Põlva Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 25.02.2019 Kehtiv kuni 25.02.2094 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: Kultuuriministeerium 14.03.2019 nr 1-17.1/20 Põlva Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte 1. Järelevalve tegemise alus, aeg ja koht Järelevalvet tehti rahvaraamatukogu seaduse (edaspidi RaRS) § 11 lõike 2 alusel. Järelevalvet alustati 4. jaanuaril 2019 ja seda viis läbi Kultuuriministeeriumi kultuuriväärtuste osakonna raamatukogude peaspetsialist Kristiin Meos. Põlva Keskraamatukogus tehti järelevalvet 21. jaanuaril 2019. Lisaks külastati 21.–23. jaanuaril 2019 ka maakonna rahvaraamatukogusid: Peri Raamatukogu, Kanepi Raamatukogu ja Räpina Raamatukogu. Järelevalvet tehti maakonnaraamatukogude 2018. aasta ülesannete täitmise üle. Järelevalve eesmärk on hinnata vastavust rahvaraamatukogu seaduses ja kultuuriministri 12.07.2004 määruses nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ toodud nõuetega lähtudes käesoleva järelevalve prioriteetidest. Kontrolliti maakonnaraamatukogu ülesannete täitmist raamatukoguteeninduse koordineerimisel: 1) kogude komplekteerimist ja töötlemist; 2) rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomist ja pidamist; 3) rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; 4) erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; 5) teatmebibliograafilise töö korraldamist. 2. Järelevalve prioriteedid Järelevalve prioriteetideks olid: 1) saada ülevaade maakonnaraamatukogu raamatukoguteeninduse prioriteetidest (maakonnaraamatukogu põhimäärus ja töökorralduse dokumendid, arengukava jms põhjal) ning maakonna rahvaraamatukogudele teavikute hankimise korraldusest; 2) hinnata maakonnaraamatukogu rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust; 3) hinnata riigi eelarvest eraldatud toetuste (teavikute soetuse ja töötaja kulude toetuse) kasutamise vastavust nõuetele ning toetuse kasutamise efektiivsust; 4) hinnata rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomise ja pidamise efektiivsust ning vajalikkust; 5) saada ülevaade rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamisest ja tegevuse analüüsimisest, et hinnata statistika valdkonna tegevuse efektiivsust valdkonnas tervikuna;  6) hinnata maakonnaraamatukogu pakutava erialase nõustamise ja raamatukogutöötajatele täienduskoolituse korraldamist ja selle toimimist; 7) saada ülevaade maakonnaraamatukogu teatmebibliograafilise töö korraldamisest, et hinnata selle efektiivsust ja vajalikkust valdkonnas tervikuna. 3. Järelevalve metoodika Järelevalve tegemisel kasutati järgmisi meetodeid: 1) maakonnaraamatukogu põhimääruse, töökorralduse dokumentidega ja valla- või linnavalitsuse vaheliste lepingutega, arengukavaga, aastaaruandega ja kogutud statistikaga tutvumine ning sisu analüüs; 2) komplekteerimise halduse süsteemi kasutamisega tutvumine ja juhuvalimi alusel teavikute ostuarvete alusel tellimise, saabumise ja rahvaraamatukogule laekumise kontroll; 3) intervjuu maakonnaraamatukogu komplekteerijatega; 4) intervjuu maakonnaraamatukogus infoteeninduse eest vastutava raamatukoguhoidjaga; 5) intervjuu maakonnaraamatukogus personalikoolituste eest vastutava töötajaga; 6) intervjuu maakonnaraamatukogus statistilise aruandluse eest vastutava töötajaga; 7) intervjuu kolme maakonnas asuva rahvaraamatukogu raamatukoguhoidjaga. 4. Olukorra kirjeldus ja analüüs Põlva Keskraamatukogu on Põlva Vallavalitsuse hallatav asutus. Põlva Keskraamatukogul on 12 haruraamatukogu. Lisaks on Põlva maakonnas veel 16 rahvaraamatukogu. Põlva Keskraamatukogu koordineerib maakonnaraamatukoguna rahvaraamatukogude kogude komplekteerimist; rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- jm andmebaaside loomist ja pidamist; rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; teatmebibliograafilise töö korraldamist. Põlva Keskraamatukogu ülesanded, juhtimise korraldus, direktori õigused ja kohustused, raamatukogu struktuur ning muud tegevuse korraldamise olulised küsimused on sätestatud Põlva Keskraamatukogu põhimääruses, mis on kehtestatud Põlva Vallavolikogu 16.03.2018 määrusega nr 1-2/22. Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise ettepanekute tegemiseks, rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude rahvaraamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks on moodustatud rahvaraamatukogu nõukogu, mille moodustamise kord, pädevus ja töökord on sätestatud Põlva Keskraamatukogu põhimääruses. Raamatukogu teeninduse korraldus ning lugejate õigused ja kohustused on kehtestatud raamatukogu kasutamise eeskirjas Põlva Vallavolikogu 21.06.2018 määrusega nr 1-2/41. Põlva Keskraamatukogu kasutamise eeskiri on lugejatele teatavaks tehtud Põlva Keskraamatukogu kodulehel. Lugejad registreeritakse isikut tõendava dokumendi alusel raamatukogusüsteemi URRAM lugejate andmebaasi järgmiste andmetega: nimi, elukoht, telefon, elektronposti aadress, isikukood. Lisaks küsib raamatukogu lugejatelt andmeid kooli ja töökoha kohta lugejarühma määramiseks, suunatud teenuste pakkumiseks ning statistilise analüüsi tegemiseks. Need andmed ei ole lugejale kohustuslikud. Lugejaks registreerumisel selgitab raamatukoguhoidja, et andmeid kooli ja/või töökoha kohta võib lugeja esitada vabatahtlikult. Raamatukogu on loonud lugejatele andmete töötlemise nõusoleku tagasivõtmiseks blanketi, mille lugeja saab ära täita ning sellega kinnitada soovi, et raamatukogu kustutaks või hävitaks kõik nende valduses olevad lugeja isikuandmed, sh lugejakonto lugejate andmebaasis. Kustutamise järel ei ole lugeja andmed 2 (6) andmebaasis enam kättesaadavad ja soovi korral raamatukogu teenuseid edaspidi kasutada, peab isik end taas lugejaks registreerima. Raamatukogul on koostatud ka andmekaitsetingimuste dokument, mis järelevalve läbiviimise hetkel ei olnud lugejatele avaldatud. Andmekaitsetingimuste dokument võiks parema lugejate teadlikkuse tagamiseks olla kõigile huvilistele kättesaadav raamatukogu kodulehel (ettepanek p-s 1). Lugeja annab raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta allkirja. Allkirjastatud registreerimislehti säilitatakse alaliselt lukustatud kapis. Riigieelarvest on ette nähtud toetus maakonnaraamatukogu nelja töötaja töötasudeks raamatukoguteeninduse maakondliku koordineerimise ülesannete täitmise eest. Põlva Keskraamatukogus makstakse riigieelarvest töötasu direktorile, pearaamatukoguhoidjale, infosüsteemi haldurile ning komplekteerimisjuhile. Riigilt saadava toetuse üle peab kohalik omavalitsus oma eelarves eraldi arvestust. Kogude komplekteerimine ja töötlemine 2018. aastal oli Põlva maakonnas kokku 29 raamatukogu. Põlva Keskraamatukogul on maakonna rahvaraamatukogudele teavikute komplekteerimiseks sõlmitud koostööleping maakonna kohalike omavalitsustega. Lisaks on raamatukogul koostatud oma kogude kujundamise juhend, mille alusel teavikuid Põlva Keskraamatukogus komplekteeritakse. Kogude kujundamise juhendis võiks lühidalt kirjeldada ka maakonna rahvaraamatukogude kogude kujundamise protsesse, mis annab selgema pildi nende komplekteerimisalase tegevuse korraldamisest (ettepanek p-s 2). Rahvaraamatukogud valivad ise kord nädalas tellitavad teavikud tarnija kodulehelt välja ning koostavad tellimuse. Raamatukogude tellimused kinnitab maakonnaraamatukogu komplekteerimisjuht. Tellitud teavikud toob tarnija maakonnaraamatukokku üks kord nädalas. Teavikute transport raamatukogudesse pole tsentraalselt või omavalitsuste sees korraldatud. Maakonna raamatukoguhoidjad toovad Põlva Keskraamatukogust uusi raamatuid vastavalt võimalusele, keskmiselt paar korda kuus. Raamatukogu URRAMi andmebaas sisaldab tellimuste kohta järgmisi andmeid: teaviku autor(id) ja pealkiri, köide, kirjastaja, tarnija, tellitud teavikute arv. Andmed tellitud teavikute kohta on URRAMis raamatukogude kaupa. Riigieelarvest eraldatud toetuse eest ostetud teavikute arvete tasumise korraldab maakonnaraamatukogu komplekteerimisjuht, kohaliku omavalitsuse eelarvest ostetud teavikute eest tasuvad rahvaraamatukogud ise. Põlva Keskraamatukokku saabunud teavikud võetakse vastu saatedokumendi alusel. Saatedokumendita saabunud teavikute kohta koostatakse vastuvõtuakt, näiteks annetuste puhul. Vastuvõtuaktil tuuakse järgmised andmed: akti koostamise kuupäev, akti koostaja nimi, teavikute saamise viis ja tarnija, vastuvõetud teavikute kogumaksumus, akti koostaja allkiri. Vastuvõtuakti juurde kuuluvas nimekirjas tuuakse järgmised andmed: teaviku autor ja pealkiri, hind, saabunud eksemplaride arv, eksemplaride maksumus. Maakonnaraamatukogult teistele raamatukogudele üleantavate saadetiste kohta koostatakse saateleht, millele märgitakse järgmised andmed: teavikuid saava raamatukogu nimi, hankeviis, saadetavate eksemplaride arv kokku, saadetavate nimetuste arv kokku, saadetavate teavikueksemplaride arv laadide, liikide ja keelte järgi, saadetavate teavikute kogumaksumus, saatelehe koostamise kuupäev. Saatelehe juurde kuuluvas teavikute nimekirjas tuuakse järgmised andmed: autor(id), pealkiri, UDK-liik, eksemplari hind, eksemplaride arv ja maksumus. Igal raamatukogul on oma saatelehe numeratsioon. Saatelehtede koostamise protsessi hindame efektiivseks, sest saatelehtede koostamine on automatiseeritud. Tulevikus võib kaaluda URRAMi süsteemi sisest automatiseeritud dokumendivahetust. 3 (6) Raamatukogu peab kogude suuruse, koostise ja rahalise väärtuse ning nendes tehtud muudatuste kohta arvestust raamatukogu elektroonilises andmebaasis URRAM. Arvestuse alusel kontrollitakse varade olemasolu, koostatakse statistikaaruandeid ja analüüsitakse töötulemusi. Elektroonilises andmebaasis peetakse kõikide teavikute arvestust arvuliselt, laadiliselt ja rahaliselt, lisandunud ja kustutatud teavikute ning kogude hetkeseisu üle. Ajakirju ja ajalehti arvestatakse aastakomplektidena. Raamatukogus peetakse ka jooksval aastal lisandunud teavikute nimetuste arvestust. Näitusele ja mujale viidavad teavikud märgistatakse elektronkataloogis. Teavikute arvestuse dokumentatsioon säilitatakse raamatukogus paberil alaliselt ning valla raamatupidamises digitaalsel kujul. Elektroonilises andmebaasis URRAM olevaid teavikute andmeid säilitatakse alaliselt. Järelevalve raames kontrolliti juhuvaliku alusel, kas arvetel märgitud tellitud teavikud on elektroonilisest andmebaasist leitavad. Kontrolliti kolme nimetuse olemasolu. Kõik kontrollitud nimetused ja eksemplarid olid elektroonilisest andmebaasist korrektselt leitavad. Kõik Põlva Keskraamatukogu teavikud on elektronkataloogis kajastatud ja lugejatele kättesaadavad. Elektronkataloogis on teavikuid võimalik leida autori, pealkirja, laadi, liigi, märksõna, vöötkoodi, standardnumbri, keele ja sarja pealkirja järgi. Komplekteerimisjuht osaleb koolitustel, sh Eesti Raamatukoguhoidjate Ühingu korraldatavatel koolitustel paar korda aastas. Komplekteerimisjuht toob välja, et suhtlus maakonna rahvaraamatukogudega on regulaarne. Komplekteerimisjuht jagab raamatukoguhoidjatele komplekteerimisalast infot enamasti igal maakonnaraamatukogu korraldataval seminaril. Samuti tellib komplekteerimisjuht tarnijalt raamatute näidiseksemplare, millega on rahvaraamatukogude töötajatel võimalik tutvuda. Kord kvartalis saadab komplekteerimisjuht rahvaraamatukogudele teatise e-kirjana riigieelarvest eraldatava teavikute toetuse jäägi osas. Komplekteerimisjuht külastab vahel maakonna rahvaraamatukogusid ning vajadusel jagab raamatukogudele uut komplekteerimisalast informatsiooni e-kirja teel. Maakonna rahvaraamatukogud, keda järelevalve raames külastati, on maakonnaraamatukogu komplekteerimisjuhi tööga väga rahul, teda nähakse hea ja väga kompetentse toena, kes on abivalmis ja tunneb iga raamatukogu vajadusi. Bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomine ja pidamine Põlva Keskraamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi, mida täiendavad bibliograaf ning lugemissaali raamatukoguhoidja jooksvalt. Kodulooandmebaas kuulub elektroonilise andmebaasi URRAM juurde. Maakonnaraamatukogu hinnangul on kodulooandmebaas väga vajalik ning lugejaid õpetatakse andmebaasi kasutama. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogud olid arvamusel, et kodulooandmebaas on vajalik, kuna koondab maakonna kohta käiva informatsiooni, kuid leiab pigem vähe kasutust. Rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamine ja tegevuse analüüsimine Põlva Keskraamatukogus koguvad rahvaraamatukogude statistikat direktor ja pearaamatukoguhoidja. Maakonna rahvaraamatukogud esitavad maakonnaraamatukogule statistikat kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande jaoks. Lisaks kogub ja analüüsib maakonnaraamatukogu statistikat jooksvalt vastavalt vajadusele, näiteks saadetakse kokkuvõtteid Kultuuriministeeriumile. 4 (6) Erialane nõustamine ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamine Põlva Keskraamatukogus tegeleb erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega pearaamatukoguhoidja. Maakonna rahvaraamatukogudelt kogub Põlva Keskraamatukogu sisendit koolitusvajaduste osas iga-aastase koondaruandega. Rahvaraamatukogude koolitussoovidega püütakse arvestada võimalikult palju. Koolitused ja seminarid toimuvad Põlva maakonna rahvaraamatukogudele enamasti kord kuus. Võimalusel organiseeritakse igal suvel ka üks õppereis mõnda teise raamatukokku. Maakonnaraamatukogu korraldatud koolitused toimuvad Põlva Keskraamatukogus. Järelevalve raames külastatud maakonna rahvaraamatukogud on Põlva Keskraamatukogu korraldatud koolitustega rahul. Üks raamatukoguhoidja tõi välja, et talle meeldivad väga õppereisid teistesse raamatukogudesse, sest väga hariv on näha, kuidas raamatukogud mujal toimivad. Teatmebibliograafilise töö korraldamine Põlva Keskraamatukogus tegeleb teatmebibliograafilise tööga lugemissaali raamatukoguhoidja. Teenust osutatakse sageli, enamasti vajavad abi koduloouurijad ja õpilased. Maakonnaraamatukogu hindab teatmebibliograafia teenust väga vajalikuks. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogud tõid välja, et kui neile esitatakse keerulisi päringuid, millele ise vastust ei leia, aitab Põlva Keskraamatukogu lugemissaali raamatukoguhoidja neid alati. 5. Kokkuvõte Põlva Keskraamatukogu kui maakonnaraamatukogu täidab RaRSis sätestatud maakonnaraamatukogu ülesandeid raamatukoguteeninduse koordineerimisel Põlva maakonnas. Teavikuid valivad kõik maakonna rahvaraamatukogud ise. Maakonnaraamatukogu komplekteerimisjuht kinnitab tellimused. Põlva Keskraamatukogul on koostatud kogude kujundamise juhend. Maakonna rahvaraamatukogud, keda järelevalve raames külastati, on maakonnaraamatukogu komplekteerimisjuhi tööga väga rahul. Järelevalve raames hinnatakse rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust eesmärgipäraseks. Põlva Keskraamatukogu peab kodulooandmebaasi, mida täiendavad raamatukoguhoidjad jooksvalt. Andmebaasi hindavad raamatukoguhoidjad vajalikuks informatsiooni kogumise eesmärgil, kuid nenditakse lugejate vähest kasutust. Järelevalve raames hinnatakse kodulooandmebaasi loomist ja pidamist eesmärgipäraseks. Põlva Keskraamatukogu korraldab statistilist aruandlust kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande raames ning jooksvalt vastavalt vajadusele. Järelevalve raames hinnatakse statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist eesmärgipäraseks. Põlva Keskraamatukogu korraldab maakonna rahvaraamatukogudele igakuiseid koolituspäevi ning võimaluse korral igal suvel ühe õppereisi mõnda teise raamatukokku, mida raamatukoguhoidjad väga harivaks peavad. Järelevalve raames hinnatakse raamatukogutöötajate täienduskoolituste korraldamist efektiivseks. 5 (6) Põlva Keskraamatukogu pakub teatmebibliograafia teenust ning nõustab vajadusel rahvaraamatukogude töötajaid päringutele vastamise osas. Järelevalve raames hinnatakse teatmebibliograafilise töö korraldamist efektiivseks ja vajalikuks. Järelevalve raames hinnatakse riigieelarvest finantseeritud toetuse kasutamist maakonnaraamatukogu nelja töötaja töötasudeks ja ülalpidamiseks eesmärgipäraseks. 6. Ettepanekud 6.1. Avaldada Põlva Keskraamatukogu kodulehel lugejate parema teadlikkuse tagamiseks raamatukogu andmekaitsetingimused (punkt 4). 6.2. Kirjeldada kogude kujundamise juhendis lühidalt maakonna rahvaraamatukogude kogude kujundamise protsesse, mis annab selgema pildi nende komplekteerimisalase tegevuse korraldamisest (punkt 4). 7. Ettepanekud Kultuuriministeeriumile 7.1. Kehtiva RaRSi § 4 lõige 2 punkt 3 ütleb, et rahvaraamatukogude võrgu loomisel tuleb lähtuda põhimõttest, et alla 10 000 elanikuga piirkonnas peab olema vähemalt üks rahvaraamatukogu keskmiselt kuni 500 elanikuga teeninduspiirkonna kohta. Ettepanek uues rahvaraamatukogu seaduses 500 elaniku piirmäära mitte tõsta. Kokkuvõtet on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristiin Meos raamatukogude peaspetsialist 6 (6)