Sertifitseerimine

KÄSKKIRI 25.06.2025 nr 1-7/25-005-TI Hoolduse eest vastutava üksuse sertifitseerimisasutuse sertifitseerimise protseduuri kinnitamine Tulenevalt Komisjoni rakendusmääruse (EL) 2019/779, 16. mai 2019, millega kehtestatakse veeremiüksuste hoolduse eest vastutavate üksuste sertifitseerimise üksikasjalikud eeskirjad vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivile (EL) 2016/798 ning tunnistatakse kehtetuks komisjoni määrus (EL) nr 445/2011, artikli 6 punkti 3 ning majandus- ja taristuministri 07. detsembri 2018 määruse nr 62 „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti põhimäärus“ § 5 lg 3 punkti 1 alusel: kinnitan 1. Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti kui hoolduse eest vastutava üksuse sertifitseerimisasutuse (tunnus (EE/30/0021/0001) sertifitseerimise protseduuri koos lisadega. 2. Tunnistada kehtetuks Hoolduse eest vastutava üksuse sertifitseerimisasutuse sertifitseerimise protseduuri kinnitamise käskkiri 29.02.2024 nr 1-7/24-001-TI. (allkirjastatud digitaalselt) Kristi Talving peadirektor Lisad: 1. Hoolduse eest vastutava üksuse ja allhangitud hooldusfunktsioonide või nende osade sertifitseerimise protseduur; 2. EL_2019_779_Lisa II_ nõuete_tabel. Peeter Lillepõld  2 Lisa 1 KINNITANUD peadirektor 25.06.2025 käskkirjaga nr 1-7/25-005-TI Hoolduse eest vastutava üksuse ja allhangitud hooldusfunktsioonide või nende osade sertifitseerimise protseduur Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (EE/30/0021/0001) TALLINN 2025  3 1. ÜLDINE Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (edaspidi TTJA) on hoolduse eest vastutava üksuse (Entity in Charge of Maintenance - ECM) sertifitseerimisasutus (Euroopa Liidu viitenumber ERADIS süsteemis EE/30/0021/0001), kes tagab sertifitseerimise: korralduse; sõltumatuse; pädevuse; erapooletuse; vastutuse; avatuse; konfidentsiaalsuse; kaebustele reageerimise; kohustuse ja rahastuse1. Ameti struktuur kinnitatakse TTJA peadirektori käskkirjaga ja on leitav Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet kodulehelt (www.ttja.ee). Sertifitseerimisprotsessi hindajad on ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse peaspetsialistide (raudteeveerem, vedurijuhid, hoolduse eest vastutav üksus) ametikohad. ECM sertifitseerimiskomitee on moodustatud käskkirjaga nr 3-1/24-010 ja selle liige on ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse nõuniku ametikohta täitev ametnik. TTJA peadirektor on sertifitseerimisasutuse juht, kes allkirjastab hoolduse eest vastutava üksuse sertifikaadi väljastamise otsuse. Otsuse on eelnevalt kooskõlastanud ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse juhataja ja osakonna juhataja. TTJA kui sertifitseerimisasutuse struktuur on toodud järgneval skeemil: PEADIREKTOR EHITUS- JA RAUDTEE- OSAKONNA JUHATAJA RAUDTEETALITUSE JUHATAJA ECM SERTIFITSEERIMISE KOMITEE NÕUNIK HINDAJA HINDAJA PEASPETSIALIST PEASPETSIALIST (RAUDTEEVEEREM, (RAUDTEEVEEREM, VEDURIJUHID, HOOLDUSE VEDURIJUHID, HOOLDUSE EEST VASTUTAV ÜKSUS) EEST VASTUTAV ÜKSUS) TTJA on nii organisatsiooniliselt kui ka funktsionaalselt sõltumatu ametiasutus Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi haldusalas. Kõik sertifitseerimisasutuse otsused on avalikud ja taotlejaga seotud dokumentide osas järgime Avaliku teabe seaduses (AvTS) RT I 2000, 92, 597 kehtestatut. 1 Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2019/779 I Lisa  4 Kõik otsused on vaidlustamise viitega vastavalt vaiete lahendamise juhendile. Juhend on kinnitatud TTJA peadirektori käskkirjaga 17.01.2023 nr 1-2/23-003. Otsuste vaidlustamise täiendav info on leitav koduleheküljel: TTJA otsuste vaidlustamine ja Riigi Teatajast haldusmenetlusseadusest (HMS), halduskohtumenetluse seadustikust (HKMS). 2. SERTIFITSEERIMISASUTUSE PÄDEVUS Sertifitseerimisasutuse hindamismeeskonna ja ECM sertifitseerimise komitee kompetentside hindamine, juhtimine ning arendamine toimub vastavalt TTJA peadirektori käskkirjaga 19.06.2025 nr 1-2/25-042 kinnitatud juhendile „Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti kui raudteeohutusasutuse kompetentside juhtimise süsteemi kinnitamine“. 2.1. Hindamismeeskond TTJA hindamismeeskonna moodustavad ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse ametikohta täitvad kaks peaspetsialisti (raudteeveerem, vedurijuhid, hoolduse eest vastutav üksus). 2.2. Hindamismeeskonna sõltumatus ja pädevus Sertifitseerimise eest vastutavad ametnikud peavad olema pädeva hariduse- ja kvalifikatsiooniga, regulatiivse teadlikkusega ning peavad olema sõltumatud ja erapooletud. Iga-aastaselt peavad nad andma oma kinnituse enda sõltumatuse osas.2 2.2.1. Hindamismeeskonna ametnikel peavad olema:  teadmised Euroopa Liidu raudteesektorist (EL regulatsioon ja juhendid);  teadmised ja oskused raudteeveeremi hoolduse ja remondi osas;  teadmised ja oskused, mis käsitlevad hindamise põhimõtteid, tavasid ja tehnikaid ning teadmised nendega seotud konkreetsetest standarditest;  keelelised oskused. Kui tekib vajadus kaasata väliskonsultantide või ekspertide teenuseid sertifitseerimiste läbiviimisel, siis kohaldub teenuse hankimisele TTJA peadirektori käskkiri 02.03.2024 nr 1- 2/24-017 ameti hankekord, mis määratleb hankimise protseduurid. Sõlmitavasse lepingusse lisatakse sellisel juhul nõue, et ka hangitav ekspert peab olema oma tegevuses sõltumatu ning pädev. 2.2.2.Väliskonsultantide või ekspertide pädevus:  peab olema tõendatav kompetentsus,  asjakohane erialane kvalifikatsioon ja kogemus, 2 Sõltumatuse kinnitamine __.__.20__ nr Mina, …….. ……… Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Ameti (ehk/ hoolduse eest vastutava üksuse sertifitseerimisasutus Eestis) ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse teenistuja kui sertifitseerimisasutuse liige kinnitan oma sõltumatust sertifitseerimiskontrollide läbiviimisel ja otsuste tegemisel raudtee-ettevõtjatest, infrastruktuuri-ettevõtjatest, valdajatest, tootjatest ja hoolduse eest vastutavatest üksustest. Kinnitan, et ei osuta eelnimetatuga sarnaseid teenuseid ning mind ei tasustata tehtud kontrollide arvu ega nende tulemuste alusel. Vastavalt avaliku teenistuse seaduse (ATS) § 51 lg-le 2 olen oma teenistusülesannete täitmisel erapooletu, valides teenistusülesandeid täites igaühe õigusi ja vabadusi ning avalikku huvi parimal võimalikul viisil arvestava lahenduse. Kinnitan, et vastan ATS § 60 lg 4 p-de 1 ja 2 nõuetele, mille kohaselt on ametnikul keelatud teostada vahetult ja püsivalt järelevalvet iseenda või endaga seotud isiku üle ja saada tulu kõrvaltegevuse eest, kui sama tegevus kuulub minu teenistusülesannete hulka. (allkirjastatud digitaalselt) …….. ………… peaspetsialist  5  piisav tehniline ja erialane pädevus raudteevaldkonnas, eriti Euroopa Liidu raudteesektorist (EL regulatsioon ja juhendid), eriti ECM-iga seotud hooldus- ja ohutusalastes küsimustes;  hindamis või auditi läbiviimise kogemus ning teadmised nendega seotud konkreetsetest standarditest;  keelelised oskused. 2.3. ECM sertifitseerimise komitee (ECM Certification Committee) ECM sertifitseerimise komitee roll tuleneb Euroopa Liidu määrusest 2019/779, mis reguleerib hoolduse eest vastutavate üksuste sertifitseerimist ning ECM sertifitseerimisekomitee tegutseb riikliku järelevalveasutuse või akrediteeritud asutuse juures. Vastavalt TTJA peadirektori käskkirjale nr 3-1/24-010 on Ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse nõunik ametikoht määratud ECM sertifitseerimise komitee liikmeks. 2.3.1. ECM sertifitseerimise komitee ülesanded hõlmavad järgmist: 2.3.1.1. Hindamisorganite koordineerimine ja järelevalve; 2.3.1.2. Taotluste läbivaatamine; 2.3.1.3. Sertifikaadi väljaandmine / keeldumine / peatamine; 2.3.1.4. Auditite ja järelevalve korraldamine. 2.3.2. ECM sertifitseerimise komitee sertifitseerimisprotsessi etapid: 2.3.2.1. Uus menetlus – algab taotluse esitamisega, millele järgneb dokumentide hindamine ja sertifitseerimisasutuse kontroll; 2.3.2.2.Sertifikaadi laiendamine uutele veeremitele – olemasoleva ECM-sertifikaadi laiendamiseks tuleb tõendada, et uued veeremid vastavad kehtivatele hooldusnõuetele ja sertifitseerimiskriteeriumidele. 2.3.2.3.Sertifikaadi uuendamine – toimub perioodiliselt vastavalt määruses sätestatud nõuetele ning sertifikaati tuleb uuendada enne selle kehtivusaja lõppu (sertifikaadi kehtivuse aeg on kuni 5 aastat). Uuendamise käigus hinnatakse, kas hoolduse eest vastutav üksus jätkuvalt täidab EL-i regulatsioone ja ohutusstandardeid. ECM sertifitseerimis komitee tagab läbipaistvuse ning annab osalistele võimaluse esitada selgitusi või parandusi enne lõpliku otsuse langetamist. Tavaliselt määratakse ajakriteerium 2 kuud kui optimaalne periood, mis võimaldab ECM sertifitseerimiskomiteel läbi viia põhjaliku hindamise, kuid samas hoida menetluse ajakava mõistlikuna. Kui menetlus oleks lühem, võiks see ohustada hindamise kvaliteeti, samas kui pikem menetlus võiks takistada sertifitseerimisprotsessi tõhusust. Nii nagu sertifitseerimise eest vastutavad ametnikud on ka raudteetalituse nõunik sõltumatu ja erapooletu ning annab iga-aastaselt oma kinnituse sõltumatuse osas. ECM sertifitseerimiskomitee pädevus:  teadmised Euroopa Liidu raudteesektorist (EL regulatsioon ja juhendid);  teadmised ja oskused raudteeveeremi hoolduse ja remondi osas;  teadmised ja oskused, mis käsitlevad hindamise põhimõtteid, tavasid ja tehnikaid ning teadmised nendega seotud konkreetsetest standarditest;  keelelised oskused. 3. SERTIFITSEERIMISPROTSESSI KIRJELDUS 3.1. Sertifitseerimisprotsessi õiguslikud dokumendid ja juhendid: a) Raudteeseadus RT I, 30.10.2020, 1;  6 b) Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2019/779, 16. mai 2019, millega kehtestatakse veeremiüksuste hoolduse eest vastutavate üksuste sertifitseerimise üksikasjalikud eeskirjad vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivile (EL) 2016/798 ning tunnistatakse kehtetuks komisjoni määrus (EL) nr 445/2011; c) ECM-i sertifitseerimisskeem ja allhanke korras hooldusfunktsioonide reguleerimine (EU 2019/779); d) ECM sertifitseerimisasutuste akrediteerimise ja tunnustamise valdkondlik skeem (EU) 2019/779; e) Standard EVS-EN ISO/IEC 17021-1:2015 „Vastavushindamine. Nõuded juhtimissüsteemide auditit ja sertifitseerimist teostavale asutusele“; f) Juhend direktiivi (EL) 2016/798 artikli 14 ja komisjoni rakendusmääruse (EL) nr 2019/779, mis käsitleb veeremiüksuste hoolduse eest vastutavate üksuste sertifitseerimissüsteemi, rakendamiseks; g) ECM-iga seotud täiendavad reeglid ja selgitused on leitavad:  Euroopa Raudteeagentuuri koostalitlusvõime ja ohutuse andmebaasi ERADIS3 süsteemist;  Euroopa Raudteeameti koduleheküljel4;  TTJA kodulehelt jaotisest „Hoolduse eest vastutav üksus ja ECM-sertifikaat“ 3.2. Sertifitseerimisprotsessi nõuded ja hindamiskriteeriumid Nõuded ja hindamiskriteeriumid, mida kohaldame organisatsioonide suhtes, kes taotlevad hoolduse eest vastutava üksuse sertifikaati või sertifikaati hoolduse eest vastutava üksuse allhangitud hooldusfunktsioonide jaoks (Komisjoni rakendusmäärusest (EL) 2019/779 lisa II): 3.2.1. Juhtimisfunktsioon (ECM-F1), et teostada järelevalvet punktides b–d osutatud hooldusfunktsioonide üle ja neid koordineerida ning tagada veeremiüksuse ohutu seisukord raudteesüsteemis; 3.2.2. hoolduse arendamise funktsioon (ECM-F2), millega vastutatakse hooldusdokumentide haldamise, sealhulgas konfiguratsiooni juhtimise eest, lähtudes projekteerimis- ja käitamisandmetest ning tööparameetritest ja kogemusest; 3.2.3. veeremipargi hoolduse juhtimise funktsioon (ECM-F3), et hallata veeremiüksuse hoolduse eesmärgil käigust mahavõtmist ja pärast hooldust uuesti käiku andmist; 3.2.4. hoolduse teostamise funktsioon (ECM-F4), mille abil teostatakse veeremiüksuse või selle osade vajalikku tehnilist hooldust, sealhulgas väljastatakse hooldusdokumendid. 3.3. Sertifitseerimisprotsessi ülesehitus  taotleja esitab ametliku avalduse koos dokumentidega;  avalduse menetlemine;  sertifitseerimine;  ECM sertifitseerimise komitee menetlus;  sertifikaadi väljastamine;  järelevalve tegevused; 3 ERADIS - European Railway Agency Database of Interoperability and Safety - Recommendations for use (europa.eu) 4 Certification of Entities in Charge of Maintenance | European Union Agency for Railways (europa.eu)  7  sertifikaadi uuendamine. 3.4. Taotluse esitamine Vastavalt TTJA dokumendihalduse korrale mis on kinnitatud peadirektor 27.03.2025 käskkirjaga nr 1-2/25-022 tuleb taotlus koos dokumentidega esitada [email protected] aadressile. Menetlusega seotud dokumentatsioon ja kirjavahetus peavad olema selle liikmesriigi ametlikus keeles, kus taotleja on registreeritud5. Vastavalt Keeleseadusele6 peavad esitatavad dokumendid olema eesti keeles. Kuna kogu dokumentatsioon ja suhtlus sertifitseeriva asutuse ja taotleja vahel peab olema selge ja arusaadav, siis on lubatud mõnes osas kasutada muud keelt (nt inglise keelt) kui on tegu rahvusvahelise taotlejaga ja eeldusel, et TTJA taotlejaga selles kokku lepivad. Saabuv või laekuvad digitaalsed dokumendid salvestatakse terviklikuna dokumendihaldussüsteemis. 3.5. Esitatud taotluse menetlemine Menetlemise üldnõuete kohaselt menetlus toimub dokumendihaldussüsteemis JVIS ning menetlemine hõlmab järgmisi etappe: a) saabunud taotluse esitamine ja registreerimine; b) taotluse läbivaatamine ja esmavastavuse kontroll; c) taotluse sisuline läbivaatamine ja audit; d) otsuse koostamine; e) koostatud otsuse kooskõlastamine; f) otsuse allkirjastamine; g) väljastatava otsuse registreerimine; h) otsuse väljastamine. Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Menetlusaeg esitatud dokumentide komplekteeritusse hindamiseks ja täielikuks läbivaatamiseks peab toimuma 1 kuu jooksul. Kui dokumentatsioon on puudulik, peatub menetlus kuni puuduva info saabumiseni. Mitteasjakohaste dokumentide korral on TTJA-l õigus taotlus tagasi lükata. Kui taotlus on täielik, algab 4-kuuline otsuse tegemise tähtaeg (vastavalt EL määruse 2019/779 artiklile 7 punkt 5). ECM-sertifikaadi väljaandmise otsusest teatamiseks kasutatakse EL määruse 2019/779 lisas IV esitatud asjakohast vormi. 3.6. Sertifitseerimistaotluse menetlemine ja dokumentide säilitamine Kogu info dokumendi ja selle menetlemise kohta peab olema seotud infosüsteemis nii, et oleks tagatud dokumendiga seotud asjaajamise terviklikkus. Selleks tuleb toimida kokkuvõtlikult alljärgnevalt: 1. ECM dokumentatsioon tuleb säilitada TTJA siseserveri eraldi andmekandja kettal Z. 5 EUROOPA PARLAMENDI JA NÕUKOGU DIREKTIIV (EL) 2016/797 11. mai 2016, Euroopa Liidu raudteesüsteemi koostalitluse kohta Lisa IV punktid 2.6, 2.8. 6 Vastu võetud 23.02.2011 RT I. 18.03.20011, 1 § 10. lg (1) Riigiasutuse ja kohaliku omavalitsuse asutuse asjaajamine toimub eesti keeles § 12. lg (1) Kui riigiasutusele või kohaliku omavalitsuse asutusele esitatakse võõrkeelne avaldus või muu dokument, on asutusel õigus nõuda dokumendi esitajalt selle tõlget eesti keelde.  8 2. ECMi taotlemiseks kogu esitatud dokumentatsioon säilitatakse eraldi kaustades, aastate lõikes ja ettevõtete kaupa. 3. Salvestamisele ja säilitamisele kuuluvad menetluse koosolekute memod ning aruanded. 4. Salvestamisele kuulub ka menetluse ajakava tabel, kuhu märgitakse tähtsamad menetluskäigu punktid. 5. ECM sertifikaadi taotlejal tuleb esitada: a. kirjalik taotlus kasutades vastavat vormi (Komisjoni rakendusmäärusest (EL) 2019/779 lisa III); b. riigilõivu tasumist tõendav dokument (riigilõiv vastavalt riigilõivuseaduse § 2132; c. korrektselt täidetud vormikohane (Komisjoni rakendusmäärusest (EL) 2019/779 lisa II) nõuetele vastav Excel-i tabel. 6. Peale taotluse esitamist, toimub taotleja poolt esitatud dokumentide esialgne läbivaatamine ning komplektsuse hindamine vastavalt ECM määruse 2019/779 Lisa II nõuetele. Kui tuvastatakse esitatud dokumentatsiooni mittevastavus, siis edastatakse päring taotlejale dokumentide paketi täiendamiseks. Päring registreeritakse dokumendihaldus süsteemis (JVIS). 7. ECM menetlust alustatakse, kui taotleja poolt esitatud dokumentatsioon on komplektne ning vastab ECM määruse 2019/779 Lisa II nõuetele. 8. Dokumentide komplektsuses veendumisel algab hindamisprotsess. Kohapealsed auditid, mille läbiviimiseks koostatakse kontroll-leht vastavalt antud sertifitseeritava ettevõtte iseloomule ja ulatusele. 9. Ettevõtjat teavitatakse taotluse hindamise protsessi algusest. 10. Järgmise etapina pannakse kokku hindamismeeskond. 11. Menetluse esimesel kuul toimub dokumendi voor, kus teostatakse esitatud dokumentatsiooni täielik läbivaatus. 12. Menetluse ülejäänud perioodi jooksul peale dokumentide läbivaatust tuleb läbi viia auditeerimine ettevõttes kohapeal, intervjueerida ECM taotleja töötajaid. 13. Koostame läbiviidud toimingute protokollid, analüüsime auditi tulemused ja viitame tuvastatud leidudele ning tähelepanekutele; 14. Leitud puuduste kõrvaldamiseks esitame parendusmeetmed ja tähtajad puuduste kõrvaldamiseks. 15. Lisaks peale auditeid, võrdleme tulemuste vastavust taotleja poolt esitatud dokumentatsiooniga. 16. Vajadusel teostatakse täiendavaid auditialaseid külastusi ettevõttesse. 17. Menetluse tulemuste põhjal võetakse hindamismeeskonna poolt vastu otsus, kas ja millistel tingimustel väljastada ECM sertifikaat või mitte. 18. Hindamismeeskonna positiivse otsuse vastu võtmisel, koostatakse lõppraport (Lisa) ja edastatakse see ECM sertifitseerimis komiteele läbivaatuseks. 3.7. Taotleja teavitamine Hindamismeeskonna lõppraport koos soovitustega koostatakse vastavalt sertifitseerimismenetluse käigus saadud leidudest ja parendustegevustest, millele peaks ettevõte tähelepanu pöörama ning millele paneb sertifitseerimisasutus rõhku edaspidistest ECM aastaaruannete menetlustes. 3.8. Sertifikaadi väljastamine Lõppraporti ülevaatus ECM sertifitseerimiskomitee poolt. Menetlusaeg on kuni 2 kuud nagu  9 on kirjeldatud käesolevas protseduuride reeglistiku punktis 2.3. Kooskõlastuse ring toimub vastavalt TTJA dokumendihalduse korra Lisale 1 – Menetlusrada (dokumentide suunamine, kooskõlastamine ja allkirjastamine). Dokumentide kavandite menetlemisel toimub kooskõlastamine dokumendihalduse infosüsteemis reeglina järjestikuse kooskõlastusringiga. Peadirektori poolt allkirjastatavad väljaminevad dokumendid (sh haldusaktid, käskkirjad, lepingud ja teised väljasaadetavad dokumendid) kooskõlastatakse kõigi juhtidega. Edasine kooskõlastamine koostaja ja allkirjastaja vahel on väljatoodud alljärgnevalt: a. ECM sertifitseerimiskomitee seisukoht-otsus edastatakse hindamismeeskonnale, kelle liige vormistab haldusaktina otsuse. b. Haldusakti kooskõlastavad:  ehitus- ja raudteeosakonna raudteetalituse juhataja,  ehitus- ja raudteeosakonna juhataja c. Haldusakti allkirjastab peadirektor. d. Allkirjastatud sertifikaat sisestatakse peale allkirjastamist ERADIS süsteemi. Kui ERADIS-e andmebaas ei võimalda mingil põhjusel aruandeid üles laadida, siis tuleb saata aruanded meiliaadressile [email protected] ja ERA avaldab aruanded oma veebilehel. e. ECM sertifikaadi edastame ettevõttele tähitud postiga või soovi korral võib tulla ka kohale eelnevalt kokkulepitud ajal. 3.8.1. Sertifikaadi väljastamine skemaatiliselt: Hindamismeeskonna positiivse otsus ---> otsuse põhjal koostatakse lõppraport ----> lõppraport edastati komiteele ----> komitee hindab kuni 2 kuud ja annab hinnangud ja ettepanekud ----> edasi läheb otsus kooskõlastusringile ---> allkirjastamisele ----> sertifikaat laaditakse või saadetakse ERADIS süsteemi ---> sertifikaadi väljastamine taotlejale. Hindamis- Lõppraport meeskonna Lõppraporti i positiivne otsus koostamine edastamine komiteele Otsuse Komitee Allkirjastami koostamine ja hinnang ne kooskõlastamin e Sertifikaadi sisestamine Sertifikaadi ERADIS väljastamin süsteemi e taotlejale 3.9. Järelevalve tegevused ECM-määruse 2019/779 artikli 6 lõike 7 kohaselt esitavad iga 3 aasta järel  10 sertifitseerimisasutused ERA-le elektroonilisel kujul tegevusaruande. Võtame arvesse varasemad järelevalvete tulemused ja hoolduse eest vastutava üksuse aasta raporti. Kooskõlastame järelevalve tegevuse kuupäeva hoolduse eest vastutava üksusega ja lepime koosolekul kokku järelevalve tegevused ja hindamismeeskonna. Järelevalve tulemuse kohta koostame protokolli JVIS-es ja edastame ettevõtjale. Vajadusel täiendav tegevusplaan. Järelevalve viiakse läbi orienteeruvalt 1 kord aastas. Euroopa Raudteeamet avaldab kõnealused aruanded oma veebisaidil. 3.10. Sertifikaadi uuendamine Olemas olevat sertifikaati uuendatakse, kui hoolduse eest vastutava üksuse muudatuse ulatus mõjutab välja antud sertifikaadi kehtivust, mille hulka kuulub tehnoloogilise võimekuse oluline muudatus või veeremipõhise ulatuse muudatus (ettevõte laiendab tegevust veeremitüübi põhiselt). Käesolev protseduur vaadatakse üle vähemalt 3 aastase intervalliga või olulise muudatuse korral.  11 Lisa ECM menetluse lõppraport Taotleja: Sertifitseerimisasutus: Taotluse ID: Esitamise kuupäev: Liikmesriik: 1. SERTIFITSEERIMISE EESMÄRGID <Sertifitseerimise põhieesmärgid.: — Kontrollida vastavust EL 2019/779 Lisale II; — Hoolduse eest vastutava üksuse tõhususe määramine.> 2. ULATUS <kontrollitud protsesside, üksuste ja dokumentide selgitused.: — Hoolduse eest vastutava üksuse täielik sertifitseerimine; 3. ASUKOHT <Sertifitseeritava hoolduse eest vastutava üksuse asukoht.> 4. HINDAMISMEESKOND NIMI ÜKSUS AMETIKOHT <Hindamismeeskonna liikmeete, meeskonna juhi ja komitee nimed.> 5. MENETLUSKULG TEGEVUS AEG MÄRKMED 6. SERTIFITSEERIMISEL KONTROLLITAV DOKUMENTATSIOON < Kõigi auditi/ülevaatuse käigus viitena kasutatud dokumentide loetelu, vajaduse korral täpsustades nende versiooni; st.: — Seaduslikud nõuded; — ECM dokumentatsioon; — Kõik täiendavad nõuded, mis tuleb arvesse võtta.> 7. SERTIFITSEERIMISE JÄRELDUSED 7.A. Üldised märkused < Kõik asjakohased kommentaarid auditi/inspektsiooni arendamise kohta: auditi/inspektsiooni metoodika, auditi/inspektsioonimeeskonna järeldused SMSi tõhususe taseme kohta, auditi/inspektsiooniga seotud probleemid jne.> 7.B. Mittevastavused PROBLE SEONDUVAD MITTEVASTAVUSE EM Nr KOGUTUD TÕENDID NÕUDED KIRJELDUS SULETU D <Üksikasjad <mittevastavuse või märkusse <selge viide kogutud 1. <Jah/ei> nõuete kohta> täpne kirjeldus > tõenditele. 7.C. Parendamisvõimalused või muud soovitused 1. ... 7.D. Head tavad 1. … 8. KOMITEE HINNANG 12