Audit No EE-Q2 2022

ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Otsuse registreerimisnumber DHSis: 1-10/23/389 Kuupäev ja allkirjastaja digiallkirjas Kehtib alates: kuupäev digiallkirjas Korra omanik/vastutaja: Sven Pääsukene, osakonna juht, Õigusosakond Versioon nr 2 Rikkumise menetlemine. Finantskorrektsioonid. Pettuse juhtumitest teavitamine 1. Üldpõhimõtted 1.1. Toetuse kasutamisega seotud rikkumiste puhul lähtutakse perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduses või perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seaduses ja Vabariigi Valitsuse 01.09.2014 määruses nr 143 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse maksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord“ või Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määruses nr 55 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimus ed“ (ühendmäärus) toodud sätetest ning korraldusasutuse poolt välja antud juhendist („Tagastuse juhend“, kättesaadav SF ekstranetis). Juhul kui toetusmeetme aluseks on eeltoodust erinevad õigusaktid (nt riigieelarve või lisaeelarve alusel rakenduvad meetmed, Norra finantsmehhanism, taastekava vahendid), lähtutakse toetuse kasutamisega seotud rikkumiste puhul nendes toodust. 1.2. Rikkumise tuvastaja fikseerib rikkumise ning olenevalt puuduse sisust, annab toetuse saajale mõistliku aja rikkumise kõrvaldamiseks või alustab koheselt rikkumise menetlust. Mõistliku aja sisustamisel lähtutakse põhimõttest, et rikkumise kõrvaldamine võib toimuda kuni 6-kuulise perioodi jooksul. Juhul kui mõistlikult eeldades ei ole rikkumist võimalik kõrvaldada ettekirjutusega antava tähtaja jooksul, alustatakse rikkumise menetlust ilma täiendava tähtaja määramiseta. 1.3. Rikkumise fikseerib SFOSis rikkumise tuvastaja. Auditist tuleneva rikkumise korral sisestab rikkumise aruande SFOSi projektijuht/menetleja. Jurist uuendab iga aruandlusaasta lõpus kõiki lõpetamata rikkumise aruandeid (SFOSis). Juhul, kui toetusmeedet ei rakendata SFOSis, tagab valdkonna eest vastutav jurist rikkumisega seotud asjakohased andmed DHSis või toetuse kaustas vastavas rikkumise alajaotuses. 1  2. Rikkumise menetlemine Nr Vastutaja Stsenaarium Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoht) dokument 1. Projektijuht / • Kõrvaldatav • koostab DHSis väljamineva e-kirja (vajadusel 1 tp E-kiri DHSis / Menetleja puudus ettekirjutuse) toetuse saajale rikkumise SFOS postkastis kõrvaldamiseks, järgides haldusmenetluse seaduses / ettekirjutus kirjeldatud menetlusosalise arvamuse ja vastuväidete DHSis ärakuulamise printsiipi 2. Osakonna juht • (ettekirjutuse korral) allkirjastab ettekirjutuse 1 tp Ettekirjutus DHSis 3. Projektijuht / •väljastab e-kirja vastavalt „Tööprotsesside kirjelduse“ 1 tp E-kiri DHSis / Menetleja üldosa peatükis „Läbivad põhimõtted“ kirjeldatule SFOS postkastis 4. • kontrollib tähtaja möödumisel puuduse kõrvaldamist 1 tp - või ettekirjutuse täitmist 5. • saadab toetuse saajale teavituse rikkumise lahendamisest või jätkab 1 tp Tõendusdokume menetlust vastavalt käesolevale alapeatükile ndid DHSis / toetuse kaustas / SFOS postkastis 6. Toetuse saaja ei • koostab DHSis väljamineva e-kirjana rikkumise 3 tp E-kiri DHSis / esita menetlemise algatuskirja (vajadusel kaasates valdkonna toetuse kaustas / lisainformatsiooni eest vastutava juristi), kus SFOS postkastis või ei kõrvalda • fikseerib tuvastatud rikkumise kahtluse sisu puuduseid • selgitab edasist menetluse protseduuri tähtaegselt • võimaldab toetuse saajal esitada selgitusi ja vastuväiteid • väljastab e-kirja toetuse saajale 7. • fikseerib rikkumise võimalikult detailselt koos 10 tp jooksul Kanne SFOSis / asjakohaste finantsandmetega ja/või arvutustega rikkumise dokumendid SFOSi rikkumise aruandes (juhul, kui toetuse andmed asjaolude DHSis / toetuse on SFOSis) ja suunab aruande juristile teadasaamisest kaustas • juhul, kui toetuse andmed ei ole SFOSis, suunatakse rikkumise aruanne juristile e-kirja vormis koos lingiga toetuse kausta vastavale alajaotusele 2  • rikkumise aruandes peab sisalduma muu hulgas: o kirjeldus selle kohta, milles rikkumine seisneb o rikkumisega kaasnevate dokumentide ja tõendite loetelu o rikkumise finantsaspektid (väljamakstud ja/või väljamaksmata summad kuludokumentide lõikes või rikkumise summa ettemakse aruande põhiselt) 8. Jurist • analüüsib rikkumise asjaolusid, (vajadusel kohtumine toetuse saajaga, Kuni 120 Kanded DHSis ja ekspertide kaasamine jms) kalendripäeva SFOSis / info toetuse kaustas 9. Rikkumise • vajadusel koostab sellekohase memo, kus toob välja 3 tp Dokumendid asjaolud langevad kaalutluse asjaolud jm olulise info, edastab memo DHSis / toetuse ära kinnitamiseks õigusosakonna (edaspidi ÕO) juhile ja kaustas / kanne teadmiseks järelevalve- ja vastavusosakonna SFOSis (edaspidi JVO) juhile ja registreerib memo DHSis ning lisab memo SFOSi • täiendab SFOSis rikkumise aruannet ja lõpetab rikkumise (juhul, kui toetuse andmed on SFOSis) või säilitab info toetuse kaustas • teavitab toetuse saajat menetluse lõpetamisest e-kirja teel 10. Rikkumise • koostab finantskorrektsiooni otsuse projekti ja edastab 3 tp E-kiri asjaolud on alusandmete kontrollimiseks projektijuhile või tuvastatud menetlejale 11. Projektijuht / • kontrollib, kas otsuses kajastatud finantsandmed (mitteabikõlblik kulu, 3 tp E-kiri Menetleja toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, kulukoha nimetus, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed • saadab kontrollitud otsuse projekti tagasi juristile 12. Jurist • edastab finantskorrektsiooni otsuse projekti toetuse saajale andes tähtaja 1 tp e-kirja Dokumendid selgituste ja vastuväidete esitamiseks kinnitus v.a DHSis • toetuse saaja vastuse saamisel registreerib selle DHSis äriühingud, kelle • analüüsib vastuväiteid ning kajastab need otsuses (vajadusel ekspertide puhul kinnitus ei kaasamine vms) ole vajalik. 3  • juhul kui toetuse saaja vastuväidetest selgub, et finantskorrektsiooni Kuni 10 tp otsuse tegemiseks alused puuduvad, lõpetab rikkumise vastavalt punktile vastuväidete 9 esitamiseks 13. • Algatab DHSis töövoo „EASi otsuse kinnitamise töövoog“ või seda 3 tp DHSis töövoog asendava töövoo o vajadusel finantsandmete kontrollimiseks projektijuhile või menetlejale o ÕO juhile o assistentide grupile (automaatselt) o teadmiseks valdkonna eest vastutava osakonna juhile, valdkonnajuhile, projekti eest vastutavale projektijuhile/menetlejale 14. Assistendi • avab DHSis assistentide töölaual tööülesande ja kinnitab selle 1 tp DHSis töövoog ülesandeid • teostab otsuse tehnilise kontrolli, vajadusel teeb tehnilisi muudatusi täitev isik • registreerib otsuse (sh kontrollib, kas otsuse number on otsuse failis) • loob pdf dokumendi • algatab allkirjastamise töövoo vastavale otsustustasandile allkirjastami- seks (koostaja poolt lisatud DHSi registrikaardile, vastavalt korrale Toetusskeemide hindamis- ja otsustustasandid) 15. Otsustustasan • allkirjastab otsuse 2 tp DHSis töövoog di kohaselt allkirjastamise ks õigustatud isik 16. Assistendi • saab teate allkirjastamise töövoo lõppemisest 1 tp DHSis dokument ülesandeid • avab otsuse registrikaardi ja muudab sellel otsuse kuupäeva vastavalt all- täitev isik kirjastamise kuupäevale • väljastab otsuse toetuse saajale elektrooniliselt vastavalt „Tööprotsesside kirjelduse üldosa“ peatükis „Läbivad põhimõtted“ kirjeldatule • pimekoopiasse lisab otsusega seotud juristi, finantsosakonna üldmeili [email protected] või seda asendava meili ja projektijuhi/menetleja • juhul kui toetuse saaja peab kinnitama otsuse kättesaamist e- kirjaga, registreerib otsuse kättesaamise kinnituse DHSis 4  17. Jurist • sisestab tagastuse SFOSi (juhul, kui toetuse andmed on SFOSis) kuni 10 tp Kanne SFOSis • täiendab rikkumise aruannet SFOSis (juhul kui toetuse andmed on SFO- Sis) • kohustub tagama, et lõpetamata rikkumise aruandes sisalduv info oleks ajakohane (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) • juhul, kui finantskorretsiooni otsustele järgneb vaide-, kohtu- või täitemenetlus, uuendab rikkumise aruannet SFOSis (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) • kui vaide/kaebuse esitamise tähtaeg on möödunud ja tagasinõue on täies ulatuses tasutud, lõpetab rikkumise aruande SFOSis (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) • kui tagasinõude otsuse kohaselt tuleb ka tulevikus sama rikkumisega seotud kuludest teha vähendus, ei lõpeta rikkumise aruannet, vaid suunab rikkumise projektijuhile/menetlejale uute kulude ootamiseks (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) 18. Projektijuht / • korraldab tagasinõude otsuse alusel muudatused riigiabi ja vähese tähtsu- 3 tp Kanne RARis / Menetleja sega abi registris (RAR) SFOSis • kui tagasinõude otsuse kohaselt tuleb ka tulevikus sama rikkumisega seo- tud kuludest teha vähendus, suunab nende esitamisel rikkumise juristile täiendava eelarve vähenduse sissekandmiseks (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) 19. JVO juht või • kinnitab SFOSis rikkumise aruande (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) 2 tp Kanne SFOSis vastava volitusega isik 3. Tagasinõude laekumisega seotud tegevused Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev dokument (ametikoht) 1. Jurist • kontrollib SFOSi tagastuse kaardilt tagasimakse (sh intressid ja jooksvalt kirjavahetus DHSis / viivised) tähtaegset laekumist (juhul kui toetuse andmed on SFOSis). toetuse kaustas / Kui toetuse andmed ei ole SFOSis, kontrollib finantsosakonna SFOS postkastis vastutavalt töötajalt tagasimakse või osamaksete korral, makse osade tagasilaekumist, lähtudes tagasimakse otsuses toodud maksegraafikust 5  • juhul kui tagasimakse on tähtaegselt laekumata, saadab toetuse saajale meeldetuletuse 2. • tähtaegadest mitte kinnipidamisel analüüsib asjaolusid 10 tp DHS ja SFOS (juhul • edastab toetuse saajale meeldetuletuse ja/või hoiatuse maksegraafiku kui toetuse andmed ülesütlemise kohta on SFOSis), muul • vajadusel algatab täitemenetluse ning täiendab SFOSis rikkumise juhul asjakohane info aruannet (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) toetuse kaustas 3. • teeb ettepaneku otsustustasandi kohaselt otsuse tegemiseks 1 tp Dokument DHSis õigustatud isikule toetuse tagasinõudmise lootusetuks tunnistamise kohta o menetlus jätkub vastavalt käesoleva peatüki alapeatükile „Toetuse tagasinõude lootusetuks tunnistamine“ 4. Raamatupidaja • RTKlt saadud tagasinõude laekumise info põhjal sisestab laekumise Jooksvalt/2 RTK raamatupidaja info SFOSi tagastuse kaardile (kui toetuse andmed on SFOSis) ja tp e-kiri / SFOSi kanne teavitab korraldusasutust laekumise sisestamisest 5. Jurist • täiendab vastavalt laekumise infole SFOSi rikkumise aruannet (kui Kord aastas SFOSis rikkumise toetuse andmed on SFOSis) või säilitab info toetuse kaustas või vajadusel aruande info (kui • kui tagasinõue on täies ulatuses tasutud, lõpetab rikkumise aruande tihedamini toetuse andmed on SFOSis (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) SFOSis), muul juhul asjakohane info toetuse kaustas 4. Toetuse tagasimakse ajatamine Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev dokument 1. Jurist • koostab tagasimaksmise ajatamise taotluse rahuldamise korral 3 tp Otsuse projekt ja finantskorrektsiooni otsuse muutmise otsuse või mitterahuldamise vajadusel e-kiri otsuse projekti DHSis o kui struktuurifondidest rahastatud projekti tagasimakse ajatamistaotluses taotletakse pikemat tagasimakse tähtaega kui ühendmääruses sätestatud kuni 12 kuud, siis kooskõlastab tagasimakse tähtaja korraldusasutusega. 6  o Juhul kui toetuse andmise aluseks olevad õigusaktid näevad ette eeltoodust erineva tähtaja, lähtub ajatamistaotluse lahendamisel vastavast tähtajast. 2. • algatab DHSis töövoo„EASi otsuse kinnitamise töövoog“ või seda 1 tp DHSis töövoog asendava töövoo o kooskõlastamiseks ÕO juhile, o vajadusel finantsandmete kontrollimiseks projektijuhile/menetlejale o assistentide grupile (automaatselt) o teadmiseks valdkonna eest vastutava osakonna juhile ja projektijuhile/menetlejale 3. Otsuse kooskõlastaja • kooskõlastab otsuse 3 tp DHSis töövoog 4. Assistendi ülesandeid • avab DHSis assistentide töölaual tööülesande ja kinnitab selle 1 tp DHSis töövoog täitev isik • teostab otsuse projekti tehnilise kontrolli, vajadusel teeb tehnilisi muudatusi • registreerib otsuse (sh kontrollib, kas otsuse number on otsuse failis) • loob pdf dokumendi • algatab allkirjastamise töövoo vastavale otsustustasandile allkirjasta- miseks (vastavalt korrale „Toetusskeemide hindamis- ja otsustusta- sandid“) 5. Otsustustasandi • allkirjastab otsuse 2 tp DHSis töövoog kohaselt allkirjastamiseks õigustatud isik 6. Assistendi ülesandeid • saab teate allkirjastamise töövoo lõppemisest 1 tp DHSis dokument täitev isik • avab otsuse registrikaardi ja muudab sellel otsuse kuupäeva vasta- valt allkirjastamise kuupäevale • väljastab otsuse toetuse saajale elektrooniliselt vastavalt „Tööprot- sesside kirjelduse üldosa“ peatükis „Läbivad põhimõtted“ kirjeldatule o pimekoopiasse lisab otsusega seotud juristi, finantsosakonna üldmeili [email protected] või seda asendava meili ja projekti- juhi/menetleja o juhul kui toetuse saaja peab kinnitama otsuse kättesaamist e- kirjaga, registreerib otsuse kättesaamise kinnituse DHSis 7  7. Jurist • kontrollib tagasinõude laekumist vastavalt otsuses toodud Jooksvalt Kanne SFOSis tähtaegadele (juhul kui toetuse • kui ajatamise jätkamine ei ole põhjendatud, tunnistab ajatamise andmed on otsuse kehtetuks ja annab toetuse saajale uue tähtaja kogu toetus SFOSis), muul juhul korraga tasuda kuulub asjakohane • kui nimetatud nõuet ei täideta teates märgitud tähtaja jooksul, info säilitamisele edastab nõude sundtäitmisele, kui haldusotsus on täitedokumendiks toetuse kaustas. vastavalt seadusele • täiendab SFOSis rikkumise aruannet ja tagastuse andmeid (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) • kui tagasinõue on täies ulatuses tasutud, lõpetab rikkumise aruande SFOSis (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) 5. Toetuse tagasinõude lootusetuks tunnistamine Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev dokument 1. Jurist • vaatab üle kõik lahendamata rikkumised 1 x aastas Dokumendid DHSis • kontrollib Äriregistrist ettevõtete majandusseisu ja/või toetuse • esitab päringud kohtutäituritele kaustas/kanne • uuendab rikkumiste seisu SFOSis (kui toetuse andmed on SFOSis SFOSis) 2. • käesoleva peatüki punktis 1 toodud tulemusena koostab 10 tp Lootusetuks lootusetuks tunnistamise otsuse projekti. tunnistamise otsuse • Lootusetuks tunnistatakse nõue järgmistel juhtudel: projekt • kui toetuse saaja suhtes algatatud pankrotimenetlus on lõppenud; • toetuse saaja on kustutatud äriregistrist • täitemenetlus on kestnud üle aasta, kuid kohtutäituri täitetoimingud on olnud tulemusteta ja nõude täitmine tulevikus on ebatõenäoline 3. • algatab DHSis töövoo „EASi otsuse kinnitamise töövoog“ või 5 tp DHSis töövoog seda asendava töövoo ÕO juhile kinnitamiseks 4. ÕO juht • hindab juristi ettepanekut 5 tp DHSis töövoog • kinnitab otsuse töövoo DHSis 8  5. Assistendi ülesandeid täitev • avab DHSis assistentide töölaual tööülesande ja kinnitab selle DHSis töövoog isik • teostab otsuse projekti tehnilise kontrolli, vajadusel teeb tehnilisi muudatusi • registreerib otsuse (sh kontrollib, kas otsuse number on otsuse failis) • loob pdf dokumendi • algatab allkirjastamise töövoo vastavale otsustustasandile allkirjastamiseks (vastavalt korrale „Toetusskeemide hindamis- ja otsustustasandid“) 6. Otsustustasandi kohaselt • allkirjastab otsuse DHSis 4 tp Otsus DHSis allkirjastamiseks õigustatud isik 7. Assistendi ülesandeid täitev • saab teate allkirjastamise töövoo lõppemisest 1 tp DHSis dokument isik • avab otsuse registrikaardi ja muudab sellel otsuse kuupäeva vastavalt allkirjastamise kuupäevale • registreerib otsuse DHSis 8. Jurist • lisab otsuse SFOSi (juhul kui toetuse andmed on SFOSis) 10 tp Kanne SFOSis • tunnistab SFOSis laekumata tagastuse lootusetuks, uuendab (juhul kui toetuse sama infoga rikkumise aruannet ja lõpetab rikkumise (juhul andmed on kui toetuse andmed on SFOSis) SFOSis), muul juhul kuulub asjakohane otsus säilitamisele toetuse kaustas. 6. Toetuse vabatahtlik tagastus Nr Vastutaja Stsenaarium Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev (ametikoht) dokument 1. Projektijuht / • Registreerib toetuse saaja esitatud sooviavalduse DHSis 1 tp DHSis dokument Menetleja • analüüsib, kas esinevad asjaolud toetuse vabatahtlikuks tagastamiseks, st E-kiri samaaegselt on täidetud kõik õigusaktis loetletud nõuded: 1. toetuse saaja on ise avastanud vea, 2. toetuse saaja on sihtasutust sellest omal algatusel teavitanud; 3. toetus on toetuse saajale välja makstud; 4. toetuse saaja on nõus toetuse tagastama 10 tööpäeva jooksul 9 2. Toetuse • algatab rikkumise menetluse vastavalt käesoleva korra vabatahtliku peatükile „Rikkumise menetlemine“ tagastuse alused puuduvad 3. Toetuse vabatahtlik • fikseerib vabatahtliku tagastuse aluseks olevad asjaolud E-kiri tagastus lubatud võimalikult detailselt koos finantsandmetega ning edastab menetluse juristile e-kirjaga 4. Jurist • koostab toetuse saajale kirjaliku teatise 5 tp Dokumendid DHSi • väljastab teatise toetuse saajale ning registreerib DHSis / SFOSis (juhul • sisestab vabatahtliku tagastuse andmed SFOSi (juhul kui toetuse kui toetuse andmed on SFOSis) andmed on SFOSis) 5. • kontrollib vabatahtliku tagastuse laekumist vastavalt Jooksvalt SFOS (juhul, kui otsuses toodud tähtaegadele SFOSis (juhul kui toetuse toetuse andmed andmed on SFOSis) on SFOSis), muul juhul lähtub toetuse kaustas toodud vabatahtliku tagastuse teatises toodud tähtaegadest toetuse saaja tagastuskohustuse kontrollimisel. 6. • vabatahtliku tagastuse mittelaekumisel saadab toetuse 1 tp Dokumendid saajale meeldetuletuse DHSis DHSis • makse mittelaekumisel algatab rikkumise menetluse vastavalt käesoleva korra peatükile „Rikkumise menetlemine“ 7. Raamatupidaja • menetlus jätkub vastavalt käesoleva korra peatüki „Tagasinõude laekumisega seotud tegevused“, punktile 4 10  7. Toetuse tagasinõudmine ja maksmine Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse poolt rakendatavate tegevuste ellu- viimisel Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev dokument (ametikoht) 1. Assistendi • Registreerib finantskorrektsiooni otsuse DHSis 1 tp DHSis ülesandeid täitev registreerimine 2. isik • algatab DHSis kinnitamise töövoo JVO vanemspetsialistile 1 tp DHSis töövoo • teadmiseks lisab töövoo koopiasse JVO juhi, finantsosakonna juhi, algatamine projekti eest vastutava osakonna juhi, ÕO juhi, valdkonna eest vastutava juhatuse liikme ja siseauditi osakonna juhi 3. JVO • kinnitab töövoo DHSis 20 tp Kanded SFOSis vanemspetsialist • sisestab tagastuse SFOSi • vajadusel uuendab rikkumise aruande SFOSis o info liigub RTK raamatupidamisele SFOSis automaatselt 8. Pettuse juhtumite menetlus Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kaasnev dokument 1. Pettuse juhtumi • Tuvastab ja edastab juhtumi asjaolud JVO juhile edasiseks 1 tp pärast E-kiri avastaja või menetlemiseks pettuse vihjesaaja juhtumi (Projektijuht / avastamist Menetleja, JVO spetsialist, audiitor jt) 2. JVO juht • kiireloomuliste juhtumite korral võtab viivitamatult ühendust 1 tp Telefonivestlus või e- politseiga ning tegutseb vastavalt saadud juhtnööridele kiri 3. • analüüsib ja uurib täiendavalt juhtumi asjaolusid DHSis dokument • vajadusel vahetab informatsiooni politsei ja/või Euroopa ja/või info SFOSis Prokuratuuriga • koostab: o vajadusel teate kuriteo kahtlusest o põhjenduse pettuse asjaolude mittetuvastamisest 11  • ka juhul kui kuriteoteadet ei tehta, teavitab kahtlusest politseid, saates info aadressile [email protected] või politsei otsekontaktile 4. • teavitab korraldusasutust aadressil 5 tp E-kiri ja/või info [email protected] või muul viisil ning SFOSis Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse juhatust pettuse kahtluse juhtumist 5. • küsib assistendilt kuriteo teate avaldusele registreerimise numbri 1 tp E-kiri • avab dokumendi registreerimise kaardi DHSis DHSis registreerimine 6. • allkirjastab kuriteo teate avalduse 1 tp DHSis dokument 7. • saadab krüpteeritult kuriteo teate avalduse politseile 1 tp E-kiri 8. • teavitab korraldusasutust ja AFCOS Eesti esindajat kui 1 tp E-kiri uurimisasutus või prokuratuur on algatanud kriminaalmenetluse toetuse saaja suhtes Euroopa ühenduste finantshuvide kaitse konventsiooni artikli 1 tähenduses kelmuse või pettusega seotud kuriteo toimepanemise kahtluse 9. • osaleb kriminaalasja menetluses Ettevõtluse ja Innovatsiooni vastavalt DHSis dokument Sihtasutuse esindajana, juhul kui Ettevõtluse ja Innovatsiooni vajadusele ja/või info SFOSis Sihtasutus ei esita kriminaalasjas avalik-õiguslikku nõuet • edastab vajadusel täiendavaid dokumente, selgitusi, vajadusel kaasab Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse vastavaid töötajaid 10. • kriminaalmenetluse lõppemisel või juhul kui sihtasutus esitab 1 tp E-kiri / kanne SFOSis kriminaalasjas avalik-õigusliku nõude: / info toetuse • edastab materjali juristile tagasinõude või avalik-õigusliku kasutas nõude koostamiseks o menetlus jätkub vastavalt käesoleva korra peatükile „Rikkumise menetlemine“ (v.a aspektid, mille puhul lähtutakse kriminaalmenetluse seadustikus sätestatust) • lõpetab rikkumise menetluse • edastab info korraldusasutusele, siseauditi osakonna juhile, vastutava struktuuriüksuse juhile ja ÕO juhile ning teadmiseks juhatusele 12  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Otsuse registreerimisnumber DHSis: 1-10/23/911 Kuupäev ja allkirjastaja Kehtib alates: 15.03.2023 digiallkirjas Korra omanik/vastutaja: Mariliis Laaniste, operatsiooniriski Versioon nr 1 juht, riskijuhtimise osakond OPERATSIOONIRISKI INTSIDENTIDE REGISTREERIMISE JA HALDAMISE KORD SISUKORD MÕISTED .................................................................................................................... 1 1. Eesmärk ................................................................................................................ 2 2. Kohustused ja vastutus ......................................................................................... 2 3. Protsessi kirjeldus ................................................................................................. 2 4. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi mõjutaseme hindamine ................... 4 5. Tekkepõhjuste analüüs .......................................................................................... 4 6. Maandamistegevused ............................................................................................ 5 7. Eskaleerimine ja tegevuskava koostamine ............................................................ 5 MÕISTED Intsidendi omanik - intsidendi registreerinud töötaja, kes vastutab sisestatud andmete korrektsuse eest. Isikuandmetega seotud rikkumine – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävimise, kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu. Kahjujuhtum - intsidendi tagajärjel tekkiv, rahaliselt mõõdetav negatiivne mõju Sihtasutusele. Intsident - mis tahes juhtum, mille tulemusena tegelik tulemus erineb ootuspärasest tulemusest ebapiisavate või ebaõnnestunud protsesside, inimeste ja süsteemide tõttu või seoses väliste asjaoludega ning millel võib olla negatiivne mõju Sihtasutuse kasumile või kapitalile. Turvaintsident - soovimatu või ootamatu turvasündmus(tik), mis võib väga tõenäoliselt kahjustada organisatsiooni tegevust ja ähvardada teabe turvalisust (käideldavus, terviklus, konfidentsiaalsus); ohu realiseerumine nõrkuse kaudu. 1. Eesmärk 1.1. Operatsiooniriski intsidendi registreerimise ja haldamise korra eesmärk on anda suunised operatsiooniriski intsidentide ja kahjujuhtumite registreerimiseks ning nende tõhusaks haldamiseks vähendades seeläbi toimunud juhtumite negatiivset mõju. 1.2. Operatsiooniriski intsidentide ja kahjujuhtumite haldamine hõlmab ka intsidendi põhjuste analüüsi ja maandamismeetmete rakendamist, et vältida sarnaste juhtumite kordumist tulevikus. 1.3. Ühistel alustel põhinev süstemaatiline aruandlus on osa usaldusväärse riskijuhtimise põhimõttest. Tõhus jälgimisprotsess on hädavajalik adekvaatse operatsiooniriski juhtimise tagamiseks. 2. Kohustused ja vastutus 2.1. Operatsiooniriski tuvastamine, juhtimine ja maandamine on iga töötaja ülesanne tema vastutusala piires. 2.2. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi registreerimise eest vastutab intsidendi avastanud töötaja. 2.3. Kõik osakonnajuhid vastutavad igapäevase operatsiooniriski juhtimise, s.t. oma vastutusvaldkonna sisereeglite olemasolu ja järgimise ning kontrollikeskkonna toimimise eest oma tegevusvaldkonnas. 2.4. Operatsiooniriski juht vastutab operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi liigitamise ja klassifitseerimise eest ning koordineerib operatsiooniriski maandamistegevuste kavandamist ja rakendamist. 2.5. Maandamistegevuse eest vastutav isik vastutab maandamistegevuse sisulise vastavuse eest ning selle eest, et planeeritud maandamistegevused saaksid kokkulepitud aja jooksul ellu viidud. 2.6. Sõltumatut kontrolli operatsiooniriski juhtimise ning kontrollikeskkonna üle teostab siseaudit. 3. Protsessi kirjeldus 3.1. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi haldamise protsess toimub kahes etapis: 3.1.1. Juhtumi avastamine, lahendamine ja registreerimine;  3.1.2. Tekkepõhjuste hindamine ja maandamismeetmete rakendamine Operatsiooniriski Operatsiooniriski Operatsiooniriski intsidendi/ intsidendi/ intsidendi/ Riskide kahjujuhtumi kahjujuhtumi kahjujuhtumi maandamine avastamine registreerimine hindamine Joonis 1. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi elutsükkel 3.2. Operatsiooniriski jälgimiseks on kõik töötajad kohustatud koheselt peale teadasaamist registreerima kõik operatsiooniriski intsidendid ja kahjujuhtumid. 3.3. Samuti tuleb teavitada järgnevatest juhtumitest: 3.3.1. isikuandmetega seotud rikkumine (vt. Isikuandmete töötlemise kord); 3.3.2. väline pettus (vt. P4_EV Nõuetele mittevastavuse menetlemine); 3.3.3. sisemine pettus ja muu ebaeetiline käitumine; 3.3.4. turvaintsident (vt Infoturbe kord); 3.3.5. olukorrad, mis võivad ohustada töötajate tervist; 3.3.6. Sihtasutuse vastu algatatud kohtuasjad; 3.3.7. teiste järelevalve teostajate (näiteks Andmekaitseinspektsioon, ministeeriumid, välisaudit jne) poolt saadetud teated, mis viitavad tegevuslikele puudujääkidele, sisaldavad ettekirjutusi või trahvihoiatusi vms. 3.4. Kõik operatsiooniriski intsidendid ja kahjujuhtumid tuleb ilma põhjendamatu viivituseta raporteerida ja registreerida vastavalt käesolevale korrale. 3.5. Operatsiooniriski juhil on õigus registreerida talle teatavaks saanud, kuid raporteerimata juhtumid. 3.6. Operatsiooniriski intsidendi või kahjujuhtumi registreerimiseks peab töötaja siseveebis asuvale raporti põhjale sisestama vähemalt järgmise informatsiooni: 3.6.1. juhtumi avastamise kuupäev; 3.6.2. juhtumi lühikirjeldus (mis juhtus); 3.6.3. esialgne hinnang juhtumi tõsidusele/tagajärgedele (vt Operatsiooniriskide enesehindamise läbiviimise kord, Lisa 1); 3.6.4. kahjujuhtumi korral ka reaalne kahju summa; 3.6.5. kuidas juhtum lahendati/kavatsetakse lahendada. 3.7. Kui registreerimise hetkel ei ole kogu informatsioon olemas võib raporteerida osaliselt ning infot tuleb hiljem täiendada. 3.8. Juhtumi kirjelduses on keelatud avaldada klientide ja/või töötajate andmeid ning konfidentsiaalset infot. 3.9. Operatsiooniriski intsidendi või kahjujuhtumi registreerimisel tekib JIRA pilet, mis suunatakse menetlemiseks ja edasiste tegevuste koordineerimiseks operatsiooniriski juhile. 4. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi mõjutaseme hindamine 4.1. Hindamise käigus tuleb tuvastada juhtumi põhjus ning muuhulgas analüüsida, kas juhtum on tingitud juhtimise puudustest, kriitilistest puudustest protsessides, kontrollikeskkonna puudustest või sisemiste reeglite rikkumisest. 4.2. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi raskusaste määratakse juhtumi potentsiaalse või tegeliku mõju alusel. 4.2.1. Raskusastme määramiseks tuleb hinnata nelja erinevat kategooriat: 4.2.1.1. Finantsmõju 4.2.1.2. Mainemõju 4.2.1.3. Mõju Sihtasutuse tegevusele 4.2.1.4. Regulatiivne mõju 4.2.2. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi mõju hindab juhtumi registreerija vastavalt „Operatsiooniriskide enesehindamise läbiviimise korra“ Lisale 1. 4.2.3. Kui juhtumi registreerija ei oska hinnata tegeliku/potentsiaalse kahju suurust või hinnata juhtumi raskusastet, siis aitab teda selles operatsiooniriski juht. 4.2.4. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi raskusaste määrab juhtumi esmase käsitlemise faasis ilmselged negatiivsed mõjud või kui nende ilmnemiseks esineb suur tõenäosus. 4.2.5. Raskusastme määramisest olenevad juhtumi haldamisel edasised tegevused: • eskaleerimine kõrgemale tasandile/juhtkonnale • maandamistegevuste vajalikkus ja nende prioriteetsus • tekkepõhjuste analüüsi ja tegevuskava koostamine • võimalike kriisijuhtimise ja talitluspidevuse plaanide rakendamine 5. Tekkepõhjuste analüüs 5.1. Tekkepõhjuse analüüs on kohustuslik, kui juhtumi raskusaste vastavalt kehtestatud mõju ja tõenäosuse maatriksile on hinnatud tasemele “Kõrge”. 5.2. Esmane tekkepõhjuse analüüs tuleb koostada teadaoleva informatsiooni põhjal 3 tööpäeva jooksul. 5.3. Tekkepõhjuse analüüsi käigus tuvastatakse juhtumi algne põhjus ning leitakse tõhusaim viis selle lahendamiseks. 5.4. Kui kohe ei ole võimalik juhtumi lahendamiseks leida püsivat lahendus, siis tuleb võimalusel leida ajutine lahendus. 5.5. Tekkepõhjuse analüüsi koostamise eest vastutab osakonna- või valdkonnajuht, kus juhtum aset leidis. 5.6. Tekkepõhjuse analüüs tuleb edastada kirjalikult (näiteks e-kiri) operatsiooniriski juhile, kes salvestab selle JIRA-sse vastava juhtumi juurde. 6. Maandamistegevused 6.1. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi maandamismeetmete eesmärgiks on vähendada intsidendi kordumise tõenäosust ning vähendada intsidendi negatiivset mõju Sihtasutusele. 6.2. Kui operatsiooniriski intsidendi või kahjujuhtumi mõjutasemest tulenevalt on vajalik rakendada maandusmeetmeid, siis riskijuhtimise osakonna töötaja registreerib JIRA-s maandusmeetme pileti ning määrab ära maandusmeetme eest vastutava osakonna. 6.3. Koostöös maandamismeetme eest vastutava osakonnaga määratakse maandamismeetme eest vastutav töötaja ning lepitakse kokku maandamismeetme elluviimiseks vajalikud tegevused ning tähtaeg, mille jooksul kokkulepitud tegevused peavad olema täidetud. 6.4. „Üle keskmise“ või „Kõrge“ riskitasemega operatsiooniriski intsidendi või kahjujuhtumi maandamismeetmete osas tuleb pärast mõistliku aja möödumist teostada järelkontroll, veendumaks, et maandamismeetmed on olnud tõhusad ja andnud oodatud tulemuse. 6.5. Järelkontrolli teostamise eest vastutab operatsiooniriski juht. 7. Eskaleerimine ja tegevuskava koostamine 7.1. Vastavalt operatsiooniriski intsidendi või kahjujuhtumi raskusastmele võib olla vajalik juhtumi eskaleerimine kõrgemale või juhtkonna tasemele ning tegevuskava koostamine riskide maandamiseks. 7.2. Esmane juhtumi eskaleerimine vastutavale juhatuse liikmele toimub automaatselt läbi operatsiooniriski intsidentide ja kahjujuhtumite registreerimise keskkonna. 7.3. Sihtasutuse juhatusele operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi õigeaegse eskaleerimise ja tegevuskava koostamise eest vastutab valdkonna- või osakonna juht, kus juhtum aset leidis. 7.4. Tegevuskava tuleb koostada 7 tööpäeva jooksul alates juhtumi raskusastme määramisest. 7.5. Operatsiooniriski intsidendi ja kahjujuhtumi eskaleerimine ja edasised tegevused on sätestatud „Operatsiooniriskide enesehindamise läbiviimise korra“ Lisas 2. 7.6. Tegevuskava peab sisaldama ettepanekuid riski juhtimiseks ja maandamiseks (riski vältimiseks, riskist hoidumiseks, riski mõju või tõenäosuse vähendamiseks, kontrollikeskkonna parandamiseks), vastutajat ning vastavate tegevuste tähtaega. 7.7. Tegevuskava võib sisaldada ka ettepanekut riski aktsepteerida. Kõrgete riskide korral peab tegevuskava sisaldama hinnangut täiendavate riskimõõdikute vajalikkuse kohta. 7.8. Kinnitatud tegevuskava tuleb edastada kirjalikult (e-kirja vormis) operatsiooniriski juhile, kes salvestab selle JIRA-sse vastava juhtumi juurde. 7.9. Tegevuskava õigeaegse ja nõuetekohase täitmise üle teostab järelevalvet operatsiooniriski juht.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Otsuse registreerimisnumber DHSis: 1-10/23/910 Kuupäev ja allkirjastaja Kehtib alates: 15.03.2023 digiallkirjas Korra omanik/vastutaja: Mariliis Laaniste, operatsiooniriski Versioon nr 1 juht, riskijuhtimise osakond OPERATSIOONIRISKIDE ENESEHINDAMISE LÄBIVIIMISE KORD Sisukord 1. Eesmärk ................................................................................................................ 1 2. Operatsiooniriskide juhtimine ............................................................................... 2 3. Operatsiooniriskide enesehindamine .................................................................... 3 4. Korraline operatsiooniriskide enesehindamine ..................................................... 3 5. Välisvahendite rakendamisega seotud riskide hindamine ..................................... 4 6. Erakorraline (ad hoc) operatsiooniriskide enesehindamine .................................. 5 7. Maandamismeetmete planeerimine, rakendamine ja seire ................................... 6 Lisa 1. Operatsiooniriski mõju ja tõenäosuse hindamisskaalad .................................. 7 Lisa 2. Eskaleerimise tasemed ….……………………………………………………………………….8 Lisa 3. Välisvahendite rakendamisega seotud riskide hindamine ………………………..…9 1. Eesmärk 1.1. Riskide hindamine on osa operatsiooniriskide juhtimise protsessist. 1.2. Käesoleva korra eesmärgiks on anda suunised riskihindamise läbiviimiseks ja kehtestada protseduur, mis aitab kaasa Sihtasutuse riskide süstematiseeritud hindamisele. 1.3. Riskihindamise käigus tuvastatakse eesmärkide saavutamist takistada võivad riskid, hinnatakse nende ilmnemise tõenäosust ja nendega kaasnevat mõju, määratakse ära riskiomanikud ehk isikud, kellele seatud eesmärgi saavutamist konkreetne risk mõjutab ja kes vastutavad selle riski haldamise eest. 2. Operatsiooniriskide juhtimine 2.1. Operatsiooniriskide juhtimisel rakendatakse 4 meetodit: aktsepteerimine, vältimine, siirdamine ja maandamine. Kõrge Maandamine Vältimine TÕENÄOSUS Aktsepteerimine Siirdamine Madal Madal MÕJU Kõrge Joonis 1. Operatsiooniriskide juhtimine sõltuvalt tõenäosuse ja mõju tasemetest 2.2. Riski aktsepteerimine 2.2.1. Kui riski realiseerumise tõenäosus ja võimalik mõju on väikesed, siis kõnealust riski lihtsalt aktsepteeritakse. Ressursside kasutamine sellise riski täiendavaks maandamiseks on majanduslikult ebamõistlik. 2.3. Riski vältimine 2.3.1. Kui riskihindamise tulemusena peetakse riski liiga kõrgeks ning sellest tulenevalt riski maandamist majanduslikult ebamõistlikuks, korraldatakse protsess ümber viisil, et kõnealune risk oleks välditud. 2.4. Riski siirdamine 2.4.1. Riski siirdamine on kokkulepe mõne teise osapoolega, milline on (teatud tasu eest) nõus võtma riski kas osaliselt või täielikult enda kanda. Teiseks osapooleks võivad olla näiteks kindlustusandjad ja/või derivatiive väljastavad ettevõtted. 2.5. Riski maandamine 2.5.1. Riski maandamine on protsess, mille käigus töötatakse välja ja rakendatakse vajalikud täiendavad meetmed, kontrollid, sisekorrad vms operatsiooniriski vältimiseks või minimeerimiseks ning kontrollikeskkonna edasiarendamiseks. 2.6. Riskide maandamine toimub nii igapäevase tegevuse käigus kui ka erakorraliste ja perioodiliste riskianalüüside ja enesehinnangute tulemusena. 2.7. Riskihindamise tulemuste põhjal määratakse kindlaks riskid, mille tase ületab riskivalmidust. Selliste riskide maandamiseks on vastava riski eest vastutaja kohustatud määratlema vajalikud maandamistegevused. 3. Operatsiooniriskide enesehindamine 3.1. Operatsiooniriske jälgitakse läbi regulaarsete riskide hindamise, mille käigus hinnatakse sisemiste kontrollide kvaliteeti ning tuvastatakse parendusi vajavad valdkonnad. 3.2. Sihtasutuses viiakse läbi korralisi ja erakorralisi operatsiooniriski enesehindamisi. 3.3. Operatsiooniriski enesehindamise läbiviimist koordineerib riskijuhtimise osakond, kes valmistab ette hindamiseks vajalikud materjalid, koolitab/juhendab vajadusel hindamist läbi viivaid töötajaid, osaleb hindamisel, koordineerib hindamise protsessi, töötab välja vastavad juhendid/metoodikad ning koondab erinevate hindamiste tulemused. 3.4. Operatsiooniriski enesehindamise protsessi viib koostöös riskijuhtimise osakonna töötajatega läbi vastava osakonnajuht või vastava tegevuse eest vastutav töötaja, kaasates vajadusel teisi töötajaid. 3.5. Sihtasutuse riske hinnatakse osakonna ja/või valdkonna põhiselt ning kaardistatakse ära kõik operatsiooniriskid, mis võivad Sihtasutuse üldiste eesmärkide saavutamist takistada või negatiivselt mõjutada. 3.6. Hindamise käigus tuleb erilist tähelepanu pöörata operatsiooniriskidele, mille realiseerumise tõenäosus on väike, kuid mille tagajärjeks võib olla väga oluline kahju. 3.7. Operatsiooniriskide enesehindamine viiakse läbi vastavas JIRA keskkonnas. 3.8. Identifitseeritud riske hinnatakse nende mõju ja tõenäosuse alusel lähtudes Lisas 1 toodud hindamisskaalast ja põhimõtetest. 3.9. Ülevaade kaardistatud operatsiooniriskidest esitatakse vähemalt kord kvartalis juhatusele ja auditikomiteele. Uute „kõrgete“ riskide ilmnemisel ning operatsiooniriskijuhi ettepanekul sagedamini. 4. Korraline operatsiooniriskide enesehindamine 4.1. Iga-aastane operatsiooniriski enesehindamine hõlmab kõiki Sihtasutusele olulisi operatsiooniriske (sh sisemisi riske, väliseid riske ning ettevaatavalt võimalikke uusi riskivaldkondi). 4.2. Riskide hindamine on regulaarne ja pidev tegevus. Plaanipärane riskide hindamine algab Sihtasutuses tegevuskavade ja eelarvete koostamisele eelneval perioodil. 4.3. Riskide seire ja järelkontroll toimub järjepidevalt terve aasta vältel vastavalt kehtestatud ajakavale. 4.4. Operatsiooniriskide enesehindamise protsess koosneb viiest etapist: I. Riskide identifitseerimine, mille käigus kaardistavad riski hindajad kõik hinnatava tegevusega seonduvad riskid ning kirjeldavad riski tekkimise põhjused ning riski  realiseerumise tagajärjed. Hindajad määravad kirjeldatud riskile vastavalt Sihtasutuses kehtestatud riski taksonoomiale riski kategooria. II. Kontrollmeetmete tuvastamise käigus määratakse ära identifitseeritud riski maandamiseks juba olemasolev kontrollikeskkond ning antakse hinnang kontrollmeetmete toimimisele. III. Riskide hindamine on enesehindamise etapp, mille käigus hinnatakse iga identifitseeritud riski esinemise tõenäosust ja võimalikku mõju. Selle etapi tulemusena hinnatakse algriski taset. IV. Maandamistegevuste planeerimise käigus määratletakse sõltuvalt algriski tasemest edasised tegevused ning riski maandamise abinõud. V. Hinnatakse eeldavat jääkriski taset, mis jääb alles pärast seda, kui on rakendatud meetmeid riski mõju ja tõenäosuse vähendamiseks. Vastavalt jääkriski tasemele võib olla vajalik riski eskaleerimine kinnitamiseks Sihtasutusee juhatusele lähtudes Lisas 2 toodud põhimõtetest. 4.5. Operatsiooniriskide enesehindamise tulemusel toimub riskide prioriseerimine, mis annab võimaluse mõningaid tegevusi teistest tegevustest olulisemaks tunnistada. 4.6. Riskide prioriseerimine toimub vastavalt identifitseeritud riskile määratud riskiastmest. 4.7. Riskide prioriseerimine on oluline edasiste tegevuste ja ressursside planeerimiseks. Joonis 2. Operatsiooniriskide enesehindamise protsess ja ajakava 5. Välisvahendite rakendamisega seotud riskide hindamine 5.1. Sihtasutus kohustub kord aastast hindama välisvahendite rakendamisega seotud riske. 5.2. Riskide hindamisel lähtutakse Korraldusasutuse poolt antud suunistest.1 5.3. Välisvahendite riske hinnatakse järgmiselt: 5.3.1. korraline riskide hindamine (regulaarsusega kord/ aastas), mis hõlmab juhtimise- ja kontrollisüsteemide riski ja pettuse riske; 5.3.2. meetmepõhine riskide hindamine: 5.3.2.1. uue toetusskeemi rakendamisel vastavalt „Teenuse arendamise protsessis“ kirjeldatud põhimõtetele; 5.3.2.2. meetme tasandi riskide hindamine - meede hinnatakse hiljemalt meetme väljatöötamise järgselt ja enne meetme avamist.2 Riskid vaadatakse üle kord aastas riskihindamise läbiviija poolt. Juhul kui meetme tasandi riskihindamisel riski määratlus muutub, siis teavitatakse sellest riskijuhtimise- ja järelevalve osakonda; 5.3.3. erakorraline riskide hindamine viiakse läbi lähtuvalt välistest suunistest. 5.4. Riskid hinnatakse vastavalt korraldusasutuse poolt etteantud hindamise põhimõtetele 3 ja ajakavale (vt. Lisa 3). Tähtajad ja suunised edastatakse riskijuhtimise osakonnale. 5.5. Juhul kui on välisvahendite rakendamisega kaasuvad riskisuunised, mida antud juhised ei käsitle, siis lähtutakse vastavatest õigusaktidest ning korraldusasutuse 4 või rahastaja antud suunistest. 5.6. Riskijuhtimise osakond koordineerib riskide hindamise protsessi ning kaasab hindamisse vajalikud osapooled. 5.7. Maandusmeetmed vaadatakse üle vähemalt kord aastas või lähtuvalt õigusaktidest ning korraldusasutuse või rahastaja antud suunistest. 5.8. Välisvahendite riskide hindamise ja järelhindamise ülevaatuse tulemused edastatakse e- kirjaga Korraldusasutuse riskijuhtimise kontaktisikule. 5.9. Korralise riskihindamise tulemused edastatakse teadmiseks Sihtasutuse juhtkonnale ning asjaomastele osakondadele. 6. Erakorraline (ad hoc) operatsiooniriskide enesehindamine 1 „Toetuste valdkonna riskide hindamise ja juhtimise üldised põhimõtted“, „Juhis toetuse valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“ ning muudest asjakohastest suunistest. 2 Riskide hindamine toimub vastavalt juhendile “Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja projekti elluviimise kontrollimisele“ ja lähtudes muudest sisemistets kordadest (nt. P3 J3) 3 Riski sõnastus või riski maandustegevus võib hõlmata ka välist osapoolt (n: sellised risked, mida saab maandada ainult väline osapool omapoolse tegevusega). 4 Läbivalt kasutatakse mõistet korraldusasutus, mis Norra /EMP korral tuleb lugeda riiklikuks korraldusasutuseks ja RRF osas koordineerivaks asutuseks 6.1. Erakorraline operatsiooniriski enesehindamine põhineb riski olulisuse eelhinnangul. Eelhinnangu viib läbi antud riski eest vastutav töötaja. Eelhinnangut ei ole kohustuslik dokumenteerida, kuid vastutav töötaja peab vajadusel suutma oma hinnangut põhjendada. Kahtluse korral on soovitav konsulteerida operatsiooniriskijuhiga. Operatsiooniriskijuht võib iseseisvalt algatada ad hoc hindamise. 6.2. „Üle keskmise“ ja „Kõrge“ riski korral on ad hoc hinnang kohustuslik. Ad hoc hinnang tuleb kindlasti läbi viia järgmistel juhtudel: 6.2.1. Osakonna- või valdkonnajuhi, operatsiooniriskijuhi või siseaudiitori hinnangu kohaselt on tegemist kõrge jääkriski tasemega; 6.2.2. Olulise kahju, mittevastavuse või protsessivea korral; 6.2.3. Auditi tähelepaneku või muu kontrolltoimingu korral, mis viitab olulisele puudusele operatsiooniriski juhtimises ning mille tulemusel on vajalik olemasolev riskihinnang ja/või kontrollmeetmed ümberhinnata; 6.2.5. Mistahes muu juhtumi korral, mis oluliselt muudab operatsiooniriski profiili. 6.3. Ad hoc hindamine viiakse läbi vastavalt kehtestatud operatsioonriski hindamise protsessile ja -metoodikale. 7. Maandamismeetmete planeerimine, rakendamine ja seire 7.1. Kui riskitase ei ole Sihtasutuse poolt aktsepteeritav, tuleb riski maandamiseks paika panna maandamistegevused. 7.2. Maandamistegevused kajastatakse JIRA-s ning seotakse maandamist vajava riskiga. 7.3. Maandamistegevuste kavandamist koordineerib operatsiooniriskijuht koos riskiomanikuga. 7.4. Koostöös maandamismeetme eest vastutava osakonnaga määratakse maandamismeetme eest vastutav töötaja ning lepitakse kokku maandamismeetme elluviimiseks vajalikud tegevused ning tähtaeg, mille jooksul kokkulepitud tegevused peavad olema täidetud. 7.5. Operatsiooniriskijuht teostab regulaarset seiret kirjeldatud maandamistegevuste rakendamise üle. Lisa 1. Operatsiooniriski mõju ja tõenäosuse hindamisskaalad Riski tase Finantsmõju (EUR) Mainemõju Mõju sihtasutuse tegevusele Regulatiivne mõju Suured puudused Suur mainekahju ja usalduse Kogu organisatsiooni tegevus on regulatiivsete nõuete Kaasneb ülisuur rahaline vähenemine. Suure tõenäosusega häiritud. Eesmärke ei ole võimalik täitmisel. Sihtasutuse tegevus KÕRGE (4) kahju. algatatakse kohtuasi Sihtasutuse saavutada. Oluline osa klientidest peatatakse ja/või esitakse (>100K) vastu. Pikk ja intensiivne riiklik on mõjutatud. trahvinõue regulatiivsete meediakajastus. nõuete mittetäitmise eest. Mainekahju, mis mõjutab lühiajaliselt usaldust Sihtasutuse Ühe või mitme osakonna Olulised puudused suhtes – nii avalikkuse kui Vabariigi tegevused on oluliselt häiritud. regulatiivsete nõuete Kaasneb suur rahaline kahju. Valitsuse poolt. Lühiajaline riiklik ÜLE KESKMISE (3) Eesmärkide saavutamiseks tuleb täitmisel. Kaasneb (>10K -≤100K) meediakajastus. Risk võimalike teostada täiendavaid lisategevusi. ajutine/osaline tegevuse kohtuasjade algatamise osas Suurel hulgal kliente on mõjutatud. keeld ja/või trahvi nõue. Sihtasutuse vastu suureneb märkimisväärselt Vähene lühiajaline mainekahju. Üksikute töökohtade tegevused on Mittevastavus õigusaktidega Kaasneb mõningane rahaline Meediakajastus üksikutes häiritud. Kliendid on mõjutatud. võib kaasa tuua suulisi MÕÕDUKAS (2) kahju. väljaannetes. Võimalik kohtuasja Eesmärkide saavutamine võib olla hoiatusi või ettekirjutusi (>500 - ≤ 10K) algatamine Sihtasutuse vastu. raskendatud. korrektuuride sisseviimiseks. Vähene lühiajaline mainekahju. Käimasolevad ja planeeritavad Rahalist kahju ei esine või on Meediakajastus puudub või tegevused ei ole oluliselt häiritud. Mittevastavus õigusaktidega MADAL (1) ebaolulise suurusega. kajastatakse üksikutes Eesmärkide täitmine on võimalik. puudub (≤ 500) väljaannetes. Mõju klientidele puudub. Hinne Tõenäosus Sagedus Risk on juba realiseerunud või kohe realiseerumas. Tõenäoline, 4 Vältimatu et risk avaldub enam kui kord aasta jooksul. 3 Väga tõenäoline Risk tõenäoliselt realiseerub järgneva 12 kuu jooksul. Riski realiseerumise tõenäosus minimaalne. Tõenäoliselt risk ei 2 Tõenäoline avaldu järgneva 12 kuu jooksul Riski realiseerumise tõenäosus on väga väike. Tõenäoliselt risk 1 Vähetõenäoline ei avaldu järgneva 24 kuu jooksul 4 mõõdukas (2) üle keskmise (3) kõrge (4) kõrge (4) Tõenäosus 3 madal (1) mõõdukas (2) üle keskmise (3) kõrge (4) 2 madal (1) madal (1) mõõdukas (2) üle keskmise (3) 1 madal (1) madal (1) madal (1) mõõdukas (2) 1 2 3 4 Mõju Lisa 2. Eskaleerimise tasemed Riski tase Eskalatsioon Edasised tegevused Koostada tekkepõhjuse KÕRGE (4) Juhatus analüüs ning tegevusplaan. Kooskõlastada juhatuses. Edasiste tegevuste Vastava üksuse juht ja vajalikkuse otsustab vastava ÜLE KESKMISE (3) vastutav juhatuse liige üksuse juht koos vastutava juhatuse liikmega. Vastava üksuse juht otsustab MÕÕDUKAS (2) Vastava üksuse juht täiendavate tegevuste vajalikkuse Edasised tegevused ei ole MADAL (1) Eskalatsioon ei ole vajalik üldjuhul vajalikud Lisa 3. Välisvahendite rakendamisega seotud riskide hindamine 1. Välisvahendite5 rakendmaisega seotud riske hinnatake korraliselt kord aastas (IV kvartalis vastavalt Korraldusasutuse suunistele tähtaegade osas). 2. Välisvahendite eeldefineeritud pettuse riske1 tuleb hinnata üldjuhul igal aastal, väheolulisi (madala jääkriskiga) riske kord kahe aasta jooksul. Välisvahendite pettuse riskide hindamine on ühildatud p. 1 nimetatud korralise riskide hindamisega. 3. Välisvahenditest rahastatud toetusmeetmete ja/või finantsinstrumentide elluviimisega kaasnevaid riske tuleb eraldi hinnata meetmete puhul, kus Sihtasutusel on rakendusüksuse roll. 4. Välisvahendite riskide hindamisel tuleb minimaalselt hinnata järgmisis põhivaldkondi: 4.1 Poliitika kujundamine Riskid, mis on seotud peamiselt õigusaktide ja muude dokumentide ettevalmistamise ja väljatöötamisega planeerimise faasist kuni nende jõustumiseni. 4.2 Toetuse andmine ja projektide valik Riskid, mis võivad tuleneda tegevustest, mis ajaliselt jäävad vahemikku õigusaktide/alusdokumentide jõustumisest kuni taotluse rahuldamise otsuste jõustumiseni. 4.3 Toetuse ja/või finantsinstrumendi väljastamine Sõnastatakse riskid, mis võivad tuleneda tegevustest, mis ajaliselt jäävad vahemikku õigusaktide (määrus, programm) jõustumisest kuni taotluse rahuldamise otsuste jõustumiseni. 4.4 Projektide rakendamine Sõnastatakse riskid, mis võivad esile kerkida erinevate kontrollide läbiviimisel (väljamaksetaotlustes kulude abikõlblikkuse kontroll, tegevuste toimumise kontroll kohapeal, riigihangete õiguspärasuse kontroll, riigiabi andmise õiguspärasuse kontroll, finantskorrektsioonide tegemine, toimingute jätkumise kontroll peale projekti lõppu). 4.5 Seire Sõnastatakse riskid, mis võivad esile tulla tulemuste saavutamise ja vahendite ärakasutamise valdkonnas nii projekti, meetme (tegevuse) kui ka prioriteetse suuna tasandil. 4.6 Infosüsteem Riskid, mis on seotud infosüsteemide arendamise või kasutamisega, samuti andmekvaliteediga. 4.7 Personal Riskid, mis on seotud asutuse töötajatega, sh nende kompetentsi ja töökorraldusega. 5 Sh Euroopa Liidu Struktuurivahendite, Euroopa Liidu Taastekava, Norra jne. riskide hindamine 4.8 Muu Riskid, mis eelnevate kategooriate alla ei sobi (nt muudatused majanduskeskkonnas, muutused poliitilises keskkonnas, Norra/EMP riskide puhul riskid, mis on seotud kahepoolsete suhete fondiga). 5. Välisvahendite pettuse riskide määramisel hinnatakse eeldefineeritud riskide alusel (vajadusel kaardistatakse riskid, mis ei ole hõlmatud juhistega, sh arvestatakse Euroopa Komisjoni pettuseriskide hindamise juhises6) ning muud süsteemi toimimisega seotud pettuseriskid. 5.1 Välisvahendite pettuse riskide hindamisel tuleb minimaalselt hinnata järgmisi riske või lähtuda asjakohastest suunistest: 5.1.1 Taotluste/ projektide valik: • huvide konflikt (n: hindamiskomisjonis), mis mõjutab projektivalikut; • topeltfinantseerimise võimalikkus; • toetuse saajate poolt valeandmete esitamine. 5.1.2 Tegevuste/ projektide elluviimine 5.1.2.1 Riigihanked: • huvide konflikt või altkäemaks vm hüve saamine; • kohustusliku menetluse vältimine, sh ostude tükeldamine, põhjendamatult vaid üks pakkumine, menetluse mitte läbiviimine, ebaseaduslik lepingu pikendamine • hankemenetlusega manipuleerimine, sh ebakorrektsed kvalifitseerimistingimused, pakkumiste info lekitamine, pakkumistega manipuleerimine. • salajased pakkumised ja fantoom teenusepakkujad; • vigane hinnakujundus; • kuludesse peidetakse muid kulusid või näidatakse kulusid tegelikust suuremana või esitatakse võltsitud, fiktiivsed või dubleeritud/täispuhutud arveid/dokumente; • projektis deklareeritavad andmed teostatud tööde/teenuste/kauba osas ei vasta tegelikkusele; • lepingu mittelubatav muutmine, mille tulemusel leping ei vasta enam hankedokumentidele. 6 GN0049 - Fraud risk assessment and effective and proportionate anti-fraud measures (for MA) - 2014-2020 Legislation - ESIF Legislation (europa.eu)  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Nõukogu otsus 1-2/23/107 Kuupäev ja allkirjastaja Kehtib alates: Kuupäev 19.04.2023 digiallkirjas Korra omanik/vastutaja: Mariliis Laaniste, operatsiooniriski Versioon nr 1 juht, riskijuhtimise osakond OPERATSIOONIRISKI JUHTIMISE POLIITIKA SISUKORD MÕISTED .................................................................................................................... 1 1. Operatsiooniriski juhtimise poliitika üldsätted ....................................................... 2 2. Riskivalmidus ......................................................................................................... 3 3. Üldpõhimõtted ........................................................................................................ 3 4. Kohustused ja vastutus .......................................................................................... 4 5. Operatsiooniriski juhtimise protsess ..................................................................... 6 6. Operatsiooniriski liigitamine ................................................................................... 8 7. Riskide tuvastamine ja hindamine .......................................................................... 9 8. Regulaarne raporteerimine ..................................................................................... 9 9. Operatsiooniriski jälgimine ................................................................................... 10 10. Talitluspidevus ja kriisijuhtimine ........................................................................ 10 11. Koolitus ja kommunikatsioon ............................................................................. 11 Lisa 1. Riski taksonoomia . ....................................................................................... 12 MÕISTED Käesolevas poliitikas kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses: Algrisk (inherent risk) - olemasolev riskitase, mis võtab arvesse rakendatud kontrollmeetmeid. Haldamismeede - riskide suhtes ettevõetav tegevus, milleks võib olla riskide vältimine, aktsepteerimine, maandamine, siirdamine. Jääkrisk (residual risk) - risk, mis jääb alles pärast seda, kui on rakendatud meetmeid riski mõju ja tõenäosuse vähendamiseks. Kontroll/kontrollimeede - olemasolev protseduur või tegevus riski tõenäosuse või mõju minimeerimiseks. Kontrollkeskkond - standardite, protsesside ja struktuuride kogum, mis loob aluse sisekontrolli läbiviimiseks. Maandamistegevus - riski tõenäosuse minimeerimiseks riskiomaniku poolt täiendavalt ette võetav(ad) tegevus(ed). Riskide maandamine hõlmab kontrollitegevuste valikut ning juurutamist maandamaks riski tasemele, mis jääb alla juhatuse poolt aktsepteeritavat riskivalmidust. Maandamistegevuse teostaja - maandamistegevus(t)e rakendamise eest vastutav töötaja. Operatsioonirisk - risk saada kahju töötajate tegevuse, sisemiste protsesside ja süsteemide ebapiisavusest või oodatud viisil mittetoimimisest või välistest sündmustest. Operatsioonirisk hõlmab ka õiguslikku riski ja vastavusriski, kuid ei sisalda strateegilist riski. Operatsiooniriski hindamisel ja juhtimisel tuleb arvestada maineriskiga. Operatsiooniriski enesehindamine (Risk Control Self Assessment, RCSA) - protsess, mille käigus kaardistatakse hinnatavas valdkonnas operatsiooniriskid ning hinnatakse nende mõju, riski realiseerumise tõenäosust ja kontrollikeskkonda. Operatsiooniriski faktor - riskide realiseerumist põhjustav Sihtasutuse välis-või sisekeskkonna faktor. Operatsiooniriski intsident - mis tahes juhtum, mille tulemusena tegelik tulemus erineb ootuspärasest tulemusest ebapiisavate või ebaõnnestunud protsesside, inimeste ja süsteemide tõttu või seoses väliste asjaoludega ning millel võib olla negatiivne mõju Sihtasutuse kasumile või kapitalile. Operatsiooniriski juht - Sihtasutuse töötaja, kes vastutab operatsiooniriskijuhtimise protsessi haldamise ja koordineerimise eest. Riskijuhtimine - protsess, mille eesmärk on tuvastada ja hallata riske, mis võivad asutuse eesmärkide saavutamist ebasoodsalt mõjutada või takistada eesmärkide saavutamisele suunatud võimaluste kasutamist. Riski mõju - kahju suurus või ulatus, mida võib põhjustada konkreetse riski avaldumine Sihtasutuse eesmärkide saavutamisele. Riskiomanik - Sihtasutuse töötaja, kelle valdkonna eesmärkide saavutamist võib risk takistada või ebasoodsalt mõjutada ning kes vastutab riski realiseerumise operatiivse jälgimise ja maandamistegevuse elluviimise eest. Riskitaluvus (risk tolerance) - hinnanguline maksimaalne risk, mida organisatsioon suudab taluda kahjustamata oma eesmärkide saavutamist ehk lubatud hälve eesmärkide saavutamisel. Riski tõenäosus - riski realiseerumise võimalikkus ja sagedus. Riskivalmidus (risk appetite) - proaktiivne väljaütlemine riskide ja riskide suuruse kohta, mida organisatsioon on valmis võtma eesmärkide saavutamisel. 1. Operatsiooniriski juhtimise poliitika üldsätted 1.1. Operatsiooniriski juhtimise poliitika (edaspidi “Poliitika”) kehtestab Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse (edaspidi „Sihtasutus“) operatsiooniriski juhtimise raamistiku ja  põhimõtted, riski hindamise ja juhtimise protsessi, meetodid, kohustused ja vastutuse ning nõuded aruandlusele. 1.2. Poliitika kehtestab ühtsed riskijuhtimise standardid riskide läbipaistvaks juhtimiseks ning Sihtasutuse riskijuhtimise kultuuri edendamiseks. 1.3. Poliitika on välja töötatud kooskõlas Sihtasutuse strateegiaga. Poliitikas sätestatud põhimõtted on kohustuslikud kõigile Sihtasutuse töötajatele. 1.4. Käesolev dokument on mõeldud kasutamiseks ainult Sihtasutuse töötajatele, juhatusele, auditikomiteele ja nõukogule ning ei ole mõeldud esitamiseks kolmandatele osapooltele. 1.5. Poliitika vaadatakse operatsiooniriskijuhi poolt üle vähemalt kord aastas ning muudetakse vastavalt vajadusele. Poliitika ülevaatamise ja uuendamise eest vastutab operatsiooniriski juht. 1.6. Lähtudes Sihtasutuse põhikirja punktist 4.1.11, kinnitab käesoleva poliitika Sihtasutuse nõukogu. 2. Riskivalmidus 2.1. Sihtasutuse riskivalmidus lähtub Sihtasutuse omanikuootusest ning üldistest eesmärkidest. 2.2. Sihtasutus aktsepteerib ilma täiendavate maandamistegevusteta madalaid riske. Üle keskmise ja kõrged riskid, mida otsustatakse aktsepteerida ilma täiendavate maandamistegevusteta, vaatab üle juhatus ja esitab aruteluks auditikomiteele ja kinnitamiseks nõukogule. 2.3. Sihtasutus võib oma tegevuses aktsepteerida kõrgemaid riske, korraldades riskijuhtimist viisil, mis tagab teadliku ning kaalutletud riskide võtmise. 2.4. Riskivalmidus määratakse strateegiliste eesmärkide, riskikategooriate või riskiliikide lõikes. Vajadusel määratakse riskivalmiduse konkreetsele riskile eraldi. 2.5. Riskivalmiduse ja riskitaluvuse sihttasemed ning vastavate riskimõõdikute loetelu ja limiidid kehtestatakse eraldi regulatsioonina, mille kinnitab Sihtasutuse nõukogu. 3. Üldpõhimõtted 3.1. Operatsiooniriski juhtimise eesmärk on tuvastada ja hallata riske, mis võivad takistada Sihtasutuse eesmärkide täitmist. 3.2. Operatsiooniriskid on omased kõigile Sihtasutuse tegevustele, teenustele, protsessidele, süsteemidele ja tegevusvaldkondadele. Seda „loovad“ oma tegevusega kõik töötajad. Seetõttu on esmane vastutus operatsiooniriski juhtimise ja kontrolli eest igal Sihtasutuse töötajal oma vastutusala piires. 3.3. Sihtasutuse operatsiooniriski juhtimise üldnõuded ja eesmärgid on: 3.3.1. kõik operatsiooniriskid on tõhusalt ja järjekindlalt identifitseeritud, hinnatud, juhitud, jälgitud ja raporteeritud; 3.3.2. rakendatud on asjakohased ja usaldusväärsed riskijuhtimise meetodid, mis tagavad piisava toe operatsiooniriski analüüsiks ja vastavate otsuste tegemiseks; 3.3.3. iga töötaja on teadlik, et oma vastutusala piires on tema esmaselt vastutav operatsiooniriski juhtimise ja kontrolli eest oma tööülesannete täitmisel; 3.3.4. iga osakond on vastutav igapäevase operatsioonriski juhtimise protsesside ja kontrollisüsteemide eest ning peab tagama nende vastavuse operatsiooniriski juhtimise üldiste nõuetega; 3.3.5. kõigile osakondadele on operatsiooniriski juhtimisega seotud küsimuste lahendamiseks tagatud piisav tugi operatsiooniriskijuhi poolt. 3.4. Efektiivne operatsiooniriski juhtimine on Sihtasutuse efektiivse juhtimise, riskijuhtimise ja kontrollikeskkonna alus. 4. Kohustused ja vastutus Juhatus ▪ annab riskide juhtimiseks juhtkonnale ja valdkonnajuhtidele vajalikud suunised; ▪ tagab Sihtasutuse riskijuhtimise protsessi rakendamise juhindudes auditikomitee ja nõukogu suunistest ning otsustest; ▪ kehtestab nõuded talle esitatavale riskide aruandlusele; ▪ tagab toetuse ja ressursid riskide haldamiseks ning riskiomanikelt piisava info kogumiseks; ▪ näitab eeskuju protseduurireeglitest kinnipidamisel ja eetilise ning hea juhtimise põhimõtete järgimisel; ▪ informeerib auditikomiteed ja nõukogu olulistest riskidest regulaarselt; Struktuuriüksuse ▪ rakendab ja tagab riskijuhtimise toimimise oma vastusvaldkonnas; juht ja ▪ osaleb riskide tuvastamisel, hindamisel ja maandamistegevuste valdkonnajuht planeerimisel; ▪ tagab ja kontrollib enda osakonna maandamistegevuste rakendamist; ▪ osaleb riskiomanike kindlaksmääramisel; ▪ näitab eeskuju protseduurireeglitest kinnipidamisel ja eetilise ning hea juhtimise põhimõtete järgimisel. Operatsiooniriski ▪ koordineerib Sihtasutuse riskide hindamist ja vastutab iga-aastase juht riskide koondtabeli kokkupaneku eest; ▪ koordineerib riskide maandamistegevuste kavandamist ja rakendamist;  ▪ teostab seiret Sihtasutuse eesmärkide saavutamist takistavaid või nende saavutamist negatiivselt mõjutavate riskide üle ning kaasajastab vajadusel juba kaardistatud riskide loetelu; ▪ korraldab Sihtasutuse töötajatele riskijuhtimise alaseid koolitusi; ▪ koostab riskidest ja maandamistegevustest ülevaate vähemalt kord kvartalis juhatusele ja vähemalt kord poolaastas auditikomiteele; ▪ vastutab operatsiooniriski juhtimise raamistiku eest. Töötaja ▪ teadvustab, et riskijuhtimine on Sihtasutuse juhtimise lahutamatu osa; ▪ peab kinni kehtestatud protseduurireeglitest, järgides eetilise käitumise põhimõtteid; ▪ mõistab, et kõikide tasandite töötajad mõjutavad riskijuhtimist ja osalevad selles; ▪ teadvustab enda vastutust riskide osas; ▪ annab infot võimalike uute riskide ilmnemisest oma otsesele juhile või operatsiooniriskijuhile. Teistest tuvastatud probleemidest, õigusaktide ja Sihtasutuse protseduuride mittevastavustest ja ebaseaduslikust tegevusest oma otsesele juhile või järelevalve- ja vastavusosakonna juhile; ▪ kohustub vastava kutse saamisel võtma osa Sihtasutuse riskide tuvastamisest ja hindamisest ning koolitustest. Riskiomanik ▪ otsustab koos operatsiooniriskijuhiga kas risk on aktsepteeritav või vajab maandamist; ▪ tagab, et planeeritud maandamistegevused viidaks kokkulepitud aja jooksul ellu; ▪ annab operatsiooniriskijuhile süstemaatiliselt ja operatiivselt infot realiseerunud riskide, võimalike uute riskide ja olemasolevate kontrollimeetmete piisavuse kohta. Maandamistegevuse ▪ vastutab maandamistegevuse tähtajalise teostamise eest; teostaja • tagab vajadusel maandamistegevuse tähtaja õigeaegse pikendamise Siseauditi osakond • annab hinnangu riskijuhtimise protsessi mõjususele ja iga-aastase riskihindamise järgselt hinnangu kõrgete riskide maandamistegevuste piisavusele. 5. Operatsiooniriski juhtimise protsess 5.1. Sihtasutus lähtub oma operatsiooniriski juhtimise protsessides kolme kaitseliini põhimõttest. 5.1.1. Esimese kaitseliini moodustavad funktsioonid, kus otseselt võetakse ja juhitakse tegevusega kaasnevaid riske. Esimene kaitseliin on riskiomanik ning on esmaselt vastutav riskide identifitseerimise, mõõtmise, hindamise, juhtimise, maandamise ja seire teostamise eest. 5.1.2. Teise kaitseliini moodustavad riskijuhtimise ja vastavuskontrolli funktsioon, kes on kohustatud hindama ja jälgima, et kõik riskid on nõuetekohaselt identifitseeritud, mõõdetud ja hinnatud. Teine kaitseliin tagab sõltumatu riskide hindamise, jälgimise ja raporteerimise ning vastutab riskijuhtimise raamistiku, riskistrateegia, riskivalmiduse väljatöötamise ja toimimise eest. Teine kaitseliin nõustab ja abistab esimest kaitseliini riskide juhtimisel ja sisekontrolli süsteemide väljatöötamisel. 5.1.3. Kolmanda kaitseliini moodustab siseauditi funktsioon, mis tagab sõltumatu järelevalve (kindluse juhtkonnale), et esimese ja teise kaitseliini korraldus, tegevus ning protsessid tagavad nõuetekohase ja efektiivse riskijuhtimise ning sisekontrolli keskkonna. 5.2. Operatsiooniriskide juhtimist teostatakse Sihtasutuses alljärgnevate etappide lõikes: 5.2.1. Riskide tuvastamine ja kirjeldamine - tuvastatakse ja kirjeldatakse riskid, mis võivad takistada või ohustada Sihtasutuse eesmärkide saavutamist, tegevusi ja protsesse. 5.2.2. Olemasolevate kontrollmeetmete tuvastamine – kirjeldatakse organisatsioonis kasutusel olevad kontrollmeetmed, mis aitavad maandada identifitseeritud riski. 5.2.3. Riskide hindamine - tuvastatud riskid hinnatakse nende mõju ja tõenäosuse alusel. Antud etapis hinnatakse identifitseeritud riski algriski taset. Riski mõju hinnatakse neljas erinevas kategoorias: 5.2.3.1. Finantsmõju; 5.2.3.2. Mainemõju; 5.2.3.3. Mõju Sihtasutuse tegevusele; 5.2.3.4. Regulatiivne mõju. 5.2.4. Riskide juhtimine ja maandamine - hinnatakse, kas esinev risk on lubatav või mitte. Kui risk on lubatav ehk riski mõju ja tõenäosus on organisatsioonile ilma täiendavate maandamistegevuste planeerimiseta vastuvõetav, siis seda riski aktsepteeritakse. Nende riskide puhul, kus organisatsioon leiab, et riski mõju ja/või tõenäosus on liiga suur, valitakse sobiv haldamismeede (vältimine, maandamine, hajutamine, siirdamine). Sihtasutuses leiab enim kasutamist riskide maandamine ja aktsepteerimine. 5.2.5. Maandamistegevuste planeerimine ja rakendamine - kui riskitase ei ole Sihtasutuse poolt aktsepteeritav ja riski maandamine aktsepteeritavale tasemele nõuab maandamistegevusi, kirjeldatakse riskide maandamiseks vajalikud tegevused, määratakse kavandatud maandamistegevuste rakendamise eest vastutavad isikud ja tähtajad ning viiakse maandamistegevused ellu. 5.2.6. Riskide seire ja aruandlus - riskide haldamismeetme sobivuse ja planeeritud maandamistegevuste piisavuse kontroll, mida viiakse läbi vähemalt kord kvartalis. Samuti hõlmab riskide seire läbi aasta järjepidevalt Sihtasutuse uute võimalike riskide tuvastamist. Riskide Riskide seire ja tuvastamine ja aruandlus kirjeldamine Maandamistegevuste Olemasolevate planeerimine ja kontrollmeetmete rakendamine tuvastamine Riskide Riskide haldamismeetme hindamine valimine Joonis 1. Riskijuhtimise etapid 5.3. Riskide haldamismeetmed 5.3.1. Riskide haldamise eesmärk on viia Sihtasutuse tegevusega kaasnevad riskid aktsepteeritava riskitasemeni rakendades vajadusel meetmeid, mis vähendavad tuvastatud riskide esinemise tõenäosust ja seeläbi riskide realiseerumise mõju. 5.3.2. Riskide haldamismeetmete valikul võetakse aluseks jääkriskid ning kokkulepitud riskivalmidus ja riskitaluvus. 5.3.3. Riskide haldamise meetmed on järgmised: 5.3.3.1. vältimine - protsessid korraldatakse ümber nii, et risk oleks välditud; 5.3.3.2. aktsepteerimine - kasutatakse juhul, kui riski realiseerumine ei kahjusta ülemääraselt Sihtasutuse tegevust, kui maandamise kulu on suurem kui potentsiaalne kahju või kui riski vältimine on võimatu; 5.3.3.3. maandamine - luuakse kontrollid või tehakse tegevusi, et riski realiseerumiseni viivaid sündmusi avastada ja ennetada ning minimeerida riski realiseerumise korral selle tagajärgede mõju; 5.3.3.4. siirdamine - riskid jaotatakse teistele osapooltele (nt kindlustamine). 5.4. Maandamistegevuste planeerimine ja rakendamine 5.4.1. Maandamistegevuste kavandamist koordineerib operatsiooniriski juht, leppides riskide maandamistegevused ja tähtajad kokku riskiomaniku ning maandamistegevuse teostajaga. 5.4.2. Riskiomanik vastutab maandamistegevuse sisulise vastavuse eest ning selle eest, et planeeritud maandamistegevused saaksid kokkulepitud aja jooksul ellu viidud. 5.4.3. Operatsiooniriski juht teostab regulaarset seiret kirjeldatud maandamistegevuste rakendamise üle. 6. Operatsiooniriski liigitamine 6.1. Operatsiooniriski intsidendid liigitatakse vastavalt Sihtasutuse poolt kehtestatud riski taksonoomiale (vt. Lisa 1). Kahjujuhtumite klassifitseerimise süsteem aitab Sihtasutusel määrata potentsiaalselt olulist kahju tekitavate juhtumite kategooriad ja liigid ning annab otsest informatsiooni riskijuhtimise meetmete rakendamise vajaduse ning tõhususe kohta. 6.2. Liigitamine võimaldab teavitatud intsidentide paremat analüüsimist ja töötlemist ja järelkontrolli tegemist. Intsidendi korrektse liigitamise ning klassifitseerimise ja õigeaegse järelkontrolli eest vastutab operatsiooniriski juht. 6.3. Operatsiooniriski sündmuste liigid 6.3.1. Sihtasutus kasutab riskide tuvastamisel ja liigitamisel Baseli komitee operatsiooniriski sündmuste liigitust: 6.3.1.1. Sisemine pettus - kahju, mis tuleneb tegudest, mille eesmärgiks on pettus, seadusevastane vara omandamine või õigusaktidest või ettevõtte poliitikast möödahiilimine, milles osaleb vähemat üks sisemine osapool; 6.3.1.2. Väline pettus - kahju, mis tuleneb tegudest, mille eesmärgiks on pettus, seadusevastane vara omandamine või õigusaktidest möödahiilimine kolmanda osapoole poolt; 6.3.1.3. Värbamispraktika ja töökeskkonna turvalisus - kahju, mis tuleneb tööhõive-, tervisekaitse- või ohutusalaste seaduste või kokkulepetega vastuolus olevatest tegudest, isikukahjunõuete väljamaksmisest või vahetegemise/diskrimineerimise juhtumitest; 6.3.1.4. Kliendid, tooted ja äripraktika - kahju, mis tuleneb konkreetsete klientide ees ametialaste kohustuste (sealhulgas usaldus- ja sobivusnõuete) tahtmatust või hooletust täitmatajätmisest või toote olemusest või konstruktsioonist; 6.3.1.5. Varaline kahju - kahjud, mis tulenevad materiaalsete varade kaotusest või kahjustumisest loodusõnnetuse või muude sündmuste tõttu; 6.3.1.6. Äritegevuse katkestus ja süsteemivead - kahju, mis tuleneb äritegevuse katkemisest või süsteemirikkest; 6.3.1.7. Tehingute teostamine, edastamine ja protsessijuhtimine - kahju ebaõnnestunud tehingutöötlusest või protsessijuhtimisest, suhetest kaubanduspartnerite ja tarnijatega. 6.4. Operatsiooniriski kategooriad 6.4.1. Sihtasutus rakendab järgmist operatsiooniriski kategooriate klassifikatsiooni: 6.4.1.1. Töötajatega seotud risk on risk saada kahju töötajate ebapiisavast kompetentsist, piisava tööjõu puudumisest, inimlikest vigadest, töötajate mittelojaalsusest, tegevusetusest või tööülesannete täitmata jätmisest või õigusvastastest tegudest. Inimestega seotud riskide näideteks on sisemine pettus, oma volituste piiride ületamine, sõltuvus võtmeisikutest, tööseadusandluse rikkumine, puudused  tervisekaitse ja tööohutuse nõuete täitmisel, puudused organisatsiooni kultuuris ja väärtushinnangutes jne. 6.4.1.2. Sisemiste protsesside risk on risk saada kahju, kui manuaalsed või automatiseeritud protseduurid, tavad/praktikad, meetodid, mudelid, protsessid jne on puudustega (või puuduvad üldse) ning mille tulemusena nad ei täida seatud eesmärke. See kategooria hõlmab puudusi organisatsioonis ja juhtimises, kohustuste ja vastutuse määratlemises, kontrollikeskkonnas, dokumentatsioonis, protsesside ja protseduuridega kaetuses, aruandluses ja juhtimisinfos, äritavades, kliendi- ja partnersuhetes jne. 6.4.1.3. Süsteemide risk on risk saada kahju info-ja kommunikatsioonitehnoloogia ning teiste süsteemide ebapiisavusest või oodatud viisil mittetoimimisest. Süsteemidega seotud riskideks on näiteks ebapiisav funktsionaalsus, andmete ja süsteemide usaldusväärsus, süsteemide turvalisus, andmete kvaliteet ja terviklikkus, andmete kaitstus süsteemides, andmete taastamise võimekus, süsteemi jõudlus, süsteemi jälgitavus, süsteemi tõrked jne 6.4.1.4. Väliste sündmuste risk on risk saada kahju, mille põhjus on väljaspool sihtasutust. See kategooria hõlmab väliseid pettusi, koostööpartnerite tegevust, teenuste edasiandmist, regulatsioonide muutusi, vastavust seaduslikele nõuetele, häireid avalikus infrastruktuuris (telekommunikatsioon, elekter jne), katastroofid ja õnnetused jne. 7. Riskide tuvastamine ja hindamine 7.1. Operatsiooniriske jälgitakse läbi regulaarsete riskide hindamise, mille käigus hinnatakse sisemiste kontrollide kvaliteeti ning tuvastatakse parendusi vajavad valdkonnad. 7.2. Sihtasutuses viiakse iga-aastaselt läbi vähemalt järgmisi perioodilisi riskide hindamisi: 7.2.1. Iga-aastane operatsiooniriskide enesehindamine (Risk Control Self Assessment, RCSA) 7.2.2. Välisvahendite rakendamisega seotud riskide hindamisel (tuleneb välistest nõuetest) lähtub Sihtasutus Korraldusasutuse poolt antud suunistest ja metoodikast. 7.3. Riskide mõju ja realiseerumise tõenäosuse hindamisel põhinev metoodika ja vastav protsess kehtestatakse eraldi sisekorrana. 8. Regulaarne raporteerimine 8.1. Sihtasutuses koostatakse järgmised sisemised ja välised operatsiooniriski raportid: 8.1.1. Sisemised raportid: 8.1.1.1. kvartaalne operatsiooniriski raport, kus antakse ülevaade olulistest operatsiooniriski juhtumitest. Raporti koostab operatsiooniriski juht ning esitab selle juhatusele, auditikomiteele ja nõukogule ning sisemisi kommunikatsioonikanaleid kasutades kõigile osakonnajuhtidele.  8.1.1.2. iga-aastane operatsiooniriski enesehindamise tulemuste analüüs ja kokkuvõte. Raporti koostab operatsiooniriski juht, raport esitatakse juhatusele ja auditikomiteele ning sisemisi kommunikatsioonikanaleid kasutades kõigile osakonnajuhtidele. Lühikokkuvõte hindamise tulemustest esitatakse Sihtasutuse nõukogule. 8.1.2. Välised raportid: 8.1.2.1. operatsiooniriski juhtimise ja hindamise üldised põhimõtted kajastatakse Sihtasutuse majandusaastaaruandes. 9. Operatsiooniriski jälgimine 9.1. Operatsiooniriski tegeliku taseme jälgimise põhilised meetodid on riskimõõdikute jälgimine, operatsiooniriski intsidentide juhtimine ning sõltumatud kontrollitegevused. 9.2. Operatsiooniriski intsidendid 9.2.1. Operatsiooniriski intsidentide juhtimist ja haldamist kasutatakse operatsiooniriski intsidentide analüüsimiseks ning juhtumitest tuleneva negatiivse mõju vähendamiseks. 9.2.2. Operatsiooniriski intsidentist teatamine on iga Sihtasutuse töötaja kohustus. 9.2.3. Operatsiooniriski intsidentide haldamise eest vastutab operatsiooniriski juht. 9.2.4. Operatsiooniriski intsidentide juhtimise ja haldamise metoodika ja protsess kehtestatakse eraldi sisekorrana. 9.3. Riskimõõdikud 9.3.1. Riskimõõdikuid kasutatakse operatsiooniriski tegeliku riskitaseme jälgimiseks ning võimalike probleemide eelhoiatuseks. Riskimõõdikutele kehtestatakse hoiatustasemed (roheline-kollane-punane) ning eskalatsiooninõuded. 9.3.2. Riskimõõdikud kehtestatakse kõigile operatsiooniriski kategooriatele (töötajad, protsessid, süsteemid, välised sündmused) lähtudes riski olulisusest. 9.3.3. Riskimõõdikud ja nende sihttasemed kehtestab Sihtasutuse nõukogu. 9.3.4. Riskimõõdikud ja kehtestatud sihttasemed vaadatakse üle vähemalt üks kord aastas Sihtasutuse juhatuse poolt ning vajadusel esitab juhatus ettepanekud riskimõõdikute muutmiseks Sihtasutuse nõukogule. 9.3.5. Riskimõõdikute jälgimise ja regulaarse raporteerimise eest vastutab operatsiooniriski juht. 10. Talitluspidevus ja kriisijuhtimine 10.1. Talitluspidevus ja kriisjuhtimine on riskijuhtimise protsessi lahutamatu osa, mille eesmärk on kindlustada erakorraliste sündmuste esinemise korral Sihtasutuse tegevuse jätkamine. 10.2. Toimiv talitluspidevuse protsess näitab, et Sihtasutus on valmistunud võimalikeks temast sõltumatutel põhjustel toimuda võivateks katkestusteks äritegevuses ja omab plaane tegevuse jätkamiseks ning potentsiaalsete kahjude vähendamiseks. 10.3. Sihtasutuse juhatus kinnitab talitluspidevuse plaanid ja tegevuskavad kõikidele kriitilistele protsessidele äritegevuse taastamiseks ja jätkamiseks ettenägematute häirete korral. 10.4. Talitluspidevuse ja kriisjuhtimise kord kehtestatakse eraldi sisekorrana. 11. Koolitus ja kommunikatsioon 11.1. Töötajate koolitamine ja teadlikkus on operatsiooniriski juhtimise ja maandamise väga oluline osa. 11.2. Kõik töötajad peavad osalema regulaarselt (vähemalt üks kord aastas) operatsiooniriski koolitusel. 11.3. Kõigile uutele töötajatele tuleb läbi viia operatsiooniriski alane koolitus, mis on osa uue töötaja sisse-elamisprogrammist. Koolitustel osalemine peab olema dokumenteeritud. 11.4. Operatsiooniriski alaste koolituste läbiviimise eest vastutab operatsiooniriski juht. 11.5. Erinevate korraliste ja erakorraliste riskihinnangute läbiviimisele kaasatakse erinevaid töötajaid, mis tagab parema arusaamise operatsiooniriski olemusest ja juhtimisest. Lisa 1. Riski taksonoomia  Juhtumi liik Juhtumi alamliik Riski nimetus Riski kirjeldus Pangasaladuse hoidmise Risk, et Sihtasutus ei järgi reegleid ja eeskirju ning kohustuse rikkumine avalikustab enda või kliendi ärisaladuse Risk, et klientidele tooteid ja teenuseid pakkudes ei Agressiivne müük järgita sisemisi reegleid ja eeskirju, mis seab kliendi ebasoodsasse olukorda Privaatsuse rikkumine Risk, et rikutakse andmekaitsealaseid regulatsioone Risk, et andmete hooletu kasutamise tõttu Konfidentsiaalse info Informatsioonikohustus, avalikustatakse konfidentsiaalne informatsioon väärkasutamine sobivus ja usaldus tahtmatult Risk, et Sihtasutust võidakse pidada vastutavaks Laenuandja vastutus laenusaaja rahaliste kahjude eest, mis on otseselt või kaudselt seotud Sihtasutuse tegevusega Risk, et Sihtasutus ei ole vastavuses huvide konflikti Huvide konflikt puudutavate regulatsioonidega Risk, et esitatud kaebusi ei käsitleta tõhusalt ja Ebapiisav kaebuste õigeaegselt ning seetõttu tekivad kaebuse käsitlemine lahendamisel ebamõistlikud takistused Kliendid, tooted ja äripraktika (Kahju, mis Risk, et Sihtasutuse tegevus ei ole kooskõlas tuleneb konkreetsete klientide Keelatud tehingud kehtiva seadusandlusega ees ametialaste kohustuste (sealhulgas usaldus- ja Risk, et Sihtasutuse oma tegevuses ei järgi sobivusnõuete) tahtmatust või Rahapesu rahapesu regulatsioone ning on seotud rahapesu hooletust täitmatajätmisest või Sobimatud ärimeetodid või terrorismi rahastamisega toote olemusest või Risk, et Sihtasutus ei täida rahvusvahelisi konstruktsioonist) Sanktsioonide rikkumine majandussanktsioone puudutavaid reegleid ja määrusi Risk, et Sihtasutus tegeleb äritegevusega, milleks tal Litsentseerimata tegevus ei ole litsentsi Puudused või vead toodete Risk, et toote või teenuse puudused võivad või teenuste tingimuste tuleneda vigadest toote disainis, tingimustes või Puudulikud tooted või kirjeldamisel teostuses teenused Risk, et mudelid mida kasutatakse toote või riskide Puudused või vead arvutamiseks sisaldavad vigu või neid kasutatakse sisemudelites valesti. Ebapiisavad teadmised kliendi identifitseerimiseks ja Risk, et Sihtasutus ei järgi klientide tuvastamise ja Puudulik kliendihinnang klassifitseerimiseks (KYC) klassifitseerimise eeskirju ja eeskirju Vaidlused nõustamistegevuse Risk, et Sihtasutus ei järgi üldisi ja spetsiifiliste Nõustamine üle nõuannete andmise eeskirju tahtmatult või Risk, et Sihtasutus ei ole vastavuses väliste nõuete Vastavus Vastavus ja regulatsioonidega Tarkvara rikked ja Risk saada kahju tarkvara rikke või andmebaaside katkestused kättesaamatuse tõttu Äritegevuse katkestus ja Risk, et riistvara rike või kättesaamatus toob kaasa Süsteemid Riistvara rikked ja süsteemivead elektroonilise teabe või andmete katkestused (Kahju, mis tuleneb äritegevuse mittekättesaadavuse katkemisest või süsteemirikkest) Telekommunikatsiooniseadm Risk, et võrgurikke tõttu esineb katkestusi ete rikked ja sidekatkestused äritegevuses Risk, et infrastruktuuririkke tõttu esineb katkestusi Muud rikked ja katkestused äritegevuses Puudulik talitluspidevuse Risk, et Sihtasutusel puudub piisav ettevalmistus ja Äritegevuse katkestus planeerimine organisatsiooniline valmisolek kiriisijuhtimiseks Risk, et Sihtasutus ei järgi oma tegevuses Kliendi eksitamine kliendisuhtluse regulatsioone ja standardeid Andmete sisestamise ja Risk, et Sihtasutus ei suuda teostada tehinguid laadimise vead puudulike andmete tõttu Ületatud tähtaeg või Risk, et Sihtasutus ei suuda õigeaegselt teostada ja täitmata kohustus monitoorida tehinguid Tehingute alustamine, Mudeli või süsteemi väär Risk, et Sihtasutus ei suuda tehingud teostada teostamine ja hooldamine kasutamine sisemiste mudelite või süsteemide puuduste tõttu Risk, et Sihtasutuse raamatupidamine on Raamatupidamisvead ebakorrektne vigaste kannete sisestamise või protseduurireeglite mitte jälgimise tõttu Tehingute teostamine, Võrdlusandmete hooldamise Risk, et Sihtasutus ei suuda tehinguid sooritada edastamine ja vead valede või kättesaamatute võrdlusandmete tõttu. protsessijuhtimine Ebaõigete andmete Risk, et Sihtasutus jätab õigeaegselt (Kahju ebaõnnestunud Järelvalve ja aruandlus esitamine või aruande aurandekohustuse täitmata või esitab aruandes tehingutöötlusest või kohustuse täitmata jätmine ebakorrektseid andmeid protsessijuhtimisest, suhetest kaubanduspartnerite ja Risk, et Sihtasutus ei suuda koguda kliendilt tehingu tarnijatega) Informatsioon ja Puudulikud või vigased teostamiseks vajalikke juriidilisi dokumente ja dokumentatsioon dokumendid kinnitusi Puudulikud või vigased kliendi Kliendi andmete käsitlemine Risk, et kliendiandmed on vigased või puudulikud andmed Puudused koostööpartnerite Risk, et Sihtasutus ei suuda teostada tehinguid Teenuse ja toote tarnija suhete haldamisel kolmanda osapoole tegevuse/tegevusetuse tõttu  Annex III.1.5 Overview of actions taken for systematic information of EIBA personnel The personnel is regularly informed of applicable procedures and they are involved its development. Screenshot from EIBA intranet about informing personnel about updated procedures for irregularities and administrative appeals. Automatic e-mail for personnel about updated procedures concerning irregularities. Screenshot from EIBA intranet about informing personnel about new procedures for risk management Automatic e-mail for personnel about risk management procedures Training system and information provided to staff Screenshot from regular training information e-mails from State Shared Services (public officials training plan for spring and summer 2023)  KOOLITUSE NIMETUS SIHTRÜHM Koolituse eest KOOLITAJA(D) MAHT SAGEDUS vastuava üksus Büroo-ja haldusteenus, reisikorraldus, teabehaldus ja DHS Uued töötajad PH Peeli, Anu 2,5 h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas Uued töötajad IT BirgitP, Keiro 2h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas IT teenused, IT tugi Uued töötajad PH Häli, Harle, Jaana, 2,5h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas RTIP kasutajakoolitus(isikukaart,koolitus-, lähetus- ja majanduskulud) KristaÜ IT tuumiksüsteemid - ülevaade Sihtasutuses kasutatavatest süsteemidest ja Uued töötajad IT Birgit P 1h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas süsteemide omavahelistest seostest (ETS, FREDI, CRM, DHS, Jira..) Eelarvestamine (eelarve juhtimise protsess, katteallikad, täitmise jälgimine jne) Uued töötajad FIN eelarvejuht, Rain 1h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas ja FREDI kasutaja koolitus CRM-i kasutaja koolitus Uued töötajad IT Madis 1,5 h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas SFOS-i kasutaja koolitus toetuste menetlejale Uued töötajad TOK Anni Laanemets ? Küberhügieeni koolitus veebiõpe vormis (https://digitark.kredex.ee) Uued töötaja, Riskiosakond Thomas Kord aastas, Q4 olemasolevad töötajad Struktuurifondide rahastamise õigusraamistik, haldusmenetlused, riigiabi Uued töötajad ÕIS Terje/Kadri 1, 5 h kord poolaastas, e-materjal lingina lisas Toetuste menetlejad Toetuste taotluste menetlemine ja hindamine (SFOSIS): Uued töötajad TOK Anni Laanemets vastavalt vajadusele Toetuste menetlejad eelnõustamine; taotleja, partneri ja taotluse nõuetele vastavuse kontrollimine; projektide valimine ja otsustamine, ekspertide kaasamine; muutmise taotluse menetlemine; otsuste koostamine, VMT menetlemine, aruande koostamine jne Toetuste taotluste menetlemine ja hindamine (kontrolltoimingud): Uued töötajad JÜ Aare 1,5h kui uus töötaja tuleb, kes hakkab paikvaatlusi tegema Toetuste menetlejad Projekti tegevuste kohapealne kontroll (paikvaatlused), JÜ poolt teostatavad paikvaatlused (nii projekti elluviimise käigus kui elluviimise järgsed), kohapelne aruande kontroll/ paikvaatlus, erakorralised paikvaatlused. protsess ja infosüsteem Valimipõhine kontroll: Uued töötajad JÜ Aare 1h Toetuste menetlejad Valimi koostamine, menetlusprotsess Toetuste taotluste menetlemine ja hindamine (kontrolltoimingud): Uued töötajad ÕIS,JVO Juura osa - 1,5 kord poolaastas Toetuste menetlejad h projekti nõuetele mittevastamine, finantskorrektsioonid Struktuurfondide teavitamiskohustus (nõuded ja tingimused) Uued töötajad Turundus 1h iga kuue kuu tagant või vastavalt vajadusele Toetuste menetlejad Haldusmenetluse koolitus Uued töötajad ÕIS Terje/Kadri 1, 5 h kord poolaastas Toetuste menetlejad Riigiabi koolitus (sh menetlusprotsess) Uued töötajad ÕIS Terje/Kadri 1,5 h kord poolaastas Toetuste menetlejad Korruptsioon, pettused, huvide konflikt, rikkumised (reeglid, nõuded, protsess), Uued töötajad JÜ Kristo, Anto 2h uue töötaja infopäeva raames või vastavalt vajadusele (sh eetikakoodeks, riskide ennetamine Toetuste menetlejad sisemised liikumised) Riskijuhtimise alased lühikoolitused enne iga-aastase riskide hindamise osakondade juhid, e- RISK MariliisL 0,5 h 1x aastas vahetult enne riskide hindamist või vastavalt vajadusele protsessi algatamist. residentsuse õiguse, (sh sisemised liikumised) riski ja järelevalve juht Siseauditite korraldus, ülevaade audititest Uued töötajad SAO Laura vastavalt vajadusele (sh sisemised liikumised) - kord poolaastas Toetuste menetlejad Siseauditite kontaktisikute koolitus: kontaktisikute juhendamine auditi SIseauditite SAO Laura vastavalt vajadusele protsessis, auditi keskkond Jiras kontaktisikud Andmekaitse ja infoturbe koolitus ÕIS/RISK Anto, Siret, Thomas 2h iga kahe kuu tagant või vastavalt vajadusele Turundusteenus organisatsioonis, kommunikatsioon ja meediasuhtlus Uued töötajad TURKOM Kati, JoonasK 1h vastavalt uue töötaja liitumisega, kelle amet on seotud turundus- ja (protsess, juhised jms) kommunikatsiooniga; uue töötaja päeva raames Eesti brändi koolitus Turundus- ja Turundus Stina 1,5 h kord aastas kommunikatsiooniinime sed turismi suunal ja äri suunal (kaks eraldi koolitust) Personalitöö korraldus (RTIP keskkond: koolitused, puhkused, tasusüsteemid, Uued töötajad PH Häli, Harle 1,5 h vastavalt vajadusele (sh sisemised liikumised) värbamine jne) Hangete läbiviimise koolitus (protsess); Hankemooduli tutvustus FREDis; uued töötajad/ kordus HO, IT Birgit Vilippus, Siret 2H kord poolaastas Riigihanke komisjoni moodustamine, pädevus ja töökord Suurväli; Madis Klienditeeninduse- ja halduse põhimõtted, kliendisuhtluse ja kontaktide Kliendihaldurid, KTH Eero, Marilyn 1,5 H Vastavalt vajadusele. Soovitavalt minimaalselt 1 kord aastas. säilitamine, pakkumiste tegemine klienidle, klienti puudutav koostöö üksuste ekspordinõunukud, vahel, tagasiside küsimuine klienidlt. investorkonsultandid, projektijuhid, tooteomanikud, toetuste menetlejad, äriüksuste juhid TEAMS koolitus_üle TEAMSi Kõik töötajad IT Keiro 1h Tugiteenuste portaali koolitus Kõik töötajad IT Kerli 1h uuele töötajale? iga kahe kuu tagant või vastavalt vajadusele Tehingute tegemise ja dokumentide viseerimise korda tutvustav koolitus Kõik töötajad Õigus/PH Taimi, Anu kord poolaastas Esitluse sisuline ja tehniline koolitus Kõik töötajad Turundus 1,5 h vastavalt vajadusele, kaks korda aastas eas.ee userite koolitus (sündmuste loomine jne) Kõik töötajad Turundus 1,5 vastavalt vajadusele Tsentralsete turundus- ja kommunikatsioonihangete tutvustus Kõik töötajad Turundus/HO Kati/BirgitV 1,5 vastavalt vajadusele Andmetöötlus turundustegevustes - koolitus Kõik töötajad ÕIS tellimuskoolitus Operatsiooniriski intsidendid ja nendest teavitamine Uued töötajad Riskiosakond MariliisL 0,5-1 h kord kvartalis Töökoha seadmete kestlik kasutus Kõik töötajad IT + GreenDice Birgit P 1,5 - 2h kord kvartalis Intellektuaalomandi küsimused arenduskoostöös ja toetustes Kõik, kellel on vaja teada Tehnoloogiasiirde või ettevõtteid nõustada intellektuaalomandi valdkond Siim Kinnas küsimustes 2h projektides, mida me vastavalt toetame vajadusele Kestlik areng- jalajälg, ESG poliitika, vastutundlik tööandja Uued töötajad KA,PH Kertu, Häli 1,5h kord poolaastas Uue töötaja infopäev (organisatsiooni tutvustus, valdkonnad ja teenused, Uued töötajad Juhatus, PH 1 päev sõltuvalt tööjõu liikumisest kord kvartalis struktuur, kultuur ja väärtused jne)  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht KOOLITUS- JA ARENDUSTEGEVUS 1. EESMÄRK: Koolitus- ja arendustegevuse eesmärk on toetada töötajate kompetentside kasvu ja Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse (Sihtasutus) strateegiliste eesmärkide saavutamist. Koolitus- ja arendustegevused on osa Sihtasutuse kompetentsi- ja talendijuhtimisest. Sihtasutuse koolitus- ja arendustegevuse juhend kirjeldab koolitusprotsessi juhtimist ja arendustegevusi sh koolitusvajaduste selgitamist ja koolituste planeerimist, eelarvestamist ja rahastamise põhimõtteid, koolituste korraldamise ja koolitustel osalemise, koolituste tagasisidestamise ja hindamise põhimõtteid. 2. MÕISTED: 2.1. Koolitus on süsteemne õppimis- ja arendustegevus, mille eesmärgiks on tagada töötajate teadmiste, oskuste ja hoiakute vastavus ametikohal esitatavatele nõuetele luues eeldused Sihtasutuse strateegiliste eesmärkide ja planeeritud arengusuundade saavutamiseks. 2.2. Avatud koolitus on koolitusasutuse poolt välja pakutud koolitus, kus osalejad on erinevatest organisatsioonidest (nt konverentsid, seminarid, infopäevad vms). 2.3. Sisekoolitus on Sihtasutuse töötajate, kelle igapäevane töö ei ole seotud koolitamisega, korraldatud ja töötajatele suunatud koolitus. Sisekoolituseks ei loeta arutelusid, infotunde või testimisi (arendusprojektide väljatöötamine, arenduste testimine, tööprotsessides toimunud muudatustest teavitamine jm). 2.4. Tellimuskoolitus (ka sisseostetud koolitus) on Sihtasutuse poolt koolitajalt või koolitusasutusest tellitud ning spetsiaalselt Sihtasutuse vajadustele vastavalt kujundatud koolitus. 2.5. Tasemekoolitus võimaldab erinevates õppevormides omandada kõrgharidust ning taotleda akadeemilist kraadi (sh mikrokraadi). Tasemekoolituse läbimist tõendab tunnistus või diplom. 2.6. Individuaalne õpe on töötaja iseseisev õpe õppematerjalide ja/või juhendajaga, mentoriga või praktika teise organisatsiooni juures eesmärgiga omandada uusi teadmisi, oskusi ja kogemusi. 2.7. E-õpe on koolitusvorm, kus õppimine toimub info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kaasabil ning mis on aja ja koha suhtes paindlik. 2.8. Rahvusvaheline (välis)koolitus on välisriigis toimuv koolitus, konverents vm. eesmärgipärane arendustegevus. 2.9. Õppereis on teiste organisatsioonide külastamine kogemuste saamiseks või osalemine messidel, seminaridel vm üritustel. 2.10. Kompetents on kogumik teadmisi, oskuseid, hoiakuid, väärtusi, mis on kirjeldavad töötaja käitumist ja asjatundlikkust ning on vajalikud tööülesannete täitmiseks. 2.11. Kompetentsus on vastavus esitatud kompetentsinõuetele, hinnang kompetentsile. 2.12. Kompetentsimudel on konkreetsetel ametikohtadel töötavate töötajate grupile püstitatud eesmärkide saavutamiseks vajaminevate kompetentside loend ning tegevusnäitajate kirjeldus.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht 2.13. Sisekoolitaja on Sihtasutuse töötaja, kes üldjuhul oma põhitöö kõrvalt valmistab ette ja viib läbi sisekoolitusi. 2.14. Koolituskulude hüvitamise kokkulepe sõlmitakse juhul, kui töötaja osaleb ressursimahukal koolitusel mille maksumus ületab 2000 eurot (koos käibemaksuga). 2.15. Koolitustegevuse hindamine on protsess, mille käigus hinnatakse koolitusemõju ja mille eesmärgiks on saada informatsiooni koolitus- ja arendustegevusteks. Koolitusmõju hinnatakse üldjuhul koolituste tagasiside küsitluste ja erinevate uuringu tulemuste (nt ROU) või koolitustegevusprotsesside hindamise kaudu. 3. ROLLID JA VASTUTUS 3.1. Juhatus määratleb Sihtasutuse kui terviku arendusprioriteedid, kinnitab koolitus- ja arendustegevuseks vajalikud dokumendid ning toetab töötajate enesearendamist ja koolitust. 3.2. Personaliarendusteenus, milline on personali- ja haldusosakonna üks tegevussuund, vastutab koolitus- ja arendusprotsessi kui terviku eest. Valdkonnas töötatakse välja koolitusplaan, juhitakse koolituseelarvet, valitakse ja arendatakse sisekoolitajaid ning planeeritakse ja korraldatakse koolitusi koostöös teiste osakondadega. 3.3. Personali- ja haldusosakonna juht (edaspidi osakonna osakonna juht) vastutab koolitus- ja arendustegevuse koordineerimise, koolituste planeerimise, organiseerimise ja hindamise ning koolitusalase info liikumise eest. 3.4. Iga osakonna juht määratleb oma osakonna koolitusprioriteedid, annab sisendi koolitusplaani ja koolitusprogrammidesse ning vastutab oma osakonda puudutavate erialaste teadmiste ja oskuste vajaliku taseme eest. 3.5. Vahetu juht peab oma alluvatega arenguvestlusi, annab hinnangu kompetentsidele, selgitab välja arenguvajaduse, annab sisendi koolitusprogrammidesse, annab infot koolituste toimumisest ja nende eesmärkidest alluvatele ning vastutab uute töötajate eduka sisseelamise eest. Juht võimaldab töö ajal koolitusel osalemist ning sisekoolitajatel koolituse ettevalmistamist ja läbiviimist. 3.6. Töötaja: • vastutab oma kompetentside arendamise ja koolitusel osalemise eest, arvestab koolitusel osalemist oma töö planeerimisel ning jagab alati koolituse tulemusena omandatud teavet, oskusi ja kogemusi kolleegidega. • vastutab koolitusel omandatud teadmiste kasutamise eest suunates need valdkonna protsesside, kordade ja IT süsteemide arendamisse. 3.7. Sisekoolitaja koostab sihtrühmale ja koolituseesmärkidele vastava sisekoolitusprogrammi, valmistab ette koolitusmaterjalid ning viib koolituse läbi, tehes selleks koostööd PH osakonna juhiga ja koolituse tellijaga. Töökorralduslikes küsimustes on tal õigus arvestada vahetu juhi toetusega, kes vajadusel teeb töökorralduses muudatusi. 3.8. Koolituse tellija on Sihtasutuse osakonna- või valdkonna- või tiimi juht, kes on soovinud koolitust oma vastutusvaldkonna või osakonna jaoks. Tellija teeb koostööd PH osakonna juhiga ja sisekoolitaja  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht või koolitusfirma esindaja ja koolitajaga. Tellija peamine vastutus on võimalikult detailne koolitusvajaduse sõnastamine ja oma ootuste edastamine koolitajale. 4. PERSONALIARENDUSPÕHIMÕTTED 4.1. Sihtasutuse personaliarenduse aluseks on talendijuhtimise põhimõtted: töötaja ametikohale nõuetele vastavust hinnatakse muuhulgas kompetentsimudelite abil. Kompetentsimudelite abil hinnatakse ka arendusvajadust ja arendustegevuste tulemuslikkust. 4.2. Sihtasutuses kasutusel olevad olulisemad arendustegevused on koolitused, sealhulgas sisekoolitused ning e-õpe ja juhendamine, mida peamiselt rakendatakse uute töötajate puhul. Uute töötajate juhendamine on reguleeritud „Uute töötajate sisseelamise ja väljaõppe põhimõtted“ dokumendis. 4.3. Sihtasutuse koolitustegevuse aluseks on aastane koolitusplaan ja koolituseelarve. Koolitusplaan reguleerib üldised suunad Sihtasutuse üleste koolituste osas. Koolituseelarve jaguneb kaheks, millest üks osa personali- ja haldusosakonna vastutusalas. 4.4. Projektid (nt strateegiapäev, suve- ja aastaseminarid, motivatsiooniüritused vm), mis sisaldavad ka koolitusi, tuleb kooskõlastada personali- ja haldusosakonnaga koolitustegevuse ja koolituskulu planeerimiseks, koolitajate valikuks ning vajadusel sisekoolitaja väljaõpetamiseks. 4.5. Sihtasutus finantseerib vaid tööalast täiendkoolitust ja tasemeõpet. 4.6. Koolitus, mis ei ole Sihtasutusele otseselt vajalik, kuid on siiski seotud töötaja töökohustustega või kasulik Sihtasutuse arengule (n tasemeõppes kraadi omandamine), võib koolituseelarve olemasolul võimaldada töötajatele koolituskulude osalist hüvitamist ehk omaosaluse rakendamist koolituse finantseerimisel. Omaosaluse rakendamise aluseks on töötaja taotlus ja juhi kooskõlastus. Omaosaluse määra suuruse otsustab ja kinnitab personali- ja haldusosakonna juht hinnates koolitus eelarve võimalusi. 4.7. Kõik osakonnad teevad omavahel koostööd koolituspaani koostamisel, koolitusprogrammide väljatöötamisel ja koolituste läbiviimisel. 4.8. Kui töötaja on koolitusele registreeritud on tal kohustus koolitusel osaleda. Mõjuval põhjusel mitteosalemisest (olulised tööülesanded, töölähetus vms) tuleb otsest juhti ja arenduspartnerit avatud koolituste ja tellimuskoolituste puhul teavitada vähemalt 5 tööpäeva ja sisekoolituste puhul 2 tööpäeva enne koolituse toimumist. Kui antud tähtaegadest kinnipidamine ei ole võimalik (ootamatu haigestumine. perekondlik sündmus vms) tuleb oma otsest juhti teavitada esimesel võimalusel. Võimaluse korral nimetab vahetu juht koolitusele teise töötaja. 4.9. Kõikidel töötajatel on kohustus koolitustel saadud teadmisi edasi anda – kasutada neid igapäevaselt oma töös, jagada saadud teadmust sisekoolituste, osakonna koosolekute vm tööürituste raames. Koolitusmaterjalid on Sihtasutuseomand (slaidid vm kujul õppematerjal) ja need tuleb edastada PH osakonna juhile, kes hoiab ja jagab neid vastavas Sihtasutuse õppekeskkonnas.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht 5. ARENDUS- JA KOOLITUSPROTSESS Arendus- ja koolitusprotsess Sihtasutuses koosneb järgmistest etappidest: • Sihtasutuse koolitus- ja arendusprioriteetide otsustamine juhatuses koolitusplaani sisendi saamiseks; • Arenguvestluste läbiviimine, sh kompetentside hindamine, arenguvajaduste määratlemine; • Kompetentsihinnangute analüüs ja osakonna koolitusvajaduste kokkuvõtete koostamine; • Sihtasutuse üleste ja osakondade strateegiliste koolitus- ja arendusprioriteetide arutelud juhtidega; • Sihtasutuse üleste ja osakondade strateegiliste koolitus- ja arendusprioriteetide üle vaatamine juhatuses; • Sihtasutuse koolitusplaani koostamine; • Koolitusplaani elluviimine, koolituste korraldamine ja hindamine; • Koolitusarvestus ja koolitustegevuse mõjude hindamine. 5.1. Arenguvestluste läbiviimine Arenguvestluse läbiviimise põhimõtted ja protsess on kirjeldatud juhendis „Arengu- ja tulemusvestluste läbiviimise põhimõtted“. Arenguvestluste tulemuseks on muuhulgas kompetentsidele antud hinnangud ja määratletud individuaalsed arenguvajadused. 5.2. Kompetentsihinnangute analüüs ja osakondade koolitusvajaduste kokkuvõtete koostamine PH osakonna juht analüüsib arenguvestluste tulemuste põhjal töötajate arendusvajadusi ja kompetentside hinnanguid ning kogub kokku arendus- ja koolitusvajadused muudest allikatest: koolituste tagasiside, koolitajate ja vahetute juhtide arvamused, eelmisel perioodil toimumata jäänud koolitused, jätkukoolitused jt ning teeb osakonnapõhised kokkuvõtted. 5.3. Sihtasutuse koolitusprioriteetide otsustamine juhatuses Juhatus määratleb koostöös personali ja haldusosakonnaga koolitustoetust vajavad strateegilised eesmärgid ning koolitusprioriteedid tulenevalt strateegiast, eesmärkidest, erinevatest uuringu ja tulemus- ja arenguvestluste tulemustest jt koolitusprioriteetide seadmiseks vajalikest infoallikatest (nt lahkumisintervjuud, ROU). 5.4. Koolitusplaani koostamine, eelarve planeerimine ja täitmise jälgimine • PH osakond jaotab oma vastutusvaldkonnas oleva koolituseelarve osakondade vahel vastavalt osakonna töötajate arvule ja rahastusallikatele: o töötajad, kelle rahastus on vaid haldus- või tehnilise abi vahenditest on eelarvestatud täismääras. o Töötajad, kelle rahastus on osaliselt haldus- või tehnilise abi vahenditest on eelarvestatud osaliselt PH osakonna eelarvest ja osaliselt muudest rahastusallikatest (n SF vahendid). • PH osakonna juht arutab arendusvajaduste kokkuvõtted ja kompetentside hindamise tulemused läbi osakonna ja valdkonna juhtidega. Koostöös arutatakse osakonna eesmärke, arenguid ja toimunud koolitusi ning erinevate sihtgruppide, sh. võtmeametikohtade täitjate arenguvajadusi ja –potentsiaali.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht • Osakonna juht määratleb osakonna (sh ka valdkonna ja/või tiimi) eesmärgid, mis vajavad koolitustuge, koolitusteemad, koolitusmetoodika (sõltuvalt sihtgrupi valikust), koolituste eesmärgid, sisu ja sihtgrupid. Koolitusteemade lisamisel lähtutakse järgmistest kriteeriumitest: Osakonna eesmärkidest Millised on osakonna eesmärgid, sh. mõõdikud? Kas ja tulenevad koolitused milliseid koolitusi on vaja, et neid saavutada? Osakonna tegevuste ja Kas osakonnas on toimunud või on plaanis tegevuste, protsesside muudatustest, protsesside muudatusi? Uusi rakendatavaid lahendusi, erinevatest arendusprojektidest projekte, IT süsteeme? Kas ja milliseid koolitusi on vaja, et tulenevad koolitused. järgitakse uusi protsesse, kasutatakse IT süsteeme ja tehakse kokkulepitud tegevusi? Probleeme lahendada aitavad Kas tulemuste, protsesside ja tegevustega on seotud koolitused. mingeid probleeme, mida koolitused aitaksid ennetada või lahendada? Klientidest ja väliskeskkonnast Kliendi vajadused, seaduse muudatused, trendid, tulenevad muudatused ja tendentsid ja muu väliskeskkonnast tulenev, mis tööd tendentsid. mõjutab. Töötajate kompetentside Milline koolitus aitab tal olla tulemuslikum? Mida peab arenduseesmärkidest tulenevad töötaja tegema paremini, teistmoodi? Kas tema koolitused. Milline on töötaja tööülesanded on muutunud? Kas on muutunud vastutus ja tulemuslikkus? ametikoht? Mida töötaja teeb, aga peab lõpetama? Mida ei tee, aga peab alustama? Mida teeb, aga peab tegema rohkem, mida paremini? Millised on võtmeametikohtadel töötavate inimeste arendusvajadused? Jätkusuutlikkus Eelmise aasta koolitustegevusest tulenevad koolitused (jätku- ja täiendkoolitused). • Osakonnale määratud summa jaotatakse koolitustele vastavalt koolitusteemade prioriteetsusele ja koolituste maksumusele. • PH osakonnad koolituseelarves on planeeritud reserv ettenägematute koolituste, avatud koolituste ning planeerimata transpordi- ja majutuskulude jaoks. Põhjendatud koolitusvajaduse, näiteks väljakuulutatud konverents, tekkimisel, otsustab kulude katmise reservist PH osakonna juht. • Osakonna koolitusplaanidest kujuneb kokku Sihtasutuse koolitusplaan, milles arvestatakse aasta jooksul toimunud muudatusi Sihtasutuse eesmärkides ja/või osakonna/valdkondade eesmärkides, tegevusplaanides, organisatsiooni struktuuris (uued töökohad), töötajate arenguvajadustes, tööjõu liikumises. • PH osakonna juht jälgib koolituseelarve- ja plaani täitmist ning teeb juhatusele ja juhtidele täitmise kokkuvõtteid vastavalt päringule. • PH osakonna juhil ja arenduspartneril on õigus koolitusel osalemise taotluseid tagasi lükata kui koolitus ei toeta Sihtasutuse strateegilisi, osakonna ja töötaja arengueesmärke ning -vajadusi ning kui koolituseelarve võimalused on piiratud või neid ületatakse.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht 5.5. KOOLITUSPLAANI ELLUVIIMINE, KOOLITUSTE KORRALDAMINE Koolitusplaanis, sh sisekoolitusplaanis olevad koolitused viiakse läbi vastavalt ajakavale ja prioriteetidele. Olulisema koolitusprioriteedi ilmnedes võib osakonna juht otsustada edasi lükata või ära jätta madalama prioriteetsusega koolituse. Koolitused toimuvad kohas, mis on suurimale arvule sihtgrupist kõige lähemal, peamiselt sõidab koolituskohta koolitaja, vajadusel kasutatakse videokonverentsisüsteemi. 5.5.1 Sisekoolitus • 5.5.1.1 Koolituste planeerimine ja korraldamine • PH osakonna juht ning koolituse tellija määratlevad täpse koolitusvajaduse - koolituse eesmärgid, teemad, võimaliku programmi ja meetodid, toimumisaja ja -koha. • PH osakonna juht leiab koostöös koolituse tellijaga koolituse läbiviimiseks sisekoolitaja. Koolitaja valikul lähtutakse järgmistest kriteeriumitest: o Koolitaja on töötaja, kes vastutab konkreetse valdkonna eest. o Koolitajal on põhjalikud ajakohased teadmised ja praktiline töökogemus õpetatavast valdkonnast. o Koolitaja on motiveeritud oma teadmisi ja oskusi edasi andma. o Koolitajal on õpetamiseks sobivad isiksuseomadused ja oskused (hea suhtlemis– ja esinemisoskus, empaatiavõime, enesekehtestamise oskus jm). • Koolituse tellija või PH osakonna juht või tema poolt volitatud töötaja teeb suunatud ettepaneku koolitaja rolli täitmiseks sobivale kandidaadile ja vajadusel tema otsesele juhile. • Koolitaja koostab koolitusvajadusele põhinedes koolitusprogrammi, kasutades selleks sisekoolitusprogrammi vormi (Lisa 2), kus kirjeldab koolituse struktuuri, sisu, õpimeetodeid ja eeldatavaid õpiväljundeid. • Koolitaja, arenduspartner ja koolituse tellija lepivad kokku koolituse toimumise aja ning koha. PH osakonna juht või tema poolt volitatud töötaja broneerib koolitusruumi. Kui koolitus ei toimu sihtasutuse ruumides, edastab PH osakonna juhile palve majavälise ruumi otsimiseks. • PH osakonna juht lisab koolituse info RTIP koolituste kalendrisse ning edastab sihtgrupile esialgse info koolituse toimumise kohta. • Koolitusel osaleja registreerib end RTIP koolitustaotluse või kutse kaudu ning edastab koolituse oma Outlooki kalendrisse. • Koolitaja edastab täidetud sisekoolitusprogrammi ja loetelu koolituseks vajalikest vahenditest PH osakonna juhile, kes teeb vajadusel programmi parendusettepanekuid. • Koolitaja koostab koolituse õppematerjalid ning edastab need arenduspartnerile mitte hiljem kui 2 tööpäeva enne koolitust. Kui koolitusmaterjal pole tähtaegselt edastatud, paljundab materjali osalejatele sisekoolitaja. • PH osakonna juht või Koolitaja edastab koolitusmaterjalid enne koolituse toimumist osalejatele e-postile või lisab need RTIP koolitusregistris koolituse juurde. • PH osakonna juht saadab enne koolitust eeltäidetud registreerimislehe (Lisa 3) elektronposti teel sisekoolitajale. 5.5.1.2 Koolituste läbiviimine • Koolitaja on koolituse toimumiskohas vähemalt 15 minutit enne koolituse algust, et kindlustada koolitusruumi korrasolek.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht • Koolitaja viib koolituse läbi vastavalt koostatud sisekoolitusprogrammile. • Koolitaja organiseerib registreerimislehe täitmise ning edastab koolituse lõppedes allkirjastatud registreerimislehe arenduspartnerile. • Arenduspartner viibib võimalusel koolitusel osalejana või vaatlejana. 5.5.2 Tellimuskoolitus • Koolitus tellitakse ehk ostetakse sisse juhul, kui Sihtasutuses ei ole piisavalt teadmust koolituse läbiviimiseks. • Tellimuskoolituse jaoks koostab PH osakonna juht ülesandepüstituse koostöös koolituse tellijaga. Ülesandepüstitus sisaldab: koolituse teemat, eesmärki, koolitusvajadusega seotud probleemi, sihtgrupi kirjeldust: ametikohti, sihtgrupi suurust, peamisi tööülesandeid, kogemust antud valdkonnas, soovikohast koolitusprogrammi kirjeldust koolituse sisu teemade kaupa, soovitud meetodeid sõltuvalt sihtgrupi vajadustest (nt aktiivõppe metoodika) ning soovitavat toimumisaega ja -kohta. Ülesandepüstitus saadetakse võimalikele koolitajatele, kes esitavad koolituspakkumised. Koolitaja valitakse välja koostöös koolituse tellija ja arenduspartneri vahel. • Vajadusel sõlmitakse koolitajaga leping • Koos koolitajaga määratletakse koolitusprogramm. Koolituse tellija selgitab oma koolitusvajadust ning koolituse eesmärke, vajadusel kohtub koolitaja sihtgrupi esindajatega ning esitab selle põhjal täpsema koolitusprogrammi. Seejärel täiendavad mõlemad pooled koolitusprogrammi. Viimase heakskiidu programmile annab PH osakonna juht. • Koolituse hindamine toimub vastavalt kokkuleppele koolitajaga, hindamist võib läbi viia nii arenduspartner kui koolitusfirma. • Tellimuskoolituse organiseerimine, koolituse info edastamine ning hindamine on sarnane sisekoolitusega. 5.5.3 Avatud koolitus • Kui koolitus ei ole varasemalt koolitusplaanis kokku lepitud, kooskõlastab töötaja osalemise oma otsese juhiga vormistades RTIP keskkonnas koolitustaotluse. Koolitustaotluses tuleb kirjeldada koolituse täpne nimetus, korraldaja, toimumise aeg ja koht ning maksumus. Võimalusel saab lisada lingi koolituse infole. • Üldjuhul registreerib töötaja end koolitusele ise või kui see ei ole võimalik või koolitusel osaleb rohkem töötajaid kui üks, siis teeb seda v juht. Sellega loetakse osaleja(d) koolitusel osalemisest teavitatuks ning nad on kohustatud koolitusel osalema. • Töötaja on kohustatud mitteosalemisest koheselt teavitama PH osakonna juhti, arvestades koolitusfirma poolt seatud loobumise tingimustega (st loobumine ei tohi Sihtasutusele tuua kaasa rahalisi kohustusi). • Avatud koolitusel osaleja jagab koolituse tulemusena omandatud teavet, oskusi ja kogemusi kolleegidega. Koolitusmaterjalid (slaidid vm kujul õppematerjal) tuleb edastada PH osakonna juhile, kes hoiab ja jagab neid vastavas Sihtasutuse õppekeskkonnas. 5.5.4 Rahvusvahelised koolitused ja õppereisid • Rahvusvahelised koolitused ja õppereisid planeeritakse koolitusplaanis. Kui koolitus pole teada, planeeritakse eeldatav kulu eelarve reservi. • RTIP keskkonnas vormistatakse koolituslähetustaotlus koolituse jaoks  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht • Eestis toimuva koolituse puhul organiseerib transpordi ja majutuse nii koolitusel osaleja kui sisekoolitaja endale ise. • Koolitusel osaleja ja koolitaja edastavad oma majutussoovi reisikorralduse eest vastutavale töötajale (osakonna assistent või büroospetsialist). Kui ühel koolitusel vajavad majutust mitu inimest, kogub info kokku PH osakonna juht või koolitust korraldav osakonna juht ja edastab tellimuse büroospetsialistile, kes organiseerib majutuse tellimise ning informeerib broneeringust koolitusel osalejaid ja PH osakonna juhti. Majutusest loobumisest tuleb teatada mitte hiljem kui 1 tööpäev enne majutuse kuupäeva. • Kokkuleppel PH osakonna juhiga, on täispäevase koolituse ja väga pika vahemaa puhul, kui osaleja ei jõua hommikul koolituse alguseks kohale, võimalik ööbida majutusasutuses ka koolitusele eelneval ööl. • Transport peab olema planeeritud nii, et koolituskohta jõutakse piisava varuga enne koolituse algust ning lahkutakse peale koolituse lõppu. • Rahvusvahelisel koolitusel osalemiseks vormistatakse lähetuse korraldus vastavalt Sihtasutuse „Töölähetuskorrale“. 6. KOOLITUSARVESTUS JA KOOLITUSMÕJUDE HINDAMINE 6.1 Koolitusarvestus • PH osakonna juhti sisestab koolitustegevust haldavasse süsteemi RTIP lisades info koolituspakkuja, koolitaja, koolituse sisu, valdkonna, toimumisaja, mahu ja osalejate kohta. • Kui koolituse kohta esitatakse arve, konteerib arve PH osakonna juht ja seob selle vastava koolitusega. • Sisendit koolitusarvestuseks on PH osakonna juhile kohustatud andma koolitusel osaleja ja tema otsene juht. Koolitusinfot (koolituse toimumisaeg, koolitusprogramm, koolitusega kaasnevad kulud jne) jagab koolitusel osaleja ja koolituskulude infot (eelarve katteallikad) jagab juht. 6.2 Koolituskulude hüvitamise kokkulepe • Kokkulepe koolituskulude tasumise ja tagasimaksmise kohta (Lisa 4) sõlmitakse töötajaga koolituse puhul, mis toimub Sihtasutuse kulul ja mille maksumus ületab 2000 eurot (koos käibemaksuga, sisaldab ainult koolituse maksumust). Erandjuhtumil võib kokkuleppeid sõlmida ka väiksemas summas, kui töötaja koolitus toimub katseajal või tegemist on tähtajalise töösuhtega või muudel juhtudel, millal töötaja otsene juht või arenduspartner hindab, et koolitusega seotud investeering ei ole proportsioonis töötaja poolt organisatsioonile antava võimaliku kasuga. • Koolituskulude hüvitamise kokkuleppe sõlmimiseks edastab vahetu juht PH osakonna juhile ja/või arenduspartnerile info (e-kiri) ressursimahuka koolituse (programm, kulud jne) ja koolituskulude hüvitamise kokkuleppe sõlmimise vajaduse kohta. PH osakonna juht jälgib koolitustele saatmisel vastava nõude täitmist. • PH osakonna juht koostab Koolituskulude hüvitamise kokkuleppe projekti ning edastab selle e-kirja teel tutvumiseks töötajale ja tema vahetule juhile. • PH osakonna juht lisab lepingu dokumendihaldussüsteemis (DHS) ning edastab töövooga allkirjastamiseks osakonna juhile ja töötajale. Lepingud hoitakse ja säilitatakse DHS-is töötaja kaustas. Allkirjastatud leping lisatakse RTIP töötaja kausta.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 01. 2023 Koolitus- ja arendustegevus Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht • Koolituskulude hüvitamise kokkuleppe täitmise eest vastutab töötaja ja täitmist kontrollib tema vahetu juht. • Erand: juhul, kui otsustatakse lepingut mitte sõlmida, siis lisatakse vastav märge koolitusregistris koolituskaardile. Lepingu mitte sõlmimise otsuse teeb otsene juht. 7 KOOLITUSMÕJUDE HINDAMINE • Koolituse hindamiseks viiakse läbi tagasiside küsitlusi (Lisa 1) või teadmiste kontrolli, mille käigus hinnatakse koolitusele antud tagasisidet, koolituse tulemuslikkust ning vajadusel töötaja teadmisi peale koolitusmaterjali omandamist. • Sisekoolitaja või tellimuskoolituse puhul koolituse korraldaja organiseerib vajadusel koolituse lõpus või mõni aeg pärast koolitust teadmiste kontrollimise (nt testi, kaasuse lahendamise vms) vastavalt koolitusprogrammile ning annab tulemuste ja koolituse tulemuslikkuse kohta tagasisidet osalejatele ning PH osakonna juhile. Koolitaja (sisekoolitaja või koolituse tellija) teeb vajadusel koolitusprogrammis või koolitustellimuses (lähteülesandes) vajalikud muudatused. • PH osakonna juht kogub koolitusel osalejatelt RTIP keskkonnas tagasisidet koolituse kohta ning teeb sisekoolitajale ja koolituse tellijale vastustest kokkuvõtte. Tagasisideküsimustik annab teavet osalejate arvamusest koolitajate, koolituse kvaliteedi, koolitusele seatud eesmärkide saavutamise, koolitatava ootuste täitumise ja koolituse tulemuste rakendatavuse kohta. Samas keskkonnas võib viia läbi ka teadmiste kontrolli, milleks sisendi annab koolitaja. • Koolitaja, koolituse tellija ja/või otsesed juhid jälgivad võimalusel koolitusel osalenute töösooritust ja/või statistikat ning teevad vajalikud järeldused koolituse sisu arendamiseks. Koolitaja edastab vajadusel info arenduspartnerile ja koolituse tellijale. • Lõpliku ülevaate toimunud koolituste tulemuslikkusest annab arenguvestluse ajal kompetentside hindamine. Kompetentsuse kasv näitab töötaja õppimisvõimekust ja koolitustegevuse sihipärasust.  ETTEVÕTLUSE JA INNOVATSIOONI SIHTASUTUS Kehtib alates: 01. 02. 2023 UUte töötajate sisseelamise põhimõtted Juhendi omanik/vastutaja: Häli Siimaste, personali- ja Juhendi versioon nr 1 haldusosakonna juht UUTE TÖÖTAJATE SISSEELAMISE PÕHIMÕTTED 1. Eesmärk Uute töötajate sisseelamise eesmärgiks on läbimõeldult toetada uute töötajate väljaõpet ja sisseelamist Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutusse (edaspidi Sihtasutus) tagamaks töötajatele tööks vajalikud teadmised ja oskused. Uute töötajate sisseelamise põhimõtted kirjeldavad tervikprotsessi juhtimist ja tegevusi organisatsioonis. 2. Mõisted ja osapoolte vastutus 2.1. Uus töötaja – organisatsiooni tööle asunud ja vanemapuhkuselt naasnud töötaja. 2.2. Otsene juht – töötaja, kelle otsealluvuses uus töötaja töötab. 2.3. Juhendaja – töötaja, kes toetab uue töötaja sisseelamist ja juhendab teda tööülesannete täitmisel sisseelamisperioodi jooksul. 2.4. Sisseelamine – tutvumine ja kohanemine organisatsiooni, kolleegide, tööprotsesside ja tööülesannetega. 2.5. Sisseelamisprogramm – tegevuskava, mille alusel toimub uue töötaja juhendamine ja väljaõpe. 2.6. Uue töötaja vorm (UTV) – töötajale töövahendite ja õiguste tellimise ning juhendaja määramise vorm. 2.7. Väljaõpe – protsess, mille käigus uus töötaja omandab tööks vajalikud teadmised ja oskused, õpib tundma tööprotsesse ja tööülesanded. Väljaõppe protsessi hulka kuulub ka iseseisev õpe (nt e-õppe keskkond, õppevideod, töökorrad ja/või juhised siseveebis jne). 2.8. Sisseelamisperiood – soovituslikult 8 nädalat kestev periood, mille vältel toimub intensiivne uue töötaja väljaõpe ja organisatsiooniga kohanemine juhendaja ja vahetu juhi abil. Sisseelamisperiood lõpeb katseaja vahevestlusega. Sisseelamisperioodi sujuvuseks saab juht kasutada soovituslikku juhendi Lisa 5 Juhi checklist uue töötaja tööleasumisel 2.9. Katseaeg – periood, mille eesmärgiks on anda tööandjale ja töötajale võimalus hinnata töötaja tervise, teadmiste, oskuste, võimete ja isikuomaduste vastavust tasemele, mis on töö tegemiseks nõutav. Katseaeg annab tööandjale kaalutlusõiguse hinnata katseajal oleva töötaja võimekuse ja suutlikkuse vastavust tööandja huvile. Töötaja saab katseajal välja selgitada oma võimed, valmisoleku konkreetsel töökohal töötamiseks ja organisatsioonikultuuriga kohanemiseks. Üldjuhul kestab katseaeg kauem kui sisseelamisperiood, tavaliselt on selle kestvuseks neli kuud. Katseaja hulka ei arvestata seda aega, kui töötaja tööülesannete täitmine oli takistatud, eelkõige kui töötaja oli ajutiselt töövõimetu või kasutas puhkust. 3. Sisseelamise ja väljaõppe protsess 3.1. Juhendaja määramine 3.1.1. Enne uue töötaja tööle asumist määrab vahetu juht talle juhendaja ja märgib selle UTV-le. Juhul, kui juhendajat ei määrata täidab juhendaja rolli vahetu juht. 3.1.2. Kui juht soovib sisseelamisperioodi ajal juhendajat muuta, tuleb sellest koheselt teavitada personalipartnerit ja viia vastav muudatus sisse ka sisseelamisprogrammi. 3.1.3. Juhendaja on soovituslikult sarnaste tööülesannetega töötaja, kellel on vajalik tööalane kogemus, juhendamisoskus ja valmisolek nii juhendamiseks kui füüsilisteks kokkusaamisteks. Sõltuvalt uue töötaja ametikohast ja tööspetsiifikast võib juhendajaks määrata ka vahetu juhi. 3.1.4. Juhendamise eesmärgiks on aidata kaasa uue töötaja sisseelamisele mh: · tutvustada organisatsiooni, töökeskkonda (kontorit), kolleege ja koostööpartnereid; · juhendada ja toetada tööülesannete omandamise protsessi (struktuur, organisatsiooniülesed ja osakonnapõhised protsessid ja juhendmaterjalid, töövahendid, töövood ja menetlused IT süsteemides jne); · tutvustada tööks vajaliku info hoidmise keskkondi (DHS, RTIP, siseveeb jt) ja info hankimise viise (sh partnerite kontaktid jne); · koostöös personalipartneriga jälgitakse sisseelamiseks vajalike koolitusmaterjalide läbimist ja uuele töötajale mõeldud koolitustel osalemist; · anda süsteemselt tagasisidet, innustada ja toetada edasist sisseelamist; · koostada juhendamisperioodi kokkuvõtteid ja anda jooksvat tagasisidet sisseelamisperioodi käigust ka vahetule juhile. 3.1.5. Reeglina on igal uuel töötajal üks juhendaja, kuid erandjuhtudel võib juhendajaid olla mitu. Näiteks juhul, kui juhendajal on juhendamisperioodil puhkus. 3.1.6. Otsese juhi otsusel määratakse juhendaja pikemalt töölt eemal olnud töötajale (vanemapuhkusel olija) või teisest osakonnast/valdkonnast tööleasunud töötajale. 3.1.7. Soovituslik sisseelamisperioodi pikkus on 8 nädalat, kuid vastavalt vajadusele võib sisseelamisperiood olla lühem või pikem. 3.2. Sisseelamisprogrammi koostamine 3.2.1. Otsene juht koostab koostöös juhendajaga uue töötaja sisseelamisprogrammi lähtudes ametikoha spetsiifikast, eelnevast töökogemusest. (vt näidis Lisa 1, Lisa 2). 3.2.2. Sisseelamisprogramm hõlmab: · sisseelamisega seotud tegevusi ja selleks planeeritud aega: vastuvõtt, töövahendid, juurdepääsu õiguste, osakonna ja organisatsiooni töökorra tutvustamine, kohtumised kolleegide ja tööks vajalike sisemiste partneritega jne; · tööks vajalike oskuste omandamise kava: tööprotsesside ja juhiste tutvustamine, tööülesannete õpetamine, teadmiste ja informatsiooni  jagamine, töökontaktide vahendamine, koostööpartneritega kohtumiste korraldamine, kohtumised vahetu juhiga (ootused, eesmärgid, prioriteedid, tulemused), õppematerjalide tutvustamine (e-õppe keskkond, koolitusvideod (lingid), töökorrad ja/või juhised siseveebis) jne; · vastutajat (juhendaja) sisseelamisprogrammi läbiviimise eest. 3.2.3 Juhendaja koostab sisseelamisprogrammi enne uue töötaja tööle asumist. 3.2.4 Personalipartner peab arvestust sisseelamisprogrammide koostamise kohta. 3.3. Sisseelamisprogrammi elluviimine 3.3.1. Esimestel tööpäevadel tutvustavad otsene juht ja/või juhendaja uuele töötajale sisseelamisprogrammi. 3.3.2. Juhendaja järgib sisseelamisprogrammi aidates uuel töötajal kohaneda kolleegide, organisatsiooni ja tööülesannetega, juhendab tööks vajalikes toimingutes ja tööülesannete omandamisel. 3.3.3. Juhendaja ja uue töötaja koostöö on pidev: lepitakse kokku kohtumiste ajad sisseelamisprogrammi läbimise jälgimiseks, infovahetuseks, kitsaskohtade lahendamiseks. 3.3.4. Otsene juht kohtub uue töötajaga sisseelamisperioodi jooksul regulaarselt. 3.3.5. Personalipartner kontakteerub tagasiside saamiseks uue töötaja ja juhendajaga sisseelamisperioodi vältel pakkudes tuge ja vajalikku informatsiooni. 3.4. Sisseelamisprogrammi lõpetamine 3.4.1. Sisseelamisperioodi lõpus viib otsene juht koos personalipartneriga läbi katseaja vahevestluse, mille tulemusel otsustakse sisseelamisprogrammi lõpetamine või pikendamine. Vestlusele võib kaasata juhendaja. 3.4.2. Katseaja vahevestluse eesmärgiks on saada ülevaade organisatsiooniga kohanemisest, tööks vajalike oskuste ja teadmise omandamisest (sh hinnata, kas vajalikud tegevused on läbiviidud), teha kindlaks võimalikud arenguvajadused ning anda uuele töötajale tagasisidet. Vestluseks ettevalmistuseks täidavad töötaja (vt Lisa 3), juht ja juhi äranägemisel ka kolleegid (vt Lisa 4) katseaja vahevestluse vormi 3.4.3. Tagasisidet juhendamise ja juhendaja kohta annab ka juhendatav, et hinnata, kuidas juhendamine toimus (nt kas vastavalt kokku lepitud programmile vms) ning kuidas vajalikud sisseelamist toetatavad tegevused said läbi viidud. Hinnang antakse kirjalikult vabas vormis või lisades selle sisseelamisprogrammi juurde enne selle allkirjastamist. 3.4.4. Sisseelamisprogrammi lõppedes edastab juhendaja täidetud ja osapoolte poolt allkirjastatud sisseelamisprogrammi (digitaalselt) personalipartnerile. Sisseelamisprogramm edastatakse ja säilitatakse DHSis. 4. Juhendaja lisatasu maksmise põhimõtted 4.1. Juhendajale makstakse juhendamise eest lisatasu maksimaalselt 100 eurot (bruto). 4.2. Juhendamistasu väljamaksmiseks peavad olema täidetud järgmised kriteeriumid: 4.2.1. Sisseelamisprogramm on koostatud ja asjaosaliste poolt (juht, juhendaja, personaliarenduspartner) enne uue töötaja tööle asumist. 4.2.2. Sisseelamisprogramm on läbitud ja juhendamine on toimunud. 4.2.3. Sisseelamiseprogramm on allkirjastatud asjaosaliste poolt ja edastatud personalipartnerile. 4.3. Kui uuele töötajale on määratud mitu juhendajat, jaguneb tasu proportsionaalselt vastavalt juhendajate panusele. 4.4. Lisatasu võidakse maksta ka juhul, kui juhendatav katseaega ei läbi, kuid juhendaja on panustanud täies ulatuses parimate tulemuste nimel. Viimasel juhul on lisatasu määramisel otsustavaks otsese juhi ja juhendaja poolt tehtud ettepanekud ja kokkuvõtted juhendamisperioodi kohta. 4.5. Uue töötaja juhendamise eest ei maksta lisatasu osakonna ja valdkonna juhtidele. 4.6. Juhendamistasu maksmiseks koostab personalipartner käskkirja, edastab selle töövooga kinnitamiseks osakonna juhile, allkirjastamiseks vastutavale juhatuse liikmele, täitmiseks raamatupidamisele, teadmiseks tööjõukulude eelarvestamise eest vastutavale spetsialistile. 4.7. Juhendamistasu makstakse välja koos töötasuga tekkepõhiselt kuid mitte vähem kui kord kuus juhendajatele, kelle juhendamisperiood on lõppenud. Lisa 1 Sisseelamisprogrammi näidis Lisa 2 Uue töötaja koolitusplaan Lisa 3 Katseaja vahevestluse küsimustik töötajale Lisa 4 Katseaja vahevestluse küsimustik juhile ja kolleegidele Lisa 5 Juhi checklist uue töötaja tööleasumisel  Lisa 1 Sisseelamisprogrammi näidis UUE TÖÖTAJA SISSEELAMISPROGRAMM Töötaja (nimi): Otsene juht (nimi): Juhendaja (nimi): Tööle asumise aeg: *Programmis osalejad – lisa nimi alltoodud tabelisse vastutaja lahtrisse Planeeritud aeg Tegelik aeg Tegevus Vastutaja Sisseelamisprogrammi koostamise Personalipartner algatamine - vormi edastamine juhile Enne töötaja tööle Juhendaja määramine – Otsene juht asumist juhendamisprotsessi ettevalmistamine Meeskonna teavitamine. Töökoha Otsene juht ettevalmistus Töötaja vastu võtmine, töökoha, kontori ja juhendaja tutvustamine. Juht Uksekaardi, arvuti üle andmine, töövahenditega varustamine, vajadusel Haldus/ IT visiitkaartide tellimine jms. Tutvumine osakonna ja kolleegidega. Juht/Juhendaja 1. päev Ametikoha eesmärgi tutvustamine ja ootuste seadmine sisseelamisele ning töö tulemustele (soovituslik loetelu): Juht tööülesannete tutvustamine, prioriteedid ja kriitilised oskused, tagasiside andmise ajad jne. Sisseelamisprogrammi tutvustamine. Juht/Juhendaja Soovituslik lõuna koos juhiga ja/või Juht/Juhendaja kolleegidega Osakonna/valdkonna üldise 1. -2. päev töökorralduse ja esmaste tööülesannete Juhendaja tutvustamine  Kokkulepe isikuandmete töötluseks Personalipartner/Töötaja (vorm) Võimalusel kohtumine vastutava Juht valdkonna juhatuse liikmega Organisatsiooni põhi- ja tugiprotsesside tutvustus (struktuur). Juhendaja Organisatsioonikultuur, traditsioonid (nt /personalipartner sünnipäevade tähistamine, ühisüritused). Paindliku tööaja võimalused (nt 1. nädal kodukontor). Katseaja eesmärkide kokkuleppimine Juht (võib lisada sisseelamisprogrammile) Tööks vajalike andmebaaside ja infosüsteemide esmane tutvustus Juhendaja (vastavalt ametikohale: RTIP/SAP, DHS, FREDI, CRM jm). 1. nädal ja edaspidi vastavalt Tiimi/valdkonna/osakonna koosolek Juht töökorraldusele Soovitus: uuele töötajale planeerida iga päeva lõppu 1-2 tundi 1. nädala juhendmaterjalidega tutvumiseks (aeg iseendel, koosolekuid ja kohtumisi ei planeerita) Tutvumine osakonna/valdkonna tööprotsessidega: korrad, juhised ja protseduurid (nt teabehalduskord, tehingute tegemise kord, hangete kord, Juhendaja koolitus- ja arenduspõhimõtted, töölähetuskord jne). Tööks vajamineva 1.-2. nädal info asukoht (siseveeb Tööriistad). Iseseisev tutvumine tööd korraldavate Töötaja juhiste ja protseduuridega Küberturvalisuse digitesti koolituse Personalipartner/Töötaja läbimine (kahe nädala jooksul) Kohtumised olulisemate koostööpartneritega ja teiste osakondade Juhendaja valdkondade esindajatega (nt hanked, audit, finants, turundus jne) Uue töötaja infopäeval osalemine Perioodi ajakava Juhendaja/ (organisatsiooni tutvustamine: eesmärgid, personalipartner tegevused, saavutused, kollektiiv jne) Motivatsioonisüsteemi (mh töötasu- ja Juht/ tulemustasusüsteem, soodustused) personalipartner tutvustamine  Koosolekuruumide ja Juhendaja/ videokonverentsisüsteemi, kontoritehnika IKT spetsialist/ kasutamise tutvustamine büroospetsialist (vajadusepõhiselt töökohal väljaõpe) Siseveebi jt infoallikate kasutamise tutvustamine. RTIP - koolitustele Juhendaja/halduspartner/ registreerimine, ressursside broneerimine personalipartner (ruumid, autod) jne (vajadusepõhiselt töökohal väljaõpe). Korraline tagasiside koosolek 4. nädal Juhendaja sisseelamisperioodile Kohtumised juhiga (tagasiside/infovahetus) 1. kohtumine Juht Jooksvalt 2. kohtumine 3. kohtumine Iseseisev õpe Töökohal juhendamine: uute tööülesannete andmine, töösoorituse Juhendaja jälgimine, tagasiside andmine Oskuste omandamine (e-õpe, 8 nädala jooksul sisekoolitusprogramm, informatiivsed Uus töötaja koosolekud) Iseseisev õpe Katseaja vahevestluse toimumine Juhendaja, juht, vajadusel 9. nädalal (kokkuvõte lisada sisseelamisprogrammi personalipartner juurde) Juhendatava tagasiside ja hinnang sisseelamisperioodile ja juhendajale (vabas vormis kirjalik hinnang) /Allkirjastatud Töötaja: digitaalselt/ /Allkirjastatud Juhendaja: digitaalselt/ Soovitused juhile uue töötaja sisseelamise ja väljaõppe korraldamisel tegevuste planeerimisel: Eeltöö Esimene tööpäev Järkjärguline sisseelamine ü Valmista ette töökoht ü Pane inimene tundma ü Võimalda vajalikku ü Jaga meeskonnale infot ennast teretulnuna väljaõpet või uue inimese tulekust ü Tutvusta uut töötajat juhendamist ü Määra talle juhendaja kogu kollektiivile ü Pane paika konkreetsed ü Mõelge koos ü Tutvusta ümbrust tööülesanded, mis juhendajaga läbi uue ü Võimalda lähemalt võimaldaksid töötajal töötaja tutvuda juhendaja ja järk järgult areneda sisseelamisprogramm kogu meeskonnaga ü Tutvusta teda isiklikult ü Planeeri esimese ü Tutvusta kõigile olulistele tööpäeva tegevused ette organisatsioonikultuuri ja töötajatele ja partneritele mitteametlikke tavasid ü Jälgi tema töö ü Anna talle teada, tulemuslikkust millised on Sinu ootused ü Kohtu töötajaga tema suhtes ja selgita regulaarselt, et arutada tema rolli tema edasiminekuid ja ü Selgita juhtimisstiili ja võimalikke takistusi vajadusel ü Kogu ja anna organisatsiooni regulaarset tagasisidet hierarhiat ü Varusta uus inimene organisatsiooni kohta käiva informatsiooniga ü Vii ta võimalusel lõunale või korraldage tiimilõuna  KINNITATUD SA KIK Juhatuse otsus nr 1-7/27 Kuupäev digiallkirjas Arengu- ja koolitusplaan 2023/2024 04.11.2021 juhatuse otsuse nr 1-7/18 „Töötajate arengu toetamise põhimõtted“ alusel ning vastavalt arenguvestlustel välja selgitatud töötajate isiklike ja erialaste arenguvajadustele kinnitan Sihtasutuse Keskkonnainvesteeringute Keskuse 2023/2024 aasta arengu- ja koolitusplaani järgmiselt: Orienteeruv Teema/nimetus Liik Sihtrgrupp Eesmärk aeg Pakkuda teadmisi, oskusi, kogemuslugusid erinevatel Inspiratsioonihommik InHo KIK II kvartal teemadel, et toetada töötajate vaimse tervise ning töö ja eraelu tasakaalu. Kasvatada KIKi töötajate Ekspert Eetris 2. saade ekspertteadmisi, laiendada "Ringmajandus ja EE KIK II kvartal silmaringi ressursisääst" keskkonnavaldkonna teemades. Väljast Korduvkoolitus iga-aastaselt Tuleohutuse koolitus tellitud KIK II kvartal oskuste ja teadmiste taseme koolitus hoidmiseks. Väljast Tuleohutuse Korduvkoolitus iga-aastaselt tellitud KIK II kvartal evakuatsiooni koolitus oskuste ja teadmiste taseme koolitus hoidmiseks. Sisekoolitus. Iseseisev e-õpe. Tõsta ja Kübertest Viib läbi T. KIK II kvartal hoida asutuse töötajate Erm küberturbeteadlikkust Uus koduleht / Drupali Sisekoolitus PK, VPK, PS II kvartal Uuele kodulehele sisu koolitus lisamine/vahetamine. Sisekoolitus. Iseseisev e-õpe. Tõsta KIKi Korruptsiooni ja huvide Viivad läbi II - III töötajate teadlikkust, mis on konflikti vältimine KIK M. Ottesson kvartal huvide konflikt ja kuidas avalikus sektoris ja T. Oppi. ennetada korruptsiooni.  Sisekoolitus. Viivad läbi Toetustega Toetuste suunamisel on Pettuste ennetamise G. Vaikmaa, seotud KIKi II kvartal oluline märgata ja ära hoida koolitus G. Reinapuu, töötajad pettused juba enne nende S. Nittim. toimepanekut. KIKi töötajate oskuste arendamine tekstide, artiklite, kirjade ja meetmete tutvustuse kirjutamise põhireeglites ning tekstide Väljast Artiklite kirjutamise lugejale atraktiivsemaks ja tellitud KIK II-III kvartal praktiline koolitus huvi äratavamaks muutmisel. koolitus Projektide/ideede kontseptualiseerimine, kavandiste ja taotluste koostamine, s.h AI jt tööriistad. Esinemiseks vajaminevate slaidi tegemiste oskuste Väljast lihvimine atraktiivsemaks, Slaidide meistriklass tellitud AKO, juhid, TTO II-III kvartal pilkupüüdvamaks, samas koolitus esitades siiski kogu vajaliku info. MS Excel Sisekoolitus TTO, MO III kvartal TTOs kasutusel olevate ja väljast tabelite täitmiseks vajalike tellitud oskuste ja teadmiste koolitus täiendamine. Riigiabi andmine on KIKi põhitegevus kuna toetused Sisekoolitus, TTO, MO, JVS, erasektorile on riigiabi. Riigiabi koolitus III kvartal KIKi juristid HS Töötajate teadlikkuse tõstmine riigiabi andmise võimalustest ja reeglitest. Kasvatada KIKi töötajate Ekspert Eetris 3. saade ekspertteadmisi, laiendada EE KIK III kvartal silmaringi "Metsstrateegia" keskkonnavaldkonna teemades. Tuletada meelde riskide haldamise maailma Sisekoolitus. põhitõdesid, arutelu kaasuste Riskiseminar Viib läbi G. KIK III kvartal pinnalt, kõrgemate 2022.a Vaikmaa riskide skooride üle vaatamine ja ajakohasus ning uute riskide tuvastamine ja hindamine.  Tekitada aktiivset ja avameelset arutelu KIKi Väljast väärtuskäitumise üle ning III-IV Väärtuste mäng tellitud KIK seeläbi ühtlustada asutuse kvartal koolitus töötajate arusaama organisatsiooni deklareeritud väärtustest. KIKi töötajate MS Office seni vähekasutatud Väljast III-IV töövahendite kasutusoskuste MS Office programmid tellitud KIK kvartal ja teadmiste suurendamine koolitus (nt OneNote, ToDo, Tasks jne) Dokumentide Väljast KIK III-IV Ühendada koolituses Wordis vormistamine ja eesti tellitud kvartal teksti kujundamine, sisu, keel koolitus kirjakeel ja KIKi dokumentide vormistamine, KP otsused, dokumendi halduse hea tava. Koolituse aluseks kasutakse KIKi kirja malle. Haldusmenetluse Üldhariv sissevaade HMS Sisekoolitus, MO, samuti III – IV põhimõtetele jm koolitaja põhimõtted K. Floren soovijad TTOst kvartal valitud aktuaalsematel menetlejatele teemadel Pakkuda teadmisi, oskusi, kogemuslugusid erinevatel Inspiratsioonihommik InHo KIK IV kvartal teemadel, et toetada töötajate vaimse tervise ning töö ja eraelu tasakaalu Kasvatada KIKi töötajate Ekspert Eetris 4. saade ekspertteadmisi, laiendada "Rohekommunikatsioon EE KIK IV kvartal silmaringi ja meedia" keskkonnavaldkonna teemades tõsta KIKi töötajate teadlikkust huvide konflikti ja korruptsiooni riskidest Huvide konflikti Sisekoolitus. IV kvartal ja ning tutvustada ennetamise koolitus Viib läbi M. KIK I kvartal Korruptsioonivastast seadust (uutele töötajatele) Ottesson (KVSi) ja KIKi huvide konflikti vältimise hea tava nõudeid ja käitumisjuhiseid. Väljast Kommunikatsioonistrateegias TTO, AKO, MO, Meediakoolitus tellitud IV-I kvartal nähtavuse suurendamisega kommunikatsioon koolitus seoses vajadus avaliku  esinemise oskuste täiendamiseks. Kuidas on kehtestatud kord seotud tööprotsessidega, Sisekoolitus. põhimõtted lepingute Andmekaitse koolitus Viib läbi K. KIK IV kvartal sõlmimisel, kirjade välja Floren saatmisel + eraelus tekkivad ohud. (allkirjastatud digitaalselt) Andrus Treier juhataja  Soovituste täitmiseks raporteerisime järgmiste tegevuste elluviimise: • Auditi intervjuude järgselt on 2022 koolituskava kättesaadav intranetist ja edaspidi lisatakse iga aasta koolituskava peale selle kinnitamist KIK-i intranetti; 2022 koolituskava on leitav KIKi intranetist, vt PrtSc: 2023/2024 koolituskava on kinnitatud 14.04.2023. • Töötajate arengusoove ja -vajadusi käsitletakse arenguvestlustel aastas 2x üle ja lepitakse arenguks vajalikud tegevused; 2022 vahevestlused toimusid valdavalt septembris ja oktoobris, arenguvestlused on käimas ja saavad valdavalt läbi viidud veebruari lõpuks. Näitena PrtSc PlanPros nähtuvatest RO juhi arenguvestlustest: • Viiakse sisse iga-aastaselt kõigile töötajatele huvide konflikti koolitus, see lisatakse koolituskavasse; Koolituskavva on plaanis lisada kõikidele KIKi töötajatele ettenähtud korruptsiooniennetuse koolituse e-õpe, vt https://www.korruptsioon.ee/et/ekursus Lisaks viib siseaudiitor läbi uutele töötajatele huvide konflikti koolitused, 2022 toimusid need kahel korral, täpsemalt 05.04.2022 ja 23.09.2022. Vt PrtSc: • Auditi järgselt on kinnitatud RRFi protseduur ja see on kättesaadav KIKi intranetis; Vt PrtSc: • Iga-aastaselt viiakse läbi KIKi töötajatele riskiseminari; Riskiseminar viidi läbi 15. septembril, osales suurem osa KIKi personalist. Vt programmi:  Mitteosalenutele korraldati 13.10 riskiveebinar. • Lisaks kavandatakse lisada koolituskavva pettuste teemalise bloki, mis oleks iga- aastases koolituskavas; Vt p 1, täiendame peale 2023 koolituskava kinnitamist. • RTK-lt, Rahandusministeeriumilt (sh auditeerivalt asutust) saab KIK toimuvate koolituste kohta info RTIPi kaudu ja vastav info koolitustest jagatakse teemast puudutatud töötajatele.“ Mõned näited leitavad: Näide 1 -----Original Message----- From: Jelena Safonov <[email protected]> Sent: Thursday, January 26, 2023 8:53 AM To: :All <[email protected]> Subject: FW: Riigitöötaja iseteenindusportaali teavitus Tere! Riigi Tugiteenuste Keskus kuulutas välja koolituse "Riigihangete registri kasutajakoolitus (13.04, Tallinn)". Palun registreerige end ära, kes tunneb vajadust. Parimat Jelena -----Original Message----- From: [email protected] <[email protected]> Sent: neljapäev, 26. jaanuar 2023 08:39 To: Jelena Safonov <[email protected]> Subject: Riigitöötaja iseteenindusportaali teavitus Tere! Teile on Riigitöötaja iseteenindusportaalis saadetud järgmine teade: Riigi Tugiteenuste Keskus kuulutas välja koolituse "Riigihangete registri kasutajakoolitus (13.04, Tallinn)". Koolituse andmete vaatamiseks kliki siia: https://eu-central- 1.protection.sophos.com?d=riigitootaja.ee&u=aHR0cHM6Ly93d3cucmlpZ2l0b290YWphLm VlL3J0aXAtY2xpZW50L3NlY3VyZS9hcHAvIy90cmFpbmluZ3MuZGV0YWlscy8xMDg3 ODAvbWFpblJlYWRvbmx5&i=NjFiMTA2NTljNmMxZWIwZTNjMDg3MThh&t=R3orK2 51WDBhUHdyd29PdVNDWVRYQ2M0YUxneWlYLzRBRmY3YndDOWEybz0=&h=6bec e6d7111a43a1a19aa79c5ce814d0&s=AVNPUEhUT0NFTkNSWVBUSVaRHOS- xLnbaK_tx9qxzu0Uj3fbQWoXBRReTN1gAgZppQ Teate vaatamiseks kliki siia: https://eu-central- 1.protection.sophos.com?d=riigitootaja.ee&u=aHR0cHM6Ly93d3cucmlpZ2l0b290YWphLm VlL3J0aXAtY2xpZW50&i=NjFiMTA2NTljNmMxZWIwZTNjMDg3MThh&t=VDhKL2FK TkpwT1U4V1YzRVhJM0R1WDlEUHk5MmZrZWJDdGFOMFRlalJpND0=&h=6bece6d71 11a43a1a19aa79c5ce814d0&s=AVNPUEhUT0NFTkNSWVBUSVaRHOS- xLnbaK_tx9qxzu0Uj3fbQWoXBRReTN1gAgZppQ NB! Portaali sisenemine toimub ID-kaardi või mobiil-ID abil. Riigitöötaja iseteenindusportaal. ------------------------------------------------------------------- Selle e-kirja on loonud robot, palume sellele mitte vastata. Näide 2 -----Original Message----- From: Jelena Safonov <[email protected]> Sent: Friday, September 16, 2022 2:38 PM To: :All <[email protected]> Subject: FW: Riigitöötaja iseteenindusportaali teavitus Tere! Edastan info RTK poolt väljakuulutatud koolitusele "Aruandluse kesksüsteemi (toetuste aruandlussüsteem) koolitus". Parimat Jelena -----Original Message----- From: [email protected] <[email protected]> Sent: reede, 16. september 2022 14:08 To: Jelena Safonov <[email protected]> Subject: Riigitöötaja iseteenindusportaali teavitus Tere! Teile on Riigitöötaja iseteenindusportaalis saadetud järgmine teade: Riigi Tugiteenuste Keskus kuulutas välja koolituse "Aruandluse kesksüsteemi (toetuste aruandlussüsteem) koolitus". Koolituse andmete vaatamiseks kliki siia: https://eu-central- 1.protection.sophos.com?d=riigitootaja.ee&u=aHR0cHM6Ly93d3cucmlpZ2l0b290YWphLm VlL3J0aXAtY2xpZW50L3NlY3VyZS9hcHAvIy90cmFpbmluZ3MuZGV0YWlscy8xMDM5 NTUvbWFpblJlYWRvbmx5&i=NjFiMTA2NTljNmMxZWIwZTNjMDg3MThh&t=TEpidzF HTHpkbXlGaFVBTDd4bmpSb0xXYThXQ0cxMVlMQ1B5VlIvZTdOYz0=&h=b8fb497048 314a55a63da35efb778754 Teate vaatamiseks kliki siia: https://eu-central- 1.protection.sophos.com?d=riigitootaja.ee&u=aHR0cHM6Ly93d3cucmlpZ2l0b290YWphLm VlL3J0aXAtY2xpZW50&i=NjFiMTA2NTljNmMxZWIwZTNjMDg3MThh&t=VDhKL2FK TkpwT1U4V1YzRVhJM0R1WDlEUHk5MmZrZWJDdGFOMFRlalJpND0=&h=b8fb49704 8314a55a63da35efb778754 NB! Portaali sisenemine toimub ID-kaardi või mobiil-ID abil. Riigitöötaja iseteenindusportaal. ------------------------------------------------------------------- Selle e-kirja on loonud robot, palume sellele mitte vastata.  Ms Bernadette Frederick Your ref. 06.02.2023 Ares(2023)856398 European Commission, Our ref. 11.07.2023 No 9.2-6.1/4924 DG ECFIN.R4 [email protected] Audit No EE-Q2 2022 Dear Ms Frederick, Please find attached the follow-up document of the recommendations made during audit no EE-Q2 2022 on the protection of the financial interests of the Union. Yours sincerely, (signed digitally) Mart Võrklaev Minister of Finance Encl. Follow-up of the Recommendations to Audit no EE-Q2 2022 with annexes Karin Reiska +372 5913 3715 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / Estonia / +372 611 3558 / [email protected] www.rahandusministeerium.ee / Reg. code: 70000272  COMMISSION EUROPÉENNE DIRECTION GÉNÉRALE AFFAIRES ÉCONOMIQUES ET FINANCIÈRES Ressources et gestion de la performance Contrôle, planification et évaluation FOLLOW-UP OF THE RECOMMENDATIONS Audit No. EE-Q2 2022 EPM Protection of the financial interests of the Union MEMBER STATE: Republic of Estonia DATE OF MISSION: 30 May 2022 – 3 June 2022 PRINCIPAL AUDITOR: Emese Pásztélyi ASSOCIATED AUDITORS: Daniel von Dungen, Dragana Djuričić, Peter Niklas Instructions The Member State is invited to fill in the table for the recommendation(s) of each finding raised by the COM auditors in the final audit report. The COM advises the MS to submit this template as soon as a recommendation is implemented, or at the latest by the deadline set in the report. Finding n° III.1 Issue: Incomplete PFIU framework III: Unstructured anti-fraud policy Milestone: EE-C[D]-I[4-3-.4-3-]-M[68]: Published calls for renovation grant Indicator: Publication of calls Deadline for implementation: Importance: 4 months Important Body responsible: Estonian Business and Innovation Agency (EIBA) Status of the implementation of the recommendation(s): Implemented Description of the implementation of the recommendation(s): EIBA is recommended: to better structure and widely disseminate its policies and action plans within the organisation through the intranet, through an effective and structured training system and / or communication to individual staff on a regular basis. Evidence reference(s): EIBA has carried out following activities and actions1:  EIBA has considerably developed and structured more clearly its anti-fraud policy and internal guidelines as well as process descriptions. The formal process of regularly reviewing cases of suspected or confirmed serious irregularities in order to improve existing processes of prevention, detection, and correction has been established. o On 1 February 2023, the decision of the EIBA’s board approved the updated procedure for processing violations related to subsidies “Financial corrections. Reporting cases of fraud.”. The document is registered in the 1 The information provided refers to new or updated procedures and actions that have been taken after auditing  document management system and available to all employees of the Finding n° IV.1 Issue:onMissing institution elements the intranet. in see Please staff’s knowledge Annex III.1.1. On 15 March 2023, the “Procedure Milestone:oEE-C[B]-I[2-3-.2-3-]-M[28]: for registering Establishment and managing of a working group tooperational plan and risk incidents” set up the development programmeand “Procedure for conducting self-assessment of operational risks” were approved by the board decision of EIBA. Please see Annexes III.1.2. and Indicator: Recruitment of III.1.3. a project manager and set up of a working group o On 15 April 2023, the general document on operational risk management Deadline for implementation: Importance: was launched. Please see annex III.1.4. 4 months Desirable  The personnel are regularly informed of applicable procedures, and they are involved in their Body responsible: development. Environmental Please see Investment annex Centre III.1.5 (overview of actions taken (EIC) for systematic information of EIBA personnel). Status  ofThethe implementation comprehensive of thesystem training recommendation(s): has been introduced and information about the training Implemented plan is available for all the staff. o EIBA uses an open training system, i.e., trainings are not strictly regulated Description ofbased the implementation of thebut on a training plan, recommendation(s): rather there is a flexible system, where the EIC has carriedemployee’s personal out the following development activities and competence system are maximally and actions: supported. For the training plan, please see Annex III.1.6 (internal training  following planthe2023). audit interviews, the 2022 training plan was made available on the intranet, currently the training plan for 2023/2024 is available on the intranet. The o The training plantraining principleswas for 2023/2024 are approved regulated onby 14 the April internal manual 2023, “Training please see Annexand IV.1.1. Development Activities”, please see Annex III.1.7, which provides the basic principles. The purpose of training and development activities is to support  Staff development the growth wishes and needs of employees' are discussed competencies andin the the achievement performance of review the dialogues foundation’s strategic goals. Training and development activities are partfor that are held twice a year, and the activities that are necessary of development will be agreed the Foundation's accordingly. competence and talent management. The foundation's  Annual training training and development for all activityofmanual staff on conflicts interestdescribes is added to thethe management training plan.of the training process and development activities, including clarification of  Following the audit, training needstheandRRF procedure training has been planning, approvedand budgeting, andfinancing it is available on the principles, EIC’s intranet. principles of training organization and participation in trainings, feedback, and evaluation  Risk seminar of trainings. is held annually for EIC staff.  A blocko The introduction of training program on the topic applies of fraud to new is added to the employees annual training coming plan. to the institution, together with the trainings outlined in this program. If necessary,  Information about the training the mentor/direct manageractivities directsofthe thenew SSSC and of Ministry employee to specificof Finance additional is available to the EIC training, which through the information is mainly not offered portal by theforinstitution public administration itself. Pleasestaff see (RTIP),Annexes and the corresponding information will be passed III.1.8 (principles of new employee on-boarding) on to the staff and involved. III.1.9 (sample The activities and actionsfortaken new by employee the EICon-boarding are describedprogramme). in detail (in Estonian) in the Annex IV.1.2. o The trainings/seminars are either organized by the institution itself, purchased or participated in open trainings (offered by the State Shared Service Centre (SSSC) through RTIP (information portal for public administration staff) subsection “Training calendar”, please see also annex III.1.5 overview of actions taken for systematic information of EIBA personnel). Centrally offered SSSC training programs (through the Central Training Program) are both horizontal training and field specific. To participate, one must register through the RTIP module, an overview table of  trainings passed is created for each employee in the course of preparing annual performance review dialogues (PlanPro system in use). There is also aggregated information available in the institution’s view, and this input is considered during performance review dialogues and when planning new training activities. o On 23 November 2022, a compulsory training “Conflict of interest, corruption, data protection and code of ethics” for all EIBA personnel was carried out. The number of participants was 399. o An electronic anti-corruption training with testing is currently under development. It is mandatory for all employees to pass it once a year. Also, all new employees go through it when start working. Testing allows EIBA to measure the awareness of individuals and to set focuses for the training of subsequent periods. A similar training is planned to be developed separately also in the area of data protection.