KÄSKKIRI
16.11.2023 nr 169
Dokumendihalduskorra kinnitamine
Vabariigi Valitsuse seaduse § 49 lõike 1 punkt 10 alusel ja kooskõlas avaliku teabe seaduse §
10 lõikega 2 ning § 12 ja Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017. a määruse nr 88 „Teenuste
korraldamise ja teabehalduse alused” § 17 lõikega 3:
1. Kinnitan dokumendihalduskorra.
2. Tunnistan kehtetuks rahandusministri 12. märtsi 2015. a käskkirja nr 35 „Töökorra
„Asjaajamine“ kinnitamine ja rahandusministri 7. oktoobri 2013. a käskkirja nr 132 “Töökorra
„Asjaajamine“ kinnitamine“ kehtetuks tunnistamine“.
(allkirjastatud digitaalselt)
Mart Võrklaev
rahandusminister
Lisa: Dokumendihalduskord
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
DOKUMENDIRINGLUS
1. Protsessijoonis
Rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169 kinnitatud
dokumendihalduskorra
lisa 1
Elektroonilised Paberil post
kanalid
Korrastamine ja kirjeldamine (sh
Sissetulev dokument Elektroonilised Paberil post üleandmise akti koostamine ja
kanalid üleandmine arhiivihoidlasse)
Vastutaja – RTK DHO, struktuuriüksus
(lisa 6 p 2)
Dokumendi vastuvõtmine ja registreerimine
Registreerimine ja väljasaatmine
Vastutaja – vastuvõtmisel kõik teenistujad,
Vastutaja - registreeritakse automaatselt
registreerimisel RTK DHO (lisa 1 p 2)
digiallkirjastamisel, paberdokumendi
registreerib RTK DHO, väljasaatmine – Säilitamine ja
RTK DHO (lisa 1 p 8, p 9) juurdepääsu tagamine
Edastamine Vastutaja – RTK DHO
struktuuriüksuse (lisa 6 p 3)
juhile Vastutaja – RTK Allkirjastamine Vastutaja – täitja ja
DHO (lisa 1 p 3) allkirjastaja (lisa 1 p 8, lisa 3)
Hävitamine Arhivaalide
Kooskõlastamine Vastutaja – täitja ja Vastutaja- RTK üleandmine
Edastamine täitjale Vastutaja – RTK DHO, kooskõlastaja (lisa 1 p 7)
struktuuriüksuse juht (lisa 1 p 3) DHO (lisa 6 p 5) Rahvusarhiivi
Vastutaja – RTK
DHO (lisa 6 p 5)
Dokumendi lahendamine Dokumendi koostamine, vormistamine
Vastutaja - täitja (lisa 1 p 3, p 4) Vastutaja – täitja (lisa 1 p 4, p 5, p 6)
Ei vaja
lahendamist Vastamine
Väljaminev dokument
Lahendamine
muul viisil
Rahandusministeerium 1 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
2. Saabuvate dokumentide vastuvõtmine ja registreerimine
2.1. Saabunud dokument registreeritakse DHSis viivitamata, kuid hiljemalt selle saabumise
päevale järgneval tööpäeval.
2.2. Ministeeriumisse posti teel või üldisele
[email protected] aadressile saabunud dokumendi
registreerib DHSis RTK DHO dokumendihalduse spetsialist (edaspidi RTK
dokumendihalduse spetsialist). Dokumendi, mida ei registreerita DHSis, edastab RTK
dokumendihalduse spetsialist vastavalt sisule teemaga tegelevale teenistujale.
2.3. Ministeeriumi üldisele e-posti aadressile saabunud ja sealt saadetud kirju säilitatakse üks
aasta nende saamisest või saatmisest.
2.4. Iga teenistuja tagab oma tööalasele e-posti aadressile saabunud e-kirja registreerimise selle
sisust tulenevalt. Registreerimisele kuuluvad teabenõue, märgukiri, selgitustaotlus, kaebus,
samuti e-kirjad, mis näiteks sisaldavad konkreetse asja menetluses tähtsat fakti või asjaolu.
E-kirja edastab teenistuja registreerimiseks ministeeriumi üldisele e-posti aadressile (lisades
võimaluse korral selgitava teksti e-kirja registreerimise kohta: kellele suunata peale
registreerimist, kas tegemist on varem registreeritud dokumendi vastusega/järjega, kas
saadetud e-kirjas olev teave on avalik või juurdepääsupiiranguga) või registreerib selle ise.
2.5. Isiklikult üle antud paberdokumendi, mis tuleb registreerida DHSis, toob teenistuja DHTsse
viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval tööpäeval.
2.6. Korduvalt saabunud ja juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita. Näiteks kui e-
posti teel saabunud dokumendile saadetakse lisaks allkirjaga dokument, tehakse vastav
märge DHSis ning dokument lisatakse DHSis taustainfofailide juurde.
2.7. Kõik paberil saabunud postisaadetised avab RTK dokumendihalduse spetsialist, välja
arvatud kirjad märkega „ISIKLIK”. Need edastatakse ilma registreerimata adressaadile.
Kirjad märkega „ISIKLIK“, mis tuleb registreerida DHSis, edastab teenistuja ühisosakonna
dokumendihaldustalitusele viivitamata, kuid hiljemalt vastuvõtmise päevale järgneval
tööpäeval.
2.8. Dokumendi registreerimisel kontrollib RTK dokumendihalduse spetsialist saabunud
dokumendi adressaadi õigsust, loetletud lisade olemasolu ja digiallkirja puhul selle
kehtivust. Puuduste esinemise korral võetakse ühendust dokumendi saatjaga.
2.9. Dokument loetakse registreerituks, kui sellele on antud viit (sarja tähis ja
registreerimisnumber) ja selle kohta on DHSi kantud identifitseerimist võimaldavad
Rahandusministeerium 2 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
andmed. Ühel teemal peetav kirjavahetus registreeritakse asjaajamisperioodi piires ühe
numbri (viida) all.
2.10. Ministeeriumile saadetud paberdokumendile lisatakse registreerimistempel, millele
kantakse saabumise kuupäev ja number (viit). Kui dokument sisaldab juurdepääsupiiranguga
teavet, lisatakse dokumendile ka asutusesiseseks kasutamiseks templi märgis, millele
kantakse juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg ja alus.
2.11. Paberdokument koos lisadega digiteeritakse registreerimise käigus ja suunatakse seejärel
DHSis menetlusse. Digiteerija kontrollib originaali ja digiteeritud dokumendi vastavust, et
dokumendi kõik lehed on digiteeritud ning kogu tekst loetav ja arusaadav. Digiteeritud
paberdokument lisatakse toimikusse. Kui paberdokumendi digiteerija on struktuuriüksuse
teenistuja, edastab ta originaalpaberdokumendi DHTsse.
2.12. Saabunud paberdokumenti ei digiteerita, kui dokument ei ole digiteeritult loetav või seda
pole mahu tõttu otstarbekas digiteerida. Sellisel juhul skaneeritakse dokument osaliselt (nt
esileht, ainult põhidokument vm) ning dokumendi registreerimisel lisatakse DHSi
sellekohane info ning paberdokument edastatakse struktuuriüksusesse.
2.13. Kui originaalpaberdokument on struktuuriüksuses, tagab selle korrektse hoidmise kuni
ministeeriumi dokumendihoidlasse üleandmiseni selle loomise/saamise eest vastutav
teenistuja või teenistuja, kellele see ülesandeks on tehtud. Paberdokumente hoitakse
registraatorites/kiirköitjates, mille seljale märgitakse:
2.13.1 osakonna nimi või tähis (vajaduse korral);
2.13.2 sarja tähis;
2.13.3 sarja nimetus;
2.13.4 toimiku piirdaatumid;
2.13.5 säilitustähtaeg;
2.13.6 juurdepääsupiiranguga dokumendisarja puhul tehakse toimiku seljale märge
„Asutusesiseseks kasutamiseks (AK)“.
2.14. DHSis registreeritakse:
2.14.1 ministeeriumi koostatud õigusaktide eelnõud ja õigusaktid;
2.14.2 ministeeriumis koostatud haldusaktid;
2.14.3 lepingud;
2.14.4 saabunud ja väljasaadetavad dokumendid (kirjad, ministeeriumi tegevuses olulist
tähtsust omavad e-kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, pöördumised,
teabenõuded jm);
2.14.5 otsused, sh riigihangete vaidlustuskomisjoni otsused;
2.14.6 volikirjad;
2.14.7 protokollid;
Rahandusministeerium 3 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
2.14.8 aktid;
2.14.9 aruanded;
2.14.10 majasisesed dokumendid (näiteks avaldus, plaaniväline riigihanke taotlus, memo).
2.15. DHSis ei registreerita:
2.15.1 kutseid üritustele, mis ei ole otseselt seotud ministeeriumi tööga (näiteks kutsed
esitlusele, koolitusele, seminarile, konverentsile jms);
2.15.2 saabunud õnnitluskaarte;
2.15.3 reklaamtrükiseid;
2.15.4 perioodilisi trükiseid;
2.15.5 kirju märkega „ISIKLIK”, välja arvatud punktis 1.6 kirjeldatud juhul;
2.15.6 anonüümkirju (isikut ei ole võimalik kindlaks teha ja puuduvad isiku sideandmed);
2.15.7 eelnõude infosüsteemis (EIS) edastatud ministeeriumi õigusakti eelnõud
puudutavaid kooskõlastuskirju;
2.15.8 dokumente, mis registreeritakse teistes infosüsteemides;
2.15.9 kirju, millel on rämpsposti tunnused (imelik meiliaadress, kahtlane pealkiri,
ebakorrektne keelekasutus jne);
2.15.10 ebatsensuurseid pöördumisi, mis ei puuduta ministeeriumi tegevusvaldkondi ega
eelda ilmselgelt vastust;
2.15.11 erakonna tegevust puudutavat kirjavahetust;
2.15.12 ministeeriumi teenistujate ja osakondade omavahelist kirjavahetust;
2.15.13 teabenõudeid, kui need on esitatud suuliselt või elektrooniliselt ja täidetakse
kättesaamise päeval;
2.15.14 meediapäringuid.
3. Dokumendi edastamine täitjale, vastamistähtaeg ja vastamise tähtpäeva järgimine
3.1. RTK dokumendihalduse spetsialist annab tööülesande pärast saabunud dokumendi DHSis
registreerimist dokumendi sisust tulenevalt:
3.1.1 täitmiseks valdkonna eest vastutavale struktuuriüksuse juhile, kes määrab vastutava
täitja (vajaduse korral kaastäitja(d), keda dokument puudutab, ja vajalikud juhised)
või kokkuleppest lähtuvalt pädevale teenistujale (nt edastatakse saabunud teabenõue
otse selle teemaga tegelevale teenistujale) või
3.1.2 teadmiseks valdkonnaga tegeleva(te)le teenistuja(te)le.
3.2. DHSis tööülesannet andes tuleb arvestada dokumendis antud vastamistähtajaga. Dokument
edastatakse DHSis peatäitjale viivitamata.
3.3. Tööülesande tähtaegse täitmise eest vastutab teenistuja, kellele see lahendamiseks on
suunatud.
Rahandusministeerium 4 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
3.4. Tööülesande täitmisel mitme teenistuja poolt, määratakse täitja, kes koordineerib asja
lahendamist ja vastutab tööülesande tähtaegse täitmise eest. Kaastäitjad kannavad vastutust
tööülesande tähtaegse ja korrektse täitmise eest.
3.5. Kui teenistuja, kellele on tööülesanne lahendamiseks suunatud, ei tegele selle valdkonnaga
pöördub ta viivitamata RTK dokumendihalduse spetsialisti poole, kes dokumendi
registreeris või edastab ise dokumendi asjassepuutuvale struktuuriüksuse juhile või
teenistujale.
3.6. Dokumendile vastatakse esimesel võimalusel või saatja või õigusaktis määratud tähtajal,
kuid hiljemalt 30 kalendripäeva jooksul registreerimisest. Täpsem info õigusaktides
sätestatud menetlustähtaegadest on leitav siseveebist.
3.7. Dokumendile vastamise tähtaega võib põhjendatud juhul pikendada õigusaktis ette nähtud
korras. Asja lahendamise eest vastutav teenistuja on kohustatud tähtaja pikendamisest
kirjalikult teavitama dokumendi saatjat esialgse vastamistähtaja jooksul ja lisama teavituse
DHSi vastava dokumendi juurde.
3.8. Saabunud vastusdokumendi, millele ei ole vaja vastata, edastab RTK dokumendihalduse
spetsialist pärast registreerimist otse asjaga tegelevale teenistujale, kes vajaduse korral
edastab selle asjassepuutuvatele teenistujatele.
3.9. Kui saabunud dokumendile vastamine ei kuulu ministeeriumi pädevusse, tuleb dokument
edastada viivitamata, kuid hiljemalt viie tööpäeva jooksul registreerimisest vastamiseks
pädevale asutusele ning teavitada edastamisest ka dokumendi saatjat. Dokumendi edastamist
ja teavitamist korraldab RTK dokumendihalduse spetsialist.
3.10. Menetlus on lahendatud, kui dokumendist tulenevad toimingud on tehtud ja asjaosalistele on
sellest teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud. Kui lahendamiseks ei ole õigusaktist
tulenevalt vaja koostada eraldi dokumenti (nt lahendati küsimus kohtumisel või telefoni
teel), teeb vastutav täitja täitmismärke DHSis. Märge peab sisaldama infot selle kohta kes,
millal ja kuidas asja lahendas.
3.11. Struktuuriüksuse asjaajamist toetav teenistuja kontrollib vajaduse korral teenindatava
valdkonna dokumentide tähtaegset täitmist ja edastab asjakohase info juhile.
4. Dokumendi koostamine
4.1. Ministeeriumis on kasutusel üld- ja kirjaplank, mis on kujundatud vastavalt valitsusasutuste
visuaalse identiteedi stiilijuhisele.
Rahandusministeerium 5 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
4.2. Plankide põhjal on vormistatud dokumendimallid, mis on teenistujatele kättesaadavad
DHSis ja siseveebis.
4.3. Dokumendiplankidele vormistatakse üldjuhul:
4.3.1 kirjad;
4.3.2 haldusmenetluse käiku kajastavad protokollid, mille tagajärjel antakse välja
haldusakt või tehakse haldustoiming;
4.3.3 õigusaktid;
4.3.4 protokollid;
4.3.5 dokumendid, millele ei ole õigusaktidega ette nähtud muud vormi.
4.4. Dokumendi koostamise ja selle menetlemise eest vastutab teenistuja, kelle pädevusse see
kuulub või kellele see on ülesandeks tehtud. Teenistuja koostab dokumendi elektroonilisele
dokumendimallile.
4.5. Iga teenistuja, kes oma töös koostab dokumente, salvestab need DHSis dokumentide
liigitusskeemi järgi toimikusse. Kirjavahetuse puhul paigutatakse samasse toimikusse
algatuskiri koos vastuskirjaga.
4.6. Ministeeriumi teenindatavad valitsuskomisjonid ja ministri või kantsleri moodustatud
töörühmad kasutavad ministeeriumis loodud dokumendimalle, mis on kättesaadavad DHSist
ja siseveebist, kui õigusaktis ei ole sätestatud teisiti. Töörühma tööd puudutavad
dokumendid (kirjavahetus, memod, protokollid jms) registreeritakse DHSis töörühma
omanimelises toimikus.
4.7. Dokumendifaili pealkiri peab olema lihtne, lühike ja arusaadav. Failide pealkirjad ei tohi
sisaldada füüsilise isiku nime ega muud tundlikku infot, täpitähti ega sümboleid (v.a
alakriips).
4.8. Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne, üheselt arusaadav ja
võimalikult lühike. Üldjuhul käsitleb dokument ühte teemat.
4.9. Ministeeriumi asjaajamise keel on eesti keel ja dokumendid koostatakse eesti keeles, välja
arvatud välissuhtlusega seotud kirjavahetus.
4.10. Võõrkeelsetele kirjadele vastatakse üldjuhul eesti keeles. Võõrkeelsele dokumendile võib
vastata mõlemale poolele arusaadavas võõrkeeles.
4.11. Dokumentide vormistamisel kasutatakse püstkirjas Times New Roman kirjastiili
tähesuurusega 12.
Rahandusministeerium 6 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
5. Ministeeriumis koostatavad dokumendid
5.1. Vabariigi Valitsusele esitatavad dokumendid:
5.1.1 Vabariigi Valitsusele esitatakse lisaks õigusakti eelnõule memorandum, aruanne,
seisukoht jne. Seaduseelnõu peab vastama hea õigusloome ja normitehnika eeskirjas
(HÕNTE) sätestatud nõuetele;
5.1.2 Vabariigi Valitsuse määruse eelnõu peab vastama Vabariigi Valitsuse seaduse
(VVS) §-des 26–29, haldusmenetluse seaduse (HMS) §-des 88–94 ning HÕNTE §-
des 51–65 sätestatud nõuetele;
5.1.3 Vabariigi Valituse korralduse eelnõu peab vastama VVS §-des 26 ja 30 sätestatud
nõuetele ning HMSis sätestatud vorminõuetele;
5.1.4 Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele esitatav memorandum koostatakse
Riigikantselei loodud vormi kohaselt.
5.2. Ministri määrus:
5.2.1 minister annab määrusi seaduse alusel. Ministri määruse eelnõu peab vastama VVS
§-s 51, HMS §-des 88–94 ning HÕNTE §-des 51–65 väljatoodud nõuetele.
5.3. Käskkiri
5.3.1 minister annab käskkirju VVS § 49 ja ministeeriumi põhimääruses ette nähtud
pädevuse piires ministeeriumi juhtimisel ja ministeeriumi valitsemisalas olevate
valitsusasutuste ning ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse
korraldamiseks. Ministri käskkiri peab vastama VVS §-des 50 ja 52 sätestatud
nõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMS tähenduses, peab käskkiri vastama ka
HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele;
5.3.2 kantsler annab käskkirju VVS § 53 ja ministeeriumi põhimääruses ette nähtud
pädevuse piires ministeeriumi valitsemisalas olevate valitsusasutuste ja
ministeeriumi hallatavate riigiasutuste tegevuse koordineerimiseks ning
korraldamiseks. Kantsleri käskkiri peab vastama VVS § 54 sätestatud nõuetele ja
HMSis sätestatud vorminõuetele. Kui tegemist on haldusaktiga HMS tähenduses,
peab käskkiri vastama ka HMS §-des 51–59 sätestatud nõuetele.
5.4. Ametikiri ja e-kiri:
5.4.1 ametikiri on dokument, mida kasutatakse info edastamiseks, probleemidest
teavitamiseks, lahenduste väljapakkumiseks jne. Kirjad jagunevad algatus- ja
vastuskirjadeks. Algatuskiri on kiri, mis koostatakse küsimuses esimest korda.
Vastuskiri on algatuskirjale koostatud vastus;
5.4.2 e-kiri on ametikirja eriliik, mis koostatakse elektronposti süsteemis. Ministeeriumi
teenistujate nimelised e-posti aadressid on ministeeriumi ametlikud e-posti
aadressid. E-kirjaga võib edastada informatsioonilise iseloomuga teateid, mille
edastamisega teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi ja mis ei sisalda otsuseid ega
õigusalaseid selgitusi, kui teenistujale ei ole antud otsustusõigust. Olenevalt sisust
Rahandusministeerium 7 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
võib e-kiri olla dokument. E-kirjade väärtust hinnatakse sisu järgi: tõendus asutuse
tegevuse kohta, informatiivne või isiklik. Teenistuja tegevuse käigus saadetud või
saadud e-kirjad, mis sisaldavad tõendust asutuse tegevusest, on ametlikud
dokumendid ja need tuleb DHSis registreerida. E-kirju ei allkirjastata.
5.5. Protokoll:
5.5.1 protokoll on dokument, mis koostatakse nõupidamise või koosoleku käigu ja
vastuvõetud otsuse fikseerimiseks ning registreeritakse DHSis;
5.5.2 potokolli vormistamise vajaduse ja viisi ehk kas protokollitakse ka arutelu käik või
ainult vastuvõetud otsused, otsustab koosoleku juhataja;
5.5.3 infokoosolekuid reeglina ei protokollita. Kui infokoosolekul räägitut on vaja lisaks
koosolekul osalejatele jagada kolmandate isikutega või lepitakse kokku tegevuste
eest vastutajad, tähtajad, uus koosolek, vormistatakse ka infokoosoleku kohta
protokoll;
5.5.4 kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu reeglina ei protokollita ja
ettekanne lisatakse protokolli juurde. Protokolli lisadele viidatakse tekstis
päevakorrapunkti juures;
5.5.5 protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast koosoleku toimumist;
5.5.6 protokoll (või väljavõtted protokollist) tuleb edastada või teha kättesaadavaks kõigile
asjaomastele isikutele järgmisel tööpäeval pärast allkirjastamist;
5.5.7 protokolli allkirjastamise volitused on sätestatud lisas 3 „Volituste andmine ja
allkirjastamise pädevus“.
5.5.8 töörühma koosolekuid protokollitakse vastavalt kinnitatud töögrupi töökorrale.
5.6. Memo:
5.6.1 memo on ametikirja eriliik, mis koostatakse juhtkonna ja teiste teenistujate
operatiivseks informeerimiseks ning olulise faktilise informatsiooni
dokumenteerimiseks või edastamiseks;
5.6.2 memo koostatakse vajaduse korral, näiteks üksikkohtumise ja visiidi
ettevalmistamiseks, käskkirjade ja lepingute juurde kooskõlastajate
informeerimiseks;
5.6.3 memo peab olema kirjutatud lühidalt ja korrektselt, kasutades täpseid kuupäevi.
Tekst tuleb vormistada struktureeritult ning mõisted ja lühendid esmakordsel
mainimisel lahti kirjutada.
6. Dokumendi kinnitamine
6.1. Ministri või kantsleri käskkirjaga kinnitatava dokumendi esimese lehe ülemisse
parempoolsesse nurka lisatakse kinnitusmärge:
Rahandusministeerium 8 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
KINNITATUD
rahandusministri… märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …
„Dokumentide loetelu kinnitamine“
6.2. Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, siis need
nummerdatakse. Sellisel juhul tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi
numbri kohta järgmiselt:
KINNITATUD
kantsleri … märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …
„Ametijuhendite kinnitamine“
Lisa 2
6.3. Kui korraldava dokumendiga kinnitatakse dokument, millel on lisad, vormistatakse
kinnitusmärge kinnitataval dokumendil järgmiselt:
KINNITATUD
rahandusministri … märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …
„Rahandusministeeriumi dokumendihalduskorra kinnitamine“
ja dokumendi lisal järgmiselt:
Rahandusministri … märtsi 2023. a
käskkirjaga nr …. kinnitatud
Rahandusministeeriumi dokumendihalduskorra
lisa 1
7. Dokumendi kooskõlastamine
7.1. Dokumendi sisust tulenevalt kooskõlastatakse dokument asjassepuutuvate teenistujatega,
kelle töövaldkonda see puudutab. Üldjuhul saadetakse dokument kooskõlastamiseks
kõigepealt astmelt madalamale teenistujale ja seejärel astmelt kõrgemale teenistujale, kui ei
ole määratud teisiti.
7.2. Dokument kooskõlastatakse DHSis vastavalt dokumendiliigile eelseadistatud
terviktöövoole.
7.3. Dokumendi sisust, mahust ja kooskõlastaja rollist lähtuvalt, antakse kooskõlastajale tähtaeg
kooskõlastamiseks üks kuni viis tööpäeva. Eelnõude puhul antakse personali- ja
Rahandusministeerium 9 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
õigusosakonna õigusloome valdkonna teenistujale ja keeletoimetajale piisav tähtaeg
dokumendi sisuliseks läbivaatamiseks.
7.4. Kiireloomulise dokumendi menetlemiseks määrab koostaja kooskõlastajatele lühema
kooskõlastustähtaja, teavitades kooskõlastajaid eelnevalt menetluse kiireloomulisusest
näiteks e-posti teel ning märkides vastava info ka DHSi.
7.5. Tulenevalt küsimuse keerukusest või mahust võib kooskõlastaja talle antud kooskõlastuse
tähtaega pikendada, leppides selle kokku kooskõlastamisele saatjaga kohe pärast tähtaja
pikendamise vajaduse ilmnemist.
7.6. Dokument kooskõlastatakse märkusteta või märkustega või jäetakse kooskõlastamata.
Kooskõlastamata jätmist tuleb põhjendada – millega ja miks ei nõustuta, vajaduse korral
viidata õigusaktile ja lisada konstruktiivne ettepanek.
7.7. Dokumendi koostaja tegevus sõltub sellest, millise märkusega on tegu:
7.7.1 kui parandatakse kirja- või sõnastusvigu, teeb koostaja või temaga kokkuleppel
kooskõlastaja dokumendis parandused. Parandusettepaneku teinud kooskõlastajale
antakse vajadusel uus kooskõlastamise tööülesanne;
7.7.2 kui koostaja nõustub sisu muutvate parandusettepanekutega, teeb ta parandused
dokumendis ja annab kooskõlastusülesande nii ettepaneku tegijale kui ka eelnevatele
asjassepuutuvatele kooskõlastajatele;
7.7.3 kui koostaja ei nõustu kooskõlastaja ettepanekutega, lisab ta DHSi kommentaari
ettepanekute arvestamata jätmise põhjuste kohta ja saadab kokkuleppel ettepaneku
tegijaga dokumendi uuesti ettepaneku tegijale kooskõlastamiseks. Kui kooskõlastaja
ei muuda oma seisukohta, jätkub menetlus eriarvamusega. Koostaja edastab
dokumendi allkirjastajale viitega eriarvamusele. Lõpliku otsuse eriarvamuse
arvestamise kohta teeb allkirjastaja.
8. Dokumendi allkirjastamine
8.1. Allkirjastamist vajavad riigisisesed dokumendid allkirjastatakse digitaalselt.
Rahvusvahelises suhtluses arvestatakse allkirjastamist vajavate dokumentide puhul teise
poole võimekust dokumendi digitaalsel allkirjastamisel ja vastuvõtmisel.
8.2. Tulenevalt dokumendi sisust ja mahust antakse allkirjastajale tähtajaks kuni kaks tööpäeva.
8.3. DHSis saab dokument registreerimisnumbri ja kuupäeva dokumendi digitaalsel
allkirjastamisel. Paberdokument registreeritakse üldjuhul allkirjastamise päeval.
Rahandusministeerium 10 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
8.4. Ministeeriumi üld- ja kirjaplangil vormistatava dokumendi allkirjastamise õigus on ministril,
kantsleril, asekantsleril ja nende poolt volitatud isikul. Kirjaplangile võib alla kirjutada
osakonnajuhataja või muu osakonna teenistuja ministri või kantsleri käskkirjaga või
ametijuhendiga antud pädevuse piires. Allkirjastamise pädevus on sätestatud lisas 3
„Volituste andmine ja allkirjastamise pädevus“.
8.5. Kui dokument allkirjastatakse paberil, allkirjastatakse see ühes eksemplaris. Paberil leping
ja akt allkirjastatakse vastavalt poolte arvule. Paberil allkirjastatud dokumendi digiteerib
RTK dokumendihalduse spetsialist enne väljasaatmist ja lisab selle DHSi.
8.6. Kui allkirjastaja ei saa dokumenti allkirjastada ja seda teeb selleks volitatud teenistuja,
muudab dokumendi koostaja dokumendis allkirjastaja andmed.
8.7. Kui adressaat on avaldanud soovi saada dokument paberil (riigisisese kirjavahetuse korral),
allkirjastatakse dokument digitaalselt ja väljastatakse koos digitaalallkirja kinnituslehega.
Vajaduse korral tehakse dokumendist tõestatud ärakiri.
9. Dokumendi väljasaatmine
9.1. Dokumendi saadab välja üldjuhul RTK dokumendihalduse spetsialist viivitamata, kuid
hiljemalt dokumendi registreerimise päevale järgneval tööpäeval.
9.2. Dokumentide väljastamisel eelistatakse elektroonilisi kanaleid (nt DHS, e-post või
dokumendivahetuskiht (DHX)).
9.3. Ministeeriumist ei saadeta välja dokumente, mis ei vasta vorminõuetele. Puuduste korral
tagastab RTK dokumendihalduse spetsialist dokumendi koostajale nõuetekohaseks
vormistamiseks.
9.4. Posti ja kullerpostiga saadetava dokumendi ja saadetise toob teenistuja väljasaatmiseks
DHTsse. Ministeeriumide ühishoones töötav RTK dokumendihalduse spetsialist vormistab
väljamineva posti tööpäeviti kella 10ks.
9.5. Teenistuja tagab vajaduse korral tööalaselt e-posti aadressilt väljasaadetud e-kirjade
registreerimise samal päeval või sellele järgneval tööpäeval.
10. Ärakirja, väljavõtte ja väljatrüki ametlik kinnitamine. Digitaalallkirja tõestamine
Rahandusministeerium 11 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
10.1. Kinnitamise all mõistetakse dokumendi ärakirja, väljavõtte või väljatrüki õigsuse
kinnitamist ja seda tehakse HMSis ettenähtud juhtudel. Kinnitusmärkest peab nähtuma, et
tegemist on dokumendi autentse ärakirja, väljavõtte või väljatrükiga.
10.2. Ärakiri on originaaldokumendile nii sisult kui ka vormilt vastav dokumendi täpne jäljend.
10.3. Väljavõte on originaaldokumendi osaline taasesitus, kus näidatakse üksnes mingi osa
pikemast dokumendist.
10.4. Väljatrükk on automatiseeritud infosüsteemis sisalduva teabe taasesitus.
10.5. Ministeeriumi dokumentide ametlikku kinnitamist teeb RTK dokumendihalduse spetsialist
või DHT juhataja/peaspetsialist.
10.6. RTK DHO arhivaar (edaspidi RTK arhivaar) kinnitab ministeeriumi dokumendihoidlas
olevate dokumentide ärakirjad, väljavõtted ja väljatrükid.
10.7. Digitaalallkirja võib vajaduse korral tõestada, pannes väljaprinditud dokumendile
tõestusmärkega templi, mis sisaldab:
10.7.1 suurtähtedega märget „TÕESTUSMÄRGE“;
10.7.2 digitaalallkirja andmise kuupäeva ja kellaaega;
10.7.3 allkirjastaja nime ja ametikohta;
10.7.4 tõestusmärke teinud teenistuja nime, ametikohta ja allkirja;
10.7.5 tõestusmärke tegemise kuupäeva.
10.8. Digitaalallkirja tõestab RTK dokumendihalduse spetsialist või DHT juhataja/peaspetsialist.
11. Ministeeriumis kasutusel olevad pitsatid
11.1. Ministeeriumis on kasutusel järgmised pitsatid:
11.1.1 Ministeeriumi vapipitsat
11.1.1.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja.
11.1.1.2 pitser (pitsati jäljend) pannakse ministeeriumi väljaantavale paberdokumendile,
millel ei ole kujunduselemendina kasutatud väikest riigivappi või kui see on
õigusaktiga ette nähtud.
11.1.2 Rahandusministeeriumi ühisosakonna pitsat
11.1.2.1 pitsatit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja.
11.1.2.2 pitser pannakse ministeeriumi dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja väljatrükkide
ametlikul kinnitamisel.
Rahandusministeerium 12 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri {regDateTime} käskkirjaga
dokumendihaldustalitus nr {regNumber}
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
11.1.3 Rahandusministeeriumi digitaalne tempel
11.1.3.1 templit hoiab ja selle kasutamist kontrollib DHT juhataja.
11.1.3.2 tempel pannakse ministeeriumide dokumentide ärakirjade, väljavõtete ja
väljatrükkide ametlikul kinnitamisel.
11.2. Aegunud ja kasutamiskõlbmatuks muutunud pitsatite hävitamise korraldab RTK arhivaar.
Rahandusministeerium 13 / 13 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
Rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169 kinnitatud
dokumendihalduskorra
lisa 2
DOKUMENDIHALDUSSÜSTEEMI KASUTAJATE ÕIGUSED
1. DHSi vastutav töötleja on ministeerium ja volitatud töötlejad on RTK ning Registrite ja
Infosüsteemide Keskus. Dokumendihalduse korraldamisel töödeldavate isikuandmete
vastutav töötleja on ministeerium ning volitatud töötleja RTK.
2. Ministeeriumi ja RTK DHO teenistujatel on juurdepääs DHSile oma tööülesannete
täitmiseks.
3. Ministeeriumi teenistujate autentimine DHSis toimub arvutisse sisselogimisel kasutajakonto
autoriseerimisega.
4. RTK DHO administreerib DHSi koostöös DHTga (nt dokumendi ekraanivormid,
eelseadistatud terviktöövood, kasutajaõigused, klassifikaatorid, parameetrid,
dokumendimallid).
5. Eriti tundlikku teavet (nt eriliiki isikuandmed) sisaldavatele dokumentidele piiratakse
juurdepääsu ka ministeeriumisiseselt selliselt, et need on kättesaadavad ainult teenistujatele,
kes vajavad dokumente tööülesannete täitmiseks.
6. Teenistujale eriti tundlikku teavet sisaldavale sarjale juurdepääsu saamiseks esitab
struktuuriüksuse juht taotluse DHT peaspetsialistile. Esitatud taotluses peab olema välja
toodud sari ja selle pealkiri ning põhjendus juurdepääsu saamise vajaduse kohta. RTK
peaspetsialist annab juurdepääsu DHT peaspetsialist edastatud taotluse alusel.
7. Kui kasutajal tekib põhjendatud vajadus saada tööülesannete täitmiseks juurdepääs
dokumendile, millele tal juurdepääsuõigus puudub, pöördub ta DHT peaspetsialist poole
vastava õiguse saamiseks.
8. Asutusevälisele isikule juurdepääsu andmiseks DHSile, tuleb esitada juurdepääsu vajava
isiku vahetu juhi taotlus, milles näidatakse isiku nimi, isikukood, ametinimetus, juurdepääsu
põhjus, õiguslik alus ja periood (juurdepääsu algus ja lõpuaeg), millal juurdepääsu
soovitakse. Peale taotluse kooskõlastamist valdkonna eest vastutava struktuuriüksuse juhiga
ja vajaduse korral ministeeriumi andmekaitsespetsialistiga, korraldab DHT peaspetsialist
soovitud juurdepääsud.
Rahandusministeerium 1/1 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
Rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169 kinnitatud
dokumendihalduskorra
lisa 3
VOLITUSTE ANDMINE JA ALLKIRJASTAMISE PÄDEVUS
1. Reguleerimisala
Käesolevas lisas antakse volitused ministeeriumi esindamiseks ulatuses, mis ei ole reguleeritud
teiste õigusaktidega või dokumendihalduskorra muude sätetega.
2. Üldvolitus kantslerile
Kui õigusaktides või asutusesisest töökorraldust reguleerivates aktides ei ole ministeeriumi
esindamise õigust antud ainuüksi ministrile või muule teenistujale, on kantsleril ministeeriumi
esindamise õigus kõigis asutuse ülesannete täitmist toetavates küsimustes. Kantsler võib seda
õigust edasi volitada üldvolitusena või erivolitusena.
3. Allkirjastamise pädevus
3.1. Ministri pädevus
3.1.1. Minister allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Ministri pädevus
ministeeriumi juhtimisel ja ministri vastutusvaldkonnad tulenevad Vabariigi Valitsuse
seadusest (VVS), peaministri korraldusest, muust seadusest, ministeeriumi
põhimäärusest, määrusest konkreetses valdkonnas või õigusaktist.
3.1.2. Minister allkirjastab järgmised dokumendid:
3.1.2.1 ministeeriumis väljatöötatud õigusakti eelnõu;
3.1.2.2 Vabariigi Valitsuse istungile ja Vabariigi Valitsuse kabinetinõupidamisele esitatav
dokument;
3.1.2.3 ministri käskkiri;
3.1.2.4 vaideotsus;
3.1.2.5 kirjavahetus Riigikogu liikme või komisjoniga;
3.1.2.6 kirjavahetus Vabariigi Presidendiga;
3.1.2.7 kirjavahetus poliitilistes ja olulistes sotsiaalmajanduslikes küsimustes;
3.1.2.8 ministritevaheline kirjavahetus;
3.1.2.9 kirjavahetus õiguskantsleriga;
3.1.2.10 kirjavahetus riigikontrolöriga;
3.1.2.11 õigusakti eelnõu kooskõlastuskiri;
3.1.2.12 volikiri ministeeriumi esindamiseks;
3.1.2.13 kirjad, mis puudutavad ministrit;
3.1.2.14 kirjad teenistusliku järelevalve küsimustes;
3.1.2.15 kirjad, millega antakse ülesandeid ministeeriumi valitsemisalas olevatele asutustele;
3.1.2.16 lepingud, kui nende allkirjastamist ei ole edasi volitatud.
Rahandusministeerium 1/3 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
3.2. Minister ja kantsler allkirjastavad ministri määruse.
3.3. Kantsleri pädevus
3.3.1. Kantsler allkirjastab oma vastutusvaldkonda kuuluvaid dokumente. Kantsleri pädevus
tuleneb VVS-ist, ministeeriumi põhimäärusest, muust õigusaktist, ministeeriumi
töökorraldust reguleerivatest aktidest ning talle antud muudest volitustest.
3.3.2. Kantsler allkirjastab järgmised dokumendid:
3.3.2.1 kantsleri käskkiri;
3.3.2.2 kirjavahetus ministeeriumi valitsemisalas olevate asutustega nende tegevuse
koordineerimisel;
3.3.2.3 kirjavahetus olulistes organisatsioonilistes ja valdkondlikes küsimustes.
3.4. Asekantsleri allkirjastatavad dokumendid
3.4.1. Informatiivse sisuga valdkonda puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega muid
kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele isikutele;
3.4.2. muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.
3.5. Osakonna/talituse juhataja allkirjastatavad dokumendid
3.5.1. Informatiivse sisuga osakonda/talitust puudutavad kirjad, millega ei võeta rahalisi ega
muid kohustusi ega anta õigusi ega panda kohustusi ministeeriumivälistele isikutele;
3.5.2. muud dokumendid ministri või kantsleri volitusel.
3.6. Teenistuja allkirjastatavad dokumendid
3.6.1. Teenistuja allkirjastab dokumente vastavalt oma pädevusele, mis on määratud õigusaktiga,
ministeeriumi või struktuuriüksuse põhimäärusega, ministeeriumi töökorraldust
reguleeriva aktiga, ametijuhendiga või on antud volikirjaga.
3.6.2. Teenistuja saadab informatiivse sisuga e-kirju, sh vastuseid selgitustaotlustele,
märgukirjadele ja teabenõuetele, kui vastava korralduse on ta saanud struktuuriüksuse
juhilt ja need ei sisalda otsuseid.
3.7. Personali- ja õigusosakonna juhataja allkirjastatavad dokumendid
3.7.1. Teenistus- või töösuhet puudutava dokumendi edastamine, tõend ministeeriumis töötamise
kohta või muu informatiivne kiri.
3.7.2. Praktikakokkulepe (mitterahaline).
3.7.3. Personali- ja õigusosakonna juhatajal on õigus kehtestada ministeeriumi teenistuskohtade
liigitus teenistusgruppideks.
3.8. Protokolli allkirjastamine
3.8.1. Protokolli allkirjastab protokollija, vajadusel koosoleku juhataja, koosolekul viibijad.
Rahandusministeerium 2/3 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
3.8.2. Ministeeriumisiseseid protokolle ei allkirjastata, välja arvatud kui see on ette nähtud
ministeeriumisiseses töökorras, lepingus või mõnes muus dokumendis või kui
allkirjastamise nõue tuleneb õigusaktist.
3.8.3. Kui otsus võetakse vastu pärast vaidlusi minimaalse häälteenamusega, allkirjastavad
protokolli kõik osavõtjad.
3.8.4. Komisjoni/nõukogu/töörühma koosoleku protoll allkirjastatakse tulenevalt kehtestatud
komisjoni/nõukogu/töörühma töökorrast.
3.9. Vaidlustuskomisjoni dokumentide allkirjastamine
3.9.1. Vaidlustuskomisjoni kirjadele kirjutab alla vaidlustuskomisjoni juhataja või konkreetset
vaidlustust või kahju hüvitamise taotlust menetlev või menetlenud vaidlustuskomisjoni
liige;
3.9.2. Vaidlustuskomisjoni istungi protokollile kirjutavad alla istungi juhataja, protokolli
koostaja ja menetlusosalised.
3.9.3. Vaidlustuskomisjoni otsus vormistatakse kirjalikult ja sellele kirjutab alla vaidlustust,
kahju hüvitamise taotlust või muud taotlust menetlenud vaidlustuskomisjoni liige või kõik
vaidlustuskomisjoni liikmed, kui vaidlustus või kahju hüvitamise taotlus vaadati läbi
kollegiaalselt.
3.9.4. Vaidlustuskomisjoni liige vastab (sealhulgas vajadusel allkirjastab) vaidlustuskomisjoni
tegevusega seotud avaldustele, märgukirjadele ja teabenõuetele, mis pole seotud
konkreetse vaidlustusega, ja annab seisukohti muudele dokumentidele vastavalt
vaidlustuskomisjoni juhataja volitusele.
Rahandusministeerium 3/3 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
Rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169 kinnitatud
dokumendihalduskorra
lisa 4
JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE KASUTAMINE JA AVALIKUSTAMINE
1. Teabele juurdepääsu piirangu kehtestamine
1.1. Teabele kehtestab juurdepääsu piirangu teabevaldaja. Teabevaldaja kehtestatud
juurdepääsupiirang on siduv kõigile teistele teabevaldajatele ning kui eriseadusest ei tulene
teisiti, ei saa teine asutus piirangut omavoliliselt kehtetuks tunnistada ega eirata. Ainult
juurdepääsupiirangu seadnud teabevaldaja saab selle kehtetuks tunnistada ning teised
asutused saadavad selle olemasolu vajalikkusele või määratud aluse õigsusele üksnes
tähelepanu juhtida.
1.2. Ministeeriumisse saabunud ja ministeeriumis koostatud dokumendid (sh e-kirjad), mis
sisaldavad juurdepääsupiirangu kehtestamise aluseks olevat teavet, tunnistatakse
asutusesiseseks kasutamiseks dokumendi saabumisel või dokumendi koostamisel kuni
vajaduse möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid kõige kauem viieks aastaks.
1.3. Isikuandmeid sisaldavale teabele kehtestatakse juurdepääsu piirang selle saamisest või
koostamisest 75 aastaks.
1.4. Juurdepääsupiirangu kehtestamise alus tuleneb avaliku teabe seadusest (AvTS) ja
eriseadustest ning neid kasutatakse vastavalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi,
Andmekaitse Inspektsiooni ja Riigi Infosüsteemi Ameti koostatud juurdepääsupiirangute
klassifikaatorile, mis on leitav riigi infosüsteemi haldussüsteemist RIHA.
1.5. Juurdepääsupiirangu ja õige aluse valiku otsustab dokumendi eest vastutav teenistuja.
Sissetulevale dokumendile määrab juurdepääsupiirangu registreerija, kes kahtluse korral
konsulteerib dokumendi eest vastutava teenistujaga. Kui sissetulevale dokumendile on
määratud vale juurdepääsupiirang teavitab vastutav teenistuja sellest juurdepääsupiirangu
määranud registreerijat.
1.6. Kui ministeeriumisse saabub dokument, mis sisaldab juurdepääsupiirangu kehtestamise
aluseks olevat teavet, kuid saatja ei ole asjakohast märget dokumendile teinud, võtab RTK
dokumendihalduse spetsialist saatjaga enne dokumendi registreerimist ühendust ning
kooskõlastab märke tegemise vajalikkuse.
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
1.7. Ministeeriumis koostatavale dokumendile kehtestab sisust lähtuvalt juurdepääsupiirangu
selle koostaja, konsulteerides vajaduse korral õigustalituse või personali- ja õigusosakonna
õigusloome valdkonnaga (vastavalt nendevahelisele pädevuse jaotusele) või
andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed).
1.8. Juurdepääsupiiranguga teavet sisaldava dokumendi korral peab koostaja tagama, et andmed
piirangu kehtestamise aja ja õigusliku aluse kohta oleksid olemas nii DHSis dokumendi
metaandmetes kui ka dokumendis. Juurdepääsupiirangu andmed peavad sisaldama ka
teabevaldajat.
Näide:
ASUTUSESISESEKS
KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 10.05.2023
Kehtib kuni: 10.05.2098
Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12
Teabevaldaja: Rahandusministeerium
1.9. Kui dokument sisaldab mitme juurdepääsupiirangu alusega teavet, tuleb dokumendis ja
infosüsteemis näidata kõik piirangu alused. Mitme aluse puhul määratakse pikima
juurdepääsupiirangu kehtivuse aeg.
Näide:
ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS
Märge tehtud: 10.05.2023
Kehtib kuni: 10.05.2098
Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12; AvTS § 35 lg
1 p 17
Teabevaldaja: Rahandusministeerium
1.10. Kehtestatud juurdepääsupiirangu tähtaega võib pikendada kuni viie aasta võrra, kui
juurdepääsupiirangu põhjus püsib. Juurdepääsupiirangu tähtaja pikendamise vajaduse
otsustab dokumendi koostaja või tema puudumise korral struktuuriüksuse juht,
konsulteerides vajadusel õigustalituse või personali- ja õigusosakonna õigusloome
valdkonnaga (vastavalt nendevahelisele pädevuse jaotusele) või andmekaitsespetsialistiga
(isikuandmed). RTK DHO peaspetsialist (edaspidi RTK peaspetsialist) teeb otsuse alusel
muudatused DHSis ja teavitab tähtaja pikendamisest asutusi, kellele dokument oli edastatud.
1.11. Kui dokumendile kehtestatud juurdepääsupiirangu põhjus piirangu kehtimise ajal kaob,
tuleb juurdepääsupiirang tunnistada kehtetuks. Juurdepääsupiirangu tunnistab kehtetuks
dokumendi koostaja või tema struktuuriüksuse juht, konsulteerides vajaduse korral
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
õigustalituse või personali- ja õigusosakonna õigusloome valdkonnaga (vastavalt
nendevahelisele pädevuse jaotusele) või andmekaitsespetsialistiga (isikuandmed). RTK
peaspetsialist teeb koostaja või struktuuriüksuse juhilt saadud tagasiside alusel muudatused
DHSis ja teavitab asutusi, kellele dokument on edastatud.
1.12. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile on kehtestatud juurdepääsupiirang, teeb
teabenõude täitja dokumendist ärakirja või väljavõtte selliselt, et paberdokumendi
väljastamisel kaetakse kinni avalikustamisele mittekuuluvad andmed ja elektroonilise
dokumendi väljastamisel eemaldatakse dokumendist avalikustamisele mittekuuluvad
andmed selliselt, et teabenõudjal ei ole võimalik eemaldamist tagasi pöörata.
1.13. Kui teabenõudja taotletavale dokumendile ei ole tehtud juurdepääsupiirangu märget, kuigi
dokument on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, korraldab teabenõude täitja koostöös
DHT peaspetsialistiga dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamise.
1.14. Kui juurdepääsupiiranguga teavet sisaldavale dokumendile ei ole juurdepääsupiirangut
kehtestatud ning dokument on avaliku dokumendiregistri vahendusel avalikustatud, teavitab
kasutaja sellest kohe DHT peaspetsialisti ja kui see puudutab isikuandmeid, tuleb teavitada
ka andmekaitsespetsialisti.
2. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi kasutamine
2.1. Juurdepääsupiiranguga dokumentide (sh töödokumendid, dokumendi kavandid jms)
hoidmisel ja töötlemisel peab olema välistatud nende isikute juurdepääs, kellel oma
ametiülesannetest tulenevalt see vajadus puudub. Juurdepääsupiiranguga dokumendi
hoidmise, kasutamise ja säilitamise eest vastutab teenistuja, kelle valduses dokument asub.
2.2. Juurdepääsupiiranguga paberdokumente hoiab nende haldaja viisil, mis välistab nende
sattumise kõrvaliste isikute kätte (nt lukustatud kapis või sahtlis). Keelatud on jätta
dokumente nt nõupidamisruumidesse, paljundusmasinate ja printerite juurde. Koosoleku
lõppedes peab koosoleku korraldaja puhastama nõupidamisruumi tahvli.
2.3. Juurdepääsupiiranguga dokumentide kõrvaliste isikute kätte sattumisest või sattumise ohust
peab teenistuja teavitama DHT peaspetsialisti. Kui see puudutab isikuandmeid, tuleb
teavitada ka andmekaitsespetsialisti.
2.4. Eriti tundlikku teavet (mõiste sisustamisel tuleb muu hulgas lähtuda Andmekaitse
Inspektsiooni väljaantud juhisest „Avaliku teabe seaduse üldjuhend“) sisaldavaid
paberdokumente võib edastada ministeeriumisiseselt ainult käest kätte, ministeeriumist välja
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
võib neid saata vaid tähitud postiga. Elektrooniliselt võib neid dokumente ministeeriumi
DHSist välja saata DHXi vahendusel või e-posti teel krüpteeritult.
2.5. Juurdepääsupiiranguga teabe salvestamisel eemaldatavale andmekandjale lähtub teenistuja
ministeeriumis kehtestatud asjakohastest kordadest (nt IT kord, infoturbekord vms).
Juurdepääsupiirangut sisaldava andmekandja viimisel väljapoole ministeeriumit ja saatmisel
posti või kulleriga, tuleb andmekandjal olev materjal krüpteerida.
2.6. Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumentide (ka töödokumentide edastamise puhul
nt arvamuse avaldamiseks ministeeriumi haldusala asutuse kolleegile) edastamisel e-postiga
tuleb lisada juurdepääsupiirangut puudutav info.
2.7. DHSi lisatavad dokumendid ei tohi olla krüpteeritud. Dokumentide krüpteerimist
kasutatakse vajaduse korral dokumentide edastamiseks, kui tegu on tundlikku infot
sisaldavate dokumentidega.
3. Dokumendi avalikustamine avalikus dokumendiregistris
3.1. DHSis registreeritud ja allkirjastatud dokument avalikustatakse ministeeriumi veebilehel
avalikus dokumendiregistris AvTSis sätestatud korras.
3.2. Ministeeriumi avalikus dokumendiregistris avalikustatakse vähemalt:
3.2.1 saabunud ja väljasaadetud kirjad;
3.2.2 allkirjastatud õigusaktid (v.a ministri määrused);
3.2.3 sõlmitud lepingud.
3.3. Avalikus dokumendiregistris avalikustatakse avalike dokumentide puhul metaandmed ja
dokument. Juurdepääsupiiranguga dokumendi puhul avalikustatakse ainult metaandmed.
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
Rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169 kinnitatud
dokumendihalduskorra
lisa 5
ASJAAJAMISE ÜLEANDMINE
1. Teenistussuhte lõppemisel või peatumisel algatab personalitöötaja DHSis teenistuja
elektroonilise ringkäigulehe. Teenistuja teenistusülesannete oluliste muutuste korral
liikumisel ühest struktuuriüksusest teise, teavitab personalitöötaja kirjalikult asjasse
puutuvaid pooli.
2. Lahkuva teenistuja töö üleandmise ja ümberkorraldamise eest vastutab vahetu juht.
3. Ringkäigulehe alusel:
3.1 annab teenistuja vastavalt vahetult juhilt saadud juhistele üle pooleliolevad ülesanded
(näiteks täitmisel olevad lepingud, avatud toimikud, pooleliolevate dokumentide
menetlused ja muu olulise teabe), sealhulgas DHSis ja teistes infosüsteemides, ja tagastab
lahkumisel tema käes oleva ministeeriumi vara;
3.2 suletakse infosüsteemide kasutamise õigused.
4. Personaalsel võrgukettal olevad olulise sisuga tööalased failid annab lahkuv teenistuja üle
vahetu juhi poolt määratud tähtajaks, salvestades need oma struktuuriüksuse võrgukettale.
Vastamist vajavad e-kirjad suunab lahkuv teenistuja teda asendama määratud teenistujale
või vahetule juhile.
5. Lahkuv teenistuja teavitab olulisemaid koostööpartnereid (ka töörühmas osalemise korral)
oma lahkumisest, teavitades võimalusel uuest kontaktisikust, seda eelkõige pooleliolevate
projektide või täitmisel olevate lepingute puhul.
Rahandusministeerium 1/1 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
Rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169 kinnitatud
dokumendihalduskorra
lisa 6
ARHIIVITÖÖ KORRALDAMINE
1. Liigitusskeemi koostamine
1.1. Ministeeriumi tegevuse käigus loodud või saadud tõendusväärtusega dokumentide ja teabe
liigitamiseks ning neile säilitustähtaja määramiseks koostab DHT peaspetsialist koostöös
struktuuriüksustega ja RTK arhivaariga liigitusskeemi. Liigitusskeemi koostamisel võetakse
aluseks Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011. a määrusega nr 181 „Arhiivieeskiri“
(edaspidi arhiivieeskiri) kehtestatud nõuded ning juhindutakse Rahvusarhiivi juhistest.
1.2. Liigitusskeemi muudetakse vastavalt vajadusele. Liigitusskeemi kavand kooskõlastatakse
enne kehtestamist arhiivieeskirjas märgitud juhtudel Rahvusarhiiviga infosüsteemis
ASTRA.
1.3. Dokumentidele, sealhulgas infosüsteemides olevale teabele säilitustähtaja kehtestamisel
lähtutakse seadustes ja muudes õigusaktides dokumendiliigile kindlaksmääratud
säilitustähtajast. Kui säilitustähtaeg ei ole sätestatud seaduse või selle alusel antud
õigusaktiga, arvestatakse:
1.3.1 faktide või tegevuse tõestamise ja isikute õiguste kaitse vajadusega;
1.3.2 ministeeriumi tegevuse järjepidevuse tagamise vajadust;
1.3.3 avaliku arhiivi võimalikku huvi.
1.4. Säilitustähtaega arvestatakse asjaajamisaasta või sündmuse toimumise lõppemisest.
1.5. Dokumendi säilitustähtaeg võib olla alatine või määratud aastates või tähtajana, mis on
seotud kindlaksmääratud sündmuse toimumisega.
2. Toimikute korrastamine
2.1. Dokumendid korrastatakse kolme aasta jooksul pärast nendega seotud asjaajamise
lõppemist.
2.2. Enne arhiveerimist veendub RTK arhivaar dokumentide sarjakuuluvuses ja menetluse
lõppemises, vajaduse korral paigutab dokumendi õigesse sarja (paberdokumendi
ümberpaigutamisel teeb muudatused ka dokumendiregistris), eemaldab mustandid, koopiad
ja mittearhiiviainese.
Rahandusministeerium 1/3 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
2.3. Struktuuriüksuses olevad paberdokumendid korrastatakse koostöös RTK arhivaariga.
Korrektselt ettevalmistatud lõpetatud toimikud annab teenistuja üle RTK arhivaarile
üleandmise-vastuvõtmise akti alusel.
3. Dokumendihoidlas olevatele dokumentidele juurdepääsu tagamine
3.1. Ministeeriumi teenistujatel on õigus oma teenistusülesannete täitmiseks kasutada
ministeeriumi dokumendihoidlas olevaid dokumente.
3.2. Arhiiviteatistele ja -päringutele vastamise ning ministeeriumi arhiivist paberdokumentide
laenutamise tagab RTK DHO, vastuskirjad allkirjastab DHT juhataja.
3.3. Toimikuid laenutatakse välja üksnes toimikule juurdepääsu võimaldava õigusliku aluse
olemasolul või kantsleri nõusolekul. Paberil toimiku laenutamine vormistatakse aktiga, mille
allkirjastab DHT juhataja.
4. Ülevaade arhiivi koosseisust
4.1. Ülevaate ministeeriumi arhiivi koosseisust koostab ja hoiab ajakohasena RTK arhivaar.
4.2. Ülevaate koostamise aluseks on liigitusskeem.
4.3. Arhiivikoosseisu ülevaadet peetakse DHSis, paberdokumentide ülevaadet võib pidada
väljaspool DHSi faili kujul (nt Excel, Word).
5. Dokumentide hävitamine ja arhivaalide üleandmine Rahvusarhiivile
5.1. Dokumendid, mille säilitustähtaeg on möödunud ja millel puudub arhiiviväärtus, hävitatakse
peale säilitustähtaja möödumist poole aasta jooksul.
5.2. Kui digiteeritud paberdokument ei oma arhiiviväärtust või originaali säilitamise nõue ei
tulene õigusaktist ja DHSis on tagatud digiteeritud dokumendi autentsus ja terviklikkus,
hävitab RTK arhivaar selle ühe aasta möödumisel selle saamisest.
5.3. Kui dokumentide arhiiviväärtus on välja selgitamata, esitab RTK arhivaar Rahvusarhiivile
taotluse dokumentide hindamiseks.
5.4. Dokumendid hävitatakse:
Rahandusministeerium 2/3 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
5.4.1 dokumendi füüsilise hävitamise teel, kasutades vastava teenuse osutamisele
spetsialiseerunud ettevõtte teenust või
5.4.2 kustutades digitaalse teabe selle kandjalt nii, et selles sisalduvat teavet ei ole võimalik
taastada.
5.5. Juhindudes arhiivieeskirjast koostab RTK arhivaar DHSis hävitamisakti ning kooskõlastab
selle struktuuriüksuse juhiga, kelle vastutusalas on hävitatav teave, ja DHT juhatajaga.
Hävitamisakti allkirjastab RTK arhivaar.
5.6. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide ja teabe hävitamine vastavalt infosüsteemi
põhimääruses sätestatule.
5.7. Ministeerium annab oma tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalid üle Rahvusarhiivile.
Arhivaalide korrastamisel ja üleandmisel juhindub RTK arhivaar arhiivieeskirjast.
Rahandusministeerium 3/3 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
KINNITATUD
rahandusministri 16.11.2023
käskkirjaga nr 169
„Dokumendihalduskorra kinnitamine“
RAHANDUSMINISTEERIUMI
DOKUMENDIHALDUSKORD
Andmed dokumendi muutmise kohta
Versiooni Käskkirja Jõustumise
nr kpv ja nr kuupäev Muudatuse kirjeldus
Ver 01 02.04.2009 nr 02.04.2009 Algse täisversiooni loomine.
122
Ver 02 28.06.2010 28.06.2010 Täiendatud versioon
Ver 03 25.07.2012 nr 25.07.2012 Täiendatud versioon.
115
Ver 04 07.10.2013 nr 07.10.2013 Muudatused seoses riigitöötaja
132 iseteenindusportaali kasutuselevõtmisega,
kehtetuks tunnistati 4 lisa (konkursi ja
atesteerimiskomisjoni üldplank ja kirjaplank ning
reservi arvamise konkursi- ja
atesteerimiskomisjoni üldplank ja kirjaplank).
Ver 05 12.03.2015 nr 12.03.2015 Täiendatud versioon. Muudatused seoses uue
035 dokumendihaldussüsteemi kasutusele võtu ja uue
valitsusasutuste visuaalse identiteedi
rakendamisega (muutuvad dokumendiplangid).
Ver 06 16.11.2023 nr 16.11.2023 Muudetud versioon. Korra nimetamine
169 dokumendihalduskorraks. Muudatused seoses
ühishoone ministeeriumite dokumendi- ja
arhiivihalduse põhimõtete ühtlustamisega.
Rahandusministeerium 1/4 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
1. EESMÄRK
1.1. Dokumendihalduskorra eesmärk on tagada Rahandusministeeriumi (edaspidi ministeerium)
tegevuse dokumenteerimise järjepidevus ja usaldusväärne väikese halduskoormusega
asjaajamine, vähendades bürokraatiat ja reguleerides vastutuse ulatust.
1.2. Dokumendihaldus on tugiteenus, mis toetab ministeeriumi põhitegevuse toimimist, tagades
dokumentide ja teabe nõuetekohase säilimise ettenähtud aja jooksul kättesaadava ja
kasutatavana.
2. REGULEERIMISALA JA KOHALDAMISALA
2.1. Dokumendihalduskord kehtestab ministeeriumi asjaajamise ja dokumendihalduse
põhinõuded.
2.2. Dokumendihalduskord reguleerib:
2.2.1 vastutust asjaajamises;
2.2.2 dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS) dokumentide registreerimist, loomist,
kooskõlastamist ja allkirjastamist
2.2.3 dokumentidest sisalduva teabe liigitamist;
2.2.4 teabele juurdepääsupiirangu kehtestamist;
2.2.5 dokumentide menetlustähtaegade täitmist;
2.2.6 asjaajamise üleandmist ja vastuvõtmist;
2.2.7 dokumentide säilitamist ja hävitamist ning Rahvusarhiivile üleandmist.
2.3. Dokumendihalduskorraga antakse volitused ministeeriumi esindamiseks ulatuses, mis ei ole
reguleeritud eriaktidega.
2.4. Dokumendihalduskord ei reguleeri riigisaladust ega salastatud välisteavet sisaldavate
dokumentide haldamist ministeeriumis.
2.5. Dokumendihalduskord kehtib kõigile ministeeriumi ametnikele ja töötajatele ning
Riigihangete vaidlustuskomisjoni liikmetele (edaspidi ühiselt nimetatud teenistuja).
2.6. Ministeeriumi hallatavates ja kasutatavates infosüsteemides/andmekogudes (edaspidi
infosüsteem) lähtutakse asjaajamisel käesolevast korrast niivõrd kuivõrd infosüsteemide
kasutuskorrad (sh põhimäärused, juhendid ja muud asjakohased korrad) ei reguleeri teisiti.
Rahandusministeerium 2/4 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
2.7. Ühisosakonna dokumendihaldustalitus (edaspidi DHT) korraldab ministeeriumi dokumendi-
ja arhiivihaldust ning selle koordineerimist ministeeriumi valitsemisalas koostöös Riigi
Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakonnaga (edaspidi RTK
DHO).
2.8. DHT võib koostöös RTK DHOga koostada dokumendihalduskorra paremaks rakendamiseks
juhiseid, millega tuleb dokumendi menetlemisel arvestada.
2.9. Dokumendihalduskord, dokumentide liigitusskeem ja dokumendihaldust toetavad juhised
on leitavad ministeeriumi siseveebist „Töökorrad ja juhendid“ → „Teabehaldus“ →
„Dokumendihaldus ja Delta“ ja DHSi kaudu.
2.10. Dokumendihalduskorra väljatöötamise ja ajakohastamise eest vastutab DHT juhtaja.
Dokumendihalduskord vaadatakse üle üks kord aastas.
3. VASTUTUS
3.1. DHT vastutab dokumendi- ja arhiivihalduse kordade ja juhiste väljatöötamise, teenistujate
koolitamise ja valitsemisala asutuste nõustamise eest ning ajakohastatud juhiste ja
dokumendimallide teenistujatele teatavaks tegemise eest siseveebi ja DHSi kaudu.
3.2. RTK DHO vastutab ministeeriumi dokumendiringluse, dokumendimallide loomise,
arhiveeritud dokumentide korrastamise, säilitamise ja õigeaegse hävitamise ning
Rahvusarhiivile üleandmise eest, samuti DHSi arendamise, administreerimise, teenistujate
koolitamise ja nõustamise eest vastavalt määratud pädevusele.
3.3. Teenistuja vastutab oma teenistusülesannete piires dokumentide ja teabe nõuetekohase
loomise, õigsuse ja haldamise, sealhulgas DHSis määratud tööülesannete täitmise eest ning
tagab paberdokumentide säilimise kuni ministeeriumi dokumendihoidlasse andmiseni.
3.4. Käskkirjaga moodustatud komisjoni/nõukogu/töörühma (edaspidi töörühm) või Vabariigi
Valitsuse moodustatud (ministeeriumi teenindatava) komisjoni asjaajamise ja dokumentide
registreerimise eest vastutab töörühma esimees, kui käskkirjas või Vabariigi Valitsuse
korralduses ei ole sätestatud teisiti.
4. ÜLDPÕHIMÕTTED
4.1. Ministeeriumis on asjaajamine üldjuhul elektrooniline, mis tähendab, et teenistujad loovad
ja menetlevad dokumente elektrooniliselt. Tõendus- ja säilitusväärtusega dokumente
Rahandusministeerium 3/4 Eelmine versioon:05
Vastutav osakond: Ühisosakonna Kinnitatud: Rahandusministri 16.11.2023 käskkirjaga nr
dokumendihaldustalitus 169
Protsessi koordinaator: Dokumendihaldustalituse Versioon: 06
juhataja
hallatakse DHSis ja teistes infosüsteemides vastavalt ministeeriumi dokumentide
liigitusskeemile.
4.2. Asjaajamisperiood dokumentide haldamisel on kalendriaasta (1. jaanuarist kuni 31.
detsembrini (k.a)). Töörühma ja muu kindla ülesandega komisjoni asjaajamisperioodiks on
selle tegevusperiood.
4.3. Dokumentide liigitusskeem on aluseks teabe ja dokumentide haldamisel ning säilitamisel.
4.4. Dokumentide haldamine toimub DHSis kuni nende hävitamiseni või Rahvusarhiivile
üleandmiseni. Teistes infosüsteemides toimub dokumentide haldamine vastavalt nende
põhimäärustele või kasutusjuhendile.
4.5. Dokumendihalduskorra juurde kuuluvad järgmised lisad:
4.5.1. Dokumendiringlus (Lisa 1)
4.5.2. Dokumendihaldussüsteemi kasutajate õigused (Lisa 2)
4.5.3. Volituste andmine ja allkirjastamise pädevus (Lisa 3)
4.5.4. Juurdepääsupiiranguga teabe kasutamine ja avalikustamine (Lisa 4)
4.5.5. Asjaajamise üleandmine (Lisa 5)
4.5.6. Arhiivitöö korraldamine (Lisa 6)
Rahandusministeerium 4/4 Eelmine versioon:05