Leping

Saatja: Marion Tamberg </o=Politsei/ou=Exchange Administrative Group (FYDIBOHF23SPDLT)/cn=Recipients/cn=1b103638698c45bfb46132d9271d26bc-Marion Tamberg> Saaja: 'Avatar' Teema: Kutse hinnapakkumise esitamiseks Tere Siseministeerium soovib leida partnerit, kes teostaks uussisserändajate tugivõrgustike kontseptsiooni elluviimiseks vajaduspõhiselt info- ja abimaterjalide, juhiste, vormide, taotluste, trükiste jms dokumentide kirjalikku tõlget. Täpsem info manuses. Pakkumus tuleb esitada elektroonselt pakkuja ametlikult e-posti aadressilt e-posti aadressil [email protected] hiljemalt 13. veebruariks 2019. Tähtpäevast hiljem saabunud pakkumused ei kuulu läbivaatamisele. Ussisserändajate kohanemist toetavaid tegevusi rahastatakse Euroopa Liidu vahenditest Euroopa Sotsiaalfondi kaudu ja riigieelarvelistest vahenditest. Parimate soovidega Marion Tamberg kodakondsus- ja rändepoliitika osakond Siseministeerium 612 5281 | 5349 9069 Pikk 61, 15065 Tallinn <http://www.siseministeerium.ee/> <http://www.facebook.com/siseministeerium> <http://www.issuu.com/siseministeerium/docs> <http://www.flickr.com/photos/siseministeerium> <http://www.youtube.com/user/Siseministeerium> Pakkumus uussisserändajate tugivõrgustike kontseptsiooni elluviimiseks vajaliku info- ja abimaterjalide, juhiste, vormide, taotluste, trükiste jms dokumentide kirjalikuks tõlkeks Pakkuja: Avatar OÜ Reg. nr 10691324 Aadress Keldri, Kõrveküla alevik, Tartu vald, Tartu maakond, 60512 Telefon +372 740 5434 Faks +372 740 5434 E-post [email protected] Kontaktisik Maria Rand Ostja: Siseministeerium Aadress: Pikk 61, 10133 Tallinn e-mail [email protected] Kontaktisik Marion Tamberg Sisukord Pakkumuses osalemise avaldus........................................................................................... 3 Hinnapakkumus .................................................................................................................. 4 Pakkuja tutvustus ................................................................................................................ 5 Lisa 1 ................................................................................................................................ 12 2 Pakkumuses osalemise avaldus Kellele: Siseministeerium Pakkuja nimetus Avatar OÜ Registrikood 10691324 Aadress Keldri, Kõrveküla alevik, Tartu vald, Tartu maakond, 60512 URL www.avatar.ee Kontaktisik Maria Rand Kontaktisiku andmed: [email protected]; tel +372 521 8644 telefon +372 740 5434 ja +372 5568 9609 e-mail [email protected] faks +372 740 5434 postiaadress Keldri, Kõrveküla alevik, Tartu vald, Tartu maakond, 60512 Käesolevaga kinnitame, et aktsepteerime teie poolt esitatud tingimusi päringus ja vastutame oma kohustuste asjakohase ja tähtajalise täitmise eest. Kinnitan, et oleme võimelised teostama antud töö vastavalt dokumendis esitatud nõudmistele. Kinnitan, et pakkumine on jõus 90 kalendripäeva pakkumuste esitamise tähtpäevast arvates. Pakkuja seaduslik esindaja Maria Rand, juhatuse liige, /digiallkirjastatud/ (nimi, perekonnanimi, ametikoht, allkiri) 3 Hinnapakkumus Kellele: Siseministeerium Pakkuja Avatar OÜ, äriregistrikood 10691324 Hinnapakkumises on välja toodud hind 1 (ühe) lehekülje (tõlgitava teksti 1800 tähekohta, sh tühikud) kohta. Maksumus Nimetus Kogus Ühik Ühiku hind Maksumus km-ga km-ta kirjalik tõlge eesti – 1 lk 12,50 12,50 15,00 vene kirjalik tõlge eesti - 1 lk 12,50 12,50 15,00 inglise Pakkuja seaduslik esindaja Maria Rand, juhatuse liige, /digiallkirjastatud/ (nimi, perekonnanimi, ametikoht, allkiri) 4 Pakkuja tutvustus Avatar OÜ on loodud 2000. aastal. Ettevõtte põhitegevusalaks on tõlketeenused. Peamisteks klientideks on Eesti äriühingud ja riigiasutused, mõned pikaaegsed kliendid on ka välismaalt. Meie ettevõtte suurimaks varaks on meie andekas, töökas ja kohusetundlik töötaja. Meie eesmärgiks on pakkuda kvaliteetset tõlketeenust konkurentsivõimeliste hindadega Eestis ja välismaal. Oma eesmärgi saavutamiseks oleme teinud palju tööd hea tõlgibaasi loomise ja tõlkijate väljaõpetamisega. Meil töötab büroos 3 projektijuhti. Meie andmebaasis on kokku üle 300 väga hea tõlkija, osad neist teevad ka toimetamis- ja korrigeerimistööd. Lisaks kuuluvad meie tiimi erinevate erialade ja keelte terminoloogid ja erialaspetsialistid. Avatar OÜ pakub tõlketeenuse täislahendust. Kõik tõlked läbivad toimetamise ja väljastusülevaatuse. Lisaks toimetajale ja väljastusülevaatajale tegeleb tõlgetega ka vajadusel terminoloog, kes aitab välja töötada uued terminid, kui seda on vaja ja kontrollib ning parandab juba kasutatud termineid. Terminoloogid on inimesed, kes on õppinud siis vastavat eriala ja omavad ka töökogemust antud erialal. Tõlkeid teevad omale erialale spetsialiseerunud tõlkijad. Ka toimetajad teevad tööd oma eriala piires. Antud süsteem tagab tõlgete väga kõrge kvaliteedi. Kasutame ka tõlkemäluprogrammi Trados. Vajadusel/ tellija soovil on võimalik teha tõlked tõlkemäluga Trados, seega on võimalik välja töötada tellija jaoks kindel terminite andmebaas, mida ta saab ka edaspidi kasutada. Kõik töötajad on lisaks Tradose koolitusele läbinud ka Wordi ja Exceli koolituse, mis tagab ka arvutikasutamise väga kõrgetasemelise oskuse. Lisaks pakume järgnevaid tugiteenuseid: • legaliseerimine ja notariaalne kinnitamine jm, vastavalt riiklikele nõuetele • kohandamine • ümberkirjutamine • ajakohastamine • lokaliseerimine • internatsionaliseerimine • globaliseerimine • terminibaasi väljatöötamine ja haldamine • transkriptsioon • transliteratsioon • kompaktkirjastamine (DTP), • graafiline disain ja veebikujundus, esitrükk • tehnilise teksti kirjutamine • keele- ja kultuurialane nõustamine • terminite kooskõlastamine • teksti erikeelsete versioonide vastavusseviimine tõlkemälu koostamiseks • teksti erikeelsete versioonide vastavusseviimine paralleeltekstidena esitamiseks • eel- ja järelredigeerimine • teise teenuseosutaja tõlgete toimetamine ja/või erialase toimetamine • tagasitõlge Avatar Tõlkebüroo kvaliteedijuhtimise eest vastutab ettevõtte juhataja Romet Rand, kes omab pikaajalist kvaliteedijuhtimisalast kogemust, olles mitmeid aastaid olnud Eesti Juhtimiskvaliteedi Auhinna ettevõtete hindamisprotsessi juhtassessor. Tema asendajaks 5 on Maria Rand, Avatar Tõlkebüroo juhataja. Kaasates kõiki ettevõtte töötajaid kvaliteedi juhtimisse ja elluviimisse, tagatakse rahvusvahelisele tõlketeenusele ja selle osutamisele kehtestatud kvaliteedistandardite maksimaalne rakendatus. Avatar Tõlkebüroo kvaliteedijuhtimises lähtutakse tõlketeenuse Euroopa standardist „European Standard EN 15038:2006” (EVS-EN 15038:2006 „Tõlketeenus” on selle standardi eestikeelne versioon, kuna oleme rahvusvaheline ettevõte, siis on meil selle standardi rahvusvahelise versiooni sertifikaat), mille on välja töötanud European Committee for Standardization. Nimetatud standard määrab kindlaks kvaliteetteenuse nõuded tööjõu, tehniliste ressursside, kvaliteedi- ja projektijuhtimise, lepingute põhitingimuste ja teenuse osutamise tegevuskorra kohta tõlketeenuse pakkujale. Lisaks Euroopas kehtivale standardile rakendatakse Avatar Tõlkebüroos veel ka Eesti Juhtimiskvaliteedi Auhinna ettevõtete hindamisprotsessi mudeli olulisemaid osasid ja ISO 9001:2008 kvaliteedistandardi nõudeid. Avatar OÜ-l on tõlketeenuste standardi ISO 17100:2015 ja ISO 9001:2008 sertifikaadid vt Lisa 1. Osutatava tõlketeenuse kvaliteedi tagamise olulisemad valdkonnad on kliendihaldus, ressursihaldus, kvaliteedijuhtimine ja tõlkeprojektide juhtimine. 1. Kliendihaldus Kliendihaldus on vajalik tõlke vastavuse tagamiseks kliendi kasutuseesmärgile ja nõuetele. Et tõlkebüroo saaks võimalikult täpselt aru kliendi vajadustest, tuleb tal asjakohast informatsiooni koguda, ajakohasena säilitada ja kasutada. Kliendihaldus hõlmab: 1.1 Kliendiinfo 1.1.1 Kliendi kontaktandmed Avatar Tõlkebüroos on välja töötatud arvutiprogramm, millega tagatakse kliendi andmete, kontaktisikute jm info registreerimine, säilitamine, töötlemine ja kättesaadavus selleks volitatud isikutele. 1.1.2 Tekstide arhiveerimine Avatar Tõlkebüroos on kasutusel dubleeritud serverisüsteem, kus säilitatakse tellitud tekstid ja valminud tõlketööd. Serveritele ligipääs on kehtestatud vaid volitatud isikutele. 1.2 Tellimuse käsitlemine 1.2.1 Avatar Tõlkebüroos kasutusel olev tellimuste töötlusprogrammis registreeritakse ja säilitatakse iga konkreetse tellimusega kaasnenud kliendipoolne informatsioon. 1.2.2 Tellimuse vormistamisel kogub projektijuht kliendilt kogu vajaliku informatsiooni tõlke teostamiseks, selle valmimisjärgseks kliendile üleandmiseks ning müügiarvete koostamiseks. 1.2.3 Avatar Tõlkebüroo annab kliendile tema soovi korral asjakohast infot (näiteks hinnapakkumused, hinnakiri, kvaliteedi või konfidentsiaalsuse tagamise protseduur jne). 1.2.4 Hinnapakkumus tehakse ja tellimus kinnitatakse üldjuhul e-kirjavahetuse teel, vajadusel sõlmitakse töö teostamiseks leping täiendavate asjaolude fikseerimiseks. 1.2.5 Kui klient soovib tellida kiirtöö, teavitatakse klienti kvaliteedi võimalikust halvenemisest kiirtöö tõttu. 1.3 Koostöö kliendiga 1.3.1 Avatar Tõlkebüroo projektijuht peab enda poolt tegema kõik kliendisuhte toimimiseks tööprotsessi ajal, näiteks vajaduse korral konsulteerimine kliendiga algteksti sisu selgitamiseks, terminite täpsustamiseks või kinnitamiseks kliendi poolt. Projektijuht püüab kliendiga konsulteerides välja selgitada ja parandada algtekstis leiduvad ebatäpsused, vead ja puudused. 6 1.3.2 Projektijuht peab tagama asjakohase info jõudmise töö teostajateni. Selle olulisemaks allikaks on tööde halduse arvutiprogramm, kus on kõik olulisem informatsioon kirjas. Täiendavalt võib projektijuht anda töö teostajale lisainformatsiooni e-kirja teel või suuliselt. 1.3.3 Avatar Tõlkebüroo registreerib oma klientidelt saadud tagasiside. Väljastatud tõlgetes probleemide esinemise korral teeb Avatar Tõlkebüroo jõupingutusi nende vältimiseks tulevikus ja kliendi põhjendatud soovide täitmiseks. Pretensiooni laekumise korral viiakse läbi probleemse töö analüüs lähtuvalt kliendi poolt välja toodud kitsaskohtadele. Vigade ilmnemisel need parandatakse ning koos muudetud tõlke taasesitamisega teavitatakse ka klienti tehtud muudatustest. 1.4 Väljastamine 1.4.1 Avatar Tõlkebüroo tagab tellitud töö väljastamise kokkulepitud ajal, nõutava viimistlusastme ja vormistusega. Tellimuste tähtaegset valmimist saame tagada väljatöötatud süsteemiga, kuidas tõlkeprotsess käib. Näiteks suuremate projektide puhul on ajaliselt projekt ära jagatud, st kui palju tõlget peab olema valmis mingiks tähtajaks. Tõlkija peab suured projektid esitama osade kaupa, mis siis samaaegselt toimetatakse ja toimetatud teksti viidud parandusi saab tõlkija arvestada juba edasiste materjalide tõlkimise juures. Tõlke valmimise ja väljasaatmise vahele jäetakse alati piisav aeg, et jõuaks teksti toimetada ja kui peaks tekkima tõlke valmimise osas vääramatu jõu olukord, jääks veel piisavalt aega see olukord lahendada, et tõlge valmiks siiski õigeaegselt. Meie motoks on, et tõlked valmivad sellise tähtajaga ja tähtajaks, kui klient neid vajab. 1.4.2 Avatar Tõlkebüroo esitab arve raamatupidamisseadusele vastavalt ja lähtudes (prevaleerimise järjekorras) lepingust, esitatud hinnapakkumusest või Avatar Tõlkebüroo hinnakirjast. 1.5 Konfidentsiaalsus Avatar Tõlkebüroo tagab töö käsitlemisel konfidentsiaalsuse nii oma töötajate kui allhankijate poolt, võttes kasutusele asjakohased meetmed selle kohustuse täitmiseks. Selleks on ettevõttes kehtestatud konfidentsiaalse informatsiooni kasutamise ning infole ligipääsu reglement. Ettevõtte kontor on turvafirma valve all. Võimalike kahjunõuete tasumise tagamiseks on Avatar Tõlkebürool sõlmitud ka vastutuskindlustuse leping kindlustusettevõttega. Vajadusel sõlmib tõlkebüroo kliendiga konfidentsiaalsuslepingu. 1.6 Valdkonna „Kliendihaldus” tulemuste mõõtmine ning kontroll Kliendihalduse valdkonna tegevuste kvaliteedi kontrolli viivad läbi ettevõtte kvaliteedi juht ja tõlkebüroo juht. Alusinformatsioonina kasutatakse klientidelt, partneritele ja töötajatelt saadud tagasisidet, andmehaldusprogrammides kajastuvat infot ning muid asjakohaseid andmekanaleid. 2. Ressursihaldus Avatar Tõlkebüroo juhtkond tagab ettevõttes asjakohased ressursid, mis on vajalikud tellitud tõlgete kvaliteetseks teostamiseks. Ressursihaldus koosneb kahest osast: - tööjõuressursside haldus - materiaalsete ressursside haldus. 2.1 Tööjõuressursid 2.1.1 Põhikohaga personal Avatar Tõlkebüroo on järgmiste tööülesannete täitmiseks põhikohaga töötav personal: • klienditeenindus (infovahetus, selle registreerimine ja arhiveerimine jne) • hinnapakkumuste tegemine ja projektijuhtimine 7  • tõlkimine • toimetamine • väljastusülevaatus ja täiendavad teenused • tõlkebüroo ja kogu ettevõtte tegevuse juhtimine • kvaliteedi juhtimine. Kõigile põhikohaga tõlkijatele/toimetajatele on kehtestatud järgmised tingimused: • filoloogia või muu erialane tõlketööks vajalik haridus • vähemalt 4-aastane töökogemus tõlkijana/toimetajana • arvuti kasutamise oskus, sealhulgas tõlkemäluprogrammi Trados kasutamisoskus • kultuuriline pädevus vastavate keelte tõlkimiseks • täpsus, korrektsus ja kohusetunne. 2.1.2 Allhankijate valikukriteeriumid Avatar Tõlkebüroos on välja töötatud ka põhimõtted allhankijate valimiseks ja nende töö süstemaatiliseks kontrollimiseks. Avatar Tõlkebüroos pööratakse pidevat tähelepanu sellele, et tõlke teostavad asjakohase kvalifikatsiooniga ja kogemusega tõlkijad. Võimaluse korral on tõlkija/korrektori/toimetaja valikukriteeriumiks sihtkeele valdamine emakeelena. Samuti on otsustava tähtsusega vastava valdkonna tundmine, tõlkekogemus, vajalike seadmete ning arvutiprogrammide olemasolu, kasutatavad sidevõimalused jne. Avatar tõlkebüroo tõlgibaasis on tõlkijad, kes läbivad enne meie juures tõlkijaks hakkamist väga mitmed etapid, et saaksime kindlad olla nende tõlgete kvaliteedis ja oskustes. Alati selgitame välja nende tegelikud oskused ja võimed enne kui alustame nendega koostööd. Praegusel hetkel on meil välja kujunenud juba väga suur tõlkijate baas, kus me teame iga tõlkija võimeid ja oskusi väga täpselt, kuna kõik tööd toimetatakse, siis näeme nende taset ja arengut iga uut tööd parandades. Toimetajad panevad alati kirja omad kommentaarid iga töö osas ja antud süsteemi järgides tekib tõlkijate kohta nagu päevik, mida lugedes saab tõlkijast ülevaate ka inimene, kes igapäevaselt muidu ei puutu tõlkija ja tema töödega kokku. 2.1.3 Koolitus Avatar Tõlkebüroos pööratakse väga olulist tähelepanu oma töötajate arendamisele (väljaõpe ettevõttes endas, koolitused, erialakirjandus, keelenõuanded, spetsialiseerumine jne). Läbiviidavaid tõlkeprotsessi alaseid, arvutiprogrammide ja muude tõlketööks vajalike koolitusi viiakse läbi nii ettevõtte põhikohaga töötajatele, kui ka lepingulistele tõlkidele. 2.1.4 Juhendamine Avatar Tõlkebüroo juhtkond tagab oma töötajate juhendamise ja nende abistamise informatsiooniga, mis aitab kaasa tõlke kvaliteedile. 2.2 Materiaalsed ressursid Avatar Tõlkebüroo kasutab oma teenuste osutamiseks materiaalseid ressursse, mille hulka kuuluvad: • kontoriseadmed ja internetiühenduse kasutamist võimaldavad seadmed • tarkvara (arvuti- ja tõlkemälu tarkvara, andmebaasid, elektroonilised sõnastikud) • teabevara (sõnastikud, teabematerjalid, erialakirjandus mitmesuguses vormis) • arhiveerimissüsteem kliendilt tellimusega seoses saadud andmete ja materjalide (lähtetekstid, originaaleksemplarid, abimaterjal) registreerimiseks, turvaliseks varundamiseks ja säilitamiseks vastavalt konfidentsiaalsusnõuetele • tõlkijate/allhankijate andmepank, et ajakohasena ja korrastatuna säilitada andmeid nende kogemuste ja oskuste kohta ning tagada vastava info kättesaadavus asjaomastele inimestele. 8 1.3 Valdkonna „Ressursihaldus” tulemuste mõõtmine ning kontroll Ressursihalduse valdkonna tegevuste kvaliteedi kontrolli viivad läbi ettevõtte kvaliteedi juht ja tõlkebüroo juht. Alusinformatsioonina kasutatakse klientidelt, partneritele ja töötajatelt saadud tagasisidet, andmehaldusprogrammides kajastuvat infot ning muid asjakohaseid andmekanaleid. 2. Kvaliteedijuhtimine Kvaliteedi järelevalve teostamine on Avatar Tõlkebüroo jaoks esmatähtis ja see hõlmab kogu tellimuse täitmise protsessi, et tagada teenuse osutamine kooskõlas kliendi vajadustega. 3.1 Juhtkonna vastutusvaldkond 3.1.1 Avatar Tõlkebüroos on ametialaselt kindlaks määratud isikud, kes vastutavad teenuse osutamise kõikide etappide ja tagasiside ning kvaliteedisüsteemi toimimise eest vastavalt sellele standardile ja Avatar Tõlkebüroos kirjalikult kehtestatud korrale. 3.1.2 Vastutavad isikud kindlustavad, et Avatar Tõlkebürool on olemas piisavad inim- ja materiaalsed ressursid tema poolt vastuvõetud tellimuste täitmiseks . 3.1.3 Avatar Tõlkebüroos on kindlaks määratud ka isikud, kes vastutavad tellimuste/projektide kontrollimissüsteemide olemasolu eest ja tagavad tellimuste täitmise vastavalt dokumenteeritud kokkulepetele. 3.1.4 Avatar Tõlkebüroos on kehtestatud teenindusstandardid ning tööjuhendid kõikidele tellimuse täitmise etappide töötajatele. 3.2 Tellimuse täitmise kontrollimine Kõik Avatar Tõlkebüroost tellitud tööd läbivad toimetamise ja väljastusülevaatuse. Vajadusel konsulteeritakse toimetaja või erialaspetsialistiga. 3.3 Kvaliteedisüsteemi kontrollimine Kvaliteedisüsteemi järgimise eest vastutavad ettevõtte kvaliteedijuht ja tõlkebüroo juhataja. Nende ülesandeks on kontrollida, et ettevõtte kvaliteedistandardiga kehtestatud nõuded täidetakse, ning vajadusel peavad nad rakendama asjakohaseid meetmeid probleemsete valdkondade korrastamiseks. Enne tööle asumist tutvustatakse ja selgitatakse kõigile uutele töötajatele käesoleva standardi nõudeid nende tööks vajalikus ulatuses. 3.4 Tõlke kvaliteedi kontrollimine Tellimust töösse andes tagab tellimust vastu võttev Avatar Tõlkebüroo projektijuht tellija nõuete ja (eri)soovide fikseerimise andmehaldusprogrammis ning samas nende edastamise tõlkijale. Tõlkija valitakse alati antud teksti tõlkimise jaoks kõige parim. Parima tõlkija valimist lihtsustab tõlkijapäevik, kus on kirjas tema eelnevad tööde teemad, keelesuunad, kogemus, oskused ja ka vead, mis tõlkija on varasemalt teinud. Lisaks vaatab projektijuht alati iga tellimuse enne tõlkijale jagamist läbi antud teksti erialatoimetajaga, kes siis ka omaltpoolt soovitab parimat tõlkijat. Tööülesannet vastu võttes kinnitab tõlkija, et on aru saanud töö keelelistest ja vormistuslikest nõuetest ning järgib kõiki tõlkimisele esitatavaid nõudmisi. Tõlkija tööd kontrollib ja selle parandamise eest vastutab toimetaja. Tõlkijad ja toimetajad teevad tõlkeid vaid oma eriala piires, st tõlgivad vaid teemasid, mida nad on täiendanud erialast terminoloogiat õppides, kas siis koolis või töö käigus. Tõlkijatel ja toimetajatel on igas töö etapis võimalik suhelda ja konsulteerida terminoloogi ja erialaspetsialistiga. Terminoloogiline õigus tõlgetes tagatakse tihedale kootööle tõlkija, toimetaja ja terminoloogi vahel. Lisaks sellele kasutatakse tõlkemäluprogrammi Trados, mis tagab 9 tõlgetes ühtsete terminite kasutamise. Töötame pidevalt välja ja täiendame teema/ kliendispetsiifilisis terminite sõnastikke, kasutusjuhendeid ja abimaterjale. Mittevastavad tõlked tuleb kindlaks teha toimetamise või väljastusülevaatuse käigus ja muudes kontrollietappides, et need saaksid parandatud enne väljastamist. Kui selgub, et tõlge ei vasta kliendi nõuetele keelelise kvaliteedi, vormistuse ja/või muude kokkulepitud kriteeriumide osas, kasutatakse väljatöötatud süsteemi muudatuste tegemiseks, vajadusel sellest klienti informeerides, ning rakendatakse muid meetmeid kokkulepitud nõuete täitmiseks. Lepingulise tõlkija mittevastavast tõlkest tuleb viimast informeerida tagasiside vormis ja rakendada meetmeid (antud tõlkijat kaasates või mitte) tõlke parandamiseks nii, et see vastaks kliendi nõudmistele. 2.3 Valdkonna „Kvaliteedijuhtimine” tulemuste mõõtmine ning kontroll Kvaliteedijuhtimise valdkonna tegevuste kvaliteedi kontrolli viivad läbi ettevõtte kvaliteedi juht ja tõlkebüroo juht. Alusinformatsioonina kasutatakse klientidelt, partneritele ja töötajatelt saadud tagasisidet, andmehaldusprogrammides kajastuvat infot ning muid asjakohaseid andmekanaleid. 4. Tõlkeprojektide juhtimine Tõlkeprojekti võib jagada järgmisteks etappideks: 4.1 Tõlkeprojekti ettevalmistamine 4.2 Tõlkeprojekti elluviimine Tõlkeprojekti ettevalmistamine hõlmab endas vajaminevaid tegevusi tõlkeprojekti elluviimiseks vastavalt Avatar Tõlkebüroo kvaliteedistandardile ja tegevusjuhendile ning kliendi tellimusele ja soovidele. Nimetatud tegevuse raames eristatakse korralduslikke, tehnilisi ja keelelisi aspekte. Korralduslikud aspektid: - päringu registreerimine andmebaasis, mille käigus antakse projektile ID number - projekti andmete hankimine – projektijuht tutvub algmaterjalidega ning vajadusel täpsustab kliendiga töö teostamise üksikasju nagu näiteks lokaliseerimise vajadus, konfidentsiaalsusnõuded, tugiteenused, tähtajad jms - hinnapakkumuse koostamine vastavalt väljaselgitatud ja kokkulepitud tingimustele - tellimuse kinnituse saabumine ja selle registreerimine andmebaasis - projekti planeerimine (töö teostajad, vahetähtajad, projektikohaste lepingute sõlmimine jne) - kogu projekti käigu jooksev protokollimine andmebaasis, mis võimaldab leida ja jälgida ning teha igal ajahetkel kindlaks projekti etappide hetkeseis Tehnilised ressursid: - projektijuht hoolitseb selle eest, et kõik projekti jaoks vajalikud ressursid on olemas ja töö teostajatele kättesaadavad Keelelised aspektid: - projektijuht hoolitseb selle eest, et kõik projekti tellija poolt esitatud keelenõuded on andmebaasis registreeritud ja töö teostajatele kättesaadavad ning mõistetavad - kui klient on koos tellimusega esitanud terminiloendi või stiilijuhendi, tagab projektijuht nende kättesaadavuse töö teostajatele Parima tõlkija valimist lihtsustab tõlkijapäevik, kus on kirjas tema eelnevad tööde teemad, keelesuunad, kogemus, oskused ja ka vead, mis tõlkija on varasemalt teinud. Tõlkija valimisel suheldakse ka lisaks toimetajaga, kes siis oskab kõige paremini öelda, milline töö millisele tõlkijale kõige paremini sobib. Paljud tõlgid ka spetsialiseeruvad mingitele erialadele, mis on nende lemmikuteks, st neil on suur huvi neid valdkondi 10 tõlkida. Tavaliselt õpitakse siis ka lisaks antud eriala, kas siis koolis, koolitustel või töötades. Tõlkeprojekti elluviimise käigus teostatakse töö, mille klient on tellinud. Selle raames viiakse läbi tõlkimine, tõlke järelkontroll, toimetamine, lisatööd, väljastusülevaatus ja tõlke üleandmine. Tõlkimine: - tõlkija annab lähtekeelses tekstis esitatud mõtte edasi sihtkeeles, koostades teksti, mis vastab sihtkeele reeglitele ja tõlketellimuse juhistele - tõlkeprotsessi raames jälgib tõlkija terminoloogiat, grammatikat, sõnavara, stiili, vormistust, sihtgruppi ning tõlke eesmärki Tõlke järelkontroll: - järelkontrolli raames kontrollib tõlkija oma töö üle - järelkontrolli raames jälgib tõlkija, et ta on teksti mõtte õigesti edasi andnud, ei esine vigu ega vahele jätmisi ning kõik muud kokkulepitud tingimused on täidetud Toimetamine: - toimetaja on konkreetse teksti tõlkijast erinev isik, kes on piisavalt pädev nii lähte- kui ka sihtkeeles - toimetamine hõlmab endas alg- ja tõlketeksti võrdlemist, et kontrollida terminikasutuse õigsust ning ühtsust, tõlke sobivust vastava valdkonna keelepraktikaga, samuti keelekasutuse ja stiili sobivust Lisatööd: - vastavalt tellimuse tingimustele võidakse läbi viia lisatöid nagu näiteks teksti kujundamine ja küljendamine Väljastusülevaatus: - käesoleva tegevuse raames kontrollitakse, et teostatud teenus vastab tellijaga esialgselt kokkulepitud tingimustele Tõlke üleandmine: - tõlge edastatakse tellijale kokkulepitud viisil ja tingimustel Kõikide etappide kohta on Avatar Tõlkebüroos kehtestatud protseduurid, millede täitmist kontrollivad kvaliteedijuht ja tõlkebüroo juhataja. Alusinformatsioonina kasutatakse klientidelt, partneritele ja töötajatelt saadud tagasisidet, andmehaldusprogrammides kajastuvat infot ning muid asjakohaseid andmekanaleid. Pakkuja seaduslik esindaja Maria Rand, juhatuse liige, /digiallkirjastatud/ (nimi, perekonnanimi, ametikoht, allkiri) 11 Lisa 1 12 13  Töövõtuleping nr 14-12.2/626-1 25.02.2019 Siseministeerium, registrikood 70000562, aadress Pikk 61, Tallinn 15065, keda esindab kantsleri 26. oktoobri 2018. a käskkirja nr 1-5/113 „Volituste andmine varade, planeerimise ja tehnoloogia asekantslerile“ punkti 1 alusel varade, planeerimise ja tehnoloogia asekantsler Piret Lilleväli (edaspidi tellija), ja Avatar OÜ, registrikood 10691324, aadress Keldri, Kõrveküla alevik, Tartu vald, Tartu maakond 60512, keda esindab põhikirja alusel juhatuse liige Maria Rand (edaspidi töövõtja), eraldi nimetatud ka pool ja koos pooled, sõlmivad järgmise töövõtulepingu (edaspidi leping). 1. Lepingu ese 1.1. Lepinguga tellija tellib ja töövõtja kohustub kokkulepitud tingimustel ja korras teostama info- ja abimaterjalide, juhiste, vormide, taotluste, trükiste jms dokumentide kirjalikku tõlget. Tööd viiakse ellu Euroopa Sotsiaalfondi (edaspidi ESF) perioodi 2014–2020 prioriteetse suuna 2 „Sotsiaalse kaasatuse suurendamine“ meetme 2.6 „Võimaluste loomine Eestis elavate ning ühiskonda vähelõimunud püsielanike aktiivse hõive ja ühiskondliku aktiivsuse suurendamiseks ja uussisserändajate kohanemise ja hilisema lõimumise toetamiseks“ tegevuse 2.6.3 „Tugivõrgustike kontseptsiooni väljatöötamine ja rakendamine“ raames. 1.2. Töö peab vastama tellija pakkumuse kutse (lisa 2) kirjeldusele ning töövõtja esitatud pakkumusele (lisa 2). 1.3. Lepingu juurde kuuluvad lepingu sõlmimise ajal järgmised dokumendid: 1.3.1. lisa 1- tööde üleandmise-vastuvõtmise akti vorm; 1.3.2. lisa 2 – tellija pakkumuse kutse; 1.3.3. lisa 3 – töövõtja pakkumus. 2. Lepingu täitmine 2.1. Pooled on kokku leppinud töö tegemise perioodiks lepingu kahepoolsest allkirjastamisest kuni 01.03.2020. 2.2. Töövõtja kohustub andma lepingutingimustele vastavad tööd tellijale üle elektrooniliselt hiljemalt 5 (viis) tööpäeva jooksul tellimusest alates. Pakkuja peab olema valmis teostama töid vähemalt 5400 (viie tuhande neljasaja) tähemärgi, sealhulgas tühikud, ulatuses ööpäevas, s.o 3 lk. 2.3. Töövõtja on kohustatud tegema lepingu punktis 1 nimetatud töö isiklikult. Teised isikud võib töö tegemisse kaasata vaid poolte eelneval kokkuleppel. 2.4. Lepingus ja selle lisades sätestatud tähtajad ja tähtpäevad on lõplikud ning võivad muutuda üksnes poolte eelneval kirjalikul kokkuleppel. 2.5. Lisaks tööde kvaliteetsele tõlkimisele lähtekeelest sihtkeelde on töö osaks keelekorrektuur, erialane ja terminoloogiline toimetamine. Vajadusel kaasatakse tõlkimise või toimetamise protsessi selle valdkonna spetsialiste. 2.6. Tellija kontaktisik juhendab töö osutamist, tagab töövõtjale vajaliku teabe andmise ja kontrollib töö kvaliteeti. 2.7. Tellijal on õigus jooksvalt töö osutamise käiku kontrollida. Töövõtja on kohustatud tellijat teenuse tegemise käigus tekkinud probleemidest kohe teavitama ning küsima tellijalt juhiseid ja teavet. 3. Töö üleandmine ja vastuvõtmine 3.1. Töövõtja esitab teenuse tellijale vastuvõtmiseks hiljemalt lepingu punktis 2.2 nimetatud tähtpäevaks, seejärel on tellijal 5 (viis) tööpäeva aega kontrollida vastuvõtmiseks esitatud töö lepingutingimustele vastavust. Juhul kui tellija avastab vastuvõtmiseks esitatud töös vigu, puudusi või muu lepingutingimustele mittevastavuse, on tellijal õigus jätta töö vastu võtmata, teavitades töövõtjat töö lepingutingimustele mittevastavusest (edaspidi vastuväited). 3.2. Tellijal ei ole kohustust võtta tööd vastu enne, kui on saabunud lepingu punktis 2.2 kokkulepitud tähtpäev. 3.3. Töövõtja on kohustatud töö etapis ilmnenud lepingutingimustele mittevastavuse likvideerima viivitamata, kuid 5 (viis) tööpäeva jooksul nõude saamisest. 3.4. Töövõtja esitab tellijale hiljemalt tellimuse osutamise kuu viimaseks tööpäevaks osutatud töö kohta töö üleandmise-vastuvõtmise akti, milles on märgitud selle kuu vältel tehtud töö kirjeldus ja täitmise ajakulu. Juhul kui kalendrikuu jooksul tööd ei tehtud, nimetatud akti ei esitata. 3.5. Töö vastuvõtmise ajaks loetakse lepingutingimustele vastava töö üleandmise aega. 4. Töövõtjale makstav tasu 4.1. Tellija maksab töövõtjale lepingutingimustele vastava töö tegemise eest tasu summas 12,50 (kaksteist koma viiskümmend) eurot 1 (ühe) lehekülje kohta (1800 tähekohta koos tühikutega). Nimetatud summale lisandub käibemaks vastavalt kehtivatele õigusaktidele. 4.2. Töövõtja esitab tellijale pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist arve. 4.2.1. Töövõtja esitab tellijale võimaluse korral Eesti e-arve standardile vastava e-arve. E-arves peab lisaks standardis nimetatud andmetele olema esitatud ka tellija kontaktisiku ees- ja perekonnanimi. E-arvet on võimalik saata arvete operaatori Fitek AS kaudu (täpsem teave veebilehel https://fitek.ee/). E-arve loetakse laekunuks selle AS-ile Fitek laekumise kuupäevast arvates. 4.2.2. Kui töövõtjal ei ole võimalik saata xml-vormingus arvet, siis saadetakse PDF- vormingus arve e-posti aadressil [email protected]. Arve andmetes peab olema tellija kontaktisiku ees- ja perekonnanimi, lepingu number, tellimuse sisu, kogus ja projekti kood: 2014-2020.2.06.001002003.01.15-0004. 4.3. Töövõtja esitatud arve peab selgelt ja üheselt viitama lepingule ja vastama käibemaksuseaduse nõuetele. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastavat arvet ei tasuta. 4.4. Töö eest tasutakse 21 (kahekümne ühe) kalendripäeva jooksul pärast nõuetekohase arve kättesaamist. Lepingust tulenevad maksed tasutakse arvel märgitud arvelduskontole. 4.5. Lepingu hind on siduv ja lõplik ning seda ei muudeta inflatsiooni või mistahes muu põhjuse tõttu. 5. Poolte vastutus 5.1. Pooled vastutavad oma lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest. 5.2. Kui töövõtja viivitab tehtud töö üleandmisega üle lepingu punktis 2.2 kokkulepitud tähtpäeva, on tellijal õigus nõuda leppetrahvi tasumist, mille suuruseks on 50% (viiskümmend protsenti) töö maksumusest. Tellijal on õigus vähendada töövõtjale makstavat tasu leppetrahvi summa võrra. 5.3. Tellijal on õigus nõuda punktis 5.2 sätestatud leppetrahvi tasumist ka aja eest, mil töövõtja teeb töös tellija põhjendatud vastuväidete tõttu parandusi. 5.4. Konfidentsiaalsusnõude rikkumise korral on tellijal õigus nõuda ja töövõtjal kohustus maksta leppetrahvi 200 (kakssada) eurot iga sellise juhtumi korral. 5.5. Kui tellija viivitab töövõtjale tasu maksmisega üle kokkulepitud tähtaja, on töövõtjal õigus nõuda viivist summas 0,2% (null koma kaks protsenti) tasumisega viivitatud summast iga tasumisega viivitatud kalendripäeva eest, kuid kõige rohkem 50% (viiskümmend protsenti) tasumisega viivitatud summast. 5.6. Tellija peab esitama lepingust tuleneva leppetrahvi nõude töövõtjale mõistliku aja jooksul arvates päevast, mil tellija sai teada või pidi teada saama leppetrahvi nõude esitamise õigusest. 5.7. Lepingust tulenevate viiviste ja leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine ei vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingujärgsete kohustuste täitmisest. 5.8. Töövõtja vastutab oma tegevusse kaasatud kolmandate isikute eest lepingu täitmisel. Töövõtja vastutab tellija ees lepingu täitmise käigus tema töötajate tekitatud kahju eest. 5.9. Pooled vastutavad oma lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest, välja arvatud juhul, kui rikkumine on vabandatav. Kohustuse rikkumine on vabandatav, kui pool rikkus kohustust vääramatu jõu tõttu. Pooled on kohustatud rakendama kõiki meetmeid, et hoida ära teisele poolele kahju tekkimine, ja tagama võimalikult suures ulatuses lepingu täitmise. 5.10. Vääramatu jõuna käsitavad pooled asjaolu, mida pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud poolelt oodata, et ta lepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks. Vääramatu jõu esinemine peab olema tõendatud selle poole poolt, kes soovib nendele asjaoludele viidata kui alusele, et vabaneda seadusest tulenevast või lepingus sätestatud vastutusest endale lepinguga võetud kohustuste mittetäitmise või mittevastava täitmise eest. 5.11. Pool, kelle tegevus lepingujärgsete kohustuste täitmisel on takistatud vääramatu jõu tõttu, on kohustatud sellest viivitamata teisele poolele kirjalikult teatama. Teavitamiskohustuse mittetäitmisel vastutab pool oma lepingujärgsete kohustuste rikkumise eest lepingus sätestatud korras. 6. Töö kvaliteedi tagamine 6.1. Töövõtja kohustub töö tegema, kasutades oma parimaid teadmisi ja oskusi. 6.2. Tellijal on õigus kontrollida tehtud töö kvaliteeti ja lepingu tingimustest kinnipidamist. 6.3. Töövõtjal on kohustus teavitada viivitamata tellijat probleemidest, mis võivad mõju avaldada töö nõuetekohasele täitmisele, ning nõuda vajaduse korral tellijalt juhiseid ja teavet. 7. Konfidentsiaalsus 7.1. Pooled kohustuvad mitte avalikustama kolmandatele isikutele lepingu alusel saadud konfidentsiaalset teavet, välja arvatud seaduses sätestatud juhtudel. Tellija teavitab töövõtjat tellimuse esitamisel, kui tegemist on konfidentsiaalse infoga. 7.2. Töövõtja täidab kõiki kehtivaid andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte. Töövõtja ja tellija edastavad konfidentsiaalset teavet ainult nendele isikutele, kes on lepingu täitmisega otseselt seotud, ja kindlustavad, et need isikud on konfidentsiaalsusnõudest teadlikud ja seda täidavad. 7.3. Konfidentsiaalse teabena käsitavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid, teavet, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang, ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. 7.4. Vastutus konfidentsiaalsuskohustuse täitmise eest lasub töövõtjal kõigi isikute eest, kelle ta on lepingu täitmisse kaasanud. 7.5. Konfidentsiaalsusnõue kehtib ka pärast lepinguliste kohustuste täitmist tähtajatult. 8. Lepingu kehtivus ja muutmine 8.1. Leping jõustub alates lepingu allakirjutamisest mõlema poole poolt. Leping kehtib poolte kõikide lepinguliste kohustuste täitmiseni. 8.2. Tellija võib lepingu igal ajal põhjusest olenemata üles öelda, teatades sellest töövõtjat vähemalt 30 (kolmkümmend) päeva ette. Sellisel juhul on tellija kohustatud tasuma töövõtjale lepingu ülesütlemise kuupäevaks faktiliselt tehtud töö eest, välja arvatud juhul, kui lepingu ülesütlemise põhjuseks on töövõtja poolt lepingu rikkumine. Töövõtja on kohustatud andma tellijale üle lepingu ülesütlemise kuupäevaks faktiliselt tehtud töö. 8.4. Kui töövõtja ei ole tehtud tööd tellijale üle andnud hiljemalt 1 (ühe) kuu möödumisel punktis 2.2 kokkulepitud tähtpäevast arvates, on tellijal õigus ilma töövõtjale kokkulepitud tasu maksmata lepingust taganeda ning nõuda sisse lepinguga ettenähtud leppetrahv ja tekitatud kahju. 8.5. Töövõtjal on õigus leping erakorraliselt üles öelda, nõudes tellijalt lepingu ülesütlemise ajaks faktiliselt tehtud ja tellijale üle antud töö maksumuse tasumist, kui tellija viivitab töövõtjale tasu maksmisega rohkem kui 30 (kolmkümmend) päeva. 8.6. Lepingut võib muuta ainult poolte kirjalikul kokkuleppel, vastasel juhul on muudatused tühised. Lepingu muudatused vormistatakse kirjalikult lepingu lisana. 9. Pooltevahelised teated ja kontaktisikud 9.1. Pooltevahelised lepinguga seotud teated peavad olema esitatud kirjalikult, välja arvatud juhul, kui sellised teated on informatsioonilise sisuga, mille edastamisel teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi. Teade loetakse kättesaaduks: 9.1.1. kontaktisiku või tööandja e-posti aadressil elektrooniliselt saadetud teate saaja kinnitab e-kirja kättesaamist; 9.1.2. kui teade on saadetud tähitud kirjaga lepingus märgitud aadressil ning tähitud kirja postitamisest on möödunud 5 (viis) päeva. 9.2. Tellija kontaktisik lepingu täitmisel on kodakondsus-ja rändepoliitika osakonna TA peaspetsialist Marion Tamberg 612 5281, [email protected]. 9.3. Tellija kontaktisik annab juhiseid töö tegemiseks, tagab töövõtjale vajaliku teabe, kontrollib töö kvaliteeti, allkirjastab üleandmise-vastuvõtmise akti. 9.4. Töövõtja kontaktisikuks lepingu täitmisel on Kristiina Mesipuu, projektijuht, 5568 9609, [email protected] 9.5. Pooled kohustuvad mistahes kontaktandmete muudatustest teist poolt viivitamata kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis teavitama. Kuni teate kättesaamiseni loetakse teise poole jaoks kehtivaks andmed, mis on talle esitatud. 10. Lõppsätted 10.1. Töövõtja võib oma lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi (sealhulgas nõudeid) kolmandale isikule üle anda ainult tellija eelneval kirjalikul nõusolekul. Tellija nõusolek ei vabasta töövõtjat tema kohustustest juba täidetud lepingu osas ega üleandmata kohustuste osas. 10.2. Lepingu sõlmimisega kaotavad siduva jõu mistahes tahteavaldused, mida pooled on lepingu ettevalmistamise käigus teinud. 10.3. Lepingu muudatused jõustuvad pärast neile allakirjutamist mõlema poole poolt või poolte poolt kirjalikult määratud tähtpäeval. 10.4. Lepinguga seonduvaid eriarvamusi ja vaidlusi lahendavad pooled eelkõige läbirääkimiste teel. Kui lepingust tulenevaid vaidlusi ei õnnestu lahendada poolte läbirääkimistega, lahendatakse vaidlus Harju Maakohtus. 10.5. Leping on allkirjastatud digitaalselt. 11. Poolte rekvisiidid Siseministeerium nimi Avatar OÜ Pikk 61, 15065 Tallinn aadress Keldri, Kõrveküla alevik, Tartu vald, Tartu maakond 60512 612 5008 telefon 5568 9609 [email protected] e-post [email protected] (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Piret Lilleväli Maria Rand Lisa 1. Töövõtulepinguga 25.02.2019 nr 14-12.2/626-1 tehtud tööde üleandmise-vastuvõtmise akt Tellija: Siseministeerium Töövõtja: Üleantavate tööde kirjeldus  …  … Töö on teostatud nõuetekohaselt Töös esinevad järgmised puudused: .................. .................. Kõrvaldamiseks antakse täiendav tähtaeg kuni...... Puuduste tõttu alandatakse hinda................................. muude õiguskaitsevahendite kohaldamine Maksumus Rahastamisallikas Osakaal % (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaaliselt) [tellija nimi] [töövõtja nimi] [kuupäev] [kuupäev]