Leping

Energiamajanduse arengukava aastani 2035 koostamist ettevalmistavad tegevused Riigihanke viitenumber: 249836 Hankija: Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Pakkuja: Civitta Eesti AS 30.05.2022 1 SISUKORD 1. TÖÖ TEOSTAMISE METOODIKA ............................................................................................................. 3 1.1. I etapp: ENMAK 2035 kavandamise plaani koostamine .......................................................................3 1.1.1. Avakohtumine .................................................................................................................................4 1.1.2. Dokumendianalüüsi teostamine .....................................................................................................4 1.1.3. ENMAK 2035 töörühmade kavandamise vahearuande koostamine ..............................................4 1.2. II etapp: Eesmärkide ja mõõdikute ettepanekute sõnastamine ...........................................................5 1.2.1. Hetkeolukorra analüüsi valideerimine ja üldeesmärgi seadmine töörühmades ............................5 1.2.2. Alameesmärkide sõnastamine ja mõõdikute seadmine töörühmades ..........................................6 1.2.3. ENMAK 2035 eesmärkide ja mõõdikute ettepaneku vahearuande koostamine ............................6 1.2.4. Kaasamisseminaride läbiviimine .....................................................................................................7 1.3. III etapp: Poliitikainstrumentide ettepanekute väljatöötamine ...........................................................7 1.3.1. Poliitikainstrumentide kirjeldamine töörühmades .........................................................................7 1.3.2. Kaasamisseminari läbiviimine .........................................................................................................8 1.3.3. ENMAK 2035 poliitikainstrumentide ettepaneku vahearuande koostamine .................................8 1.4. IV etapp: Projekti lõpetamine ...............................................................................................................8 1.4.1. Lõppdokumentatsiooni koostamine ja üleandmine .......................................................................9 1.4.2. Tulemuste tutvustamine .................................................................................................................9 2. AJAKAVA ...................................................................................................................................... 10 3. PAKKUJA JA MEESKONNA TUTVUSTUS .................................................................................................. 12 3.1. Civitta Eesti AS tutvustus ................................................................................................................... 12 3.2. Tartu Regiooni Energiaagentuuri tutvustus ....................................................................................... 12 3.3. Meeskonna tutvustus ........................................................................................................................ 13 3.3.1. Projektimeeskonna rollid ............................................................................................................. 15 4. KOOSTÖÖ TELLIJAGA ....................................................................................................................... 16 5. RISIKID JA RISKIDE MAANDAMISMEETMED ............................................................................................ 17 2 1. TÖÖ TEOSTAMISE METOODIKA Käesolevas pakkumuses kirjeldatud projekti metoodika ja tegevuskava koostamisel oleme lähtunud hanke tehnilises kirjelduses antud juhistest ning projekti eesmärgist. Töö on jaotatud nelja etappi: 1. I etapi sisuks on ENMAK 2035 kavandamise plaani koostamine, mille eesmärgiks on tellija ja pakkuja arusaamade ühtlustamine ning projekti teostamise metoodika täpsustamine ja kooskõlastamine. Samuti luuakse esmane ülevaade projekti teostamiseks vajalikust taustast. 2. II etapis sõnastatakse eesmärgid koos mõõdikute ettepanekutega, lähtudes eelmises etapis väljatöötatud metoodikast ning kaasates nii töörühma liikmeid kui ka väliseid osapooli. 3. III etapi käigus viiakse läbi tööseminarid poliitikainstrumentide koostamiseks. Etapi tulemused vormistatakse kokkuvõtetena. 4. IV etapi sisuks on projekti lõpetamine. Selle etapi käigus vormistatakse lõplikud dokumendid, sh visuaalne infoleht. JOONIS 1 ÜLEVAADE PROJEKTI METOODIKAST 1.1. I ETAPP: ENMAK 2035 KAVANDAMISE PLAANI KOOSTAMINE Esimese etapi eesmärgiks on koostada ENMAK 2035 kavandamise plaan. Plaani koostamise aluseks on lisaks hanke lähteülesandele ning Tellijapoolsele pakkumisele avakohtumise, Tellija ja Pakkuja vahel toimuvate konsultatsioonide ning dokumendianalüüsi tulemused. Etapi tulemusena koostatakse täpsustatud projekti metoodika ning aja- ja tegevuskava. Samuti kirjeldatakse etapi käigus meetodid, mida protsessi raames rakendatakse töörühmade tegevuste elluviimiseks. TEGEVUSED: • Avakohtumine • Dokumendianalüüsi teostamine • ENMAK 2035 töörühmade kavandamise vahearuande koostamine VÄLJUNDID: • Avakohtumise protokoll • Dokumendianalüüsi tulemustena kokkupandud olukorra analüüs 3  • Töörühmade tegevuste elluviimise meetodite kirjeldused koos täpsustatud ajaplaaniga KOOSTÖÖ TELLIJAGA/OODATAV TELLIJA PANUS: • Avakohtumisel osalemine • Töö koostamise metoodilisse plaani ja tööplaani sisendi andmine ja metoodilise plaani tagasisidestamine, sh ettepanekute tegemine töörühmade osalejate osas • Toetamine töörühmade moodustamisel, sh vajadusel endapoolsete kutsete saatmine töörühmades osalemiseks • Jooksev vajaduspõhine suhtlus töö teostajaga töö koostamise toetamiseks 1.1.1. AVAKOHTUMINE Enne projekti sisuliste tegevuste juurde asumist korraldatakse nädala jooksul peale lepingu sõlmimist projekti avakohtumine, millest võtavad osa tellija esindajad ja pakkuja meeskonna liikmed. Avakohtumise eesmärk on tagada tellija ja pakkuja sarnane arusaam projekti eesmärkidest, oodatavatest tulemustest ning ootustest koostööle. Avakohtumisel tutvustame arengukava koostamise protsessi esialgset metoodilist plaani, täpsustame ootusi töö tulemustele, sh nõutud mahule ja kvaliteedile, kogume vajalikku taustainfot ning arutame töökorralduslikke küsimusi. Muuhulgas lepitakse avakohtumisel kokku tagasiside küsimise protsess kaasamise osas. Pakkuja on selleks valmis ette valmistama küsimustiku ning andma küsimustiku tulemused Tellijale. Avakohtumine toimub eeldatavalt seitsme päeva jooksul peale lepingu allkirjastamist, kuid kohtumise täpne aeg ja koht lepitakse kokku lähtuvalt pakkuja ja tellija ajakavast. Kohtumise pikkus on orienteeruvalt kuni kaks tundi. Avakohtumise kohta koostatakse protokoll. 1.1.2. DOKUMENDIANALÜÜSI TEOSTAMINE Dokumendianalüüsi eesmärgiks on eelkõige luua Pakkuja meeskonnale vajalik taustateadmine töö edukaks teostamiseks, milleks antud juhul on töö skoopi kuuluva kolme valdkonnaga, energiajulgeolek, taastuvenergia ja energiatõhusus, seotud hetkeolukord Eestis, olulisemad trendid, valdkonna tugevused ja nõrkused. Lõplik dokumendianalüüsi skoopi kuuluvate dokumentide loetelu kooskõlastatakse Tellijaga, kuid minimaalselt kaastakse ENMAK 2035 koostamise ettepanekus toodud materjalid. Muuhulgas kaasatakse dokumendianalüüsi dokumendid, mis ei ole avalikult kättesaadavad, kuid on Tellija kasutused (juhul kui selliseid dokumente on). Dokumendianalüüsi tulemusi kasutatakse tööseminaride ettevalmistamiseks. Dokumendianalüüsi käigus saadud informatsioon süstematiseeritakse, et kasutada seda sisendina järgmistes projekti etappides. Kvaliteetselt teostatud dokumendianalüüs aitab tagada järgnevate projektietappide kvaliteedi ning ressursside mõistliku kasutamise, st erinevatelt osapooltelt küsitakse täiendavalt eelkõige seda infot, mida ei ole võimalik olemasolevatest allikatest saada. 1.1.3. ENMAK 2035 TÖÖRÜHMADE KAVANDAMISE VAHEARUANDE KOOSTAMINE Paralleelselt avakohtumise ja dokumendianalüüsi teostamisega koostab Pakkuja esimese vahearuande, mis koosneb tinglikult kahest osast: 1. Kirjeldatakse hetkeolukord, mille eesmärgiks on eelkõige anda ülevaade teemadest, mis on edasise töö teostamiseks vajalikud, sh a. olulisemad trendid, b. valdkonna/valdkondade tugevused, c. valdkonna/valdkondade nõrkused. 2. Kirjeldatakse arengukava koostamise protsess ja metoodika, sh a. töörühmade toimumise ajakava, b. töörühmade läbiviimise metoodika, sh töörühmade kestvus, peamised läbiviijad, sisu ja päevakava, c. töörühmades osalejad, 4  d. peamised töörühmades loodud väljundid koos esmase sisu/struktuuri kirjeldusega ning avalikustamis- ja kaasamiskavaga. Vahearuande koostamiseks viiakse vajadusel läbi täiendavad konsultatsioonid Tellijaga täpsustamaks nii Tellija kui ka sihtrühmade ootusi ja võimalusi töörühmades osalemiseks. Vahearuanne edastatakse Tellijale kooskõlastamiseks ning see on aluseks projekti tegevuste teostamisel. Seejuures vastavalt vajadusele vaadatakse üle ja korrigeeritakse kokkuleppel Tellijaga projekti elluviimise metoodikat ja ajakava jooksvalt ka strateegia koostamise jooksul. Meie kogemus sarnaste projektide elluviimisel näitab, et alati ei pruugi olla võimalik kõiki aspekte plaani koostades ette näha, mille tõttu võib osutuda ka vajalikuks ajakava ja metoodika jooksev korrigeerimine. Vahearuandes kajastatud info valideerimiseks ja tutvustamiseks korraldatakse Tellija ja Pakkuja vahel tööseminari vormis kohtumine, kus: • pakkuja tutvustab vahearuannet; • viiakse läbi arutelu tuvastatud informatsiooni täiendamiseks ja valideerimiseks; • pakkuja tutvustab järgneva etapi tööplaani; • teavitatakse Tellija poolt moodustatud töörühmasid protsessi etappidest ja ajakavast. Peale kohtumist täiendatakse vajadusel Pakkuja poolt vahearuannet lähtuvalt tööseminaril kogutud infost. Lisaks saadetakse pärast vahearuande arutamist koostöös tellijaga töörühmade esindajatele kutsed töörühmades osalemiseks. Meie kogemus näitab, et on suurem tõenäosus, et seotud osapooled on valmis projekti panustama ja töörühmades osalema, kui kutsete saatjaks on Tellija, mitte välise konsultandi esindajad. 1.2. II ETAPP: EESMÄRKIDE JA MÕÕDIKUTE ETTEPANEKUTE SÕNASTAMINE Teise etapi eesmärgiks on sõnastada kolme valdkonna eesmärkide ettepanekud aastaks 2035 koos eesmärkide täitmist hindavate sobilike mõõdikutega. Etapi teostamise aluseks on eelmises etapis väljatöötatud metoodika ning hetkeolukorra analüüs. Kõigi kolme valdkonna eesmärke ja mõõdikuid seatakse paralleelselt sarnase metoodika alusel. TEGEVUSED: • Kolmes peamises valdkonnas aruteluseminaride läbiviimine (3x3 seminari) • Probleemide analüüs, eesmärkide ja mõõdikute seadmine VÄLJUNDID: • Valideeritud valdkondlikud probleemid • Seatud eesmärgid ja mõõdikud • Läbiviidud kaasamisseminar • Koostatud vahearuanne KOOSTÖÖ TELLIJAGA/OODATAV TELLIJA PANUS: • Aruteluseminaride väljundite kooskõlastamine • Vajadusel seminaride läbiviimiseks vajalike ruumide organiseerimine • Jooksev vajaduspõhine suhtlus töö teostajaga 1.2.1. HETKEOLUKORRA ANALÜÜSI VALIDEERIMINE JA ÜLDEESMÄRGI SEADMINE TÖÖRÜHMADES Ettevalmistavate tegevuste järgselt on võimalik edasi minna töörühmadega planeeritud tööseminaridega. Esimeses tööseminaris (üks tööseminar iga valdkonna kohta, kestvusega 3 tundi) keskendutakse hetkeolukorra analüüsi tulemuste valideerimisele ja üldeesmärgi sõnastamisele. 5 Tööseminari esimeses pooles keskendutakse valminud hetkeolukorra analüüsi täiendamisele. Enne seminari saadetakse töörühmadele tutvumiseks eelmises etapis valminud ülevaade. Seminaril arutatakse üheskoos, kas mõni oluline aspekt on olukorra ülevaates kajastamata või vastupidi ei peaks olukorra ülevaates olema kajastatud. Lisaks prioritiseeritakse tuvastatud kitsaskohti ja tugevusi, et valida välja neist olulisemad. Vajadusel täiendatakse pärast tööseminari varasemalt koostatud olukorra ülevaadet. Hetkeolukorra analüüsi valideerimisseminar annab lisaks kõigile seminaris osalejatele ühtse arusaama valdkonna probleemistikust, tugevustest ja peamistest trendidest, mis tagab osapooltevahelise parema koostöö järgnevate tegevuste raames. Seminari teises pooles keskendutakse üldeesmärgi sõnastamisele. Eesmärkide seadmisel (nii üldeesmärgi kui ka alameesmärkide puhul) lähtutakse SMART meetodist. See tähendab, et eesmärk peab olema: ● konkreetne- arusaadav ja tulemustele suunatud, eesmärgid peaksid kirjeldama soovitud tulemust viisil, mis on üksikasjalik, keskendunud ja täpselt määratletud; ● mõõdetav- peab olema arusaadav, kas on eesmärgini jõutud; ● saavutatav- eesmärk peab olema reaalselt elluviidav mitte liiga kauge unistus; ● asjakohane- eesmärk peab vastama soovitud tulemuse saavutamisele, olema seotud teiste asjakohaste strateegiatega (nt EE2035); ● ajastatud- eesmärgil peab olema saavutamise või lõpuleviimise tähtaeg. Samas peab Pakkuja oluliseks, et seminaril ei keskendutaks mitte nii väga sõnastuslikele küsimustele, vaid sisulisele arutelule. Seetõttu või juhtuda, et üldeesmärgi lõplik sõnastamine teostatakse pärast aruteluseminari Pakkuja meeskonna poolt ning seda kooskõlastatakse töörühmaga seminaride vahelisel ajal meili teel või järgmisel tööseminaril. 1.2.2. ALAMEESMÄRKIDE SÕNASTAMINE JA MÕÕDIKUTE SEADMINE TÖÖRÜHMADES Omades ülevaadet hetkeolukorrast, sh olulisematest kitsaskohtadest ja tugevustest, ning pärast üldeesmärgi sõnastamist, on võimalik edasi liikuda alameesmärkide ja mõõdikute seadmise etappi. Eesmärkide ja mõõdikute seadmisel peame asjakohaseks lähtuda: ● sõnastatud üldeesmärgist, ● EE2035 raames sõnastatud arengusuundadest, Eesmärkide ja mõõdikute väljatöötamiseks soovime teha 2 seminari iga valdkonna kohta (kestvusega ca 3 tundi seminar). Seminaride käigus peaks toimuma nii eesmärkide sõnastamine, esmane prioriseerimine kui ka esmaste mõõdikute seadmine. Seminaride vahelisel ajal on võimalik Pakkuja meeskonnal koostöös töörühma liikumetega tegeleda eesmärkide ja mõõdikute täpsustamisega, sh alg- ja sihttasemete seadmisega. Lõplikult sõnastatud alameesmärgid ja mõõdikud kooskõlastatakse töörühma liikmetega. Vajadusel viiakse selleks läbi täiendav tööseminar. 1.2.3. ENMAK 2035 EESMÄRKIDE JA MÕÕDIKUTE ETTEPANEKU VAHEARUANDE KOOSTAMINE Pärast tööseminaride läbiviimist koostab Pakkuja vahearuande. Vahearuanne esmane versioon antakse Tellijale üle hiljemalt 5 kuud pärast lepingu sõlmimist (enne kaasamisseminari läbiviimist) ning lõplik versioon 6 kuud pärast lepingu sõlmimist (pärast kaasamisseminari läbiviimist). Vahearuande maksimaalne pikkus on 30 lehekülge ning see sisaldab: 1. Esimeses etapis kirjeldatud hetkeolukorra täpsustust, eelkõige prioritiseetimise tulemusi. 2. Iga valdkonna kohta: a. üldeesmärki, b. alameesmärke, c. mõõdikuid koos alg- ja sihttasemega. 3. Teostatud tegevuste ülevaadet. 6 Vahearuande koostamiseks viiakse vajadusel läbi täiendavad konsultatsioonid töörühmade liikmetega. Vahearuandes kajastatud info tutvustamiseks korraldatakse Tellija ja Pakkuja vahel tööseminari vormis kohtumine, kus: • pakkuja tutvustab vahearuannet; • pakkuja tutvustab järgneva etapi tööplaani. Peale kohtumist täiendatakse vajadusel Pakkuja poolt vahearuannet, samas on Pakkuja ülesandeks esitleda töörühmas kujunenud seisukohti, seega ei tohiks Tellijapoolsed täiendussoovid olla vastuolus töörühmades saavutatud seisukohtadega. 1.2.4. KAASAMISSEMINARIDE LÄBIVIIMINE Kogumaks ka laiemat tagasisidet töörühmade poolt väljatöötatud ja Tellijaga valideeritud tulemile, viiakse läbi vahetulemusi tutvustav kaasamisseminar (iga valdkonna jaoks viiakse läbi eraldi kaasamisseminar kestvusega kuni 2 tundi või juhul kui Tellija eelistab ühist kaasamisseminari, siis on Pakkujal valmisolek see läbi viia ka ühiselt). Kaasamisseminaril tutvustatakse Pakkuja poolt olulisemaid kitsaskohti, tugevusi, trende, üldeesmärki, alameesmärke ja mõõdikuid. Kaasamisseminar toimub hübriidkohtumisena (veebis ja füüsiliselt) ning eeldame, et saame selle tarbeks kasutada Tellija ruume. Kaasamisseminari kutsed saadetakse Tellija poolt tuvastatud huvigruppidele minimaalselt kaks nädalat enne seminari toimumist. Samuti tehakse hiljemalt kaks nädal enne seminari toimumist kõik materjalid kättesaadavaks www.energiatalgud.ee lehel, kus osapooltel on soovi korral võimalik anda ka kirjalikku tagasisidet. Kirjalikult1 ja kaasamisseminaridel saadud sisendist lähtuvalt korrigeeritakse vajadusel töörühmade tulemeid. 1.3. III ETAPP: POLIITIKAINSTRUMENTIDE ETTEPANEKUTE VÄLJATÖÖTAMINE Kolmanda etapi eesmärgiks on sõnastada ettepanekud sobilikeks poliitikainstrumentideks, mille kaudu jõuda eelmises etapis sõnastatud eesmärkideni. TEGEVUSED: • Kolmes peamises valdkonnas aruteluseminaride läbiviimine (2x3 seminari) • Poliitikainstrumentide kirjeldamine • Kaasamisseminari läbiviimine VÄLJUNDID: • Kirjeldatud poliitikainstrumendid eesmärkide elluviimiseks • Läbiviidud kaasamisseminar • Koostatud vahearuanne KOOSTÖÖ TELLIJAGA/OODATAV TELLIJA PANUS: • Aruteluseminaride väljundite kooskõlastamine • Vajadusel seminaride läbiviimiseks vajalike ruumide organiseerimine • Jooksev vajaduspõhine suhtlus töö teostajaga 1.3.1. POLIITIKAINSTRUMENTIDE KIRJELDAMINE TÖÖRÜHMADES Kui eesmärgid ja mõõdikud on seatud, tuleb kirjeldada tegevused, mis meid eesmärkideni viivad. Meie varasem kogemus näitab, et tihti on võimalik sobivaid poliitikainstrumente koguda juba 1 Pakkuja ei iole siinkohal arvestanud ajakuluga, mis kuluks igale tagasisidestajale eraldi vastamiseks, vaid arvestanud üksnes potentsiaalse vajadusega tagasisidest lähtuvate korrektuuride tegemiseks. 7 dokumendianalüüsi ja eesmärkide sõnastamise raames. Seega koondab esmase poliitikainstrumentide listi Pakkuja meeskond lähtuvalt varasematest tegevustest. Lisaks viiakse poliitikainstrumentide kirjeldamiseks läbi tööseminarid töörühmadega (üks seminar töörühma kohta kestvusega kuni 3 tundi). 1.3.2. KAASAMISSEMINARI LÄBIVIIMINE Kogumaks ka laiemat tagasisidet töörühmade poolt väljatöötatud tulemile viiakse läbi vahetulemusi tutvustav kaasamisseminar (üks ühine kaasamisseminar kõigile töörühmadele kestvusega kuni 2 tundi). Poliitikainstrumentide defineerimise etapis soovime avalikkusega korraldada laiapõhjalise aruteluseminari, koondamaks kokku erinevaid ideid. Meie kogemusel on ideede ja ettepanekute korjeks ja lahenduste leidmiseks üheks sobilikuks meetodiks maailmakohvikute korraldamine. See tähendab, et aruteluseminaridel luuakse väiksemad laudkonnad, kes püüavad kordamööda igale eesmärgile leida vastavaid tegevusi, mis meid sihini viiks. Peale väikest arutelu tõusevad kõik osalejad laudadest ja liiguvad järgmise eesmärgi ja laua juurde. Igal laual on lauajuht, kes grupi arutelu modereerib ja ideed kirja paneb. Ajurünnakutena oleks sobilik ka näiteks 635 meetodi kasutamine. Selle meetodi puhul 6 osalejat panevad kirja 3 lahendust 5 minuti jooksul. 5 minuti möödudes antakse paber edasi naabrile, kes tutvub kirjapandud ideedega, ning lisab viie minuti jooksul enda kolm ideed või arendab eelnevalt kirja pandud ideid edasi. 5 minuti pärast antakse taas lehed edasi naabrile, kuni lehed on kõikide grupi liikmete juurest läbi käinud. Grupid vaatavad saadud ideed ühiselt üle ning iga grupp teeb teistele kokkuvõtte oma grupi töötulemustest. Järgnevalt saab hakata grupis saadud ideid hindama ning saab hakata nende seast parimaid leidma. Pärast kaasamisseminari koondatakse Pakkuja poolt kokku ning teostatakse tegevuste „puhastamine“ (sõnastuse korrigeerimine, sarnaste tegevuste kokkukoondamine jne). Tegevuste nimekirjale teostatakse koostöös töörühmaga tööseminaril (kestvusega kuni 3 tundi) prioriseerimine, mille eesmärgiks on välja valida igale alameesmärgile kuni 6 poliitikainstrument. Poliitikainstrumentide valimisel on oluline silmas pidada, et strateegias kajastataks kõiki prioriteetseid teemasid, kuid samas ei oleks teemade hulk liialt suur, mis hiljem muudaks keerukamaks arengukava elluviimise. 1.3.3. ENMAK 2035 POLIITIKAINSTRUMENTIDE ETTEPANEKU VAHEARUANDE KOOSTAMINE Pärast tööseminaride ja kaasamisseminari läbiviimist koostab Pakkuja vahearuande. Vahearuanne esmane versioon antakse Tellijale üle hiljemalt 9 kuud pärast lepingu sõlmimist ning lõplik versiooni 10 kuud pärast lepingu sõlmimist ning selle maksimaalne pikkus on 30 lehekülge. Vahearuanne sisaldab: 1. Poliitikainstrumentide loetelu ja kirjeldusi 2. Teostatud tegevuste ülevaadet. Vahearuande koostamiseks viiakse vajadusel läbi täiendavad konsultatsioonid töörühmade liikmetega. Vahearuandes kajastatud info tutvustamiseks korraldatakse Tellija ja Pakkuja vahel tööseminari vormis kohtumine, kus: • pakkuja tutvustab vahearuannet; • pakkuja tutvustab järgneva etapi tööplaani. Peale kohtumist täiendatakse vajadusel Pakkuja poolt vahearuannet, kuid samas kuna Pakkuja ülesandeks on esitleda töörühmas kujunenud seisukohti, siis ei tohiks Tellijapoolsed täiendussoovid olla vastuolus töörühmades saavutatud seisukohtadega. 1.4. IV ETAPP: PROJEKTI LÕPETAMINE Projekti viimase tegevusena toimub eelnevate etappide käigus tehtud töö lõpetamine – vormistame lõplikud dokumendid koos lisadega ja esitame need tellijale. TEGEVUSED: 8  • Lõppdokumentatsiooni koostamine ja üleandmine • Tulemuste tutvustamine VÄLJUNDID: • Lõplikult vormistatud tulemid • Visuaalne infoleht • Tulemeid tutvustada slaidid KOOSTÖÖ TELLIJAGA/OODATAV TELLIJA PANUS: • Lõplike tulemite tagasisidestamine • Osalemine raportite tutvustamisel • Jooksev vajaduspõhine suhtlus töö teostajaga strateegia koostamise toetamiseks • Vajadusel tulemuste tutvustamiseks vajalike ruumide organiseerimine 1.4.1. LÕPPDOKUMENTATSIOONI KOOSTAMINE JA ÜLEANDMINE Projekti lõpus vaadatakse üle kõigi varasemalt teostatud tegevuste tulemid ning vajadusel tehakse neis veel viimased korrektuurid, andmaks Tellijale üle korrektselt vormistatud lõplikke dokumente. Kuigi töö vahetulemid antakse Tellijale üle jooksvalt, siis võib juhtuda, et mõne järgneva etapi tegevuste tõttu on vaja korrigeerida eelmise etappide tulemit. Lõplike dokumentidena antakse üle: • aruanne „ENMAK 2035 töörühmade kavandamine“; • aruanne „ENMAK 2035 eesmärkide ja mõõdikute ettepanek“; • aruanne „ENMAK 2035 poliitikainstrumentide ettepanek“; • visuaalne infoleht (2-3 lk; eesti, inglise ja vene keeles). Antud etapis on olulisemaks materjaliks, mida ei ole eelnevalt Tellijale esitatud, visuaalne infoleht. Selle koostamisel tehakse tihedat koostööd Tellija esindajaga, et kajastada seal seda infot, mida just Tellija peab olulisemaks laiemale avalikkusele tutvustada. 1.4.2. TULEMUSTE TUTVUSTAMINE Kokkuleppel Tellijaga toimub lõplike tulemuse tutvustamine olulisematele sihtrühmadele. Siinkohal sooviksime tutvustada kogu projekti tulemit, mitte üksnes viimaste etappide tulemit, lähtudes seejuures koostatud visuaalsel infolehel toodud sõnumitest. Tulemuste tutvustamine võiks toimuda hübriidkohtumisena, mille läbiviimiseks eeldame, et saame kasutada ka Tellija ruume. Enne tulemuste tutvustamist avalikustatakse kõik olulisemad projekti materjalid veebilehel www.energiatagud.ee kaks nädalat enne tulemuste tutvustamist. Kirjalikult ja kaasamisseminaridel saadud sisendist lähtuvalt korrigeeritakse vajadusel veel täiendavalt töörühmade tulemeid. 9 2. AJAKAVA Alljärgnevalt on esitatud tööde teostamise esialgne ajakava. Ajakava täpsustatakse vajadusel lepingu sõlmimise järgselt, lähtudes lepingu sõlmimise kuupäevast ja tellija ootustest. Ajakava koostamisel oleme: • lähtunud peatükis 1 väljapakutud metoodikast; • arvestanud Tellijapoolseid ootusi tulemuste üleandmise osas o kolm aruannet (1 kuu, 5 kuud ja 9 kuud peale lepingu sõlmimist); o kaks avalikku kaasamisüritust; o lõplik strateegiadokument esitatakse hiljemalt 10 kuud peale lepingu sõlmimist; • arvestanud on võimalike ajaliste riskidega, mis tähendab, et o võimalusel oleme planeerinud tegevuste teostamist paralleelselt; o oleme vältinud võimalusel tegevuste, mis eeldavad väliste osapoolte kaasamist, teostamist puhkuste perioodil (juuni lõpp – augusti algus ning detsembri viimande nädal) o oleme planeerinud tegevuste kooskõlastamist, tulemuste tutvustamist ja üleandmist regulaarsetel projekti jooksul, vältimaks töö Tellija ootustele mittevastavuse tuvastamist projekti lõpus; Täpsem riskianalüüs on toodud peatükis 5. JUUNI JUULI AUGUST SEPTEMBER OKTOOBER NOVEMBER DETSEMBER JAANUAR VEEBRUAR MÄRTS APRILL Kuu ja kuupäev 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 5 12 19 26 3 10 17 24 31 7 14 21 28 5 12 19 26 2 9 16 23 30 6 13 20 27 6 13 20 27 3 10 Projektinädal Ajakulu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 I ETAPP: ETTEVALMISTAVAD TEGEVUSED Avakohtumine 16 2 Dokumendianalüüsi teostamine 72 2 2 2 Vahearuande koostamine 1 1 1 1 1 1 Vahearuande koostamine 2 39 Vahearuande tutvustamine 2 Vahearuande täiendamine (vajadusel) 2 2 II ETAPP: EESMÄRKIDE JA MÕÕDIKUTE ETTEPANEKUTE SÕNASTAMINE Olukorra ülevaate valideerimise ja üldeesmärgi sõnastamise 1 1 1 1 1 1 1 Seminaride ettevalmistus 2 2 2 54 Seminaride läbiviimine 2 2 2 Kokkuvõtete koostamine 2 2 2 Alameesmärkide ja mõõdikute sõnastamise seminarid (2x3) 1 1 1 1 1 1 Seminaride ettevalmistus 2 2 2 2 84 Seminaride läbiviimine 2 2 2 Kokkuvõtete koostamine 2 2 2 10  JUUNI JUULI AUGUST SEPTEMBER OKTOOBER NOVEMBER DETSEMBER JAANUAR VEEBRUAR MÄRTS APRILL Kuu ja kuupäev 13 20 27 4 11 18 25 1 8 15 22 29 5 12 19 26 3 10 17 24 31 7 14 21 28 5 12 19 26 2 9 16 23 30 6 13 20 27 6 13 20 27 3 10 Projektinädal Ajakulu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 Vahearuande koostamine 1 1 1 1 1 1 1 Vahearuande koostamine 2 2 2 2 39 Vahearuande tutvustamine 2 Vahearuande täiendamine (vajadusel) 2 2 Kaasamisseminarid täiendusettepanekute kogumiseks 1 1 1 1 1 Seminaride ettevalmistus 2 2 Seminaride läbiviimine 37 2 Kokkuvõtete koostamine ja vajadusel vahearuande täiendamine 2 2 III ETAPP: POLIITIKAINSTRUMENTIDE ETTEPANEKUTE VÄLJATÖÖTAMINE Poliitikainstrumentide seminarid (2X3) 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Seminari ettevalmistus 2 2 77 Seminaride läbiviimine 2 2 2 2 Kokkuvõtete koostamine 2 2 2 Kaasamisseminar täiendusettepanekute kogumiseks 1 1 1 1 Seminari ettevalmistus 2 2 33 Seminaride läbiviimine 2 Kokkuvõtete koostamine 2 Vahearuande koostamine 1 1 1 1 1 1 Vahearuande koostamine 2 2 2 2 39 Vahearuande tutvustamine 2 Vahearuande täiendamine (vajadusel) 2 IV ETAPP: PROJEKTI LÕPETAMINE Lõppdokumentatsiooni koostamine ja esitamine 1 1 Lõplike aruannete ja nende lisade üleandmine 2 2 78 Visuaalse infolehe koostamine 2 2 Aruannete täiendamine (vajadusel) 2 2 2 2 Tulemuste tutvustamine 12 1 11 3. PAKKUJA JA MEESKONNA TUTVUSTUS 3.1. CIVITTA EESTI AS TUTVUSTUS Civitta Eesti kuulub rahvusvaheliselt tegutsevasse konsultatsiooniettevõtete gruppi, milles töötab rohkem kui 300 inimest. Civitta teenused hõlmavad kogu organisatsiooni strateegilist juhtimisprotsessi. Civitta aitab tuvastada organisatsiooni probleeme ja arenguvõimalusi, viia läbi vajalikke uuringuid ja hindamisi, arendada meeskonna teadmisi ja oskusi, planeerida tegevusi eesmärkide saavutamiseks, leida rahastamisvõimalusi ja viia projektid edukalt ellu. Civitta ekspertidel on pikaajalised kogemused uuringute, analüüside ja hindamiste metoodikate koostamises ning läbiviimises. Tänaseks on ettevõtte püsiklientide hulgas juhtivad teadus- ja arendusettevõtted, tööstus- ning teenusettevõtted, kõik suuremad ülikoolid ning olulisemad omavalitsused. Oma lähenemises analüüsiprojektide teostamisel seame esmatähtsaks tegevuse mõttekuse ning mõju. Soovime, et meie poolt teostatud tööd aitaksid organisatsioonides või valdkondades ellu viia soovitud muudatusi. 3.2. TARTU REGIOONI ENERGIAAGENTUURI TUTVUSTUS MTÜ Tartu Regiooni Energiaagentuur (TREA) on loodud 2009. aastal eesmärgiga edendada säästvat energeetikat ja energiajuhtimist regioonis. Agentuur keskendub energiajuhtimise edendamisele ning kaasaegse energeetika sõlmprobleemidele: energiaefektiivsus, säästev transport ja taastuvenergeetika. TREA pakub nimetatud teemadega seotud teenuseid ja konsultatsioone nii avaliku kui ka erasektori klientidele ning tegutseb aktiivselt kogemuste vahetamise eesmärgil erinevates rahvusvahelistes võrgustikes. 12 3.3. MEESKONNA TUTVUSTUS Pakkuja meeskonnal on pikaajaline koostöökogemus erinevate strateegiate koostamisel. Pakkuja on strateegia koostamiseks kokku pannud neljast inimesest koosneva tuumikmeeskonna, keda vajadusel abistavad töö elluviimisel analüütikud. Peame enda meeskonna tugevusteks: ● Varasemat mitmekülgset kogemust strateegiliste dokumentide koostamisel. Pakkuja projektijuhil Ragne Vaarikul on kogemus nii üleriigiliste, kohaliku tasandi kui ka organisatsiooni tasandi strateegiliste dokumentide koostamisega. See annab laialdase arusaama erinevate meetodite sobilikkusest erineva tasandi strateegiliste dokumentide koostamisel. ● Varasemat kogemust energiavaldkonna analüüside ja strateegiliste dokumentide koostamisel. Pakkuja meeskonna eksperdid Ülo Kask, Kalle Virkus ja Siim Meeliste on osalenud mitmete riiklikul tasandil oluliste energiavaldkonna tööde koostamisel. Näiteks on eksperdid osalenud Kohalikes omavalitsustes energiasäästu ja taastuvenergiaallikate rakendamise võimaluste analüüs koostamises kasvuhoonegaaside heite vähendamiseks. ● Kvalitatiivsete analüüsimeetodite tundmist. Projekti kvaliteetseks teostamiseks on oluline, et lisaks valdkondlikele teadmistele oleks meeskonnal ka head metoodilised oskused. Vastavad oskused on kõigil meeskonnaliikmetel, olles vedanud erinevaid valdkondlike analüüside ja kavade koostamist, sh korraldanud tööseminare ja arutelusid. ● Praktiline kogemus energiavaldkonnas. Pakkuja meeskonnaliikmetel on kõigil pikaajaline töökogemus energiavaldkonnas, omades tervikpilti valdkondlikest probleemidest ja arengutest. Selline meeskond tagab Pakkuja hinnangul kõige paremini käeolevale tööle seatud eesmärkide täitmise. Kõik projektimeeskonna liikmed panustavad kõikides etappides, mis tagab, et nad on läbivalt kursis projekti elluviimisega. Juhul kui peaks siiski mingil põhjusel osutuma vajalikuks meeskonnaliikmete vahetamine, siis on Pakkujal olemas inimressurss meeskonna liikmete asendamiseks samaväärse kvalifikatsiooniga asjatundjatega. Alljärgnevalt on lühidalt kirjeldatud meeskonna liikmete varasemaid kogemusi. Meeskonnaliikmete CV-d on lisatud pakkumusele. RAGNE VAARIK – PROJEKTIJUHT JA STRATEEGIATE KOOSTAMISE EKSPERT Ragne töötab Civitta Eestis noorempartnerina. Ragnel on Tartu Ülikoolist magistrikraad inimgeograafias ja regionaalplaneerimises. Ragnel on 15-aastane töökogemus avalikus sektoris erinevate uuringute, analüüside, strateegiate, teenuste arendamise metoodikate väljatöötamises vastutava eksperdi või projektijuhina. Valik Ragne osalusel koostatud või koostatavatest strateegilistest dokumentidest: • Keskkonnaministeerium „Keskkonnavaldkonna arengukava koostamine“ (strateegiline ekspert) • Tartu Linnavalitsus „Tartu kui easõbraliku linna strateegia kujundamine“ (projektijuht ja ekspert) • Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium „Ehitusvaldkonna pika visiooni koostamine“ (projektijuht ja ekspert) • Päästeamet „Päästeameti strateegia ja elluviimismudeli koostamine“ (projektijuht ja ekspert) • SA Tartumaa Turism „Lõuna-Eesti turismiarengukava koostamine“ (projektijuht) • Vinni Vallavalitsus „Vinni valla arengukava koostamine“ (konsultant ja projektijuht) • Väike-Maarja Vallavalitsus „Valla arengukava koostamine“ (konsultant) SIIM MEELISTE – ENERGIATÕHUSUSE EKSPERT JA ENERGIAJULGEOLEKU TÖÖRÜHMA JUHT Siim on energiatõhususe ja taastuvenergia ekspert Tepsli OÜ-s. Siimul on magistrikraad Keskkonna ja ressursside juhtimises Taani Ülikoolist. Ta on võtnud sihiks edendada parimate tehnoloogiate rakendamist riistvarast kuni tehisintellektini Siim on osalenud mitmetes energia- ja kliimavaldkonna analüüsides ja projektides, sh oli ta uuringu „Eesti Kliimaambitsiooni võimaluste tõstmise analüüsi aastani 2050“ projektijuht. Lisaks on ta eksperdina osalenud Kohalikes omavalitsustes energiasäästu ja taastuvenergiaallikate rakendamise võimaluste analüüsi koostamise protsessis. Käesolevasse hankesse 13 on Siim kaasatud eksperdina, kes tunneb energiamajanduse valdkonda, on osalenud valdkonna strateegilise planeerimise protsessides nii avaliku kui ka erasektori esindajana ning omab praktilisi oskusi kaasamisseminaride koordineerimisel. Valik Siimu osalusel koostatud või koostatavatest valdkondlikest projektidest • Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium „Kohalikes omavalitsustes energiasäästu ja taastuvenergiaallikate rakendamise võimaluste analüüs kasvuhoonegaaside heite vähendamiseks“ (ekspert) • Riigikantselei „Eesti kliimaambitsiooni võimaluste tõstmise analüüs aastani 2050“ (projektijuht ja peaekspert) • Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium „Kaugloetavate arvestite ja küttekulujaoturite paigaldamise majandusliku mõsitlikkuse ja tehnilise teostatavuse analüüs“ (projektijuht) ÜLO KASK – TAASTUVATE ENERGIAALLIKATE EKSPERT JA TÖÖRÜHMA JUHT Ülo töötab Tartu Regiooni Energiaagentuuris ja Pilvero Oüs energeetika eksperdina. Ülo on kaitsnud Tallinna Tehnikaülikoolis tehnikamagistri kraadi ja läbinud samas Masina- ja aparaadiehituse valdkonna doktoriõppe. Ülol on 46 aastane töökogemus energiamajanduse (põhirõhuga soojusmajandus) valdkonnas erinevate uuringute, analüüside, arengukavade, ekspertiiside ja metoodikate väljatöötamises vastutava eksperdi või projektijuhina ning kõrgkooli õppejõuna ja täiendkoolitajana. Ülo omab laias energeetika valdkonnas nii teoreetilisi teadmisi kui ka töökogemusi teadurina, õppejõuduna TTÜs ning energeetika eksperdina ja projektijuhina töötamise kogemust nii Eesti siseriiklikes kui Euroopa Liidu mitmete programmide projektides.Käesolevas hankes osaleb Ülo taastuvenergia eksperdina, kes Olulisemad tööd: • Tartu Linnavalitsus, Tartu linna säästva energia ja kliimakava (SECAP ehk TARTU ENERGIA 2030) (ekspert) • Saarte säästva energia ja kliimakava (Saaremaa, Hiiumaa, Muhu ja Ruhnu) (ekspert) • Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Eesti Energiamajanduse Arengukava 2030 (ekspert) • Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Kohalikes omavalitsustes energiasäästu ja taastuvenergiaallikate rakendamise võimaluste analüüs kasvuhoonegaaside heite vähendamiseks (ekspert) • Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, Heitsoojuse- ja heitjahutuse kasutamise võimalused kütte- ja/või jahutussektoris ning Eesti tõhusa kaugkütte ja -jahutuse potentsiaali hindamine (ekspert) • Rohkem kui 30 soojusmajanduse arengukava (SMAK) 14 KALLE VIRKUS – ENERGIATÕHUSUSE EKSPERT JA TÖÖRÜHMA JUHT Kalle on diplomeeritud ehitusinsener ning töötab eksperdina Tartu Regiooni Energiaagentuuris. Kallel on pikaajaline kogemus hoonete energiatõhususe eksperdina, sh on Kalle osalenud nii Tartu kliima- ja energiakava koostamise protsessis hoonete töögrupi juhina ning löönud kaasa mitmetes rahvusvahelistes projektides eksperdina (REFURB, Bridging the gap between the supply side and demand side by developing dedicated renovation packages for different market segments within the residential sector; LowTEMP, Low temperature district heating for the Baltic Sea Region; X-tendo, Extending the energy performance assessment and certification schemes via a modular approach). Kalle osaleb hankes energiatõhususe töörühma juhina. Valik Kalle osalusel koostatud või koostatavatest valdkondlikest projektidest • Tartu Linnavalitsus „Tartu linna energia- ja kliimakava koostamine“ (ekspert ja töörühma juht) • Tartu Linnavalitsus „SmartEnCity“ (ekspert) 3.3.1. PROJEKTIMEESKONNA ROLLID Järgnevas tabelis on esitatud ülevaade meeskonnaliikmete vahelisest rollide jagunemisest ning tegevuspõhisest ülesannete jaotusest. TABEL 1. MEESKONNALIIKMETE ROLLIDE JAOTUS MEESKONNALIIGE VASTUTUSALA JA ÜLESANDED PROJEKTIS Projektijuht Ragne peamiseks ülesandeks on tagada töö teostamise protsessi sujuvus ja vastavus Tellija Ragne Vaarik ootustele. Samuti panustab Ragne jooksvalt planeeritud tegevustesse lähtuvalt enda ekspertteadmisest, st erinevate strateegiate väljatöötamise kogemusest. Ragne täpsemad rollid on toodud alljärgnevalt: • Projekti metoodiline ja tehniline ettevalmistamine ja planeerimine, tegevuste täpsustamine • Projekti meeskonna töö koordineerimine • Projekti aja- ja tegevuskava jälgimine • Suhtlus Tellijaga (infovahetus, kohtumiste korraldamine jne) • Tööseminaride planeerimises osalemine • Tööseminaride läbiviimises osalemine • Vahekohtumistel osalemine ja vahetulemuste tutvustamine • Kvaliteedikontrolli teostamine • Vahearuannete sõnastamise/koostamise protsessi koordineerimine • Tulemuste üleandmine ja tulemuste tutvustamine Valdkondlikud Ekspertide roll on panustada projekti elluviimisel projekti lähtuvalt enda ekspertteadmistest, eksperdid mis sisaldab oma töörühma valdkonna tundmist. Konsultandi peamiseks rolliks on: Siim Meeliste • Projekti metoodilises planeerimises osalemine Ülo Kask • Olukorraanalüüsi ja tööseminaride materjalide ettevalmistamise koordineerimine ning kvaliteedi kontroll Kalle Virkus • Tööseminaride planeerimises osalemine • Tööseminaride läbiviimises osalemine • Vahekohtumistel osalemine ja vahetulemuste tutvustamine • Vahearuannete koostamises osalemine • Olulisematel Tellijakohtumistel osalemine Tugimeeskond / Lisaks eelpoolnimetatud meeskonnaliikmetele on projekti kaasatud vastavalt vajadusele analüütikud täiendav tugimeeskond, kelle peamiseks rolliks on meeskonna abistamine administratiivsetes küsimustes, nt • Dokumendianalüüsiks vajalike dokumentide koondamine • Vajadusel andmepäringute koordineerimine ja/või statistika kogumine • Tööseminaride tehniline ettevalmistamine • Vahearuannete tehniline toimetamine 15 4. KOOSTÖÖ TELLIJAGA Pakkujal on mitmekülgne teadmiste pagas ja pikaajaline kogemus erinevate strateegiate koostamisel. Tööde teostamisel on meie peamisteks põhimõteteks kvaliteet ja tähtaegadest kinnipidamine. Selle saavutamiseks peame oluliseks järjepidevat ja usaldusväärset koostööd Tellijaga. Projekti tegevuskavasse planeeritud ava- ja vahekohtumiste korraldamine ning projekti käigus jooksva ja avatud tagasiside vahetamine tagab, et projekti lähteülesanne, metoodiline plaan, ajakava ja projekti tulemusel valmiv aruanne vastavad täpselt Tellija ootustele ning selle läbiviimisel on arvesse võetud Tellija suuniseid. Pakkuja poolt on Tellija jaoks kontaktisikuks projektijuht, kes koordineerib koostööd Tellijaga ning ka Pakkuja meeskonnaliikmete tööd. Projekti tulemuste kvaliteedi tagamiseks ja tähtaegade täitmiseks teeme järgnevat: • Tellija ja pakkuja projektijuhtide vahel korraldatakse regulaarsed iga kahe nädala tagant toimuvad kohtumised, kuhu võimalusel ja vajadusel saab kaasata ka juhtrühma liikmeid. Kohtumistel annab pakkuja projektijuht tagasisidet projekti etappide senise käigu ja tulemuste kohta. Võimalikest tõrgetest kokkulepitud tegevus- ja ajakava täitmisel teavitatakse koheselt nende ilmnemisel. Sellise töökorralduse tulemusel on Tellijal pidevalt värske ülevaade projekti seisust. • Projektijuht valmistab ette töökoosolekute ja esitluste tarbeks vajalikud materjalid ning esitab need tellijale vähemalt kolm (3) tööpäeva enne töökoosolekut või esitluse päeva. • Projektijuht tagab, et Tellijale esitatavate materjalide kvaliteet vastaks nõuetele ning need oleks esitatud kokkulepitud vormis ja tähtaegadel. Seejuures peetakse silmas, et strateegia oleks kirjutatud korrektses eesti keeles, struktureeritud ning strateegias esitatud informatsioon (sh joonised ja tabelid) on korrektselt vormistatud ja viidatud, lõpparuandes on kasutatud kaasaegset infograafikat ning tulemuste esitlust. • Tagamaks vajadusel projektimeeskonna liikmete võimalikult kiire ja sujuva asendamise (nt haiguse korral), on Pakkuja kokku pannud meeskonna selliselt, et liikmed oleksid võimelised üksteist asendama. Samuti on Pakkuja valmis lisama meeskonda täiendavaid liikmeid. Projektimeeskonna liikmete vahetamise või lisamise vajadus kooskõlastatakse alati esmalt Tellijaga. Et tagada meie poolt lubatud tegevuste kvaliteetset teostamist, eeldame Tellijalt järgnevat: • Tellija poolse kontaktisiku olemasolu ja kättesaadavust kogu projekti läbiviimise jooksul (vastavalt kokkuleppele telefoni, e-kanalite, e-posti teel või vahetute kohtumiste näol). • Osalemine töökohtumistel, et kooskõlastada Pakkujaga metoodika, tegevus- ja ajakava, hetkeolukord, visioon, eesmärgid ja tegevussuunad. • Tööseminaride tehnilisel korraldamiselt toetamine (ruumide tagamine, vajadusel kohuvpauside korraldamine). • Viivitusteta (projekti pingelise ajakava ja teostamise mahu seisukohalt suhteliselt lühikese ajavahemiku tõttu) tagasisidet esitatud vahetulemuste kohta ning vajadusel jooksvalt tööprotsessi- ja tulemuste kohta, mis võimaldab veelgi paremini arvestada Tellija soovidega. Tähtajad vahetulemustele tagasiside saamiseks lepitakse eelnevalt kokku avakohtumisel ning vajadusel tehakse kokkuleppeid ka jooksvalt töö teostamise käigus. • Piirangute ilmnemisel operatiivse koostöö tegemist Pakkujaga, leidmaks lahendusi tekkinud olukordadele. Valmisolekut vajadusel täiendavatel vahekohtumistel osaleda, et kokku leppida vajalikud muudatused tegevus- ja ajakavas. 16 5. RISIKID JA RISKIDE MAANDAMISMEETMED Alltoodud tabelis esitatud riskianalüüsis on välja toodud projekti läbiviimisega seotud võimalikud riskid ning nende vältimise ja/või maandamise võimalused. Riskid on jaotatud lähtuvalt Pakkuja nägemusest järgnevatesse riskikategooriasse: inimesed, aeg, sisend ja protsess ning tulem. Iga riski puhul on esitatud Pakkuja hinnang selle esinemise tõenäosusele ning riski olulisusele eelkõige lähtuvalt riski realiseerumise mõjust lõpptulemusele. Lähtuvalt riski olemusest on välja toodud iga riski juurde selle ennetamis- ja/või maandamismeetmed. Riskianalüüsis toodud riskide jälgimise, ennetamismeetmete ja maandamismeetmete planeerimise eest vastutab eelkõige projektijuht. TABEL 2. RISKIANALÜÜS RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS Pakkuja Arvestades projekti elluviimisperioodi, võib Väike Keskmine Antud riski realiseerumisega kaasnevate projektimeeskonna juhtuda, et projekti elluviimise jooksul lõppeb võimalike negatiivsete mõjude vähendamiseks liikmete lahkumine Pakkujal töösuhe projekti planeeritud dokumenteeritakse Pakkuja poolt kogu vajalik meeskonnaliikmetega. Meeskonnaliikmete informatsioon. See aitab vältida olulise teabe lahkumine võib kaasa tuua tegevuste venimise või kadumist. Samuti on projektimeeskonna olulise projekti käigus kogutud teabe kadumise. liikmed osaliselt võimelised teineteist asendama ning tagama teabe edasikandumist uutele meeskonnaliikmetele. Lisaks on Pakkuja meeskonnas veel sarnase taustaga eksperte, keda vajadusel operatiivselt INIMESED projekti elluviimisse kaasata. Vastutaja: projektijuht Ressursipuudus Tööjõuressursipuudus võib tekkida nii tulenevalt Keskmine Kõrge Minimeerimaks projektimeeskonna liikmete projekti tegevuste intensiivsemast koondumisest haigestumisest või muudel põhjustel projektis konkreetsele lühemale ajaperioodile kui ka osalemise takistusest tekkivat potentsiaalset projektimeeskonnaliikmete haigestumisest ning negatiivset mõju, oleme enda puhkustest. projektimeeskonda planeerinud liikmed, kelle oskusteave osaliselt kattub. Seeläbi saavad meeskonnaliikmed üksteist asendada. Samuti on Pakkuja meeskonnas või 17  RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS koostöövõrgustikus veel sarnase taustaga eksperte, keda vajadusel operatiivselt projekti elluviimisse kaasata. Lisaks aitab ressursipuudust vältida hoolikalt planeeritud tegevuskava, mida vaadatakse üle ja uuendatakse regulaarsetel töökoosolekutel. Vastutaja: projektijuht Inimeste oskuste/teabe Projektimeeskonna oskused või arusaam Väike Kõrge Projektimeeskonda planeerides oleme mittevastavus projekti probleemist ning projektivaldkonnast ei ole lähtunud hanke lähteülesandest ning eesmärkidele piisavad saavutamaks kvaliteetset töö tulemit. komplekteerinud meeskonna vastavalt. Seejuures on meie meeskonnal nii vajalikud tehnilised oskused, kogemused erinevate strateegiliste dokumentide koostamisel ja ka vajalikud taustateadmised energiavaldkonnast. Juhul kui ilmneb, et meeskonnaliikmetel puuduvad siiski teatud vajalikud spetsiifilised oskused, siis laiendatakse projektimeeskonda täiendavaid väliseksperte kaasates. Vastutaja: projektijuht Tellija võtmeisikute Projekti elluviimisel on niisama oluline kui Pakkuja Keskmine Keskmine Antud riski realiseerumisega kaasnevate lahkumine või muul meeskond ka Tellija meeskonda kuuluvad võimalike negatiivsete mõjude vähendamiseks põhjusel projekti võtmeisikud, kes samuti võivad projekti jooksul dokumenteerib Pakkuja kogu vajaliku tegevustest kõrvale haigestuda või meeskonnast lahkuda. informatsioon, vältimaks olulise teabe jäämine kadumist. Tellija ülesandeks on antud olukorra tekkimisel, tagada võimalikult kiiresti vajalike isikute asendamine. Riski realiseerumist maandab ka asjaolu, et Tellija moodustab projekti tegevuse seiramiseks ja tulemuste heakskiitmiseks juhtrühm, kuhu kuuluvad Tellija, projekti algatajate ja projektiga seotud osapoolte 18  RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS esindajad. Juhtrühma kaasamine vähendab üksikute personalimuutuste mõju projekti edukale elluviimisele ja Tellija rolli täitmisele. Vastutaja: Tellija projektijuht Projekti tegevuste Projekti tegevuste elluviimine võib võtta Keskmine Kõrge Töö tegevuste õigeaegse elluviimise elluviimise venimine planeeritust rohkem aega nii Pakkuja poolsete tagamiseks koostatakse detailne aja- ja valearvestuste tõttu kui ka projekti kaasatud tegevuskava, mis sisaldab endas infot ka huvigruppide mittekättesaadavuse tõttu tegevuste eest vastutajate, kaasatud osapoolte (puhkused, eriolukorrad). Juhul kui konkreetsete ja nende rollide osas. Detailne aja- ja tegevuste tulem on sisendiks järgmistele tegevuskava koostatakse peale lepingu tegevustele, siis lükkab ühtede tegevuste sõlmimist ning seda uuendatakse projekti elluviimise venimine edasi ka teiste tegevuste jooksul jooksvalt ning vajadusel planeeritakse teostamist. Lisaks võib tegevuste venimise korrigeerivaid tegevusi. tulemusena kuhjuda paljude tegevuste teostamine Regulaarsetel meeskonnakoosolekutel lühemale ajaperioodile, mis omakorda toob kaasa vaadatakse üle tegevuskava ning vastavalt ressursipuuduse. ilmnenud asjaoludele reageeritakse operatiivselt (sh nt täiendava ressursi kaasamine, muudatuste tegemine, jne). AEG Juhul, kui ei leita sobivaid võimalusi erinevate osapooltega vahetuks kohtumiseks, kaalutakse võimalusi maksimaalselt kasutada e-kanaleid. Vastutaja: projektijuht (Vahe)Tulemuste Juhul kui tulemuste kinnitamine venib (sh Väike Keskmine Vahetulemuste esitamise kuupäevad kinnitamise venimine tagasiside vahearuannetele), siis ei ole Pakkujal fikseeritakse aja- ja tegevuskavas või mõnel võimalik alustada järgnevate tegevustega. muul kokkulepitud viisil, mis tagab, et Tellija Projekti tegevuste elluviimise tempot võib saab enda tööde planeerimisel arvestada mõjutada ka vajalike kokkulepete ja tagasisidestamise vajadusega. kooskõlastuste saavutamise kiirus Tellija ja Pakkuja Infovahetuses on Pakkuja võtnud eesmärgiks vahel. Risk võib realiseeruda, kui kokkulepete pidada kinni väljatöötatud ajakavast, mille saavutamine peab toimuma suure kooskõlastajate eelduseks on vahetulemuste õigeaegne ringi seas konsensuslikult. esitamine kooskõlastamiseks ning Tellija poolne õigeaegne reageerimine 19  RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS kooskõlastuspalvele. Maandamaks riski, et jooksvalt kokkulepete sõlmimine Tellija ja pakkuja vahel on aeglane ning tingib projekti elluviimise venimise, lepitakse avakohtumisel kokku, millised on kriitilised kooskõlastmise ja kokkuleppe punktid. Lisaks on Pakkuja ootus, et osapoolte projektijuhtide vahel toimuksid regulaarsed kohtumised (2 nädala tagant), kuhu on võimalus vajadusel kaasata ka juhtrühma liikmeid. Vastutaja: Tellija ja pakkuja projektijuhid Kaasatavate osapoolte Projekti vaates olulistel osapooltel ei pruugi olla Kõrge Kõrge Eeldatavalt on olulised osapooled motiveeritud aja või motivatsiooni aega, motivatsiooni, et projekti tegevustes projekti panustama tulenevalt teema puudus osaleda. Antud hanke vaates on oluline aktuaalsusest, kuid tulenevalt muudest energiajulgeoleku töörühma komplekteerimine. töökohustustest, ei pruugi neil olla piisavalt Juhul, kui kaasatavatelt osapooltelt ei saa vajalikus aega. Pakkuja meeskond saab antud kontekstis mahus sisendit, siis ei pruugi töö lõpptulemus aidata osalemiskutsete ning intervjuude ja vastata Tellija ootustele. seminaride kõrgel tasemel ettevalmistamisega, et osalejate aeg oleks kvaliteetselt kasutatud. Samuti saab Pakkuja meeskond panustada osalejate leidmisel enda kontaktvõrgustikule. SISEND ja Samas on oluline Tellijapoolne panus osalejate PROTSESS leidmisel ja kaasamisel. Lisaks lepitakse kõikvõimalike kohtumiste, intervjuude ja seminaride ajad kokku võimalikult varakult. Tegevusi, kus on oluline erinevate osapoolte panus, ei planeerita võimalusel aktiivsele puhkuste perioodile. Vastutaja: projektijuht ja konsultant Kogutud info on Erinevate tegevuste käigus kogutud info võib olla Keskmine Keskmine Triangulatsiooni meetod võimaldab vähendada 20  RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS subjektiivne või subjektiivne (peegeldab üksnes konkreetse isiku andmete mittekokkulangemise riske – infot erinevatest allikatest arvamust või vajadusi) või vastuoluline (erinevatelt kontrollitakse, kinnitatakse või lükatakse kogutud info on osapooltelt saadakse vastukäivat sisendit), mis ümber mitmest allikast pärineva infoga. vastuoluline võib ohustada lõpptulemuse kvaliteeti. Näiteks Näiteks valideeritakse seminaride käigus võib olla osapooltel motivatsiooni anda projekti kogutud informatsiooni. Samuti toimub sisendit, mis viiks nende jaoks soodsama strateegiakomponentide valideerimine strateegiadokumendini. erinevatel otsustustasanditel. Projekti käigus Kuna strateegiadokument on aluseks tulevikus kogutud andmetega seotud probleemide tegevuste planeerimise osas, sh ka ilmnemisel tagab Pakkuja kiire finantsvahendite planeerimise osas, siis on kommunikatsiooni Tellijaga, mille järel tõenäoline, et osapooled võivad lähtuda strateegia kooskõlastatakse edasised tegevused. koostamisel muudest huvidest (sh Vastutaja: projektijuht ja konsultant finantshuvidest). Kvaliteediprobleemid Teostatavad tegevused (sh tehtavad järeldused) ei Väike Kõrge Töö kvaliteedi tagab jooksev kontroll, tihe ole kvaliteetsed ning selle tulemusena kannatab ka infovahetus ja otsuste kooskõlastamine lõpptulemuse kvaliteet osapooltega. Kvaliteedikontroll on planeeritud alates metoodika täpsustamisest kuni töö valmimiseni. See tagab, et võimalikud probleemid leitakse kiiresti ning annab võimaluse neid kiiresti ja jooksvalt lahendada nii, et see ei mõjutaks oluliselt töö tulemusi. Töö kvaliteedi kontroll toimub kahel tasandil: • Tööd teostava meeskonna sisene kontroll (projekti vältel toimuvad regulaarsed töökoosolekud, kus vaadatakse läbi tehtud tööd (tulemused), lahendatakse tekkinud probleemkohad, planeeritakse edasised sammud); • Tellija teavitamine (töö erinevates etappides kaasatakse Tellija esindajad, kellega arutatakse nii töö tulemeid kui ka esile kerkinud probleeme ja 21  RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS küsimusi). Tellija-poolset kontaktisikut hoitakse jooksvalt kursis projekti käiguga. See annab Tellijale võimaluse suunata tegevusi olulistes töö etappides ning Pakkuja meeskonnale kindluse, et tehtav töö vastab Tellija soovidele. Vastutaja: projektijuht Töö tulem ei vasta Tellija Tellija ja Pakkuja on erinevalt mõistnud projekti Väike Kõrge Vaja on tagada töö tulemuste ootuste ootustele fookust ning sellest lähtuvalt ei vasta ühtlustamine enne projekti sisulist elluviimist lõpptulemused (väljundid) täies mahus Tellija ning seega kaardistatakse täpselt enne ootustele ja nägemusele. projektiga alustamist Tellija huvid ja ootused (sh millistele aspektidele erilist tähelepanu pöörata, milline on Tellija ootus töö tulemitele). Selleks viiakse läbi avakohtumine, kus töö eesmärgid ja fookus kooskõlastatakse, samuti vaadatakse üle ja hinnatakse, kas planeeritud metoodika võimaldab saavutada planeeritud tulemusi. Avakohtumise järel koostatakse detailne TULEM projekti tegevus- ja ajakava, kus kokkulepped fikseeritakse ning esitatakse vajadusel täiendatud ja ajakohastatud projekti metoodika, aja- ja tegevuskava jmt. Projekti elluviimise käigus toimuvad töökohtumised ning esitatakse regulaarselt ülevaade projekti senisest käigust, mis aitavad tagada töö eesmärgipärase elluviimise ning ühisele lõpptulemusele orienteerituse. Vastutaja: projektijuht Töö tulemused ei ole Väljatöötatud strateegias planeeritu ei pruugi olla Madal Kõrge Tellijat hoitakse jooksvalt kursis projekti rakendatavad mingil põhjusel rakendatav/saavutatav. Näiteks progressi osas, mille kaudu loodame tagada, et 22  RISKI ESINEMISE VÕIMALIK RISK RISKI KIRJELDUS OLULISUS ENNETAMIS- JA MAANDAMISMEETMED KATEGOORIA TÕENÄOSUS võivad eesmärgid olla ebarealistlikud või tulemid on maksimaalselt tellija jaoks puuduvad sobilikud hoovad eesmärkide rakendatavad. Samuti peaks rakendatavust saavutamiseks. tõstma laiapõhjaline osapoolte kaasamine, kes peaksid andma seminaride käigus sisendit planeeritu realistlikkuse osas. Vastutaja: projektijuht 23  TÖÖVÕTULEPING nr 18-9/344 15.06.2022 Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab põhimääruse alusel transpordi asekantsler kantsleri ülesannetes Ahti Kuningas (edaspidi tellija), ja ühispakkujad Civitta Eesti AS, registrikood 11092241, asukoht Riia tn 24a, Tartu 51010, mida esindab põhikirja alusel juhatuse liige Pille Kaldmaa ja Mittetulundusühing Tartu Regiooni Energiaagentuur, registrikood 80292666, asukoht Narva mnt 3, Tartu 51009, mida esindab põhikirja alusel juhatuse liige Martin Kikas, mida esindab 27.05.2022 volikirja alusel Civitta Eesti AS, juhatuse liige Pille Kaldmaa (edaspidi töövõtja), keda edaspidi nimetatakse ka üheskoos pooled ja eraldi pool, sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas: 1. Üldsätted 1.1 Leping koosneb käesolevatest eritingimustest (edaspidi eritingimused) ja üldtingimustest (edaspidi üldtingimused) ning nende lisadest. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi. 1.2 Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib prioriteetsem dokument. 2. Lepingu ese, alus ja tähtaeg 2.1 Lepingu esemeks on riigihanke „Energiamajanduse arengukava aastani 2035 koostamist ettevalmistavad tegevused" alusel tehtav töö (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades sätestatud tingimustele. Leping sõlmitakse tellija korraldatud riigihanke (viitenumber 249836) tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele.  2 2.2 Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle 10 kuu jooksul lepingu sõlmimisest. 3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1 Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu kahes osas kokku summas 46 375 eurot käibemaksuta ja 55 650 eurot käibemaksuga järgmiselt: 3.1.1 pärast hankedokumendi lisa 1 „Tehniline kirjeldus“ kohaste aruannete „ENMAK 2035 töörühmade kavandamine“ ja „ENMAK 2035 eesmärkide ja mõõdikute ettepanek“ vastuvõtmist kahepoolselt allkirjastatud üleandmis- ja vastuvõtuakti alusel 60 % ehk 27 825 eurot käibemaksuta; 3.1.2 pärast hankedokumendi lisa 1 „Tehniline kirjeldus“ kohase aruande „ENMAK 2035 poliitikainstrumentide ettepanek“ ja visuaalse infolehe kolmes keeles (eesti-, inglise- ja venekeeles) vastuvõtmist kahepoolselt allkirjastatud üleandmis- ja vastuvõtuakti alusel 40% ehk 18 550 eurot käibemaksuta. 3.2 Töövõtja esitab arve teostatud töö eest tasumiseks pärast punktis 3.1 nimetatud üleandmise- vastuvõtmise akti kahepoolset allkirjastamist. 4. Poolte volitatud esindajad 4.1 Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö vastuvõtmisel on Irje Möldre, telefon 625 6497, e-post [email protected]. 4.2 Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on Ragne Vaarik, telefon 5663 0069, e-post [email protected] 5. Lepingu lisad Lepingu allkirjastamisel on lepingule lisatud: Lisa 1 – Riigihanke alusdokumendid (leitavad riigihangete registris) Lisa 2 –Töövõtja pakkumus 6. Muud sätted 6.1 Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi kodulehel aadressil https://www.mkm.ee/ministeerium-uudised-ja- kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated 6.2 Töövõtja on teadlik, et leping on avalik. 6.3 Leping allkirjastatakse digitaalselt. Poolte allkirjad: Tellija: Ahti Kuningas Töövõtja: Pille Kaldmaa (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) 3