Leping

DIGITIPPKOHTUMISE „TALLINN DIGITAL SUMMIT 2022“ TEHNILINE TEENINDUS JA PRODUKTSIOON RAAMLEPING Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur- Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab põhimääruse alusel transpordi asekantsler kantsleri ülesannetes Ahti Kuningas (edaspidi tellija) ja Amazing Productions OÜ, registrikood 12428246, asukoht Liivalaia 19, Tallinn 10118, mida esindab põhikirja alusel juhatuse liige Priit Mikk (edaspidi töövõtja), keda nimetatakse edaspidi käesolevas lepingus eraldi pooleks, koos poolteks, leppisid käesoleva raamlepinguga (edaspidi leping) kokku alljärgnevas: 1. LEPINGU OBJEKT, ALUS JA TÄHTAEG 1.1 Lepingu objektiks on digitippkohtumise Tallinn Digital Summit 2022 (edaspidi TDS 2022) tehniline teenindus ja produktsioon (edaspidi töö) vastavalt riigihanke alusdokumendile „Digitippkohtumine „Tallinn Digital Summit 2022“ tehniline kirjeldus ja produktsioon“ (CPV kood 79952000-2, nimetus „Ürituste korraldamisega seotud teenused“). 1.2 Lepingu lahutamatuteks osadeks on töövõtja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. Pakkumuses välja toodud tellitava teenuse mahtu saab muuta kuni lepingu maksimaalse eeldatava maksumuseni, mis on 298 000 eurot käibemaksuta. Lepingu alusel esitatavate tellimuste maksumus on 212 193,78 eurot1 , millele lisandub käibemaks ja lepingu ajaline kehtivus on 7 kuud arvates lepingu sõlmimisest. 1.3 Lepingu sõlmimisega ei seo tellija end kohustusega esitada tellimusi lepingu maksimaalse maksumuse ulatuses. 1.4 Kui pooled ei lepi kokku teisiti, sisaldab tööde teostamise kohustus ka neid töid ja toiminguid, mis ei ole lepingus või tellimuses otsesõnu sätestatud, kuid millised oma olemuselt kuuluvad lepingus või tellimuses kirjeldatud tööde juurde. Nimetatud tööd ja toimingud teostab töövõtja tellimuses fikseeritud tähtaegade jooksul. 1.5 Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse hanke2 „Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2022“ tehniline teenindus ja produktsioon“ tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. 1.6 Lepingu lahutamatuteks osadeks on: 1.6.1 Lisa 1. riigihanke "Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2022“ tehniline teenindus ja produktsioon" alusdokumendid (leitavad Deltas); 1.6.2 Lisa 2. edukaks tunnistatud pakkumus koos loovlahenduse ja eelarvega (leitav Deltas); 1.6.3 Lisa 3 töö üleandmise-vastuvõtmise akti vorm (leitav Deltas). 2. TELLIMUSE ESITAMINE 2.1 Lepingu punktis 11.1 nimetatud tellija esindaja esitab töövõtjale e-posti teel tellimuse, kus on kirjas soovitav töö, selle kirjeldus, eesmärk ja omadused, tellimuse täitmise tähtaeg, muud töö teostamiseks vajalikud olulised asjaolud ning pakkumuse esitamise tähtaeg. 2.2 Töövõtja lepingu punktis 11.2 nimetatud esindaja saadab pakkumuse esitamise tähtajaks 1 12.06.2022 esitatud pakkumuse koosseisus toodud eelarve alusel. 2 MKM hankekord § 11 https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja- ministrid/hanketeated tellijale e-postiga pakkumuse, milles täpsustab vajadusel tellimuse täitmise tähtaega, esitab töö teostamise lahenduse kirjelduse, kogumaksumuse (alus: pakkumuse koosseisus esitatud eelarve) ning muu tellimuses soovitud info. 2.3 Lepingu punktis 11.1 nimetatud tellija esindaja kinnitab töövõtja pakkumuse (või vajadusel palub töövõtjal pakkumust täpsustada) või lükkab pakkumuse tagasi. 2.4 Lepingu alusel tellimuste täitmisel eraldi kirjalikku hankelepingut alla 15 000 euro käibemaksuta ei sõlmita, v.a juhtudel, kui pooled peavad seda vajalikuks. Hankelepingu sõlmimiseks alla 15 000 euro käibemaksuta loetakse tellimuse esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, üldjuhul e-kirja teel. 3. TÖÖVÕTJA KOHUSTUSED JA ÕIGUSED 3.1 Töövõtja on kohustatud tegema kõik tööd vastavalt lepingus, selle lisades ja tellimuses sätestatud tingimustele ja korrale. 3.2 Töö tegemisel peab töövõtja kasutama oma parimaid teadmisi ja oskusi. Töövõtja tagab töö kvaliteedi vastavalt lepingu ja tellimuse tingimustele. 3.3 Töövõtja on kohustatud andma tellijale tema nõudmisel viivitamatult e-posti teel aru tööde käigu kohta. 3.4 Töövõtja võimaldab tellijal igal ajal teostada kontrolli tehtavate tööde mahu ja lepingutingimustele vastavuse üle. 3.5 Töövõtja kohustub koheselt informeerima tellijat e-posti teel asjaolude ilmnemisest, millised takistavad tal töö kohest alustamist, tegemist, lõpetamist või mis ohustavad või võivad ohustada töö kvaliteeti või töö teostamise tähtaega. 3.6 Töövõtja kohustub nii töö teostamise ajal, kui pärast seda hoidma konfidentsiaalsena talle töö teostamisel teatavaks saanud konfidentsiaalseid andmeid ja infot, v.a tellija loal või seadusest tulenevalt. 4. TELLIJA KOHUSTUSED JA ÕIGUSED 4.1 Tellija on kohustatud tasuma lepingutingimustele vastava töö teostamise eest vastavalt lepingus sätestatud korrale. 4.2 Tellija kohustub esitama töövõtjale kõik töö teostamiseks vajaliku info vastavalt kokkulepitule. 4.3 Tellijal on õigus teostada jooksvat kontrolli töö käigu ja lepingutingimustele vastavuse üle. Puuduste avastamisel on tellijal õigus anda töövõtjale korraldusi avastatud puuduste kõrvaldamiseks. 4.4 Tellijal on õigus lepingu või tellimuse tingimustele mittevastavat tööd mitte vastu võtta. 5. MAKSUMUS JA TASUMISE KORD 5.1 Tellija tasub töövõtjale osutatud töö eest vastavalt lepingu alusel esitatud tellimuse täitmiseks esitatud kinnitatud pakkumuses kokku lepitud maksumuse pärast tööde üleandmise- vastuvõtmise akti (Lisa 3) allkirjastamist. 5.2 Lepingu kogumaksumus on 212 193,78 eurot ilma käibemaksuta. Tellija tasub töövõtjale kokku lepitud töö eest aktiga vastu võetud töö tegeliku mahu ja arve alusel. 5.3 Töövõtjal ei ole õigust nõuda ettemaksu ning võimalikke täiendavaid tasusid. 5.4 Tellija tasub nõuetekohaselt teostatud tööde eest vastavalt lepingus sätestatule 20 päeva jooksul, kas pärast poolte poolt tööde üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi akt) allkirjastamist ja selle alusel esitatud arve saamist. Tellijal on õigus keelduda nõuetele mittevastavate tööde vastuvõtmisest, näidates ära keeldumise konkreetse põhjuse. 5.5 Töövõtja esitab arve masintöödeldaval kujul vastavalt kehtivale e-arve juhendile (https://www.riigiteataja.ee/akt/123042019008). Arvele märgitakse tellija dokumendiregistris registreeritud lepingu number, tellimuse number ja lepingus nimetatud tellija volitatud esindaja. 5.6 Töövõtjal on õigus tõendada tööde vastuvõtmisest keeldumise põhjuste paikapidamatust, tellides selleks mõlema poole aktsepteeritavalt sõltumatult eksperdilt ekspertiisi tegemise. Kui tööde vastuvõtmisest keeldumine osutub ekspertiisi tulemusel põhjendamatuks, hüvitab tellija töövõtjale ekspertiisikulusid, vastasel korral kannab ekspertiisikulud töövõtja. 6. POOLTE VASTUTUS 6.1 Pooled on teadlikud asjaolust, et endale lepinguga võetud kohustuste mittetäitmisel või mittekohasel täitmisel vastutavad nad teise poole ees lepingus sätestatud ulatuses. Seejuures süüdiolev pool lisaks lepingus sätestatud leppetrahvidele ja viivistele on kohustatud teisele poolele hüvitama oma tegevuse või tegevusetusega tekitatud kogu kahju täies ulatuses. 6.2 Juhul, kui töövõtja ei teosta tööd lepingus sätestatud tähtajal või ei tee töösse nõutavaid parandusi õigeaegselt, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi 0,2 (null koma kaks) % antud lepingu kohaselt töövõtjale makstavast tasust iga tellimusest tuleneva töö või selle osa teostamisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 20 (kakskümmend) % töövõtjale makstavast tasust. Tellijal on õigus töö eest tasumisel vähendada töövõtjale makstavat tasu leppetrahvi suuruse võrra. 6.3 Töövõtjal on õigus nõuda tellijalt 0,05 (null koma null viis protsenti) % viivist tellijale esitatud arve mittekohase tasumise korral iga viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem, kui 20 (kakskümmend) % tasumisega viivitatud summast. 6.4 Lepingu punktis 7 nimetatud konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise korral on tellijal õigus töövõtjalt nõuda leppetrahvi summas 2000 (kaks tuhat) eurot konfidentsiaalsuskohustuse igakordse rikkumise kohta. 7. KONFIDENTSIAALSUS 7.1 Pooled kohustuvad hoidma saladuses ning mitte edastama kolmandatele isikutele konfidentsiaalset teavet, mis on neile teatavaks saanud lepingu kohustusi täites või juhuslikult, eelkõige neile teatavaks saanud isikuandmeid, sealhulgas mitte edastama nimetatud teavet selleks õiguslikku alust mitteomavatele isikutele ning välistama juurdepääsu nimetatud teabele. 7.2 Lepinguga seonduva konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandale isikule on lubatud vaid teise poole eelneval kirjalikul nõusolekul, välja arvatud töö tulemus, mis on mõeldud avalikkusele esitamiseks. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsusnõue ei laiene informatsiooni avaldamisel poole audiitoritele, advokaatidele ja pankadele ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama. 7.3 Töövõtja kohustub lepingut täitma piisava ja korraliku hoolsusega, et ära hoida infoleke või kolmandate isikute andmete avalikuks saamine ning rakendama kõiki kohaseid õiguslikke võimalusi, et tööülesannet ootuspäraselt täita ja tegema mõistlikke jõupingutusi lepingu täitmiseks, kahjude ennetamiseks ja ärahoidmiseks. 7.4 Konfidentsiaalsuskohustus kehtib ka peale lepingu lõppemist või lõpetamist. 7.5 Seoses lepingu esemeks oleva töö teostamisega võib töövõtja saada ligipääsu tellija põhitegevuse käigus kogutud andmetele, mis on isikuandmete kaitse seaduse tähenduses isikuandmed. Sellisel juhul on isikuandmete vastutav töötleja tellija ja volitatud töötleja töövõtja. 7.6 Töövõtja töötleb lepingu alusel saadud isikuandmeid ainult lepingu kehtivuse ajal ja töö teostamiseks vajalikus ulatuses. Töövõtja kasutab töö teostamise käigus saadud isikuandmeid üksnes lepingus sätestatud eesmärkide täitmiseks. Lepingu lõppemisel kustutab töövõtja viivitamatult kõik talle lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmed ja nimetatute koopiad, välja arvatud juhul, kui õigusaktidest tuleneb teisiti. 7.7 Tellija vastutab, et töö teostamise raames isikuandmete töötlemine toimub kehtival õiguslikul alusel õiguspäraste eesmärkide saavutamiseks, andmesubjektid on isikuandmete töötlemisest teadlikud või sellega nõus ning tellijal on õigus edastada isikuandmeid töövõtjale töö teostamise raames. 7.8 Töövõtja võimaldab isikuandmetele juurdepääsu üksnes isikutele, kellel on selleks oma töö- või teenistusülesannete täitmiseks vajadus ning tagab, et need isikud järgivad isikuandmete töötlemisalaseid nõudeid, on võtnud endale konfidentsiaalsuskohustuse või neile kehtib asjakohane seadusest tulenev konfidentsiaalsuskohustus. Vastav konfidentsiaalsuskohustus jääb kehtima isikutele ka pärast lepingu lõppemist. 7.9 Töövõtjal ei ole õigust edastada isikuandmeid kolmandatele isikutele ega kasutada isikuandmete töötlemiseks omakorda volitatud töötlejaid ilma tellija eelneva kirjaliku loata. 7.10 Töövõtja rakendab vajalikke turvameetmeid isikuandmete kaitseks. 7.11 Töövõtja aitab tellijal täita õigusaktidest tulenevate isikuandmete turvalisusega seotud vastutava töötleja kohustuste täitmist. 7.12 Töövõtja võimaldab tellijal või tellija volitatud audiitoril teha lepingu eseme raames isikuandmete töötlemisega seotud auditeid või kontrolle. Tellijal on õigus teha mainitud auditeid ja/või kontrolle vastavalt tekkivale vajadusele. 7.13 Kui töövõtja avastab isikuandmetega seotud rikkumise (Data Breach), teavitab töövõtja sellest viivituseta kirjalikult tellijat, pärast mida teavitab tellija isikuandmetega seotud rikkumisest pädevat järelevalveasutust 72 tunni jooksul. Töövõtjalt tellijale esitatav teave sisaldab isikuandmetega seotud rikkumise kirjeldust ühes asjaomaste andmesubjektide kategooriate ja ligikaudse arvuga, puudutatud isikuandmete kirjeldust, isikuandmetega seotud rikkumise võimalikku tagajärge ja kavandatud meetmeid isikuandmetega seotud rikkumise kõrvaldamiseks. Töövõtja aitab tellijat vajaliku informatsiooni kogumises järelevalveasutuse jaoks. 7.14 Tellija andmekaitse eest vastutava isiku e-post: [email protected] 8. VÄÄRAMATU JÕUD (FORCE MAJEURE) 8.1 Pooled vastutavad kohustuste rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumise on põhjustanud vääramatu jõud. Vääramatu jõuna käsitavad pooled võlaõigusseaduse § 103 lõikes 2 nimetatud asjaolusid. 8.2 Pool, kes rikub kohustust vääramatu jõu asjaolude tõttu, peab vääramatu jõu asjaoludest ja nende mõjust teisele poolele teatama viivitamata pärast seda, kui pool sai teada või pidi teada saama vääramatu jõu asjaoludest. Poolel on kohustus võtta tarvitusele kõik abinõud vääramatu jõu asjaolude ning nende tagajärjel tekitatava kahju vältimiseks või mõju vähendamiseks. Pool on kohustatud jätkama oma lepinguliste kohustuste täitmist niipea, kui vääramatu jõu asjaolud on kõrvaldatud 9. LEPINGU KEHTIVUS, MUUTMINE JA LÕPETAMINE 9.1 Leping jõustub allakirjutamisest mõlema poole poolt. Töö loetakse lõplikult üleantuks pärast punktis 1.1 kirjeldatud töö vastuvõtmist aktiga. 9.2 Lepingut saab muuta poolte kirjaliku kokkuleppe alusel, mis vormistatakse lepingu lisana. 9.3 Kõik lepingu muudatused jõustuvad vastava lisa allakirjutamise momendist, kui lisas pole sätestatud teisiti. 9.4 Pooled võivad lepingu ühepoolselt korraliselt üles öelda, teatades sellest teisele poolele kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis vähemalt 60 päeva ette või lõpetada selle poolte kokkuleppel. 9.5 Juhul, kui TDS 2022 korraldamine planeeritud kujul osutub raskendatuks või võimatuks seoses COVID-19 levikuga ja/või selle tõkestamiseks võetud meetmetega, on tellijal õigus töövõtjaga sõlmitud leping erakorraliselt lõpetada. Sel juhul kannab tellija töövõtja poolt lepingu täitmisega seoses kantud mõistlikud ja tõendatud kulud. 10. TEABE VAHETAMINE JA VOLITATUD ESINDAJAD 10.1. Pooled kohustuvad teist poolt teavitama kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada või takistada lepingus sätestatud kohustuste täitmist või õiguste realiseerimist. 10.2 Teated edastatakse teisele poolele lepingus märgitud kontaktandmetel. Kontaktandmete muutusest on pool kohustatud koheselt informeerima teist poolt. 10.3. Teade loetakse teisele poolele kättetoimetatuks, kui: 10.3.1 teade on edastatud teisele poolele elektronposti teel digitaalselt allkirjastatuna (teate edastamise päeval); 10.3.2 teade on saadetud postiasutuse tähitud kirjaga teise poole näidatud aadressil (kui postitamisest on möödunud kolm päeva). 10.4 Punktis 10.3 nimetatud viisil peavad olema edastatud eelkõige poolte lepingu lõpetamise avaldused, samuti poole nõue teisele poolele, mis esitatakse tulenevalt lepingu rikkumisest. 10.5 Informatiivset teadet võib anda ka telefoni ja e-kirja teel. 10.6 Poolte volitatud esindajad on määratud lepingus. Tellija volitatud esindajal on õigus esindada tellijat kõikides lepinguga seotud küsimustes, välja arvatud lepingu muutmine, tähtajalise lepingu ühepoolne lõpetamine ning leppetrahvi, viivise ja/või kahjude hüvitamise nõude esitamine. 11. POOLTE ESINDAJAD JA TEADETE EDASTAMINE 11.1 Tellija volitatud esindaja: Annika Lipstal, e-posti aadress [email protected], telefon +372 524 7172. 11.2 Töövõtja volitatud esindaja: Priit Mikk, e-posti aadress [email protected], telefon +372 5669 3633. 11.3 Punktides 11.1 ja 11.2 toodud esindajate muutumisest on pool kohustatud koheselt teist poolt teavitama kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 12. LÕPPSÄTTED 12.1 Lepingust tulenevad vaidlused lahendatakse pooltevaheliste läbirääkimiste teel. 12.2 Leping on sõlmitud elektroonilises vormis ja allkirjastatud digitaalselt. 12.3 Leping on vastavalt avaliku teabe seadusele avalik. POOLTE REKVISIIDID Majandus-ja Amazing Productions OÜ Kommunikatsiooniministeerium (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)  Riigihanke "Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2022“ tehniline teenindus ja produktsioon" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamise käskkirja Lisa 1 Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium Digitippkohtumise „Tallinn Digital Summit 2022“ tehniline teenindus ja produktsioon hanke alusdokument CPV kood 79952000-2 Tallinn 2022 1  TEHNILINE KIRJELDUS I Taustainfo Tallinn Digital Summit (TDS) on iga-aastane kõrgetasemeline tippkohtumine, mida võõrustab Eesti peaminister ja mis toob kokku tipp-poliitikud, valdkonna ministrid, arvamusliidrid, ettevõtjad ja tehnoloogia kogukonna. TDS toimub tänavu viiendat korda, 10-11.oktoobril Kultuurikatlas. TDS-i üldiseks eesmärgiks on kinnistada Eesti rahvusvahelist mainet digiteemade eestvedajana ja tutvustada Eesti lahendusi digiväljakutsetele. Tänavune TDS jätkab Trusted Connectivity kui ühendatuse koostööraamistiku katuseteemaga. Eelmine aasta keskendus TDS ühisele filosoofilisele arusaamisele, millest sündis kokkulepe The Tallinn Consensus on Trusted Connectivity, tänavu on TDSil fookuses usaldusväärse ühendatuse praktikas realiseerimine. Ühendatuse kolm tahku on: - poliitiline (rahvusvaheline koostöö, ühendatusestrateegiad, geopoliitilised kaalutlused), - normatiivne (standard ja eeskirjad ning parimate tavade levitamine) - materiaalne (taristu projekteerimine, rajamine ja rahastamine). Trusted Connectivity annab ühendatusealasele koostööle poliitilise ja filosoofilise raami ning aluse. Moodsal taristul on ka vältimatu digikiht, mis hõlmab mh andmete liikumist, andmekaitset, küberturvalisust ja digistandardeid. TDS-i konkreetsed sihid: ● Kinnistada Eesti kui digiühiskonna teerajaja ja eestkõneleja kuvandit rahvusvahelisel tasandil. ● Arendada platvormi Eesti e-riigi kogemuse levitamiseks ja leida rakendusi Eesti erasektori digivõimekusele rakendamiseks. ● Kasvatada Eesti tuntust ja usutavust digimajanduse tõmbekeskusena, seeläbi suurendades Eesti IKT- ja uute tehnoloogiate sektorite ekspordivõimalusi. ● Tuua poliitilised otsustajad ja ettevõtjad ühe laua taha, et üheskoos kujundada tuleviku digipoliitikaid ja ettevõtluskeskkonda, tõhustades seejuures rahvusvahelist koostööd. ● Anda ettevõtjatele selgem arusaam poliitilise tasandi rõhuasetustest, tegevussuundadest ja põhimõtetest. ● Kasvatada äridiplomaatia kaudu Eesti ettevõtete ekspordivõimekust ja konkurentsivõimet rahvusvahelistel turgudel. Tippkohtumise konverentsiosa toimub 10-11. oktoobril 2022 Tallinnas Kultuurikatlas, ning õhtusöök 10. oktoobril Vanasadama Kruiisikai hoones. II Ürituse eeldatav ülesehitus ja ruumide kasutus 2  1. Delegatsioonide saabumine ja lahkumine Riikide delegatsioonid saabuvad Tallinnasse (nii eralennukite kui liinilendudega) 9 ja 10. oktoobril. 2. Tippkohtumise raames toimuvad sündmused 2.1. 10. oktoobril 2022 toimub õhtusöök Vanasadama Kruiisikai hoones, kell 19:30-22:00. Eeldatav külaliste arv on 300. Tegemist on lauas teenindamisega õhtusöögiga, kus on 3-4 toidukäiku. Õhtusöögile on kavandatud avakõne kõrgetasemelise esineja poolt (riigipea, minister) ning meelelahutusprogramm. Avakõne sisulise toimumise eest vastutab hankija. Lisaks on koha peal tugipersonal (tehniline personal, kultuuriprogrammi esinejad, autojuhid), kes ei võta pidulikust õhtusöögist osa, kuid kellele peab olema samas õhtusöögi toimumiskoha vahetus läheduses tagatud ruumid ja toitlustus. Tugipersonali on kokku ca 50 inimest ning tugipersonali toitlustuse eest kannab hoolt hankija poolt hangitud toitlustuse partner. 2.2. 10 ja 11. oktoobril 2022 toimub Kultuurikatlas tippkohtumine „Tallinn Digital Summit“, mille päevakava osad on järgnevad: 2.2.1 delegatsioonide saabumine ja delegatsioonijuhtide tervitamine ja pildistamine; 2.2.2 TDS2022 avamine, peaministri kõne, keynote sõnavõtud, kõrgetasemeline paneelarutelu; 2.2.3 sündmuse grupipilt (foto osalevatest ministritest ja esinejatest); 2.2.4 mõlemal päeval kaks paralleelselt toimuvat lõunasööki: lõuna ministritele laua teenindamisega (20 inimest) buffeelõuna vahetänaval delegaatidele (500 inimest); 2.2.5 kogu päeva jooksul paneeldiskussioonid peasaalis. Sessioonid võivad olla paneelarutelud või üksikisikute ettekanded. Ürituse kestvus mõlemal päeval eeldatavasti 9:00-18:00. 2.2.6 11.10.2022 ürituse lõppedes kokteilid ning suupisted; 2.2.7 sündmuse avanumber, mis on välja pakutud teenuse osutaja poolt.. 3. Tippkohtumise toimumisruumid 3.1 Hankija on tippkohtumise toimumise ajaks (10-11. oktoober 2022) rentinud järgmised ruumid: 3.1.1 Kultuurikatel konverentsiks. 3.1.2 Õhtusöögi toimumiskohaks Vanasadama Kruiisikai hoone. Kultuurikatla nimetatud ruumide suurused ja mahutavused leiab: https://kultuurikatel.ee/ruumid/ Ruumide kujundamisel ja sisustamisel on võimalik kasutada TDSi jaoks valmistatud sisekujunduselemente vastavalt Tehnilise kirjelduse Lisas 1 toodud nimistule. 3.2 Teenuse osutaja peab tegevuste planeerimisel ruumidesse arvestama järgmiste tingimustega: 3.2.1 Suur saal ehk plenaararutelude läbiviimise koht 3.2.2 Vajadusel paralleelselt toimuvate töösessioonide ruumid, 1-2tk 3.2.3 Koht kätlemistseremooniaks (tervitus+pilt) 3.2.4 Delegaatide toitlustusala 3.2.5 Ministrite töölõuna ruum 3.2.6 Ruumid riikide kahepoolseteks (bilateraalsed) kohtumisteks (3 paralleelselt kasutatavat koosolekuruumi mahutavusega kuni 8 inimest), mida peaks olema võimalik kasutada TDS-i toimumisaja jooksul; 3.2.7 Eraldi ruum, kus on võimalik teha intervjuusid meediale (vajalik bränditud taustasein). 3 Lisaks sisulistele aruteludele on ürituse oluline osa osalejate omavahelise suhtluse soodustamine, selleks on vaja luua sisulist osa rikastav ja osalejate omavahelist suhtlust soodustav keskkond, mis seisneb nii füüsilise ruumi lahenduses kui üldises atmosfääris (nt helikujundus, valguskujundus). ; 3.3 Kultuurikatlas saab ettevalmistustöid hakata tegema alates 8. oktoobri õhtust 22.00 ja Vansadama Kruiisikai hoones saab ettevalmistustöid hakata tegema alates 9. oktoobri hommikust kell 9.00. III Ürituse korraldamise teenuse kirjeldus 1. Teenuse üldine kirjeldus Teenuse osutaja peab tagama ürituse kõrgetasemelise planeerimise ja läbiviimise. Sündmus tuleb läbi viia diplomaatilise protokolli nõudeid järgides. Teenuse osutajalt eeldatakse professionaalsust, paindlikkust ja koostöö juhtimist erinevate osapoolte sh korraldus- ja tugimeeskonna, projektijuhtide ja koostööpartnerite vahel. Hankija eeldab teenuse osutaja initsiatiivi osata ette näha ürituse korraldamisega seotud üksikasju, mis sellisel tasemel üritustel on mõistlikud, vajalikud ja asjakohased. Teenuse osutaja peab tagama hankija igakülgse nõustamise üritusega seotud korralduslike otsuste tegemisel, et tagada ürituse ettevalmistamisel ja läbiviimisel selle tasemele vastav sisu ja nõutav vorm. Hankija eeldab teenuse osutaja professionaalsust ja initsiatiivi osata ette näha ürituse korraldamisega seotud üksikasju (sh riske ja nende maandamise võimalusi), mis sellisel tasemel üritustel on mõistlikud, vajalikud ja asjakohased. Hankija võib muuta tellitavate teenuste täpset mahtu, sisu ja ürituse täpset ajakava vastavalt muutunud asjaoludele ja vajadustele. Juhul, kui raamlepingu täitmise käigus selgub ettenägematute täiendavate teenuste vajadus, siis võib hankija teenuse osutajalt nõuda nende lisateenuste osutamise korraldamist. Lisateenuste tellimise tingimused on sätestatud raamepingus. 2. Teenuse osutaja ülesanded 1. Ürituse korraldusteenus Teenuse sisu 1.2 Sündmuse planeerimine, Korraldada üritusega seotud planeerimine ja ettevalmistamine ja läbiviimine ettevalmistused ning sündmuse läbiviimine. 1.3 Koordineerimine Korraldada ürituse korralduslike ettevalmistuste ja läbiviimise koordineerimine, Teenuse osutaja peab tagama õigeaegselt vajalike kokkulepete sõlmimise ja nende täitmise kontrolli, tellimuste esitamise, arvete tasumise jne. 1.4 Infovahetus ja aruandlus Korraldada regulaarse jooksva infovahetuse /aruandluse esitamine hankijale nii ürituse ettevalmistamisel, läbiviimisel ja pärast ürituse lõppemist, samuti ürituse korraldusega seotud kokkuvõtete tegemine. 1.5 Koristusteenus Ruumide koristuse organiseerimine ürituse eel, ajal ja järel 1.6 Õhtusöögi programm Korraldada 10. oktoobri õhtusöök koos meelelahutusprogrammiga. Teenuse osutaja ülesandeks jääb kogu õhtusöögi (va catering) ja kaasneva programmi korraldus, sellega kaasnev suhtlus ja kokkulepped ning vajaliku tehnika korraldamine, ruumide ettevalmistamine ürituse 4  sümboolikaga, kasutades ära maksimaalselt toimumiskoha omapära ja TDSi olemasolevat inventari. 1.7 Turvateenus Delegatsioonide turvalisuse tagamine õhtusöögi kohas ja tippkohtumise toimumise ajal. Vajadusel tellija poolt kaasatud Politsei- ja Piirivalveametiga koostöö selles osas. 2. Ruumi kujundus 2.1 Ruumide sisekujundus Korraldada ruumide terviklik kujundus koostöös sisekujundajaga. Teenuse osutaja ülesandeks on ürituse saalide, üldala ja abiruumide, suhtlusala ja toitlustusega seotud alade, vajalike laudade, toolide, selgete suunaviitade jms inventariga varustamine ja esemete paigaldamine, arvestades ruumide ja ürituse spetsiifikat ning pidades silmas, et osalejate kogunemiseks, registreerimiseks ja liikumiseks, sh toitlustamiseks peab jääma piisavalt ruumi. Ruumide kujundamisel ja sisustamisel on võimalik kasutada TDSi olemasolevat inventari vastavalt Lisas 1 toodud nimistule ja peab juhinduma TDS identiteedi suunistest. 2.2 Identiteedikandjate tootmine ja Korraldada vastavalt hankijalt saadud sisendile ürituse paigaldus (visuaalsed logode ja sisuga temaatiliste materjalide tootmine ning materjalid) ülesseadmine üritusel, näiteks: sissepääsu brändinglahendus, suunaviidad, ürituse ekraanidel kuvatav ekraanigraafika, kava ja muu info. 2.3 Ekraanigraafikad ja Toota ekraanigraafikat sh. nimetiitrid ning sisuproduktsioon produtseerida videoid pikkusega kuni 1min 10tk. 3. Ürituse tehniline korraldus 3.1 Ürituse tehniline korraldus ja Sündmuse tehnilise toe tagamine ning tehniliste selleks vajalikud seadmed detailide kokkuleppimine vastavalt tehnilise kirjelduse lisale 2. 4 Ürituse jäädvustamine 4.1 Fotograafi- ja videosalvestuse Korraldada kogu tippkohtumise ja õhtusöögi teenus professionaalne jäädvustamine fotograafide poolt ning ürituse sessioonide videosalvestused. 5. Muud 5.1 Muud ürituse korraldamisega Tegevused, mida ei ole loetletud tehnilises kirjelduses, seotud tööd kuid mis on vajalikud ürituse läbiviimiseks. Samuti muud tegevused, mis selguvad raamlepingu teostamise käigus ja mis viiakse läbi vajadusel (teenuste tellimise tingimused on määratud raamlepingus). 3. Hankija ülesanded 1. Sündmuse toimumiskohtade broneerimine ja ruumi rendi eest tasumine. 2. Esinejate ja moderaatorite valik. 5  3. Sündmuse visuaalse identiteedi on loonud disainiagentuur AKU ning see on nähtav: https://brand.digitalsummit.ee 4. Sündmuse kommunikatsioonitegevuste elluviimise eest vastutamine. 5. Cateringi hankimine koos toitlustuseks ning garderoobiteenuseks vajamineva inventariga. Cateringi teenuse juhtimine. IV Pakkumus Teenuse osutaja poolt tehtav pakkumus peab sisaldama loovlahendust, meeskonna kirjeldust ja maksumust. Esitatud kirjeldus peab olema piisavalt selge ja põhjalik, sest see on aluseks pakkumuse hindamisel. 1. Loovlahendus: 1.1 Pakkuda välja peasaali (Kultuurikatla Black Boxi saal) kujundus, sh lava paigutus ja väljanägemine. Külaliste arv 500, esinejaid laval korraga 1-5. 1.2 Pakkuda välja ürituse avanumber. 1.3 Pakkuda välja õhtusöögi kultuuriprogramm koos esineja(te)ga. 2. Pakkuja projektimeeskond peab olema piisava suurusega ja kompetentsiga, et tagada ürituse kõrgetasemeline ja sujuv korraldus. Pakkuja esitab kirjelduse, keda kaasatakse partneritena sündmuse korraldusse (näiteks: produtsent, ruumikujundaja, tehnilise teeninduse korraldaja, audio-visuaali produtsent) ning kes kuuluvad teenuse osutaja projektimeeskonda. Pakkuja esitab rollid ja tööjaotuse meeskonnaliikmete vahel. Teenuse osutajal on õigus vahetada partnereid ja meeskonnaliikmetena esitatud isikuid ainult hankijaga kooskõlastades ning tingimusel, et partner või meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärse kvalifikatsiooni ja kogemusega isikuga. 3. Pakkumuse maksumus Pakkumuse maksumus on kogu punktis 2 loetletud teenuste korraldamise eeldatav hind. Pakkuja esitab maksumuse eelarve, mis peab olema arusaadavalt kirja pandud, sisaldades kõiki vajalikke korralduslikke töid. Pakkumuses peab olema välja toodud, millised on fikseeritud kulud ja millised kulud selguvad ürituse läbiviimise käigus, võimalik peab olema hinnata reaalset lõplikku ürituse korraldamise maksumust. Pakkumuse maksumuse juures tuleb tuua eraldi välja ka need tööd, mis pole ürituse korraldamise teenuse kirjelduses nimetatud hankija poolt, kuid mida teenuse osutaja peab oluliseks teostada. Pakkumuse eeldatav maksumus on maksimaalselt 298 000€ ilma käibemaksuta. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta vastavalt RHS § 116 lg- s 1 sätestatud reeglile kui kõigi pakkumuste või vastavaks tunnistatud pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatavat maksumust. 6  Lisa 1 TDS olemasolev inventar Suunaviidad ja raamid, mille peal on pvc 600x2400mm + tekst, 24tk Taustaseina moodulid 0,5x1m 126tk. Mooduleid saab omavahel kombineerida ja kokku panna ning moodustada neist kätlemisseina, lava taustaseinu või muid sisekujunduse lahendusi. Näidispilt: Kätlemisseina keskmise osa vineertaust logoga 3000x3000mm 7 8 Lisa 2 Ürituse tehnika ja tehnilised andmed Ürituse korraldamise teenus hõlmab üritusele täismahus tehnika korraldamist ja tehnilise toe tagamist, tehniliste detailide kokkuleppimist sündmuse toimumise ruumides ja teiste vajalike osapooltega ning vastavat suhtlemist esinejate (sh hübriidis olevate esinejatega) ja moderaatoritega. Samuti on vaja tagada vajalik tehnika ning tehniline lahendus õhtusöögile. 1. Üldised nõuded/kriteeriumid ● Sündmuse internetiühenduse, sisevõrgu ning selle eelneva testimise (väline internetiühendus, sisevõrk, wifi ühendus) tagab teenuse pakkuja. ● Ürituse ruumide komplekteerimisel (seadmestamisel, sisustamisel ja süsteemide ülesseadmisel) tuleb pakkuda terviklikult välja töötatud lahendus, mis arvestab ürituse digi temaatikat, ruumide eripära, vastab kehtivatele õigusaktidele ning arvestab üritusel osaleja tavapäraste mugavusfunktsioonide, mh konverentsikella, juhtmevaba slaidivahetaja jms olemasoluga; ● pakkumusse kuuluvad ka käesolevas tehnilises kirjelduses loetlemata, kuid teenuse professionaalsel tasemel sooritamiseks ning terviksüsteemi toimimiseks vajalikud osised ja teenused (kaablid, konverterid, lisaseadmed, vooluaksessuaarid, programmeerimine, seadistamine, häälestamine ning muud loetlemata ja kirjeldamata osised); ● seadmete valikul tuleb arvestada suuremahulist tarbivust, paigaldamise eripära Kultuurikatla ruumides ja kindlustada varuseadmete olemasolu. Kõik kasutatavad seadmed peavad töötama tõrgeteta; ● süsteemide rajamisel ja seadmete komplekteerimisel tuleb arvestada, et eeldatakse kaasaegset ja kõrgetasemelist tehnoloogiat; ● esitlusteks kasutatavad arvutid peavad sisaldama kõige uuemaid Windowsi ja Apple või nendega samaväärsete presentatsioonide tarkvarasid. Arvutites olev tarkvara peab olema legaalne. Esitluste ja videoklippide arvutid peavad olema dubleeritud; ● peab olema tagatud kogu tehnikat haldav personal terve ürituse kestvuse jooksul (heli ja valgustehnik, IT tugiisikud, video-ja esitlustehnikat haldav spetsialist jne). Tehnikat haldavad spetsialistid peavad valdama eesti keelt (C1) tasemel ja inglise keelt (B2) tasemel ning omama rahvusvaheliste suurürituste tehnilise korraldamise kogemust; ● üritusele eelnevalt peab olema toimunud piisava ajavaruga kogu tehnika testimine; ● kõik ürituse ettevalmistusega seotud tehnilised tööd (paigaldus, viimistlus, parandused ürituse pauside ajal, demontaaž jms) tuleb korraldada võimalikult lühikese aja jooksul, tagades lepingutingimustele vastavuse ja töökindluse ning segamata teisi ürituse toimumiskohtades viibijaid ja kahjustamata ürituse toimumiskohtade vara. ● kõik juhtmevabad lahendused peavad vastama kehtivatele õigusaktidele, juhtmevabade mikrofonisüsteemide töös ei tohi olla häireid. Juhtmevabad süsteemid ei tohi segada WiFi ja andmeside tööd ning vastupidi; ● kasutamiseks olevad seadmed peavad olema laitmatus tehnilises korras. Visuaalselt nähtavad vahendid ja seadmed peavad olema terved, puhtad, kriimustamata. Kaablid tuleb paigaldada võimalikult peidetuna, ning valida kõige minimaalsem piisav lahendus. Nähtavad katmised ja teipimised peavad olema võimalikult minimaalsed ja selgepiirilised. Tööalade visuaalsed piirded peavad olema läbipaistmatud, mustad, sirged kangad või plaadid; 9  ● kõik patareide ja/või akutoitel mikrofonid muud seadmed varustada tööpäeva alguses värskete patareidega / laetud akudega; ● kõigi ruumide elektrilahendus peab olema piisavalt läbimõeldud, seadmed korrektselt paigaldatud ja koormuste jaotus peab olema kooskõlas ruumide rentijaga, et vältida elektrikatkestusi. ● Ürituse ruumides ja üldalal tuleb luua võimalus üritusel osalejate arvutite ja telefonide laadimiseks arvestades osalejate arvu. 2. Tehnika korraldus ja seadmete paigaldus Vastavalt eespool kirjeldatud ürituse ülesehitusele peavad ruumides olema: ● heli: kõlari ja võimendisüsteem, mis tagab kõneleva isiku kõne ja video (presentatsiooni) hääle võimendamise ühtlaselt, selgelt ja arusaadavalt kogu saalis. Helisüsteemi kõlari paigaldamisel pidada silmas ruumi asetust ja osalejate liikumise trajektoori. Kõlarid ei tohi segada vaatevälja lavale; ● mikrofonid: esinemispult mikrofoniga, kõnepuldi-, laua- ja juhtmeta reväärimikrofonid, juhtmeta käsimikrofonid küsimuste esitamiseks; ● laval toimuva nähtavuse täiendamiseks projektsiooniekraanid ning piisava võimekusega projektorid (vähemalt 10000 ANSI luumenit ekraani kohta). Ekraanile kuvatavat infot peab olema võimalik reaalajas muuta (tekstid, logod, live pilt, presentatsioonid); ● esineja monitor; ● esinejale kõneprompter; ● juhtimispuldist programmeeritav ja laval esinejale selgelt loetav allesjäänud aega lugev konverentsikell; ● video- ja esitlustehnika, selle juhtimiseks vajalikud seadmed; ● valgustehnika: lava ja selle detailid peavad olema valgustatud vastavalt programmile, arvestades lava suurust, detaile ja kaameraid, saalis peab olema piisav töövalgus (saalis 100 lux, laval 400 lux). Lisaks dekoratsioonvalgustus, mis arvestab ja rõhutab ruumi eripära luues meeldiva keskkonna ja lava kontravalgustus. Valgustus peab olema juhitav valguspuldist, sh muudetav valgustugevus ja hajusus; ● ruumist peab toimuma nii heli kui ka pildi edastamine veebiülekandena TDS kodulehele, arvestada tuleb, et esinejad võivad soovida osaleda üle videosilla. Tagatud peab olema reaalajas voogedastuse võimekus HD kvaliteedis kuni 3000 üheaegsele esitamisele kõikidel seadmeplatvormidel (iOS, Android, internetilehitsejad jms). Ülekanne peab olema vaadatav täisekraanil ning olema adapteeruva kvaliteediga sõltuvalt vaataja interneti allalaadimise kiirusest. Veebiülekanne ja hilisem salvestus peavad hõlmama nii ettekandeid (sh vajadusel näidatavaid videoid) kui ka osalejate esitatud küsimusi ja nendele antavaid vastuseid; ● ruumi komplekteerimisel (seadmestamisel, sisustamisel ja süsteemide ülesseadmisel) tuleb pakkuda terviklikult välja töötatud lahendus, mis arvestab ruumi suurust ja maksimaalset täituvust. ● üldala heli kasutatakse korraldusliku ja taustaheli edastamiseks. Kõlari ja helivõimenduse süsteem peab katma terve ala ühtlaselt (vähemalt 1 kõlar ruumi kohta) ja vajadusel saab sealt mängida sobilikku taustamuusikat. ● ekraanid ürituse info edastamiseks nähtavatel kohtadel ja mitme inimese üheaegseks paari meetri kauguselt lugemiseks piisavas suuruses, mis arvestavad ruumide kujunduslahendust ja osalejate liikumise trajektoore. 10  TÖÖDE ÜLEANDMISE – VASTUVÕTMISE AKT Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium 05.07.2022 nr 1.9-8/22-368-1 Raamleping Vastavalt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi ja Amazing Productions OÜ vahel ……… sõlmitud raamlepingule nr ………… teostas Amazing Productions järgmised tööd: Töö Maksumus eurodes, summadele lisandub käibemaks 1. ………………… 2. ………………… 3. ………………… Kokku: Käesoleva akti alusel kuulub väljamaksmisele …….eurot, millele lisandub käibemaks. Akti allkirjastamisel loevad pooled hankelepingus sätestatud tööd nõuetekohaselt täidetuks. Üleandja: Priit Mikk Vastuvõtja: Maarja-Liisa Soe