Hiiu Valla Raamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 04.01.2019 Kehtiv kuni 04.01.2094 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: Kultuuriministeerium 01.02.2019 nr 1-17.1/8 Hiiu Valla Raamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte 1. Järelevalve tegemise alus, aeg ja koht Järelevalvet tehti rahvaraamatukogu seaduse (edaspidi RaRS) § 11 lõike 2 alusel. Järelevalvet alustati 25. oktoobril 2018 ja seda viis läbi Kultuuriministeeriumi kultuuriväärtuste osakonna raamatukogude peaspetsialist Kristiin Meos. Hiiu Valla Raamatukogus tehti järelevalvet 13. novembril 2018. Lisaks külastati 14.–15. novembril 2018 ka maakonna rahvaraamatukogusid: Käina Raamatukogu, Suuremõisa Raamatukogu ja Emmaste Raamatukogu. Järelevalvet tehti 2018. aasta I poolaasta kohta. Järelevalve eesmärk oli hinnata vastavust Rahvaraamatukogu seaduses ja kultuuriministri 12.07.2004 määruses nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ toodud nõuetega lähtudes käesoleva järelevalve prioriteetidest. Kontrolliti maakonnaraamatukogu ülesannete täitmist raamatukoguteeninduse koordineerimisel: 1) kogude komplekteerimist ja töötlemist; 2) rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomist ja pidamist; 3) rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; 4) erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; 5) teatmebibliograafilise töö korraldamist. 2. Järelevalve prioriteedid Järelevalve prioriteetideks olid: 1) saada ülevaade maakonnaraamatukogu raamatukoguteeninduse prioriteetidest (maakonnaraamatukogu põhimäärus ja töökorralduse dokumendid, arengukava jms põhjal) ning maakonna rahvaraamatukogudele teavikute hankimise korraldusest; 2) hinnata maakonnaraamatukogu rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust; 3) hinnata riigi eelarvest eraldatud toetuste (teavikute soetuse ja töötaja kulude toetuse) kasutamise vastavust nõuetele ning toetuse kasutamise efektiivsust; 4) hinnata rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomise ja pidamise efektiivsust ning vajalikkust; 5) saada ülevaade rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamisest ja tegevuse analüüsimisest, et hinnata statistika valdkonna tegevuse efektiivsust valdkonnas tervikuna;  6) hinnata maakonnaraamatukogu pakutava erialase nõustamise ja raamatukogutöötajatele täienduskoolituse korraldamist ja selle toimimist; 7) saada ülevaade maakonnaraamatukogu teatmebibliograafilise töö korraldamisest, et hinnata selle efektiivsust ja vajalikkust valdkonnas tervikuna. 3. Järelevalve metoodika Järelevalve tegemisel kasutati järgmisi meetodeid: 1) maakonnaraamatukogu põhimääruse, töökorralduse dokumentidega ja valla- või linnavalitsuse vaheliste lepingutega, arengukavaga, aastaaruandega ja kogutud statistikaga tutvumine ning sisu analüüs; 2) komplekteerimise halduse süsteemi kasutamisega tutvumine ja juhuvalimi alusel teavikute ostuarvete alusel tellimise, saabumise ja rahvaraamatukogule laekumise kontroll; 3) intervjuu maakonnaraamatukogu komplekteerijatega; 4) intervjuu maakonnaraamatukogus infoteeninduse eest vastutava raamatukoguhoidjaga; 5) intervjuu maakonnaraamatukogus personalikoolituste eest vastutava töötajaga; 6) intervjuu maakonnaraamatukogus statistilise aruandluse eest vastutava töötajaga; 7) intervjuu kolme maakonnas asuva rahvaraamatukogu raamatukoguhoidjaga. 4. Olukorra kirjeldus ja analüüs Hiiu Valla Raamatukogu on Hiiumaa Vallavalitsuse hallatav asutus. Hiiu Valla Raamatukogul on kaks haruraamatukogu ning üks teeninduspunkt. Lisaks on Hiiu maakonnas veel viis rahvaraamatukogu. Hiiu Valla Raamatukogu koordineerib maakonnaraamatukoguna rahvaraamatukogude kogude komplekteerimist; rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- jm andmebaaside loomist ja pidamist; rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; teatmebibliograafilise töö korraldamist. Hiiu Valla Raamatukogu ülesanded, juhtimise korraldus, direktori õigused ja kohustused, raamatukogu struktuur ning muud tegevuse korraldamise olulised küsimused on sätestatud Hiiu Valla Raamatukogu põhimääruses, mis on kehtestatud Hiiu Vallavolikogu määrusega 20.11.2014 nr 28. Põhimäärus jõustus 01.01.2015. Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise kohta ettepanekute tegemiseks on rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude rahvaraamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks moodustatud viieliikmeline rahvaraamatukogu nõukogu, mille moodustamise kord, pädevus ja töökord on sätestatud Hiiu Valla Raamatukogu põhimääruses. Hiiu Valla Raamatukogu nõukogusse kuuluvad Hiiu Vallavalitsuse esindaja Tiia Liibert, Hiiu valla kooli esindaja Helle Veanes, Hiiu valla lasteaia esindaja Ingrid Prikk, Hiiu valla lugejate esindajad Katrin Sarapuu ja Kiiri Saar. Raamatukogu teeninduse korraldus ning lugejate õigused ja kohustused on kehtestatud raamatukogu kasutamise eeskirjas Hiiu Vallavolikogu määrusega 15.10.2015 nr 52. Hiiu Valla Raamatukogu kasutamise eeskiri on lugejatele teatavaks tehtud Hiiu Valla Raamatukogu kodulehel. Lugejad registreeritakse isikut tõendava dokumendi alusel raamatukogu lugejate andmebaasi RIKS järgmiste andmetega: nimi, isikukood, kontaktandmed. Raamatukogu kasutamise eeskirjas ei ole täpsustatud, milliseid kontaktandmeid raamatukogu lugejatelt kogub. Raamatukogu kasutamise eeskirjas võiks täpsustatud olla, et lugejatelt kogutakse järgnevaid kontaktandmeid: elukoht, telefon, elektronposti aadress. Veel võiks raamatukogu kasutamise eeskirjas kirjeldada, kuidas lugejate andmeid töödeldakse ning kuidas on lugejal võimalik oma isikuandmed lugejate 2 (6) andmebaasist kustutada. Raamatukogu töötajad tõdesid, et kõigi lugejate käest postiaadressi ei koguta, sest inimesed ei soovi seda esitada. Samas peavad raamatukogu kasutamise eeskirjas kehtestatud sätted kehtima kõigile lugejatele ühtemoodi. Kõik lugejad raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta allkirja ei anna, näiteks ID- kaardiga lugejaks registreerujad. Lugeja peab allkirjaga kinnitama, et on raamatukogu kasutamise eeskirjaga tutvunud ja kohustub seda täitma. Samuti tuleks raamatukogu kasutamise eeskirjas selgitada, et lugeja annab allkirja raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta. Raamatukogu kasutamise eeskirjas kehtestatud sätted peavad kehtima kõigile lugejatele ühtemoodi. Kogude komplekteerimine ja töötlemine 2018. aasta I poolaasta seisuga on Hiiu maakonnas kaheksa rahvaraamatukogu. Alates 2017. aasta jaanuarist mindi üle tsentraalsele teavikute komplekteerimisele riigi rahade eest. See tähendab, et Hiiu Valla Raamatukogu komplekteerib riigi raha ulatuses teavikuid kõigile maakonna rahvaraamatukogudele. Hiiu Valla Raamatukogu kogusid ei komplekteerita ja teavikuid ei töödelda raamatukogu ning Hiiu Vallavalitsuse vahelise lepingu alusel. Hiiu Valla Raamatukogu direktor on käskkirjaga kehtestanud dokumendi „Hiiu Valla Raamatukogu tsentraalse komplekteerimise põhimõtted“. Tsentraalne teavikute komplekteerimine toimib järgmiselt: a) raamatukogu esitab riigirahade eest soetatavate teavikute nimekirja maakonnaraamatukogule; b) maakonnaraamatukogu esitab tellimuse tarnijale; c) tarnija komplekteerib tellimuse ning esitab arve maakonnaraamatukogule / Hiiu Vallavalitsusele; d) maakonnaraamatukogu võtab teavikud arvele, korraldab kirjed; e) raamatukogu saab üleandmisaktiga koos teavikud ja teeb raamatukogu spetsiifikast lähtudes vajalikud toimingud; f) riigirahade kontroll toimub raamatukogu RIKS-programmis ja on osapooltele nähtav. Hiiu Valla Raamatukogul on soovituslik kehtestada komplekteerimispõhimõtete dokument, mille alusel teavikuid oma kogudesse komplekteeritakse (näiteks mis liiki teavikuid millises eksemplaride arvus komplekteeritakse). Hiiu Valla Raamatukogus tegeleb rahvaraamatukogudelt tellimuste kogumise, teavikute tellimise ja arvele võtmisega vanemraamatukoguhoidja. Hiiu Valla Raamatukogu koostab teiste rahvaraamatukogude tellimuste alusel koondtellimuse kaks korda kuus. Uued teavikud jõuavad rahvaraamatukogudesse üks kuni kaks korda kuus. Raamatukogudel on kokkulepe raamatute tarnijaga, mille alusel toimetab tarnija teavikud otse raamatukogudeni. Saatelehed saadetakse maakonnaraamatukogule. Raamatukogu RIKS-programm sisaldab tellimuste kohta järgmisi andmeid: teaviku autor(id) ja pealkiri, köide, kirjastaja, tarnija, tellitud teavikute arv. Andmed tellitud teavikute kohta on RIKSis raamatukogude kaupa. Saabunud teavikute andmed muudetakse andmebaasis: enne teaviku saabumist ei ole teavik lugejatele nähtav. Tellimuste eest arveldamine toimub arvete alusel. Raamatukokku saabunud teavikud võetakse vastu saatedokumendi alusel. Saatedokumendita (nt annetused) saabunud teavikute kohta vastuvõtuakti ei koostata. Maakonnaraamatukogult teistele raamatukogudele üleantavate saadetiste kohta koostatakse saateleht, millele märgitakse järgmised andmed: teavikuid saava raamatukogu nimi, hankeviis, saadetavate eksemplaride arv kokku, saadetavate nimetuste arv kokku, saadetavate teavikueksemplaride arv laadide, liikide ja keelte järgi, saadetavate teavikute kogumaksumus, saatelehe koostamise kuupäev. Saatelehe juurde kuuluvas teavikute nimekirjas tuuakse järgmised andmed: autor(id), pealkiri, UDK-liik, 3 (6) eksemplari hind, eksemplaride arv ja maksumus. Igal raamatukogul on oma saatelehe numeratsioon. Raamatukogu peab kogude suuruse, koostise ja rahalise väärtuse ning nendes tehtud muudatuste kohta arvestust raamatukogu elektroonilises andmebaasis RIKS. Arvestuse alusel kontrollitakse varade olemasolu, koostatakse statistikaaruandeid ja analüüsitakse töötulemusi. Elektroonilises andmebaasis peetakse kõikide teavikute arvestust arvuliselt, laadiliselt ja rahaliselt, lisandunud ja kustutatud teavikute ning kogude hetkeseisu üle. Ajakirju ja ajalehti arvestatakse aastakomplektidena. Raamatukogus peetakse ka jooksval aastal lisandunud teavikute nimetuste arvestust. Välisteeninduspunkti ja mujale viidavad teavikud märgistatakse elektronkataloogis. Teavikute arvestuse dokumentatsioon säilitatakse raamatukogus paberil ning valla raamatupidamises digitaalsel kujul. Elektroonilises andmebaasis RIKS olevaid teavikute andmeid säilitatakse alaliselt. Järelevalve raames kontrolliti juhuvaliku alusel, kas arvetel märgitud tellitud teavikud on elektroonilisest andmebaasist leitavad. Kontrolliti kümne teaviku olemasolu. Kõik kontrollitud teavikud olid elektroonilisest andmebaasist korrektselt leitavad. Kõik Hiiu Valla Raamatukogu teavikud on elektronkataloogis kajastatud ja lugejatele kättesaadavad. Elektronkataloogis on teavikuid võimalik leida autori, pealkirja, laadi, liigi, märksõna, vöötkoodi, standardnumbri, keele ja sarja pealkirja järgi. Maakonnaraamatukogus komplekteerimisega tegelev vanemraamatukoguhoidja osaleb raamatute tarnijate korraldatavatel koolitustel regulaarselt kaks korda aastas. Maakonnaraamatukogu komplekteerija hinnangul sujub koostöö maakonna rahvaraamatukogudega komplekteerimisalaselt üldiselt hästi. Maakonna rahvaraamatukogusid nõustatakse regulaarselt peamiselt telefoni teel. Maakonnaraamatukogu komplekteerija külastab maakonnaraamatukogu haruraamatukogusid ja nõustab neid ka kohapeal, kuid teisi maakonna rahvaraamatukogusid nõustamise eesmärgil ei külastata. Uut komplekteerimisalast infot jagatakse rahvaraamatukogudele peamiselt telefoni teel. Maakonna rahvaraamatukogud, keda järelevalve raames külastati, on arvamusel, et tsentraliseeritud komplekteerimine toimib väga hästi. Koostööga maakonnaraamatukoguga ollakse rahul, maakonnaraamatukogu komplekteerija aitab alati, kui rahvaraamatukogudel abi või nõu on vaja. Bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomine ja pidamine Hiiu Valla Raamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi. Kodulooandmebaas kuulub elektroonilise andmebaasi RIKS juurde ning seda täiendavad kõigi rahvaraamatukogude töötajad jooksvalt. Kodulooandmebaasis on 345 nimetust teavikuid ja 1900 artiklit. Andmebaasi täiendatakse jõudumööda, hetkel sisaldab andmebaas materjale valikuliselt. Maakonnaraamatukogu hinnangul on kodulooandmebaas vajalik ja seda kasutatakse. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogud arvasid, et kodulooandmebaas on küll vajalik, kuid ei leia lugejate seas kasutust. Rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamine ja tegevuse analüüsimine Hiiu Valla Raamatukogus kogub rahvaraamatukogude statistikat arendusspetsialist- vanemraamatukoguhoidja. Statistikat kogutakse ja analüüsitakse üks kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö 4 (6) koondaruande jaoks. Lisaks saadetakse Kultuuriministeeriumile kokkuvõtteid raamatukogude kohta jooksvalt. Erialane nõustamine ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamine Hiiu Valla Raamatukogus tegeleb erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega arendusspetsialist-vanemraamatukoguhoidja. Maakonna rahvaraamatukogudelt kogub Hiiu Valla Raamatukogu sisendit koolitusvajaduste osas nii iga-aastase koondaruandega kui ka jooksvalt. Arendusspetsialist-vanemraamatukoguhoidja kohtub rahvaraamatukogude töötajatega regulaarselt üle ühe kuu. Lisaks on arendusspetsialist-vanemraamatukoguhoidja raamatukoguhoidjate seas korraldanud uuringu, et kaardistada koolitusvajadused. Võimaluste piires vajadustega arvestatakse. Maakonnaraamatukogu korraldatud koolitused toimuvad Hiiu Valla Raamatukogus. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogud tõid välja, et varasematel aastatel on koolitusi olnud rohkem. Koolitajaid hinnatakse üldiselt headeks, kuid toodi välja, et koolitusteemad ei ole mõnikord huvipakkuvad. Samas toonitas üks raamatukoguhoidja, et isegi juhul, kui koolitusteema ei ole tema tööga seotud, on koolitused siiski silmaringi arendavad ja huvitavad. Veel tõi üks raamatukoguhoidja välja, et maakonna rahvaraamatukogude töötajate kokkusaamisi võiks olla rohkem ning suhtlus maakonnaraamatukogu ja rahvaraamatukogude vahel tihedam. Teatmebibliograafilise töö korraldamine Hiiu Valla Raamatukogus tegeleb bibliografeerimisega komplekteerija, päringutele vastavad kõik raamatukoguhoidjad rotatsiooni korras. Keerulisemaid teemapäringuid esitatakse keskmiselt mõned korrad kvartalis. Leidumuspäringuid esitatakse regulaarselt. Lugejatele viiakse läbi ka infootsingu koolitusi ning veel koolitatakse 8. ja 11. klasside õpilasi. Kui maakonna rahvaraamatukogudele esitatakse keerulisemaid päringuid, aitab neile vastata maakonnaraamatukogu. Raamatukogudele koostatakse ka kirjandusnimestikke. 5. Kokkuvõte Hiiu Valla Raamatukogu kui maakonnaraamatukogu täidab RaRSis sätestatud maakonnaraamatukogu ülesandeid raamatukoguteeninduse koordineerimisel Hiiu maakonnas. Kogude komplekteerimine ja töötlemine Hiiu maakonna rahvaraamatukogudele on korraldatud läbipaistvalt ja rahvaraamatukogude vajadusi võimaluste piires arvestades. Tellitud raamatud viib raamatukogudesse raamatute tarnija. Hiiu Valla Raamatukogu peab kodulooandmebaasi, mida täiendavad rahvaraamatukogude töötajad jooksvalt. Andmebaasi hindavad raamatukoguhoidjad vajalikuks, kuid nenditakse lugejate vähest kasutust. Hiiu Valla Raamatukogu korraldab statistilist aruandlust kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande raames. Hiiu Valla Raamatukogu korraldab üle ühe kuu rahvaraamatukogudele koolituspäevi, mille raames saavad maakonna rahvaraamatukogude töötajad end erialaselt täiendada. Järelevalve raames külastatud rahvaraamatukogud tõdesid, et koolituspäevi ja kokkusaamisi võiks toimuda tihedamini. Hiiu Valla Raamatukogu pakub teatmebibliograafia teenust ning nõustab rahvaraamatukogude töötajaid päringutele vastamise osas. 5 (6) Järelevalve raames hinnatakse riigieelarvest finantseeritud toetuse kasutamist maakonnaraamatukogu kahe töötaja töötasudeks ja ülalpidamiseks eesmärgipäraseks. 6. Ettepanekud 6.1. Kehtestada raamatukogu kasutamise eeskirjas, et lugejatelt kogutakse järgnevaid andmeid: nimi, elukoht, telefon, elektronposti aadress ja isikukood tulenevalt kultuuriministri 12.07.2004 määrusest nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ § 13 lõikest 1. 6.2. Kirjeldada raamatukogu kasutamise eeskirjas, kuidas on lugejal võimalik tagasi võtta nõusolek oma isikuandmete töötlemiseks ja paluda raamatukogul oma isikuandmed lugejate andmebaasist kustutada. Tulenevalt isikuandmete kaitse seaduse § 24 lõike 1 punktist 6. 6.3. Koguda kõigilt lugejaks registreerujatelt alati samu andmeid. See tähendab, et ei tohiks teha erandeid lugejatele, kes ei soovi teatud isikuandmeid esitada. Raamatukogu kasutamise eeskirjas sätestatu kehtib kõigile lugejatele ühtemoodi tulenevalt kultuuriministri 12.07.2004 määrusest nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ § 13 lõikest 1. 6.4. Koguda kõigilt lugejaks registreerujatelt allkiri raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta ning lisada vastav regulatsioon ka raamatukogu kasutamise eeskirja. Raamatukogu kasutamise eeskirjas sätestatu kehtib kõigile lugejatele ühtemoodi. 6.5. Kehtestada komplekteerimispõhimõtete dokument, mille alusel oma kogudesse teavikuid komplekteeritakse. Hea oleks ühtsete põhimõtete olemasolu, et teavikute komplekteerimisel oleks selgus ja järjepidevus. Kokkuvõtet on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristiin Meos raamatukogude peaspetsialist 6 (6)