Valga Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 24.04.2019 Kehtiv kuni 24.04.2094 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: Kultuuriministeerium 31.05.2019 nr 1-17.1/54 Valga Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte 1. Järelevalve teostamise alus, aeg ja koht Kultuuriministeerium alustas rahvaraamatukogu seaduse (edaspidi RaRS) § 11 lõige 2 alusel järelevalvet Valga Keskraamatukogu (edaspidi ka maakonnaraamatukogu) 2018. aasta ülesannete täitmise üle 20. märtsil 2019. Järelevalvet viis läbi Kultuuriministeeriumi kultuuriväärtuste osakonna raamatukogude peaspetsialist Kristiin Meos. Valga Keskraamatukogus tehti järelevalvet 8. aprillil 2019. Lisaks külastati 8.–9. aprillil 2019 ka maakonna rahvaraamatukogusid: Kaagjärve Raamatukogu, Tõrva Linnaraamatukogu ja Otepää Linnaraamatukogu. Järelevalve eesmärk on hinnata maakonnaraamatukogu tegevuse vastavust Rahvaraamatukogu seaduses ja kultuuriministri 12.07.2004 määruses nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ toodud nõuetega lähtudes käesoleva järelevalve prioriteetidest. Kontrolliti maakonnaraamatukogu ülesannete täitmist raamatukoguteeninduse koordineerimisel: 1) kogude komplekteerimist ja töötlemist; 2) rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomist ja pidamist; 3) rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; 4) erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; 5) teatmebibliograafilise töö korraldamist. 2. Järelevalve prioriteedid Järelevalve prioriteedid olid: 1) saada ülevaade maakonnaraamatukogu raamatukoguteeninduse prioriteetidest (maakonnaraamatukogu põhimäärus ja töökorralduse dokumendid, arengukava jms põhjal) ning maakonna rahvaraamatukogudele teavikute hankimise korraldusest; 2) hinnata maakonnaraamatukogu rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust; 3) hinnata riigi eelarvest eraldatud toetuste (teavikute soetuse ja töötaja kulude toetus) kasutamise vastavust nõuetele ning toetuse kasutamise efektiivsust; 4) hinnata rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomise ja pidamise efektiivsust ning vajalikkust; 5) saada ülevaade rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamisest ja tegevuse analüüsimisest, et hinnata statistika valdkonna tegevuse efektiivsust valdkonnas tervikuna; 6) hinnata maakonnaraamatukogu pakutava erialase nõustamise ja raamatukogutöötajatele täienduskoolituse korraldamist ja selle toimimist; 7) saada ülevaade maakonnaraamatukogu teatmebibliograafilise töö korraldamisest, et hinnata selle efektiivsust ja vajalikkust valdkonnas tervikuna. 3. Järelevalve metoodika Järelevalve teostamisel kasutati järgmisi meetodeid: 1) maakonnaraamatukogu põhimääruse, töökorralduse dokumentidega ja valla- või linnavalitsuse vaheliste lepingutega, arengukavaga, aastaaruandega ja kogutud statistikaga tutvumine ning sisu analüüs; 2) komplekteerimise halduse süsteemi kasutamisega tutvumine ja juhuvalimi alusel teavikute ostuarvete alusel tellimise, saabumise ja rahvaraamatukogule laekumise kontroll; 3) intervjuu maakonnaraamatukogu komplekteerijatega; 4) intervjuu maakonnaraamatukogus infoteeninduse eest vastutava raamatukoguhoidjaga; 5) intervjuu maakonnaraamatukogus personalikoolituste eest vastutava töötajaga; 6) intervjuu maakonnaraamatukogus statistilise aruandluse eest vastutava töötajaga; 7) intervjuu maakonnas asuva kolme rahvaraamatukogu raamatukoguhoidjaga. 4. Olukorra kirjeldus ja analüüs Valga Keskraamatukogu on Valga Vallavalitsuse hallatav asutus. Valga Keskraamatukogul on üheksa haruraamatukogu. Lisaks on Valga maakonnas veel 13 rahvaraamatukogu ja kolm välisteeninduspunkti. Valga Keskraamatukogul on koostatud arengukava aastateks 2017–2021, kus on seatud järgmised eesmärgid: 1) klientide rahulolu on tagatud, lugejate hõlve püsib 28–30% tasemel teeninduspiirkonna elanike arvust; 2) raamatukogul on erinevate lugejagruppide vajadusi rahuldav kogu, lugejaskond on kaasatud kogude kujundamisse; 3) olemasoleva teavikutekogu säilimine; 4) raamatukogu on atraktiivne vaba aja hariva veetmise koht; 5) raamatukogu on kohaliku teabe keskuseks; 6) raamatukogu on maakonna raamatukogude kompetentsikeskus; 7) raamatukogus on tänapäevane töökeskkond ja head olmetingimused nii töötajatele kui ka lugejatele. Valga Keskraamatukogu ülesanded, juhtimise korraldus, juhi õigused ja kohustused, raamatukogu struktuur ning muud tegevuse korraldamisega on sätestatud Valga Keskraamatukogu põhimääruses (kinnitatud Valga Vallavolikogu 15.12.2017 määrusega nr 4). Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise ettepanekute tegemiseks, rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude rahvaraamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks on moodustatud viieliikmeline rahvaraamatukogu nõukogu, mille moodustamise kord, pädevus ja töökord on sätestatud Valga Keskraamatukogu põhimääruses. Nõukogusse kuuluvad Merce Mäe, Agu Kabrits, Triinu Rätsepp, Jaan Rapp, Aili Värton. Raamatukogu teeninduse korraldus ning lugejate õigused ja kohustused on kehtestatud raamatukogu kasutamise eeskirjas „Valga Keskraamatukogu kasutamise kord“ Valga Vallavolikogu 02.03.2018 määrusega nr 20, mis on lugejatele kättesaadav raamatukogu kodulehel. Lugejad registreeritakse isikut tõendava dokumendi alusel raamatukogusüsteemi RIKS lugejate andmebaasi järgmiste andmetega: nimi, isikukood, kontaktandmed. Eeskirjas tuleks kontaktandmete asemel kirjutada, et lugejalt kogutakse lisaks nimele ja isikukoodile andmeid ka tema elukoha (postiaadress), telefoni ja elektronposti aadressi kohta (ettepanek p-s 6.1). 2 (7) Veel kogub maakonnaraamatukogu järgmisi lugejaandmeid: õppeasutus, klass, töökoht, amet. Hetkel ei ole registreerumislehel aga välja toodud, et tegu on andmetega, mille esitamine on vabatahtlik. Kui raamatukogu soovib koguda lugejatelt andmeid, mis pole RaRS-is sätestatud, tuleb registreerumislehel need selgelt eristada ja teha arusaavaks, et andmete esitamine ei ole kohustuslik (ettepanek p-s 6.2). Lugeja annab raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta allkirja. Allkirjastatud registreerumislehti säilitatakse sahtlis. Kui lugeja ei ole raamatukogu kasutanud kolm aastat, registreerumisleht hävitatakse. Järelevalve läbiviimise hetkel ei ole Valga Keskraamatukogul avaldatud andmekaitsetingimuste dokumenti, kuid see on Valga Vallavalitsuses kinnitamisel. Riigieelarvest on ette nähtud toetus maakonnaraamatukogu nelja töötaja töötasudeks raamatukoguteeninduse maakondliku koordineerimise ülesannete täitmise eest. Valga Keskraamatukogus makstakse riigieelarvest töötasu direktorile, peaspetsialistile, komplekteerimisosakonna juhatajale ja komplekteerimisosakonna spetsialistile. Valga Vallavalitsus peab eraldi arvestust riigilt laekuva töötasu osas. Peaspetsialisti tööülesanded raamatukoguteeninduse maakondlikul koordineerimisel on rahvaraamatukogudes teavikute mahakandmise ja inventuuride kureerimine, koolituste korraldamine, statistika kogumine ja analüüsimine ning aastaaruande koostamine. Direktori maakondlikud ülesanded on pidev suhtlus kohalike omavalitsuste esindajate ja Eesti Linnade ja Valdade Liidus Valga valla esindajaga ning maakondlike väljaannete väljaandmine. Direktor toob välja, et tegelikult on üks oluline maakondlik ülesanne raamatukoguteeninduse koordineerimisel ka lastekonkursside korraldamise koordineerimine. 4.1. Kogude komplekteerimine ja töötlemine Valga maakonna rahvaraamatukogude kogud komplekteeritakse ja teavikud töödeldakse Valga Keskraamatukogu ning maakonna kohalike omavalitsuste vaheliste lepingute alusel. Lisaks on Valga Keskraamatukogul kinnitatud 21.12.2018 direktori käskkirjaga nr 1-1/7 komplekteerimispõhimõtete dokument. Valga Keskraamatukogu komplekteerimispõhimõtete koostamisel on lähtutud kultuuriministri 12.07.2004 määrusest nr 9 „Rahvaraamatukogude töökorralduse juhend“, kultuuriministri 09.01.2015 määrusest nr 1 „Rahvaraamatukogudele riigieelarvest finantseeritavate kulude jaotamise kord“ ning Valga Vallavolikogu 15.12.2017 määrusest nr 4 „Valga Keskraamatukogu põhimäärus“. Põhimäärusest tulenevalt on raamatukogu põhiülesanded teavikute kogumine, säilitamine ja lugejatele neile vajalike teavikute kättesaadavaks tegemine. Komplekteerimispõhimõtted sätestavad keskraamatukogu ja tema harukogude kogude kujundamise alused. Lisaks on välja toodud, millises eksemplaarsuses teavikuid maakonna rahvaraamatukogudesse riigieelarvelise toetuse eest komplekteeritakse. Maakonnaraamatukogu võiks nimetatud dokumendis kirjeldada ka teavikute komplekteerimise korralduse ja kooskõlastatud prioriteedid kõigile maakonna rahvaraamatukogudele ning tsentraliseeritud komplekteerimise eesmärgid, mida võiks tutvustada rahvaraamatukogude töötajatele ka koolitustel (ettepanek p-s 6.3). Komplekteerimisosakonna juhataja koostab maakonna rahvaraamatukogudele kord nädalas teavikute tellimisnimekirjad, valides tarnijate hinnapakkumiste hulgast kõige soodsama hinnaga pakkumised. Raamatukogud valivad teavikud ise välja ning komplekteerimisosakonna juhataja koostab koondtellimuse. Valga maakonna rahvaraamatukogud kasutavad raamatukogusüsteemi RIKS. Valga Keskraamatukogu komplekteerimisosakonna juhataja sisestab tellitud teavikud RIKS-i. RIKS sisaldab tellimuste kohta järgmisi andmeid: teaviku autor(id) ja pealkiri, köide, kirjastaja, tarnija, 3 (7) tellitud teavikute arv. Tellitud teavikud on RIKS-is raamatukogude kaupa. Riigieelarvest eraldatud toetuse eest ostetud teavikute arved kinnitab maakonnaraamatukogu direktor, arved tasub Valga Vallavalitsus. Raamatupidaja peab eraldi arvestust, kas teavikute eest tasuti kohaliku omavalitsuse või riigi raha eest. Lisaks peab tellitud teavikute ja raha kasutamise üle arvestust komplekteerimisosakonna juhataja. Valga Keskraamatukokku saabunud teavikud võetakse vastu saatedokumendi ehk arve alusel. Saatedokumendita saabunud teavikute kohta vastuvõtuakti ei koostata. Raamatukogusüsteemis RIKS märgitakse, kas teavik saadi näiteks annetusena. Teavikute arveid säilitab maakonnaraamatukogu paberil viis aastat. Maakonnaraamatukogult teistele raamatukogudele üleantavate saadetiste kohta koostatakse saateleht, millele märgitakse järgmised andmed: teavikuid saava raamatukogu nimi, saadetavate teavikute kogumaksumus, saatelehe koostamise kuupäev. Teavikute hankeviis, saadetavate eksemplaride arv kokku, saadetavate nimetuste arv kokku, saadetavate teavikueksemplaride arv laadide, liikide ja keelte järgi on välja toodud arvel. Saatelehe juurde kuuluvas teavikute nimekirjas tuuakse järgmised andmed: autor(id), pealkiri, UDK-liik, eksemplari hind, eksemplaride arv ja maksumus. Igal raamatukogul on oma saatelehe numeratsioon. Saatelehtede koostamise protsess on automatiseerimitud ja see toimib efektiivselt. Tulevikus on soovitav välja arendada raamatukogusüsteemi sisest automatiseeritud dokumendivahetust. Maakonnaraamatukogu peab kogude suuruse, koostise ja rahalise väärtuse ning nendes tehtud muudatuste kohta arvestust raamatukogu elektroonilises andmebaasis RIKS. Arvestuse alusel kontrollitakse varade olemasolu, koostatakse statistikaaruandeid ja analüüsitakse töötulemusi. Elektroonilises andmebaasis peetakse kõikide teavikute arvestust arvuliselt, laadiliselt ja rahaliselt, lisandunud ja kustutatud teavikute ning kogude hetkeseisu üle. Ajakirju ja ajalehti arvestatakse aastakomplektidena. Maakonnaraamatukogus peetakse jooksval aastal lisandunud teavikute nimetuste arvestust. Näitusele ja mujale viidavad teavikud märgistatakse elektronkataloogis. Tellitud teavikud jõuavad maakonna raamatukogudesse jooksvalt keskmiselt kord kalendrikuus, raamatukoguhoidjad tarnivad uued teavikud ise ära. Edaspidi võiks maakonnaraamatukogu võimaluse korral läbirääkimisi pidada teavikute tarnijatega, et tarnijad viiksid tellitud teavikud otse kõigisse raamatukogudesse. Nii jõuaksid uued teavikud raamatukogudesse kiiremini. Taolise teenuse on välja arendanud näiteks Põltsamaa Raamatukogu ning Hiiu Valla Raamatukogu (ettepanek p-s 6.4). Järelevalve raames kontrolliti juhuvaliku alusel, kas arvetel märgitud tellitud teavikud on elektroonilisest andmebaasist leitavad. Kontrolliti viie nimetuse ning üheksa eksemplari olemasolu. Kõik kontrollitud nimetused ja eksemplarid olid elektroonilisest andmebaasist korrektselt leitavad. Kõik kirjed Valga Keskraamatukogu teavikute kohta on elektronkataloogis kajastatud ja lugejatele veebi teel kättesaadavad. Elektronkataloogis on teavikuid võimalik leida autori, pealkirja, laadi, liigi, märksõna, vöötkoodi, standardnumbri, keele ja sarja pealkirja järgi. Maakonnaraamatukogu komplekteerijad osalevad maakonnaraamatukogu korraldatavatel koolitustel ning varem on käidud teavikute tarnijate korraldatud äriklientide koolitustel, kuid 2018. aastal tarnijate koolitustel ei osaletud. Maakonnaraamatukogu komplekteerimisosakonna juhataja hindab koostööd maakonna rahvaraamatukogudega heaks. Raamatukoguhoidjaid nõustatakse maakondlikel koolituspäevadel ning telefoni ja e-kirja vahendusel. Järelevalve tegemisel külastatavad maakonna rahvaraamatukogud on arvamusel, et koostöö maakonnaraamatukogu komplekteerijatega on väga hea: komplekteerijad on abivalmid ja aitavad 4 (7) vajadusel alati. Rahul ollakse ka maakonnaraamatukogu korraldavate komplekteerimis- ja kirjandusalaste koolitustega. 4.2. Bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomine ja pidamine Valga Keskraamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi ning Valgamaa koduloolist andmebaasi ISIK, mis hõlmab erinevate elualade isikute andmeid. Valiku tegemise esimeseks kriteeriumiks on inimese seotus Valgamaaga ja teiseks tema tegevuse kaalukus. Mõlemat andmebaasi täiendab jooksvalt maakonnaraamatukogu direktor. Kodulooandmebaas kuulub elektroonilise andmebaasi RIKS juurde. Direktor tõdes, et kodulooandmebaasi kasutatakse vähe. Andmebaasil ISIK kasutajate loendurit ei ole. Järelevalve raames külastatud raamatukogudest kaks tõid välja, et nemad ise ei ole kodulooandmebaasi kasutanud. Kolmas raamatukogu hindas maakonnaraamatukogu hallatavat kodulooandmebaasi heaks ning ütles, et see leiab ka kasutust. 4.3. Rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamine ja tegevuse analüüsimine Valga Keskraamatukogus kogub statistikat peaspetsialist. Maakonna rahvaraamatukogud esitavad maakonnaraamatukogule statistikat kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande jaoks. Vajadusel saab peaspetsialist statistikat ise välja võtta raamatukogusüsteemist RIKS. Peaspetsialist analüüsib lisaks aastaaruande koostamisele jooksvalt ka statistikat. Näiteks võrreldakse kohalike omavalitsuste lõikes raamatukogu teenuse tulemusnäitajaid. 4.4. Erialane nõustamine ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamine Valga Keskraamatukogus tegeleb erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega peaspetsialist. Maakonna rahvaraamatukogudelt kogub peaspetsialist sisendit koolitusvajaduste osas kord aastas aastaaruannetega samal ajal ja vajadusel jooksvalt. Edaspidi on peaspetsialistil plaanis koolitusvajadusi küsida varem ning seostada neid kutsestandardiga. Maakonnaraamatukogu korraldatud koolitused toimuvad keskmiselt seitse korda aastas Valga Keskraamatukogu ruumides. Aasta alguses ja lõpus korraldatakse maakonna rahvaraamatukogude töötajatele arutelupäevad. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogu töötajad on toimunud koolitustega rahul. Koolitused on olnud vajalikud, huvitavad ning lektorid on olnud oma ala asjatundjad. Üks raamatukoguhoidja tõi välja, et kõige huvitavamad koolitused on erinevate maade kirjandust tutvustavad, aga ka nn keeruliste klientidega hakkamasaamist käsitlevad ja arvutialased koolitused. 4.5. Teatmebibliograafilise töö korraldamine Valga Keskraamatukogus tegeleb teatmebibliograafilise tööga lugemissaali töötaja. Teatmebibliograafia teenust osutatakse keskmiselt kümme korda kuus. Kõige enam vajavad teenust õpilased, aga ka kohaliku omavalitsuse asutused, näiteks muuseum. Lugemissaali töötaja hinnangul osutatakse teenust küll vähe, kuid siiski on tegu vajaliku teenusega, sest informatsiooni, mida kasutajad otsivad, internetis alati ei leidu. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogud tõid välja, et teatmebibliograafia teenust vajavad kõige enam vanemad inimesed. Kõik raamatukogud nõustusid, et keerulisemate päringute puhul aitavad maakonnaraamatukogu töötajad neid alati. 5 (7) 5. Kokkuvõte Valga Keskraamatukogu täidab RaRS-is sätestatud maakonnaraamatukogu ülesandeid raamatukoguteeninduse koordineerimisel Valga maakonnas. Teavikuid valivad kõik maakonna rahvaraamatukogud ise. Maakonnaraamatukogu komplekteerimisosakonna juhataja koostab kord nädalas rahvaraamatukogude raamatute tellimuste alusel koondtellimuse ning edastab selle tarnijatele. Maakonnaraamatukogu kinnitab kõigi raamatukogude tellimuste arved ning need tasub Valga Vallavalitsuse raamatupidaja. Maakonnaraamatukogul on koostatud komplekteerimispõhimõtete dokument, milles on sätestatud komplekteerimise alused Valga Keskraamatukogus ning riigieelarvelise toetuse eest komplekteeritavate teavikute eksemplaarsus. Järelevalve raames hinnatakse rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust eesmärgipäraseks. Samas soovitatakse maakonnaraamatukogul teadlikkuse tõstmiseks rahvaraamatukogusid koolitustel regulaarselt informeerida ja dokumenteerida maakonna rahvaraamatukogudes teavikute komplekteerimise korralduse ning prioriteedid ja koordineeritud komplekteerimise eesmärgid (ettepanek p-s 6.3). Valga Keskraamatukogu peab kodulooandmebaasi ja koduloolist isikute andmebaasi, mida täiendab raamatukogu direktor. Direktor tõdes, et kodulooandmebaasi kasutatakse vähe. Järelevalve raames hinnatakse kodulooandmebaasi loomist ja pidamist eesmärgipäraseks. Valga Keskraamatukogu korraldab statistilist aruandlust kord aastas Kultuuriministeeriumile ja Eesti Rahvusraamatukogule esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja Kultuuriministeeriumile sisulise töö koondaruande raames. Järelevalve tulemusel hinnatakse statistilise aruandluse korraldust eesmärgipäraseks. Valga Keskraamatukogu korraldab maakonna rahvaraamatukogudele koolituspäevi keskmiselt seitse korda aastas. Rahvaraamatukogud tõid välja, et koolitused olnud vajalikud, huvitavad ning lektorid on olnud oma ala asjatundjad. Järelevalve raames hinnatakse raamatukogutöötajate täienduskoolituste korraldamist eesmärgipäraseks. Valga Keskraamatukogus pakub teatmebibliograafia teenust lugemissaali töötaja. Teenust osutatakse vähe, keskmiselt kümme korda kuus. Järelevalve raames hinnatakse teatmebibliograafilise töö korraldamist eesmärgipäraseks. Järelevalve raames hinnatakse riigieelarvest finantseeritud maakonnaraamatukogu nelja töötaja toetuse kasutamist nelja töötaja töötasudeks ja ülalpidamiseks eesmärgipäraseks. 6. Ettepanekud 6.1. Täpsustada raamatukogu kasutamise eeskirjas, et lugejalt kogutakse lisaks nimele ja isikukoodile ka tema elukoht (postiaadress), telefon, elektronposti aadress (punkt 4). 6.2. Eristada lugejaks registreerumislehel lugeja andmed, mille esitamine on lugejale vabatahtlik, sest lugeja peaks teadma oma õiguseid, milliseid andmeid ta peab esitama ja millised andmeid esitab ta omal soovil (punkt 4). 6.3. Kirjeldada komplekteerimispõhimõtete dokumendis teavikute komplekteerimise korraldus ja kooskõlastatud prioriteedid kõigile maakonna rahvaraamatukogudele ning koordineeritud komplekteerimise eesmärgid ja tutvustada neid rahvaraamatukogude töötajatele koolitustel (punkt 4.1). 6.4. Pidada läbirääkimisi teavikute tarnijatega, et tarnijad transpordiksid võimalusel uued tellitud teavikud otse kõigisse maakonna raamatukogudesse. Nii paraneb uute raamatute raamatukogudesse jõudmise aeg (punkt 4.1). 6 (7) Kokkuvõtet on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristiin Meos raamatukogude peaspetsialist 7 (7)