Vastus pöördumisele

Teie 18.04.2023 nr 4/23/356-962-1 Andmekaitse Inspektsioon Meie 05.05.2023 nr 1.1-13/2812-2 [email protected] Andmekaitse Inspektsiooni seire telefonikõnede salvestamisest Austatud proua Ojangu Vastuseks Teie 18.04.2023 pöördumisele seoses telefonikõnede salvestamise seirega avalikus sektoris, vastame järgmist. 1. Kas teie asutus salvestab infotelefonile või mistahes muule asutuse telefonile saabunud telefonikõnesid? Kui jah, siis millised on telefonikõnede salvestamise eesmärgid? Rahandusministeerium salvestab riigihangete registri kasutajatoe telefonile nr 611 3693 saabunud kõnesid. Kõnede salvestamine toimub teeninduskvaliteedi hindamise ja parema teeninduse tagamise eesmärgil. Juhul kui pöörduja väljendab rahulolematust saadud teabega või vastamise viisiga, on võimalik väiteid kontrollida ja edaspidises tegevuses teenust parandada. 2. Kui salvestate telefonikõnesid, siis milline on isikuandmete töötlemise õiguslik alus -st isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikli 6 lõike 1 mõttes? Palun esitage iga isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta õiguslik alus, kui isikuandmete töötlemisel on mitu eesmärki. Kui töötlemine põhineb õigusaktil, märkige asjakohane õigusakt. Salvestamisel toimub isikuandmete töötlemine kahel (IKÜM) alusel 1) art 6 lg 1 p a) ja art 6 lg 1 p e). Riigihangete registri infotelefoni puhul tuleneb punkt e) ehk avalikes huvides olev ülesanne riigihangete seaduse § 180 p 1-st - Rahandusministeerium nõustab isikud sama seaduse rakendamise küsimustes. Riigihangete registri põhimääruse § 3 p 1 kohaselt on Rahandusministeerium riigihangete registri vastutav töötleja. Isikuandmeid töödeldakse isiku riigihangete registri kasutamisega seotud pöördumiste, avalduste, taotluste menetlemiseks. Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee registrikood 70000272 3. Kui töötlemise õiguslik alus on IKÜM artikli 6 lõike 1 punkt f, esitage palun õigustatud huvi analüüs, millest nähtuks hinnang avaliku sektori intsitutsiooni huvide ja andmesubjekti eraelu puutumatuse tasakaalustamisele. Sellel alusel isikuandmeid ei töödelda. 4. Kui telefonikõnede salvestamine ei ole seadusest tulenev kohustus, siis milliseid alternatiivseid meetmeid olete kaalunud samade eesmärkide saavutamiseks? Salvestamine ei ole seadusest tulenev kohustus. Alternatiivselt oleme kaalunud pöördumiste sisu üleskirjutamist töötajate poolt. Üleskirjutuse puhul ei ole võimalik piisava täpsusega kindlaks teha helistaja pöördumise sisu ja pöördumise lahendamise kvaliteeti. 5. Kui telefonikõnesid salvestatakse, siis kuidas teavitate kõnede salvestamisest ja andmekaitsetingimustest töötajaid ja helistajat? Helistajat teavitatakse kõnede salvestamisest enne kõne vastuvõtmist automaatvastaja helisalvestuse abil. Isikuandmete töötlemisest kasutajatoe telefonidele pöördumise korral, teavitatakse asutuse veebilehel isikuandmete töötlemise teabe hulgas. Telefonikõnedele, mida salvestatakse, vastavad osakonnas 3 inimest. Kõnede salvestamisest on töötajaid teavitatud töökorralduslikus korras. 6. Kui kaua telefonikõnede salvestusi säilitatakse? Palun märkige tähtajad ja põhjendage valitud tähtaegu. Kõnesid salvestatakse kuni 60 päeva, mis on piisava varuga aeg, et pöördumisega seotud toimingud saavad sooritatud, kuid säilitamine ei muutu ebaproportsionaalseks isikuandmete töötlemiseks. Tähtaeg on kokkulepitud Telia AS ja Riigi Info- ja Kommunikatsioonitehnoloogia Keskuse vahelises raamlepingu nr 5-3/23-0074-1 lisas 1 Tehniline kirjeldus (riigihange nr 238890) - https://riigihanked.riik.ee/rhr- web/#/procurement/3422656/documents/source- document?group=B&documentOldId=15986195 Tehnilise kirjelduse punktid: - IP teenuse osas Punkt 3.5.1 „Pakkuja peab kõnesalvestisi säilitama enda keskkonnas vähemalt 60 päeva“ - mobiilside teenuse osas Punkt 7.6.1 „Pakkuja peab kõnesalvestisi säilitama enda keskkonnas vähemalt 60 päeva“ Lepingus sätestamata tingimuste osas toimub teenuse osutamine vastavalt Telia teenusetingimustele. 2  Kõnekeskuse teenuse osas teenusetingimused: konekeskus_tt.pdf (telia.ee). Punktis 4 on toodud „Kõnesalvestuse kasutamise tingimused“ IP ja mobiiltelefonide kõnesalvestuse teenuse osas kõnesalvestuse teenustingimused: tt_konesalvestus.pdf (telia.ee) 7. Kas telefonikõnede salvestused kustutatakse jäädavalt pärast säilitamistähtaja möödumist? Kirjeldage telefonikõnede kustutamise korda. Jah, tähtaja saabumisel salvestused kustutatakse (tehnilise lahendusena automaatselt), see on sätestatud ka eelmises punktis viidatud Telia AS teenusetingimustes. 8. Kes töötleb telefonikõnede salvestisi? Palun kirjeldage salvestistele ligipääsemise tingimusi ja korda. Salvestustele on juurdepääs kasutajatoe teenuse peakasutajal, salvestusi taasesitatakse üksnes juhul kui konkreetse kõne osas esitatakse täiendav pöördumine helistaja poolt. 9. Kas isikuandmeid edastatakse kolmandatele riikidele? Kui jah, siis millised on asjakohased kaitsemeetmed? Ei. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt) Kristel Mesilane Riigihangete ja riigiabi osakonna juhataja Kristel Mesilane 5885 1395 [email protected] 3