Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine/ AP 123 V14

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud: Kehtib kuni: Alus: Teabevaldaja: Lennuamet KÄSKKIRI 05.10.2018 nr 1.1-1/18/301 Tallinn Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine/ AP 123 V14 Majandus- ja kommunikatsiooniministri 31.07.2006 määruse nr 73 “Lennuameti põhimäärus” § 20 punkti 3 ja § 21 alusel: 1. Kinnitan: 1.1. AP 123 V14 Juhtimissüsteemi dokumentide- ja andmeohje protseduur - lisa 1; 2. Tunnistan kehtetuks Lennuameti peadirektori 21.09.2017 käskkirja nr 1.1-1/17/205 „Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamine“ punkt 1.1. (allkirjastatud digitaalselt) Kaupo Toodu Lennutegevuse osakonna juhataja peadirektori ülesannetes  KINNITATUD Lennuameti peadirektori 05.10.2018 käskkirjaga nr 1.1-1/18/301 Lisa 1 JUHTIMISSÜSTEEMI DOKUMENTIDE- JA ANDMEOHJE PROTSEDUUR 1. EESMÄRK 1.1 Protseduuri eesmärk on kirjeldada nõuded juhtimissüsteemi dokumendi- ja andmeohjele, et oleks tagatud juhtimissüsteemi dokumentide vormiline ühtsus, süsteemsus, identifitseeritus ja dokumentide ajakohasus. 2. KÄSITLUS- JA KASUTUSALA 2.1 Käesolev protseduur kohaldub juhtimissüsteemi dokumentidele. 2.2 Juhtimissüsteemi dokumentatsioon koosneb juhtimissüsteemi protseduuridest, dokumentidest (sh juhendid ja muud dokumendid), vormidest ning tõendusdokumentidest. 3. VOLITUSED, KOHUSTUSED JA VASTUTUSED 3.1 Juhtimissüsteemi dokumentide ühtsuse eest vastutab juhtimissüsteemide vaneminspektoril (JSVI). 3.2 JSVI omab ülevaadet ning täiendab regulaarselt valdkondade dokumendiregistreid (DR), kus uuendab regulaarselt info dokumendi versiooni ja käskkirja kinnitusmärke kohta. 3.3 Dokumendi/protseduuri ajakohasuse, õigsuse ja muudatuse eest vastutaja on määratud osakonnajuhataja/peadirektori poolt, ning on märgitud dokumentide registris (DR). 3.3.1 Vastutaja on üldjuhul antud valdkonna spetsialist, mida dokument reguleerib. 3.4 Dokumendi- ja teabehalduse spetsialist lisab dokumendile kinnitusmärke, vormistab käskkirja dokumendi kinnitamiseks; suunab käskkirja kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks ning suunab töövoo 3.4.1 täitmiseks JSVIle, tähtajaga 1 tööpäev, kes uuendab dokumendi valdkonna DR-is; 3.4.2 teadmiseks kõigile asjasse puutuvatele osapooltele tähtajatult. 4. TEGEVUSKIRJELDUS 4.1 Juhtimissüsteemi dokumentide struktuur ja leitavus 4.1.1 Juhtimissüsteemi dokumentide struktuur: 100 Organisatsiooni juhtimise käsiraamat; 200 Inimressursi juhtimise käsiraamat; 400 Lennundusjulgestuse osakonna käsiraamat; 520 Lennundustehnika osakonna käsiraamat; 530, 550, 560 Lennuliiklusteeninduse ja lennuväljade osakonna käsiraamat; 570 Lennunduslubade käsiraamat; LENNUAMET AP 123/V14 Leht 1/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  600 Lennuameti põhiprotsessid 700 Lennutegevuse osakonna käsiraamat. 4.1.2 Juhtimissüsteemi dokumendid (sh valdkondade käsiraamatud) asuvad digitaalsel kujul Public kettal kaustas (M:\33 – Juhtimissüsteem). 4.2 Juhtimissüsteemi dokumentide liigitumine 4.2.1 Dokumentide register (lühend DR) - ülevaade konkreetse käsiraamatu dokumentide hetkeseisust (sh dokumendi kood ja nimetus, versioon, käskkirja kuupäev ja number ja vastutaja) 4.2.2 Protseduur (lühend AP) – süsteemne tegevuskirjeldus millel on algus ja lõpptulemus. 4.2.3 Muud dokumendid (lühend AD) – mis tahes juhendavad/selgitavad dokumendid/juhendid täiendamaks AP-d. 4.2.4 Vorm (lühend VA) – lisadokument protseduuris kirjeldatud tegevus(t)e elluviimiseks. 4.3 Juhtimissüsteemi dokumentide vormistamine 4.3.1 Kõikide juhtimissüsteemi protseduuride (AP) kohustuslikeks osadeks on : a) Eesmärk – antud juhtimissüsteemi protseduuri/dokumendi eesmärk (laiem eesmärk); b) Käsitlus- ja kasutusala – juhtimissüsteemi dokumendi ulatus (sh kohalduvad nõuded, õigusaktid, vajadusel mõisted), (kitsam eesmärk); c) Volitused, kohustused ja vastutused – antud juhtimissüsteemi dokumendiga seotud vastutaja(d), nende kohustus(ed) ja volitus(ed); b) Tegevuskirjeldus – süsteemne tegevuskirjeldus kuidas protsess toimub; e) Seotud dokumendid – antud juhtimissüsteemi dokumendis viidatud ja selle dokumendiga seotud dokumendid (dokumendi asukoha viide/ dokumendi ID kood koos nimetusega, ilma versiooni numbrita). 4.3.1.1 Viited õigusaktidele on toodud „Käsitlus- ja kasutusala“ punktis. 4.3.2 Dokument (AD) on seotud protseduuriga (AP). 4.3.3 Juhtimissüsteemi dokumendi (AP/AD) iga teemarida/lõik on nummerdatud. 4.3.4 Juhtimissüsteemi dokumendi viimasel leheküljel vasakus alumises ääres on dokumendi koostaja nimi koos ametinimetusega. 4.3.5 Kõikidel juhtimissüsteemi dokumentidel on päises kinnitusmärge (näide 1) ning dokumendi jaluses asutuse nimetus, dokumendi ID kood koos versiooni numbriga ja lehekülgede arv (näide 2). 4.3.5.1 Klientidele suunatud lubadel ja sertifikaatidel, mis väljastatakse selleks ettenähtud plankidel kinnitusmärge puudub. 4.3.5.2 Kõik ülejäänud juhtimissüsteemi dokumentidel (sh protseduurid, load, sertifikaadid, vormid jne) on kinnitusmärge. Ka siis, kui see on suunatud kasutamiseks kliendile (nt taotlused). 4.3.6 Kinnitusmärge jääb võimalusel kliendile suunatud/tema poolt täidetavale vormile/dokumendile. LENNUAMET AP 123/V14 Leht 2/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800  KINNITATUD Lennuameti peadirektori pp.kk.aaaa käskkirjaga nr 1.1- 1/xx/xx Lisa x Dokumendi nimetus Näide 1 LENNUAMET dokumendi kood/vers.nr Leht x/xx Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 Näide 2 Registrikood 70000800 4.4 Juhtimissüsteemi dokumentide identifitseerimine ja versioonimine 4.4.1 Juhtimissüsteemi dokumentide identifitseerimise kood (ID kood) koosneb järgmistest osadest: A P 3 4 5 - 6 7 - 8 9 /V 11 Versiooni tähis V ja järjekorranumber (V ja 11) Versiooni järjekorra number algab 1-st ja muudetakse peale dokumenid igakordset muutmist Lisanumbrid (8 – 9) Kasutatakse: Dokumendi numbriline kood Vajadusel muude dokumentide puhul alamkuuluvuse tähistamiseks 3 – näitab valdkonna tähist näiteks: 4 ja 5 – dokumendi jooksev IL – vormi infoleht järjekorranumber valdkonnasiseselt 1 – vormi lisaleht 2-täheline kood - dokumendi liiki Lisanumbrid (6 – 7) Kasutatakse: VA – vorm a) Vormide puhul järjekorranumbrina sidustamaks vormi AD – dokument (nt kord, juhend jms kindla protseduuri või juhendiga AP – protseduur b) Vajadusel muude dokumentide puhul alamkuuluvuse DR - register tähistamiseks 4.4.1.1 Lennutegevuse osakonna käsiraamatu hulka kuuluvate protseduuride, dokumentide, vormide jm identifitseerimisnumbrile 700 lisatakse peale dokumendi liigi tähist järgmised tähised: AP/AD-GEN-700 – üld-dokumendid; AP/AD-CAT-700 – ärilise lennutranspordiga seotud protseduurid ja dokumendid; AP/AD-GA-700 – üldlennundusega (NCC, NCO jm) seotud protseduurid ja dokumendid; AP/AD-SPA-700 – erilubadega seotud protseduurid ja dokumendid; AP/AD-RPAS-700 – mehitamata õhusõidukitega seotud protseduurid ja dokumendid. LENNUAMET AP 123/V14 Leht 3/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 4.4.2 Dokumentide lisamisel ja versiooni muutmisel kannab JSVI informatsiooni pärast dokumendi kinnitamist vastava valdkonna dokumentide registrisse (DR) esimesel võimalusel. 4.4.3 Versiooni numbrite märkimist alustatakse ühest (1) ja muudetakse iga kord peale dokumendi sisu muutmist. 4.4.3.1 Täpsustused, keelelised korrektsioonid, viidete korrigeerimine, väiksemat laadi vormistuslikud muudatused jms, millest dokumendi sisu ei muutu, versiooni muutmist ei nõua. Välja-arvatud vormidel. 4.4.3.2 Selliste pisimuudatuste tegemise õigus ja võimalus on JSVI-l, kes teeb vastavad parandused. 4.4.4 Dokumendi nimetuse, koodi ja/või käsiraamatus paiknemise muutumisel tuleb vormistada muudatus käskkirjaga. 4.4.4.1 Pisimuudatuste korral on erandid vastavalt olukorrale lubatud printsiibil, et kaasneks võimalikult väike töökoormus ja ajakulu. 4.4.5 Viimati juhtimissüsteemi dokumenti tehtud muudatused on identifitseeritavad kriipsu abil, mis asub muudetud tekstilõigu vasakul küljel kasutades „jälita muutusi/track changes“ funktsiooni. 4.4.6 Dokumentide uued versioonid on kantud valdkonna dokumentide registrisse (DR). Kehtetud versioonid eraldatakse JSVI poolt kehtivate versioonide juurest, mis on leitavad DHS´ist vastavalt käskkirja kinnitusnumbrile. 4.5 Juhtimissüsteemi dokumentide (sh protseduuride) kinnitamine ja avaldamine 4.5.1 Dokumendi eest vastutaja tagab dokumedi uuendamisel ja muudatuste sisseviimisel, et dokument oleks kooskõlastatud valdkonna õigusnõunikuga. 4.5.2 Juhtimissüsteemi dokumentide kinnitamiseks saadab dokumendi eest vastutaja dokumendi kommenteerimisringile (tähtaeg märgitakse e-kirjas): 4.5.2.1 üldiste dokumentide puhul kõigile teenistujatele (sh õigusnõunikule ja JSVI-le); 4.5.2.2 sisuosakonnaspetsiifilise dokumendi puhul ainult dokumendiga kokkupuutuvatele teenistujatele ning osakonna juhatajale (sh õigusnõunikule ja JSVI-le). 4.5.3 Pärast kommenteerimisringi teeb dokumendi eest vastutaja koostöös õigusnõunikuga vajalikud korrektuurid hiljemalt 2 nädala jooksul ning saadab korrigeeritud dokumendi JSVI-le. 4.5.4 JSVI kontrollib dokumendi vormindust ning versiooninumbrit ning hiljemalt 5 päeva jooksul sisestab dokumendi DHS-i, kus dokumendi- ja teabehalduse spetsialist koostab hiljemalt 5 päeva jooksul käskkirja ning suunab dokumendi kooskõlastamiseks asjasse puutuvatele osakonnajuhtidele ja õigusnõunikule ning kinnitamisele peadirektorile. 4.5.4.1 DHS-i kooskõlastusringil ei toimu dokumendi muudatuste sisseviimist. Dokument on valmis pärast punkti 4.5.3. 4.5.5 Pärast juhtimissüsteemi dokumendi kinnitamist edastab dokumendi- ja teabehalduse spetsialist DHS-i kaudu käskkirja koos lisadega asjakohastele teenistujatele teadmiseks 2- nädalase tutvumistähtajaga. Vajadusel teavitatakse allkirja vastu. 4.5.6 Seejärel asendab JSVI vastava käsiraamatu kehtetu dokumendi uuendatud versiooniga ja kajastab muudatuse vastava valdkonna käsiraamatu DR-s. LENNUAMET AP 123/V14 Leht 4/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800 4.6 JS dokumentide ajakohasena hoidmine 4.6.1 Dokumendi eest vastutaja tagab dokumendi/protseduuri ja vormide ajakohasuse. 4.6.2 Õigus teha dokumentidesse muudatusettepanekuid on igal teenistujal, edastades muudatusettepanekud dokumendi/protseduuri eest vastutajale. 4.7 Elektrooniliste andmete hoidmine ja kaitse 4.7.1 Juhtimissüsteemi dokumentide muutmise õigus Public kettal kaustas (M:\33 – Juhtimissüsteem) on JSVI-l, dokumendi- ja teabehalduse spetsialistil ja õigusnõunikel, teistel teenistujatel on lugemisõigus (read-only). 4.7.2 Välistamaks elektrooniliste andmete kaotsiminekut, tehakse Public´usse salvestatud dokumentidest igal tööpäeval automaatselt varukoopia Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis asuvasse varundusserverisse. 5. SEOTUD DOKUMENDID 5.1 AP 102 Juhtimissüsteemi toimimise protseduur 5.2 AP 125 Dokumendihalduse protseduur Anni Adamson juhtimissüsteemide vaneminspektor LENNUAMET AP 123/V14 Leht 5/5 Lõõtsa 5 / 11415 Tallinn / 610 3500 / [email protected] / www.ecaa.ee Registrikood 70000800