Süsteemiauditi lõpparuande edastamine

Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit Audit nr RRF-1/2022 Lõpparuanne (Riigi Tugiteenuste Keskus) 28/06/2023 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Auditi lõpparuanne edastatakse: Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus, peadirektori asetäitja Pr Katri Targama, Riigi Tugiteenuste Keskus, koordineeriv asutus LÜHIÜLEVAADE Auditi eesmärk oli hinnata Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) kui koordineeriva asutuse taaste- ja vastupidavusrahastu administreerimisega seotud juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) vastavust põhinõudele 1 – Tõhus ja mõjus juhtimis- ja kontrollsüsteem, sealhulgas piisav kohustuste lahusus ning aruandlus- ja järelevalvesüsteem; põhinõudele 4 – Piisavad protseduurid kontrollimaks verstapostide ja tulemuste täitmist ning usaldusväärse finantsjuhtimise horisontaalseid põhimõtteid; ja põhinõudele 6 – Tõhus süsteem piisava kontroll-jälje tagamiseks Hinnangu andmisel RTK JKS-ile tugines Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna (edaspidi FKO) audiitor toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele ja auditi tulemusena tehtud tähelepanekutele. KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST Auditi tulemusena jõudis audiitor järeldusele, et Riigi Tugiteenuste Keskuse kui koordineeriva asutuse JKS on täielik, kuid mõningad parandused on vajalikud (II kategooria1). Põhinõuetele antud hinnangud on toodud aruande B-osas ning hinnangute koondtabel aruande lisas 1. Auditi käigus tehti üks oluline2 tähelepanek. Tähelepanek nr 4.1 – Tulemuste saavutamise raporteerimise ja kontrolli protsessis on vajalik, et protsessis osalevatele asutustele ja isikutele oleks nende ülesannete täitmiseks koostatud detailne juhendmaterjal (oluline). Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 artikli 22 ja Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnal õigus auditeerida taaste- ja vastupidavusrahastu rakendamisega seotud asutuste juhtimis- ja kontrollisüsteeme. RTK kui koordineeriv asutus peab võimaldama auditi tegemist ning osutama selleks igakülgset abi. Eelnevast tulenevalt järeldab audiitor, et kõik auditi käigus esitatud andmed ning muu suuline ja kirjalik teave kajastavad JKS-i korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisavad auditi eesmärgis toodud hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitorile mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitori järeldused võinud olla teistsugused. Audit on läbi viidud vastavuses rahvusvaheliste siseauditeerimise kutsetegevuse standarditega. Auditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel. Auditi töörühm tänab RTK töötajaid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel. 1 I kategooria – JKS on täielik; II kategooria – JKS on täielik, kuid mõningad parandused on vajalikud; III kategooria – JKS on osaliselt täielik, mistõttu on olulised parandused vajalikud; IV kategooria – JKS ei ole olulises osas täielik. 2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt asutuse ülesannete täitmist. Olulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist. Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad juhuslikku viga), mis ei mõjuta oluliselt asutuse ülesannete täitmist. Väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt reageerimist. 2 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne Kinnitame lõpparuande üheksal (9) leheküljel. Auditi eest vastutav isik: Auditi juht: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Mart Pechter Finantskontrolli osakonna Finantskontrolli osakonna juhataja nõunik 3 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne SISUKORD LÜHIÜLEVAADE ..................................................................................................................................................... 2 SISUKORD ............................................................................................................................................................. 4 A - OSA .................................................................................................................................................................. 5 1. KOKKUVÕTE AUDITI LÄBIVIIMISEST ............................................................................................................ 5 2. VALIMI MOODUSTAMISE METOODIKA ......................................................................................................... 5 3. TAUSTINFO ........................................................................................................................................... 6 4. JÄRELTOIMINGUD .................................................................................................................................. 6 B-OSA .................................................................................................................................................................... 7 TÄHELEPANEKUD .................................................................................................................................... 7 LISA 1 – KOONDHINNANG AUDITEERITAVA ASUTUSE JKS-ILE ............................................................................. 9 4 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne A - OSA 1. Kokkuvõte auditi läbiviimisest Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel ja FKO 2022.-23. aasta tööplaanide kohaselt viis FKO läbi JKS auditi RTK-s kui koordineerivas asutuses. Audit toimus ajavahemikul 22/04/2022 kuni 28/06/2023. Auditi töörühma kuulus FKO nõunik Mart Pechter (auditi juht). Auditi eest vastutav isik on FKO juhataja Kaur Siruli. Auditi tulemusena annab FKO hinnangu RTK kui koordineeriva asutuse JKS vastavusele põhinõudele 1 – Tõhus ja mõjus juhtimis- ja kontrollsüsteem, sealhulgas piisav kohustuste lahusus ning aruandlus- ja järelevalvesüsteem; põhinõudele 4 – Piisavad protseduurid kontrollimaks verstapostide ja tulemuste täitmist ning usaldusväärse finantsjuhtimise horisontaalseid põhimõtteid; ja põhinõudele 6 – Tõhus süsteem piisava kontroll-jälje tagamiseks. Hinnangu andmiseks analüüsiti lähtuvalt auditi ulatusest RTK JKS-i vastavust põhinõuetele nr 1, 4 ja 6. Auditi läbiviimisel tugineti muuhulgas järgmistele dokumentidele: - Taaste- ja vastupidavuskava koordineeriva asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldus; - Sama juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduse lisa 1 „Tegevused ja kontrollid Euroopa Liidu finantshuvide kaitsmiseks toetuse saajatele ja vahendusasutusele“ ja lisa 2 „Organisatsiooni juhtimis- ja kontrollsüsteemi vastavus Euroopa Liidu finantshuvide kaitsmise põhimõtetele“; - Eraldiseisev juhendmaterjal tulemuste ja verstapostide raporteerimiseks „Saatelehe täitmise juhend“. Auditi eesmärgi saavutamiseks viisid audiitorid läbi järgmisi auditi toiminguid: - hinnati RTK JKS-i vastavust Euroopa Komisjoni koostatud juhendmaterjalidele; - vesteldi RTK töötajatega eesmärgiga täpsustada protseduure ning ülesandeid; - hinnati täiendavaid tõendusmaterjale põhinõuetele vastavuse hindamiseks; - testiti tulemuste ja verstapostide kontrolli vastavalt moodustatud valimile. Auditi läbiviimisel lähtuti FKO väljatöötatud üldistest süsteemiauditi metoodikatest. 2. Valimi moodustamise metoodika Auditi käigus testiti tulemuste ja verstapostide kontrolli maksetaotluste 1 ja 2 ulatuses. Nii maksetaotluses 1 kui ka maksetaotluses 2 oli 16 erinevat verstaposti. Tavapärane lähenemine süsteemiauditi metoodikas nõuaks valimi moodustamiseks riskipõhist lähenemist. Arvestades aga asjaoluga, et tegemist on täiesti uue ja varem kasutamata rahastusvahendiga, jõudis auditi töörühm pärast kaalutlusi järeldusele, et riskipõhine lähenemine sisaldaks liiga palju tundmatuid faktoreid ning selle tulemuses oleks liiga palju määramatust. Selle järeldusena otsustas auditi töörühm erandlikus korras kasutada valimi moodustamiseks professionaalse hinnangu põhist lähenemist, eeldusel, et auditi käigus kogutud info võimaldab järgmise sellesisulise auditi käigus pöörduda valimi moodustamiseks tagasi metoodika soovitatud riskipõhise lähenemise juurde. Kirjeldatud alustel moodustatud valim sisaldas järgmiseid objekte: Esimene maksetaotlus (neli objekti 16-st): - EE-C[B]-I[2-3-.2-3-]-M[28] (Projektijuhi töölevõtmine ja töörühma moodustamine); 5 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne - EE-C[C]-R[3-1-.3-1-]-M[44] (Andmehalduse juhtimiseks loodud vajalik organisatsiooniline struktuur Statistikaametis, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumis ja Riigi Infosüsteemi ametis); - EE-C[F]-R[6-3-.6-3-]-M[106] (Eriarstiabi kättesaadavuse parandamist käsitlevad õigusaktid, mida rakendatakse e- konsultatsiooni erialade valiku laiendamiseks, on jõustunud); - EE-C[F]-R[6-3-.6-3-]-M[107]. (Perearstide kulusid ja teenuseid käsitlevad õigusaktid, mille eesmärk on suurendada vahendite eraldamist esmatasandi tervishoiupraktikatele ja suurendada perearstide vahendeid, on jõustunud). Teine maksetaotlus (kolm objekti 16-st): - EE-C[A]-R[1-5-.1-5-]-M[21] (Löögirühmade loomine ja sihtkohtade valimine ülemaailmsete digilähetuste jaoks); - EE-C[C]-I[3-4-.3-4-]-T[51] (Juurdepääs digitaalsetele avalikele teenustele virtuaalassistendi platvormi kaudu); - EE-C[F]-I[6-6-.6-6-]-M[114] (Noortegarantii tegevuskava). 3. Taustinfo Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 artikkel 22 ja Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonnal õigus auditeerida taaste- ja vastupidavusrahastu rakendamisega seotud asutuste juhtimis- ja kontrollisüsteeme. RTK on Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel taaste- ja vastupidavusrahastu koordineeriv asutus ning täidab sealhulgas ka Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse 2021/1060 artiklis 72 toodud korraldusasutuse ülesandeid, arvestades sealjuures Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 erisustega. RTK on varem koordineeriva asutuse ülesannete osas auditeeritud Euroopa Komisjoni auditi nr EE-Q2 2022 (30. mai 2022 – 3. juuni 2022) käigus. Nimetatud auditi lõpparuandes RTK-le tähelepanekuid ja soovitusi ei tehtud. 4. Järeltoimingud Auditeeritaval tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas teostab seiret ning viib läbi järeltoimingud koordineeriv asutus. Järeltoimingute tulemustest annab koordineeriv asutus tagasisidet SFOS-i vahendusel. Lõpliku hinnangu soovituste elluviimisele annab auditeeriv asutus. Vajadusel viiakse läbi järelaudit. 6 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne B-OSA TÄHELEPANEKUD Põhinõue 1 – Tõhus ja mõjus juhtimis- ja kontrollsüsteem, sealhulgas piisav kohustuste lahusus ning aruandlus- ja järelevalvesüsteem Audiitorite hinnangul on RTK olulises osas taganud oma JKS-i vastavuse põhinõudele 1 (I kategooria – JKS on täielik) Tähelepanekuid ei ole. Põhinõue 4 – Piisavad protseduurid kontrollimaks verstapostide ja tulemuste täitmist ning usaldusväärse finantsjuhtimise horisontaalseid põhimõtteid Audiitorite hinnangul on RTK olulises osas taganud oma JKS-i vastavuse põhinõudele 4 (II kategooria – JKS on üldiselt täielik, kuid mõningad parandused on vajalikud) Tähelepanek nr 4.1 – Tulemuste saavutamise raporteerimise ja kontrolli protsessis on vajalik, et protsessis osalevatele asutustele ja isikutele oleks nende ülesannete täitmiseks koostatud detailne juhendmaterjal (oluline) Vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määruse 2021/241 artiklile 22 on liikmesriigi kohuseks korrapäraselt kontrollida, et eraldatud vahendeid on nõuetekohaselt kasutatud kooskõlas kõigi kohaldatavate reeglitega ning et kõik taaste- ja vastupidavuskava kohaste reformide ja investeerimisprojektide rakendamise meetmed on nõuetekohaselt ellu viidud kooskõlas kõigi kohaldatavate reeglitega. Vabariigi valitsuse määruse 29.11.2021 nr 108 §4 alusel kontrollib koordineeriv asutus toetatud tegevuste ja projektide ühiste näitajate ning tulemuste saavutamist. Taaste- ja vastupidavuskava koordineeriva asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduse järgi kontrollib tulemuste saavutamist tsentraalselt RTK koordineeriva asutusena. Auditi käigus testitud tulemuste ja verstapostide kontroll maksetaotluste 1 ja 2 ulatuses näitab, et kontroll tulemuste saavutamise üle olulises osas toimib. Koordineeriv asutus on koostanud ka täiendava juhendmaterjali „Saatelehe täitmise juhend“ raporteerimise hõlbustamiseks. Audiitori hinnangul on kontrolli toimimine tulemuste saavutamise üle praktikas hetkel tagatud individuaalse ja detailse lähenemisega igale erinevale raporteeritud tulemusele või verstapostile. Siiski on selles protsessis hetkel puudu formaliseeritud süsteem koos kindlaksmääratud juhendmaterjaliga, mis jäädvustaks kontrolli toimumise detailid selle erinevates punktides. RISK: Audiitor toob välja, et individuaalne lähenemine kontrolliprotsessis võib anda häid tulemusi, kuid sellel on ka iseloomulikke puuduseid. Esiteks muudab see protsessi alati töömahukamaks ja teiseks ei pruugi see anda tagantjärele piisavat ülevaadet, milliseid tulemuste saavutamise detaile millises kontrollpunktis vaadati ning mis asjaolud olid alusteks kas puuduste tuvastamisel või tulemuste heaks kiitmisel. 7 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne SOOVITUS: Audiitor soovitab juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjelduses põhjalikumalt kirjeldada kontrolli toimimise erinevaid etappe tulemuste saavutamise üle. Selliselt täiendatud kirjelduse alusel soovitab audiitor koostada detailne juhendmaterjal (kontroll-leht või tööpaberi vorm), mis paneks paika kontrolli toimumise detailid selle erinevates punktides ja mille täitmine toetaks kontrolli teostajaid. Lõpuks soovitab audiitor nõnda koostatud juhendmaterjal kontrolliprotsessis kohustuslikuks muuta ning nõustada kontrolli teostajaid selle kasutamisel. KOMMENTAAR (Koordineeriv asutus): Nõustume audiitori soovitusega. Kuna 1. ja 2. maksetaotluse näol on tegemist esmakordse detailse tulemuste kontrolli protsessi läbiviimisega, kus osapoolte (sh Euroopa Komisjoni kui toetuse andja) ootused ja tegevuspõhimõtted alles kujunesid, siis ei olnud esialgu otstarbekas detailset ja protsessi formaliseerivat juhendmaterjali ja/või kontrolltegvuste kontroll-lehti välja töötada. Seetõttu oligi kasutusel mõnevõrra ajakulukam, detailne ja individuaalne lähenemine. Nõustume, et edaspidi on riskide maandamiseks otstarbekas ohjata kontrollprotsessi formaliseeritumal viisil. Analüüsime läbitud protsessi ning formaliseerime selle sobivaimal viisil (protsessikirjeldus, protsessijoonis, juhendmaterjal kontrollijatele, vajadusel kontroll-leht/lehed). Vastutaja: Katri Targama Tähtaeg: 31.10.2023 AUDIITORI LÕPLIK KOMMENTAAR: Audiitor nõustub planeeritud järeltegevustega ning annab lõpliku hinnangu nende teostamise järel. Põhinõue 6 – Tõhus süsteem piisava kontroll-jälje tagamiseks Audiitorite hinnangul on RTK olulises osas taganud oma JKS-i vastavuse põhinõudele 6 (I kategooria – JKS on täielik) Tähelepanekuid ei ole. 8 Riigi Tugiteenuste Keskus juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne LISA 1 – Koondhinnang auditeeritava asutuse JKS-ile Põhinõue Kategooria I Kategooria II Kategooria III Kategooria IV Põhinõue 1. Tõhus ja mõjus juhtimis- ja kontrollsüsteem, sealhulgas piisav kohustuste X lahusus ning aruandlus- ja järelevalvesüsteem Põhinõue 4. Piisavad protseduurid kontrollimaks verstapostide ja tulemuste X täitmist ning usaldusväärse finantsjuhtimise horisontaalseid põhimõtteid Põhinõue 6. Tõhus süsteem piisava kontroll- X jälje tagamiseks Koondhinnang asutuse JKS-ile X 9  Hr Urmo Merila Riigi Tugiteenuste Keskus Meie 29.06.2023 nr 10-5/4708-1 [email protected] Süsteemiauditi lõpparuande edastamine Austatud peadirektori asetäitja Edastame Teile taaste- ja vastupidavusrahastu juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi lõpparuande. Täname Teid auditi läbiviimise jooksul antud abi ja koostöö eest. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kaur Siruli Finantskontrolli osakonna juhataja Auditeeriva asutuse juht Lisa: Auditi lõpparuanne üheksal (9) leheküljel Sama: Pr Katri Targama, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]) Mart Pechter 611 3152 [email protected] Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272