonna juhataja 1.4 Asendaja Auditi- ja arendusosakonna juhataja, juhtimissüsteemi analüütik 1.5 Keda asendab Auditi- ja arendusosakonna juhataja, juhtimissüsteemi analüütik AMETIKOHA EESMÄRK T agada ministeeriumi ja valitsemisala juhtkonnale kvaliteetne juhtimisinfo kindlustandvate ja nõuandvate tööde kaudu . AMETIKOHA TEENISTUSÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS Ülesanne tulemus 3. 1 Auditite läbiviimine Kaitseministeeriumi valitsemisalas . - auditid on läbi viidud tähtaegselt ja kooskõlas kehtivate regulatsioonide ning IIA sise auditi standarditega. 3.1.1. Auditite kavandamine. - olulisemad kriitilised kontrollivaldkonnad on selgitatud ning auditi ulatus määratud riskianalüüsi põhjal; - auditi kava ja programmid on koostatud. 3.1 .2. Auditi meeskonna juhtimine. a uditi meeskonnal on vajalikud juhised antud ja meeskond töötab ühise eesmärgi nimel. 3.1 .3 Auditi toimingute läbiviimine . - auditi toimingud on tehtud vastavalt auditi programmile tähtaegselt ja nõutud kvaliteediga; - auditi meeskonna vahel on ülesanded jaotatud ja meeskonna töö üle on järel e valvet teostatud; - osakonnajuhatajat on viivitamatult informeeritud takistustest ja puudustest auditi läbiviimisel. 3.1 .4 Auditi käigu korrektne dokumenteerimine . - auditi käigus saadud teave on dokumenteeritud; - auditi käigus saadud dokumendid ja koostatud tööpaberid sisalduvad tõendusmaterjalina auditi toimikus; - auditi toimik on süstematiseeritud ja korrastatud; toimik on peetud viisil, mis tagab auditi tõendusmaterjali kaitstuse ja kiire leitavuse . 3. 1 .5 Auditi lõpparuande koostamine . - aruanne kajastab kontrollitud ja objektiivset informatsiooni; - aruanne on loogiliselt üles ehitatud ja hästi loetav; - aruandes on esitatud auditeerimisel tehtud tähelepanekud, riskid ja ettepanekud ning need toetuvad auditi toimikus toodud tõendusmaterjalile; - aruande projekt on esitatud auditeeritavale tutvumiseks ja faktivigade parandamiseks; - aruanne on esitatud siseauditi juhile kinnitamiseks. 3.1.6. Järelkontrolli teostamine . - järelkontrolli tulemusena on koostatud ülevaade auditi lõpparuandes tehtud ettepanekute täitmise kohta; - järelkontrolli tulemuste kohta on koostatud ning juhtkonnale esitatud järelaudit või memo. 3.2. Ministeeriumi ja valitsemisala korruptsiooniennetuse alase tegevuse korraldamine ministeeriumil ja valitsemisalal on loodud ja ellu viidud korruptsiooniennetuse kava; ministeeriumil ja valitsemisala asutustel on olemas korruptsiooniennetuse alased regulatsioonid ning rakendatud on riikliku korruptsiooniennetuse strateegia meetmed. 3.3. Riskianalüüsi läbiviimisel osalemine. vastavalt juhtimissüsteemi analüütiku suunistele on antud sisend valitsemisala riskijuhtimisse; riskide alusel on auditi teemade ettepanekud esitatud osakonna tööplaani; tegevuste prioriteedid on määratletud. 3. 4 Ettepanekute tegemine siseauditi valdkonda reguleerivate protseduurireeglite, Kaitseministeeriumi ja ministeeriumi valitsemisala siseauditi organisatsiooni sise -eeskirja ja aasta tööplaani väljatöötamiseks. - muudatusettepanekud on osakonna juhatajale esitatud. 3. 5 Vahetu juhi ühekordsete, osakonna tegevusega seotud ülesannete täitmine. - ülesanded on täidetud õigeaegselt ning korrektselt. VASTUTUS Juhtiv siseaudiitor vastutab: 4.1 käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete ning ühekordsete ülesannete korrektse ja õigeaegse täitmise eest; 4. 2 käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete õigeaegse, täpse, õiguspärase, kohuse- ja vastutustundliku täitmise eest; 4. 3 teenistusülesannete täitmiseks tema kasutusse usaldatud vara säästliku, otstarbeka ja heaperemeheliku kasutamise eest ning töösuhte lõppemisel tagastab selle rikkumata kujul; 4. 4 enda koostatud, esitatud ja väljastatud dokumentide, eelnõude, projektide ja teabe õigsuse ja seaduslikkuse eest; 4. 5 talle töö tõttu teatavaks saanud klassifitseeritud teabe, isikuandmete ja eriliigiliste isikuandmete ning muu juurdepääsupiirangutega teabe hoidmise eest; 4. 6 ministeeriumi maine hoidmise eest enda vahendatavas teabes. 4. 7 enne siseaudiitori aruande kinnitamist auditi tulemuste mitte avalikustamise eest kolmandatele isikutele; 4. 8 auditite kavandamisel, auditi toimingute läbiviimisel, tähelepanekute ja järelduste tegemisel, soovituste andmisel ning tulemustest teavitamisel sõltumatuse ja objektiivsuse tagamise eest; 4. 9 tööülesannete täitmisel siseauditi töövaldkonda reguleerivates õigusaktides toodud tähtaegadest kinnipidamise eest; 5. ÕIGUSED Juhtival siseaudiitoril on õigus: 5.1 saada Kaitseministeeriumi osakondadelt ja valitsemisala asutustelt talle pandud ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente; 5.2 keelduda siseaudiitori sõltumatust kahjustavate ja ebaseaduslike korralduste täitmisest ; 5.3 jätta kooskõlastamata õiguslikult- ja keeleliselt ebakorrektsed dokumendid ja taotleda nendesse muudatuste sisseviimist; 5.4. juurdepääsule tööks vajalikele elektroonilistele teabekanalitele ja andmebaasidele vastavalt valitsemisala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eeskirjale; 5.5 saada teavet asutuse ja enda arenguperspektiivide kohta; 5.6 teha ettepanekuid vahetule juhile töökorralduse osas; 5.7 osaleda kohtumistel ja nõupidamistel, mis on seotud teenistusülesannete täitmisega; 5.8 saada koolitust vastavalt Kaitseministeeriumi koolituse korrale . 5.9. omada juurdepääsu kogu auditeeritavate dokumentatsioonile, andmebaasidele, seifidele ja riigisaladust sisaldavale infole; 5.10. viibida auditeeritava ruumides ja territooriumil; 5.11. esindada Kaitseministeeriumi talle pandud ülesannete ja pädevuse piirides kooskõlastatult osakonna juhatajaga; 5.12. taotleda osakonnajuhatajalt Kaitseministeeriumi teiste teenistujate ja ekspertide kaasamist kiireloomuliste ning eriteadmisi nõudvate ülesannete täitmiseks; 5.13. olla varustatud talle pandud ülesannete täitmiseks vajalike töövahendite ning tingimustega. 6. HARIDUSELE, TÖÖKOGEMUSELE, TEADMISTELE JA OSKUSTELE KEHTESTATUD NÕUDED 6.1 Haridus 6.1.1 M agistrikraad või sellega võrdsustatud kvalifikatsioon. 6.2 Töökogemus 6.2.1 Vähemalt 2- aasta töökogemus ametikoha tegevusvaldkonnas . 6.2.2 V ähemalt 5-aastane juhtimiskogemus (sh üksus, projektimeeskond või töögrupp) . 6.3 V ALDKONNAPÕHISED TEADMISED JA OSKUSED 6.3.1 R iigi põhikorra, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku haldust reguleerivate õigusaktide tundmine . 6.3.2 V äga hea Kaitseministeeriumi tegevusvaldkonna, ministeeriumi valitsemisala ja neid reguleerivate õigusaktide ning asjaajamiskorra tundmine . 6.3.3 Väga head teadmised ametikoha töövaldkonnas NATO ja teiste rahvusvaheliste julgeoleku- ja kaitseorganisatsioonide tööpõhimõtetest ja eesmärkidest. 6.3. 4 Väga head teadmised juurdepääsupiiranguga teabe kaitsest. 6.3. 5 Head juhtimisalased teadmised, sh juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise rakendamise oskus, oskus planeerida tööprotsessi ning juhtida inimesi. 6.3. 6 IIA siseauditi standardite, avaliku sektori üldstandardite ning auditeerimist reguleerivate õigusakti de hea tundmine; 6.3. 7 Head teadmised nõuetele vastavatest sisekontrolli (sh finantskontrolli) süsteemidest ning oskus näha kitsaskohti süsteemides, protsessides jm. 6.4 Keelteoskus 6.4.1 Eesti keele oskus kõrgtasemel, so C1 või sellele vastaval tasemel.* 6.4.2 Inglise keele oskus kesktasemel er i alase sõnavara valdamisega (vähemalt B2 või sellele vastaval tasemel) ** 6.5 ARVUTIOSKUS 6.5.1 Ministeeriumi valitsemisalas kasutatavate büroorakenduste (tekstitöötlus, tabelarvutus jmt), e-posti tarkvara ja veebisirvimisprogrammide kasutamisoskus. 6.5.2 Visualiseerimise ja protsesside kaardistamise tarkvara kasutamise oskus. 6.6 Ootused tööalasele käitumisele 6.6.1 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas analüüsi- ja sünteesivõime ning oskus argumenteerida kaalutletult ja süsteemselt. 6.6.2 Otsustusvõime ja vastutustunne, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires ning võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest. 6.6.3 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning kasutada aega efektiivselt. 6.6.4 Avatus ja uuendusmeelsus, sealhulgas valmisolek ja paindlikkus reageerida muutustele ning leida uusi võimalusi eesmärgi poole liikumiseks. 6.6.5 Koostöö- ja meeskonnatöö oskus, sealhulgas oma teadmiste jagamine kolleegidega ning lugupidav ja professionaalne suhtlemine. 6.6.6 Väärikus ja lojaalsus, sealhulgas riigi huvide eelistamine isiklikele huvidele ja ministeeriumi positiivse maine kujundamine. * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele C1 - mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust. Oskab end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata. Oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööoludes. Oskab luua selget, loogilist, üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid. ** Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele B2 - mõistab keerukate abstraktsel või konkreetsel teemal tekstide ning erialase mõttevahetuse tuuma. Suudab spontaanselt ja ladusalt vestelda sama keele emakeelse kõnelejaga. Oskab paljudel teemadel luua selget, üksikasjalikku teksti ning selgitada oma vaatenurka, kaaluda kõnealuste seisukohtade tugevaid ja nõrku külgi. Auditi- ja arendusosakonna juhataja kooskõlastus enely prei nimi Olen teadlik, et juhtiva siseaudiitori ametikoht on riigikaitselise töökohustusega. Kinnitan, et olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. JUHTIV SISEAUDIITOR nimi (allkirjastatud digitaalselt) allkiri KEHTESTATUD kantsleri käskkirjaga KAITSEMINISTEERIUM AUDITI- JA ARENDUSOSAKONNA JUHTIMISSÜSTEEMI ANALÜÜTIK AMETIJUHEND ÜLDOSA 1.1 Struktuuriüksus Auditi- ja arendus osakond 1.2 Ametinimetus Juhtimissüsteemi analüütik 1.3 Vahetu juht Auditi- ja arendus osakonna juhataja 1.4 Asendaja Auditi- ja arendusosakonna juhataja, juhtiv siseaudiitor 1.5 Keda asendab Auditi- ja arendusosakonna juhataja, juhtiv siseaudiitor AMETIKOHA EESMÄRK T agada ministeeriumi ja valitsemisala juhtkonnale kvaliteetne juhtimisinfo riskijuhtimise , juhtimissüsteemi analüüsi ja audiitortegevuse kaudu . AMETIKOHA TEENISTUSÜLESANDED JA SOOVITUD TULEMUS Ülesanne tulemus 3.1 Ministeeriumi ja valitsemisala juhtimissüsteemi ja valitsemise ning töökorralduse analüüsimine. l äbi on viidud valitsemisala asutuste juhtimis- ja kontrollisüsteemide regulaarsed hindamised ja esitatud arvamus selle kohta ministrile iga aasta 1. juuniks; m inisteeriumi juhtkonnale on esitatud õigeaegsed ja asjakohased ettepanekud organisatsiooni töökorralduse ja juhtimispraktika parandamiseks; läbi on viidud juhtimisanalüüsid ja enesehindamised, mille alusel püstitatakse organisatsiooni arenduseesmärgid. 3.2. Ministeeriumi ja valitsemisala siseauditi funktsiooni korraldamine. ministeeriumi ja valitsemisala siseauditi kutsetegevus vastab ministri, kantsleri ja valitsemisala asutuste juhtide vajadustele; siseauditi funktsiooni reguleerivad dokumendid on kehtestatud ja vajadusel uuendatud; ministeeriumis ja valitsemisala siseauditi kutsetegevus vastab kehtivatele regulatsioonidele; soovituste rakendamise seire on tagatud; siseauditi aruanne on esitatud iga aasta 1. märtsiks; v astavalt vajadusele ja võimalustele on tellitud väliseid auditeid. 3.3 Ministeeriumi ja valitsemisala riskijuhtimise korraldamine. riskijuhtimist reguleerivad dokumendid on kehtestatud ja vajadusel uuendatud; loodud on riskide seiramise süsteem ja riskiregister ning tagatud selle ajakohasus; m inisteeriumis ja valitsemisalas toimuvad regulaarsed riskihindamised ; riskihindamisest saadud sisendit võetakse arvesse pika- ja lühiajalises planeerimises ning juhtimisotsuste langetamisel; j ääkriskide leevendamise tegevuskava on koostatud ja ellu viidud ; iga aasta 31. juuliks on esitatud riskihindamise koondaruanne ministrile. 3. 4. Vahetu juhi ühekordsete, osakonna tegevusega seotud ülesannete täitmine. - ülesanded on täidetud õigeaegselt ning korrektselt. VASTUTUS Juhtimissüsteemi analüütik vastutab : 4.1 käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete ning ühekordsete ülesannete korrektse ja õigeaegse täitmise eest; 4. 2 käesolevast ametijuhendist tulenevate teenistusülesannete õigeaegse, täpse, õiguspärase, kohuse- ja vastutustundliku täitmise eest; 4. 3 teenistusülesannete täitmiseks tema kasutusse usaldatud vara säästliku, otstarbeka ja heaperemeheliku kasutamise eest ning töösuhte lõppemisel tagastab selle rikkumata kujul; 4. 4 enda koostatud, esitatud ja väljastatud dokumentide, eelnõude, projektide ja teabe õigsuse ja seaduslikkuse eest; 4. 5 talle töö tõttu teatavaks saanud klassifitseeritud teabe, isikuandmete ja eriliigiliste isikuandmete ning muu juurdepääsupiirangutega teabe hoidmise eest; 4. 6 ministeeriumi maine hoidmise eest enda vahendatavas teabes. 4. 7 enne siseaudiitori aruande kinnitamist auditi tulemuste mitte avalikustamise eest kolmandatele isikutele; 4. 8 auditite kavandamisel, auditi toimingute läbiviimisel, tähelepanekute ja järelduste tegemisel, soovituste andmisel ning tulemustest teavitamisel sõltumatuse ja objektiivsuse tagamise eest; 4. 9 tööülesannete täitmisel siseauditi töövaldkonda reguleerivates õigusaktides toodud tähtaegadest kinnipidamise eest; 5. ÕIGUSED Juhtimissüsteemi analüütikul on õigus: 5.1 saada Kaitseministeeriumi osakondadelt ja valitsemisala asutustelt talle pandud ülesannete täitmiseks vajalikku informatsiooni ja dokumente; 5.2 keelduda siseaudiitori sõltumatust kahjustavate ja ebaseaduslike korralduste täitmisest ; 5.3 jätta kooskõlastamata õiguslikult- ja keeleliselt ebakorrektsed dokumendid ja taotleda nendesse muudatuste sisseviimist; 5.4. juurdepääsule tööks vajalikele elektroonilistele teabekanalitele ja andmebaasidele vastavalt valitsemisala info- ja kommunikatsioonitehnoloogia eeskirjale; 5.5 saada teavet asutuse ja enda arenguperspektiivide kohta; 5.6 teha ettepanekuid vahetule juhile töökorralduse osas; 5.7 osaleda kohtumistel ja nõupidamistel, mis on seotud teenistusülesannete täitmisega; 5.8 saada koolitust vastavalt Kaitseministeeriumi koolituse korrale ; 5.9. omada juurdepääsu kogu auditeeritavate dokumentatsioonile, andmebaasidele, seifidele ja riigisaladust sisaldavale infole; 5.10. viibida auditeeritava ruumides ja territooriumil; 5.11. esindada Kaitseministeeriumi talle pandud ülesannete ja pädevuse piirides kooskõlastatult osakonna juhatajaga; 5.12. taotleda osakonnajuhatajalt Kaitseministeeriumi teiste teenistujate ja ekspertide kaasamist kiireloomuliste ning eriteadmisi nõudvate ülesannete täitmiseks; 5.13. olla varustatud talle pandud ülesannete täitmiseks vajalike töövahendite ning tingimustega. 6. HARIDUSELE, TÖÖKOGEMUSELE, TEADMISTELE JA OSKUSTELE KEHTESTATUD NÕUDED 6.1 Haridus 6.1.1 M agistrikraad või sellega võrdsustatud kvalifikatsioon. 6.2 Töökogemus 6.2.1 Vähemalt 5 - aasta ne töökogemus ametikoha tegevusvaldkonnas . 6.2.2 V ähemalt 5-aastane juhtimiskogemus (sh üksus, projektimeeskond või töögrupp) . 6.3 V ALDKONNAPÕHISED TEADMISED JA OSKUSED 6.3.1 R iigi põhikorra, avaliku halduse organisatsiooni ja avalikku haldust reguleerivate õigusaktide tundmine . 6.3.2 V äga hea Kaitseministeeriumi tegevusvaldkonna, ministeeriumi valitsemisala ja neid reguleerivate õigusaktide ning kordade tundmine . 6.3.3 H ead teadmised ametikoha töövaldkonnas NATO ja teiste rahvusvaheliste julgeoleku- ja kaitseorganisatsioonide tööpõhimõtetest ja eesmärkidest. 6.3. 4 Väga head teadmised juurdepääsupiiranguga teabe kaitsest. 6.3. 5 Head juhtimisalased teadmised, sh juhtimisprintsiipide tundmine ja praktilise rakendamise oskus, oskus planeerida tööprotsessi ning juhtida inimesi. 6.3. 6 IIA siseauditi standardite, avaliku sektori üldstandardite ning auditeerimist reguleerivate õigusakti de hea tundmine . 6.3. 7 Head teadmised nõuetele vastavatest sisekontrolli (sh finantskontrolli) süsteemidest ning oskus näha kitsaskohti süsteemides, protsessides jm. 6.3.8 Väga head teadmised riskijuhtimisest, rahvusvaheliselt tunnustatud riskijuhtimise raamistike ja mudelite tundmine ning rakendamise oskus. 6.3.9 Teadmised protsessi - ja teenusepõhisest juhtimisest ning kvaliteedijuhtimisest. 6.4 Keelteoskus 6.4.1 Eesti keele oskus kõrgtasemel, so C1 või sellele vastaval tasemel.* 6.4.2 Inglise keele oskus kesktasemel er i alase sõnavara valdamisega (vähemalt B2 või sellele vastaval tasemel) ** 6.5 ARVUTIOSKUS 6.5.1 Ministeeriumi valitsemisalas kasutatavate büroorakenduste (tekstitöötlus, tabelarvutus jmt), e-posti tarkvara ja veebisirvimisprogrammide kasutamis e oskus. 6.5.2 Visualiseerimise ja protsesside kaardistamise tarkvara kasutamise oskus. 6.6 Ootused tööalasele käitumisele 6.6.1 Intellektuaalne võimekus, sealhulgas analüüsi- ja sünteesivõime ning oskus argumenteerida kaalutletult ja süsteemselt. 6.6.2 Otsustusvõime ja vastutustunne, sealhulgas suutlikkus võtta iseseisvalt vastu otsuseid oma ametikoha pädevuse piires ning võime näha ette otsuste tagajärgi ja vastutada nende eest. 6.6.3 Võime stabiilselt ja tulemuslikult töötada ka pingeolukorras ning kasutada aega efektiivselt. 6.6.4 Avatus ja uuendusmeelsus, sealhulgas valmisolek ja paindlikkus reageerida muutustele ning leida uusi võimalusi eesmärgi poole liikumiseks , võime uuendusi esile kutsuda ja juhtida . 6.6.5 Koostöö- ja meeskonnatöö oskus, sealhulgas oma teadmiste jagamine kolleegidega ning lugupidav ja professionaalne suhtlemine. 6.6.6 Väärikus ja lojaalsus, sealhulgas riigi huvide eelistamine isiklikele huvidele ja ministeeriumi positiivse maine kujundamine . * Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele C1 - mõistab pikki ja keerukaid tekste, tabab ka varjatud tähendust. Oskab end spontaanselt ja ladusalt mõistetavaks teha, väljendeid eriti otsimata. Oskab kasutada keelt paindlikult ja tulemuslikult nii avalikes, õpi- kui ka tööoludes. Oskab luua selget, loogilist, üksikasjalikku teksti keerukatel teemadel, kasutades sidusvahendeid ja sidusust loovaid võtteid. ** Vastavalt keeleseaduse § 23-le ning selle alusel kehtestatud keeleoskustaseme kirjeldusele B2 - mõistab keerukate abstraktsel või konkreetsel teemal tekstide ning erialase mõttevahetuse tuuma. Suudab spontaanselt ja ladusalt vestelda sama keele emakeelse kõnelejaga. Oskab paljudel teemadel luua selget, üksikasjalikku teksti ning selgitada oma vaatenurka, kaaluda kõnealuste seisukohtade tugevaid ja nõrku külgi. Auditi- ja arendusosakonna juhataja kooskõlastus enely prei nimi Olen teadlik, et juhtimissüsteemi analüütiku ametikoht on riigikaitselise töökohustusega. Kinnitan, et olen tutvunud ametijuhendiga ja kohustun seda täitma. juhtimissüsteemi analüütik nimi (allkirjastatud digitaalselt) allkiri