Hankeleping PlanPro OÜ

Hinnapakkumus koostöövestluste keskkonna tellimiseks 1. Kinnitame, et meie pakkumuses on arvesse võetud kõik hinnapäringus esitatud tingimused ja nõuded. Oleme hankijalt saanud kõik käesoleva pakkumuse koostamiseks vajaliku ja täpsustava informatsiooni. 2. Pakkumise koostamisel oleme, tuginedes oma ametialasele professionaalsusele, arvesse võtnud kõik käesoleva pakkumise teostamiseks vajalikud teenused, kaasa arvatud ka need toimingud, mis ei ole kirjeldatud hinnapäringus, kuid on vajalikud nõuetekohase tulemuse saavutamiseks. 3. Kinnitame, et omame kavandatava lepingu nõuetekohaseks täitmiseks vajalikke vahendeid, kvalifitseeritud tööjõudu ja kogemusi. 4. Kinnitame, et pakutav teenus vastab Eesti Vabariigis kehtivatele seadustele ja nõuetele. 5. Kinnitame, et me ei ole pankrotis või likvideerimisel, meie äritegevus ei ole peatatud ning me ei ole muus sarnases seisukorras Eesti Vabariigi seaduste kohaselt. 6. Kinnitame, et oleme nõuetekohaselt täitnud kõiki õigusaktidest tulenevad kohustused riiklike maksude ning meie asukoha kohalike maksude ning sotsiaalkindlustuse maksete tasumise osas. 7. Kinnitame, et meie pakkumus on jõus meie pakkumuse edukaks tunnistamisel kuni otsustusprotsessi lõppemiseni. 8. Hinnapakkumus peab sisaldama kõiki kulusid teenuse osutamiseks. 9. Kinnitame, et hinnapakkumuse koosseisus oleme esitanud teenuse osutamise lepingu ja andmetöötluslepingu projektid. 10. Kinnitame, et hinnapakkumuse koosseisus oleme esitanud täidetud lepingute nimekirja ja lühikirjelduse koos andmetega lepingute sõlmimise ja täitmise kuupäeva, maksumuse ja teise lepingupoole kohta (tellija nimi, e-posti aadress, telefon). 11. Kinnitame, et hinnapakkumuse koosseisus oleme esitanud tehnilise vastavuse vormi, tarkvarateenuse funktsioonide kirjelduse või tehnilised dokumendid ning vajadusel viited kodulehele vms. Arvestades eeltoodut, nõustume Hankija esitatud tingimustega ja oleme valmis pakkuma hinnapäringu alljärgnevas tabelis antud lõplike, meie jaoks siduvate hindadega. Teenuse nimi Osakaal Maksumus (km-ta; €) Tarkvarateenuse kogumaksumus ühe kalendrikuu kohta 30 825 Selgitus: Tarkvarateenuse kogumaksumus ühe kalendrikuu kohta km-ta peab tagama väikehanke alusdokumentides sätestatud nõuetele vastava tarkvarateenuse osutamise koos kõigi vajalike komponentide ja teenustega selle toimimiseks kogu kasutusperioodi vältel, sh kasutajatugi ja arendustööd teenuse osutamise tarkvara funktsionaalsuse täiendamiseks ning kasutajakoolituste läbiviimise. Esitatud ühe kalendrikuu kogumaksumus km-ta fikseeritakse lepingus 36-kuuliseks perioodiks. Pakkumuse maksumus peab olema lõplik ja sisaldama kõiki kulusid vastavalt väikehanke alusdokumentidele ning seal nimetamata kulusid, mis on vajalikud lepingu nõuetekohaseks täitmiseks. Negatiivse väärtusega maksumusi ei ole lubatud kasutada ja sellised pakkumused on hankijal õigus lugeda mittevastavaks ning tagasi lükata. Hankija ei hüvita lepingu täitmisel pakkujale mingeid täiendavaid kulusid ega tee täiendavaid makseid, välja arvatud lepingus sätestatud juhul. Tarkvara arendustööde tunnihinna maksumus 10 60 Selgitus: Pakkuja esitab tarkvara arendustööde tunnihinna maksumuse km-ta. Tarkvara arendustööde tunnihinna maksumus fikseeritakse lepingus 36-kuuliseks perioodiks. Pakkumuse maksumus peab olema lõplik ja sisaldama kõiki kulusid vastavalt väikehanke alusdokumentidele ning seal nimetamata kulusid, mis on vajalikud lepingu nõuetekohaseks täitmiseks. Negatiivse väärtusega maksumusi ei ole lubatud kasutada ja sellised pakkumused on hankijal õigus lugeda mittevastavaks ning tagasi lükata. Hankija ei hüvita lepingu täitmisel pakkujale mingeid täiendavaid kulusid ega tee täiendavaid makseid, välja arvatud lepingus sätestatud juhul. Pakkuja kasutajakeskkonna funktsionaalsus ja Maksim Ei täida kasutajasõbralikkus aalselt pakkuja Selgitus: tüüp ja hindamismeetod: kvaliteet, hankija hinnatav 60; minimaa lselt 1 PlanPro OÜ Riina Truusalu juhatuse liige 512 3309, [email protected]  PlanPro tarkvara funktsionaalsuse kirjeldus Hange: Koostöövestluste läbiviimise tarkvara Tallinna Vanglale Pakkuja: PlanPro OÜ Kontaktisik: Riina Truusalu E-mail: [email protected] Tel: 5123309 Sissejuhatus Käesolevas dokumendis antakse ülevaade PlanPro tarkvarast ja kirjeldatakse vestluste mooduli funktsionaalsusi, mis on olulised tarkvara kasutusele võtmiseks ja arenguvestluste läbiviimiseks Tallinna Vanglale. Tarkvara kohta saab avalikku teavet PlanPro kodulehelt https://planpro.ee/. 1. PlanPro tarkvara lühitutvustus PlanPro on paljude võimalustega juhtimistarkvara, mis võimaldab tõhusat ja ülevaatlikku strateegilistest eesmärkidest tulenevat tegevuste planeerimist, projektijuhtimist, hankeplaanide koostamist, E-ITS rakendamist, arengu- ja tulemusvestluste läbiviimist ja kompetentside hindamist. Tarkvara on välja töötatud Eestis ning selle kasutamise loogika põhineb Eestis üldiselt väljakujunenud tegevuste planeerimise ning töötulemuste hindamise jälgimise heal taval. PlanPro tarkvara aitab: • viia ellu ettevõtte strateegilisi eesmärke ja hallata mõõdikuid; • lihtsustada projektijuhtimist ja tööülesannete haldamist; • koostada erinevaid tegevusplaane (nt hankeplaanid); • esitada regulaarseid raporteid tegevuste edenemisest ja saada ülevaadet eesmärkide täitmise kohta; • planeerida tööülesannete täitmiseks kuluvat aega ja raporteerida tegelikku ajakulu; • koostada eelarvet ja jälgida selle täitmist; • hinnata ja hallata riske ja intsidente, rakendada E-ITSi; • organiseerida koostööd ja suhtlust allorganisatsioonidega; • läbi viia arenguvestluseid ja erinevaid küsitlusi, hinnata kompetentse. Iga süsteemis oleva tegevuse saab siduda strateegia, mõõdiku töötajate, tegevuskavade, partnerite, riskide ja eelarvega. Seega saab kõiki tööplaani tegevusi vaadata strateegia, mõõdiku, struktuuri, riskide, partnerite, tegevuskavade või eelarve kulu- ja tulukohtade järgi. Käesolev pakkumine hõlmab ainult vestluste mooduli kasutamist. 2 2. PlanPro vestluste moodul PlanPro vestluste ja personalihindamise moodul võimaldab töötajatega läbi viia arengu- ja hindamisvestlusi, katseaja perioodi vestlusi, samuti teha sisseelamis- ja lahkumisküsitlusi. Lisaks võimaldab tarkvara hinnata töötajate kompetentse (nt arenguvestluse raames või 360-kraadi tagasisidena), läbi viia rahulolu-uuringuid, koguda töötajatelt tagasisidet jm. PlanPro tarkvara on välja töötatud Eestis, selle kasutamise loogika põhineb Eestis välja kujunenud arenguvestluste ja töötulemuste hindamise tavadel. Tarkvara kasutajaliides on eestikeelne, keelevalikus on lisaks vene ja inglise keel. Iga vestluse tüübi jaoks leidub tarkvaras sobiv töövoog: • Töötaja ja juhi vahel toimuvad regulaarsed töötaja eelmise perioodi eesmärkide hindamised ja järgmise perioodi eesmärkide seadmised, koolitus- ja arenguvajaduste väljaselgitamine, karjäärisoovide kaardistamine jne arengu- ja tulemusvestluse, katseaja vestluse vms käigus. Siin on võimalik valida, kas esimesena alustab küsimustiku täitmist juht või töötaja. • Organisatsioonist lahkuvatelt töötajatelt tagasiside küsimiseks on lahkumisvestlus, mille sisule on ligipääs ainult peakasutajal/personalitöötajal (lahkuva töötaja otsesel juhil ligipääs puudub). • Saab läbi viia erinevaid küsitlusi ja uuringuid (tagasiside sisseelamisperioodile, töötajate pühendumuse ja rahulolu uuring jm). • Soovi korral on juhi ja töötaja vahel toimuva vestluse käigus võimalik hinnata kompetentse. Küsimustiku väljasaatmisel on võimalik hinnatavate töötajate ankeetidesse lisada näiteks lehekülg kõigile töötajatele üldkompetentsimudelis olevate organisatsiooni üldisi väärtusi kajastavate üldkompetentside hindamiseks ja/või lehekülg erinevate ametikoha gruppide hindamiseks erinevate ametikohapõhiste kompetentsimudelite alusel. Kompetentside hindamisel saab rakendada ka vajadusel hinnangupunktide arvutamisi (nt töötaja ja juhi hinnangute keskmised jne). Kompetentsimudelid saab siduda erinevate ametigruppidega. • Kompetentside hindamine võib toimuda ka eraldiseisvana arenguvestluse küsimustikust 360- kraadi tagasiside (või 270-kraadi, kui ei kaasata väliseid hindajaid) meetodil. Kompetentside hindamise uuringu tulemusena valmib iga hinnatava kohta automaatne raport, mis sisaldab erinevate hindajagruppide poolt hinnanguid graafilisel kujul, samuti tabeleid ja anonüümseid kommentaare. Hindajagruppidena on võimalik eristada enese-, juhi, kolleegide, alluvate ja partnerite hinnangut. • Lisaks on töövood ka kolmanda osapoolega vestluste läbiviimiseks (nt sisseelamisvestlus, katseaja lõpuvestlus), kuhu on kaasatud lisaks töötajale ja vestlejale ka juhendaja/hindaja. Näide arengu- ja hindamisvestluse töövoost PlanPros. 3 „Minu vestlused“ vaade „Minu vestlused“ vaates on kõik töötajale suunatud küsimustikud ja vestlused ehk küsimustikud, milles kasutaja on töötaja (kellega peetakse vestlust) või hindaja rollis. Siin on näha nii alustamata, pooleliolevad kui ka eelmiste perioodide vestlused. Kui küsimustiku täitmise tähtaeg on möödas, on kuupäev punaselt. Paremal asuvasse aktiivsuslogisse ilmub teade kõigist vestlusega seotud toimingutest, nt kui vestlus on avatud täitmiseks, vestleja on küsimustiku töötajale tagasi saatnud täiendamiseks (koos kommentaariga), vestleja on küsimustiku kinnitanud ja sellega kaasnevast vestluse staatuse muutumist. Samuti saab töötaja iga kord vastava teate e-mailile. “Kõik vestlused” vaade Peakasutaja (personalijuht) näeb siin kõiki küsimustikke üksuste lõikes. Paremal on näha aktiivsuslogi toimingutest ning statistika küsimustike staatuste lõikes. Tähtaja ületanud küsimustiku kuupäev on punaselt. PlanPro struktuuripuus juhiks määratud isikud näevad lisaks enda küsimustikele ka oma alluvate küsimustikke. „Kõik vestlused“ vaates saab filtrite real olevate filtrite abil küsimustikke filtreerida: • Töötaja, üksuse, ametinimetuse järgi – vastavalt otsingukasti kirjutatud nimele kuvatakse ainult vastava töötaja, üksuse või ametinimetusega töötajatega seotud vestlused; • vestluse nimetuse järgi; • staatuse järgi; • hinnatava järgi; • kõik / juhtide / minu läbiviidud / kõik koos lahkunud töötajatega / kõik koos mitteosalejatega vestlused – vaikimisi ees minu läbiviidud; • aasta - vaikimisi näidatakse käesoleval ja kahel viimasel aastal väljasaadetud küsimustikke, kuid valida saab ka varasemaid perioode. 4 Lisaks on iga veeru päises võimalik otsida vestleja, juhi, hinnatava, väljasaatja jne järgi. Nime veeru päises on võimalik otsida nii töötaja nime, osakonna nime kui ametinimetuse järgi. Masstoimingute abil on võimalik korraga paljudel küsimustikel muuta vestlejat ning tähtaega. Paremal asub kokkuvõttev diagramm vestluste staatuste hetkeseisust. Diagrammi ja aktiivsuslogi sisu kuvatakse vastavalt nimekirjavaates valitud filtritele või otsinguvälja sisule. Vestlusega seotud toimingutest, nt kui vestlus on avatud täitmiseks, töötaja on küsimustiku vestlejale edastanud või tagasi võtnud, vestleja on küsimustiku koos kommentaariga töötajale tagasi saatnud täiendamiseks, töötaja on küsimustiku kinnitanud ja staatuse muutumist ilmub vastav teade paremal asuvasse aktiivsuslogisse. Samuti saab vestleja vastava teate e-mailile. “Väljasaatmine” vaade Üldjuhul on personalijuht see, kes saadab küsimustiku töötajatele välja. Küsimustikku on võimalik välja saata nii töötajatele ühekaupa, osakondade kaupa kui ka kogu organisatsioonile korraga. Vastavalt organisatsiooni struktuurile määratakse automaatselt töötaja küsimustikule vestlejaks tema juht. Vajadusel saab vestlejat muuta. Väljasaatmisel saab lisada sobiva e-maili teate teksti. PlanPro tarkvara saadab automaatse teavituse e- mailile küsimustiku väljasaatmisel (link vestluse vormile), edastamisel (nt töötaja edastab küsimustiku juhile või juht saadab tagasi töötajale täitmiseks), tähtaja lähenedes (seadistustes määratud päevade arv) ja tähtaja saabumisel. Pärast tähtaja möödumist on võimalik ankeedi täitmist jätkata, st ankeet ei lähe lukku. Pärast küsimustiku kinnitamist ei ole võimalik sisu enam muuta, kuid personalitöötaja saab vajadusel vormi uuesti täitmiseks avada. Katseajavestluste väljasaatmiseks on võimalik määrata seadetes automaatse väljasaatmise reeglid tulenevalt katseaja alguse või lõpu kuupäevast (kui need on kasutajate andmetes olemas). Küsimustiku näidisvorm Kui töötaja klikib vestluse vormile (kas e-maili lingist või otse keskkonnas), siis avaneb küsimustik ning küsimustiku staatus muutub „Töötajal täitmisel”. Küsimustiku päises on näha, kes viib vestlust läbi ning kes on juht (võivad olla erinevad isikud). Küsimustikus võib küsida täpselt selliseid küsimusi 5 nagu teie organisatsioonis vajalikuks peate. Arenguvestluse raames saab ka hinnata töötaja kompetentse, väärtustele vastavust, viia läbi nn minirahulolu-uuring jne. Allpool kuvatõmmisel on näha klassikaline arenguvestlus, kus esmalt hinnatakse hetkeolukorda (töötaja rahulolu tööga), seejärel analüüsitakse eelmist perioodi, seatakse eesmärgid järgmiseks perioodiks, töötaja saab anda tagasisidet nii juhile kui üldiseks töökorralduse muutmiseks, vaadatakse üle järgmise perioodi koolitusvajadus jms. Töötajale mõeldud lahtrid on aktiivsed, vestlejale mõeldud lahtrid aga kirjutuskaitstud. “Töötajal täitmisel” staatuses rakendub mustandi salastatus ehk vestleja/juht ei näe, mida töötaja siia vormi kirjutab – ei näe enne, kui töötaja on küsimustiku edastanud. Mustandi salastatus kehtib ka siis, kui vorm on “Vestlejal täitmisel” ehk töötaja ei näe, mida vestleja/juht kirjutab. Küsimustike puhul, mis liiguvad vestleja ja töötaja (ning kolmanda osapoole - hindaja või juhendaja) vahel, on lisaks järgmised võimalused: • Nii vestleja kui töötaja saavad peale teisele poolelel küsimustiku edastamist küsimustiku tagasi võtta – nupp „Võta tagasi“. Seda seni, kuni teine pool ei ole küsimustikku avanud. • Vestleja saab küsimustiku töötajale täienduste tegemiseks tagasi saata – nupp „Saada tagasi täiendamiseks“ edastab küsimustiku töötajale tagasi. Soovi korral saab tagasisaatmisel lisada ka kommentaari. Töötajal tuleb seejärel teha oma täiendused ning küsimustik uuesti vestlejale edastada. Kui töövoos viimane osapool (nt töötaja ja/või vestleja) kinnitab küsimustiku, siis on protsess lõpetatud ning vastuseid ei ole enam võimalik muuta. Vajadusel saab personalitöötaja saata küsimustiku tagasi täiendamiseks. PlanPro saadab kinnitamata küsimustike kohta automaatseid teavitusi tähtaja lähenemise kohta (vastavalt serveri seadistustele n päeva enne) ning tähtaja saabumisel. Küsimustikku saab salvestada pdf-ina. Selleks tuleb klikkida küsimustiku päise all paremal olevale pdf-ikoonile. Küsimustike loomine on mitmekülgne ja paindlik. Saab kasutada erinevaid skaalasid, valikvastustega küsimusi, valikuid rippmenüüst, kommentaarilahtreid jne. Igal aastal võib olla kasutusel erinevate 6 küsimustega arenguvestluse vorm või kasutada varasema aasta vormi. Võimalik on üle tuua vastused ühelt küsimustiku vormilt teisele (nt eelmisel vestlusel kokkulepitud eesmärgid käesoleva aasta vormile hindamiseks), samuti on võimalik importida eelmisel perioodil läbitud koolitused otse vormile. Võimalik on teha küsimustele vastamine kohustuslikuks. Küsimustiku loomiseks on olemas eraldi juhend peakasutajatele. Soovi korral saab pakkuja aidata ankeedi ülesehituse, küsimuste sõnastuse ning sisu osas, lähtudes teiste klientide parimatest praktikatest. Huvi korral on võimalik anda ligipääs demokeskkonnale, kus saab ideid erinevatest näidisküsimustikest. PlanPro vestluste moodul ei vaja tavakasutajate koolitamist. Küsimustiku täitmise teekond on vastajale intuitiivne ja lihtne. Küsimustiku vormi täitmisel salvestub info automaatselt ning seega ei pea muretsema, et andmed kaotsi läheks. Küsimustiku täitmise võib jätta pooleli ning hiljem jätkata. “Raportid” ja “Kokkuvõte” vaade Iga täidetud arenguvestluse, tagasisidehindamise jm küsimustiku või küsitluse kohta saab välja võtta nii raporti Excelisse kui ka kuvada visualiseeritud kokkuvõtte (tekib valikvastustega küsimustest). Näiteks saab täidetud lahkumisvestluste ankeetidest koondülevaate, millised on need peamised põhjused, miks töötajad töölt lahkuvad. Kui olete oma organisatsioonis läbi viinud töötajate pühendumuse ja rahulolu-uuringu (või näiteks ühe osana aastavestlusest kaardistanud töötajate rahuolu), siis näete igas ankeedis olnud väitele antud vastuste protsentuaalsest jaotust, lisaks on toodud kõik vabatekstina esitatud kommentaarid – loomulikult anonüümsetena. Soovi korral saab visualiseeritud kokkuvõtte välja võtta ka ühe osakonna lõikes. Visualiseeritud kokkuvõtte saab ka 360-kraadi tagasiside hindamise kohta. Iga hinnatava lõikes saab võtta välja kokkuvõtva visualiseeritud raporti koos kommentaaridega. Allpool ekraanipildil on toodud detail visualiseeritud raportist. 7 3. PlanPro juurutamine ja kasutamine PlanPro tarkvara on lihtne juurutada ja kasutusele võtta. Tegemist on SaaS tarkvaraga, mida on võimalik kasutada nii pilvelahendusena kui ka paigaldada tellija serverisse. Eraldi kasutajaid hallata ei ole vaja. Kasutajad saavad PlanPro keskkonda tänu AD-liidesele sisse logida sama kasutajanime ja parooliga nagu oma arvutissegi ja Entra AD liidese puhul ka SSOga. Uued kasutajad tekivad PlanProsse automaatselt, lahkunud kontod lähevad automaatselt lukku. Töötaja ja juhi õigused tulenevad automaatselt struktuurist. Soovi korral on võimalik luua Tallinna vangla, Tartu vangla ja Viru vangla jaoks ühine koostöövestluste keskkond ning kõik kasutajad tuua ühte struktuuripuusse (eeldusel, et tellijal on kõigi vanglate jaoks kasutusel ühine AD). Tarkvara on kasutatav 24/7. Kui tarkvara majutatakse tellija serveris, siis tellija tagab iseseisvalt: • vajaliku riistvara, serveri, operatsioonisüsteemi, võrguühenduste ja andmeside töövõime ning nende süsteemi osade korrasoleku; • andmete varundamise; • serveri turvaparanduste paigalduse ja seadistuse; • serveri baastarkvarade versioonide vastavuse ja uuendamise vastavalt pakkuja tarkvara nõuetele. Kasutajatoe osutamisel ja tellija poolt edastatud vigade kõrvaldamisel tagab pakkuja reageerimiseks ja lahendamiseks ettenähtud nõuete täitmise. Pakkuja soovib isikustatud ligipääsu keskkonnale ja serverile, et oleks lihtsam kasutajatuge osutada. Peale tarkvara juurutusperioodi lõppemist saab pakkuja esindajalt eemaldada administraatori õigused, mis tagab, et pakkuja ei näe keskkonnas olevaid täidetud küsimustikke, kuid peab jääma õigus vaadata struktuuripuud ning pääseda ligi seadetesse. Allpool on toodud tehnilised nõuded. Server: • Protsessor 1 või 2 a’ (4-8 cores) CPU 8  • Mälu 8 Gb • Kõvakettamaht 40 Gb Tarkvara: • Operatsioonisüsteem Linux 64bit (soovitatavalt Ubuntu 22.04 LTS) • Andmebaas MariaDB (11.4 või uuem) • Veebiserver Apache 2.4 • Rakendusserver PHP 8.3 • Muu vajalik tarkvara (crontab, Postfix või MSMTP ja Ioncube Loader) Tarkvara kasutuselevõtu käigus nõustame ja toetame tellijat ka vestluse vormide loomisel, viime läbi vajalikud koolitused. Vestluste tarkvara juurutamist toetab pakkuja poolt kliendihaldur, kellel on praktiline kogemus väga paljudes erinevate organisatsioonides PlanPro vestluste mooduli juurutamisel. 4. Lõpetuseks PlanPro on Eesti suurima kasutajate arvuga juhtimisvestluste tarkvara. Igal aastal viiakse PlanPro abil läbi mitmeid tuhandeid vestluseid, sh teostatakse kompetentside hindamisi. PlanPro tarkvara vestluste mooduli võimalusi kasutavad mitmed ministeeriumid koos allasutustega, kohalikud omavalitsused, haiglad, haridusasutused, teenindus- ja tootmisettevõtted jt organisatsioonid. Tarkvara on arendatud OWASP turvapõhimõtteid silmas pidades ja on läbinud korduvad turvatestid. Suur aktiivsete kasutajate arv annab kindlustunde, et PlanPro tarkvara sisaldab erinevate organisatsioonide poolt soovitud funktsionaalsust, lisaks areneb tarkvara pidevalt - vestluste moodulit täiustame jooksvalt vastavalt personalijuhtide ja teiste personalivaldkonna professionaalide poolt esitatud arendussoovidele. Soovi korral saame hankijale anda ligipääsu PlanPro vestluste mooduli demokeskkonda funktsionaalsusega tutvumiseks. Pakkuja määrab kõik pakkumuse dokumendid ja nendes sisalduva info ärisaladuseks. Pakkumuse dokumentide ja nendes sisalduva info avalikustamine kahjustab pakkuja ärihuve. Nimetatud sisu on pakkuja ärisaladus, kuna tegemist on pakkuja poolt loodud sisuga, mis eristab pakkujat teistest pakkujatest. 9  06.03.2025 Pakkuja peab olema väikehanke algamisele eelneva 36 kuu jooksul täitnud vähemalt kolme väikehanke esemele sarnase teenuse osutamise lepingut. Hankeesemele sarnaseks teenuseks on lepingud, mille käigus on pakkuja pakkunud infosüsteemi keskkonda juriidilisele isikule, mis on mõeldud personaliga seonduvate vestluste läbiviimiseks ning mille kasutajate arv on olnud vähemalt 500 töötajat. Pakkuja esitab täidetud lepingute nimekirja ja lühikirjelduse koos andmetega lepingute sõlmimise ja täitmise kuupäeva, maksumuse ja teise lepingupoole kohta (tellija nimi, e-posti aadress, telefon). Nimekiri täitmisel olevatest lepingutest, mis on alanud viimase 36 kuu jooksul ning kus kasutajate arv on vähemalt 500. Jrk Lepingu lühikirjeldus Lepingu sõlmi- Lepingu täitmise Lepingu maksu- Teine lepingupool Tellija kontaktisiku nimi, e- nr mise kuupäev kuupäev mus posti aadress, telefon 1. Vestluste infosüsteemi litsentsid, 21.11.2022 21.11.2026 52 000 eurot Eesti Töötukassa Karin Oder, seadistamine, juurutamine ja too- karin.oder@too- tetugi (1 000 kasutajat) tukassa.ee, 5341 7958 2. Vestluste tarkvara kasutusõigus, 08.06.2023 tähtajatu 15 000 eurot Riigikohus Terje Laur, seadistamine, juurutamine ja too- aastas Harju Maakohus [email protected], tetugi kohtutele – Riigikohus ning Pärnu Maakohus 620 0170 I ja II astme kohtud (1 050 kasu- Tallinna Halduskohus tajat) Tallinna Ringkonnakohus Tartu Halduskohus Tartu Maakohus Tartu Ringkonnakohus Viru Maakohus 3. Juhtimistarkvara (sh vestlused) 13.06.2024 13.06.2027 120 000 eurot Põhja-Eesti Regionaal- Külli Uhs, kasutusõigus, tarkvara majutus, haigla kylli.uhs@regionaal- tootetugi ja lisatööd (1 200 kasu- haigla.ee tajat) 4. Juhtimistarkvara (sh vestlused) 01.01.2025 31.12.2027 113 760 eurot Transpordiamet Ave Kareda, teenus koos keskkonna maju- ave.kareda@transpordia- met.ee,  tuse, administreerimise ja süs- 5303 0754 teemi kasutusõigusega ning või- malike lisatöödega (690 kasuta- jat) PlanPro OÜ Riina Truusalu juhatuse liige 512 3309, [email protected]  Tehnilise vastavuse vorm Tehnilise vastavuse vormi esitamisel peab pakkuja kinni järgmistest tingimustest: 1) kui pakkuja pakub tehnilises kirjelduses sätestatud miinimumnõuetest paremaid näitajaid, on pakkuja kohustatud selle eraldi käesoleval vormil välja tooma; 2) pakkuja on kohustatud täitma kõik helerohelised lahtrid ehk ühtegi lahtrit tühjaks ei ole lubatud jätta. Jrk nr Hankija kehtestatud tehniline tingimus Pakkuja JAH/EI kinnitus nõude täitmise kohta ja/või selle tehnilised või funktsionaalsed näitajad 1. Tarkvara võimaldab nii töötajal kui juhil täita Jah, nõue on üldjoontes ja hoida ülevaadet erinevatest täidetud. personalivestlustest. Lisaks saab tarkvaras kasutada ankeetvorme (nt sisseelamise- ja Lisaks arengu-, koostöö-, lahkumisankeet) ning koostada piiramatu arv katseaja-, küsitlusankeete. sisseelamise- ja Täpsemalt võimaldab tarkvara koostada: lahkumisvestlustele, eritüübilisi küsimustikke - arenguvestlus, kompetentside hindamisele, koostöövestlus, regulaarne 1:1 vestlus, 360-kraadi tagasiside kompetentside hindamine, 360-kraadi hindamisele, rahulolu- tagasiside küsimustik; rahulolu-uuringu uuringutele, koolitusvajaduse, küsimustik, koolitusvajaduse küsimustik, töölt lahkumise ja sisseelamise töölt lahkuja küsimustik, sisseelamise tagasiside küsimustikele saab tagasiside küsimustik, katseajavestluse tarkvaras koostada ja läbi küsimustik, täiendavad personaalküsitlused. viia regulaarseid pühendumuse ja rahulolu lühiuuringuid (pulsiuuringuid) ning muid erinevaid küsitlusi. Spetsiaalset 1:1 vestluse tüüpi vestluste moodulis ei ole, kuid võimalik on kasutada mõnda olemasolevat töövoogu 1:1 vestluse jaoks. (1:1 vestlusi dokumenteeritakse tööplaani moodulis, mille kasutamine pole käesoleva pakkumuse osa.) 2. Küsitlusankeeti on võimalik lisada Jah, nõue on täidetud. minimaalselt järgmist tüüpi küsimusi: 1. Küsimus piiramatu pikkusega ja vabatekst Võimalik on kasutada väga vastusega; palju erinevaid küsimuse tüüpe 2. Küsimus valikvastustega skaalal; (tekst, tekstirida, valikvastused 3. Küsimusi tabeltüüpi vastustega. rippmenüüst või raadionupp, märkeruut, kuupäev, tabeli kujul jne). 3. Küsitlusankeedis saab jaotada küsimused Jah, nõue on täidetud. teemapõhistesse gruppidesse (teemade plokid) ning vajadusel teemaplokke peita. Küsimused võivad olla kas eri lehtedel või siis nn akordionis. Samuti on võimalik lisada Jrk nr Hankija kehtestatud tehniline tingimus Pakkuja JAH/EI kinnitus nõude täitmise kohta ja/või selle tehnilised või funktsionaalsed näitajad ankeeti vajadusel üksikuid lisalehekülgi nt vaid juhtidele kompetentside hindamiseks jms. 4. Küsitlusankeedis saab määrata küsimustiku Jah, nõue on täidetud. siseselt küsimustele vastaja tema rolli põhiselt – ankeedi omanik, otsene juht, volitatud Rollid tulenevad automaatselt vestluse läbiviija. vestluste tarkvaras olevast struktuuripuust, kuid iga üksiku küsimustiku juures on võimalik ka eraldi nt määrata vestlejat. 5. Küsitlusi saab viia läbi asutuse üleselt, Jah, nõue on täidetud. töötajate gruppide põhiselt. Küsitlusega võib olla hõlmatud terve organisatsioon või valitud osakonnad või vaid üksikud töötajad. 6. Tagasiside küsimustikus on võimalik Jah, nõue on täidetud. rakendada tagasiside andmist ja tulemuste kuvamist erinevate vastajate gruppide lõikes Tagasisidehindamise tulemusi (meeskonna hinnang, vahetu juhi hinnang, kuvatakse erinevate partnerite hinnang, enesehinnang). vastajagruppide (ise, juht, kolleegid, alluvad, partnerid) lõikes, lisaks kõigi vastajagruppide keskmist. 7. Tagasiside küsimustiku raportites on Jah, nõue on täidetud. tulemused skaalal arvutatud hinnangute keskmistena ning kuvatud tabelkujul ja Tulemused on kuvatud visuaalselt osakaaludena. vastajagruppide keskmistena nii visuaalselt diagrammil kui ka tabeli kujul. 8. Kasutajatele on juurdepääs nendega Jah, nõue on täidetud. varasemalt läbiviidud vestluste infole. Süsteemi talletuvad kõigi aastate vestlused. Kui vestlused viidi varem läbi nt Wordis, siis on võimalik faile soovi korral PlanProsse üles laadida, et ka väljastpool tarkvara läbiviidud vestlused oleksid kättesaadavad ühest kohast. 9. Süsteem võimaldab arenguvestluse töövoo Jah, nõue on täidetud. protsessi ankeeti mistahes staatuses lähtestada selliselt, et ankeedile juba Arenguvestluse ankeeti saab sisestatud andmed säilivad. tagasi saata nii töötajale kui vestlejale täitmiseks (sh ka juba kinnitatud staatusest), andmed säilivad. Peakasutaja saab tagastada täitmiseks ka mittesalajase Jrk nr Hankija kehtestatud tehniline tingimus Pakkuja JAH/EI kinnitus nõude täitmise kohta ja/või selle tehnilised või funktsionaalsed näitajad küsitluse või tagasisidehindamise ankeeti. 10. Süsteem võimaldab kasutajale mistahes Jah, nõue on täidetud. ajahetkel talle määratud ankeete vaadata. Kasutajal on igal ajahetkel võimalik sisse logida vestluste keskkonda, kus ta näeb talle määratud ankeete. 11. Süsteem võimaldab struktuuriüksuse juhil Jah, nõue on täidetud. mistahes ajahetkel näha kõikide kasutaja ankeete, mis on talle kui otsesele juhile, Üksuse juhil on igal ajahetkel edastatud. võimalik sisse logida vestluste keskkonda, kus ta näeb oma alluvate arenguvestluse ankeete. Lisaks näeb ka visuaalseid kokkuvõtteid arenguvestluste valikvastustega küsimustest (kui need olid kasutusel). 12. Süsteemis täidetud ankeete saab täies ulatuses Jah, nõue on täidetud. eksportida Exceli formaati hilisema personalistatistika koostamiseks. Võimalik on raporti kaudu andmete eksportimine Excelisse. 13. Tarkvara peab töötama kõigi kaasaegsete Jah, nõue on täidetud. brauseritega (sealhulgas Microsoft Edge, Mozilla, Firefox ja Google Chrome). 14. Kasutajakeskkond peab olema vähemalt 90% Jah, nõue on täidetud. ulatuses valmis arendatud ja valmis koheseks kasutuselevõtmiseks. Tarkvara on peale RIKi serverisse paigaldamist ja AD- liidese seadistamist kasutusvalmis. Koos personalitöötajatega valmistatakse ette soovitud küsimustega vestluste vormid. 15. Andmete hoidmise koht on Registrite ja Jah, nõue on täidetud. Infosüsteemide Keskuse (RIK) server. Tarkvara paigaldamine RIK serverisse on Tarkvara saab kasutada nii RIK-i poolt. pilves kui on-premises (paigaldada RIKi serverisse). RIKi serveritesse on paigaldatud juba mitme Justiits- ja Digiministeeriumi haldusala asutuse PlanPro installatsioonid. 16. AD-liides tarkvaraprogrammiga SAP, et Jah, nõue on täidetud. kasutajate andmete alusel tekib automaatne struktuuri hierarhia ja eraldi kasutajaõigusi ei Võimalik liidestada nii Active ole vaja hallata. Directory kui ka Entra ID’ga. Töötaja andmetes oleva Jrk nr Hankija kehtestatud tehniline tingimus Pakkuja JAH/EI kinnitus nõude täitmise kohta ja/või selle tehnilised või funktsionaalsed näitajad osakonna info alusel tekib automaatselt struktuuri hierarhia. Struktuuri vastutuse kaudu tuleneb automaatselt, kes on kelle juht ning eraldi pole vaja õigusi igale kasutajale määrata. Küll aga saab eraldi anda peakasutajatele (personalitöötajad) admin õigused. SAPi ja AD-liidese vaheline ühendus on Justiits- ja Digiministeeriumi haldusala asutustel olemas. 17. Automaatsete e-posti teavituste edastamine Jah, nõue on täidetud. kasutajatele olulistest sündmustest – tähtaeg, meeskonda lisamine jm. Kõikide küsimustiku staatuse muudatuse kohta saadetakse teavitus vajalikule osapoolele. Samuti lähevad automaatsed teavitused tähtaja lähenedes ja tähtaja saabumisel. 18. Süsteemi kasutaja liides peab olema täielikult Jah, nõue on täidetud. eestikeelne. Peale eesti keele on valikus veel vene ja inglise keel. 19. Süsteemis peab olema kasutaja Jah, nõue on täidetud. eneseabistamise funktsioon "Help“ (üldine versioonikohane abimaterjal süsteemi Tarkvaras on detailne kasutamiseks). kasutajajuhend. Lisaks soovitame alati lisada juhised ka ankeedi esimesele lehele. 20. Koormusnäitajad: Jah, nõue on täidetud. 1. üldiste vaadete avamine ei võta 50 samaaegselt tegevusi käivitava Pakkuja tarkvara on loodud kasutajaga kauem aega kui 4 sekundit; suurte ja väga suurte 2. ekraanivormide avamine ja organisatsioonide vajadusi salvestamine ei võta 50 samaaegselt silmas pidades (meil on tegevusi käivitava kasutajaga kauem mitmeid kliente, kel on ka aega kui 2 sekundit; rohkem kui 1000 kasutajat). 3. aruannete tulemuste kuvamine ei võta Tarkvara vaadete jne kiirus 50 samaaegselt käivitatud aruande sõltub lisaks ka kasutaja arvuti korral kauem aega kui 7 sekundit. võimekusest ja internetiühendusest, serveri seadistustest. 21. Kas pakkuja kinnitab, et ta lähtub lepingu Jah, kinnitame. täitmise käigus tellija poolt edastatud vigade kõrvaldamisel tehnilise kirjelduse punktis Vigade analüüsimiseks ja 1.20 toodud reageerimiseks ja lahendamiseks kiireks kõrvaldamiseks vajame ettenähtud nõuetest? kindlasti ligipääsu vähemalt Jrk nr Hankija kehtestatud tehniline tingimus Pakkuja JAH/EI kinnitus nõude täitmise kohta ja/või selle tehnilised või funktsionaalsed näitajad kasutajaliidesele. Kuna tarkvara paikneb RIKi serveris, kuhu meil andmebaasile ja serveri seadistustele, logidele jne ligipääs puudub, siis peame tegema koostööd RIKiga, kellest sõltub samuti vigade lahenduse kiirus. 22. Arendustöö teostatakse keskkonnas tellija Jah, kinnitame. poolt esitatud taotluse alusel ja lähtuvalt teenuse lepingu tingimustest. Arendustöö teostamise eest on hankija kohustatud tasuma iga töötunni eest vastavalt pakkumuses fikseeritud hinnale. 23. Pakkuja peab peale hankelepingu sõlmimist: Jah, kinnitame. 1. hiljemalt kuni viie nädala jooksul suutma tellijale teenust osutada; 1. Peale lepingu sõlmimist 2. hiljemalt kuni viie nädala jooksul anname vajalikud importima tellija asutuste struktuurid ligipääsud RIKile tarkvara ja kasutajate andmed tarkvarasse. paigaldamiseks RIKi serverisse. Tellijale osutab tehnilist tuge RIK, kellel on pikaajaline kogemus PlanPro tarkvara tehnilisel haldamisel. 2. Oleme valmis omalt poolt edastama vajalikud juhendid kohe peale lepingu sõlmimist. Tellija ADd haldab RIT, kellel on kogemus PlanPro tarkvara tehnilisel haldamisel. Eeldame, et tellija andmed on ADs korrektsed ja liidese loomine toimub sujuvalt vaid mõne päeva jooksul. 24. Kas pakkuja kinnitab, et viib esimesed Jah, kinnitame. kasutajakoolitused (peakasutajate ja töötajate koolitused) läbi hiljemalt 30 kalendripäeva Soovitame esmalt jooksul peale lepingu sõlmimist? Pooltel on peakasutajate koolitust. Eraldi õigus teha kasutajakoolituste läbiviimise täpse töötajate koolitamist tavaliselt aja ja vormi osas vajadusel kokkuleppeid ja ei ole tarkvarapakkuja poolt muudatusi, sõltuvalt tellija vajadustest. vaja.  LEPING NR …… Tallinn, …… (registrikood …... ), (edaspidi ka Tellija ja Pool) asukohaga ………….. , ke da esindab ………………. ja PlanPro OÜ registrikood 1151220 0, asukoht Veeriku tee 24 Tallinn (edaspidi töövõtja ) , keda esindab põhikirja alusel juhatuse liige …………….. , edaspidi koos nimetatud pooled ja eraldi pool , sõlmisid käesoleva teenuselepingu (edaspidi leping ) alljärgnevas: Lepingu objekt Lepingu objektiks on tarkvara PlanPro (edaspidi tarkvara ) kasutusõiguse andmine tellijale ning tootetoe osutamine (edaspidi töö ) töövõtja poolt. Tööde täpsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1. Lepingule on allkirjastamise hetkel lisatud järgnevad lisad: lisa 1 – Töö kirjeldus; lisa 2 – Tarkvara kasutajate arv ja kasutatavad moodulid ; lisa 3 – T öövõtja hinnapakkumus . Tähtajad Tarkvara võetakse kasutusele alates ….. . Töövõtja kohustub teostama lepingu lisas 1 toodud tarkvara seadistustööd hiljemalt ….. . Lepingu hind Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde maksumus : Tarkvara kasutusõiguse ja tootetoe maksumus on sätestatud lepingu Lisas 2 vastavalt tellija kasutajate arvule. PlanPro kasutatavate moodulid on loetletud käesoleva lepingu Lisas 2. Tasu tarkvara tootetoe eest hakatakse arvestama alates tarkvara kasutusele võtmise kuupäevast. Juhul kui tellijal suureneb lepingu perioodil tarkvara kasutajate arv, informeerib ta sellest töövõtjat. Töövõtja esitab tellijale vastava arvu kasutajatega tootetoe paketi hinnapakkumise ning selle aktsepteerimisel tellija poolt vormistatakse tootetoe hinna ja kasutajate arvu muudatus lepingu lisana. Tarkvara kasutusõiguse ja tootetoe eest tasumine toimub kord kvartalis . Töövõtja esitab arve hiljemalt kvartalile järgneva kuu 10. kuupäevaks. Tellija esindaja nõudmisel või tellija esindaja poolt eelnevalt aktsepteeritult teosta b töövõtja arendus tö i d , mille vajalikkus ilmneb tarkvara eesmärgipärasel kasutamisel - tarkvara arendamine, täiendamine, andmete import, vestluse vormi loomine, analüüsitööd, andmesisestus jms. L isatööde maksumus on 6 0 eurot tunnis käibemaksuta. Lisatööde tellimus või nende aktsepteerimine vormistatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lisatööde osutamisel , mille maht kuus ületab 1 0 h, koostatakse üleandmise-vastuvõtmise akt. Tellija allkirjastab arendustöö üleandmis-vastuvõtmisakti 5 (viie) tööpäeva jooksul juhul, kui tal ei ole teostatud t ööde suhtes pretensioone (töö heakskiitmine). Pretensioonide korral esitab t ellija need töövõtja le kirjalikult, töövõtja peab t öös tegema vastavad parandused omal kulul t ellija määratud tähtaja jooksul. Töövõtja esitab arved e-arvena. Arve tasumise tähtaeg on 14 päeva arve kättesaamisest. Poolel on õigus teha teisele p oolele üks (1) kord kalendriaastas ettepanek läbirääkimiste pidamisteks lepingu l isas 2 ja lepingu punktis 3.1. 4 toodud hindade muutmiseks, kuid mitte varem kui üks (1) aasta pärast lepingu sõlmimist. Hinnakirja muutmisel lähtutakse töövõtja kehtivast hinnakirjast ja või vastavalt eelmise aasta kohta avaldatud tarbijahinnaindeksi muudatuse protsendile. Hindade muudatuse kohta vormistatakse muudatus lepingu lisana. Poolte vastutus Juhul, kui tellija ei tasu tööde eest tähtaegselt, on töövõtjal õigus nõuda tellijalt viivise tasumist suuruses 0,025% iga tasumisega viivitatud päeva eest tähtajaks tasumata summalt. Juhul, kui töövõtja viivitab lepinguliste kohustuste täitmisega või viivitab puuduste kõrvaldamisega, kohustub töövõtja maksma tellijale leppetrahvi 0, 025 % päevas täitmata kohustuste maksumusest iga täitmistähtaega ületava päeva kohta. Lepingust tulenevate viiviste ja leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine ei vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingujärgsete kohustuste täitmisest. Töövõtja ei vastuta tellija poolt tarkvarasse sisestatud andmete õigsuse eest ega kahjude eest, mis on tekkinud tarkvara väärast kasutamisest ning sellest tulenevast info kaotusest, vääresitusest, muutumisest või kättesaadavusest. 5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindajaks on: ……………… või teda asendav töötaja . 5.2. Töövõtja volitatud esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on: …………… või teda asendav töötaja . 5.3. P ooled kohustuvad mistahes muudatustest oma esindajate või kontaktandmete osas viivitamatult kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis teist poolt teavitama. Kuni teate kättesaamiseni loetakse teise poole jaoks kehtivaks andmed, mis on temale esitatud. Intellektuaalne omand ja litsentsitingimused Lepingu allkirjastamisega kinnitab töövõtja, et talle kuuluvad lepingu täitmiseks vajalikud tarkavara õigused, mis on tarvilikud selle lepingujärgse kasutusõiguse andmiseks tellijale, ning ta kohustub lahendama kõikvõimalikud tarkvaraga seotud intellektuaalse omandi õigustest tekkivad vaidlused kolmandate isikutega. T ellijal on õigus kasutada tarkvara lepingus ja selle lisades sätestatud ja piiritletud tingimustel, ajal, ulatuses ja korras. T arkvara kasutusõiguse tellijale andmise tunnistuseks on leping koos selle täitmist kinnitavate dokumentidega. Lepingu täitmisel kasutatud programmikoodi ja äriloogika autori- ning omandiõigus ei ole lepingu objektideks ning ei lähe üle tellijale. Konfidentsiaalsuskohustus ja isikuandmed Pooled peavad lepingu täitmise käigus teineteiselt ükskõik mis vormis saadud teavet (andmed, isikuandmed, äriteave jne) konfidentsiaalseks ning ei edasta ega võimalda sellisele teabele juurdepääsu kolmandatele isikutele ilma teise poole sellekohase kirjaliku nõusolekuta. T öövõtja isikuandmete v olitatud töötleja na kohustub töötlema isikuandmeid lähtuvalt Tellija kui vastutava töötleja suunistest ning vastavalt andmekaitset ja andmete turvalisust reguleerivatele õigusaktidele ning töötleme andmeid ainult sellisel määral ja ulatuses , mis on vajalik lepingu täitmiseks. Andmete töötlemise eesmärgi saavutamisel ning hiljemalt l epingu lõppemisel , kohustub töövõtja kustutama kõik talle lepingu täitmisel teatavaks saanud andmed, v.a juhul, kui õigusaktidest tuleneb teisiti. Töövõtja kohustub rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid konfidentsiaalse teabe kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Töövõtja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet mitte ühelgi viisil isikliku kasu saamise eesmärgil ega kolmandate isikute huvides. Töövõtja võimaldab juurdepääsu isikuandmetele üksnes nendele isikutele, kellel on selleks oma tööülesannete täitmiseks vajadus. Muuhulgas kohustub töövõtja tagama, et tema esindaja(d), töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid käesolevas lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. Andmeid tarkvarast eksportides (nt aruannete allalaadimine, pdf’ide salvestamine ja edastamine e-maili teel), langeb nende konfidentsiaalsuse säilitamise kohustus kasutajale, kes andmed tarkvarast eksportis. Konfidentsiaalsuskohustus on tähtajatu. Vääramatu jõud Lepingu rikkumine on vabandatav, kui pool rikub lepingust tulenevaid kohustusi vääramatu jõu tõttu. Vääramatu jõud on asjaolu, mida pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta lepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. Kui vääramatu jõu mõju on ajutine, on kohustuse rikkumine vabandatav vaid aja vältel, mil vääramatu jõud kohustuse täitmist takistab. Pool, kelle tegevus lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, on kohustatud sellest koheselt teatama kirjalikult teisele poolele. Lepingu kehtivus 9.1. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Leping jõustub alates lepingu allkirjastamisest poolte poolt ja kehtib ……. kuud . 9.2. Pooled võivad lepingu igal ajal korraliselt üles öelda, teatades sellest teisele poolele kirjalikult 90 kalendripäeva ette. 9.3. Tellija peab eemaldama tarkvara oma serverikeskkonnast hiljemalt ühe kuu jooksul pärast lepingu lõppemist. Sama aja jooksul peab tellijal säilima ligipääs tarkvarale oma andmete eksportimiseks. Kumbki pool võib lepingu erakorraliselt üles öelda võlaõigusseaduses sätestatud alustel ja korras. Lõppsätted Kumbki pool ei tohi käesolevast lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi anda üle kolmandale isikule ilma teise poole kirjaliku nõusolekuta. Tellija Töövõtja …………. ………… -………. juhatuse liige ………………. PlanPro OÜ ………………. reg istrikood 11512200 …………………. Veeriku tee 24, 12014 Tallinn Lisa 1 Töö kirjeldus Töö koosneb järgnevatest etappidest: Tarkvara kasutusõiguse andmine. Tarkvara seadistamine. Tarkvara igakuine tootetugi. Kasutusõigus Tellija saab tarkvara kasutusõiguse lepingu kehtivuse perioodiks. Seadistamine Tarkvara seadistamine sisaldab töövõtja poolt järgmisi tegevusi: N õustamine tellija jaoks keskkonna loomisel ja Active Directory liidestuse tegemisel; T arkvara baasseadistuste tegemine ja juhendamine; ( P ea ) kasutajate koolitus ed ; V estluse vormi de ettevalmistamine vastavalt tellija edstatud näidistele . Igakuine tootetoe teenus Tarkvara majutatakse tellija serveris. Tellija tagab töövõtja le isikustatud ligipääsu d kasutajatoe pakkumiseks . Teenuse osuta miseks on töövõtjal õigus näha järgmisi Justiitsministeeriumi töötajate andmeid: ees- ja perekonnanimi, ametikoht, e-post, isikukood, telefon i number, töötaja paiknevus struktuuris. Kasutustasu sisaldab kasutajatuge ja konsultatsiooni peakasutajatele e-maili teel. Kasutustasu ei sisalda võimalikke arendus töid . T öövõtja on valmis tellija soovil teostama lisatööna tarkvara arendusi . Tellija tasub l isatööde eest vastavalt töövõtja poolt teostatud tegelikele tundidele vastavalt lepingu p 3.1. 4 . Kasutajatoe e-maili aadress on [email protected]. Kasutajatoe tööaeg on esmaspäevast reedeni kell 8 :00-17:00. Töövõtja annab lepingu kehtivuse ajal välja tulnud tarkvara uued versioonid ja versiooni parandused ilma täiendava tasuta. Lisa 2 Tarkvara kasutajate arv Jrk nr Organisatsiooni nimetus Tarkvara kasutajate arv Kasutusõiguse ja tootetoe maksumus kuus (km-ta) 1. …….. …….. ………. H indadele lisandub käibemaks. Tellija kasuta b jä r gmiseid moodul e id (Vestlused pakett) Jrk nr Mooduli nimetus Kasutusel 1. Tööplaan (esileht, struktuur, aruanded) ei 2. Strateegia ei 4. Tegevuskavad ei 3. Riskid ei 5. Partnerid ei 6. Ajaarvestus ei 7. Eelarve ei 8. Arenguvestlused ja personalihindamine j ah Hankeleping 4-13/1-25/106-1 21.05.2025 Tallinna Vangla, registrikood 70001113, asukoht Linnaaru tee 5, Soodevahe küla, Rae vald 75322, Harju maakond (edaspidi tellija), mida esindab Vanglateenistuse haldusosakonna osakonnajuhataja Risto Lindeberg ja PlanPro OÜ, registrikood 11512200, asukoht Veeriku tee 24, Pirita linnaosa, Tallinn, 12014 Harju maakond (edaspidi töövõtja), keda esindab juhatuse liige Riina Truusalu edaspidi koos nimetatud pooled ja eraldi pool, sõlmisid käesoleva teenuselepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Lepingu objekt 1.1 Lepingu objektiks on tarkvara PlanPro (edaspidi tarkvara) kasutusõiguse andmine tellijale ning tootetoe osutamine (edaspidi töö) töövõtja poolt. 1.2 Tööde täpsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1. 1.3 Lepingule on allkirjastamise hetkel lisatud järgnevad lisad: lisa 1 – töö kirjeldus; lisa 2 – tarkvara kasutajate arv ja kasutatavad moodulid; lisa 3 – töövõtja hinnapakkumus. 2. Tähtajad 2.1. Tarkvara võetakse kasutusele alates 01.08.2025. 2.2. Töövõtja kohustub teostama lepingu lisas 1 toodud tarkvara seadistamise ja juurutamise hiljemalt 31.07.2025. 3. Lepingu hind 3.1. Lepingu alusel töövõtja poolt teostatavate tööde maksumus: 3.1.1. Tarkvara kasutusõiguse ja tootetoe maksumus on sätestatud lepingu lisas 2 vastavalt tellija kasutajate arvule. PlanPro kasutatavad moodulid on loetletud käesoleva lepingu lisas 2. Tasu tarkvara kasutusõiguse ja tootetoe eest hakatakse arvestama alates tarkvara kasutusele võtmise kuupäevast. 3.1.2. Juhul kui tellijal suureneb lepingu perioodil tarkvara kasutajate arv, informeerib ta sellest töövõtjat. Töövõtja esitab tellijale vastava arvu kasutajatega tootetoe paketi hinnapakkumise ning selle aktsepteerimisel tellija poolt vormistatakse tootetoe hinna ja kasutajate arvu muudatus lepingu lisana. 3.1.3. Tarkvara kasutusõiguse, tootetoe ja lisatööde eest tasumine toimub kord kvartalis. Töövõtja esitab arve hiljemalt kvartalile järgneva kuu 10. kuupäevaks. 3.1.4. Tellija esindaja nõudmisel või tellija esindaja poolt eelnevalt aktsepteeritult teostab töövõtja arendustöid, mille vajalikkus ilmneb tarkvara eesmärgipärasel kasutamisel - tarkvara arendamine, täiendamine, täiendavate vestluse vormide loomine, analüüsitööd, andmesisestus jms. Lisatööde maksumus on 60 eurot tunnis käibemaksuta. 3.1.5. Lisatööde tellimus või nende aktsepteerimine vormistatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lisatööde osutamisel, mille maht kuus ületab 10 h, koostatakse üleandmise-vastuvõtmise akt. Tellija allkirjastab arendustöö üleandmis-vastuvõtmisakti 5 (viie) tööpäeva jooksul juhul, kui tal ei ole teostatud tööde suhtes pretensioone (töö heakskiitmine). Pretensioonide korral esitab 1  tellija need töövõtjale kirjalikult, töövõtja peab töös tegema vastavad parandused omal kulul tellija määratud tähtaja jooksul. 3.1.6. Töövõtja esitab arved e-arvena. Arve tasumise tähtaeg on 14 kalendripäeva arve kättesaamisest. 3.1.7. Töövõtja hinnapakkumuses fikseeritud hindu ei ole lubatud tõsta. Hinna alandamine on lubatud. 4. Poolte vastutus 4.1. Juhul kui tellija ei tasu tööde eest tähtaegselt, on töövõtjal õigus nõuda tellijalt viivise tasumist suuruses 0,025% iga tasumisega viivitatud päeva eest tähtajaks tasumata summalt. 4.2. Juhul kui töövõtja viivitab lepinguliste kohustuste täitmisega või viivitab puuduste kõrvaldamisega, kohustub töövõtja maksma tellijale leppetrahvi 0,025% päevas täitmata kohustuste maksumusest iga täitmistähtaega ületava päeva kohta. 4.3. Lepingust tulenevate viiviste ja leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine ei vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingujärgsete kohustuste täitmisest. 4.4. Töövõtja ei vastuta tellija poolt tarkvarasse sisestatud andmete õigsuse eest ega kahjude eest, mis on tekkinud Tellija poolsest tarkvara väärast kasutamisest ning sellest tulenevast info kaotusest, vääresitusest, muutumisest või kättesaadavusest. 5. Volitatud esindajad 5.1. Tellija volitatud esindajaks on Pille Näks, telefon 612 7520, e-mail [email protected] või teda asendav teenistuja. 5.2. Töövõtja esindajaks lepingu täitmisega seotud küsimustes on Riina Truusalu, telefon 512 3309, e-mail [email protected] või teda asendav töötaja. 5.3. Pooled kohustuvad mistahes muudatustest oma esindajate või kontaktandmete osas viivitamatult kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis teist poolt teavitama. Kuni teate kättesaamiseni loetakse teise poole jaoks kehtivaks andmed, mis on temale esitatud. 6. Intellektuaalne omand ja litsentsitingimused 6.1. Lepingu allkirjastamisega kinnitab töövõtja, et talle kuuluvad lepingu täitmiseks vajalikud tarkavara õigused, mis on tarvilikud selle lepingujärgse kasutusõiguse andmiseks tellijale, ning ta kohustub lahendama kõikvõimalikud tarkvaraga seotud intellektuaalse omandi õigustest tekkivad vaidlused kolmandate isikutega. 6.2. Tellijal on õigus kasutada tarkvara lepingus ja selle lisades sätestatud ja piiritletud tingimustel, ajal, ulatuses ja korras. 6.3. Tarkvara kasutusõiguse tellijale andmise tunnistuseks on leping koos selle täitmist kinnitavate dokumentidega. 6.4. Lepingu täitmisel kasutatud programmikoodi ja äriloogika autori- ning omandiõigus ei ole lepingu objektideks ning ei lähe üle tellijale. 7. Konfidentsiaalsuskohustus ja isikuandmed 7.1. Pooled peavad lepingu täitmise käigus teineteiselt ükskõik mis vormis saadud teavet (andmed, isikuandmed, äriteave jne) konfidentsiaalseks ning ei edasta ega võimalda sellisele teabele juurdepääsu kolmandatele isikutele ilma teise poole sellekohase kirjaliku nõusolekuta. 7.2. Töövõtja isikuandmete volitatud töötlejana kohustub töötlema isikuandmeid lähtuvalt tellija kui vastutava töötleja suunistest ning vastavalt andmekaitset ja andmete turvalisust reguleerivatele õigusaktidele ning töötlema andmeid ainult sellisel määral ja ulatuses, mis on vajalik lepingu täitmiseks. 7.3. Andmete töötlemise eesmärgi saavutamisel ning hiljemalt lepingu lõppemisel, kohustub töövõtja kustutama kõik talle lepingu täitmisel teatavaks saanud andmed, v.a juhul, kui õigusaktidest tuleneb teisiti. 7.4. Töövõtja kohustub rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnilisi turvameetmeid konfidentsiaalse teabe kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. 2 7.5. Töövõtja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet mitte ühelgi viisil isikliku kasu saamise eesmärgil ega kolmandate isikute huvides. 7.6. Töövõtja võimaldab juurdepääsu isikuandmetele üksnes nendele isikutele, kellel on selleks oma tööülesannete täitmiseks vajadus. Muuhulgas kohustub töövõtja tagama, et tema esindaja(d), töötajad, lepingupartnerid ning muud isikud, keda ta oma kohustuste täitmisel kasutab, oleksid käesolevas lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse kohustusest teadlikud ning nõudma nimetatud isikutelt selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. 7.7. Andmeid tarkvarast eksportides (nt aruannete allalaadimine, pdf’ide salvestamine ja edastamine e-maili teel), langeb nende konfidentsiaalsuse säilitamise kohustus kasutajale, kes andmed tarkvarast eksportis. Konfidentsiaalsuskohustus on tähtajatu. 8. Vääramatu jõud 8.1. Lepingu rikkumine on vabandatav, kui pool rikub lepingust tulenevaid kohustusi vääramatu jõu tõttu. Vääramatu jõud on asjaolu, mida pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta lepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. Kui vääramatu jõu mõju on ajutine, on kohustuse rikkumine vabandatav vaid aja vältel, mil vääramatu jõud kohustuse täitmist takistab. 8.2. Pool, kelle tegevus lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, on kohustatud sellest koheselt teatama kirjalikult teisele poolele. 9. Lepingu kehtivus 9.1. Leping allkirjastatakse digitaalselt. Leping jõustub alates lepingu allkirjastamisest poolte poolt ja kehtib 36 kuud. 9.2. Pooled võivad lepingu igal ajal korraliselt üles öelda, teatades sellest teisele poolele kirjalikult 90 kalendripäeva ette. 9.3. Tellija peab eemaldama tarkvara oma serverikeskkonnast hiljemalt ühe kuu jooksul pärast lepingu lõppemist. Sama aja jooksul peab tellijal säilima ligipääs tarkvarale oma andmete eksportimiseks. Kumbki pool võib lepingu erakorraliselt üles öelda võlaõigusseaduses sätestatud alustel ja korras. 10. Lõppsätted 10.1. Kumbki pool ei tohi käesolevast lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi anda üle kolmandale isikule ilma teise poole kirjaliku nõusolekuta. Tellija Töövõtja Risto Lindeberg Riina Truusalu 3 Lisa 1 Töö kirjeldus Töö koosneb järgnevatest etappidest: 1. Tarkvara kasutusõiguse andmine. 2. Tarkvara seadistamine. 3. Tarkvara igakuine tootetugi. 1. Kasutusõigus Tellija saab tarkvara kasutusõiguse lepingu kehtivuse perioodiks. 2. Seadistamine ja juurutamine Tarkvara seadistamine sisaldab töövõtja poolt järgmisi tegevusi:  Nõustamine tellija jaoks keskkonna loomisel ja Active Directory liidestuse tegemisel;  Tarkvara baasseadistuste tegemine ja juhendamine;  Andmete impordi SAP-ist PlanPro vestluste keskkonda toetamine;  Peakasutajate koolitused;  Vestluse vormide ettevalmistamine vastavalt tellija edastatud näidistele. 3. Igakuine tootetoe teenus  Tarkvara majutatakse tellija serveris. Tellija tagab töövõtjale isikustatud ligipääsud kasutajatoe pakkumiseks. Teenuse osutamiseks on töövõtjal õigus näha järgmisi Vanglateenistuse teenistujate andmeid: ees- ja perekonnanimi, ametikoht, e-mail, isikukood, telefoninumber, teenistuja paiknevus struktuuris.  Tootetoe teenus sisaldab kasutajatuge ja konsultatsioone peakasutajatele e-maili teel.  Tootetoe teenus ei sisalda arendustöid. Töövõtja on valmis tellija soovil teostama lisatööna tarkvara arendusi ning vestluse vormide loomist. Tellija tasub lisatööde eest vastavalt töövõtja poolt teostatud tegelikele tundidele vastavalt lepingu p 3.1.4.  Kasutajatoe e-maili aadress on [email protected].  Kasutajatoe tööaeg on esmaspäevast reedeni kell 8:00-17:00.  Töövõtja annab lepingu kehtivuse ajal välja tulnud tarkvara uued versioonid ja versiooni parandused ilma täiendava tasuta. 4 Lisa 2 Tarkvara kasutajate arv Tarkvara kasutajate Kasutusõiguse ja tootetoe Jrk nr Organisatsiooni nimetus arv maksumus kuus (km-ta) 1. Tallinna Vangla kuni 500 825 eurot Hindadele lisandub käibemaks. Tellija kasutab järgmiseid mooduleid (Vestlused pakett) Jrk nr Mooduli nimetus Kasutusel 1. Tööplaan (esileht, struktuur, aruanded) ei 2. Strateegia ei 4. Tegevuskavad ei 3. Riskid ei 5. Partnerid ei 6. Ajaarvestus ei 7. Eelarve ei 8. Arenguvestlused ja personalihindamine jah 5