Kiri

Mis jääb DHSidesse ja dokumendihalduse roll Liivi Karpištšenko Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium infoühiskonna teenuste arendamise osakond 04.09.2018 ATNi ja DHNi 13.03.18 koosolek • MKMi ülevaade • DHSide/IHSide arendussoovid • otsus DHS arendused peatada (v.a väikearendused) • puudub teadmine DHSidesse jäävast teabest • asutustes tähtaegselt hävitamata ja Rahvusarhiivi andmata dokumente? • Koosolekul otsustati: DHN selgitab välja, mis ministeeriumide valitsemisalas jääb DHSidesse, mis liigub menetlussüsteemidesse Vahepealsed tegevused • DHN selgitas 13.03.–23.05.18 välja, mis jääb DHSidesse ja 13.03.–25.06., kui palju on aegunud teavet • KM võttis kasutusele „IHSi“ / „juhtimissüsteemi“ • VM tegi majasisese vajaduste analüüsi, ettevalmistused IHSi ärianalüüsi tellimiseks; selgus SiM IHSi vajadus • LifeUp tutvustas uut IHSi (TTÜ) • Webware uudiskiri: WD uus kujundus ja uue avalehe kontseptsioon • Delta kasutuselevõtmist on jätkatud Mis jääb DHSidesse? • 2018–2022 liigub DHSidest välja suur hulk dokumente ja menetlusi: - riigihanked, sh kõik lepingud (RHR) (+RTIP?); - riigi kinnisvara (KVR); - personalitöö, varade haldus (RTIP ja SAP), - majanduskulude hüvitamine (RTIP ja SAP); - eelarvestamine ja kuluarvestus (KAIS); - õigusloome? (EIS, analüüsi etapis); - strateegiad ja arengukavad? (strateegilise planeerimise IS? EIS?); - ametite/inspektsioonide põhitegevus (menetlussüsteemid) - KOVide dokumente lemmikloomade registrisse, kalmisturegistrisse, EHISesse, STARi, ka RTIPi (teenistuslehed) Mis jääb DHSidesse? DHSidesse jäävad peamiselt: - välisriikidega vahetatavad dokumendid; - teabenõuded-selgitustaotlused-märgukirjad; - koostöökokkulepped; - töörühmade, nõukogude jms tööga seotud dokumendid; - sisemist töökorraldust reguleerivad dokumendid; - asutusesisesed dokumendid (memod, protokollid); - väikese mahuga eripäraste menetluste dokumendid Mis veel jääb DHSidesse? • Hetkel DHSis mõne infosüsteemi majasisese menetluse osa, nt SFOS (taotluse ettevalmistamine), RHR (hanke ettevalmistamine, hanked alla väikehanke piirmäära) • Ametite vahel on erinevusi ministeeriumide kaupa (menetlusdokumentide dubleerimine/mittedubleerimine DHSi väljasaatmiseks, säilitamiseks jm, kogu protsess DHSis) DH põhitegevus ja roll • DH kaasatus protsesside/teenuste arendamisse puudulik (mis liigub DHSist välja, DHSi valik, säilitustähtajad, dubleerimine, majasisesed protsessid) • Enne 1997. a loodud või saadud arhivaale on Rahvusarhiivile üle andmata – 1960ndatest, 1950ndatest, … (2018. a andis KRA üle 1896–1986) • Säilitustähtaja ületanud arhiiviväärtuseta dokumente on hävitamata (sh paberil hävitatud, DHSis hävitamata) • Kulud ja riskid: hoidlapinnad, dokumentide/metaandmete migreerimise kulu DHSi vahetamisel, isiku- jm andmete kaitse, vormingute vananemine, dokumentide kiire leidmine • Hävitamise ja üleandmise venimise peamine põhjus: tööjõu puudus! • Tööjõu puudus ka DH teiste teenuste osutamisel? DH roll ja teenused? • DH konsolideerimise arutelud koos RTK ja RMiga  Innovatsioonitiim Haridus- ja Teadusministeerium Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium Rahandusministeerium Siseministeerium Sotsiaalministeerium Justiitsministeerium + Riigikantselei Meie kolmeliikmeline tiim Ülly Enn Daniel Kotsjuba Helena Veidenbaum Teenusedisaini meetodid Muutuste juhtimine Kasutajakesksus Inimsõbralikkus Iteratsioonid ehk samm-haaval liikumine Koosloome Vähipatsiendi raviteekonna kasutajakeskne disainimine Õigusloome tõhustamine Nõudluspõhine transport Koolitused & võrgustiku tegevused Küsimused & vastused Võtame ühendust! Helena Veidenbaum [email protected] Ülly Enn [email protected] Daniel Kotsjuba [email protected]  Ministeeriumi juhtimisinfo haldamine Enely Prei  • Poliitika kujundamine (mõõdetavad eesmärgid, põhimõtted, arengusuunad jms) • Planeerimine Valitsemine • Riskijuhtimine • Õigusloome • Elluviimise tagamine (korrad, juhendid, vastutuse jaotus) • Tulemuste mõõtmine ja hindamine • Järelevalve Tervikülevaate omamine valitsetavast valdkonnast Eelarve, Mõõdikud ja Uuringud ja Poliitika- Korrad ja Otsused Lepingud plaanid tulemused analüüsid paberid juhendid Infosüsteemid Ülevaated ja Õigusaktid ja Vastutuse Muud Tööülesanded Riskid ja registrid memod õigusloome jaotus dokumendid Järelevalve Minister Järelevalve kohustus Kantsler Järelevalve = tervikülevaade + reageerimine mittevastavustele Järelevalve kohustus Protsessidesse lisatud kontrollitegevused, mis tagavad: • õigusaktidest kinnipidamise; Asekantsler • vara kaitstuse raiskamisest, ebasihipärasest kasutamisest, Järelevalve kohustus ebakompetentsest juhtimisest ja muust sarnasest tingitud kahju eest; Osakonna- • tegevuse otstarbekuse asutuse ülesannete täitmisel; juhataja • tegevusest tõese, õigeaegse ja usaldusväärse Järelevalve kohustus informatsiooni kogumise, säilitamise ja kättesaadavaks tegemise vastavalt vajadustele. Valdkonnajuht Järelevalve kohustus Järelevalve on juhtide ülesanne, juhtimise osa Valdkond Siseauditi ülesanne on anda sõltumatu hinnang valitsemisalas järelevalve toimimisele  VALITSEMISALA INFOHALDUSE KESKKONNAD VA ülene osa Juhtimisinfo • Osakonna/ juhi töölaud, kus on vastava osakonna ülesannete tervikülevaade: • Tööplaani tegevused ja nende täitmise seis • Osakonna sisesed tegevused ja nende täitmise seis • Täitmiseks ja teadmiseks otsused • Valdkonna wiki, kus on vastava valdkonna tervikülevaade: • Ülevaated ja memod • Tööülesanded, projektid ja nende täitmise seis • Otsused ja nende täitmise seis • Uuringud ja analüüsid • Poliitikad ja mõttepaberid (aegunud, kehtivad, uued) • Plaanid ja eelarve • Korrad ja juhendid (aegunud, kehtivad, uued) • Infosüsteemid ja registrid • Õigusaktid ja õigusloome (aegunud, kehtivad, uued) • Lepingud ja muud dokumendid (aegunud, kehtivad, uued) • Mõõdikud ja tulemused • Vastutusmaatriks • Järelevalve  Saapavabrik toodab materjalidest saapaid eesmärgiga saada kasumit Materjalid Tootmisinventar SAAPAD Käive Kasum  Ministeerium toodab juhtimisinfost otsuseid, eesmärgiga ....(valitsemisala missioon) Juhtimisinfo Otsuste ehk Otsuste mõju tervikülevaade OTSUSED täitmise riigikaitsele kontroll valdkonnast Ministeeriumi olulisim vara (lisaks INIMESTELE) on INFO  Avalike teenuste nõukogu koosoleku protokoll (04.09.2018) 17.09.2018 nr 26-6/18-0093/7767 Tallinn Algus: 14.30 Lõpp: 17.05 Juhatas: Janek Rozov, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna juhataja, nõukogu esimehe asendaja Protokollis: Alar Teras, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik Võtsid osa: Üllar Kaljumäe, Haridus- ja Teadusministeeriumi analüüsiosakonna nõunik; Enely Prei, Kaitseministeeriumi juhtkonna arendusnõunik Kätlin Mandel, Keskkonnaministeeriumi juhtkonna nõunik; Maiu Merihein, Kultuuriministeeriumi finantsosakonna arendusnõunik; Sirli Kalbus, Maaeluministeeriumi strateegiaosakonna nõunik; Helena Kõrge, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik-teenuste peakoordinaator; Merilin Olo, Rahandusministeeriumi arendusosakonna kvaliteedijuht; Olga Kuvatova, Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna nõunik; Raido Roop, Rahandusministeeriumi riigihalduse ja avaliku teenistuse osakonna osakonnajuhataja asetäitja; Urve Pastarus, Riigi Infosüsteemi Ameti kvaliteedijuht; Kadri Kilp, Riigikantselei tugitegevuste osakonna asjaajamisjuht; Ülle Johanson, Siseministeeriumi rahandusosakonna osakonnajuhataja asetäitja majandusarvestuse alal; Anneli Laansoo, Sotsiaalministeeriumi digitaalvõimekuse arendamise osakonna nõunik; Pärt-Eo Rannap, Välisministeeriumi rahandusosakonna büroodirektor; Liivi Karpištšenko, Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi infoühiskonna teenuste arendamise osakonna nõunik  2 Puudusid: Bert Blös, Justiitsministeeriumi infotehnoloogia ja andmeturbe talituse nõunik; Liis Didvig, Justiitsministeeriumi infotehnoloogia ja andmeturbe talituse nõunik, Justiitsministeeriumi esindaja asendaja; Kutsutud: Helena Veidenbaum, Riigikantselei innotiim Kristina Kapajeva, Rahandusministeerium Kristiina Hunt, Sotsiaalministeerium Terje Mäesalu, Välisministeerium Tiina Ellervee, Haridus- ja Teadusministeerium Päevakord: 1. Teenuse kasutamise teekonna jälgija projekt (Janek Rozov, MKM) 2. Ühishoone innovatsioonitiimi tutvustus ja tegemised (Helena Veidenbaum, Ülly Enn ja Daniel Kotsjuba, Innotiim) 3. Mis jääb DHSidesse ja dokumendihalduse roll (Liivi Karpištšenko, MKM) 4. KaMi infohaldussüsteemi (juhtimise infosüsteemi) tutvustus (Enely Prei, KaM) 5. Riigiteenused.ee vs TERE teenuskaardid, ehk uue infosüsteemi vajaduse küsimus (Janek Rozov, MKM) Janek Rozov avas koosoleku ja tutvustas päevakorda. 1. Teenuse kasutamise teekonna jälgija projekt Janek Rozov tutvustas teenuste teekonna andmejälgija projekti tulemeid. Näitas rakendust. Selgitas, et praegu toimub tulemuste hindamine andmekogude omanike poolt. Piloot on tehtud 4 andmekogu pealt. Andmekogu omanikel on võimalik saada ülevaade taotluste esitamise ajast ja menetlemise ajast. Osalejatele saadetakse lingid koos paroolidega, et rakendust vaadata. Arutelu. Raido Roop: Kas see on kulukas? Kui kogu riigi pilti saada. RaM RIHATO ja RE osakond soovivad SASi abil andmeid (personal, eelarve täitmine, teenused) visualiseerida. Janek Rozov: Tahaks nõuded paika panna teenuste teekonna jälgimiseks ja siis on asutuste valik mida kasutada. Nõukogu võttis esitatud info teadmiseks. 2. Ühishoone innovatsioonitiimi tutvustus ja tegemised Helena Veidenbaum innovatsioonitiimist tegi ettekande. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Arutelu.  3 Pärt-Eo Rannap: Mis saab 3 aasta pärast, kui tiim oma tegevuse lõpetab? Helena Veidenbaum: Suurem ring ametnikke on siis kokku puutunud teenusedisaini meetoditega ja oskavad neid kasutada. Raido Roop: Peaks arutama seda, et tegevus peaks olema püsiv. Näiteks lülitada teenusdisaini teema koolitusprogrammidesse. RaM RIHATO (Anna Laido) vastutab kesksete koolituste eest. Nõukogu võttis esitatud info teadmiseks. 3. Mis jääb DHSidesse ja dokumendihalduse roll Liivi Karpištšenko tegi ettekande. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Arutelu. Ülle Johanson: SiM ja valitsemisala ametid vajavad laitmatu taustaga töötajaid. Ei tahaks RTK töötajaid oma süsteemidesse lasta. Merilin Olo: Kas see tähendaks kogu riigis ühe DHSi kasutusele võtmise? Janek Rozov: Miks ka mitte. Merilin Olo: Tundub et väga palju on ka õigusloomet DHSides. Nõukogu võttis esitatud info teadmiseks. 4. KaMi infohaldussüsteemi (juhtimise infosüsteemi) tutvustus Enely Prei tegi ettekande. Ettekande slaidid on lisatud protokollile. Arutelu. Merilin Olo: Mis platvormile süsteem on arendatud? Enely Prei: Atlassiani tooted Jira (töölauad) ja Confluence (wiki). Failikeskus on Kaitseväes arendatud Sharepointi platvormil. DHS arendus tuleb Sharepointi platvormile. Arendusplaan on juhtkonna kontrolli all ja väga kindlalt reglementeeritud. Tööd on osakonna vabaks kasutamiseks. Juunis 2018.a anti süsteem osakondadele kasutamiseks. Nõukogu võttis esitatud info teadmiseks. 5. Riigiteenused.ee vs TERE teenuskaardid, ehk uue infosüsteemi vajaduse küsimus Janek Rozov: Oleme varem kokku leppinud, et meil on üks teenuste portfell erinevate vaadetega – TERE ja TKTA vaade. Plaan on edasi arendada teenuste kataloogi, et TERE teenuste vaade hakkaks ka olema 2019.a seal. Septembris 2019.a võiks midagi valmis olla. Kopeerida soomlastelt ja kasutada nende süsteemi koodi. Olga Kuvatova: Oluline et saaks ka ükshaaval teenuseid redigeerida. Arutelu. Raido Roop: Kas strateegilise juhtimise infosüsteemi võib siis maha kanda? Olga Kuvatova: Seni peab kasutama kui on toimiv uus süsteem.  4 Otsustati: Nõustuda teenuste kataloogi edasiarendusega MKMi eestvedamisel. (allkirjastatud digitaalselt) Janek Rozov Alar Teras Juhataja Protokollija