Dokumendi edastamine

Direktor Kommunikatsiooni- Jurist ekspert Kvaliteedi- ja Kliendihalduse Töökohateenuste- Riskijuhtimise Migratsiooni osakond Infoturbeosakond Tehnoloogiaosakond protsessijuhtimise Personaliosakond Finantsosakond osakond osakond osakond osakond Arvutitöökoha- Andmekaitse Personali arenduse Kliendihaldurid Migratsioon #1 Infoturbe spetsialistid Arhitektid Protsessijuht Hankespetsialistid teenuste talitus spetsialist spetsialist Arvutitöökoha toe Projektijuhid SOC spetsialistid Riigipilve talitus Siseaudiitor Värbamisspetsialist Litsentsispetsialist talitus Kasutajatoe talitus Veebide talitus „red team“ Võrgutalitus Koolitusspetsialist Arveldusspetsialist Töökeskkonna- ja Serveribaasteenuste Rakenduste talitused terviseedenduse Varade haldur talitus spetsialist Büroojuht Strateegiline Operatiivne + + + + +  IT alusteenuste konsolideerimise juhtrühma protokoll 07.09.2021 nr 1.1-21/21-0388/21-80 Tallinn, 03.09.2021 Algus: 11.00 Lõpp: 12.00 Juhatas: Siim Sikkut Protokollis: Allan Allmere Võtsid osa: Ergo Tars (MKM), Kätlin Weinzierl (KEM), Margus Noormaa (RIA), Kalle Killar (SOM), Alli Murula (SIM), Pärt-Eo Rannap (HTM), Kristjan Kaiklem (MKM), Krista Zibo (Riigikantselei), Risto Raaper (KUM), Alli Murula (SIM), Evar Sõmer (JUM), Andri Rebane (KAM), Raigo Uukkivi (RAM), Kristo Kaasan (ITL), Kairi Rais (VÄM) Päevakord: 1. Augusti kokkuvõte 2. RIT-i põhimäärus ja moodustamise ettepanek 3. RIT struktuur 4. Rahastamise põhimõtted 5. Töögruppide tulemid 6. Septembri eesmärgid 1. Augusti kokkuvõte Ergo Tars tutvustas, millised tegevused said augustis tehtud. Toimunud on kohtumised ministeeriumite ja IT juhtidega, kaardistamaks ootusi. Uue asutuse moodustamise ettepanek ja põhimäärus on valmis ja toimub ülemineku tegevuskava sisustamine. Riigipilve juhi sisseelamine käib ja tegeletakse hetkel arhitektide värbamisega. Vaja on kolme inimest, kellest kaks alustavad septembri lõpus. Toimub ka taastekava sisustamine ja loodetavasti oktoobriks on allkirjad all. Lisaks laual arvelduspõhimõtete teemad, millele oodatakse rahandusministeeriumi sisendit. Töös on ka riskimaatriks ja kõik töögruppide tulemid on koondatud ühte dokumenti ning saadetud juhtrühmale ja IT juhtidele. Sellel nädalal kohtuti ka justiitsministeeriumi kantsleriga ja saavutati kokkulepe, et IKT konsolideerimisega alustatakse RIK baasilt. OTSUSTATI: Võeti teadmiseks.  2 2. RIT-i põhimäärus ja moodustamise ettepanek Ergo Tars andis ülevaate põhimäärusega seonduvast. Info on juhtrühmale saadetud meili peale, millele oodatakse tagasiside 10.09.2021, pärast mida saadetakse kooskõlastusringile. Siim Sikkut selgitas juurde, et seda tehakse selliselt, kuna nii tundub kõige aja efektiivsem lähenemine - saame kiiremini tagasisidet ja kohe parema eelnõu. Ametlik kooskõlastusring on veel ees seejärel. Ergo Tars mainis ära, et hetkel ei ole veel paigas, kas kohalikud omavalitsused on uue asutuse skoobis või mitte ja kuidas tagada mudelit, et kui nad ise soovivad liituda, siis oleks see võimalik. OTSUSTATI: Võeti teadmiseks, tagasisidet asutamise dokumentidele on võimalik anda kirjalikult kuni 10.09.2021. 3. RIT struktuur Ergo Tars näitas uue asutuse struktuuri esmast joonist. Plaanis on luua strateegiline tasand, mille all on omakorda operatiivtasand. Kõiki rolle ei tule selles ise täita, vaid mõned puhul saab kasutada teisi riigiasutusi ja mõned saab anda erasektorile. Tegemist on hetke visiooniga ja tagasiside on oodatud. Evar Sõmer soovis täpsustada, milliseid rolle täpselt erasektorisse on plaanis anda. Ergo Tars täpsustas, et need võiksid olla erinevad teenuse liigid, näiteks infrastruktuuri poole pealt andmekeskustega seonduv. Lisaks ka töökohateenuste puhul regioonides võib olla abi vaja või kasutajatoe teatud tasemed. Kuna kõik teemad on väga tihedalt seotud infoturbe ja andmekaitsega, siis tuleb need küsimused eelnevalt infoturbeliselt selgeks saada. Mida kindlasti saab erasektorist sisse võtta on erinevad konsultatsioonid, seadistused ja näiteks ka multimeedia seadmete tugi. Asutuse ülesanne on olla kompetentsikeskus, mis ei tähenda, et tuleks ennast mehitada kõiki teenuseid ise katvaks. Ettepanekus on mainitud kuni viissada inimest, mis tuleneb PWC analüüsist mis väitis ka, et riigis on 1400 IKT töötajat, kellest 600-700 on seotud ATK ja baasteenuste pakkumisega (RES-st on juurde taotletud lisaks ca. 300 IKT töötajat, milles samuti osa on ATK ja SBT teenustele mõeldud). Kalle Killar lisas oma ettepaneku, mille kohaselt võiks lisada juurde vahe juhtimiskihi. Ergo Tars lisas, et esmane joonis ilmselt täieneb vastavalt organisatsiooni kasvule ja koheselt ehk ei ole kõiki kihte vaja teha. Risto Raaper toetas Kalle mõtet ja tõi välja riski silode tekkeks. Tuleks tuua pigem teenusepõhine lähenemine sisse. Lisaks uuris, kuhu on kadunud nõukoda, mis algselt oli lubatud, kuna praegune juhtimine on allutatud ministrile ja asekantslerile. Ergo Tars täiendas, et juristide hinnangul see ei pea olema põhimääruses ja klientide nõukoja saab moodustada ka ilma selleta. Kristo Kaasani hinnangul saab päris palju teenuseid erasektorist juba täna võtta näiteks töökohateenuse osutamine tervikuna. Lisaks tuleks vaadata, mis teenuseid riigis saaks ristkasutada nii, et RIT ei peaks neid omale looma ja neid poleks vajalik ka joonisel eraldi välja tuua.  3 Siim Sikkut lisas, et kõik jagatud tugifunktsioonid on juba välja jäetud (nt RTK pakutavad). Arvestada tuleb aga sellega, et alguses tuleb mingid rollid siiski riigi siseselt ka dubleerida, et oleks võimalik asutusel tööd alustada. Ergo Tars täiendas, et RTK-ga on sellel teemal juba suhtlust alustatud, et aru saada, mis võimalused on teenuseid riigi siseselt kasutada. Joonisel on välja toodud rollid, kuna rollina peab olema ülesanne kirjas, see ei tähenda, et RIT seda kõike omale mehitab. Evar Sõmer tegi ettepaneku, et erasektori küsimus võiks olla eraldi päevakorrapunkt, kuna kõik ei osale kõigis töörühmades ja ei ole kursis seal toimuvaga. Siim Sikkut vastas, et erasektori kaasamist tehakse nii palju, kui seda võimalik ja vajalik. Selles juhtrühmas ilmselt ei ole vaja rohkem detaili ei minna. Kristjan Kaiklemil tekkis küsimus, kui suur eesmärk on viissada töötajat ja juba järgmine aasta plaanis üheksakümmend töötajat saada, kas on olemas ülevaade palju minnakse värbama, palju võetakse teistelt asutustelt üle. Ergo Tars vastas, et väga pikka plaani kirjas ei ole ja liigutakse sammhaaval. Esimene, kellega hakatakse läbirääkimisi pidama on RIK – vastavalt kokkuleppele, et sellest saab n-ö tuumikasutus. Lisaks on teada võtmerollid, mida tuleb väravata. Edaspidi hakkab plaan olema selline, et enne konsolideerimist tehakse haldusalaga analüüs, millised rollid on haldusalas olemas ja mida saab ja on mõistlik üle liigutada. Siim Sikkut täiendas veel lisaks, et 500 töötajat ei tasuks üle tähtsustada, kuna hetkel on neid inimesi rohkem riigis juba ning moodustamise ettepanekus on number pigem prognoosiks ja ei ole kindlasti mõeldud eesmärgina täitmiseks iseenesest. OTSUSTATI: Võeti teadmiseks. Klientide nõukogu moodustamise kavatsuse kohta lisada märge moodustamise ettepaneku dokumentidesse (seletuskirja). 4. Rahastamise põhimõtted Ergo Tars andis ülevaate, et vahepeal käis koos eraldi töörühm, kes käis läbi üldised rahastamise põhimõtted. Näiteks: RIT-i kesksed lahendused luuakse RRF lisarahastusest; RIT teeb investeeringud ja asutused tasuvad rendimudeli alusel; asutuse liitumisel lepitakse kokku teenuse mahud ja hinnad ning kõigile liitujatele on tagatud minimaalne teenuste tase. Kõik lisasoovid ja - mahud kaetakse asutuse vahenditest. Kaalumisel oli kolm erinevat võimalust: igakuine arveldamine; ühekordne baaseelarve tõstmine; vahepealne versioon ehk baas- ja lisavajaduste eelarvete iga-aastane tõstmine. Töörühma ettepanekud olid, et lepitakse kokku aastased eelarvemahud, kuupõhiselt vaadatakse üle tegelikud üle- ja alakulud ning arveldamine toimub kuupõhiselt, kuna selline lahendus toetab tegevuspõhise riigieelarve lähenemist. Rahandusministeeriumilt oodatakse sellele variandile ametlikku seisukohta. Siim Sikkut lisas, et seega on töiselt tasandilt paistmas üks ettepanek, aga see valideerimine on hetkel käimas. Kalle Killar lausus, et on põhimõttega nõus ja selles suunas tuleks kindlasti liikuda, aga kahtlustab, kas suutlikkus võimaldaks seda kõike nii teha.  4 Kristo Kaasan soovis täpsustada, kui ministeerium ostab teenust RIT-i käest, kas tal on luba võtta ka mujalt või kohustus on ainult ühest kohast võtta. Siim Sikkut täpsustas, et kui asutus on konsolideeritud, siis on ka kohustatud ehk siis niisama turupealt pakkumiste võtmine ilma RIT-lt küsimata ei tohiks juhtuda. Samas on kontroll kliendi käes ja tegemist on hübriidse lahendusega. Selle taga peab olema poliitiline kokkulepe, et minnakse sellele üle. Kristo Kaasanil tekkis küsimus, mida sisaldavad tööjõukulud ja eelarve, kuna kasvu kulud ja üldkulud ei kata ära inimeste arvu kasvu. Kas on võimalik näha eelarve prognoosi tervik vaadet, kui kõik on paigas? Ergo Tars vastas küsimusele, et eelarvest kaetakse ära riigipilve kulud ja tuumiktiimi kesksed kulud. Kui võetakse üle nt RIK inimesi, võetakse koos eelarve reaga. Eelarve tervikpilti on võimalik hiljem tekitada, kui on kokkulepitud inimesed, kes tulevad üle ja millised on teenuste hinnad. Siim Sikkut täiendas, et esialgne näidatav eelarve on tulnud RRFist saadava rahastuse mahu pealt ja sellest tuletatud. Alli Murula lisas, et põhimure on see, kui teenuse kvaliteet ei muutu, aga hind muutub, kelle mure see on. Toetas ideed, et sellises olukorras läheb RIT ise lisaraha küsima. Eelarve kota lisas, et aastapõhiselt suudetakse oma vajadusi ette näha, seega pole kindel, kas kuupõhine on ikka kõige parem arvelduse viis, või hoopis liigne bürokraatia. Evar Sõmeri hinnangul ei pea paika hüpotees, et kliendil on võim, kui raha on tema käes, kuna ei ole võimalik minna alternatiive võtma. Justiitsministeerium kindlasti ei poolda arvetega majandamist, vaid soovib anda oma raha eelarve kaudu RIT-i ja kokku leppida tingimused. See hoiab kokku bürokraatiat. RKAS mudel RIT situatsioonis ei ole hea. Lisaks on oht, et teenus läheb käibemaksu võrra kallimaks. Raigo Uukkivi sõnul ei tule RIT käibemaksukohuslasena, seega käibemaksu ka arvele juurde ei lisandu. Tundub, et igakuine arveldamine ei ole mõistlik, kuna asutused on aastase eelarve planeerimise peal. RIT-l ei ole ilmselt liiga dünaamilist juhtimist ehk igakuisel ei ole nii suuri muutusi. Küsimus on, kuidas motiveerida RIT-i, et ta peab olema usin ja tubli oma klientide vastu. Pärt-Eo Rannap avaldus toetust kuisele arveldamise mudelile, tavaolukorrast kuus ei muutugi midagi, aga kogemus juba täna pigem kuupõhisega ja seal saab teha jooksvalt korrektuure, kui midagi venib. Näiteks infoturbe juht läheb ära, värbamine võtab mitu kuud aega, siis räägime läbi, kuidas asju edasi toimetada. Teine näide oleks, kui poole aasta pealt tuleb inimesi juurde, mis siis saab. Risto Raaper toetas samuti kuu või kvartali põhist lähenemist. Kogemus, kus kultuuriministeeriumi rahad olid tõstetud RMIT-i, tõi kaasa negatiivse kogemuse. Ilma kliendita asuti kärpima teenuseid ja ei olnud võimalik kaasa rääkida. Lisaks teine pool, kui RIT osutab majutusteenust, see ongi dünaamiline, kui keegi paneb midagi kinni, siis kulud peaks vähenema. Ergo Tars arvas, et ilmselt paneme lauda kaks mudelit ja siis tuleb selle pinnalt otsustada. Näiteks oleme kaardistanud tehnoloogilist võlga, siis seda on vaja algselt hakata lahendama ja sellega tuleks arvestada kekselt. Ei saa juhtuda olukord, kus antakse küll raha keskele kokku, aga see ei kata tegelike kulusid. OTSUSTATI:  5 Võeti teadmiseks. Ergo Tars kutsub töörühma enne järgmist kohtumist korra veel arutamiseks kokku. 5. Töögruppide tulemid Ergo Tars andis ülevaate tehtud tööst, mille raames on tehtud teenuste kirjeldused, teenusprotsesside ja infoturbe põhimõtted. Dokumendid on juhtrühma liikmetele saadetud ja tagasiside oodatakse 10.09.2021. OTSUSTATI: Võeti teadmiseks. 6. Septembri eesmärgid Ergo Tars kinnitas, et järgmine kohtumine toimub 22.09.2021, selleks ajaks on plaanis saada kokku asutuse üleminekukava koos rahastamise ettepanekuga. Lisaks RIT-i käivitamise tegevuskava ja kommunikatsioonisõnumid. Ergo Tars lisas, et lisaks tegeletakse ka tehnoloogilise võla kaardistamisega, et see oleks mainitud moodustamise ettepanekus. Andri Rebane tegi ettepaneku lihtsustada RIT-i nime: võtta alusteenused eest ära ja seda ka inglise keelses versioonis. OTSUSTATI: Võeti teadmiseks. (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Siim Sikkut Allan Allmere Koosoleku juhataja Protokollija