Lähetuste kord ja vormistamine RTIP-s

KÄSKKIRI 29.09.15 nr 1-2/15-059 Lähetuste kord ja vormistamine Riigitöötajate Iseteenindusportaalis Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 19. detsember 2012 määrusest nr 112 ”Ametniku teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja kord ning päevaraha määr“, 25. juuni 2009 määruse nr 110 „Töölähetuse kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja kord“ ja majandus- ja kommunikatsiooniministeeriumi kantsleri 18. mai 2012 käskkirjast nr 12-0030 “Lähetuste korraldamise hea tava Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi valitsemisala riigiasutustes” ning majandus- ja kommunikatsiooniministri 17. detsembri 2007 määruse nr 99 “Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus” § 24 punkti 2 ja § 25 lõike 1 alusel: kinnitan 1. Tehnilise Järelevalve Ameti teenistuslähetuse juhendi (Lisa 1) koos lisadega: 1.1 Juhendi Lisa 1 Siselähetuse vorm; 1.2 Juhendi Lisa 2 Siselähetuse/koolituse aruanne. tunnistan kehtetuks 2. Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 17.05.13 käskkirja nr 1-2/13-025. (allkirjastatud digitaalselt) Raigo Uukkivi peadirektor Koostaja: Merle Jürmann  2 Lisa 1 KINNITATUD Tehnilise Järelevalve Ameti peadirektori 29.09.15 käskkirjaga nr 1-2/15-059 TEHNILISE JÄRELEVALVE AMETI TEENISTUSLÄHETUSE JUHEND 1. Teenistuslähetuse juhend reguleerib Tehnilise Järelevalve Ameti (edaspidi Amet) ametnike ja töötajate (edaspidi teenistujate) teenistus- või töölähetusse (edaspidi lähetusse) saatmise vormistamist, lähetuskulude hüvitamist ja aruandlust. 2. Teenistuslähetus, sealhulgas väliskoolitus (edaspidi lähetus) on ametniku või töötaja (edaspidi lähetatu) suunamine Ameti poolt kindlaksmääratud ajavahemikus teenistusülesande/tööülesande täitmiseks väljapoole alalist teenistuskohta. 3. Ühepäevane lähetus algab ja lõpeb samal kuupäeval, s.t. toimub ühe kalendripäeva piires. Lähetuseks ei loeta ühepäevaseid ametisõite alalise teenistuskoha asula piiris. 4. Kui tööaeg langeb riigipühale, hüvitab Amet riigipühal lähetuses viibimise lähetatu valikul kas 2-kordse põhipalga maksmisega või täiendava vaba aja andmisega. 5. Lähetusi planeerides ja korraldades tuleb jälgida ressursside (rahalised vahendid, tööaeg jms) vastutustundlikku ja säästlikku kasutamist. LÄHETUSKULUDE HÜVITAMINE 6. Lähetuse sihtkohta ja alalisse teenistuskohta tagasisõidu transpordikulud hüvitatakse sõidupiletite alusel, kui lähetatavale ei võimaldata lähetuseks asutuse transporti. 7. Reeglina peavad sõidupiletite kuupäevad ühtima lähetuskorralduses olevate lähetuse kuupäevadega. 8. Kui lähetus ühildatakse puhkusega siis ei loeta puhkuseperioodile langevaid sõidukulusid lähetusega seotud kuluks ning neid ei hüvitata. 9. Sõite välislähetuse sihtkohas ei hüvitata, välja arvatud transport saabumisel ja lahkumisel lennujaama, raudteejaama või sadama ning sihtkoha vahel. Muude kohapealsete sõidukulude erandkorras hüvitamine fikseeritakse lähetuskorralduses. 10. Lähetatu majutuskulud hüvitatakse arve alusel riigisisese lähetuse korral kuni 65 eurot ja välislähetuse korral kuni 128 eurot ööpäeva kohta, suurema majutuskulu kooskõlastab lähetatu eelnevalt vahetu juhiga ning erandjuhtudel hüvitatakse ka piirmäärast kallima majutuskoha kasutamise kulud, kui puudub võimalus kasutada piirmäärale vastava hinnatasemega majutuskohta.  3 11. Juhul, kui välislähetuse majutuskulude tasumiseks kasutatakse isiklikku maksekaarti, arvestatakse kulutused vastavalt reaalsetele kuludele ilma intressita maksekaardi väljavõtte väljatrüki alusel. 12. Välislähetuse korral makstakse päevaraha 32 eurot päevas. Riigisisese lähetuse puhul päevaraha ei maksta. 13. Peadirektor võib lähetatule, kellele tagatakse lähetuses viibimise ajal tasuta toitlustamine, vähendada päevaraha kuni 70 % ulatuses. 14. Kui lähetatule maksab päevaraha muu isik või asutus, on lähetatu kohustatud esitama muu isiku või asutuse kinnituse Ameti finantsnõunikule ning Ameti poolt makstakse päevaraha punktis 12 sätestatud päevaraha määra ja muu isiku või asutuse poolt makstava summa vahe ulatuses. 15. Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse välislähetuse päevaraha juhul, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub vähemalt kolm tundi enne keskööd. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse välislähetuse päevaraha juhul, kui saabumispäeva algusest (kell 00.00) on sõiduki saabumise ajaks möödunud vähemalt kolm tundi. 16. Välislähetusest saabumise päeval teise lähetusse mineku korral makstakse päevaraha ühekordse määra ulatuses. 17. Viisa vormistamise kulud hüvitatakse vastavalt kulu tõendavale dokumendile. 18. Lähetuskulude hüvitamisel arvestatakse välisvaluutas tehtud kulutused eurodesse välislähetuselt saabumise päevale järgneval tööpäeval kehtinud Euroopa Keskpanga päevakursi alusel. 19. Välislähetuse tarbeks sõlmitav reisikindlustus hõlmab tervisekindlustust ja reisitõrke kindlustust (kindlustussumma katab transpordi ja hotelli kogumaksumuse lähetatu kohta) ning vajadusel pagasikindlustust vastavalt pagasi väärtusele (hüvitis kuni 950 eurot). Pikaajaline reisikindlustus vormistatakse kui planeeritud välislähetuste kindlustuskulud on suuremad pikaajalise kindlustuse maksumusest. 20. Lähetuseks ettenähtud kulude katteks kantakse lähetatu pangaarvele avanss vastavalt lähetuskorraldusele hiljemalt lähetusele eelneval tööpäeval. Avanss määratakse lähetuskorralduses vähemalt lähetuse päevaraha ulatuses, millele võib lisada vajadusel ööbimis- ja muud kulud. 21. Avansijäägi tagastab lähetatu 5 tööpäeva jooksul pärast finantsnõunikult vastava teate saamist. RIIGISISENE LÄHETUS 22. Riigisisese lähetuse aluseks on nädala lähetuskorraldus (juhendi lisa 1). 23. Iga esmaspäev kella 10.00 sisestavad osakonna juhatajad järgmise nädala lähetused nädala lähetuskorraldusse. Nädala sees lisandunud lähetuste andmed lisatakse nädala lähetuskorraldusse ning sellest teavitatakse peadirektori referenti e-posti teel. Nädala  4 lähetuskorralduse ja selle muudatused allkirjastab peadirektor dokumendihaldussüsteemis. 24. Nädala lähetuskorralduste numeratsioon algab igal kalendriaastal numbrist üks. 25. Lähetatu edastab e-kirjaga lähetuse majutuse tellimuse varahalduse peaspetsialistile või koolituslähetuste korral peadirektori referendile vähemalt kaks tööpäeva enne lähetust. 26. Varahalduse peaspetsialist tellib e-kirja alusel lähetuse majutuse. 27. Lähetatu poolt tasutud transpordi ja muude kulude korral vormistatakse lähetusaruanne juhendi lisa 2. VÄLISLÄHETUS 28. Välislähetuse aluseks on Ameti tööplaan, koolitusplaan, peadirektori poolt heaks kiidetud korraldajate kutse või peadirektori korraldus. Ühe eesmärgi ja sihtkohaga samal perioodil toimuvas lähetuses osaleb reeglina üks lähetatu. 29. Välislähetuse ajal on lähetatul õigus lähetuses olles kasutada Ameti mobiiltelefoni või SIM-kaarti ning sülearvutit. Tööplaanijärgne välislähetus (sh koolitusplaanis kinnitatud väliskoolitused) 30. Lähetuskorraldus vormistatakse vähemalt 7 päeva enne lähetuse algust lähetus- või koolituslähetuskorraldusega (edaspidi lähetuskorraldus) Riigitöötaja Iseteenindusportaali (edaspidi RTIP) lähetuste moodulis. Sisenemine RTIP portaali toimub ID kaardiga. RTIPi lähetuste mooduli kasutusjuhend on kättesaadav Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) veebilehel http://www.rtk.ee ja RTIP keskkonnas. 31. Lähetuskorralduse vormistab teenistuja. Lähetuskorralduse peadirektorile vormistab referent, või RTIP-s lähetuste halduri ülesannetes olev teenistuja. 32. Lähetuskorralduses määratakse:  lähetuse eesmärk ja ülesanne;  sihtkoha riik ja linn (asukoht);  vastuvõtja asutus või organisatsioon;  lähetuse alguse ja lõpu kuupäev ning kellaaja täpsustus olenevalt välisriiki suunduva sõiduki väljumisajast või sõiduki saabumisajast, kui kellaajad jäävad ajavahemikku, mille alusel määratakse lähetuse päevaraha maksmise tingimused (punkt 15);  lähetuse eeldatavad kulud vastavalt Vabariigi Valitsuse poolt sätestatud kulude piirmääradele ja reisifirmadelt saadud pakkumistele. Kui kulude makseviisiks on „Lähetatav maksab ise“, siis on selle summa ulatuses võimalik taotleda avanssi. Avansi summa ei saa olla suurem kui päevarahade ja töötajate poolt tasutavate kulude summa kokku.  5  selgitus kulude finantseerimise allika kohta kui lähetuskulusid ei kaeta TJA lähetuste eelarvest;  hüvitaja organisatsioon ja hüvitatav summa, kui lähetusega seotud kulud hüvitatakse asutusele kolmandate isikute poolt;  lähetuse avansi summa. Avanssi maksta kui lähetus on kinnitatud vähemalt 4 tööpäeva enne lähetuse algust;  lähetuskorraldusele lisatakse manustena lähetuse eesmärki ja ülesannet täpsustavad dokumendid. 33. Hinnapakkumiste küsimine toimub RTIP lähetuste portaali kaudu ning pakkumused laekuvad lähetatu meiliaadressile. Tellimus tuleb esitada üheaegselt vähemalt kahele valikus olevale reisibüroole. Põhjendatud juhtudel võib võtta hinnapakkumuse ka väljaspool portaali. Lähetatu esitab hinnapakkumised vahetule juhile kinnitamiseks, vahetu juht edastab kinnituse valituks osutunud reisibüroole (v.a. teenistuste ning osakondade juhid ja peadirektorile otse alluvad ametnikud, kes kinnitavad valiku ise). Üldjuhul valitakse soodsaim pakkumus, muu valiku puhul tuleb hinnapakkumuse juurde lisada põhjendus. Lähetatu vastab mittevalituks osutunud pakkumuse esitajatele ning lisab reisibüroode pakkumused RTIP lähetuste portaali koos vajalike selgitustega. 34. Lähetuskorralduses on asendaja lisamine kohustuslik. 35. Lähetuskorralduse kooskõlastab teenistuja vahetu juht, koolituskulude puhul peadirektori referent (edaspidi koolitusspetsialist) ning finantsnõunik, kes määrab finantsarvestuse dimensioonid. 36. Lähetuskorralduse kinnitab peadirektor ning peadirektori puhul kantsler. 37. Kui RTIP teatab kooskõlastaja või kinnitaja asendajast, sisestab lähetatu asendaja kooskõlastajaks või kinnitajaks. 38. Kinnitatud lähetuskorralduse andmed saadetakse automaatselt majandusarvestuse süsteemi SAP personaliarvestuse moodulisse ja RTK raamatupidajale, kes teostab lähetuskulude avansi ülekande lähetatule hiljemalt lähetusele eelneval tööpäeval. Lähetuskorraldus vormistamisega hilinemise korral (vt p. 32) üldjuhul avanssi ei maksta ja lähetuskulud hüvitatakse pärast lähetuse kuluaruande esitamist. 39. Lähetuse kuluaruande vormistab teenistuja RTIP-i lähetuste moodulis hiljemalt 3 tööpäeva jooksul lähetusest saabumise päevast. 40. Lähetuse kuluaruanne on lähetuste moodulis automaatselt eeltäidetud asutuse poolt ostuarvetega tasutud kuludega, päevaraha määra ja lähetatule makstud avansi summaga. Kuluaruandesse märgib teenistuja täiendavalt tema poolt tasutud kulude summad, samuti asutuse krediitkaardiga tehtud kulutused määrates ära kulurea makseviisi. Teenistuja lisab kuluaruandele manusena elektroonsed või paberdokumendilt skaneeritud kuludokumendid (transpordi arved, piletid jne,) mis tõendavad tehtud kulutusi. Kuludokumentide originaaldokumendid esitab lähetatu finantsnõunikule.  6 41. Lähetuse kuluaruanne saadetakse kooskõlastamiseks finantsnõunikule, kes kontrollib aruande kulude vastavust lähetuskorralduses kinnitatule ja lisatud kuludokumentidele ning lisab finantsdimensioonid. Koolituslähetus kooskõlastatakse eelnevalt koolitusspetsialistiga. Vajadusel tagastatakse aruanne selgituste või dokumentide lisamiseks lähetatule. 42. Kuluaruande kinnitab peadirektor. Kinnitatud kuluaruanne saadetakse automaatselt RTK raamatupidajale, kes teostab vastavalt aruandele teenistujale täiendava väljamakse. Kui teenistujale makstud avansisumma ületab tema poolt tehtud kulutused, siis kuulub summa teenistuja poolt tagastamisele e-riigikassa kontole vastavalt punktile 21. 43. Lähetuskulud hüvitatakse teenistuslähetuse aruande alusel 5 tööpäeva jooksul pärast aruande edastamist. RTKle vastavalt toimemudelile. Tööplaaniväline välislähetus (sh koolitusplaaniväline väliskoolitus) 44. Tööplaanivälisel välislähetusel või koolitusplaani välistel väliskoolitustel osalemiseks esitatakse kutse e-kirja teel põhjendusega, mille kooskõlastavad teenistuse juht ning finantsnõunik ja koolituse korral üldosakonna juhataja, peadirektorile otsustamiseks. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE 45. Välislähetuskorraldused, aruanded ja riigisisese lähetuse korraldused säilitatakse elektroonselt dokumendihaldussüsteemis või RTIP-i lähetuste moodulis. 46. Lähetusega seotud kuludokumendid säilitab finantsnõunik.  KINNITATUD Peadirektori käskkirjaga nr Teenistuslähetuse juhendi Lisa 2 SISE LÄHETUSE / KOOLITUSE ARUANNE Lähetatu: [ XX ] Sihtkoht: [ XX ] Kestus : [ XX ] päeva RAHALINE ARUANNE (Allkirjastatud digitaalselt) (Allkirjastatud digitaalselt) [ ees- ja perenimi ] P eadirektor [ ees- ja perenimi ] F inantsnõunik Tegevusala Ea konto Liik Kulu üksus