Sissejuhatus
Eesmärk on kaardistada olemasolevat (AS-IS) tegevuspõhise eelarvestamise protsessi
ministeeriumi valitsemisalas. Seega fookuses on hetkeolukord (AS-IS).
Lisaks uuritakse lühidalt millised on ministeeriumi esindajate hinnangul praeguse tegevuspõhise
protsessi kitsaskohad ning millised soovitused ja soovid (parendusettepanekud) neil tuleviku osas
on.
Küsimused
1. Eelarve planeerimine, täitmine, tulemuste täitmine, välisvahendite seire, aruandlus.
1. Mis tegevusi ja millises järjekorras teostatakse?
1. Valdkonna arengukava koostamine, sh eesmärkide ja mõõdikute seadmine
2. Programmi koostamine ja uuendamine, eesmärkide ja mõõdikute
planeerimine
3. Valitsemisala teenuste loetelu, eesmärkide, väljundite, mõõdikute
väljatöötamine või uuendamine.
4. Riigieelarve ja riigi eelarve strateegia koostamine - programmide ja
teenuste eelarvete koondamine.
5. Välisvahendite planeerimine, mõõdikute seadmine
2. Mis osakonnad/rollid/töötajad tegelevad valdkonna arengukava, programmi
eesmärkide ja mõõdikute ning eelarve, täitmise jälgimisega?
3. Kui lihtne/keeruline on eelarves püsimist ja eesmärkide täitmist jälgida?
4. Kui sagedasti ja millisel moel jälgite valitsemisala eelarve täitmist asutuste lõikes,
programmide lõikes?
5. Kas ja kuidas toimub jooksva aasta mõõdikute aruandlus? Millises infosüsteemis
nende haldust teete või peaksite tegema suhtluses Rahandusministeeriumiga? Kus
te neid ise haldate?
6. Kas ja kuidas kogute teenuse mõõdikute täitmise andmeid?
7. Kas tulemusvaldkonna (sh programmide) aruandlus (tulemusaruanne ja
seirearuanne) on automaatne või sisaldab ka käsitsitöö elemente? Milliseid?
8. Milline aruandlus käib täitmise (eelarve, tulemusnäitajad jne.) protsessi juurde?
1. Milliseid infosüsteeme kasutatakse?
9. Millistest aruannetest ministeerium ise puudust tunneb?
2. Andmevoo kaardistus tegevuspõhise eelarve protsessis
1. Milliseid infosüsteeme tulemuste ja eelarve planeerimiseks ministeeriumis
kasutatakse? Milliseid kõige rohkem?
2. Kuidas/kust saate kätte enda tööülesande sooritamiseks lähteandmed? Millised on
andmekogumite omavahelised seosed?
3. Milliseid excel vms. vorme kasutate enda töös.
4. Kas oskate välja tuua kes on nende lähteandmete omanik?
5. Ministeeriumi suhtlus allasutustega - milliseid täiendavaid andmeid lisaks eelpool
toodule ministeeriumina allasutustelt küsite, mida tegevuspõhise eelarve
protsessis kasutate?
6. Milliseid andmeid te ise loote? Erinevad arvutused, igasugune andmeteke teie
poolt, mis lähevad kellelegi teisele kuhugi kasutamiseks tegevuspõhise eelarve
protsessis?
7. Kirjeldage palun välisvahendite seire mitte finantsiliste andmete kogumise
protsessi valitsemisalas. Kas kasutate andmete kogumiseks ja
Rahandusministeeriumile esitamiseks mõnda infosüsteemi?
8. Kas on tundunud, et mõningaid strateegilise planeerimise või finantsjuhtimise
andmeid võiks üle kanda automaatselt (ilma käsitööta/eraldi sisestamata)? Kui
jah, siis millised andmeid ja kust kuhu?
3. Tehtud kulutuste sidumine (nt. arveread, palgakulu, büroo rent jne) osutatavate
teenustega, tegevustega, projektidega jm.
1. Mis roll on siin ministeeriumil? Kuidas seda tehakse?
2. Mis roll on ministeeriumi allasutusel?
1. Kuidas allasutused oma kulumudeli loovad ja kus?
3. Milliseid täiendavaid infosüsteeme lisaks KAISile kuluarvestuse protsessis
kasutate?
4. Eelarvesse muudatuste sisseviimise menetlemine eelarveperioodi sees.
1. Kellelt, kust ning millises vormis saate teavituse, et on tarvidus eelarvesse
muudatusi planeerida?
2. Kuidas ning milliste vahenditega ministeerium allasutuste infot eelarve
muudatuse protsessi lõikes koondab (teenuste, programmi tegevuste ja vajadusel
teiste planeerimistasandite sihttasemete muutused)?
3. Kellele ja mis asutusele esitate sellejärgselt muudatused(asutus, osakond)?
4. Kes ja mis asutusest võib paluda tehtud muudatustele selgitusi, täiendusi,
parandusi?
5. Millised on muudatuse protsessi ajaraamid esitajale esitamiseks (taotlused,
kinnitamine)?
5. Informatsiooni vahetamine Rahandusministeeriumi ja teiste haldusalade (asutuste)
vahel.
1. Kas tunnete vajadust eelarve menetlemise käigus või peale seda saada
Rahandusministeeriumist rohkem või tihedamini informatsiooni / teavitamist?
2. Kui jah, siis millist ning millise sagedusega peaks Rahandusministeerium
informatsiooni jagama / esitama?
3. Kas see informatsioon peaks olema tagatud automatiseeritud aruannetena teatud
protsessi etappides või millisel kujul see võiks olla?
6. Üldised küsimused:
1. Millistesse infosüsteemidesse või muudesse andmekogumitesse (excel, e-postiga
saatmine, võrgukataloogi panemine jne.) sisestate ühtesid ja samasid andmeid
mitu korda?
2. Kus toimub andmete käsitsi sisestamist, kuid teile teada olevalt peaksid need
andmed kusagil infosüsteemis juba olemas olema?
3. Millised infosüsteemid on raskesti kasutatavad (kasutajamugav
halb/ebaintuitiivne või on mingid tehnilised piirangud süsteemil)? Millised on
hästi kasutatavad? Konkreetsed näited?
4. Milline protsess/töö on ministeeriumi arvates tarbetu ehk mida peaks näiteks
RAM, Statistikaamet või mõni kolmas asutus suutma ise olemasolevate andmete
pealt kätte saada/tuletada vms?
5. Kas olete planeerinud enda IT arenduste asutuselt või partnerilt lähiajal tellida
mõni uus infosüsteem lahendamaks teie ministeeriumi mõnda töölõiku? Kui jah
siis millist ning millise funktsiooni täitmiseks?
6. Milline Infosüsteemi (de) muudatus vähendaks oluliselt teie käsitööd? Muudaks
teie sisendi loomise, võimalikud arvutamised lihtsamaks, kiiremaks ning
täpsemaks?
7. Palun loetlege milliseid tegevusi (suhtlus allasutustega, infosüsteemide
kasutamine, Exceliga opereerimine, aruandlus, ERP jne.) te teete eelarve
menetlusega seoses enda rollis, võimalusel hinnake nende tegevuste mahtu
protsentuaalselt (nt. KAIS-30%, REIS 10%, SAP 10%, excelid/taotlused
allasutuselt 10% jne).
Ando Leppiman Teie 10.09.2019
Majandus- ja Meie 14.10.2019 nr 4-1/6305-1
Kommunikatsiooniministeerium
[email protected]
Tegevuspõhise riigieelarve
protsessi, infosüsteemide ning
andmevoo kaardistamine
Rahandusministeerium on algatanud tegevuspõhise riigieelarve protsessi, infosüsteemide
ning andmevoo kaardistamise (Analysis of Estonian financial management information
systems) projekti. Projekti raames tehakse järgmisi töid:
kaardistatakse tegevuspõhise eelarve koostamise ja menetlemise protsesside
hetkeolukord (AS IS),
uuritakse, millised on hetkel tegevuspõhise eelarve protsessi kitsaskohad ning millised
on ootused tulevikuks,
kaardistatakse andmete kasutus,
analüüsitakse olemasolevate IT rakenduste võimalusi ja kasutust,
tehakse ettepanek eelarve protsessi tegevuste automatiseerimiseks, tuleviku IKT
teenustest riigieelarve poliitika valdkonnas ning andmekasutusest
Rahandusministeeriumi ja kõigi ministeeriumite vahel.
Projekti rahastab Euroopa Komisjon (EK) ning tööde teostajaks on Majanduskoostöö ja
Arengu Organisatsioon (OECD). OECD spetsialistidele ning konsultantidele on partneriks
eesti IKT ettevõte AS Helmes.
Palume Teie poolset panust osaledes projektis sisendi andjana intervjuu vormis. Intervjuusid
soovime läbi viia teie asutuse tipp-, arendus- ja finantsjuhiga ning kulumudeli modelleerijaga.
Intervjuud plaanitakse läbi viia perioodil 22.10.2019 kuni 31.10.2019. Kohtumiste ajad
lepitakse intervjueeritavatega eraldi kokku e-kirja või telefoni teel ning broneeritakse
kalendrisse kohtumisteks vastav aeg (tippjuhiga kuni 1 tund ja teistega kokku kuni 4 tundi).
Kirja lisana on kaasas küsimustik, millega soovitame eelnevalt tutvuda.
Kõikide täiendavate küsimustega projekti või küsimustiku kohta palume pöörduda
Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna IKT analüüsi projekti projektijuht Kaido Kütt
poole,
[email protected]
Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 /
[email protected] / www.rahandusministeerium.ee
registrikood 70000272
Lugupidamisega
(allkirjastatud digitaalselt)
Sven Kirsipuu
eelarvepoliitika asekantsler riigieelarve osakonna juhataja ülesannetes
Lisa: Küsimustik
Kaido Kütt 611 3042
[email protected]
Lisaadressaadid:
Haridus- ja Teadusministeerium
Kaitseministeerium
2
Siseministeerium
3