Põltsamaa Raamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 14.12.2018 Kehtiv kuni 14.12.2093 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 2 , AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: Kultuuriministeerium 09.01.2019 nr 1-17.1/4 Põltsamaa Raamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte 1. Järelevalve tegemise alus, aeg ja koht Järelevalvet teostati rahvaraamatukogu seaduse (edaspidi RaRS) § 11 lõike 2 alusel. Järelevalvet alustati 15. oktoobril 2018 ja seda viis läbi Kultuuriministeeriumi kultuuriväärtuste osakonna raamatukogude peaspetsialist Kristiin Meos. Põltsamaa Raamatukogus tehti järelevalvet 31. oktoobril 2018. Lisaks külastati 31. oktoobril ja 1. novembril ka maakonna rahvaraamatukogusid: Adavere Raamatukogu, Siimusti Raamatukogu ja Mustvee Linnaraamatukogu. Järelevalvet teostati 2018. aasta I poolaasta kohta. Järelevalve eesmärk oli hinnata vastavust Rahvaraamatukogu seaduses ja kultuuriministri määruses „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ toodud nõuetega lähtudes käesoleva järelevalve prioriteetidest. Kontrolliti maakonnaraamatukogu ülesannete täitmist raamatukoguteeninduse koordineerimisel: 1) kogude komplekteerimist ja töötlemist; 2) rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomist ja pidamist; 3) rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; 4) erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; 5) teatmebibliograafilise töö korraldamist. 2. Järelevalve prioriteedid Järelevalve prioriteetideks olid: 1) saada ülevaade maakonnaraamatukogu raamatukoguteeninduse prioriteetidest (maakonnaraamatukogu põhimäärus ja töökorralduse dokumendid, arengukava jms põhjal) ning maakonna rahvaraamatukogudele teavikute hankimise korraldusest; 2) hinnata maakonnaraamatukogu rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust; 3) hinnata riigi eelarvest eraldatud toetuste (teavikute soetuse ja töötaja kulude toetus) kasutamise vastavust nõuetele ning toetuse kasutamise efektiivsust; 4) hinnata rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomise ja pidamise efektiivsust ning vajalikkust; 5) saada ülevaade rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamisest ja tegevuse analüüsimisest, et hinnata statistika valdkonna tegevuse efektiivsust valdkonnas tervikuna; 6) hinnata maakonnaraamatukogu pakutava erialase nõustamise ja raamatukogutöötajatele täienduskoolituse korraldamist ja selle toimimist;  7) saada ülevaade maakonnaraamatukogu teatmebibliograafilise töö korraldamisest, et hinnata selle efektiivsust ja vajalikkust valdkonnas tervikuna. 3. Järelevalve metoodika Järelevalve tegemisel kasutati järgmisi meetodeid: 1) maakonnaraamatukogu põhimääruse, töökorralduse dokumentidega ja linnavalitsuse vaheliste lepingutega, arengukavaga, aastaaruandega ja kogutud statistikaga tutvumine ning sisu analüüs; 2) komplekteerimise halduse süsteemi kasutamisega tutvumine ja juhuvalimi alusel teavikute ostuarvete alusel tellimise, saabumise ja rahvaraamatukogule laekumise kontroll; 3) intervjuu maakonnaraamatukogu komplekteerijatega; 4) intervjuu maakonnaraamatukogus infoteeninduse eest vastutava raamatukoguhoidjaga; 5) intervjuu maakonnaraamatukogus personalikoolituste eest vastutava töötajaga; 6) intervjuu maakonnaraamatukogus statistilise aruandluse eest vastutava töötajaga; 7) intervjuu kolme kuni viie maakonnas asuva rahvaraamatukogu raamatukoguhoidjaga. 4. Olukorra kirjeldus ja analüüs Põltsamaa Raamatukogu on Jõgeva maakonna maakonnaraamatukogu. Põltsamaa Raamatukogul on kolm üksust: kogude arenduse osakond; teenindusosakond; lasteosakond. Põltsamaa Raamatukogul on kuus haruraamatukogu ja üks välisteeninduspunkt. Kokku on Jõgeva maakonnas 27 rahvaraamatukogu. Raamatukogu ülesanded, juhtimise korraldus, juhi õigused ja kohustused, raamatukogu struktuur ning muud tegevuse korraldamise olulised küsimused on sätestatud Põltsamaa Raamatukogu põhimääruses, mille on kinnitanud Põltsamaa Vallavolikogu määrusega 18.01.2018 nr 1. Põhimääruse jõustumise kuupäev on 28. jaanuar 2018. Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise kohta ettepanekute tegemiseks on rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude raamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks moodustatud seitsmeliikmeline Põltsamaa Raamatukogu nõukogu. Nõukogu moodustamise kord, pädevus ja töökord on sätestatud Põltsamaa Raamatukogu Põhimääruses. Nõukogusse kuuluvad Põltsamaa Vallavalitsuse esindaja Riho Laanes, üldhariduslike koolide esindaja Marika Viks, koolieelsete lasteasutuste esindaja Inge Toode, ettevõtjate esindaja Andres Kert, pensionäride esindaja Helle Rümmel, raamatukogu esindaja Kristel Rohtla ning valla maapiirkondade esindaja Liia Aun. Raamatukogu teeninduse korraldus ning lugejate õigused ja kohustused on kehtestatud Põltsamaa Linnavolikogu kinnitatud Põltsamaa Raamatukogu kasutamise eeskirjas. Kasutamise eeskirja redaktsiooni jõustumise kuupäev on 31. jaanuar 2017. Kasutamise eeskiri on lugejatele teatavaks tehtud Põltsamaa Raamatukogu kodulehel. Kultuuriministeeriumile haldusjärelevalve dokumentide esitamise raames saadetud kirjas kirjutas raamatukogu direktor, et Põltsamaa Raamatukogu kasutamise eeskiri on muutmisel ning see esitatakse Põltsamaa Vallavolikogule kinnitamiseks 2019. aasta alguses. Lugejad registreeritakse isikut tõendava dokumendi alusel raamatukogu lugejate andmebaasi RIKS järgmiste andmetega: nimi, elukoht, telefon, elektronposti aadress, lugejarühm, isikukood. Lisaks saa Põltsamaa Raamatukogu andmeid lugejate tervisliku seisundi kohta koduteeninduse korraldamiseks valla sotsiaalosakonnast. Lugeja annab raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta allkirja lugejate andmebaasist väljaprinditud registreerimislehele. Allkirjastatud registreerimislehti säilitatakse alaliselt lukustatud kapis. Hetkel kehtivas kasutamise eeskirjas ei ole selgitatud, kuidas raamatukogu lugejaandmeid töötleb ja kuidas on lugejal võimalik andmete 2 (6) töötlemise nõusolek tagasi võtta. Raamatukogu direktor selgitas, et info lugejaandmete kasutamise kohta lisatakse uuendatud kasutamise eeskirja. Kogude komplekteerimine ja töötlemine 2017. aastal oli Jõgeva maakonnas 27 rahvaraamatukogu. Haldusreformi tulemusel liikusid rahvaraamatukogud maakondade vahel, kuid liikumiste tulemusena on ka 2018. aasta I poolaasta seisuga Jõgeva maakonnas 27 rahvaraamatukogu. Põltsamaa Raamatukogu ja Jõgeva maakonna kohalike omavalitsuste vahel sõlmitakse iga aasta alguses aasta lõpuni kehtiv teenuste leping. Lepinguga reguleeritakse kogude komplekteerimise, süsteemi RIKS kirjete koostamise ja korrastamise, andmebaasi majutamise, nõustamise ja täiendkoolituste korraldamise kord ning arveldamise kord. Lisaks on Põltsamaa Raamatukogul koostatud teavikute komplekteerimispõhimõtete ja säilitamise tähtaegade dokument, mis on kinnitatud direktori käskkirjaga 4. juunil 2018. Komplekteerimispõhimõtete koostamisel on lähtutud kultuuriministri 12.07.2004 määrusest nr 9 „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“, kultuuriministri 09.01.2015 määrusest nr 1 „Rahvaraamatukogudele riigieelarvest finantseeritavate kulude jaotamise kord“ ning Põltsamaa Vallavolikogu 18.01.2018 määrusest nr 1 „Põltsamaa Raamatukogu põhimäärus“, mis sätestab asutuse põhiülesandeks koguda, säilitada ja teha lugejale kättesaadavaks temale vajalikud trükised, auvised ja teised teavikud ning avalikud andmebaasid. Komplekteerimispõhimõtted on suunav juhend komplekteerimisalase töö ühtsete põhimõtete väljatoomiseks. Põltsamaa Raamatukogus koostab teavikute koondtellimusi kogude spetsialist. Kogude spetsialist edastab iga kümne tööpäeva järel rahvaraamatukogudele tellimusnimekirja koos raamatusoovituste ja hindadega. Maakonna rahvaraamatukogud valivad teavikuid ise, maakonnaraamatukogu kogude spetsialist koostab rahvaraamatukogude tellimuste alusel koondtellimuse. Teavikud toob rahvaraamatukogudele kohale teavikute jae- ja hulgimüüja. Maakonnaraamatukogu tellimuste andmebaas sisaldab tellimuste kohta järgmisi andmeid: teaviku autor(id) ja pealkiri, köide, kirjastaja, tarnija, tellitud teavikute arv. Andmed tellitud teavikute kohta on tellimuste andmebaasis raamatukogude kaupa. Teavikute staatust muudetakse andmebaasis: saabumata teavik teavik lugejatele nähtav, teaviku saabudes muutub selle asukoht. Tellimuste eest tasumine käib arvete alusel. Riigieelarvest eraldatud toetuse eest ostetud teavikute arved tasub maakonnaraamatukogu kogude spetsialist, kohaliku omavalitsuse eelarvest ostetud teavikute eest tasuvad rahvaraamatukogud ise. Rahade kasutamise osas peab maakonnaraamatukogu kogude spetsialist lisaks tellimuste andmebaasis olevale infole ka eraldi arvestust. Põltsamaa Raamatukogusse saabunud teavikud võetakse vastu saatedokumendi alusel. Saatedokumendita saabunud teavikute kohta koostatakse vastuvõtuakt, näiteks annetuste puhul. Vastuvõtuaktil tuuakse järgmised andmed: akti koostamise kuupäev, akti koostaja nimi, teavikute saamise viis ja tarnija, vastuvõetud teavikute kogumaksumus, akti koostaja allkiri. Vastuvõtuakti juurde kuuluvas nimekirjas tuuakse järgmised andmed: teaviku autor ja pealkiri, hind, saabunud eksemplaride arv, eksemplaride maksumus. Maakonnaraamatukogult teisele raamatukogule üleantava saadetise kohta saatelehte ei koostata, sest teavikud tarnivad rahvaraamatukogudele jae- ja hulgimüüjad. Teavikute arvele võtmise kontrolli teostatakse elektroonilises andmebaasis RIKS. Igal raamatukogul on oma saatelehtede numeratsioon. Raamatukogu peab kogude suuruse, koostise ja rahalise väärtuse ning nendes tehtud muudatuste kohta arvestust raamatukogu elektroonilises andmebaasis RIKS, sh jooksval aastal lisandunud nimetuste osas. Arvestuse alusel kontrollitakse varade olemasolu, koostatakse statistikaaruandeid ja analüüsitakse töötulemusi. Ajakirju ja ajalehti arvestatakse aastakomplektidena. 3 (6) Välisteeninduspunkti ja mujale, näiteks näitusele viidavad teavikud märgistatakse elektronkataloogis, nende tagasi saabumisel raamatukogusse tehakse sellekohased parandused ka elektronkataloogis. Teavikute arvestuse dokumentatsiooni säilitatakse maakonnaraamatukogus kuni viis aastat. Elektroonilises andmebaasis RIKS olevaid andmeid säilitatakse alaliselt. Tulenevalt raamatupidamise seaduse § 12 lõigetest 1 ja 2 tuleb raamatupidamise algdokumente ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, säilitama seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Ettepanek säilitada maakonnaraamatukogus teavikute arvestuse dokumentatsiooni samuti seitse aastat. Järelevalve raames kontrolliti juhuvaliku alusel, kas arvetel märgitud tellitud teavikud on elektroonilisest andmebaasist leitavad. Kontrolliti järgmiste teavikute olemasolu: „Kolm päeva kadunud“, „Toimetulek leinaga“, „Linnutiivul“. Kõik kontrollitud teavikud olid elektroonilisest andmebaasist korrektselt leitavad. Kõik Põltsamaa Raamatukogu teavikud on elektronkataloogis kajastatud ja lugejatele kättesaadavad. Elektronkataloogis on teavikuid võimalik leida autori, pealkirja, laadi, liigi, märksõna, vöötkoodi, standardnumbri, keele ja sarja pealkirja järgi. Maakonnaraamatukogu kogude spetsialist on komplekteerimist käsitlevatel koolitustel osalenud igal aastal. Kogude spetsialisti hinnangul sujub koostöö maakonna rahvaraamatukogudega komplekteerimisalaselt väga hästi. Maakonnaraamatukogu korraldab rahvaraamatukogude töötajatele koolituspäevi komplekteerimise ja kogude kujundamise teemadel ning iga päev suheldakse samadel teemadel e-kirja ja telefoni teel. Lisaks külastab kogude spetsialist maakonna rahvaraamatukogusid ning nõustab töötajaid raamatukogudes kohapeal. Järelevalve raames külastatud maakonna rahvaraamatukogud arvasid, et koostöö maakonnaraamatukogu kogude spetsialisti ja komplekteerijatega on tihe ja väga hea. Raamatukoguhoidjad tõid välja, et kogude spetsialist ja komplekteerijad on abivalmid ja toetavad ning teevad tänuväärset tööd. Rahvaraamatukogude töötajatele korraldatakse koolituspäevi ning neid nõustatakse jooksvalt. Raamatukoguhoidjad on rahul, et nad saavad teavikuid ise valida. Heaks teenäitajaks peetakse maakonnaraamatukogu kogude spetsialisti koostatud teavikute soovitusnimekirja. Uued teavikud jõuavad jae- ja hulgimüüjate kaudu raamatukogudesse reeglina kaks kuni kolm korda kuus, vahel isegi neli korda. Bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomine ja pidamine Põltsamaa Raamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi. Kodulooandmebaas kuulub elektroonilise andmebaasi RIKS juurde, kirjed on andmebaasi koondatud automaatselt RIKSis olevate märksõnade alusel. Kodulooandmebaasi ei lisata enam ajalehtede ja ajakirjade artikleid, sest need on kättesaadavad Eesti Rahvusraamatukogu digitaalarhiivis DIGAR. Kodulooandmebaasi täiendamine ei eelda eraldi bibliograafi olemasolu maakonnaraamatukogus. Lisaks kodulooandmebaasile on Põltsamaa Raamatukogu loonud nimestikud: Jõgevamaaga seotud tähtpäevad; koduloolisi väljaandeid. Neid nimestikke täiendatakse jooksvalt. Rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamine ja tegevuse analüüsimine Põltsamaa Raamatukogus kogub maakonna rahvaraamatukogude statistikat Põltsamaa Raamatukogu peaspetsialist. Maakonna rahvaraamatukogud esitavad maakonnaraamatukogule statistikat kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude 4 (6) statistilise ja sisulise töö koondaruande jaoks. Lisaks kogub ja analüüsib maakonnaraamatukogu peaspetsialist jooksvalt statistikat vastavalt vajadusele, näiteks e-teenuste, tehnikaseadmete, WiFi jms osas. Analüüsi tulemusel koostatakse Jõgeva maakonna kohalikele omavalitsustele ning Kultuuriministeeriumile teatisi ja koondaruannete alusel saadetakse kohalikele omavalitsustele raamatukogude kohta kokkuvõtted. Erialane nõustamine ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamine Põltsamaa Raamatukogus tegeleb erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega raamatukogu peaspetsialist. Maakonna rahvaraamatukogudelt kogutakse koolitusvajaduse osas sisendit regulaarselt. Vajadustega arvestatakse võimaluse piires ja olenevalt sellest, millised teemad on päevakorras. Igal aastal korraldatakse vähemalt üks kirjandusloeng ning lisaks korraldatakse psühholoogiaalaseid koolitusi. Koolitused toimuvad Põltsamaa Raamatukogus. 2017. aastal korraldas maakonnaraamatukogu 11 täienduskoolitust ja viis jooksvalt läbi erialast nõustamist. Erialane nõustamine toimus telefonitsi, e-kirja teel ning raamatukogudes kohapeal. Maakonnaraamatukogu külastas igat rahvaraamatukogu keskmiselt üheksa korda. Erialase nõustamise põhirõhk oli kogude puhastamise ja ringluse temaatikal ning haldusreformist tulenevate muudatuste arutelul. Maakondlike täienduskoolituste õppekava põhines Raamatukoguhoidja taseme 6 ja 7 kutsestandardi kompetentsidel. Enim tähelepanu said kogude kujundamise ja töötlemise ning laste- ja noortetöö temaatikad. Teadmisi omandati ka kaasaegsest kirjandusest, nutiseadmete kasutamisest raamatukogus ning eesti ja välisriikide praktikatest. 2018. aasta koolitusstatistikat ja teemade ülevaadet veel kokku koondatud pole. Järelevalve raames külastatud maakonna rahvaraamatukogud on Põltsamaa Raamatukogu korraldatud koolitustega rahul ja peavad neid mitmekesisteks. Koolitused on heal tasemel, koostöö raamatukoguhoidjate koolitamise ja nõustamise osas on tihe ja väga hea. Teatmebibliograafilise töö korraldamine Põltsamaa Raamatukogus vastavad päringutele kõik raamatukoguhoidjad. Maakonnaraamatukogu töötajate sõnul väheneb infopäringute arv iga aastaga. 2018. aasta oktoobri seisuga on Põltsamaa Raamatukogule esitatud 58 päringut, millest suurema osa moodustavad teemapäringud. Maakonnaraamatukogu töötajate hinnangul on mõistetav, et päringute arv langeb, sest töötajad panevad rõhku lugejate koolitamisele. Kui lugeja on läbinud infootsingu koolituse, oskab ta edaspidi soovitud teavikuid ise otsida. Maakonna rahvaraamatukogude töötajad on rahul, et keerulisemate päringute korral aitavad maakonnaraamatukogu töötajad neid alati. 5. Kokkuvõttev hinnang Põltsamaa Raamatukogule kui maakonnaraamatukogule Põltsamaa Raamatukogu kui maakonnaraamatukogu täidab eeskujulikult RaRSis sätestatud maakonnaraamatukogu ülesandeid raamatukoguteeninduse koordineerimisel Jõgeva maakonnas. Teavikuid valivad kõik maakonna rahvaraamatukogud ise, kuid maakonnaraamatukogu kogude spetsialisti tööd hinnatakse tellimusnimekirjade ja raamatusoovituste koostamisel kõrgelt. Teavikud viib rahvaraamatukogudele kohale teavikute jae- ja hulgimüüja. Põltsamaa Raamatukogul on koostatud ka teavikute komplekteerimispõhimõtete ja säilitamise tähtaegade juhend, milles on välja toodud komplekteerimisalase töö ühtsed põhimõtted. Kogude spetsialist peab komplekteerimiseelarvete arvestust iga maakonna rahvaraamatukogu kohta eraldi, mistõttu on komplekteerimine korraldatud maakonnas läbipaistvalt. 5 (6) Põltsamaa Raamatukogu haldab kodulooandmebaasi, mis täieneb elektroonilises andmebaasis RIKS teavikutele lisatud märksõnade alusel automaatselt. Seega on töötajate panus kodulooandmebaasi täiendamisele minimaalne. Põhiline töö tehakse ära teavikute märksõnastamisel. Maakonnaraamatukogu nõustab ja abistab rahvaraamatukogusid vajadusel teatmebibliograafia teenuse pakkumisel. Samas tõdetakse, et päringute esitamine aasta-aastalt väheneb, sest kasutajad on teadlikumad ja oskavad elektroonilist andmebaasi RIKS ise kasutada. Põltsamaa Raamatukogu korraldab maakonna rahvaraamatukogudele igakuiseid koolituspäevi, mida rahvaraamatukogude töötajad kõrgelt hindavad. Põltsamaa Raamatukogu korraldab statistilist aruandlust kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande raames ning analüüsib valdkonna tegevuse efektiivsust jooksvalt. Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise kohta ettepanekute tegemiseks on rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude raamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks moodustatud seitsmeliikmeline Põltsamaa Raamatukogu nõukogu, mille töö toetab maakonnaraamatukogu koordineerimisülesannete täitmist. Järelevalve raames hinnatakse riigieelarvest finantseeritud toetuse kasutamist maakonnaraamatukogu nelja töötaja töötasudeks ja ülalpidamiseks eesmärgipäraseks. Langenud on küll teatmebibliograafia teenuse ja kodulooandmebaasi haldamise osatähtsus, ent samas suureneb märkimisväärselt maakonnaraamatukogu roll kasutajakoolituste ja laste- ning noortetöö koordineerijana. 6. Ettepanekud 6.1. Säilitada maakonnaraamatukogus teavikute arvestuse dokumentatsiooni seitse aastat, alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati. Kokkuvõtet on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristiin Meos raamatukogude peaspetsialist 6 (6)