Kiri

SISEAUDITI TEENUSE KORRALDAMINE Soovituslik juhis Kultuuriministeeriumi haldusala avalik-õiguslikele juriidilistele isikutele ja sihtasutustele 2019 1 Sissejuhatus Kultuuriministeeriumi haldusala koosneb erineva juriidilise staatusega asutustest, mis määrab ära ka iga asutuse organisatsioonilise autonoomia ja kontrolli võimaluse. Juriidiline staatus omakorda määratleb asutuse ülesanded siseauditi korraldamisel. Näiteks Kultuuriministeeriumi valitsemisalas olevate täidesaatva riigivõimu asutuste (valitsusasutused ja hallatavad riigiasutused) siseauditeerimise eest vastutab ministeeriumi siseauditi osakond1. Teiste haldusala asutuste siseauditeerimise teenuse üle otsustab aga kõrgem juhtorgan/nõukogu, lähtudes riigivaraseadusest2 või vastava avalik õigusliku asutuse tegevust reguleerivast seadusest. Asutajaõiguste teostajal ehk kultuuriministril on õigus nõuda haldusala asutustes erikontrolli tegemist ning kasutada selleks enda poolt juhitava ministeeriumi siseauditi üksust.3 1. Siseaudit –miks vajalik ja mis see on ? Nõukogul on kohustus regulaarselt jälgida, analüüsida asutuse finantsinformatsiooni; riskijuhtimise ja sisekontrolli tõhusust, hinnata asutuse toimimise tulemuslikkust ning vastavalt vajadusele luua siseaudiitori ametikoht ja/või osta sisse siseauditi teenust, lähtudes asutuse kriitilistest riskidest. Siseaudit ongi ennekõike juhtkonna abivahend, mis annab asutuse kõrgemale juhtorganile/tegevjuhtkonnale objektiivselt ning sõltumatult tagasisidet, kuidas tegelikult asutus toimib. Tegevuse sõltumatuse ja objektiivsuse tagamiseks allub siseaudit kõrgemale juhtorganile ehk nõukogule/auditi komiteele. Definitsioon: Siseaudit on sõltumatu, objektiivne asutuse kõrgemale juhtorganile kindlust ja nõu andev tegevus, mis on kavandatud lisama väärtust organisatsiooni tegevusele ja seda täiustama. Siseaudit aitab kaasa organisatsiooni eesmärkide saavutamisele, kasutades süsteemset ja korrakohast lähenemist, hindamaks ja täiustamaks riskide juhtimise, kontrolli- ja valitsemisprotsesside mõjusust. Üldjuhul teostatakse siseauditit organisatsioonisiseselt (oma töötaja), kuid siseauditi teenust võib kogu funktsiooni ulatuses või üksikute tööde kaupa tellida väliselt teenuse osutajalt. NB! Siseaudit on oma tegevuses tegevjuhtkonnast sõltumatu ning ei võta juhtimisvastutust s.t ei kehtesta reegleid, ei määra karistusi, ei tegele töötajate tegevuse hindamisega ega distsiplinaarkaristuste määramisega. Siseaudit ei ole sisekontroll, vaid osa toimivast sisekontrollisüsteemist. Sisekontrollisüsteemist täpsemalt vt Rahandusministeeriumi kodulehelt https://www.rahandusministeerium.ee/et/riigihaldus/organisatsioonide- juhtimiskvaliteedi-arendamine või https://www.rahandusministeerium.ee/sites/default/files/kov_sisekontrollisusteemi_juhend.pdf 1 Kultuuriministri põhimäärus punkt 27 alapunkt 7, kinnitatud Vabariigi Valitsuse 12.11.1996. a määrusega nr 284 2 Riigivaraseadus § 87 3 Riigivaraseadus § 87 2 Siseauditi ülesandeks võivad olla:  sisekontrollisüsteemi toimimise hindamine s.o hinnatakse kehtestatud kontrollide toimimist; ressursside kaitstust; tegevuste otstarbekust, säästlikkust, tõhusust ja mõjusust; õigusaktidest kinnipidamist, aruandluse usaldusväärsust, õigeaegsust;  korruptsiooni ennetamine, sõltuvalt asutustest viib vajadusel läbi pettuste uurimisi;  riskijuhtimise rakendamise nõustamine. Üha kasvava tähendusega on siseaudiitorite nõuandev tegevus, mille raames saab siseaudiitorilt abi küsida uute regulatsioonide väljatöötamisel, kontrollide kehtestamisel ja protsesside muutmisel. Siseaudiitori kutsealane pädevus võimaldab juhtida tähelepanu võimalikele riskikohtadele kavandatud protsessides ning tuua välja kohti, kus oleks vajalik täiendav tegevus (nt korruptsiooni/pettuste ennetamiseks vmt). Avaliku sektori asutustes on siseauditil lisaroll nn avalikkusele suunatud, millest tulenevalt siseaudit annab kindluse, et riigiraha on kasutatud eesmärgipäraselt ja kuluefektiivselt. 2. Siseauditi korraldamine Alates 2010 reguleerib Eestis avaliku sektori üksustes siseaudiitoritele esitatavad nõudeid, õiguslikku alust ja kutsetegevust (kohustus järgida rahvusvahelisi siseauditeerimise kutsetegevusi standardeid) ja auditikomitee tegevust audiitortegevuse seadus4 (edaspidi AuDS). Lisaks: a) avalik- õiguslike juriidiliste isikute tegevust siseauditi tegevuse korraldamisel reguleerivad vastavad eriseadused nagu:  Eesti Rahvusringhäälingu seadus, § 21, 30;  Rahvusooperi seadus, § 9;  Eesti Rahvusraamatukogu seadus, § 10;  Eesti Kultuurkapitali seadus, § 11, 165. Avalik-õigusliku juriidilise isiku kõrgem juhtorgan/nõukogu tagab sisekontrollisüsteemi rakendamise ja siseaudiitori kutsetegevuse korraldamise. b) riigi asutatud sihtasutused peavad siseauditi tegevuse korraldamisel lisaks AuDSle lähtuma riigivaraseaduse §-st 87, mille kohaselt on sihtasutus kohustatud moodustama siseaudiitori ametikoha või ostma siseaudiitori teenust, kui aruandeaasta bilansipäeva seisuga on sihtasutuse bilansimaht suurem kui 2,0 miljonit eur või aruandeaasta tulud on suuremad kui 2,0 miljonit eur. 4 https://www.riigiteataja.ee/akt/128022019002 3  3. Siseaudiitori ametikohast või siseauditi teenuse sisse ostmisest loobumine Avalik-õiguslikel isikutel eraldiseisvat regulatsiooni siseauditi teenusest loobumiseks ei ole, tegemist on nõukogu pädevuses oleva ülesande täitmisega. Sihtasutusel on õigus loobuda siseaudiitori ametikoha loomisest või siseaudiitori teenuse ostmisest, kui see võib nõukogu hinnangul osutuda majanduslikult otstarbekaks. Nõukogu sellekohane otsus (põhjendatud ja motiveeritud) tuleb eelnevalt kooskõlastada sihtasutuse asutajaõigusi teostava isiku (Kultuuriministeerium) või kõigi asutajatega (nt vastav KOV). Teisisõnu asutajaõiguste teostaja (minister) annab oma kirjaliku nõusoleku siseauditi teenusest loobumiseks või ei kooskõlasta nõukogu otsust. Siseauditi teenusest loobumine mingiks perioodiks on põhjendatud kui iga-aastane tegevustulem on positiivne ja (täidetud on vähemalt kaks kriteeriumit):  viimasest siseauditist on möödas vähem kui 3. aastat ja siseauditi arvamus asutuse sisekontrollisüsteemide toimimisele oli „mõjus“;  asutuses on juurutatud kvaliteedijuhtimissüsteem, regulaarsed hindamised kinnitavad tegevuse nõuetele vastavust;  asutuse põhitegevus toimub määratletud valdkonnas, kus muutusi (varade maht, juhtimine, protsesside toimimine/teenuste osutamine) ei ole toimunud. Asutuses rakendatakse kontrollitegevusi ning tagatud on tegevuste vastavus õigusaktidele, ressursside kaitse, järelevalve. Ministril jt asutajaõiguste teostajal on igal ajal, vastavalt väliskeskkonnas ja/või asutuses toimunud muutustele, õigus siseauditi teenusest loobumise otsus tühistada. 4. Siseauditi teenuse korraldamine Kultuuriministeeriumi haldusala sihtasutustest (iga-aastaselt vajalik hinnata) on kohustatud siseauditi tegevust korraldama lähtudes riigivaraseaduse §-st 87 järgmised asutused: a) teatrid – SA-d Eesti Draamateater, Endla Teater, Nuku, Teater Vanemuine, Ugala Teater, Rakvere Teatrimaja, Vene Teater; b) muuseumid – SA-d Eesti Vabaõhumuuseum, Eesti Meremuuseum, Saaremaa Muuseum, Haapsalu ja Läänemaa Muuseum, Narva Muuseum, Virumaa Muuseumid, Eesti Kunstimuuseum; c) kontsertorganisatsioonid – SA-d Eesti Kontsert, Eesti Riiklik Sümfooniaorkester; d) spordikeskused – SA-d Jõulumäe tervisespordikeskus, Tehvandi Spordikeskus; e) toetuste vahendajad – SA-d Eesti Filmi Instituut, Integratsiooni SA; f) muud asutused – SA Kultuurileht, Eesti Laulu-ja Tantsupeo SA (laulupeo aastatel). Haldusala avalik-õiguslikest juriidilistest isikutest on siseaudiitori ametikoha loonud Eesti Kultuurkapital ja Eesti Rahvusringhääling. Teistes avalik-õiguslikes juriidilistes isikutes peab nõukogu otsustama, kuidas tagatakse siseaudiitori kutsetegevuse korraldamine. 4 5. Siseauditi teenuse sisseostmine ja tulemused Nõukogu otsustab, kas osta siseauditi teenus sisse nn ühekordsete töödena või mingiks perioodiks täieliku organisatsiooni siseauditina. Siseauditi teenuse tellimiseks koostab asutus pakkumuse kutse, kus fikseerib:  kvalifitseerimistingimused siseauditi teenuse osutajale;  kirjeldab oodatava siseauditi eesmärgi s.o põhiküsimused, millele vastust otsitakse, riskid; vajadusel määratleb auditi ulatuse piirangu (täpsustab, mida ei ole vajalik hinnata) ja läbiviimise perioodi;  juhul kui asutuses on läbiviidud eelnev siseaudit või muu kindlustandev töö, lisatakse pakkumuse kutsesse lühiinfo varasemalt läbiviidud auditi kohta.  ootused ja nõuded läbiviidavale siseauditile, aruandele. Vt täpsemalt pakkumuse kutse lähteülesande näidis, lisa 1 Pakkumuse kutse kooskõlastatakse nõukoguga, kes ühtlasi otsustab siseauditi teenuse osutaja. Lepingu sõlmib nõukogu volituse alusel juhataja või nõukogu esimees. Juhatus määrab asutusest kontaktisiku, kelle rolliks on abistada siseuditi teenuse osutajat tööde läbiviimisel. Siseauditi läbiviijatele tuleb tagada ligipääs tööde tegemise seisukohast olulistele andmetele, personalile ja füüsilistele varadele. Siseauditi teenuse osutaja esitab oma töö tulemused (siseauditi aruanded ja/või ülevaated) nõukogule. Nõukogule tutvustatakse siseauditi tulemusi koos juhatuse poolt koostatud puuduste kõrvaldamise tegevuskavaga. Nõukogu teostab seiret juhatuse esitatud puuduste kõrvaldamise tegevuskava täitmise üle, otsustades kas tellib vajadusel järelauditi ja/või järeltoimingud (audiitorite hinnang oluliselt parendamist vajav/nõuetele mittevastav). Juhul kui ostetakse teenusena organisatsiooni täielik siseaudit mingiks perioodiks, tuleb siseauditi teenuse osutajal esitada nõukogule kalendriaastale järgneva aasta 30. maiks koondarvamus. Koondarvamuses esitatakse siseaudiitori arvamus sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse kohta asutuses ning lisatakse ülevaade kõigist läbiviidud kindlustandvatest töödest aruandeaastal. Kõikide küsimuste korral seoses juhisega, palun võta ühendust! Nõustame asutusi pakkumuse kutse ettevalmistamisel ja siseauditi lähteülesande koostamisel. Krista Nelson Siseauditi osakonna juhataja Kultuuriministeerium Tel 6 282 285 [email protected] 5  Näidis Lisa 1 Pakkumuse kutse siseauditi teenuse sisseostmiseks /Asutus X/ teeb huvitatud isikutele ettepaneku osaleda ning esitada pakkumus vastavalt pakkumuse kutses sätestatud tingimustele. Teenuse sisseostu korraldamisel lähtutakse riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud üldpõhimõtetest. Variant 1: Ühekordne siseauditi teenus Eesmärk: viia läbi siseaudit …… valdkonnas ja avaldada arvamust xxxx / põhiprotsess, teenus vmt/ sisekontrollisüsteemi toimimisele. Auditeeritav periood …../ nt kalendriaasta kuni auditi toimingute teostamiseni/. Audit hõlmab järgmisi teemasid: /lisada loetelu, mis on nõukogu/juhatuse arvates oluline, mida audiitor kindlasti peaks vaatama/. Nt kas asutus x on riigieelarvest eraldatud vahendeid kasutanud sihtotstarbeliselt ning vastavalt eelarvele, tehtud kulud on otstarbekad ja seotud asutuse tegevusega; hinnata asutuse töökorraldust ja protsesside toimimist strateegilise planeerimise, tulude, kulude, sh hangete, varade ja personaliga seotud valdkondades. Kogutud faktide põhjal anda hinnang (näited): 1) kas asutuse eesmärgid ja tegevused toetavad asutajaõiguste teostaja arengukava ja eesmärkide täitmist; 2) kas asutusele eraldatud vahendeid on kasutatud eesmärgipäraselt, sh vastavalt eelarvele ning kulud on sihipärased ja otstarbekad; 3) kas asutuse tegevust ja põhiprotsesside toimimist toetavad sisekontrollimeetmed on olemas, piisavad (otstarbekad ja vastavad heale tavale) ja neid rakendatakse; 4) kas toimunud tehingutest on olemas korrektne kirjalik jälg, vajalikud lepingud on sõlmitud ning tehingud on seaduslikud; 5) kas tegevusest saadava tulu ja omahinna arvestus on korraldatud ning hinna kujunemise põhimõtted fikseeritud; 6) kas asutuse vara säilimine on tagatud; 7) kas huvide konflikti vältimiseks on meetmed rakendatud? Auditi läbiviimise periood: …./fikseeritakse asutuse jaoks sobiv aeg, millal siseaudit läbi viiakse/. Varasemad auditid: /esitatakse üksnes vajadusel, lisatakse lühiinfo varasemalt läbiviidud siseauditi kohta, x. Aasta, teemal ……, läbiviijaks xxxx/. Aruanne tehakse teenuse osutajale kättesaadavaks pärast lepingu sõlmimist. 1 Variant 2: Täielik organisatsiooni siseaudit kindlaks perioodiks Eesmärk: leida siseauditi teenuse osutaja /nt kolmeks/ kalendriaastaks. Siseauditi teenuse osutaja ülesandeks on: 1) asutuse riskihindamise läbiviimine ja siseauditi tegevusulatuse koostamine. Riskijuhtimise rakendamise nõustamine asutuses; 2) tuvastatud kriitilistest riskidest lähtuvalt edaspidiselt vähemalt /nt ühe või kahe/ siseauditi läbiviimine kalendriaasta jooksul. Siseauditi teema ja täpsem ulatus lepitakse kokku nõukogus; 3) varasemalt läbiviidud siseauditite puuduste kõrvaldamise seire läbiviimine vähemalt kord aastas; 4) koondarvamus esitamine nõukogule, milles esitatakse siseaudiitori arvamus sisekontrollisüsteemi rakendamise ja selle tulemuslikkuse kohta ning lisatakse ülevaade kõigist läbiviidud kindlustandvatest töödest aruandeaastal. Koondarvamus esitatakse nõukogule kalendriaastale järgneva aasta 30. maiks. Varasem siseauditi teenuse osutaja: /esitatakse lühiinfo siseauditi teenusest, x. Aasta, täielik organisatsiooni siseauditi teenus, läbiviijaks xxxx/. Siseauditi aruanded jm info tehakse teenuse osutajale kättesaadavaks pärast lepingu sõlmimist. Piirangud: /fikseeritakse ajalised piirangud (nt jõulu ja suvepuhkuste periood), millal auditi toiminguid läbi viia ei ole võimalik/ 2. Kvalifitseerimisnõuded siseauditi teenuse osutajale 2.1. Pakkuja peab olema maksevõimeline ja jätkusuutlik ning tal ei tohi olla maksuvõlgu (juriidiline isik). 2.2. Pakkuja peab omama siseauditi teenuse osutamise kogemust vähemalt 2 viimast aastat. Pakkuja esitab nimetatud teenuste loetelu koos andmetega kliendi (tellija), lepingu sisu (teenuse nimetus) ja lepingu kehtivuse perioodi kohta. Andmed peavad sisaldama informatsiooni mahus, mis võimaldab hinnata nõuetele vastavust. 2.3. Pakkuja siseauditi teenuse osutaja (füüsiline isik) omab vähemalt ühte järgmistest kutsetest: a) atesteeritud siseaudiitor; b) avaliku sektori üksuse siseaudiitor. Väljastatud kutsete/sertifikaatide kehtivust peab saama kontrollida veebilehel https://www.audiitortegevus.ee/atr/web/siseaudit/register/siseaudiitori-otsing 2.4. Siseauditi läbiviimisel võib osaleda mitu punktis 2.3 nimetatud kutset omavat siseaudiitorit. Sellisel juhul tuleb määrata üks siseaudiitor, kes juhib meeskonna tööd, vastutab siseauditi käigus teostatavate tööde eest ja allkirjastab siseaudiitori aruande. 2.5. Siseaudiitor peab olema auditeeritavast sõltumatu ja tagab oma kohustuste täitmise käigus omandatud informatsiooni konfidentsiaalsuse. Siseaudiitori ja iga auditi meeskonna kuuluva liikmete sõltumatus ja konfidentsiaalsuse tagamine peab olema kinnitatud vastavalt siseaudiitori ja meeskonda kuuluvate liikmete allkirjastatud deklaratsiooniga. 2.6. Siseaudiitoriks ei saa olla isik, kes: 2 a) on siseauditeerimisele eelnenud kahe aasta jooksul asutust konsulteerinud auditeeritavas valdkonnas; b) töötab samas audiitorbüroos, mis osutab samaaegselt asutusele iga-aastast majandusaasta aruande auditeerimise teenust; 3. Nõuded siseauditi läbiviimisele 3.1.Siseaudiitor peab järgima siseauditi läbiviimisel Rahvusvahelise Siseaudiitorite Instituudi väljastatud siseauditeerimise kutsetegevuse standardeid koos kohustuslike elementidega (eetikakoodeks, siseauditeerimise definitsioon), suuniseid ja häid praktikaid (avaldatud veebilehel https://www.siseaudit.ee/kutsetegevuse-raampohimotted ) ning Eestis kehtivaid asjakohaseid õigusakte. 3.2. Siseaudiitor võib siseauditi läbiviimisel kasutada teiste kindlustandvate tööde tulemusi, järgides seejuures punktis 3.1. nimetatud standardeid 3.3. Siseaudit põhineb teenuse osutaja kirjeldataval metoodikal. Teenuse osutaja võib töö käigus teha täiendavaid ettepanekuid toimingute osas, et lõpptulemusena anda auditi eesmärgist lähtuv sõltumatu hinnang. 3.4. Auditeerimise metoodika peab olema pakkumuses kirjeldatud auditi läbiviimise etappide ja tähtaegade osas, samuti peab metoodika andma ülevaate testidest ja kontrollidest, mida auditi raames teha plaanitakse. Auditi protseduuride läbiviimisel kasutatakse kontroll-lehti ja toimingute kokkuvõtteid. 4. Siseauditi teenuse osutamise tulemus 4.1. Teenuse osutaja esitab nõukogule eesti keeles ja korrektselt vormistatud siseaudiitori aruande koos tähelepanekute ja soovitustega ning kokkuleppel ka auditi käigus loodud muud dokumendid ja/või kogutud tõendid (tööpaberid koos testimiste ja vaatluste tulemustega). Lisaks tuuakse aruandes välja võimalikud riskikohad ning soovitused lisameetmetele nende riskide leevendamiseks, ennetamiseks või aktsepteeritaval jääkriski tasemel hoidmiseks. 4.2. Siseaudiitori aruandes tuleb anda hinnang asutuse sisekontrollisüsteemide toimimisele lähtuvalt auditi eesmärgist. Hinnangu andmisel lähtutakse 4-pallilisest skaalast järgmiselt: a) Mõjus (tulemuslik) - hinnatud sisekontrollimeetmed on adekvaatsed, sobivad ja mõjusad, andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ning eesmärgid saavutatakse; b) Parendamist vajav - välja on toodud üksikud konkreetsed kontrollinõrkused. Üldiselt on aga hinnatud sisekontrollimeetmed adekvaatsed, sobivad ja mõjusad, andmaks põhjendatud kindlustunde, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse; c) Oluliselt parendamist vajav - Välja on toodud mitmed konkreetsed kontrollinõrkused. Hinnatud sisekontrollimeetmed ei taga põhjendatud kindlustunnet, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse; d) Nõuetele mittevastav (mitterahuldav) - Hinnatud sisekontrollimeetmed ei ole adekvaatsed, sobivad ja mõjusad, et tagada põhjendatud kindlustunne, et riskid on juhitud ja eesmärgid saavutatakse. 3 4.3. Auditi tulemustena väljatoodud tähelepanekutele on määratud prioriteet lähtudes järgnevast: Tähelepaneku Risk Riski maandamine olulisus on kõrge ilmnemise tõenäosusega ja/olulise Kriitiline negatiivse mõjuga organisatsiooni tegevusele ja/või järgneva 6 kuu jooksul eelarvele võib muutuda oluliseks, kui neile ei pöörata Keskmine lähemas tulevikus tähelepanu ja sarnased järgneva 6 kuu kuni 1. aasta eksimused hakkavad korduma. jooksul realiseerumine on vähetõenäoline, kuid tähelepanekus toodud riskide maandamise korral Madal järgneva 1. aasta jooksul loob asutus võimalusi protsessi efektiivistamiseks ja töö kvaliteedi parandamiseks Positiivne positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob tähelepanek välja parima praktika 4.4. Digitaalselt allkirjastatud siseauditi aruanne jm dokumendid edastatakse nõukogule elektroonselt. 5. Töövõtulepingu tingimused 5.1.Pakkuja on teadlik, et asutus ei kasuta arveldamises ettemaksu. Tööde eest tasumine toimub pärast töö üleandmise- vastuvõtmise akti mõlemapoolset allkirjastamist. 5.2.Töövõtulepingu tulenevate kohustuste süülise mittejärgimise korral on Tellijal õigus leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada ja/või nõuda leppetrahvi tasumist kahekordse lepingu hinna ulatuses ning kahju hüvitamist ulatuses, mida leppetrahv ei kata. 6. Vastavusnõuded pakkumusele 6.1.Pakkumuse koostamisel tuleb arvesse võtta kõik käesoleva töö teostamiseks ja lepingu eesmärgi saavutamiseks vajalikud tööd, teenused, tegevused ja toimingud, kaasa arvatud need, mis ei ole otseselt kirjeldatud pakkumuse kutses ning selle lisades, kuid mis on tavapäraselt vajalikud nõuetekohase tulemuse saavutamiseks arvestades töö eesmärki. 6.2. Pakkuja esitab järgmised dokumendid: a) Pakkuja organisatsiooni ja tööd läbi viiva meeskonna liikmete tausta ja pädevuse kirjeldus, CV ja viite erialasertifikaadile; b) Pakkuja kinnitus, et on mõistnud töö sisu; 4  c) Pakkuja esitab digitaalselt allkirjastatud auditi juhi ja meeskonna liikmete sõltumatuse ja konfidentsiaalsuse kinnituse deklaratsiooni. d) Volitatud esindaja digitaalselt allkirjastatud pakkumuse kirjelduse, mis vastab pakkumuse kutse nõuetele. 6.3.Palume esitada pakkumus digitaalselt allkirjastatuna hiljemalt xx.xx 2018. a e-kirjaga aadressil xxx 7. Pakkumuste hindamine (esitatud 2 alternatiivi) 7.1.Hankija võrdleb ja hindab kõiki kvalifitseeritud ja vastavaks tunnistatud pakkumusi. 7.2. Alternatiiv 1: Edukaks saab pakkumus, milles ühe töötunni keskmine hind ja siseauditi teenuse kogumaksumus on soodsam (ilma km-ta). Selleks esitatakse hinnapakkumine, millest selgub planeeritavate tööde maht. Sobib nt kui ostetakse siseauditi teenust mitmeks aastaks ja oluline on teenuse kogumaht kalendriaastas). 7.3.Alternatiiv 2: Pakkumuste hindamisel kasutatakse väärtuspunktide meetodit. Sobib nt spetsiifiliste ja keerukamate siseauditi töövõttude hindamiseks, kus olulisem on teenuse sisu kui hind. Moodustatakse pakkumuste hindamiseks vähemalt 3-liikmeline hindamiskomisjon. Majanduslikult soodsaim pakkumus selgitatakse järgmiste suhteliste osakaaludega (võib ka kasutada 30/70 osakaale): a) Pakkumise maksumus, kaaluga 40% - Maksimaalse väärtuspunktide arvu saanud pakkumusele omistatakse 40 punkti. Teised pakkumused saavad punkte proportsionaalselt vähem, kasutades valemit madalaima pakkumuse hind / konkreetse pakkumuse hind x 40. b) Pakutava teenuse sisu, kaaluga 60% Maksimaalse väärtuspunktide arvu saanud pakkumusele omistatakse 60 punkti. Teised pakkumused saavad 60-st võimalikust punktist proportsionaalselt vähem punkte ulatuses, mille võrra nende pakkumuse keskmine hinne on madalam kõige kõrgema keskmise hinde saanud pakkumusest (“punktimäär” = (60 x “keskmine hinne võrreldavas pakkumuses”) / “kõige kõrgem keskmine hinne”). Arvestatakse pakutavat lisandväärtust lisaks tehnilise kirjelduses toodule, pakkumuse vastavust ülesande püstitusele ning teostatavust (s.h projektiplaani realistlikkus). Maksimaalsed väärtuspunktid saab pakkuja, kelle lahendus sobib kõige paremini hankija esitatud nõuetega, on teostatav ja otstarbekas ning tagab parema lõpptulemuse. Pakutava teenuse sisu hinnatakse järgnevalt: Pakkuja arusaam lähteülesandest sh pakutav lisandväärtus. Projektiplaani elluviimise realistlikkus. Selgelt on kirjeldatud pakkuja arusaam lähteülesandest (sh lepingu eesmärkidest, oodatavatest tulemustest ja nende elluviimiseks vajalikest tegevustest. Pakkuja metoodika ja lähenemisviis on piisav, et tagada teenuse kvaliteet ning eesmärkide saavutamine. Selgelt ja põhjalikult on kirjeldatud töö metoodika ning planeeritavad tegevused. Projektiplaanis on tööetappide lõikes välja toodud tööde loetelu koos tähtaegade, tulemite ja ressursi kasutusega. Projektiplaan peab võimaldama hinnata siseauditi tegevusi, sh kogumahtu töötundides. Projektiplaan arvestab võimalike riskide ilmnemisega ja võimaldab oodatavaid tulemusi õigeaegselt saavutada. Pakutavad organisatoorsed meetmed (sh töökorraldus ja ressursi jaotus) on selgelt kirjeldatud ja on piisavad, et tagada teenuste kvaliteet, tähtaegadest kinnipidamine ning eesmärkide saavutamine. (maksimaalselt 60 punkti). 5  Hindajate Hindajate Hindajate Kriteerium hinnang „1“ hinnang „3“ hinnang „5“ rahuldaval ei ole piisavalt viisil lahti põhjalikult lahti 1.sisu kirjeldus ja metoodiline põhjalikult lahti kirjutatud, kirjutatud, lähenemine, ülevaade erinevate kirjutatud, vastab vastab vastab täielikult tegevuste sisust ja elluviimisest alla keskmise keskmiselt hankija ootustele hankija ootustele hankija ootustele. ei ole põhjalikult rahuldaval põhjalikult lahti 2.projektiplaan lahti kirjutatud viisil lahti kirjutatud ega läbimõeldud kirjutatud ei selgu, et oleks jah, arvestatud 3.arvestab tehnilise kirjelduse punktis ei ole arvestatud arvestanud on kõikide toodud nõuetega kõikide nõuetega nõuetega Jah, esitatud on täiendavad Jah, on asjakohased esitanud teemad lisaks täiendavad Hankija teemad, kuid 4.Pakkuja pakutav lisandväärtus Ei ole esitanud ootustele ning need ei aita need on lepingu kaasa täitmiseks eesmärgi sobivad ja saavutamisele. üheselt arusaadavad. Hindamiskomisjoni liikmete poolt individuaalselt leitakse lähteülesande, metoodika sh pakutava lisandväärtuse, projektiplaani kirjelduse keskmine hinne, mis on hindamiskomisjoni liikmete poolt esitatud hindamiskriteeriumide alusel pakutava teenuse sisule omistatud hinnete aritmeetiline keskmine. Väärtuspunktide määramisel saab maksimaalsed väärtuspunktid suurima keskmise hinde saanud pakkumus. Aritmeetiliselt liidetakse maksumuse ning pakutava teenuse sisu eest saadud punktid. Edukaks osutub pakkuja, kelle punktisumma on kõige kõrgem. 6 Pakkumuste hindamise näidis Hindamise kirjeldus Pakkuja 1 Pakkuja 2 Pakkuja 3 Pakkumus kogumaksumus (EUR) 8000 10000 9500 Maksumuse eest saadud väärtuspunktid (maksimum 40 punkti) 40,00 32,00 33,68 Hindaja 1 (keskmine) 3,00 3,00 5,00 Hindaja 2(keskmine) 3,00 3,00 3,00 Hindaja 3 (keskmine) 3,00 3,00 5,00 Pakutava teenuse sisu s.o arusaam lähteülesandest, metoodika kirjeldus, lisandväärtus ja ajakava realistlikkus (hindajate keskmine) 3,00 3,00 4,33 Pakutava teenuse sisu (kokku 60 punkti, keskmiste põhjal) (“punktimäär” = (60 x “keskmine hinne võrreldavas pakkumuses”) / “kõige kõrgem keskmine hinne”) 41,54 41,54 60,00 Kokku punktid 81,54 73,54 93,68 Järjestus 2 3 1 7 Näidis elulookirjelduse koostamiseks (soovituslik näidisvorm) Roll lepingu täitmisel: Perekonnanimi: Eesnimi: Haridus: Praegune töökoht: Töökogemus (projektid): __ .____ (kuu/aasta) – __ .____ Ajaperiood (alates/kuni): (kuu/aasta) Asukoht: Ettevõte/organisatsioon: Peamised tööülesanded/ täidetud lepingute loetelu Andmed sisaldavad informatsiooni mahus, mis võimaldab hinnata nõuetele vastavust. Muu oluline informatsioon: /allkirjastatud digitaalselt/ Näidis täidetud lepingute loetelu koostamiseks Lepingu kehtivuse Tellija nimi Teenuse nimetus/lepingu sisu periood 8 Näidis sõltumatust ja konfidentsiaalsust kinnitava kirja koostamiseks Kinnitan(me), et olen(me) /asutus X/ sõltumatu(d) ning ei ole auditeerimisele eelnenud kahe aasta jooksul konsulteerinud nimetatud asutust auditeeritavas valdkonnas. Kinnitan(me), et tagan(me) kohustuste täitmise käigus omandatud informatsiooni konfidentsiaalsuse. Siseauditi meeskonna liikme(te) allkiri(jad) (digitaalselt allkirjastatud) 9  Vastavalt nimekirjale 02.09.2019 nr 1-16/1598-1 Teavituskiri Austatud nõukogu esimees ja juhatuse liige Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond viis 2018. aastal läbi auditi teemal „Siseauditi korraldus ja auditikomitee moodustamine Kultuuriministeeriumi sihtasutustes ja avalik-õiguslikes organisatsioonides“. Auditi tulemusena selgus, et Kultuuriministeeriumi haldusalas on sihtasutusi, kus ei järgita alati riigivaraseaduse § 87 punkt 3 nõudeid ning asutuses puudub nõuetele vastav siseaudit. Avalik-õiguslikes juriidilistes isikutes peab nõukogu otsustama, kuidas tagatakse siseaudiitori kutsetegevuse korraldamine. Siseauditi korraldamiseks oleme Kultuuriministeeriumi haldusala asutustele koostanud soovitusliku juhise, mis on abivahendiks nõukogu liikmetele ja asutuste juhtidele. Juhisele on lisatud ka abistav näidis pakkumuse kutse koostamiseks. Palume lisatud juhisega tutvuda ning korraldada oma asutuses nõuetele vastav siseaudit. Juhul kui sihtasutuse nõukogu leiab, et majanduslikult otstarbekas on siseauditist loobuda, tuleb sellekohane põhjendatud otsus eelnevalt kooskõlastada asutajaõigusi teostava isiku (Kultuuriministeeriumi) või kõigi asutajatega (nt vastava KOViga). Juhise leheküljel 4 on toodud kriteeriumid, mis abistavad nõukogu vajadusel siseauditi loobumise otsuste tegemisel. Kõikide küsimuste korral nõustab asutusi juhise rakendamisel, sh pakkumuse kutse ettevalmistamisel ja siseauditi lähteülesande koostamisel Kultuuriministeeriumi siseauditi osakond. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Tõnis Lukas minister Lisa: Siseauditi teenuse korraldamise soovituslik juhis, 5 lehel koos lisaga Krista Nelson 628 2285 [email protected] Suur-Karja 23/ 15076 Tallinn/ 628 2222/ [email protected]/ www.kultuuriministeerium.ee/ Registrikood 70000941