Võrumaa Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS Märge tehtud 30.11.2018 Kehtiv kuni 30.11.2093 Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12 Teabevaldaja: Kultuuriministeerium 31.12.2018 nr 1-17.1/52 Võrumaa Keskraamatukogu haldusjärelevalve kokkuvõte 1. Järelevalve tegemise alus, aeg ja koht Järelevalvet tehti rahvaraamatukogu seaduse (edaspidi RaRS) § 11 lõike 2 alusel. Järelevalvet alustati 18. septembril 2018 ja seda viis läbi Kultuuriministeeriumi kultuuriväärtuste osakonna raamatukogude peaspetsialist Kristiin Meos. Võrumaa Keskraamatukogus tehti järelevalvet 8. oktoobril 2018. Lisaks külastati 8.–10. oktoobril ka maakonna rahvaraamatukogusid: Varstu Raamatukogu, Värska Raamatukogu ja Antsla Linnaraamatukogu. Järelevalvet tehti 2018. aasta I poolaasta kohta. Järelevalve eesmärk oli hinnata vastavust Rahvaraamatukogu seaduses ja Kultuuriministri määruses „Rahvaraamatukogu töökorralduse juhend“ toodud nõuetega lähtudes käesoleva järelevalve prioriteetidest. Kontrolliti maakonnaraamatukogu ülesannete täitmist raamatukoguteeninduse koordineerimisel: 1) kogude komplekteerimist ja töötlemist; 2) rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomist ja pidamist; 3) rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamist ja tegevuse analüüsimist; 4) erialast nõustamist ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamist; 5) teatmebibliograafilise töö korraldamist. 2. Järelevalve prioriteedid Järelevalve prioriteetideks olid: 1) saada ülevaade maakonnaraamatukogu raamatukoguteeninduse prioriteetidest (maakonnaraamatukogu põhimääruse ja töökorralduse dokumentide, arengukava jms põhjal) ning maakonna rahvaraamatukogudele teavikute hankimise korraldusest; 2) hinnata maakonnaraamatukogu rahvaraamatukogudele suunatud kogude komplekteerimise ja töötlemise korraldust; 3) hinnata riigi eelarvest eraldatud toetuste (teavikute soetuse ja töötaja kulude toetuse) kasutamise nõuetele vastavust ning toetuse kasutamise efektiivsust; 4) hinnata rahvaraamatukogude tegevuseks vajalike bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomise ja pidamise efektiivsust ning vajalikkust; 5) saada ülevaade rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamisest ja tegevuse analüüsimisest, et hinnata statistika valdkonna tegevuse efektiivsust valdkonnas tervikuna; 6) hinnata maakonnaraamatukogu pakutava erialase nõustamise ja raamatukogutöötajatele täienduskoolituse korraldamist ja selle toimimist;  7) saada ülevaade maakonnaraamatukogu teatmebibliograafilise töö korraldamisest, et hinnata selle efektiivsust ja vajalikkust valdkonnas tervikuna. 3. Järelevalve metoodika Järelevalve tegemisel kasutati järgmisi meetodeid: 1) maakonnaraamatukogu põhimääruse, töökorralduse dokumentidega ja linnavalitsuse vaheliste lepingutega, arengukavaga, aastaaruandega ja kogutud statistikaga tutvumine ning sisu analüüs; 2) komplekteerimise halduse süsteemi kasutamisega tutvumine ja juhuvalimi alusel teavikute ostuarvete alusel tellimise, saabumise ja rahvaraamatukogule laekumise kontroll; 3) intervjuu maakonnaraamatukogu komplekteerijatega; 4) intervjuu maakonnaraamatukogus infoteeninduse eest vastutava raamatukoguhoidjaga; 5) intervjuu maakonnaraamatukogus personalikoolituste eest vastutava töötajaga; 6) intervjuu maakonnaraamatukogus statistilise aruandluse eest vastutava töötajaga; 7) intervjuu maakonnas asuva kolme kuni viie rahvaraamatukogu raamatukoguhoidjaga. 4. Olukorra kirjeldus ja analüüs Võrumaa Keskraamatukogu on Võru Linnavalitsuse hallatav asutus. Raamatukogu struktuuris on komplekteerimisosakond, teenindusosakond, lasteosakond ja majandusosakond. Raamatukogu korraldab maakonnaraamatukoguna 37 Võru maakonnas asuva raamatukogu tööd järgmistes valdkondades: komplekteerib, arvestab ja töötleb väljaandeid; korraldab Võrumaa elanike teatmebibliograafilist teenindamist; kogub ja säilitab Võrumaad puudutavaid väljaandeid; koostab koduloolist andmebaasi; nõustab Võru maakonna raamatukogutöötajaid ja korraldab nende erialast täiendkoolitust; korraldab statistilist aruandlust ja analüüsib rahvaraamatukogude tegevust; korraldab konverentse, seminare ja näitusi. Võrumaa Keskraamatukogu ülesanded, juhtimise korraldus, direktori õigused ja kohustused, raamatukogu struktuur ning muud tegevuse korraldamise olulised küsimused on sätestatud Võrumaa Keskraamatukogu põhimääruses, mis on kehtestatud Võru Linnavolikogu määrusega 14.09.2016 nr 29. Kohalikule omavalitsusele raamatukoguteeninduse korraldamise kohta ettepanekute tegemiseks on rahvaraamatukogu töö hindamiseks ja muude rahvaraamatukogu tegevust puudutavate oluliste küsimuste läbiarutamiseks moodustatud kolmeliikmeline rahvaraamatukogu nõukogu, mille moodustamise kord, pädevus ja töökord on sätestatud Võrumaa Keskraamatukogu põhimääruses. Võrumaa Keskraamatukogu nõukogu liikmed on Võru abilinnapea Sixten Sild, Timo Keraamika OÜ juhataja Tiit Raag ning Võrumaa Arenduskeskuse SA kultuurispetsialist Aigi Pall. Raamatukogu teeninduse korraldus ning lugejate õigused ja kohustused on kehtestatud raamatukogu kasutamise eeskirjas Võru Linnavolikogu määrusega 13.06.2012 nr 10. Võrumaa Keskraamatukogu kasutamise eeskiri on lugejatele teatavaks tehtud Võrumaa Keskraamatukogu kodulehel. Lugejad registreeritakse isikut tõendava dokumendi alusel raamatukogu lugejate andmebaasi RIKS järgmiste andmetega: nimi, elukoht, telefon, elektronposti aadress, lugejarühm, isikukood. Lisaks kogub Võrumaa Keskraamatukogu lugejaandmeid kooli ja töökoha kohta. Lugejaks registreerujaid teavitatakse suuliselt, et kooli ja/või töökoha andmete esitamine on vabatahtlik. Raamatukogu kasutamise eeskirja tundmise kohta annab lugeja registreerimiskaardile allkirja. Samal registreerimiskaardil annab lugeja nõusoleku, et raamatukogu võib tema isikuandmeid töödelda. Lugejale selgitatakse suuliselt, et ta võib andmete töötlemise nõusoleku igal ajal tagasi 2 (6) võtta. Andmete töötlemise nõusoleku info võiks kirjas olla ka raamatukogu kasutamise eeskirjas. Samuti võiks kasutuseeskirjas selgitad, kuidas on lugejal võimalik oma isikuandmed lugejate andmebaasist kustutada. Allkirjastatud registreerimiskaarte hoitakse raamatukogus alaliselt lukustatud kapis. Kogude komplekteerimine ja töötlemine 2017. aastal oli Võru maakonnas 33 rahvaraamatukogu. 2017. aasta jooksul komplekteeris Võrumaa Keskraamatukogu teavikuid endale ja 32 rahvaraamatukogule. 2018. aasta I poolaasta seisuga on Võru maakonnas 38 rahvaraamatukogu. Võrumaa Keskraamatukogu komplekteerib teavikuid kõigile maakonna rahvaraamatukogudele. Võrumaa Keskraamatukogu kogusid ei komplekteerita ja teavikuid ei töödelda raamatukogu ning Võru Linnavalitsuse vahelise lepingu alusel. Komplekteerimisel lähtutakse kultuuriministri määrusega sätestatud tingimustest ja lugejate nõudlusest. Oluline on eesti kirjandus, sealhulgas laste- ja noortekirjandus. Teatmekirjanduse tellimisel võrreldakse uusi teavikuid olemasolevatega ja püütakse vähendada sisulist dubleerimist. Võrumaa Keskraamatukogul on soovituslik kehtestada komplekteerimispõhimõtete dokument, mille alusel teavikuid oma kogudesse komplekteeritakse ning samas kirjeldada ka maakonna rahvaraamatukogudele teavikute komplekteerimise korraldust. Võrumaa Keskraamatukogus tegeleb rahvaraamatukogudelt tellimuste kogumise, teavikute tellimise ja saatmisega rahvaraamatukogudele komplekteerimisosakonna juhataja. Võrumaa Keskraamatukogu koostab teiste maakonna rahvaraamatukogude tellimuste alusel koondtellimuse kolm kuni neli korda kuus. Uued teavikud jõuavad rahvaraamatukogudesse üks kuni kaks korda kuus ning raamatukogud korraldavad teavikute transpordi maakonnaraamatukogust ise. Raamatukogu tellimuste andmebaas sisaldab tellimuste kohta järgmisi andmeid: teaviku autor(id) ja pealkiri, köide, kirjastaja, tarnija, tellitud teavikute arv. Andmed tellitud teavikute kohta on tellimuste andmebaasis raamatukogude kaupa. Saabunud teavikute andmed muudetakse andmebaasis: enne teaviku saabumist pole teavik lugejatele nähtav, sest muutub selle asukoht. Tellimuste eest arveldamine toimub arvete alusel. Raamatupidamislikku arvestust peab Võru Linnavalitsuse raamatupidaja. Raamatukokku saabunud teavikud võetakse vastu saatedokumendi alusel. Saatedokumendita (nt annetused) saabunud teavikute kohta vastuvõtuakti ei koostata, sest selleks ei nähta vajadust. Tellimusi kontrollitakse tellimuste andmebaasi kaudu. Annetused jms sisestatakse andmebaasi, kus on kirjeldatud, mis viisil teavik hangiti. Maakonnaraamatukogult teistele raamatukogudele üleantavate saadetiste kohta koostatakse saateleht, millele märgitakse järgmised andmed: teavikuid saava raamatukogu nimi, hankeviis, saadetavate eksemplaride arv kokku, saadetavate nimetuste arv kokku, saadetavate teavikueksemplaride arv laadide, liikide ja keelte järgi, saadetavate teavikute kogumaksumus, saatelehe koostamise kuupäev ning teavikute üleandja ja vastuvõtja allkirjad. Lisaks märgitakse saatelehtedele tellimuste arvete numbrid. Saatelehe juurde kuuluvas teavikute nimekirjas tuuakse järgmised andmed: autor(id), pealkiri, UDK liik, eksemplari hind, eksemplaride arv ja maksumus. Igal raamatukogul on oma saatelehe numeratsioon. Raamatukogu peab kogude suuruse, koostise ja rahalise väärtuse ning nendes tehtud muudatuste kohta arvestust raamatukogu elektroonilises andmebaasis RIKS. Arvestuse alusel kontrollitakse varade olemasolu, koostatakse statistikaaruandeid ja analüüsitakse töötulemusi. Ajakirju ja ajalehti arvestatakse aastakomplektidena. Jooksval aastal lisandunud teavikute nimetuste arvestust raamatukogus ei peeta, kuid tellitud raamatute kohta saab igal ajal välja võtta loendi elektroonilisest andmebaasist. Välisteeninduspunkti ja mujale viidavad teavikud märgistatakse elektronkataloogis ja märgitakse 3 (6) juurde tähtaeg. Nende tagasi saabumisel raamatukogusse tehakse sellekohased parandused ka elektronkataloogis. Teavikute saatelehed säilitatakse maakonnaraamatukogus alaliselt. Arveid säilitatakse kümme aastat. Elektroonilises andmebaasis RIKS olevaid teavikute andmeid säilitatakse alaliselt. Järelevalve raames kontrolliti juhuvaliku alusel, kas arvetel märgitud tellitud teavikud on elektroonilisest andmebaasist leitavad. Kontrolliti järgmiste teavikute olemasolu: „Asendusabikaasa“, „Tingimustega abielu“, „Vareselõks“, „Hea ment“, „Siinpool linnuteed“, „Sipelgapoiss“ (videosalvestis), „Väike nõid Fuksia“ (videosalvestis). Kõik kontrollitud teavikud olid elektroonilisest andmebaasist korrektselt leitavad. Kõik Võrumaa Keskraamatukogu teavikud on elektronkataloogis kajastatud ja lugejatele kättesaadavad, v.a tellitud saabumata teavikud, mis lugejatele näha ei ole. Elektronkataloogis on teavikuid võimalik leida autori, pealkirja, laadi, liigi, märksõna, vöötkoodi, standardnumbri, keele ja sarja pealkirja järgi. Maakonnaraamatukogu komplekteerija on osalenud komplekteerimist käsitlevatel koolitustel, mis toimuvad reeglina kord aastas. Maakonnaraamatukogu komplekteerija hinnangul sujub koostöö maakonna rahvaraamatukogudega komplekteerimisalaselt hästi. Maakonna rahvaraamatukogusid nõustatakse komplekteerimise ja kogude kujundamise teemadel jooksva tööna iga päev ning aeg-ajalt räägitakse neil teemadel ka maakonnaraamatukogus toimuvatel seminaridel. Eelpool nimetatud eesmärgil külastab maakonnaraamatukogu komplekteerimisosakonna juhataja kõiki maakonna raamatukogusid kord aastas. Maakonna rahvaraamatukogud, keda järelevalve raames külastati, on arvamusel, et Võru maakonnas on komplekteerimine korraldatud hästi ja süsteem töötab. Raamatukoguhoidjad saavad oma küsimustega pöörduda maakonnaraamatukogu komplekteerimisosakonna juhataja poole, kes aitab neid alati. Uued raamatud jõuavad rahvaraamatukogudesse üks kuni kaks korda kuus, tulenevalt sellest, kui tihti on raamatukogudel võimalik ise uued raamatud maakonnaraamatukogust ära tuua. Bibliograafia-, täistekst- ja muude andmebaaside loomine ja pidamine Võrumaa Keskraamatukogu on loonud ja haldab kodulooandmebaasi. Kodulooandmebaas kuulub elektroonilise andmebaasi RIKS juurde ning seda täiendavad töötajad jooksvalt. 2017. aastal lisati kodulooandmebaasi 1366 kirjet. Andmebaasi täiendatakse näiteks artiklitega Võrumaa Teatajast, Linnalehest ja Lõunalehest. Retrospektiivselt täiendati andmebaasi 136 kirjega Töörahva Elust. Maakonnaraamatukogu töötajad peavad kodulooandmebaasi väga vajalikuks. Ka teised maakonna rahvaraamatukogud, mida järelevalve raames külastati, pidasid Võrumaa Keskraamatukogu loodud andmebaase vajalikeks. Lisaks kodulooandmebaasile on Võrumaa Keskraamatukogul järgnevad andmebaasid: Võrumaa kirjanikud, Võrumaa lastekirjanikud, Võrumaa kodulooline sünnipäevakalender. Rahvaraamatukogude statistilise aruandluse korraldamine ja tegevuse analüüsimine Võrumaa Keskraamatukogus koguvad statistikat arendusjuht ja komplekteerimisosakonna juhataja. Statistikat kogutakse üks kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande jaoks. Koondaruande paneb kokku Võrumaa Keskraamatukogu direktor. Tulusid ja kulusid statistikasse arvestab Võru linna raamatupidaja. Lisaks koondaruandele kogub maakonnaraamatukogu muud statistikat vastavalt vajadusele, kuid põhjalikult seda ei analüüsita. Võru linna raamatupidaja analüüsib koondaruannete põhjal kulude jaotust. 4 (6) Statistika analüüsi tulemuste alusel on tehtud mõned töökorralduslikud muudatused. Näiteks on muudetud inglisekeelse kirjanduse paigutust nii, et see oleks lugejale kiiremini leitav. Erialane nõustamine ja raamatukogutöötajate täienduskoolituse korraldamine Võrumaa Keskraamatukogus tegelevad erialase nõustamise ja täienduskoolituste korraldamisega direktor, arendusjuht, komplekteerimisosakonna ja lasteosakonna juhataja vastavalt käsitletavale teemale. Raamatukogu viib läbi nn nõustamistuure, mille käigus külastavad maakonnaraamatukogu töötajad maakonna rahvaraamatukogusid, et neid erinevatel raamatukogunduslikel teemadel nõustada. Maakonna rahvaraamatukogudelt kogub Võrumaa Keskraamatukogu sisendit koolitusvajaduste osas nii iga-aastase koondaruandega kui ka jooksvalt. Võimaluste piires vajadustega arvestatakse. Maakonnaraamatukogu korraldatud koolitused toimuvad Võrumaa Keskraamatukogus iga kuu esimesel kolmapäeval. Osalejatele väljastatakse koolitusel osalemise kohta alati tõend. Lisaks rahvaraamatukogu tööd spetsiifiliselt puudutavatele koolitustele (elektrooniline andmebaas RIKS, komplekteerimine, lastetöö jne) viiakse läbi ka avalikke loenguid, kuhu on kutsutud esinejad teistest asutustest ja organisatsioonidest. Järelevalve raames külastatud maakonna rahvaraamatukogud peavad Võrumaa Keskraamatukogu korraldatud koolitusi ja seminaripäevi vajalikeks. Raamatukoguhoidjad tõid välja, et koolitused on üldiselt kasulikud ja harivad. Toonitati, et koolituspäevadega kaasnev omavaheline suhtlus ja kogemuste vahetamine on väga olulised. Teatmebibliograafilise töö korraldamine Võrumaa Keskraamatukogus vastavad päringutele kõik raamatukoguhoidjad. Ulatuslikumad päringud kirjeldatakse andmebaasis, kõik päringud registreeritakse andmebaasis. Suuremal määral vajavad teatmebibliograafia teenust õppurid ja lasteaiaõpetajad. Alla kümne kirjega nimestik koostatakse päringu esitajale tasuta, alates kümnest kirjest on ühe kirje hind 0,06 eurot. Maakonnaraamatukogu hindab teatmebibliograafia teenust väga vajalikuks ja mahukaks töölõiguks. 2018. aasta esimese üheksa kuu jooksul on Võrumaa Keskraamatukogus registreeritud kokku 8033 päringut, neist 5725 olid bibliograafilised. Maakonnaraamatukogu töötajad nõustavad maakonna rahvaraamatukogude töötajaid päringutele vastamise osas individuaalselt ning samuti arutatakse sellel teemal raamatukoguhoidjate seminaridel. 5. Kokkuvõttev hinnang Võrumaa Keskraamatukogule kui maakonnaraamatukogule Võrumaa Keskraamatukogu kui maakonnaraamatukogu täidab RaRSis sätestatud maakonnaraamatukogu ülesandeid raamatukoguteeninduse koordineerimisel Võru maakonnas eeskujulikult. Kogude komplekteerimine ja töötlemine Võru maakonna rahvaraamatukogudele on korraldatud läbipaistvalt ja rahvaraamatukogude vajadusi võimaluste piires arvestades. Võrumaa Keskraamatukogu peab koduloo- ja teisi andmebaase (vt eespool), mille vajalikkust toonitavad nii Võrumaa Keskraamatukogu kui ka teiste rahvaraamatukogude töötajad. Maakonnaraamatukogu pakub teatmebibliograafia teenust ning nõustab rahvaraamatukogude töötajaid päringutele vastamise osas. Veel korraldab maakonnaraamatukogu igakuiseid koolituspäevi, mille raames saavad maakonna rahvaraamatukogude töötajad end erialaselt täiendada. Koolituspäevade tähtsust rõhutasid kõik rahvaraamatukogud, mida järelevalve raames külastati. Võrumaa Keskraamatukogu korraldab statistilist aruandlust kord aastas Kultuuriministeeriumile esitatava maakonna rahvaraamatukogude statistilise ja sisulise töö koondaruande raames ning analüüsib valdkonna tegevuse efektiivsust jooksvalt vastavalt vajadusele. 5 (6) Järelevalve raames hinnatakse riigieelarvest finantseeritud toetuse kasutamist maakonnaraamatukogu nelja töötaja töötasudeks ja ülalpidamiseks eesmärgipäraseks. 6. Ettepanekud 6.1. Kehtestada komplekteerimispõhimõtete dokument, mille alusel oma kogudesse teavikuid komplekteeritakse ning samas kirjeldatakse ka maakonna rahvaraamatukogudele teavikute komplekteerimise korraldust. 6.2. Kirjeldada raamatukogu kasutamise eeskirjas, kuidas on lugejal võimalik tagasi võtta nõusolek oma isikuandmete töötlemiseks ja paluda raamatukogul oma isikuandmed lugejate andmebaasist kustutada. Kokkuvõtet on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tallinna Halduskohtule halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras. (allkirjastatud digitaalselt) Kristiin Meos raamatukogude peaspetsialist 6 (6)