Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete kinnitamine

KANTSLERI KÄSKKIRI Tallinn 02.11.2018 nr 19 Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete kinnitamine Kultuuriministri 28.01.2014 käskkirja nr 36 „Volituse andmine“ punkti 1.2. alusel 1. Kinnitan Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtted (lisatud). 2. Tunnistan kehtetuks kantsleri 08.12.2015. a käskkirja nr 44 „Kultuuriministeeriumi kommunikatsioonistrateegia kinnitamine“. (allkirjastatud digitaalselt) Tarvi Sits  Kinnitatud Kantsleri 02.11.2018 käskkirjaga nr 19 KULTUURIMINISTEERIUMI KOMMUNIKATSIOONIPÕHIMÕTTED Sisukord 1. VÄÄRTUSED .................................................................................................................... 2 2. KOM TEAVITUSTÖÖ KESKSE VASTUTAJANA ........................................................ 3 3. SISEKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED ............................................. 4 4. VÄLISKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED .......................................... 5 4.1 MEEDIASUHTLUSE KORD .......................................................................................... 5 4.2 TEAVITUSTÖÖ KVALITEEDI HINDAMINE JA PARANDAMINE ......................... 6 LISA 1. SISETEABE LIIKUMINE ....................................................................................... 7 LISA 2. VÄLISTEABE LIIKUMINE ................................................................................... 8 LISA 3. VEEBIDE TÄITMISE KORD ................................................................................. 9 LISA 4. MEEDIASUHTLUSE MEELESPEA .................................................................... 10 1. VÄÄRTUSED Kultuuriministeeriumi (edaspidi ministeerium) kommunikatsioonipõhimõtted on dokument, mis annab aluse ministeeriumi sisekommunikatsioonile ja suhtlemisele avalikkusega. Põhiväärtused ministeeriumi kommunikatsioonitegevuste planeerimisel ja rakendamisel on:  AVATUS Ministeerium on kommentaarideks kättesaadav ja pidevas valmisolekus dialoogiks avalikkusega. Ministeerium ei ole heade uudiste allikas, vaid edastab teavet, mis on tõene ja usaldusväärne.  HOOLIVUS Ministeerium ei suhtle kellegagi jõupositsioonilt. Otsuste põhjusi ja mõjusid suudetakse arusaadavalt selgitada nii üksikisiku kui ka institutsiooni tasandil.  OPERATIIVSUS Ministeerium arvestab meediapäringutele vastamisel ajafaktoriga ega viivita põhjendamatult.  PROAKTIIVSUS Ministeerium jagab informatsiooni ning algatab avalikke ja valdkondlikke arutelusid ise.  UUENDUSMEELSUS Ministeerium jagab siht- ja sidusgruppidele informatsiooni just neile kõige sobivamas vormis, arendades ajaga kaasas käivaid infokanaleid. Kommunikatsioonitöötajad on kursis uuemate suundadega valdkonnas ning arendavad enda praktilisi tööoskusi. Ministeeriumi kommunikatsioon jaguneb sise- ja väliskommunikatsiooniks, mida vaadeldakse selles dokumendis eraldi peatükkides. 2. KOMMUNIKATSIOONIOSAKOND TEAVITUSTÖÖ KESKSE VASTUTAJANA Tulenevalt kommunikatsiooniosakonna (edaspidi KOM) põhimäärusest on ministeeriumi kommunikatsiooni peavastutaja KOM. Ministeeriumi teavitustööle annavad sisu kõik ministeeriumi teenistujad, osaledes aktiivselt kommunikatsiooniprotsessis. KOM on ministeeriumi teenistujatele lahutamatuks tugistruktuuriks ja kompetentsirakuks, viies vajalikud tegevused ellu. KOMi teenusteportfelli kuulub:  ministeeriumi sise- ja väliskommunikatsiooni planeerimine;  ministeeriumi avaldamiseks mõeldud sõnumite koostamine ja kooskõlastamine koostöös kõneisikutega;  ministeeriumi teenistujate nõustamine kommunikatsiooni alal;  vajaduspõhiselt haldusala asutuste kommunikatsioonialane nõustamine ja koolituste organiseerimine kaks korda kalendriaastas;  ministeeriumi internetikanalite (intranet Pesa, koduleht, sotsiaalmeedia kanalid) haldamine, nende täitmine ühtsete põhimõtete järgi (vt lähemalt LISA 2. VÄLISTEABE LIIKUMINE)  ministeeriumi tekstimaterjalide toimetamis- ja/või tõlketööde korraldamine;  valitsuskommunikatsiooni koordinatsioonikogust (edaspidi VKKK) tulenevate põhimõtete järgimine ja toetamine ministeeriumis;  ministeeriumi visuaalse kommunikatsiooni ühtsuse tagamine;  ministeeriumi kingituste ideekorje korraldamine ja ettepanekute esitamine järgnevaks kalendriaastaks;  ministeeriumi tööplaanist tulenevate sündmuste toimumise tagamine ja korraldustöös vastutava rolli kandmine. 3. SISEKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED Toimiv sisekommunikatsioon on ministeeriumi juhtimise osa, mis aitab saavutada ministeeriumi strateegilisi eesmärke. Avatud sisemine inforuum paneb aluse ministeeriumi ühtsele ja läbipaistvale organisatsioonikultuuri kujunemisele, sealhulgas väliskommunikatsioonile. KOM loob võimalused informatsiooni süsteemseks liikumiseks. Informatsiooni jagatakse korrapäraselt mitmete kanalite kaudu vastavalt kokku lepitud korrale (vt lähemalt LISA 1. SISETEABE LIIKUMINE). Sisekommunikatsiooni põhimõtted toetavad ministeeriumi iga teenistuja õigust ja võimalust informatsiooni saada ja jagada, seda kasutada ning diskussioonides osaleda. Seeläbi saab ministeeriumi tööprotsesse ja arenguid mõjutada iga teenistuja. Sisekommunikatsiooni põhimõtete rakendamisega peab olema tagatud:  ministeeriumi iga teenistuja informeeritus organisatsioonis toimuvast;  informatsiooni liikumine nii horisontaalselt kui ka vertikaalselt;  informatsiooni ajakohasus, piisavus ja korrapärasus;  organisatsioonis liikuvate sõnumite ühtsus. 4. VÄLISKOMMUNIKATSIOON. ÜLDISED PÕHIMÕTTED Ministeeriumi väliskommunikatsiooni põhimõtted lähtuvad asutuse missioonist, visioonist ja väärtustest, ajakirjanduse ja suhtekorraldajate eetikakoodeksist ning valitsuskommunikatsiooni töö põhimõtetest (https://www.valitsus.ee/et/uudised-istungite-info/valitsuskommunikatsioon). Väliskommunikatsiooni kvaliteet ja kiirus sõltuvad ministeeriumisisese informatsiooni liikumisest. KOMi juhataja on lisatud dokumendihaldussüsteemi (edaspidi DHS) Delta töövoogudesse kooskõlastajaks (väljaminevad kirjad, põhitegevuse käskkirjad). Informatsiooni edastamisel avalikkusele lähtutakse seisukohtadest:  KOM lähtub teavitustegevuste planeerimisel ministeeriumi tööplaanist ja koalitsioonileppest ning Vabariigi Valitsuse tegevusprogrammist tulenevatest eesmärkidest;  igasugune informatsioon, millele juurdepääsupiirangut seatud ei ole, on avalik informatsioon;  kultuuri-, lõimumis- ja spordipoliitika katussõnumite ning kaugemate eesmärkide esiletoomine on ministeeriumi kommunikatsiooni pidev pärisosa;  ministeeriumi juhtkonna kõik liikmed ja sisunõunikud on kõneisikud ning nad on vastavalt avatuse põhimõttele kättesaadavad kommentaarideks oma valdkonda puudutavates küsimustes, kui need on avalikkuse põhjendatud huviorbiidis;  KOM lükkab ümber ministeeriumi või selle teenistujate tegevuse kohta avalikkusesse sattunud faktivead. 4.1 MEEDIASUHTLUSE KORD Meediasuhtlusel lähtutakse järgmisest korrast:  kõiki meediapäringuid ja muid avalikkusele suunatud sõnumeid koordineerib ja vahendab avalikkusele KOM; ajakirjanikega suhtlemisel kehtib võrdse kohtlemise printsiip;  kõik ministeeriumi kõneisikud teavitavad oma esinemisest meedias ja soovitavalt ka ministeeriumi põhitegevust puudutavatest sissekannetest sotsiaalmeedia isiklikel kontodel enne KOMi, kui seda võib vaadelda mõttelise osana ministeeriumi teavitustööst;  KOM kujundab avalikke sõnumeid koostöös sisuosakondadega ning koostab nendega koos valdkondlikud katussõnumid, sõnumikaardid ja teavituskavad;  teenistujate avalikud kommentaarid intervjuud andes või meediapäringule vastamisel lähtuvad kooskõlastatud seisukohtadest;  teavitustegevustel on eelistatud proaktiivne kommunikatsioon;  infopäringutele vastatakse operatiivselt, arvestades eri meediaväljaannetele iseloomulikku töötempot;  meediapäringud ja nende vastused säilitatakse KOMi meedialogis, meediapäringuid ei registreerita DHS Deltas.  kriisiolukorra puhul lähtutakse teavituste planeerimisel kriisikommunikatsiooni üldpõhimõtetest (https://riigikantselei.ee/et/valitsuskommunikatsioon). 4.2 TEAVITUSTÖÖ KVALITEEDI HINDAMINE JA PARANDAMINE KOM seab eesmärgiks planeerida teavitustööd tuginedes eelkõige eksperthinnangutele, erialastele kogemustele ja parematele praktikatele. Teavitustöös on abiks rutiinsed uuringud või analüüsid. Sagedus Tegevus Märkused Üle aasta Ministeeriumi töörahulolu- Uuringus kommunikatsiooni uuring puudutavad küsimused, seos sisekommunikatsiooniga, peavastutaja personalibüroo. Kaks korda aastas, aprillis ja Kokkuvõte ministeeriumi Viib läbi monitooringu- oktoobris kajastumisest meedias partner vastavalt KOMi poolaasta jooksul, antud suunistele. Sisu planeeritud fookuste avaldatakse ministeeriumi järelhindamine teenistujatele, seos välis- kommunikatsiooni planeerimisega. Iga päev Meediamonitooring Viib läbi KOM, sisu avaldatakse ministeeriumi teenistujatele, seos väliskommunikatsiooni planeerimisega, regulaarne tagasiside kõneisikutele ja teistele teenistujatele. Vastavalt vajadusele Kaasusanalüüs Viib läbi KOM või monitooringupartner, kommunikatiivsed erijuhtumid, sisu avaldatakse organisatsioonile või vajalikele teenistujatele; seos väliskommunikatsiooni parendamisega, järelduste tegemisega toimunust. Vastavalt vajadusele Kvantitatiivne analüüs Viib läbi KOM, iseloomustab kommunikatsiooniprotsessi korrapärasust eri perioodide võrdluses.  LISA 1. SISETEABE LIIKUMINE Tabelis on loetletud ministeeriumisisesed teabekanalid, -platvormid või -vormid, mida KOM nii kommunikatsioonistrateegia kui ka KOMi põhimäärusest tulenevate eesmärkide täitmiseks haldab või kasutab. Eri kanalid on integreeritud ja võimendavad antavat teavet. Vorm Sisu intranet Pesa organisatsioonikeskne teabekanal, mille sisu loovad kõik teenistujad (LISA 3. VEEBIDE TÄITMISE KORD) Päevik ministeeriumi infokiri, ilmub teenistujatele e- postiga ja intranetti igal tööpäeval hiljemalt kell 10.00 e-post igapäevase operatiivse teabe jagamine teenistujatele aadressil [email protected] ning informatsiooni talletamine intranetti, äraolekul rakendatakse teadaanne asenduse kohta koosolekud infokoosolekud eri tasanditele (majakoosolek üle nädala, kantsleri koosolek ja ministri koosolek igal nädalal, teemakoosolekud vastavalt vajadusele)  LISA 2. VÄLISTEABE LIIKUMINE KOMi juhitav väliskommunikatsioon on suunatud avalikkusele. Loetelu arvestab nende olulisust ministeeriumi kommunikatsioonipõhimõtete täitmisel. Vorm Sisu kodulehekülg www.kul.ee  avalik informatsioon pressiteade  kõige laiemat avalikku huvi puudutava teabe kandja, ministeeriumi tegevuse selgitamise vorm  isikustatud kõneisiku tsitaadiga, teate edastaja ja kõneisiku kontaktandmete ning vajaliku taustainfoga  ülesehitus ja vormistusreeglid tulenevad KOMi seatud sisustandardist ning valitsusasutuste ühtse visuaalse identiteedi põhimõtetest  pressiteated tõlgitakse vastavalt vajadusele nii vene kui ka inglise keelde sündmused  pressikonverents  briifing  tööplaanist tulenevad mainesündmused infokiri  igakuine, v.a juuli ja august  adressaadid pressilist, kultuuriasutused, registreerunud soovijad  päevakajalised õigusloome ja kultuuripoliitilised proaktiivsed käsitlused, eelistatud sõnumi ja lühiintervjuu vorm  ilmub e-kirjana ning avaldatakse ministeeriumi kodulehel ja intranetis  tõlge vene keelde sotsiaalmeedia kanalid Facebook  ametlikule informatsioonile pehmem lisaväärtus  uudiste jagamise võimalus  ei postitata üle kahe uudise päevas  osalemine valdkondlikult olulistes debattides  sihtrühm haldusala ja kultuurihuvilised inimesed Instagram  fotogaleriid ja videod välismaal toimuvatest eesti kultuurile olulistest sündmustest  täidavad kultuuriesindajad Flickr  fotogaleriide avaldamise võimalus üldsusele Youtube  abikanal videote avaldamiseks ja hoidmiseks  LISA 3. VEEBIDE TÄITMISE KORD Kõigi elektrooniliste kanalite (intranet, koduleht, sotsiaalmeedia) administreerimisõigusi haldab ja vajadusel jagab KOM. Väliste teabekanalite täitmisel lähtutakse keskse haldamise põhimõttest. Intraneti puhul on kord paindlikum. Intranet Pesa Intranet Pesa intra.kul.ee on ministeeriumi sisese informatsiooni keskne väljund ja platvorm, kus tehakse kättesaadavaks personaliinfo, ministeeriumisisene uudisvoog, tööjuhendid, korrad jne. KOM tagab, et kõigis ministeeriumi tugiosakondades oleksid isikud, kes võivad uudisvoogu iseseisvalt täiendada. Valdkondliku teabe lisamise ja uuendamise eest vastutab iga struktuuriüksus ise, edastades KOMile informatsiooni koos võimalike lisamaterjalidega. Informatsiooni korrektse ülespaneku, stiiliühtuse ja võimalikult funktsionaalsed arendused tagab KOM. Iga teenistuja saab aktiivselt osaleda intraneti sisu loomises, kui annab KOMile intraneti sisu või funktsionaalsuste kohta tagasisidet. Koduleht Ministeeriumi koduleht www.kul.ee on keskne välise teabe platvorm. Kodulehe sisu lisamise ja uuendamise eest vastutab KOM. Valdkondliku teabe lisamise ja uuendamise kohta edastab mistahes struktuuriüksuse teenistuja informatsiooni koos võimalike lisamaterjalidega KOMi, kes tagab informatsiooni korrektse ülespaneku, stiiliühtuse ja võimalikult funktsionaalsed arendused. Sotsiaalmeedia Kõiki ministeeriumi ametlikke sotsiaalmeediakanaleid haldab ja täidab KOM. Teenistujad lepivad avalikus huviorbiidis olevate teemade kajastamise vormi sotsiaalmeedias enne KOMiga kokku. Ka isiklikel sotsiaalmeediakontodel avaldatav tööalane sisu kuulub ministeeriumi ametlike kanalite huviorbiiti, mistõttu on soovitav KOMi kajastustest teavitada, et teavitusi vajadusel tugevdada või toetada.  LISA 4. MEEDIASUHTLUSE MEELESPEA Ministeerium kui valitsusasutus on ajakirjanduse pideva tähelepanu all. Kui ministeeriumi kõneisikuga kontakteerub ajakirjanik:  ole ajakirjanikuga suheldes avatud, tee kindlaks tema nimi, millist väljaannet ta esindab ning mida soovitakse teada;  teavita meediapäringust alati KOMi, kes aitab vajadusel vastuseid koostada;  küsimustele ei tule vastata kohe. Materjalidega tutvumisele, faktide täpsustamisele jne viidates võid vastamiseks paluda mõistliku lisaaja ja kontakteeruda veidi hiljem;  faktitäpsuse huvides on alati soovitav trükiväljaannetelt paluda küsimusi e-kirja teel; küsimuste-vastuste koopia talletab KOM meedialogis;  vajadusel tuleb ajakirjanikule käsitletava teema mõistmiseks olulisi nüansse selgitada konfidentsiaalselt (off-the-record), rõhutades informatsiooni tundlikkust, seadusest tulenevaid või muid kaalukaid põhjusi. Kuid, alati arvesta, et ka selliselt jagatud informatsioon võib avalikkuse ette jõuda;  ajakirjanikuga vestlemisel korda teema põhisõnumeid ja juhi neile tähelepanu;  küsimuste suunatuse või neis peituvate hinnangute puhul sõnasta probleem ümber ja lähtu ametlikest seisukohtadest;  kui sul on soov trükiväljaandes ilmuv käsitlus enne ilmumist üle lugeda, ütle seda enne kommentaaride andmist;  ametliku informatsiooni andmisest keeldumist pead põhjendama (seadusest tulenevad põhjused, täpsem allikavalik vms). Võid ajakirjanikul soovitada täiendavate selgituste saamiseks pöörduda näiteks mõne sobivama allika poole;  faktivigade puhul või muude sisuliste probleemide ilmnemisel suhtleb väljaandega KOM;  võid paluda ajakirjanikul täpsustada, kas või milline osa valmivast käsitlusest jõuab internetti vabalt ning milline osa on lugeja jaoks tasuline. Teema osaline avaldamine võib nihestada käsitluse tegelikku mõtet;  sa ei ole kohustatud intervjuud andma, kui see sinu tööd ei puuduta;  esinedes meedias eraisikuna (k.a ministeeriumisse mittepuutuvates teemades) tuleb ajakirjanikule seda selgelt väljendada. Sel juhul ei presenteerita meedias sinu ametipositsiooni ministeeriumis;  teadmisega, et iga avaldatud mõtet võidakse avalikus meediaruumis korduvalt tsiteerida, toimi targalt ka sotsiaalmeediakanalites ning avalikes internetifoorumites. Koostaja: Meelis Kompus Kultuuriministeeriumi kommunikatsiooniosakonna juhataja