MUUDETUD (14.09.2021 nr 138) „Kultuuripärandi digiteerimine 2018–2023“ tegevuskava järelevalve töökord ning järelevalve nõukogu moodustamine

MINISTRI KÄSKKIRI Tallinn 17.04.2019 nr 83 „Kultuuripärandi digiteerimine 2018–2023“ tegevuskava järelevalve töökord ning järelevalve nõukogu moodustamine Vabariigi Valitsuse 12.11.1996 määrusega nr 284 kinnitatud „Kultuuriministeeriumi põhimääruse“ punkti 9 alapunkti 21 alusel ja kooskõlas kultuuriministri 26.02.2018 käskkirjaga nr 37 kinnitatud „Kultuuripärandi digiteerimine 2018–2023“ tegevuskavaga: 1. Moodustan „Kultuuripärandi digiteerimine 2018–2023“ tegevuskava (edaspidi tegevuskava) järelevalve nõukogu (edaspidi nõukogu) järgmises koosseisus: Esimees: Merju Künnapuu - Kultuuriministeeriumi finantsosakonna juhataja Liikmed: Jaak Liivik - Riigi Infosüsteemi Ameti Struktuuritoetuse osakonna juhataja Mirjam Rääbis - Muinsuskaitseameti nõunik (muuseumid) 2. Tegevuskava alamprojektide tegevusi ja raha kasutamist kontrollivad vastava alamprojekti juhtrühm, tegevuskava projektigrupp, kuhu kuuluvad tegevuskava projektijuht, alamprojektide projektijuhid ja valdkondlike töörühmade juhid, ning järelevalve nõukogu. 3. Nõukogu ülesanded on: 3.1. hinnata alamprojektide tegevuste ajalist, protsessilist ja rahalist tegevuskavale vastavust; 3.2. juhtida tähelepanu puudustele ning anda soovitusi projekti juhtrühmale, tegevuskava projektijuhile ja alamprojektide projektijuhtidele. 3.3. vajadusel teha projekti juhtrühmale ettepanek tegevuskava muutmiseks; 3.4. vaadata läbi ja kinnitada tegevuskava I etapi lõpus projektigrupi koostatud II etapi koostööprojektide ettepanek, vajadusel ettepanekut täiendada; 3.5. vaadata läbi ja kinnitada projekti jätkusuutlikkuse tegevuskava, vajadusel teha tegevuskavasse ettepanekuid. 4. Tegevuskava järelevalvealase läbivaatamise ja hindamise protsess hõlmab nõukogus: 4.1. tegevuskava koondaruande läbivaatamist ja kinnitamist kord kvartalis ja 12 kuu möödumisel projekti käivitamisest, vajadusel ettepanekute tegemist. 4.2. järelevalve läbiviimise küsimustiku täitmist kord kvartalis. 5. Järelevalvealase läbivaatamise ja hindamise protsessi läbiviimiseks esitab tegevuskava projektijuht nõukogule kord kvartalis tegevuskava koondaruande, milles sisalduvad alamprojektide:  5.1. eelmise kvartali tegevused ja nende tulemused; 5.2. tekkinud probleemid ja võimalikud lahendused; 5.3. muudatused koos põhjendustega tegevuskava tegevuste, eelarve ja ajakavaga võrreldes; 5.4. eelarve, kulutused ja eelarve jääk; 5.5. digiteeritud objektide ja digiteerida jäänud objektide arv; 5.6. planeeritud tegevused järgnevaks kvartaliks. 6. Nõukogu kutsub kokku ja juhib esimees, kes: 6.1. valmistab ette ja juhatab nõukogu koosolekut; 6.2. esindab nõukogu; 6.3. vastutab nõukogu ülesannete täitmise eest. 7. Nõukogu töövorm on koosolek. Vajadusel võib koosoleku korraldada elektrooniliselt. 8. Nõukogu koosolekud toimuvad vastavalt vajadusele, kuid mitte harvemini kui üks kord kvartalis. 9. Koosolekuteade ja koondaruanne saadetakse nõukogu liikmetele e-posti teel vähemalt kümme tööpäeva enne koosoleku toimumist. 10. Järelevalve tulemused dokumenteeritakse koosoleku protokollis ning tehakse teatavaks 10 tööpäeva jooksul koosoleku toimumisest e-posti teel tegevuskava projekti juhtrühmale, tegevuskava projektijuhile ning alamprojektide projektijuhtidele. 11. Koosoleku protokolli kantakse vähemalt järgmised andmed: 11.1. toimumise aeg ja koht; 11.2. osalejate nimed; 11.3. arutelu käik eriarvamusi tekitavates küsimustes. 12. Koosoleku protokollile lisatakse täidetud järelevalve läbiviimise küsimustik, mis sisaldab alamprojektide iga kvartali järelevalve tulemusi. 13. Protokolli allkirjastavad nõukogu esimees ja protokollija. 14. Protokoll saadetakse nõukogu liikmetele e-posti teel 10 tööpäeva jooksul koosoleku toimumisest. 15. Kui alamprojektides ilmneb järelevalve väliselt mittevastavusi tegevuskavale või planeeritud tegevustele, teavitab alamprojekti juht sellest viivitamatult tegevuskava projektijuhti. Vajadusel teavitab tegevuskava projektijuht mittevastavustest tegevuskava juhtrühma ning vajadusel teavitab juhtrühm nõukogu. (allkirjastatud digitaalselt) Indrek Saar