Riigihanke „Reaalajamajanduse konverentsi korraldamine 2022" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine

Käskkirja lisa 1 Riigihanke alusdokumendid Sisukord 1. HANKIJA ........................................................................................................................................... 3 2. RIIGIHANKE OBJEKT ................................................................................................................... 3 3. ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS ............................................................................. 3 4. RIIGIHANKE KIRJELDUS ............................................................................................................ 3 8. TEHNILISED TÕRKED .................................................................................................................. 5 9. PAKKUMUSTE AVAMINE ............................................................................................................ 5 10. KÕIKIDE PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE .................................................................... 5 11. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE ................................................................... 5 12. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK ......................................... 6 13. PAKKUMUSE SISU ......................................................................................................................... 8 14. NÕUDED PAKKUJALE .................................................................................................................. 8 15. PAKKUMUSE VASTAVUSTINGIMUSED ................................................................................... 8 16. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV ..................................................................................... 9 18. TÄIENDAVATE HANGETE VÕIMALUSED ............................................................................... 9 19. ALUSDOKUMENDID ...................................................................................................................... 9 2 1. HANKIJA Hankija: käesoleva riigihanke lepingu eseme Hankijaks on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM ja ka Hankija). Vastutavaks isikuks on MKMi ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse valdkonna juht Sirli Heinsoo. 2. RIIGIHANKE OBJEKT 2.1. Riigihange viiakse läbi e- posti teel. 2.2. Riigihanke nimetus: Reaalajamajanduse (RTE) 2022 konverentsi korraldamine. 2.3. Riigihanke eesmärk: hankelepingu sõlmimiseks 2.4. Hankelepingu liik: teenused 2.5. Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenus alla riigihanke piirmäära 2.6. CPV kood: 2.6.1. 79951000-5 Seminaride organiseerimisteenused 2.7. Rahastamisallikad: riigieelarve. 2.8. Käesolevale menetlusele kohaldatakse MKM hankekorda, menetluse tingimused on hankija seatud käesolevas dokumendis (edaspidi ka RHAD). 2.9. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s ja selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 6 nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“. 2.10. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s või selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 2 nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“ 3. ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS Hankija teeb ettepaneku esitada pakkumus vastavalt riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2022. a konverentsi korraldamine“ RHAD-s sisalduvatele tingimustele. 4. RIIGIHANKE KIRJELDUS 4.1. Riigihanke lähteülesanne on toodud RHAD lisas 1. 4.2. Riigihanke eesmärgiks on konverentsi korraldamine Tallinnas 7. detsembril 2022, kokku 1 päev. 3 5. HANKELEPINGU SÕLMIMISE TINGIMUSED 5.1. Hankelepingu projekt on toodud RHAD lisas 2. 5.2. Hankelepingu periood: hankeleping sõlmitakse edukaks tunnistatud pakkujaga pärast edukaks tunnistamise otsuse tegemist ja leping kehtib kuni kõigi lepingust tulenevate nõuete täitmiseni. Kõik lepinguga seotud tegevused peavad olema lõppenud 31. detsembriks 2022. Ürituse toimumise aeg on 7. detsember 2022. 5.3. Tasumise tingimused on toodud hankelepingu projektis. 6. PAKKUMUSE KOOSTAMINE JA ESITAMINE 6.1. Pakkumuse koostamisel tuleb lähtuda RHAD-dest ning Eesti Vabariigis kehtivast seadusandlusest. 6.2. Riigihankes ei ole lubatud osaleda ettevõtjatel, kelle elu- või asukoht on Venemaa Föderatsioonis või Valgevene Vabariigis. 6.3. Pakkumus tuleb koostada eesti keeles. 6.4. Alternatiivsed pakkumused ei ole lubatud. 6.5. Pakkujal ei ole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega esitada muid tingimusi, mis ei tulene RHAD-st. 6.6. Igal hankemenetluses osaleval isikul ja huvitatud isikul, kellel on vastaval hetkel võimalus hankemenetluses osaleda, on õigus saada hankijalt selgitusi või täiendavat teavet riigihanke ja RHAD kohta. Pakkumuste esitamise tähtaja jooksul palume hankijat viivitamatult informeerida igast RHAD-des avastatud ebatäpsusest, ebaselgusest või vastuolust. Pärast pakkumuse esitamist ei rahulda hankija ühtegi pakkuja (ka eduka pakkumuse esitanud pakkuja pretensiooni või lisanõuet lepingu täitmise käigus) ettenägematutele asjaoludele, mitteinformeeritusele, teisiti tõlgendamisele või muule ettekäändele tuginevat pretensiooni või lisanõuet. 6.7. RHAD-e sisu kohta saab selgitusi hankijalt e- posti teel. Hankija annab selgitused 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgituse saamise taotlusest arvates, saates esitatud küsimuse ning vastused kõigile osalejatele, kellele hankija on saatnud pakkumuse kutse. 6.8. Pakkumus esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Pakkumuse peab allkirjastama allkirjaõiguslik isik. Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste esitamise tähtpäevast vähemalt kuni RHAD-s määratud pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõppemiseni. 6.9. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja kõikide RHAD-s sätestatud tingimuste ülevõtmist. 6.10. Pakkuja võib pikendada pakkumuse jõusoleku tähtaega omal algatusel või hankija esitatud ettepaneku alusel. Hankija esitab vastava ettepaneku pakkujale kirjalikult vähemalt 10 päeva enne pakkumuste jõusoleku tähtaja möödumist. Pakkuja teavitab hankijat pakkumuse jõusoleku tähtaja pikendamisest või sellest keeldumisest 5 tööpäeva jooksul arvates vastava ettepaneku saamisest. 4 7. HINNATAVAD NÄITAJAD 7.1. Pakkuja esitab pakkumuse maksumuse vastavalt punktile 13.1. 7.2. Hinnatava näitajana esitatav pakkumuse maksumus peab sisaldama kõikide kohustuste, õiguste ja riskidega seotud võimalikke kulutusi, mis on nimetatud RHAD-s ja mis on seotud lepingu täitmisega. 7.3. Pakkumuse maksumus ei tohi olla tingimuslik, s.t see peab olema sõltumatu inflatsioonist, valuutakurssidest jms, v.a juhul, kui selles on eraldi kokku lepitud riigihanke tingimuste kohaselt. 8. TEHNILISED TÕRKED 8.1. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired pakkuja telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete, vahendite, sealhulgas tarkvara, töös. Hankija ei vastuta tekkinud kahjude või saamata jäänud tulude eest. 9. PAKKUMUSTE AVAMINE 9.1. Pakkumused avab Hankija mõistliku aja jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtaja saabumist. 9.2. Pakkumuse avamine ei ole avalik, hankija ei koosta pakkumuste avamise protokolli. Andmed edukat pakkumust iseloomustavate näitajate kohta esitatakse koos edukaks tunnistamise otsusega. 10. KÕIKIDE PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE 10.1. Hankijal on õigus tagasi lükata kõik riigihankele esitatud pakkumused igal ajal enne hankelepingu sõlmimist. 10.2. Kõik pakkumused lükatakse tagasi, kui: 10.2.1. kõik esitatud või kõik vastavaks tunnistatud pakkumused ületavad hankelepingu eeldatavat maksumust ja on hankija reaalsetest võimalustest nii palju suuremad, et hange ei ole hankijale sellise maksumusega vastuvõetav; 10.2.2. hankemenetluse käigus muutuvad hanke väljakuulutamise eeldused, mis muudavad hanke realiseerimise võimatuks (hankija eelarveliste vahendite kärpimine, vms); 10.2.3. hankelepingu sõlmimine on muutunud võimatuks või ebaotstarbekaks hankijast sõltumatutel põhjustel. 10.3. Hankija jätab endale õiguse kõik pakkumused tagasi lükata, kui pakkujaid on vähem kui kolm. 11. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE 11.1. Hankija kontrollib esitatud pakkumuste vastavust RHAD-s esitatud tingimustele. 11.2. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see on kooskõlas kõikide RHAD-s esitatud tingimustega. 11.3. Hankija võib nõuda pakkujalt põhjendatud ja asjassepuutuvaid kirjalikke selgitusi pakkumuses esinevate ebatäpsuste ja ebaselguste kohta. Pakkuja on kohustatud selgitused hankijale esitama 3 (kolme) tööpäeva jooksul. 11.4. Vajadusel peab hankija pakkuja(te)ga läbirääkimisi pakkumuse sisu osas, läbirääkimiste käigus antakse pakkujale võimalus täpsustada ja vajadusel täiendada oma pakkumust. 11.5. Vajadus läbirääkimisteks otsustatakse 20 tööpäeva jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva ning pakkujatele esitatakse läbirääkimiste kava (juhul, kui need korraldatakse) 5  hiljemalt 20. tööpäeval pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva. 11.6. Hankija peab läbirääkimisi kõigi kvalifitseeritud (vt p. 14.1) ja vastavaks tunnistatud pakkujatega, kelle pakkumus on vastavaks tunnistatud. Hankija lepib pakkujatega kokku läbirääkimiste aja. 11.7. Läbirääkimistel peavad osalema vähemalt pakkuja nimetatud kontaktisik ja pakkujat põhikirja või volituse alusel esindav isik. 11.8. Läbirääkimised toimuvad Hankija juures aadressil Suur-Ameerika 1, Tallinn ja/või elektroonselt (e-post, Skype, videokonverents). 11.9. Läbirääkimisi juhib Hankija. Läbirääkimiste ajal esitab Hankija Pakkujatele mõistliku aja jooksul pakkumuse täpsustamise ettepaneku, mis on pakkujatele aluseks kohandatud pakkumuse koostamiseks. Kohandatud pakkumus tuleb esitada Hankija poolt määratud tähtpäevaks. Läbirääkimiste lõppedes vormistab Hankija läbirääkimiste kohta protokolli, mis sisaldab läbirääkimiste sisu ning kokkulepitud tingimusi. 11.10. Hankija ei avalda läbirääkimiste käigus saadud informatsiooni teistele pakkujatele. 11.11. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida pakkumuse maksumust, osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija juhib tähelepanu, et eduka pakkuja pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Juhul kui pakkuja ei määratle pakkumuses arusaadavalt ärisaladust või ei põhjenda asjakohaselt, miks on tegemist ärisaladusega, on Hankijal kohustus teabenõude laekudes pakkumus täies ulatuses avalikustada. 11.12. Kui pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatava maksumuse või hankija majanduslikud võimalused on hankijal õigus pidada läbirääkimisi pakkumuse maksumuse alandamiseks ning paluda pakkuja(te)l esitada uus, madalama maksumusega pakkumus. Vajadusel räägitakse läbi ka hankelepingu eseme tehniline kirjeldus, v.a konverentsi toimumine 2022 aasta detsembris ja nõue töövõtjale korraldada konverentsil osalejate toitlustus. 11.13. Hankija lükkab pakkumuse või kohandatud pakkumuse tagasi, kui see ei vasta RHAD- des esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust RHAD- des esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid RHAD-s nimetatud tingimustest. 11.14. Pakkuja (ühispakkujad), kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses. 12. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK 12.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi lähtuvalt RHAD-des esitatud hindamiskriteeriumitest ja arvestades RHAD-s toodud meetodiga. 12.2. Pakkumuste hindamisel selgitatakse majanduslikult soodsaim pakkumus välja pakkumuse hindamise tulemusena. 12.3. Kui esitatud tingimustele vastab vaid üks pakkumus, ei tunnistata seda edukaks juhul, kui see hinnatakse punktis 12.6 nimetatud hindamiskriteeriumis „Pakkuja nägemus töö teostamisest“ minimaalse arvu punktidega. 12.4. Pakkumuse hindamine viiakse läbi 2 hindamiskriteeriumi alusel, milleks on: 12.5. „Pakkumise maksumus“ (maksimaalselt 50 väärtuspunkti). Väärtuspunktid arvutatakse: “väärtuspunktid” = “kõige odavam pakkumuse maksumus” / “hinnatava pakkumuse maksumus” ×50. Hinnatakse pakkumuse koosseisus esitatud maksumust käibemaksuta. Maksumuse väärtuspunktide määramisel saab maksimaalsed väärtuspunktid kõige 6  odavam pakkumus. Teised pakkumused saavad 50-st võimalikust punktist proportsionaalselt vähem punkte. 12.6. „Pakkuja nägemus töö teostamisest“ (maksimaalselt 50 väärtuspunkti). Väärtuspunktid arvutatakse: “väärtuspunktid” = “hinnatava pakkumuse pakkuja nägemuse eest antud hindamispunktid” / “kõrgeimad pakkuja nägemuse eest antud hindamispunktid” ×50. Hankekomisjon annab punkte järgnevalt: 50 punkti: Esitatud nägemus (sh päeva struktuur, kavandatud esitlusformaadid, konverentsi toimumise koht) on asjakohane, annab selge ja põhjaliku ülevaate Pakkuja nägemusest. Kirjeldus annab arusaadavalt edasi Pakkuja kavatsused konverentsi korraldamise kohta, päeva ülesehituse ning Hankija pakutud teemade omavahelise sidususe ja järjestuse osas. Pakkuja on mõistnud suurepäraselt hankeobjekti eesmärki ja sihtrühma ning esitanud lisandväärtust (nt uudsed tehnoloogilised lahendused, päevakava täiendused toetamaks päevaesitluste visuaalset lahendust jm) pakkuvaid täiendusi, mis on Hankija hinnangul asjakohased. Väga hästi ja põhjalikult on toodud töövõtja nägemus tööde esitlusformaatide olemasolust, nende valiku põhjendatusest ja konverentsi sisukirjeldus. 30 punkti- Esitatud nägemus vastab üldjoontes hankelepingu eseme kirjeldusele, sisaldab väiksemaid puudusi või on tarvis teha väiksemaid kohandusi. Pakkuja on esitanud, milliseid esitlusformaate kavatseb pakkuja kasutada, kuid on puudu või puudlik põhjendus, miks on need valitud. Konverentsikoha valik on toodud, kuid ei selgu otseselt konverentsi toimumise koha valiku põhjendus. Konverentsi sisukirjeldus on toodud. 20 punkti- Esitatud nägemus vastab vähesel määral hankelepingu eseme kirjeldusele ja sisaldab muid suuremaid puudusi või on tarvis teha suuremaid kohandusi töö nõuetekohaseks teostamiseks. Ei selgu töövõtja nägemus tööde esitlusformaatide olemasolust ja nende põhjendus on puudulik või puudub. Puudu on konverentsikoha valik ja/või selle põhjendus. Konverentsi sisukirjeldus on puudulik või segaselt esitatud. 10 punkti- Esitatud nägemus vastab väga vähesel määral hankelepingu eseme tehnilisele kirjeldusele ning esineb olulisi puudusi teemade käsitluses. Puudub täielikult info selle kohta, mis on esitlusformaatide valik ja põhjendus või konverentsikoha valik ja selle põhjendus või konverentsi sisukirjeldus. 12.7. Hankekomisjoni liikmed hindavad punktis 13.4 märgitud pakkuja nägemust töö teotamisest ühiselt ja konsensuslikult. Maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse punktis 12.6 märgitud valemi järgi. 12.8. Kahe hindamiskriteeriumi eest antud punktid summeeritakse ning edukaks pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus, mis sai hindamise tulemusel kokku kõige rohkem punkte. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe komakoha täpsusega. Maksimaalne punktisumma on 100. 12.9. Tellija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on esitatud 0 või negatiivse väärtusega maksumuse. 12.10. Võrdse hindamiskriteeriumide punktide arvu puhul tunnistatakse edukaks pakkumus, mille maksumus (ilma käibemaksuta) on madalaim. Juhul kui ka siis on pakkumused võrdsed, selgub edukas pakkuja liisu heitmise teel. Tellija edastab pakkujatele e-posti teel liisu heitmise täpsemad tingimused. 7 13. PAKKUMUSE SISU Pakkuja peab esitama pakkumuse järgnevalt: 13.1. Pakkumuse maksumus. Esitada tuleb eraldi konverentsi korraldamise kogu maksumus koos kõigi maksudega, sh ka käibemaksuga juhul kui pakkuja on käibemaksukohustuslane ning eraldi toitlustuse maksumus ühe inimese kohta. Pakkuja liidab seejärel kokku konverentsi teostamise maksumuse ja toitlustuse maksumuse 1 inimese kohta ning esitab kokku ühe arvu pakkumuse maksumusena koos kõigi maksudega, sh ka käibemaksuga juhul kui pakkuja on käibemaksukohustuslane; 13.2. Projektimeeskonna nimed ja andmed varasema kogemuse kohta konverentsi teostamisel, sh andmed projektijuhi varasema kogemuse kohta (vt punkt 15); 13.3. Andmed varasemalt täidetud lepingu kohta (vt punkt 14); 13.4. Pakkuja nägemus töö teostamisest: pakkuja esitab esialgse plaani konverentsi koha ja teemade esitlusformaatide (nt vestlusring moderaatoriga, kõne, visuaalne esitlus koos kõnega vms) osas, milles tuleb näidata ära ka esialgne töö teostamise sisukirjeldus- konverentsi esialgne fookus koos pealkirjaga ning teemade ajaline jaotus (ettekande/vestlusringi kestus, järjestus). Teemade loetelu on toodud hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 7. 13.5. Pakkumuse maksumus peab olema esitatud eurodes, käibemaksuta ja ka koos käibemaksuga juhul kui pakkuja on käibemaksukohuslane, ning täpsusega kuni kaks kohta pärast koma. 13.6. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki töö läbiviimiseks, esitlemiseks ja üle andmiseks vajalikke kulusid, makse ja maksusid. Lepingu täitmise käigus Tellija täiendavaid makseid töövõtjale ei tee. 13.7. Töövõtja korraldab toitlustuse ehk hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 5.6.1 märgitud hommikukohvi, kohvipausi ja lõunasöögi vastavalt konverentsil kohapeal osalejate (sh korraldusmeeskond) arvule. 13.8. Töövõtja korraldab moderaatori teenuse konverentsil ja kooskõlastab moderaatori lõpliku valiku Tellijaga. 14. NÕUDED PAKKUJALE 14.1. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt 1 lepingu, mille sisuks oli hübriidkonverentsi korraldamine. 15. PAKKUMUSE VASTAVUSTINGIMUSED 15.1. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 1 projektijuht, kes on varasemalt projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi. 15.2. Pakkuja esitab meeskonna nimekirja koos pakkumusega ning lisab kirjaliku kinnituse, et ta suudab tagada hanketingimustele vastava projektijuhi kaasamise kogu lepingu perioodi vältel. Vajadusel asendab Pakkuja projektijuhi vähemalt samaväärse hariduse ja kogemusega isikuga ja kooskõlastab asendaja Hankijaga. 15.3. Hankijal on õigus kontrollida esitatud projektijuhi nõusolekut. Hankijal on õigus kasutada kontrollimiseks Hankijale avalikes andmekogudes kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe saamiseks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat lisainfot ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja esitab hankija nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude saamisele järgnevast tööpäevast arvates. 15.4. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid 8  eelneval kirjalikul kokkuleppel hankijaga ja seda tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kogemust omava spetsialistiga. 15.5. Hankijal on õigus nõuda kaasatud meeskonnaliikme väljavahetamist pakkuja kulul, kui nimetatud isikud ei teosta töid nõuetekohaselt. 16. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV 16.1. Esitamise tähtpäev: …...2022 kl 16.00 meiliaadressile [email protected]. 16.2. Küsimuste ja täiendava informatsiooni soovi korral palume need esitada kirjalikult meiliaadressil [email protected]. 16.3. Pakkumuste avamine ei ole avalik. Tellija ei koosta pakkumuste avamise protokolli. 17. Eeldatav maksumus 17.1. Eeldatav maksumus (kõik töövõtja poolt teostatavad tööd) on 60 000 eurot ilma käibemaksuta. 18. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS 18.1. Tellijal on vajaduse korral õigus tellida ja töövõtjal on kohustus teostada lepingu esemega seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde täiendamine/asendamine, mahu suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte kuulunud tööd) kuni 10% ulatuses tööde kogumaksumusest vastavalt RHS § 123 lg 1 punktidele 1 ja 2. Tellija maksab nimetatud tööde eest vastavalt täiendavate tööde tellimise ajal töövõtja kehtivale hinnakirjale. Tellija teavitab töövõtjat täiendavate tööde tellimisest ette vähemalt 3 tööpäeva. Töövõtja peab esitama oma kehtiva hinnakirja ning tellija esitab seejärel tellimuse täiendavate tööde tellimiseks või loobub sellest. Pooled vormistavad täiendavate tööde tellimuse kirjalikult. 19. ALUSDOKUMENDID 15.1 RHAD koosnevad käesolevast põhitekstist, järgmistest lisadest: LISA 1 Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus LISA 2 Hankelepingu projekt LISA 3 Pakkumuse esitamise vorm LISA 4 Ärisaladuse vorm 15.2. R H AD osad täiendavad üksteist ja moodustavad tervikliku aluse pakkumuse koostamiseks. Ükskõik millises dokumendis märgitud nõue on pakkujale siduv. 9  Riigihanke alusdokumendi lisa 1 Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus Sisukord 1. Konverentsi taust .................................................................................................................................................... 1 2. Konverentsi sihtrühm .............................................................................................................................................. 2 3. Konverentsi korraldaja eesmärgid ........................................................................................................................... 2 4. Üldine info konverentsi kohta ................................................................................................................................. 2 5. Nõuded konverentsiruumidele ................................................................................................................................ 3 6. Konverentsi korraldaja ülesanded ........................................................................................................................... 4 7. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik ............................................................................................. 7 12. Lepingu täitmise oodatavad tulemused ............................................................................................................... 8 13. Lepingu täitmise juhtimine .................................................................................................................................. 8 14. Lepingu kestus .................................................................................................................................................... 9 14 Aruandlus ............................................................................................................................................................ 9 16. Lepingu tingimused ........................................................................................................................................... 10 17. Järelevalve teostamine............................................................................................................................................. 10 1. Konverentsi taust Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi ka tellija) on reaalajamajanduse valdkonna eestvedaja. Tellija soovib korraldada selle teemalist aastakonverentsi 7. detsembril 2022 Tallinnas. Reaalajamajandus (RTE) tegeleb ettevõtlusandmetega ja edendab reaalajas tekkivate majandustehingute, - toimingute ning andmete kasutuselevõttu digitaalselt ja automatiseeritult. Ärilisest vaatest on reaalajamajandus ökosüsteem äriprotsesside ja aruandluskohustuse automatiseerimiseks ja digitaliseerimiseks minnes ettevõtjate ja riigi vahelises suhtluses üle reaalajas andmevahetusele läbi uuenduslike teenuste. Reaalajamajanduse edendamine täidab mitmeid eesmärke: a. tagab kiire andmevahetuse asutuste vahel ja hoiab andmed ajakohastena; b. loob ühtsed semantilised andmevahetusmudelid ja -standardid, aitab andmeid ühte moodi mõista; c. võimaldab operatiivselt andmeid vahetada süsteemide vahel, sh piiriüleselt kui on rahvusvahelised kokkulepped; d. aitab säästa ca 200 mln EUR/aastas ja hinnanguliselt ca 14 mln/töötundi eelkõige korduvate protsesside, manuaalse andmesisestuse ja kontrolltoimingute pealt ning  võimaldades vabanevat ressurssi rakendada ettevõtetel põhitegevuseks. Eestis on reaalajamajanduse valdkonna tegevused kirjeldatud koos mitmete partnerite, ministeeriumite, erialaliitude, era- ja avaliku sektori asutustega reaalajamajanduse visioonis aastateks 2020-2027 ning reaalajamajanduse teekaardil 2020-2027. Rohkem infot: https://www.mkm.ee/en/objectives-activities/real-time-economy/vision-and-work-plan Reaalajamajanduse valdkonna toimivuse eeltingimuseks on IKT kasutuselevõtu edendamine ettevõtjate seas ja piiriüleste e-teenuste mudelite arendamine. Kõnealuse konverentsi eesmärgiks on tuua ühele areenile kokku nii reaalajamajanduse valdkonna selleaastased edasiminekud ja olulisemad arengud ning teavitada koostööpartnereid tehtud tööst ja informeerida eelseisvatest plaanidest. 2. Konverentsi sihtrühm Konverentsi sihtrühmaks on: a. Avaliku sektori asutused, kes puutuvad kokku andmete registritega ja digiteenustega; b. Erialaliidud, nende juhid, liikmed ning koostöövõrgustike partnerid; c. Väikese- ja keskmise suurusega ettevõtjad, kes tarbivad nii siseriiklikke, kui ka piiriüleseid e-teenuseid. Sõltuvalt COVID-19 situatsioonist ja piirangutest ootame kohapeale osalema max 100 inimest ja ca 200 inimest online. On tõenäoline, et osalejate arv üritusel on varieeruv- mõnda esitlust kuulab rohkem inimesi ja mõnda vähem. 3. Konverentsi korraldaja eesmärgid Konverentsi eesmärk on anda Eesti avaliku ja erasektori partneritele ülevaade RTE 2022. aasta tööde tulemitest ning edasistest tegevustest ja ettepanekutest. 4. Üldine info konverentsi kohta 4.1. Hankelepingu esemeks on konverentsi korraldamise teenus Tallinnas 07. detsembril 2022, kokku 1 päev (täpsem ajakava all). 4.2. Konverents toimub hübriid versioonis, kus füüsiliselt kohapeal osaleb kuni 100 inimest ja virtuaalselt ca 200. 4.3. Konverentsi sisulise ülesehituse ettepaneku esitamise eest vastutab tellija, aga tehniline teostus, selle elluviimine ja päevastruktuuri ülesehitus on töövõtja ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, kuid töövõtja ülesanne on pakkuda välja ja koostöös tellijaga määrata teemade järjestus ja ettekannete pikkus. Töövõtja toetab tellijat konverentsi sisulise ülesehituse loomisel ning pakub tehnilist lahendust, et tagada tellija eesmärkide saavutamine.  4.4. Konverentsi toimumiseks nõutavad ruumid: - üks suur ruum, mis mahutab kuni 120 inimest (100 + reservala kogu korraldusmeeskonna jaoks), sh tuleb arvestada konverentsi toimumise hetkel võimalike kehtivate Vabariigi Valitsuse piirangute nõuetega juhul kui Covid-19 osas kehtestatakse piiranguid ruumide täituvusele (nt 50% ruumitäituvus); - toitlustusala: eraldi ruum, avar koridor või avatud fuajee kogu osalejate üheaegseks toitlustamiseks ja eraldi seisev muudest asukohas olevatest funktsioonidest; - konverentsi teenindav tehniline ala: eraldi ruum heli ja pildi edastamiseks vajaliku tehnika ja sellega seotud inimeste jaoks; - garderoob üleriiete jaoks. 5. Nõuded konverentsiruumidele 5.1 Konverentsi toimumisaeg ja –koht: 07. detsember 2022 Tallinnas. 5.2 Toimumiskoht peab olema esinduslik ning ühistranspordiga ligipääsetavas kohas, soovitavalt piisava parkimisvõimalusega. Konverentsiruumid peavad olema varustatud vajaliku (esitlus)tehnikaga (sh helitehnika). Konverentsisaalis peab olema tagatud tõrgeteta vähemalt toimiv Wi-Fi-ühendus (arvestades üritusega seotud võimaliku kasutajate arvuga), dataprojektor/ekraan (max 2), slaidiesitlust opereerida võimaldav pult, internetiühendusega esitlusarvuti, tahvelarvuti moderaatorile ja esinejale ning muud tehnilised vahendid, mis on vajalikud konverentsi tõrgeteta toimumiseks. Eelnevalt loetletud tehnilised vahendid võib kaasa tuua ka tehnilist lahendust pakkuv ettevõte. Juhul kui konverents toimub täiesti virtuaalse lahendusena, siis peab töövõtja pakkuma prompter ekraani lahendust. Esitlustehnikaga seotud tehnilised üksikasjad täpsustatakse tellijaga. 5.3 Konverentsi moderaatori teenuse peab tagama töövõtja. Lõplik moderaatori valik kooskõlastatakse tellijaga. 5.4 Konverentsi saali laval virtuaalne lahendus peab kuvama vajaliku info (ürituse nimi, aeg jne) ekraanile. Roll- up on võimalik kasutada toitlustusruumis või sissepääsul, kuid seda täiendavalt virtuaalsele lahendusele. peab olema võimalik kuvada virtuaalselt ekraanil. Kui info kuvamine on lahendatud vastava slaidishowga, siis peab virtuaalne lahendus seda võimaldama. 5.5 Konverentsi töökeeleks on eesti keel. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse pakkumine. 5.6 Konverentsi toitlustamine kuulub töövõtja ülesannete hulka. 5.6.1 Teenuse osutaja peab tagama järgneva toitlustuse: -Hommikukohv (1 tk);  -Kohvipaus (1 tk); -Lõunasöök (2 tk) (alati valikus vähemalt üks vegan ja üks muu). - Networking turgutus. 5.6.2 Nõuded hommikukohvile ja kohvipausidele: - kohvipaus/hommikukohv peab sisaldama jookidest kohvi, teed ja gaseerimata vett (eelistatult kannudes); - hommikukohvi juurde pakutav toit on kergem ning valikus peab olema soolast ja magusat (näiteks võileib, pirukas, täidetud korvid, quiche, muffin või muu sarnane näputoit); - kohvipausi juurde pakutav toit peab sisaldama kergeid snäkke, puuvilju ja magusat. - networking turgutus peab sisaldama kohvi, teed ja vett kannudes ning kergeid snäkke väikeses koguses (juustud, puuviljad jne). 5.6.3 Töövõtja peab korraldama lisaks lavale esinejatele pudelivett (kokku 40, mis jaguneb 20 gaseerimata ja 20 gaseeritud). 5.6.4 Täpne toitude jaotus kohvipauside osas (soolane/magus) lepitakse lõplikult kokku tellijaga pärast eduka pakkuja valimist. 5.6.5 Nõuded lõunasöögile: Lõunasöök peab olema püstijala buffet-lõuna, kus on soe toit ja valik vähemalt kahe salati ning kahe erineva pearoa vahel (1 vegan ja 1 muu), kerge magustoit ning vesi, kohv ja tee. 6. Konverentsi korraldaja ülesanded 6.1. Konverentsi korraldusprojekti juhtimine, tehnilise ja sisulise lahenduse eest vastutamine, projekti tegevuskava koostamine ning täitmise jälgimine ja aruandlus. 6.2. Konverentsi sisuline ettevalmistus hõlmab: päeva ülesehitus teemade jaotusena, esinejate juhendamine, esinemiseaegade kokkuleppimine esinejatega ja teemade käsitluses esitlusformaatide pakkumine, teemade järjestuse ettepaneku tegemine tellijale; moderaatori leidmine, Hankijaga kooskõlastamine, tema nõustamine ja temale töö teostamiseks vajaliku sisendi (stsenaarium) andmine, esitluste sisus konverentsi üldise fookuse hoidmine, et see oleks kooskõlas kogu konverentsi eesmärgiga ning pärast konverentsi toimumist konverentsi materjalide kogumine ja osalejatele jagamine; 6.3. Konverentsi toimumise kohta koostöös RTE kommunikatsioonipartneriga konverentsile eelneval ajal, konverentsi toimumise ajal ning konverentsi järgselt kommunikatsioonipartnerile vajaliku teabe kättesaadavaks tegemine konverentsi kohta teabe levitamiseks; 6.4. Konverentsiruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide broneerimine, nende ettevalmistamine ja konverentsi läbiviimiseks vajalike tehniliste vahendite olemasolu ja toimimise tagamine ja haldamine; 6.5. Ruumide kujundamine konverentsi põhiteemaga sobivalt. Konverentsi sujuvaks läbiviimiseks vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile ja kooskõlastatult tellijaga; 6.6. Tehnilise lahenduse pakkumine konverentsi korraldamiseks- kaamerad, lavakujundus, lava ja LED ekraan, ülekande videomontaaž (eelsalvestatud kõned, presentatsioonid jms), live ülekanne sotsiaalmeediasse, veebi jt, teleprompteri olemasolu. Laval peab olema kõnepult ja kui toimub paralleeldiskussioon, siis osalejatele peavad olema tagatud mugavad toolid. Püsiva ühenduse tagamine virtuaalse esineja kaasamisel. Töövõtja peab tagama virtuaalsetele osalejatele lahenduse, mis tagab häirete ja tõrgeteta platvormi töö ja ülekande, samuti vaid registreeritud osalejate ligipääsu platvormile; 6.7. Konverentsi ajal interaktiivse lahenduse tagamine, mille kasutamiseks tuleb luua oma profiil vähemalt oma nime ja e-postiga. Lahendus peab võimaldama publikul ühest teenusest näha reaalajas konverentsi kava, esitada jooksvalt küsimusi/kommentaare nutiseadmega, interneti teel. Küsimused ja kommentaarid peavad olema nähtavad moderaatorile nutiseadmes, mis on talle võimaldatud töövõtja poolt; 6.8. Konverentsi ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine (sh lahtilõikamine,Youtube’i üleslaadimine) ning originaalfailide edastamine tellijaga koos õigusega avaldada neid tellija kanalites (Youtube, koduleht, kontod sotsiaalmeedias) hiljemalt nädala jooksul pärast konverentsi lõppu; 6.9. Videosalvestuste ja fotomaterjali linkide ning esitlusfailide edastamine osalejatele hiljemalt 2 nädala jooksul pärast konverentsi lõppu; 6.10. Konverentsist live ülekanded sotsiaalmeediasse ja RTE kodulehele; 6.11. Valmisolek konverentsi läbiviimiseks täiesti veebi vahendusel. Juhul, kui Vabariigi Valitsus otsustab piirata ürituste korraldamist kuni 10 inimeseni siseruumides, siis peab toimuma konverents ainult virtuaalselt, tagatakse võimalus esineda ettekandega ning osaleda arutelupaneelides veebi vahendusel, vajadusel eelsalvestustega; 6.12. Konverentsi esinejate ettekannete, videote ja slaidide ekraanidele projitseerimine vastavalt konverentsi stsenaariumile; 6.13. Konverentsipäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel töötlemine. Fotod tuleb hiljemalt 2 tööpäeva jooksul üles laadida avalikult kättesaadavasse galeriisse ning kõrge resolutsiooniga originaalfotod edastada tellijale; 6.14. Konverentsi esinejate juhendamine ja assisteerimine tehniliste vahendite kasutamisel ning abistamine probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel osalevate esinejatega  eelneva proovi tegemine, esinejate instrueerimine veebi lahenduste kasutamisel ja vajadusel eelsalvestamine; 6.15. Konverentsi avamiseks sobiva lahenduse pakkumine ja selle teostamine kooskõlastatult tellijaga. Avasõnade korraldamine, sh selleks isiku leidmine on Pakkuja ülesanne. Avasõnad öeldakse pärast konverentsi avamist ning ei ole antud kontekstis avamise osa. Tellija soovib lavalist kujundust ja võimalikku virtuaalset huvitavat lahendust ehk tegemist peaks olema soliidse ja ilusa konverentsi avamisega, mis hõlmab lavalist kujundust ja avamuusikat. Tantsulis- vaatemängulist lahendust ei soovi. 6.16. Konverentsi üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise koordineerimine kooskõlastatult tellijaga; 6.17. Konverentsi kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja kaasaegselt mõjuva lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes aluseks konverentsi teema, RTE visuaalse identiteedi materjalid ning tellija antud kujunduselemendid (nt logod, värvieelistused vms); 6.18. Konverentsi slaidiprogrammi põhja väljatöötamine (esislaid kujunduse ja logodega + üks tekstislaid kujundusega ilma logodeta, vastavalt p 6.2. kohaselt väljatöötatud kujundusele) kasutades RTE visuaalset identiteeti. Konverentsi sissejuhatavate ja esitlusi siduvate slaidide valmistamine; 6.19. Konverentsi kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv edastamine ning muu vajalik e-maili suhtlus (save-the-date, meeldetuletused, osalemise lingid, päevakavad, osalejate ja teemade tutvustus, järelinfo jms korraldusliku info jagamine); 6.20. Konverentsi osalejate online registreerimine, lõpliku nimekirja koostamine kooskõlastatult tellijaga ja tellija esitatud põhimõtete ja info alusel; 6.21. Konverentsil osalejate registreerimislehtede ning rinnasiltide soetamine, kujundamine, komplekteerimine ja laiali jagamine kooskõlastatult tellijaga; 6.22. Konverentsi osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine tellijaga. Osalejate kontaktandmed tuleb edastada tellijale hiljemalt 3 tööpäeva jooksul pärast konverentsi lõppemist; 6.23. Konverentsil osalejatele järgmiste materjalide jaotamine: - paelaga silt osaleja nime, lühipäevakava ning konverentsi kujunduselementidega ja/või muu olulise lisamärgistusega; - kvaliteetne kirjutusvahend ja A5 paberid. 6.24. Konverentsi kohta tagasiside kogumise digitaalse (nutiseadmete kaudu) võimaluse tagamine. Digitaalse tagasisidelehe küsimused kooskõlastatakse tellijaga; 6.25. Konverentsil osalejate toitlustamine ja teenindamine. Töövõtja korraldab toitlustuse ehk hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 5.6 märgitud hommikukohvi,  kohvipausi ja lõunasöögi vastavalt konverentsil kohapeal osalejate arvule ning kooskõlastatult tellijaga. Töövõtja korraldab toitlustuse kõigile konverentsil osalejatele võttes arvesse konverentsil registreerinute ja korraldusmeeskonna liikmete arvu. 6.26. Konverentsi reklaami korraldamiseks vajaliku sisendi (info, visuaalsed lahendused vms) andmine tellija kommunikatsiooni teemade eest vastutavale koostööpartnerile sotsiaalmeedia reklaami tellimiseks; 6.27. Muude seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus tekkivate jooksvate küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga. 7. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik 9.30 - 10.30 hommikukohv ja kogunemine/registreerimine/juhul kui esinevad vastavad piirangud, siis COVID sertifikaatide kontroll 10.30 - 12.00 sisu ettekanded 12.00 - 12.45 lõuna 12.45 - 14.15 sisu ettekanded 14.15 - 14.45 kohvipaus 14.45 - 16.00 sisu ettekanded 16.00- 16.30 networking. Tellija esialgne teemade valik, mille alusel esitab pakkuja RHAD punktis 13 märgitud töö teostamise nägemuse järgnevate teemade parimateks esitlusformaatideks:  Ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna valdkonna teemad- Teema osas pikemaajalisem vaade, keynote esitlus - kuidas läheb RTE rakendumisel ettevõtja elu lihtsamaks- 10-15 min;  Andmepõhine aruandlus avaliku sektori ja ettevõtja vaatest eraldi: nt äriregistri arendused koos kestlikkuse aruandlusega; avaliku sektori taksonoomia haldus ja ettevõtjatega taksonoomia jagamine; jäätmearuandlus; pakendiaruandlus, vee- ettevõtjate aruandlus;  Transport- eFTI (electronic freight transport information) regulatsioon ja eCMR (electronic consignment note) uued asjad, sh NAP (national access point) ja toetusmeetmed;  Rahvusvaheline koostöö: uus INTERREG projekt ja kestlikkuse aruandluse tööriist; TSI (EC Technical Support Instrument) uuring; koostöötegevused Põhja-Balti regioonis;  Stipendiumikonkursi tulemused, sh RTE teaduspreemiad 2022;  Riigile esitatud andmete kasu ettevõtjale: KYC (Know Your Customer) mikroteenus  RIAs; ettevõtja varajase hoiatamise teenus. Konverentsi pealkirja loomise aluseks on fookus - Kasud ettevõtjatele. Töövõtja peab pakkuma välja konverentsi võimaliku pealkirja variandid (vähemalt 3) ning lõpliku valiku konverentsi pealkirjaks teevad tellija ja töövõtja ühiselt. 12. Lepingu täitmise oodatavad tulemused Konverents toimub 7. detsembril 2022. a hübriidversioonis ilma tehniliste tõrgete ja sisuliste eksimusteta. 13. Lepingu täitmise juhtimine 13.1 Tellija on vastutav järgmiste ülesannete eest: - töövõtulepingu sõlmimine eduka pakkujaga; - töövõtulepingu täitmise kontrollimine; - töövõtulepingu kohaste maksete teostamine; - konverentsi kommunikatsiooni korraldamine; - teenuse osutaja nõustamine töövõtulepingu täitmisega seotud küsimustes; - erinevate korralduslike aspektide kooskõlastamine. 13.2 Tellija võimaldab teenuse osutajale ligipääsu oma andmetele ja informatsioonile, mison oluline lepingu täitmiseks. 13.3 Tellija esindajad on Kristi Aruküla, reaalajamajanduse väliskoostöö projektijuht ja Sirli Heinsoo, reaalajamajanduse valdkonnajuht. 13.4Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded: 13.4.1 Töövõtja on vastutav järgmiste ülesannete eest: - töövõtulepingu täitmine ja tegevuste juhtimine; - konverentsi kommunikatsiooni info edastamine ning koostöö kommunikatsioonipartneriga sujuva kommunikatsiooni korraldamiseks; - ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine; - tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud probleemidest;  - nõutud aruannete esitamine; - tellija e-kirjadele vastamine/reageerimine hiljemalt 3 tööpäeva jooksul; - tähtaegne tasumine alltöövõtjatele (nende olemasolul). 13.4.2 Teenuse osutaja esindaja on teenuse osutaja projektijuht. 13.5 Koostöö tellijaga 13.5.1 Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl teenuse osutaja ja tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke. 13.5.2 Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates üldistes sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul peavad toimuma tellija ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine sobivaid sidevahendeid kasutades. 14. Lepingu kestus 14.1 Leping kehtib kuni konverentsi korraldamisega seotud tööde lõpetamiseni. 14.2 Eeldatav lepingu sõlmimise tähtaeg on juuni 2022, mille järgselt saab alustada lepinguliste tegevustega. 14.3Kõik lepinguga seotud tegevused peavad olema lõppenud 31. detsembriks 2022. 15. Aruandlus 15.1Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale: 15.1.1 Tegevus- ja ajakava koos vastutajatega – 14 päeva jooksul lepingu sõlmimisest arvates. Tegevus- ja ajakavas kaardistatakse kõik eelseisvad tegevused, mh peab see sisaldama vähemalt ruumide broneerimiskinnitust, tellijaga kooskõlastatud konverentsi visuaali. Tegevus- ja ajakava on aluseks järgnevate tegevuste elluviimisel ja nende täitmise kontrollil; 15.1.2 lõpparuanne – mitte hiljem kui 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Lõpparuanne koostatakse vastavalt lepingus ettenähtud tingimustele pärast lepingus ettenähtud tegevuste lõppemist. Aruandes tehakse kokkuvõte lepingu eesmärkide saavutamisest ja väljunditest. Aruande lisana esitatakse konverentsi kava, osalejate nimekiri koos kontaktide ja allkirjadega (füüsiliselt osalejate puhul) ja konverentsi korralduse käigus kogunenud materjalid (esitlused, kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused, PDF koopia registreerimislehtedest, (registreerimislehtede originaal jääb tellijale) jms). 15.2Aruande esitamine ja kinnitamine 15.2.1 Aruanne tuleb esitada eesti keeles, e-versioonina ja allkirjastatult, lisad vajadusel elektroonilisel andmekandjal. Tellijal on õigus küsida aruande kohta täpsustusi. 15.2.2 Aruanne tuleb esitada tellija lepingus määratud esindajale; 15.2.3 Aruande kinnitab tellija esindaja, kes teavitab sellest pakkujat elektrooniliselt ning selle järgselt esitab töövõtja allkirjastatult üleandmise – vastuvõtmise akti. Vajadusel küsib tellija täpsustavat informatsiooni. 16.Lepingu tingimused 16.1 Edukaks tunnistatud pakkumuse esitajaga sõlmitakse töö teostamiseks töövõtuleping. 17. Järelevalve teostamine 17.1 Lepingu eesmärkide täitmise ja lepingu eesmärkide saavutamise järelevalve teostamine on tellija ülesanne.  Riigihanke alusdokumendi lisa 2 Hankelepingu projekt HANKELEPING nr Tallinn Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab põhimääruse alusel transpordi asekantsler kantsleri ülesannetes Ahti Kuningas (edaspidi tellija), ja XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool, sõlmivad käesoleva teenuse osutamise hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1. Leping sõlmitakse sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2022 konverentsi korraldamine“ riigihanke1 tulemusena ja tingimustel. 1.2. Lepingu dokumendid koosnevad lepingust, lepingu lisadest ning lepingu võimalikest muudatustest, milles lepitakse kokku pärast lepingule allakirjutamist. 1.3. Käesoleva lepingu allakirjutamise hetkel on lepingule lisatud: 1.3.1. Lisa 1. Riigihanke alusdokumendid, sh hankelepingu tehniline kirjeldus; 1.3.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus (leitavad tellija dokumendihaldussüsteemist). 2. Lepingu ese ja tähtaeg 2.1. Lepingu esemeks on reaalajamajanduse (RTE) 2022 aastakonverentsi korraldamine (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades sätestatud tingimustele. Töö hõlmab konverentsi korraldamist ning sellega seotud toitlustuse pakkumist. 2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2022 konverentsi korraldamine“ hanke tulemusena ning vastavalt RHAD-ele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele. 2.3. Töövõtja esitab 14 päeva jooksul lepingu sõlmimisest arvates tegevus- ja ajakava, kus kaardistatakse kõik eelseisvad tegevused, mh peab see sisaldama vähemalt ruumide broneerimiskinnitust, tellijaga kooskõlastatud konverentsi visuaali. Tegevus- ja ajakava on aluseks järgnevate tegevuste elluviimisel ja nende täitmise kontrollil. 2.4. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle hiljemalt 31.12.2022 vastavalt RHAD-ele, sh hankelepingu eseme tehnilisele kirjeldusele. 2.5. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 2.6. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas ühe maksena pärast töö vastuvõtmist kokku … /summa sõnadega, koos ja ilma käibemaksuta/. 2.7. Välja makstav tasu kujuneb konverentsi korraldamise maksumusest ning toitlustuse pakkumuse maksumusest. 2.8. Toitlustuse lõplik maksumus on pakkuja pakutud toitlustuse maksumus 1 inimese osas x konverentsil kohapeal osalenud inimeste arv (vastavalt hankelepingu eseme tehnilise 1 MKM hankekord § 11 1  kirjelduse punktile 6.25). 2.9. Töövõtja annab töö üle hiljemalt punktis 2.3 märgitud tähtpäeval enda poolt allkirjastatud üleandmise- vastuvõtmise aktiga. Pärast töö üleandmist kontrollib tellija 10 tööpäeva jooksul töö vastavust nõuetele ja annab töövõtjale teada, kas töö on teostatud nõuetekohaselt. Kui töö on teostatud nõuetekohaselt, siis võtab tellija töö vastu, allkirjastades üleandmise- vastuvõtmise akti, ja töövõtja võib väljastada tellijale e-arve. 3. Poolte volitatud esindajad 3.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on Sirli Heinsoo, telefon +372 639 7604, e-post [email protected]. 3.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö üleandmisel on … , telefon … , e-post … . 4. Muud sätted 4.1. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 4.2. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt veebilehel https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja- ministrid/hanketeated. 4.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt. 4.4. Poolte rahaline vastutus hankelepingu täitmisest tekkivate nõuete eest kokku on piiratud hankelepingu kahekordse summaga (välja arvatud tahtliku rikkumise korral). Tellija Töövõtja /allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/ 2  Riigihanke alusdokumendi lisa 3 Pakkumuse vorm Pakkuja andmed Ettevõtte nimi ja registrikood Seadusliku esindaja nimi, amet ja kontaktandmed (tel, e-post) Pakkuja nägemus töö teostamisest ehk reaalajamajanduse 2022 konverentsi korraldamisest Konverentsi ülesehituse kirjeldus (näiteks millistest teemaplokkidest koosneb ning millised on erinevad metoodikad /esitlusformaadid, mis võiksid erinevate teemade esitlemiseks kõige paremini sobida, vt lähemalt RHAD punkti 13.i Muu info ja kommentaarid (täita vajadusel) Pakkumuse maksumus (km-ta ja km-ga) Konverentsiteenuse osutamine 1 isiku toitlustus Kinnitan, et esitatud pakkumus on jõus kuni …. (vähemalt 90 päeva pakkumise esitamise tähtpäevast). Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta) i Vajadusel koostab pakkuja nägemuse töö teostamisest eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale.  Riigihanke alusdokumendi lisa 4 Ärisaladus Avaldame, et esitatud pakkumusest on ärisaladusega kaitstud järgmised dokumendid või teave: Jrk Dokumendi nimetus (terviktekst või Põhjendus teabe ärisaladuseks viide teksti osale) määramisest 1. 2. … Oleme teadlikud, et: a) RHS § 111 lg 5 kohaselt ei või pakkuja ärisaladusena märkida: 1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste hankelepingute puhul lisaks käesoleva punktis 1 nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid; b) juhul kui antud vorm on täitmata või esitamata põhjendus teabe ärisaladuseks määramise kohta, loeb hankija, et pakkuja poolt esitatud pakkumus või pakkumuses sisalduv teave ei ole ärisaladusega kaitstud. Nimi: _____________________________ /allkirjastatud digitaalselt/ Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta)  KÄSKKIRI 06.06.2022 nr 47 Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2022 konverentsi korraldamine" korraldamine, komisjoni ja vastutava isiku nimetamine Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas ettevõtlus- ja infotehnoloogiaministri ning majandus- ja taristuministri 09.10.2017. a käskkirjaga (registreeritud dokumendihaldussüsteemis 03.10.2017.a) nr 1.1-1/17-199 kinnitatud „Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“: 1. Korraldada riigihange sotsiaalteenuse (CPV kood CPV 79951000-5 „Seminaride organiseerimisteenused“) „Reaalajamajanduse (RTE) 2022 konverentsi korraldamine“ tellimiseks. 2. Kinnitan käskkirja punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimiseks riigihanke alusdokumendid (lisatud). 3. Tellitava sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2022 konverentsi korraldamine“ eeldatav maksumus on 60 000 eurot, millele lisandub käibemaks. Lepingu täitmise tähtpäev on 31.12.2022. 4. Määran käskkirja punktis 1 nimetatud sotsiaalteenuse tellimise eest vastutavaks isikuks Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse valdkonna juhi Sirli Heinsoo. 5. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud hanke korraldamiseks, sealhulgas pakkujate kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus: Komisjoni esimees: 5.1.Sirli Heinsoo – ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse valdkonnajuht Komisjoni liikmed: 5.2. Kristi Aruküla – ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse väliskoostöö projektijuht; 5.3. Maarja Mänd – ettevõtlus- ja tarbimiskeskkonna reaalajamajanduse projektijuht.  2 Valitud menetluse ja punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib esitada vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses sätestatud korras ja tähtajal. (allkirjastatud digitaalselt) Ahti Kuningas transpordi asekantsler kantsleri ülesannetes