-864235 -144145 0 0 Kaie Koskaru-Nelk Rahandusministeerium Endla 13 10122 TALLINN Meie 03.09.15 nr 6.1-6/ 13-0138-009 TJA struktuuritoetuse rakendusüksuse perioodi 2007-2013 juhtimis-ja kontrollsüsteemide kirjelduse muudatused Austatud Kaie Koskaru-Nelk Käesolevaga edastame Teile Vabariigi Valitsuse 08. mai 2007. a määruse nr 125 „Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse ja omafinantseeringu auditi tegemise ning struktuuritoetuse kasutamise lõpetamise ja osalise lõpetamise deklaratsiooni esitamise kord“ § 4 lg 5 kohaselt Tehnilise Järelevalve Ameti juhtimis- ja kontrolls üsteemide kirjelduse muudatused seisuga 30.06.2015.a. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Raigo Uukkivi Peadirektor Lisad 13 lehel Kertu Sepp 667 2073
[email protected]
TEHNILISE JÄRELEVALVE AMETI JUHTIMIS- JA KONTROLLISÜSTEEMIDE KIRJELDUS PERIOODIKS 2007-2013 Asutus: Tehnilise Järelevalve Amet Kontaktisik: Kertu Sepp Kontaktisiku e-mail ja telefoninumber:
[email protected] , 667 207 3 Esitatud informatsioon kajastab olukorda 30 .0 6 .20 1 5 seisuga 1. Asutuse peamised funktsioonid Tehnilise Järelevalve Amet (edaspidi TJA) rakendab meetmeid majanduskeskkonna arendamise rakenduskava prioriteetsete suundade «Strateegilise tähtsusega transpordiinvesteeringud» ja «Regionaalse tähtsusega transpordi infrastruktuuri arendamine» raames. TJA on nimetatud rakendusüksuseks Vabariigi Valitsuse 19. aprilli 2007. a määrusega nr 111. TJA peamised funktsioonid on järgmised: projekti väljamaksetaotluste menetlemine, sh kuludokumentide abikõlblikkuse kontroll; toetuse kasutamise seire ja järelevalve, sh paikvaatlus; toetuse saajale (edaspidi TS) ettekirjutuste tegemine ning ettekirjutuste täitmise kontroll; toetuse tagasinõudmise otsuste ettepanekute tegemine; maksetaotluste ja kuludeklaratsioonide koostamine; kinnitamine, et juhtimis-ja kontrollisüsteemid tagavad piisava kindl use kulude abikõlblikkuse osas; rakendusasutuse (edaspidi RA) ja auditeeriva asutuse (edaspidi AA) viivitamatu teavitamine normide rikkumisest; TS poolt esitatavate projekti aruannete läbivaatamine, täiendamine, analüüs ja kooskõlastamine ning edastamine RAle teadmiseks; meetme seirearuande ja lõpparuande koostamine ning andmete õigsuse kinnitamine ja edastamine RAle; toetuse taotluse, projekti ja seire andmete ning järelevalve tulemuste sisestamine struktuuritoetuse riiklikku registrisse; TS -i le toetuse andmist ja kasutamist puudutavates küsimustes selgituste andmine; toetuse kasutamise nõuetekohane kajastamine asutuse kodulehel; riigihangete hankedokumentide eelkontrolli teostamine, juhul kui eelkontrolli ei teosta RA ; toetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumentide säilitamine vähemalt 2025. aasta 31. detsembrini. 2. TJA struktuur ning protseduurid 2.1 TJA struktuur TJAs on struktuurifondide rakendamisega seotud TJA transpordi teenistuse transpordi investeeringute osakond rakendusüksusena ja TJA raudteeinfrastruktuuri osakond, raudteetranspordi osakond, TJA üldosakond, TJA finantsnõunik ning TJA õigusnõunik ja TJA jurist abiüksustena. Transpordi investeeringute osakonna, r audteeinfrastruktuuri osakonna, raudteetranspordi osakonna ja üldosakonna ülesanded on määratletud osakondade põhimäärustes ning ametnike, sh järelevalvet teostavate ametnike, ülesanded on fikseeritud ametijuhendites. Vastavalt majandus- ja kommunikatsiooniministri 29. mai 2007. a määruse nr 39 "Transpordi infrastruktuuri arendamise meetme tingimused ja investeeringute kava koostamise kord" § 3 lg 1 on potentsiaalne toetuse taotleja riigi transpordiinfrastruktuuri omav riigi äriühing ja riigiasutus ning Tallinna ja Tartu linn ning avalikuks kasutamiseks määratud raudteeinfrastruktuuri ettevõtja. Sellest tulenevalt ei ole Tehnilise Järelevalve Amet perioodil 2007-2013 transpordi infrastruktuuri arendamise meetme mõistes TS ning täidab ainult struktuuritoetuse rakendusüksuse ülesandeid. Transporditeenistuse juhataja, transporditeenistuse transpordi investeeringute osakonna ( osakonnajuhataja, viis projektiekspert i ning analüütik- projektiekspert) ülesandeks on korraldada rakendusüksuse ülesannete täitmine TJAs. Transpordi investeeringute osakonna , kui RÜ ülesanded on järgmised: projekti väljamaksetaotluste menetlemine, sh kuludokumentide kontroll; järelevalve TS üle, sh paikvaatlus; TS -i le ettekirjutuste tegemine ning ettekirjutuste täitmise kontroll; toetuse tagasinõudmise otsuste ettepanekute ettevalmistamine; maksetaotluste, kuludeklaratsioonide ja muude finantsaruannete koostamine; kinnitamine, et juhtimis-ja kontrollisüsteemid tagavad piisava kindl use kulude abikõlblikkuse osas ; auditeeriva asutuse teavitamine normide rikkumisest; TS poolt esitatavate seirearuannete analüüs ning seireandmete sisestamine struktuuritoetuste registrisse (edaspidi SFOS); meetme seirearuande ja lõpparuande koostamine ning andmete õigsuse kinnitamine ja edastamine RAle; riigihangete hankedokumentide eelkontrolli teostamine RA vastavasisulisel korraldusel meetme rakendamise eeskirja väljatöötamine. Raudteeinfrastruktuuri ja r audteetranspordi osakon d a de ülesandeks on: TSi üle järelevalve teostamisel, sh paikvaatlustel, osaleda järelevalveametnikuna tehnilise ekspertarvamuse vajadusel ; vajadusel osaleda projekti elluviimiseks kokku kutsutud ekspertgruppide töös. Finantsnõuniku ülesanded on järgmised: projekti väljamaksetaotluste menetlemine, sh kuludokumentide kontroll; kuluaruannete kontrollimine ja kooskõlastamine. Üldosakonna ülesanded on järgmised: laekunud dokumentide registreerimine vastavalt TJA asjaajamiskorrale; projektiga seotud dokumentatsiooni arhiveerimine vastavalt õigusaktides sätestatud korrale. Õigusnõuniku ja juristi ülesandeks on toetuse rakendamise õigusalane nõustamine TJAs. TJA raamatupidamine asub Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis (edaspidi MKM). Struktuuritoetused kajastatakse raamatupidamises MKMi raamatupidamis e ja personaliarvestuse talituse poolt. TJA loomisel 2008. aasta alguses kaotati siseaudiitori ametikoht. Vastavalt auditiplaanile ja tekkinud vajadustele teostab siseaudiitori funktsioone MKMi siseauditi osakond. Vajadusel on võimalik auditi tellimine erasektorist. 2.2 Struktuurivahendite rakendamisega seotud kirjalike protseduuride loetelu TJAs on struktuurivahendite rakendamine reglementeeritud järgmiste protseduuridega: Dokumendi nimetus Kinnitamise aeg TJA põhimäärus 05.07.2014 Määratleb TJA põhiülesanded, struktuuri ja juhtimise. TJA asjaajamiskord 31.11.2014 Fikseerib asjaajamise, dokumendihalduse ja dokumentide säilitamise üldpõhimõtted TJA dokumentide loetelu 18.06 .201 4 MKM sisekorraeeskiri ja „ Töökohaarvuti kasutamise eeskiri “ 2 4 .0 7 .200 6 Määratleb tööarvutite kasutamise reeglid ja IT-turvalisusnõuded MKMis ja tema allasutustes Transpordi investeeringute osakonna põhimäärus 09.10 .2013 Raudtee infrastruktuuri osakonna põhimäärus 03.01.2013 Raudteetranspordi osakonna põhimäärus 03.01.2013 TJA perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse rakendamise protseduurid 18.03.2015 Määratleb struktuuritoetuste rakendamisega seotud protseduure TJAs Struktuuritoetuse registri kasutajaõiguste andmise, muutmise ja äravõtmise kord 27.05.2008 2.3 Projektide hindamise, valiku ning heakskiitmise kord Projektide hindamise, valiku ning heakskiitmise viib transpordi infrastruktuuri meetme arendamise osas läbi MKM. TJA kannab TS projektitaotlused struktuuritoetuse riiklikusse registrisse. Toetuse andmiseks koostab MKM investeeringute kava, mis sisaldab projektide eelistusnimekirja, toetuse maksimaalset määra ning rahastamisallikat (ERF või ÜF), projekti hinnangulist maksumust ja eeldatavat rakendamise aega. MKM teavitab potentsiaalseid toetuse taotlejaid investeeringute kava koostamisest ja ettepaneku esitamise tähtajast. Ettepanekutes kirjeldatud projektide hindamiseks moodustab MKM meetme juhtkomisjoni ja kinnitab hindamise korra. Projektide valikukriteeriumid on järgnevad: 1) olulisus ja sidusus prioriteetse suuna eesmärkidega; 2) sotsiaal-majanduslik mõju ja kasulikkus; 3) projekti esialgse tulu-kulu analüüsi tulemused; 4) projekti ettevalmistatuse aste ja rakendamise suutlikkus. Hindamise tulemusena moodustub projektide eelistusnimekiri. Selle alusel koostab meetme juhtkomisjon investeeringute kava eelnõu ja teeb ettepaneku ministrile selle esitamiseks Vabariigi Valitsusele kinnitamiseks. TS esitab MKMile taotluse 3 kuud või 6 kuud (suurprojektide korral) enne Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud investeeringute kavas märgitud tähtaega. Projektitaotlusi menetle vad/ vastavust nõuetele kontrollivad MKM Transpordi arengu ja investeeringute osakonna projektikoordinaatorid, vajadusel kaasatakse nõuetele vastavuse kontrollimisel ning esitatud andmete analüüsimisel eksperte. Üle 50 miljoni euro maksvate projektide toetuse taotlused saadetakse EKle rahastamisotsuse tegemiseks. Toetuse taotluse rahuldamise või rahuldamata jätmise otsuse teeb majandus- ja kommunikatsiooniminister. Projektitaotluse kandmiseks struktuuritoetuse registrisse edastab MKM TJAle toetuse taotleja poolt elektroonilisel andmekandjal esitatud taotluse koopia. Investeeringute kavas olevatele projektidele teeb MKM riskianalüüsi, millega hinnatakse projekti maksumusest tulenevaid riske (üle 50 miljoni euro maksvatele projektidele teeb MKM hankedokumentatsiooni eelkontrolli), TS võimekust projekti ellu viia ja RÜ senist kogemust EL projektide rakendamisel. Projektidele, mille rakendamise riske loetakse kõrgeks, teostab hankedokumentide eelkontrolli MKM. Vastavalt riskianalüüsi tulemustele teostab perioodi 2007-2013 projektide osas hankedokumentide eelkontrolli MKM. TS saadab MKMle kooskõlastamiseks hanke eelteated, hanketeated, hankedokumendid, hindamiskomisjoni koosseisu, kvalifitseerimise ja hindamise otsused, hindamiskomisjoni aruanded, hankelepingud ja hankelepingu muudatused. 2.4 Järelevalve korraldamine toetuse saaja üle Antud peatükk kirjeldab järelevalve raames teostatavate paikvaatluse korraldamise põhimõtteid ja selleks ettenähtud protseduure. Järelevalve teostamise aluseid kirjeldavad täpsemalt TJA perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse rakendamise protseduurid. Paikvaatlust korraldavad TJA transporditeenistuse transpordi investeeringute osakonna ametnikud. Paikvaatlus toimub samadel põhimõtetel kõikide projektide puhul. Paikvaatluste läbiviimisel lähtutakse järgmistest põhimõtetest: - Iga projekti juures viiakse läbi paikvaatlus vähemalt ühe korra projekti abikõlblikkuse perioodi jooksul. - Üle 3 aasta kestva projekti puhul toimub paikvaatlus minimaalselt iga kahe aasta järel. - Üle 1 mln euro toetuse summaga projektide puhul viiakse paikvaatlus läbi minimaalselt kahel korral: a) Neist esimene kord siis, kui projekti (ehitustegevusega) alustatakse või kui 25% toetusest on välja makstud ning b) teine kord projekti (ehituse) lõppjärgus, kuid hiljemalt enne viimase väljamakse teostamist või ettemakse tõendamist. TIO valmistab igal aastal ette paikvaatluste tööplaani jooksvaks aastaks. Tööplaani koostamisel võetakse arvesse järgmisi aspekte: - Projektide raames varasemalt läbi viidud paikvaatlused (kas varasemalt on paikvaatlusi läbi viidud, millal, millises ulatuses jne); - Projekti abikõlbliku perioodi lõpptähtaeg ning tööde hetkeseis (kas paikvaatlust on mõistlik ja vajalik läbi viia jooksval aastal või järgnevatel aastatel); - Kas projekti raames teostatakse vaid projekti/objekti füüsilist kontrolli või ka hangete järelkontrolli. Paikvaatluse teostamisel lähtutakse hangete järelkontrolli läbiviimisel järgmistest põhimõtetest: - Projektide puhul, mille raames viiakse läbi kuni 5 riigihanget või lihthanget, teostatakse järelkontrolli 100% hangete puhul; - Projektide puhul, kus viiakse läbi rohkem kui 5 riigihanget või lihthanget, määratletakse valim igakordselt enne paikvaatluse teostamist. Valimi koostamisel lähtutakse konkreetse toetuse saaja ning projekti iseloomust (sh varasemad rikkumised, probleemid hangetes ja tööde teostamisel jne), hankelepingu maksumusest ning sellest, et kontrolliga oleks kaetud projekti maksimaalne ajaline kestvus. Valimi koostamisel võtab RÜ arvesse ka konkreetse projekti raames läbi viidud projektiauditeid, auditi kontrolli ulatust ning selle tulemusi. Valimi koostamise kaalutlused lisatakse paikvaatluse protokolli. Ehituslepingute puhul tähendab paikvaatlus ehitusobjekti külastamist ja projekti rakendamisega (sh riigihangete läbiviimisega) seotud dokumentatsiooni kontrolli TS kontoris. Ehitusobjekti külastatakse vähemalt üks kord projekti eluea jooksul. Ehitusobjekti külastus(ed) viiakse läbi ajahetkel, mil ehitustegevus on alanud ning on võimalik tuvastada, kas ehitatav objekt vastab taotluses ning taotluse rahuldamise otsuses märgitule. Dokumentide kontroll hõlmab endast riigihangete järelkontroll i juh ul, kui eelkontrolli teostab RA ning raamatupidamises kulude eristamise nõude täitmist. Riigihangete järelkontrolli teostamisel juhindutakse paikvaatluse käigus samadest põhimõtetes t kui eelkontrolli teostamisel. Paikvaatluse valmistab ette transpordi investeeringute osakonna projektiekspert , kes kaasab tegevuse ettevalmistamisesse järelevalveametniku ning teavitab TS e-kirjaga vähemalt viis tööpäeva enne paikvaatluse toimumist ning palub määrata kontaktisik paikvaatluse läbiviimisel. Paikvaatluse käigus täidab projektiekspert kohapealse kontrolli kontroll-lehe ning koostab paikvaatluse protokolli. Kontroll-lehe ja protokolli kinnitavad RÜ poolt paikvaatlust läbi viinud ametnikud (projektiekspert ja järelevalveametnik ) . Hankemenetluste järelkontrolli läbiviimisel täidab projektiekspert vastavad kontroll-lehed, kontroll-lehed kinnitab vajadusel järelevalveametnik. Nimetatud kontroll-lehed ja protokolli saadab projektiekspert skan eerituna TSi e-posti aadressile kommentaaride saamiseks. TSi kommentaarid lisatakse paikvaatluse protokolli sisusse koos RÜ hinnanguga. Seejärel kinnitatakse paikvaatluse kontroll-leht ning protokoll, mille järel sisestab projektiekspert 10 tööpäeva jooksul paikvaatluse tulemused koos lisadega struktuuritoetuse riiklikusse registrisse. Projektide järelkontrolli teostatakse 100% ulatuses kõigist rakendatud projektidest. Projekte kontrollitakse vähemalt ühel korral 3 kuni 5 aasta möödumisel arvestades projekti abikõlblikkuse perioodi lõppemise kuupäeva. RÜ koostab iga aasta 1. veebruariks alates 2015. aastast jooksva aasta järelkontrollide tööplaani. Järelkontrolli tööplaani võetakse projektid, mille lõpetamistest on möödunud vähemalt 3 aastat. Projekti tegevuste kestvusele hinnangu andmisel võetakse aluseks taotluses ja toetuse andmise otsuses kirjeldatud projekti eesmärk, tulemused ja tegevused, võrreldes neid kohapeal tuvastatud asjaoludega - projekti tegevustes pole toimunud märkimisväärseid muudatusi, projekti olemus ja rakendamistingimused on säilinud. Kontrolliga kinnitatakse, et: a) Projekti järel pole toiminud märkimisväärseid muudatusi, mis annaks mõnele ettevõtjale või avalik-õiguslikule asutusele põhjendamatuid eeliseid. b) Projekti tegevuste kestmiseks vajalik vara (infrastruktuur) kuulub toetuse saajale või partnerile või on omanikuvahetus toimunud nõuetekohaselt. Projektide järelkontrollis on oluline eristada millised projektis soetatud esemetest omavad tegevuste kestvuse seisukohast tähtsust. Kontrollitava vara valimi moodustamisel tuleb keskenduda suurema väärtusega ning projekti jätkumises olulist tähtsust omava vara kontrollimisele. Teavitusnõuete täitmine a) Kõik kontrollitud objektid on nõuetekohaselt tähistatud. Võib teha valimi kontrollitavatest objektidest, ennekõike kasutatakse sama valimit, mis on valimisse võetud esemete soetuse kontrollis. Kasutatud on õiget liiki tähistust (kleebis, infosilt, stend, tänutahvel). b) Kleebis, infosilt, stend, tänutahvel on paigutatud avalikkusele nähtavale kohale. c) Euroopa Liidu embleemi all on viidatud õigele rahastusallikale. Järelkontrolli käigus teostatakse ka projekti oluliste dokumentide olemasolu pistelist kontrolli, veendudes visuaalsel vaatlusel, et projektiga seotud dokumentide säilitusnõudeid on täidetud. Projekti järelkontrolli teostamise kohta koostab transpordi investeeringute osakonna projektiekspert kontroll-lehe, mille allkirjastavad kõik kontrolli läbi viinud ametnikud. Projektiekspert koostab ka projekti järelkontrolli protokolli, kus kirjeldatakse kontrolltoimingu toimumise aluseid, ulatust ning fikseeritakse kontrolltoimingute käigus tuvastatu. Projekti järelkontrolli kontroll-lehe ja protokolli saadab projektiekspert skaneerituna TSi e-posti aadressile kommentaaride saamiseks. TS kommentaarid lisatakse projekti järelkontrolli protokolli sisusse koos RÜ hinnanguga. Seejärel kinnitatakse projekti järelkontrolli kontroll-leht ning protokoll, mille järel sisestab projektiekspert 10 tööpäeva jooksul järelkontrolli tulemused koos lisadega struktuuritoetuse riiklikusse registrisse . Kui paikvaatluse käigus leitakse vastuolu projekti taotluses ja/või taotluse rahuldamise otsuses toodule, siis teeb TJA peadirektor ettekirjutuse TSle vastuolu kõrvaldamiseks. Ettekirjutuse valmistab ette paikvaatlust teostanud ametnik ja kooskõlastab selle TJA õigusnõuniku/juristiga. Ettekirjutuse täitmist kontrollitakse järgmis(t)e paikvaatlus(t)e käigus peale ettekirjutuse täitmiseks määratud tähtaja möödumist. Rikkumise avastamisel teavitab järelevalvet teostanud ametnik viivitamatult MKMi ja AAd rikkumisest. Juhul, kui TS ei täida TJA ettekirjutusi ettenähtud aja jooksul, teavitatakse sellest MKMi. Ettekirjutuse täitmata jätmise korral teeb MKM otsuse TSilt toetuse tagasinõudmise või osalise tagasinõudmise kohta vastavalt VV määrusele “Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest teabe edastamise tingimused ja kord”. Juhul, kui TS leiab, et TJA on haldusaktiga rikkunud tema õigusi, võib ta vastavalt haldusmenetluse seadusele esitada RÜ haldusakti peale vaide. Vaide võib esitada 30 kalendripäeva jooksul arvates päevast, millal TS vaidlustatavast haldusaktist teada sai või oleks pidanud teada saama. Vaide laekumisel RÜ vastutav ametnik: edastab vaide RA-le, kui vaie on esitatud RÜ toimingu või otsuse kohta; tagastab vaide, kui vaie ei kuulu RÜ pädevusse ja selgitab, millise asutuse poole isik peab pöörduma. Vaide tagastamisest teavitatakse isikut kirjalikult 7 tööpäeva jooksul alates vaide kättesaamisest ja registreerimisest. Teates tuleb vaide tagastamist põhjendada ning selgitada edasikaebamise korda. TS võib peale vaideotsuse tegemist pöörduda kaebusega halduskohtusse. 2.5 Väljamaksetaotluste menetlemine Väljamaksete menetlemine toimub TJA perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse rakendamise protseduuride alusel, lähtudes rahandusministri 1. märtsi 2007.a määrusest nr 15 „Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse väljamaksmise tingimused ja kord“ ning rahandusministri 2. jaanuari 2006. a määrusest nr 1 „ Riigieelarve kassalise teenindamise eeskiri”. Rahandusministri 1. märtsi 2007 määruse nr 15 Perioodi 2007–2013 struktuuritoetuse väljamaksmise tingimused ja kord“ § 3 lg 7 kohaselt teostatakse Ühtekuuluvusfondist rahastatud projektide puhul ja majanduskeskkonna arendamise rakenduskava prioriteetse suuna „ Regionaalse tähtsusega transp ordi infrastruktuuri arendamine“ projektide puhul väljamakse reeglina töövõtjale. Väljamakset täielikult tasutud kuludokumentide alusel võib teostada ka TSle. Väljamaksetaotlusi ning nende aluseks olevaid kuludokumentide koopiaid ja kuludokumentide tasumist tõendavaid dokumente võetakse vastu ja registreeritakse vastavalt TJA asjaajamiskorrale. Juhul, kui hankedokumentide eelkontrolli teostas MKM, esitab TS esimese kuludokumendiga täiendavalt TJAle ka hankelepingu koopia. Tegevused ja kulud on abikõlblikud järgmistel tingimustel: tegevus vastab toetuse rahuldamise otsusele; kulud on tehtud abikõlblikkuse perioodil. Abikõlblikkuse lõppkuupäev on hiljemalt 31. oktoober 2015. Kulud võivad olla tekkinud ka abikõlblikkuse perioodile järgneva 45 päeva jooksul, kui kulude tekkimise aluseks olevad tegevused toimusid projekti abikõlblikkuse perioodil. Kulude tekkimise ajaks on kuludokumendi koostamise kuupäev; esitatud dokumendid on aritmeetiliselt täpsed ja neil on nõutavad rekvisiidid; kulud on otseselt seotud projekti tegevuse elluviimisega ja eesmärkide saavutamisega; tasumist tõendavad dokumendid on vastavuses kuludokumentidega; kulud jäävad oma eelarverea piiresse; järgitud on teisi seadusandluses kehtestatud nõudeid. Väljamaksetaotluste, kuludokumentide koopiate ja kuludokumentide tasumist tõendavate dokumentide esmast kontrolli teosta vad transpordi investeeringute osakonna projektieksper did . Kontrolli tulemusena koostatud kontroll-lehed viseerib kuludokumentide teisese kontrolli järel väljamakse taotluste teisese kontrolli teostaja (projektiekspert ja teenistuse juhataja), kes on kontrollinud väljamakse taotluse juures samu aspekte, mis esmane kontroll. Dokumentide esmane ja teisene kontroll seisneb kuludokumentide vormilise ja sisulise korrektsuse, hankelepinguga vastavuse ning abikõlblikkuse kontrollis. Kontroll-lehe allkirjastamise järel sisestab projektiekspert väljamakse taotluse SFOS-i või häirete korral registri töös koostab väljamaksetaotluse paberkandjal ning edastab finantsnõunikule edasiseks menetlemiseks. Finantsnõunik kontrollib seonduvad dokumendid ja nende korrektsuse korral kinnitab vastava kontroll-lehe ning aktsepteerib SFOSis väljamakse taotluse (sh määrab SFOSis väljamakse taotluse abikõlblikud kulud, finantsallikad jms) või SFOS häirete korral kinnitab paberkandjal väljamakse taotluse. Paberkandjal taotluse puhul sisestab finantsnõunik maksekorralduse e-riigikassasse. Seejärel edastab finantsnõunik seonduvad dokumendid peadirektorile. Juhul kui TS esitatud väljamakse taotlus, kuludokumendid ja kuludokumentide tasumist tõendavad dokumendid vastavad seadusandluses kehtestatud nõuetele, aktsepteerib peadirektor SFOSis väljamakse taotluse või allkirjastab selle paberkandjal. TS väljamaksetaotluse menetlemise protsess TJAs on toodud lisas 1. 2.6 Toetuse tagasinõudmine TJA ei vii läbi toetuse tagasinõudmist, „ Majanduskeskkonna arendamise rakenduskava “ prioriteetsete suundade „ Strateegilise tähtsuseg a transpordiinvesteeringud (ÜF)“ ja „ Regionaalse tähtsusega transpordi infrastruktuuri arendamine (ERF) “ transpordi infrastruktuuri arendamise meetme raames täidab RÜ ülesandeid MKM. Rikkumise avastamise järel teavitab transpordi investeeringute osakonna projektiekspert viivitamatult MKMi ja Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonda ( AFCOS koostööpartner) . Juhul kui rikkumisega seotud toetuse summa ületab 3000 eurot, esitab RÜ rikkumise 10 tööpäeva jooksul MKMle ja Rahandusministeeriumile. Toetuse tagasinõudmise otsuse allkirjastamise järel ministri poolt teavitab MKM koheselt TJAd, edastades toetuse tagasinõudmise otsuse koopia. Toetuse tagasinõudmise otsuse tegemise järgselt MKMi poolt sisestab transpordi investeeringute osakonna projektiekspert rikkumisega seotud tagasinõude struktuuritoetuse registrisse. Finantsnõunik menetleb tagasinõude laekumisi (sisestab laekumised SFOSi ja e-riigikassasse). Kui TS leiab, et TJA on rikkunud tema õigusi, võib ta esitada vaide haldusmenetluse seaduses sätestatud korras. Vaiete menetlemine toimub punktis 2.4 kirjeldatud korras. 2.8 Dokumentide säilitamine Perioodi 2007-2013 struktuuritoetuse seadusega on sätestatud kohustus säilitada struktuuritoetuse andmise ja kasutamisega seotud dokumente kuni 31. detsember 2025. Ametlike dokumentide arhiveerimisel ja säilitamisel lähtutakse TJA asjaajamiskorrast, arhiivireeglitest ning TJA peadirektori poolt kinnitatavast dokumentide loetelust (vaadatakse läbi vastavalt vajadusele). Struktuurivahendite projektide mitteametlikke dokumente (nt registreerimata e-maile, kontroll-lehti) säilitatakse digitaalselt salvestatuna või väljatrükituna projekti kaustas. Dokumentide üleandmine uuele töötajale toimub vastavalt TJA asjaajamiskorras kehtestatud reeglitele. Lahkuv teenistuja on kohustatud asjaajamise üle andma teda asendama määratud teenistujale hiljemalt teenistusest vabastamise päevaks.