Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine/ AD 553 V6

KÄSKKIRI 29.11.2018 nr 1.1-1/18/333 Tallinn Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine Tuginedes majandus- ja kommunikatsiooniministri 31. juuli 2006. a määruse nr 73 “Lennuameti põhimäärus” § 20 punktile 3: 1. Kinnitan: 1.1. AD 553 V6 Aeronavigatsiooniteenuse osutamise lennujuhtimiskoolituse lennuliiklusvoo juhtimise ja õhuruumi korraldamise järelevalve juhendi – lisa 1. 2. Tunnistan kehtetuks: 2.1. Lennuameti peadirektori 11.06.2018 käskkirja nr 1.1-1/18/179 punkti 1.1. (allkirjastatud digitaalselt) Anastasia Levin õigusnõunik peadirektori osalistes ülesannetes  KINNITATUD Lennuameti peadirektori 29.11.2018 käskkirjaga nr 1.1-1/18/333 Lisa 1 AERONAVIGATSIOONITEENUSE OSUTAMISE, LENNUJUHTIMISKOOLITUSE, LENNULIIKLUSVOO JUHTIMISE JA ÕHURUUMI KORRALDAMISE JÄRELEVALVE JUHEND LENNUAMET Protseduur AD 553/V6 Leht 1/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Sisukord 1. Sissejuhatus ................................................................................................................................. 3 2. Järelevalve juhendi muutmise kord ............................................................................................. 4 3. Järelevalve ulatus, eesmärgid ja liigid ......................................................................................... 4 3.1 Järelevalve ulatus .................................................................................................................. 4 3.2 Järelevalve eesmärgid ........................................................................................................... 4 3.3 Järelevalve liigid ................................................................................................................... 4 4. Järelevalve planeerimine ............................................................................................................. 5 4.1 Ohutusnäitajate jälgimine (VÄLJATÖÖTAMISEL SSP raames) .......................................... 5 4.2 Riskide hindamine ................................................................................................................. 5 4.3 Järelevalve plaani koostamine ............................................................................................... 5 4.3.1 Järelevalve ulatus ........................................................................................................... 6 5. Järelevalve läbiviimine ................................................................................................................ 7 5.1 Dokumentatsiooni kontroll/ülevaatus ................................................................................... 7 5.2 Audit/inspekteerimine ........................................................................................................... 7 5.2.1 Auditi algatamine ........................................................................................................... 7 5.2.2 Auditi ettevalmistamine ................................................................................................. 7 5.2.3 Auditi läbiviimine .......................................................................................................... 8 5.2.4 Järelevalve aruanne ja ettekirjutus ............................................................................... 11 5.2.5 Järelevalvearuande ja ettekirjutuse levitamine ............................................................. 12 5.3 Tõendusdokumentide ohje .................................................................................................. 12 5.4 Konfidentsiaalsus ................................................................................................................ 13 5.5 Järeltegevused ..................................................................................................................... 13 6. Lennuliiklusvoogude juhtimise meetmete järgimise kontroll ................................................... 13 7. Õhuruumi korraldamise ja kasutamise järelevalve ................................................................... 14 8. Insener-tehnilisise personali järelevalve ........................................................................ 14 LENNUAMET AD 553/V6 Leht 2/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 1. Sissejuhatus 1.1 Juhendi eesmärk Käesolev juhend on koostatud eesmärgiga pakkuda riikliku ja haldusjärelvalve asutuse (Lennuamet) inspektoritele harmoniseeritud juhiseid aeronavigatsiooniteenuse osutamise, lennujuhtimiskoolituse, lennuliiklusvoo juhtimise ja õhuruumi korraldamise järelevalve korraldamiseks ja teostamiseks, võttes aluseks lennundusseaduse, Euroopa Liidu õigusaktid ning rahvusvahelised standardid ja soovitatava praktika. Juhend peab tagama kõigi osakonna toimingute ühtse, ladusa ning õiguslikult korrektse teostamise. Juhend sisaldab peamiselt järelevalvet puudutavate tegevuste kirjeldusi ja viiteid abistamaks osakonna järelevalveametnikel hinnata ettevõtete/organisatsioonide nõuetele vastavust. Juhendi koostamisel on kasutatud Eurocontrol´i poolt välja töötatud juhendmaterjale. 1.2 Järelevalve ulatus Riiklike järelevalveasutuste tegevus ja ülesanded on kindlaks määratud Euroopa Parlamendi ja nõukogu 20. veebruari 2008. aasta määrusega (EÜ) nr 216/2008, mis käsitleb tsiviillennunduse valdkonna ühiseeskirju ja millega luuakse Euroopa Lennundusohutusamet ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu direktiiv 91/670/EMÜ, määrus (EÜ) nr 1592/2002 ning direktiiv 2004/36/EÜ, Euroopa Parlamendi ja nõukogu 10. märtsi 2004. aasta määrusega (EÜ) nr 549/2004, millega sätestatakse raamistik ühtse Euroopa taeva loomiseks (raammäärus), määrusega (EÜ) nr 550/2004, Euroopa Parlamendi ja nõukogu 10. märtsi 2004. aasta määrusega (EÜ) nr 552/2004 Euroopa lennuliikluse juhtimisvõrgu koostalitlusvõime kohta (koostalitlusvõime määrus), komisjoni rakendusmäärusega (EL) nr 1034/2011 lennuliikluse korraldamise ja aeronavigatsiooniteenuste ohutusjärelevalve kohta ning komisjoni määrusega (EL) nr 2015/340, millega kehtestatakse lennujuhtide lubade ning Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EÜ) nr 216/2008 kohaste sertifikaatidega seotud tehnilised nõuded ja haldusmenetlused, muudetakse komisjoni rakendusmäärust (EL) nr 923/2012 ja tunnistatakse kehtetuks komisjoni määrus (EL) nr 805/2011. Kuigi vastutus teenuse ohutu osutamise eest lasub teenuse osutajal, peavad liikmesriigid tagama tõhusa järelevalve riiklike järelevalveasutuste kaudu. Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EÜ) nr 550/2004 (teenuse osutamise määrus) artikli 2 alusel on riigi poolt nimetatud riikliku järelvalve asutuse (Lennuamet) ülesandeks tagada aeronavigatsiooniteenuste osutajate ohutu ja tõhus tegutsemine Eesti vastutusalas olevas õhuruumis. Riikliku järelvalve asutuse ülesandeks on tuvastada, kas teenuse osutajad vastavad Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega nr 550/2004 ning Komisjoni rakendusmäärusega (EL) nr 1035/2011 kehtestatud aeronavigatsiooniteenuste osutamise ühistele nõuetele. Vastavalt Komisjoni määrusele (EL) nr 1034/2011 teostavad riiklikud järelevalveasutused ohutusjärelevalvet aeronavigatsiooniteenuste ning lennuliiklusvoo juhtimise ja õhuruumi korraldamise suhtes kohaldavate nõuete järelevalve osana, et jälgida kõnealuste tegevuste ohutust ja kontrollida kohaldatavate ohutusnõuete ja nende rakenduskorra täitmist. Ohutusjärelevalve käigus tuleb kontrollida ettevõtte vastavust kohaldatavatele regulatiivsetele LENNUAMET AD 553/V6 Leht 3/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 ohutusnõuetele (sh sertifikaadile lisatud ohutusalased tingimused) enne aeronavigatsiooniteenuste osutamiseks vajaliku sertifikaadi väljastamist või uuendamist, ettevõtte pidevat vastavust kohaldatavatele regulatiivsetele ohutusnõuetele, ohutuseesmärkide, ohutusnõuete ja muude ohutusalaste tingimuste täitmist (mis on määratletud näiteks deklaratsioonis süsteemide vastavustõendamise kohta) ning ohutuseeskirjade täitmist. Nimetatud protsess peab põhinema dokumenteeritud korral ning andma juhised ohutusjäelevalve teostamiseks. 2. Järelevalve juhendi muutmise kord Kõigil Lennuameti teenistujatel on õigus esitada lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhatajale ettepanekuid järelevalve juhendi muutmiseks. Ettepanekuid võib esitada kas suuliselt või kirjalikult. Muudatused tehakse vastavalt juhtimissüsteemi dokumentide- ja andmeohje protseduurile (AP 123). 3. Järelevalve ulatus, eesmärgid ja liigid 3.1 Järelevalve ulatus Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakond teostab järelevalvet kõigi sertifitseeritud aeronavigatsiooniteenuse osutajate (ATS, CNS, MET, AIS) ja lennujuhtimiskoolitajate üle. Aeronavigatsiooniteenuseosutajate järelevalve käigus kontrollitakse ka vastavust koostalitusvõime (IOP), lennuliiklusvoogude juhtimise (ATFM), õhuruumi korraldamise (ASM) ja lennujuhtimis- ja raadionavigatsiooniseadmetele kehtestatud nõuetele. 3.2 Järelevalve eesmärgid Järelevalvet teostatakse järgmistel eesmärkidel:  aeronavigatsiooniteenuse osutaja jätkuva nõuetele vastavuse kontrollimine (sertifikaadi kehtivuse ajal);  järelkontroll (peale inspekteerimist);  kontrollida uute nõuete, ohutuseesmärkide, ohutusnormide, ohutusjuhiste ja muude ohutusalaste tingimuste rakendamist ja täitmist aeronavigatsiooniteenuse osutaja poolt;  lennuliiklusvoo juhtimise nõuetele vastavuse kontrollimine;  õhuruumi korraldamise nõuetele vastavuse kontrollimine;  koolitusorganisatsiooni (sh koolituskursuste ja -kavade, üksuse pädevuskavade ning töötajate) nõuetele vastavuse kontrollimine. Järelevalve võib olla plaaniline või plaaniväline, tulenevalt ANS, ATFM, ASM teenuse osutaja infrastruktuuri, süsteemi, protsessi, toote või teenuse olulisest muudatusest, tingituna toimunud intsidentidest ja õnnetusjuhtumitest või järelkontrolli vajadusest. 3.3 Järelevalve liigid • Plaaniline/jätkuv järelevalve – kindla perioodiga planeeritud pidev järelevalve, millest eelnevalt informeeritakse järelevalve subjekti. LENNUAMET AD 553/V6 Leht 4/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 • Etteteatamata järelevalve – vajadus järelevalveks tekib ohutusalasest teabest või tuvastatud puuduste/ettekirjutuste tõsidusest. Järelevalve subjekti eelnevalt ei informeerita. • Plaaniväline järelevalve – eesmärgiga uurida konkreetseid probleeme, mis on jätkuva järelevalve käigus avastanud või mille uurimise vajalikkuse on põhjustanud ohutusalane teave (ettekanded, vahejuhtumid jms). Eelnevalt informeeritakse järelevalve subjekti. • Järelaudit/järelinspekteerimine (follow-up) – eesmärgiga leida kinnitust mittevastavustele suunatud tegevuste rakendatuses. Ka ettekirjutuste täitmise kontrollimiseks läbiviidav järelaudit. 4. Järelevalve planeerimine Järelevalve protsessi üldised põhimõtted on kirjeldatud protseduuris AP605 Järlevalve protseduur. 4.1 Ohutusnäitajate jälgimine (VÄLJATÖÖTAMISEL SSP raames) Lennuamet kontrollib ja hindab regulaarselt saavutatud ohutuse taset, et määrta kindlaks, kas see vastab kehtestatud ohutusnõuetele. Ohutusnäitajate jälgmise tulemusena määratakse kindlaks valdkonnad, kus ohutusnõuete täitmist on vaja esmajärjekorras auditite käigus kontrollida. 4.2 Riskide hindamine Plaanilise/jätkuva järelevalve plaani koostamisel tuleb arvestada: • järelevalve subjekti suurust ja tegevuste keerukust; • toimunud intsidente, õnnetusjuhtumeid, surmaga lõppenud õnnetusjuhtumeid ja inimohvrite arvu; • varasemate järelevalve tegevuste tulemusi; • järelevalve subjekti suutlikkust tõhusalt teha parandusi ja rakendada korrigeerivaid tegevusi; • teiste osapoolte ohutus- ja kvaliteediauditite tulemusi • funktionaalsetesse süsteemidesse tehtud muudatusi 4.3 Järelevalve plaani koostamine Osakonna juhataja koostab planeeritud järelevalve teostamiseks järelevalve plaani kahe aastase vaatega. Plaan koostatakse ja säilitatakse Public kettal osakonna kaustas. Plaanis täpsustatakse iga auditi ulatus (kontrollitavad valdkonnad ja nõuded) arvestades regulatsioonide nõudeid järelevalve perioodsusele. Esialgses järelevalve plaanis ei kajastata etteteatamist välistavaid LENNUAMET AD 553/V6 Leht 5/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 järelevalve toiminguid ning jooksvalt esitatud taotlustest tulenevat järelevalvet. LOIS planeerimismoodulisse sisestatakse järelevalve plaan ühe aastase vaatega. Juhul kui järelevalvesse on vaja kaasata teiste osakondade ametnikke, näiteks julgestusalaste nõuete kontrollimiseks, siis osakonna juhataja koordineerib järelevalve aastaplaani vastava osakonna juhatajaga. Enne järelevalve aastase plaani kinnitamist LOIS-is edastab lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhtaja plaani kõikidele asjaomastele teenuseosutjatele tutvumiseks ja kommenteerimiseks. Järelevalve aastane plaan kinnitatakse LOIS-is jaanuari kuu jooksul. Peale järelevalve aastaplaani kinnitamist luuakse Public kettal osakonna kaustas jooksev järelevalve plaan, kus peetakse arvestust toimunud auditite üle ning kuhu kantakse sisse kõik muudatused kinnitatud plaanis, samuti plaanivälised auditid. Auditeerimise vajaduse määrab lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhtaja koostöös osakonna töötajatega, võttes arvesse aeronavigatsiooniteenuse osutajale, lennuliiklusvoo juhtimisele ja õhuruumi korraldamisele omaseid spetsiifilisi või regulatiivseid nõudeid ning muid asjakohaseid faktoreid. Tüüpilisteks asjaoludeks auditeerimise sageduse määramisel on eelnevate auditite tulemused, märkimisväärsed muutused ohutust mõjutavas infrastruktuuris, organisatsioonis, protsessides (meetodites või tehnoloogias) ja protseduurides või muutused juhtimissüsteemis endas. Auditid toimuvad regulaarselt, mitte harvem kui üks kord aastas, osakonna järelevalve plaani (tööplaani) kohaselt, kui ei ole ilmnenud mittevastavusi. Intervallide ja ajastamise määramisel arvestatakse aeronavigatsiooniteenuse osutaja juhtimissüsteemi keerukust ja lennuoperatsioonide arvu, eriti nende muutusi. Tähelepanu pööratakse ka Lennuameti poolsele usaldusele teenuse osutaja suhtes, mis põhineb ohutusega seotud juhtumite või toimunud õnnetuste ja intsidentide arvul. Järelevalve planeerimisel tuleb tagada, et kahe aasta jooksul kontrollitakse kõigi sertifitseeritud aeronavigatsiooniteenuse osutajate vastavust kehtestatud nõuetele kõigis olulistes valdkondades. 4.3.1 Järelevalve ulatus Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhataja koostöös osakonna töötajatega otsustab, milliseid süsteemi elemente, objekte ja organisatsioonilisi elemente teatud aja jooksul tuleb auditeerida, kandes need osakonna järelevalve aastaplaani. Ulatus ja põhjalikkus peab vastama Lennuameti informatsiooni vajadustele ning ohutusnäitajate jälgimise tulemustele. Auditi ulatuse määramisel tuleb tugineda õigusaktides ja muudes dokumentides toodud nõuetele, millele käitaja infrastruktuur, juhtimissüsteem või mõni muu valdkond peab vastama. Järelevalveks vajalikud ressursid peavad olema piisavad kavandatud ulatuse ja põhjalikkuse saavutamiseks. LENNUAMET AD 553/V6 Leht 6/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 5. Järelevalve läbiviimine 5.1 Dokumentatsiooni kontroll/ülevaatus Järelevalve planeerimise alguses palub auditit juhtiv vaneminspektor auditeeritaval edastada vajalikud dokumendid ja andmeid (näiteks siseauditi tulemused, käsiraamatud, riskianalüüs, ohutusalased andmed, jne). Üle vaadatakse ka eelmised järelevalve aruanded ja ettekirjutused. Dokumentatsiooni ülevaatus tuleb teha enne auditi kohapeal läbiviimist, et määrata kindlaks süsteemi vastavus auditi kriteeriumidele. Mõnes olukorras võib selle ülevaatuse edasi lükata kuni kohapealsete tegevuste alguseni, kui see ei kahjusta auditi läbiviimise mõjusust. Vajadusel võib viia läbi ka eelneva kohalkäigu organisatsioonis, et saada parem ülevaade olemasolevast olukorrast ning vajadusel hankida lisainformatsiooni. Kui dokumentatsioon leitakse olevat ebapiisav, peab auditit juhtiv vaneminspektor informeerima auditeeritavat ja osakonna juhatajat. Sellises olukorras tuleb vastu võtta otsus, kas jätkata auditiga või peatada see, kuni dokumentatsiooniga seotud probleemide lahendamiseni. Dokumentatsiooni ülevaatuse korraldamise eest vastutab auditit juhtiv vaneminspektor. 5.2 Audit/inspekteerimine 5.2.1 Auditi algatamine Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhataja määrab iga auditi jaoks auditit juhtiva vaneminspektori ning rühma liikmed. Auditi rühma valimisel tuleb arvestada protseduuri AD 601 ja 605 nõudeid. Auditeerimisse võib vajadusel kaasata teiste osakondade ametnikke, Lennuameti poolt tunnustatud eksperte/organisatsioone, vaatlejaid. Lennuameti poolt tunnustatud ekspertide/organisatsioonide ja vaatlejate kaasamisel tuleb kaasatavate ekspertide ja vaatlejatega nende roll konkreetses auditis eelnevalt kirjalikult kokku leppida. Ajakava koostamisel määratakse auditi eesmärgid, käsitlusala ja kriteeriumid. Auditi eesmärgid määravad, mida auditiga tuleb saavutada. Eesmärgid tulenevad õigusaktide nõuetest, protseduuridest ning eelmiste auditite tulemustest. Auditi käsitlusala kirjeldab auditi mahtu ja piire, nagu füüsilisi asukohti, organisatsioonilisi üksuseid, tegevuste ja protsesside kirjeldust, samuti ka selleks kuluvat ajaperioodi. Auditi kriteeriume kasutatakse hindamise alusena, millega võrreldes määratakse vastavus ja need võivad sisaldada rakendatavaid poliitikaid, protseduure, standardeid, seadusi ja määruseid, juhtimissüsteemide nõudeid, lepingulisi nõudeid või mingi kindla sektori käitumiskoodekseid. 5.2.2 Auditi ettevalmistamine Töödokumendid Auditiks vajaminevate töödokumentide ettevalmistamise eest vastutab iga auditi rühma liige isiklikult. Töödokumentide ettevalmistamine algab auditi läbiviimiseks vajaliku LENNUAMET AD 553/V6 Leht 7/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 dokumentatsiooni ülevaatamisest. Ette tuleb valmistada töödokumendid auditi käigu talletamiseks. Kohustuslikeks dokumentideks on LOIS kontroll-lehed, kus peavad kajastatud olema kõik auditi käigus kontrollitud määruste nõuded, kaasa arvatud Chicago konventsiooni lisade nõuded. Kasutada võib juba eelnevalt LOIS koostatud kontroll-lehti, vajadusel tuleb muuta olemasolevat kontroll-lehte või koostada uus kontroll-leht. 5.2.3 Auditi läbiviimine 5.2.3.1 Avakoosolek Avakoosolek tuleb läbi viia koos auditeeritava juhtkonnaga või, kus sobiv, koos nendega, kes vastutavad auditeeritavate talituste või protsesside eest. Avakoosoleku eesmärgiks on: - auditi plaani kinnitamine; - lühiülevaate andmine, kuidas auditi tegevusi korraldatakse (põhimõtete tutvustamine); - suhtlemiskanalite kinnitamine; - auditeeritavale küsimuste esitamiseks võimaluse andmine; Koosolekut juhatab auditit juhtiv vaneminspektor ning tõendusmaterjal osavõtjate kohta tuleb säilitada. Päevakorda tuleb võtta järgmised teemad: a) osalejate tutvustamine, k.a. ülevaade nende rollidest; b) auditi eesmärkide, käsitlusala ja kriteeriumite kinnitamine; c) auditi ajakava ja muude asjassepuutuvate kokkulepete kinnitamine koos auditeeritavaga, nagu lõppkoosoleku kuupäev ja kellaaeg, mistahes vahepealsed koosolekud auditirühma ja auditeeritava juhtkonna vahel ja mistahes viimased muudatused organisatsioonis; d) auditi läbiviimiseks kasutatavad meetodid ja protseduurid k.a. auditeeritava teavitamine, et auditi tõendusmaterjalid põhinevad ainult olemasoleva informatsiooni valikulisel uurimisel ja seetõttu on auditeerimisel määramatuseelement (s.t. kui kõrvalekaldumisi ei fikseeritud, ei tähenda see seda, et neid üldse ei pruugi olla); e) auditirühma ja auditeeritava vaheliste ametlike teavitamistekanalite kinnitamine (näiteks, aruandluse esitamise viisid jms); f) auditil kasutatava keele kinnitamine; g) kinnitamine, et auditi vältel hoitakse auditeeritavat auditi edenemisega kursis; h) konfidentsiaalsusega seonduvate asjaolude kinnitamine; i) kinnitamine, et auditirühmale vajalikud ressursid ja võimalused on olemas; j) vastava tööohutuse, hädaolukordade ja turvalisuse protseduuride kinnitamine auditirühmale; k) mistahes saatjate olemasolu, nende rollide ja identiteetide kinnitamine; l) aruandluse meetod, sh mittevastavuste klassifitseerimine; m) informatsioon tingimuste kohta, mille puhul võidakse audit peatada; n) informatsioon auditi läbiviimist või järelduste tegemist puudutava mistahes apellatsioonisüsteemi kohta (ettekirjutuse või otsuse, s.t. haldusakti peale on võimalik esitada vaie Tallinna Halduskohtule või Lennuametile 30 päeva jooksul alates haldusakti teadasaamise päevast, aadressil Lõõtsa 5, Tallinn 11415; e-mail aadressil [email protected] või telefonil +372 610 3500). Informatsiooni kogumine ja kontrollimine/faktituvastus LENNUAMET AD 553/V6 Leht 8/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Faktilist informatsiooni tuleb koguda vestlustest, dokumentide ja andmetega tutvumisest, toimingute vaatlemisest ning auditeeritava infrastruktuuri osa olukorrast lähtuvalt. Olulisena tunduvad vihjed mittevastavustele tuleb üles märkida ja analüüsida isegi siis, kui nad antud auditi konteksti ei kuulu. Vestlustest kogutud informatsiooni tõepärasust tuleb kontrollida lisavestluste, vaatluste, mõõtmiste ja kogutud andmete analüüsi abil. Auditit juhtiv vaneminspektor korraldab vajadusel auditeerimise ajal teiste auditeerijatega vahekoosolekuid tulemuste hindamiseks. Sellest tulenevalt võib auditit juhtiv vaneminspektor muuta vaneminspektorite tööülesandeid ja auditeerimisplaani tagamaks optimaalset eesmärkide saavutamist. Auditit juhtiv vaneminspektor peab koheselt oma vahetule ülemusele ja auditeeritavale ettevõttele teatama kui ilmneb, et auditi eesmärgid ei ole saavutatavad. 5.2.3.2 Leiud Kõik leiud tuleb dokumenteerida. Peale faktituvastust vaatavad auditi teostajad üle kõik leiud ja selekteerivad puudused, mis omakorda peavad olema esitatud üheselt mõistetavalt ja faktidele tuginedes. Puudused peavad viitama antud auditeerimisel aluseks olevatele nõuetele või muudele dokumentidele. Leiud peavad olema hoolikalt formuleeritud ning auditit juhtiva vaneminspektori poolt läbi vaadatud ja analüüsitud. Kõik tähtsamad leiud tuleb lõppkoosolekul ära märkida, kusjuures järlevalve subjekt peab leidudega nõustuma. 5.2.3.3 Leidude klassifitseerimine Leiud klassifitseeritakse puudusteks ja tähelepanekutes. Puudused omakorda jagunevad 1. astme puudusteks ning 2. astme puudusteks. Tähelepanek on vaadeldud tegevuse kontrollimisel tehtud leid, mis võib märku anda potentsiaalsest võimalusest olemasolevates tingimustes kõrvalekaldumise või ohu tekkimiseks, tegemist võib olla üksikjuhuga (pole süsteemne) või ei ole kogutud piisavalt objektiivseid tõendeid puuduse vormistamiseks. See ei pea olema otseselt seotud kindla standardi/regulatsiooni nõudega, kuid võib mõjutada lennuohutust. Tähelepaneku võib teha ka juhul kui auditeeritav ei järgi parimaid kasutusel olevadid tavasid või kui on alust arvata, et asjakohaste meetmete mitte rakendamisel, ei vasta ta enam kehtestatud nõuetele. Puudus on hinnatava tegevuse vaatlemisel või dokumentatsiooni kontrollimisel tuvastatud leid, kus auditeeritav ei vasta kehtestatud nõuetele. Puudused võivad olla ohutust mõjutavad ja ohutust otseselt mitte mõjutavad. Esimese astme puudusega on tegemist, kui tuvastatakse ohutust mõjutav mittevastavus kohaldatavatele nõuetele, teenuseosutaja ja koolitusorganisatsiooni menetlustele ja käsiraamatutele, koolitusliikide ja/või osutatavate teenustele, sertifikaadi tingimustele või sertifikaadile, määramisaktile (kui see on asjakohane) või deklaratsiooni sisule, mis kujutab endast tõsist riski lennuohutusele või tekitab muul viisil kahtlusi teenuseosutaja suutlikkuses tegevust jätkata, tehakse ettevõttele ettekirjutus. Sellisteks puudused võivad muu hulgas olla järgmised: LENNUAMET AD 553/V6 Leht 9/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 (1) käitamisprotseduuride kehtestamine ja/või teenuse osutamine viisil, mis põhjustab märkimisväärset ohtu lennuohutusele; (2) teenuseosutaja või koolitusorganisatsiooni sertifikaadi saamine või selle kehtivuse pikendamine või säilitamine võltsdokumentide alusel; (3) teenuseosutaja sertifikaadi kuritahtlik või seadusevastane kasutamine; (4) tõendid eeskirjade eiramise või koolitusorganisatsiooni sertifikaadi pettuse eesmärgil kasutamise kohta; (4) vastutava juhi puudumine (5) pärast kaht kirjalikku palvet teenuseosutaja või koolitusorganisatsiooni ruumide tavalisel tööajal külastamise loa andmata jätmine. Esimese astme ehk ohutust oluliselt mõjutava puuduse korral peab Lennuamet viivitamata võtma asjakohased meetmed ning vajaduse korral võib sertifikaati piirata, selle kehtivuse peatada, või sertifikaadi kas osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistada, tagades samal ajal aeronavigatsiooniteenuse jätkumise ilma lennuohutust ohustamata. Rakendatav meede peab olema kooskõlas puuduse ulatusega ning seda tuleb kohaldada seni, kuni teenuseosutaja või koolitusorganisatsioon on edukalt rakendanud parandusmeetmed. Teise astme puudus on oluline ohutust potentsiaalselt vähendav või tõsiselt ohustav ja/või osutatud teenuse või koolituse tulemusi potentsiaalselt oluliselt halvendav puudus, siia liigituvad kõik puudused, mis ei ole 1. astme puudused. Teise astme puuduse tuvastamisel teeb Lennuamet LOIS süsteemis leiu aruande puuduse kohta. Kui puudus on kindlaks tehtud, peab pädev asutus, teatama puudustest teenuseosutajale või koolitusorganisatsioonile kirjalikult ning nõudma parandusmeetmete võtmist avastatud puudus(t)e kõrvaldamiseks. Teise astme puuduse korral määratakse teenuseosutajale korrigeerivate tegevuste kava esitamise tähtaeg, mis üldjuhul on kaks nädalat. Nimetatud tähtaega võib pikendada võttes arvesse pühasid ja puhkuste perioode. Puuduse koostanud vaneminspektor hindab esitatud tegevuskava ning aktsepteerib selle, kui tegevuskava on hinnangu kohaselt piisavad puuduse kõrvaldamiseks. Tegevuskava rakendamise tähtaeg ei tohiks üldjuhul olla pikem kui kolm kuud, kuid põhjendatud juhtudel võib aktsepteerida ka pikemat tähtaega. Kui teenuseosutaja või koolitusorganisatsioon ei esita teise astme puuduse kohta tegevuskava, mis on Lennuameti arvates kõnealust puudust silmas pidades asjakohane, või kui teenuseosutaja või koolitusorganisatsioon ei rakenda parandusmeetmeid Lennuameti poolt kinnitatud või pikendatud tähtajaks, võib puuduse ümber klassifitseerida 1. astme puuduseks ning rakendada sellele vastavaid meetmeid. 5.2.3.4 Lõpukoosolek Auditeerimise lõppedes ja enne järelevalve aruande ja vajadusel ettekirjutuse ettevalmistamist korraldatakse koosolek aeronavigatsiooniteenuse osutaja/järelevalve subjekti juhtkonna esindajate ja võtmeisikutega. Lõpukoosolekut juhatab auditirühma juht. Koosoleku põhieesmärk on leidude esitlemine (eriti puuduste) nii, et auditi tulemus oleks üheselt mõistetav. Iga mistahes eriarvamus, mis puudutab auditi leide ja/või järeldusi auditirühma ja auditeeritava vahel, tuleb läbi arutada ja võimalusel lahendada, et ära hoida hilisemaid vaideid. Mittelahendamise korral tuleks eriarvamused dokumenteerida. Soovituste andmise korral tuleks rõhutada, et soovitused ei ole siduvad. Juhtiv vaneminspektor informeerib teenuseosutajat ka võimalikest parandatavatest ja ennetavatest tegevustest olemata kohatult detailne ja ettekirjutusi tegev. Teenuseosutajale peab LENNUAMET AD 553/V6 Leht 10/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 jääma võimalus määratleda ja leida Lennuametiga vajalik kokkulepe edasise tegevuse ja ajakava suhtes seoses leitud puuduste ja lahknevustega. Samuti edastatakse informatsioon Lennuameti poolse lõpparuande ja edasise järelevalve osas. 5.2.4 Järelevalve aruanne ja ettekirjutus Järelevalve aruanne koostatakse peale igat auditit, vajadusel koostatakse ettekirjutus. Aruanne koostatakse üldjuhul LOIS süsteemis. Järelevalve aruande sisu on kindlaks määratud LOIS-is. Järelevaleve aruande ja ettekirjutuse ettevalmistust juhib auditit juhtiv vaneminspektor, kes vastutab selle täpsuse ja täielikkuse eest. Järelevalve aruanne allkirjastatakse digitaalselt LOIS-is. Järelevalve aruande allkirjastavad üldjuhul kõik auditeerimisel osalenud Lennuameti ametnikud (va. vaatlejad), kuid vähemalt auditit juhtiv vaneminspektor. Järelevalve aruande tulemusena tehakse vajadusel peadirektorile ettepanek sertifikaadi kehtetuks tunnistamiseks, sertifikaadi kehtivuse peatamiseks või sertifikaadi kehtivuse taastamiseks. Ettepanekut eraldi ei vormistata, vaid see tehakse LOIS-is läbi peadirektori otsuse teksti ette valmistamise. Lõppkoosoleku ja aruande väljaandmise vahelisel ajal toimuv suhtlus toimub koordineeritult auditit juhtiva vaneminspektoriga. Ettekirjutus tehakse üldjuhul tõsise, otseselt lennuohutust mõjutavate puuduse (1. astme puudus) korral (kui on vajalik rakendada piiranguid), või väikese kõrvalekaldumise korral, kui nõustamine ja konsulteerimine ei ole olnud tulemuslik. Ettekirjutuse tegemisel juhindutakse haldusmenetluse seaduses, korrakaitse seaduses ja lennundusseaduses ettekirjutuse kohta esitatavatest nõuetest. Lennuameti järelevalve korras tehtud ettekirjutus peab olema kirjalik ning selles peavad sisalduma järgmised andmed: a. isiku või asutuse nimi, kellele ettekirjutus on suunatud; b. andmed ettekirjutuse objektiks oleva toimingu kohta; c. ettekirjutuse täitmise tähtaeg; d. ettekirjutuse tegemise põhjendus; e. vaidlustamisviide f. vajadusel hoiatus ja sunnivahendi kohaldamine (sunniraha või sertifikaadi peatamine, kehtetuks tunnistamine) g. ettekirjutuse tegemise kuupäev, ettekirjutuse teinud isiku nimi, ametikoht, ametinimetus ja allkiri. LENNUAMET AD 553/V6 Leht 11/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Ettekirjutusele lisatakse puudust tõendav dokument või tehakse viide dokumendile, kui see on eelnevalt edastatud. Lähtudes järelvalve käigus avastatud kõrvalekaldumise seotusest lennuohutusega, võib ettekirjutuse tegemisest loobuda ja saata teenuse osutajale mittevastavust käsitleva dokumendi koos eelnevalt kokkulepitud korrigeerimistähtaegadega. Eelpool mainitud otsuse teeb osakonna juhataja konsulteerides vaneminspektoritega. Ettekirjutus on järelevalvemenetluse tulemusel antav haldusakt, mis põhineb menetlustoimingutel ning järelevalve aruandel. Ettekirjutust säilitatakse Lennuametis. Puuduse kõrvaldamata jätmise või puuduliku kõrvaldamisega seotud probleemi süvenedes arvestatakse seda edaspidises järelevalvealases tegevuses. Ettekirjutus kuulub määratud tähtajaks täitmisele ning selle vaidlustamine ei peata ettekirjutuse täitmist. Lennuamet teeb hoiatuse juhul, kui ettekirjutus jäetakse ettekirjutuses märgitud tähtajaks täitmata. Hoiatuse eesmärgiks on juhtida isiku tähelepanu täitmata jäetud ettekirjutusele. Sõltuvalt puuduse raskusest, võib ettekirjutuse teha koos hoiatusega. Hoiatus moodustab osa ettekirjutusest. Hoiatust säilitatakse Lennuametis. Puuduse kõrvaldamata jätmise või puuduliku kõrvaldamisega seotud probleemi süvenedes arvestatakse sedaedaspidises järelevalvealases tegevuses. Ettekirjutuse ja hoiatuse täitmata jätmise korral rakendab Lennuamet sunniraha asendustäitmise ja sunniraha seaduses sätestatud korras või peatab või tunnistab sertifikaadi kehtetuks, kui see nõue ettekirjutuse täitmata jätmise korral tuleneb lennundusseadusest. Sunnivahendi kohaldamist puuduse kõrvaldamise nõudmisel kasutatakse tõsisema ja püsivama puuduse korral viimase meetmena. Sunnivahendit rakendatakse sõltuvalt puuduse iseloomust ning isiku tegevusest puuduse kõrvaldamisel. 5.2.5 Järelevalvearuande ja ettekirjutuse levitamine Järelevalve aruanne ja vajadusel ettekirjutus edastatakse Lennuameti poolt teenuseosutajale. Aruandele ja ettekirjutusele võib lisada ka esialgsele parandatavate ja ennetavate tegevuste plaanile esitatavad nõuded. Kui aruannet ja ettekirjutust pole võimalik kokkulepitud aja jooksul esitada, tuleb järelevalve subjekti teavitada hilinemise põhjustest ning määrata uus väljaandmise kuupäev. Ettekirjutused ja üldkorralduslikud ettekirjutused, mis klassifitseeruvad Komisjoni rakendusmääruse (EL) 1034/2011 artikli 13 järgi ohutuseeskirjadeks, tuleb lisaks edastada Euroopa Lennuohutusametile, Komisjonile ja teistele asjaomastele pädevatele asutustele. 5.3 Tõendusdokumentide ohje Järelevalve dokumenteerimine toimub vastavalt protseduurile AP 605. Täidetud kontroll-lehed ja järelevalve käigus kogutud tõendusdokumendid, mille põhjal on koostatud leid, säilitatakse LOIS-is. Kontroll-lehe kommentaari väli tuleb täita ka juhul, kui teenuse osutaja vastab LENNUAMET AD 553/V6 Leht 12/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 kohaldatud nõudele. Sellisel juhul tuleb kommentaari väljal kirjeldada mida kontrolliti ning võimalusel viide teenuseosutaja vastavale protseduurile või dokumendile. Muude dokumentide säilitamine pärast auditi lõppemist on korraldatud Lennuameti dokumentide loetelus. Konfidentsiaalset ja ärisaladusi sisaldavat informatsiooni tuleb auditirühma liikmete poolt alati sobivalt kaitsta. 5.4 Konfidentsiaalsus Auditirühm ei tohi avaldada dokumentide sisu või mistahes muud auditi jooksul saadud informatsiooni või auditi aruannet mistahes muule osapoolele ilma sõnaselge nõusolekuta auditeeritavalt organisatsioonilt, väljaarvatud juhul, kui seadus seda nõuab. Kui dokumentide sisu avaldamine on nõutav, tuleb sellest viivitamatult informeerida auditeeritavat organisatsiooni. 5.5 Järeltegevused Korrigeerivate tegevuste määratlemise ja algatamise eest vastutab teenuseosutaja/järelevalve subjekt. See on eelkõige vajalik võimalike põhjuste kõrvaldamiseks ja sarnaste mittevastavuste vältimiseks tulevikus. Teenuseosutaja esitab tegevuskavad puuduste korrigeerimiseks koos tähtajaga. Antud tegevuskavad kooskõlastab ja järelkontrolli teostab Lennuamet. Kui korrigeeriv tegevus pole vastuvõetav, esitab Lennuamet vajalikud muudatused. Kui auditi ajal avastatud puudusel on otsene ja negatiivne mõju ohutusele, rakendab auditit juhtiv vaneminspektor ettenähtud korra kohaselt meetmeid, kas koheseks rakendamiseks või ajutisteks muudatusteks tegevuses. Korrigeeriva tegevuse lõpuleviimist ja mõjusust tuleb kontrollida järgmistel auditeerimistel. Ettekirjutuse täitmist tuleb Lennuameti poolt kontrollida ettekirjutuses määratud tähtaja saabudes. Vajadusel tuleb selleks läbi viia järelaudit, mis viiakse läbi vastvalt käesolevale juhendile. Avatud leidude ja korrigeerivate tegevuste üle peab osakond arvestust Public kettal osakonna kaustas asuvas leidude tabelis. Avatud leiud vaadatakse üle kord nädalas osakonna koosolekul ning juhul, kui mõne tegevuskavaa esitamise kuupäev või korrigeeriva tegevuse rakendamise kuupäev on möödas, edastatakse teenuseosutajale vastavasisuline meeldetuletus. Vastutaja määratakse osakonna koosolekul. 6. Lennuliiklusvoogude juhtimise meetmete järgimise kontroll Vastavalt Komisjoni määruse (EL) nr 255/2010, milles sätestatakse lennuliiklusvoogude juhtimise ühised eeskirjad, artiklile 11, peab Lennuamet järgima lennuliiklusvoogude juhtimise kohasest väljalennuajas kinni pidamist. Juhul kui aasta jooksul peab 80 % või vähem lendudest lähtelennuväljadel kinni lennuliiklusvoogude juhtimise kohasest väljalennuajast kinni palub lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhataja või tema poolt määratud isik kõnealuse lennuvälja ATSi üksusel esitada asjakohane informatsioon ja teave meetmete kohta, mis on võetud lennuliiklusvoogude juhtimise kohastest väljalennuaegadest kinnipidamiseks. LENNUAMET AD 553/V6 Leht 13/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhataja või tema poolt määratud isik vaatab iga aasta lõpus üle lennuliiklusvoogude juhtimise meetmetest kinnipidamise. Vajadusel edastatakse seotud osapooltele märgukiri lennuliiklusvoogude juhtimise meetmetest kinnipidamise parendamise kohta. 7. Õhuruumi korraldamise ja kasutamise järelevalve Vastavalt Komisjoni määruse (EL) nr 2150/2005, milles sätestatakse ühised eeskirjad õhuruumi paindlikuks kasutamiseks, teostab Lennuamet järelevalvet õhuruumi paindliku kasutamise kontseptsiooni eel-taktikalise ja taktikalise tasandi kohaldajate (aeronavigatsiooniteenuse osutaja) üle. Lisaks kontrollib Lennuamet eel-taktikalise ja taktikalise tasandi kohaldajate igapäevase töö vastavuse ASM õhuruumi korraldamise käsiraamatu üle, kinnitatud õhuruumi kasutamise komisjoni 26.02.2014 otsusega. Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna juhataja või tema poolt määratud vastava koolitusega vaneminspektor teostab järelevalvet kord kahe aasta jooksul õhuruumi paindliku kasutamise eel-taktikalise ja taktikalise tasandi kohaldaja nõuetest kinnipidamise üle. Infot järelevalve tulemuste üle jagatakse õhuruumi kasutamise korraldamise komisjoni koosolekul, kus komisjon võtab vajadusel ette parendavad tegevused. 8. Insener-tehnilisise personali järelevalve Kuna siseriiklikult pole insener-tehnilise personali pädevusnõudeid kehtestatud, siis insener- tehnilise personali üle teostatakse järelevalvet kontrollides teenuseosutajate vastavust Komisjoni rakendusmääruse (EL) nr 1035/2011 II lisa punkti 3.3 nõuetele. Viidatud punkti järgi peavad lennuliiklusteenuse osutajad tagama, et insener-tehniline personal, sealhulgas allhankelepinguga hõlmatud organisatsioonide personal, kes kasutab ja hooldab tööks heakskiidetud lennuliikluse korraldamise seadmeid, on omandanud ja evib jätkuvalt piisavalt teadmisi ja mõistmist teenuste kohta, mida nende töö toetab, selle töö tegelikust ja võimalikust mõjust kõnealuste teenuste ohutusele ning asjakohastest piirangutest, mida nende tööle tuleb kohaldada. Järelevalvet insener-tehnilise personali ja teenuse osutajate nõuetele vastavuse üle teostatakse regulaarse järelevalve käigus, mitte harvem kui kord kahe aastase perioodi vältel. LENNUAMET AD 553/V6 Leht 14/14 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800